Conceptul de proiect

1.1.1. Definitie

"Managementul de proiect reprezinta aplicarea unor cunostinte, instrumente si tehnici in proiectarea unor activitati care sa raspunda nevoilor si asteptarilor partenerilor sociali implicati intr-un proiect." "Sintagma Management de Proiect se foloseste uneori pentru a descrie abordarea organizationala a managementului unor activitati in desfasurare" (citat: Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA 1996)

Un mod mai simplu de a defini Managementul de Proiect ar fi sa spunem ca reprezinta procesul si abilitatea de a conduce diferitele etape ale unui ciclu de proiect, intr-o maniera coerenta si eficienta

In literatura de specialitate exista diferite definitii ale notiunii de proiect:

Proiectul este o investitie de resurse pe o perioada determinata, avand ca scop relizarea unui obiectiv sau a unui set de obiective specifice[1];

O activitate (sau, de obicei, un numar de activitati interdependente) desfasurate in conformitate cu un plan si cu scopul de a atinge un obiectiv specific intr-o perioada specificata si care se incheie in momentul in care obiectivul este atins;

O colectie de activitati interconectate, desfasurate intr-o maniera organizata, cu puncte de inceput si de sfarsit clar definite, pentru a obtine rezultate specifice necesare pentru a satisface obiective clar definite;

Un grup de activitati care au fost indeplinite intr-o secventa logica pentru a obtine obiective prestabilite cerute de client[2];

Proiectul reprezinta o suma de activitati care conduc la realizarea unui scop comun si necesita un consum important de resurse (umane, materiale, financiare, echipamente, informatii documentare si timp);

Proiectul se defineste ca un proces nerepetitiv care realizeaza o cantitate noua, bine definita, in cadrul unor organizatii specializate. Proiectul se caracterizeaza ca o actiune unica, specifica, compusa dintr-o succesiune logica de activitati componente coordonate si controlate, cu caracter inovational de natura diferita, realizat intr-o maniera organizata metodic si progresiv, avind constrangeri de timp, resurse si cost, destinat obtinerii cu succes de noi rezultate complexe, necesare pentru satisfacerea de obiective clar definite.[3]

In cazul in care proiectul se desfasoara intr-o singura organizatie, aceasta trebuie sa aiba capacitatea de a stabili o legatura durabila intre proiectele pe care le deruleaza si obiectivele sale operationale si strategice.

1.1.2. Caracteristici ale proiectelor

Cateva caracteristici ale proiectului sunt:

O data de inceput si de sfarsit;

Un buget;

Activitati, care sunt in mod esentiali unice si ne-repetitive;

Roluri si relatii care sunt subiectul schimbarii si trebuie sa fie dezvoltate, definite si stabilite;

Un ciclu de viata.

Activitatea se defineste ca o actiune caracterizata prin parametrii de inceput si de sfarsit. Indeplinirea activitatilor este importanta pentru indeplinirea proiectului, deoarece proiectul este compus din mai multe activitati care sunt interdependente intre ele. Esecul uneia dintre ele poate conduce, in cascada, la esecul intregului proiect.

Resursele se definesc ca personalul uman, echipamentele, materialele si resursele financiare necesare pentru realizarea activitatilor proiectului si, respectiv, a proiectului.

Obiectivele se caracterizeaza drept criterii cuantificabile care trebuie luate in considerare si indeplinite ca un proiect sa aiba succes.

Definirea obiectivelor are o importanta majora pentru ca in functie de acestea ne stabilim strategia si metodele folosite. Conform teoriei manageriale, obiectivele trebuie sa fie de tipul "SMART":

Specifice - pentru a defini foarte clar ce va fi realizat;

Masurabile - rezultatul obtinut trebuie sa poata fi masurat;

Acceptate - de toti membrii echipei;

Realiste - pentru a putea fi indeplinite;

Timp precizat - stabilirea unui interval de timp realist pentru a le realiza.

Pentru atingerea obiectivelor vom avea intotdeauna nevoie de "puncte fixe" in care sa evaluam fiecare pas al proiectului, pentru a putea introduce corectiile necesare. Aceste "puncte fixe" trebuie integrate unui plan de monitorizare interna, care sa permita evaluari intermediare, facute inainte de momentul de sfarsit al proiectului cand va fi prea tarziu pentru a mai putea corecta ceva. De aceea, in cazul proiectelor mari, este necesar ca managerul sa solicite periodic rapoarte de activitate. Acestea vor cuprinde nu numai realizarile, ci si eventualele probleme intampinate de membrii echipei in planul relatiilor orizontale sau verticale. Impunerea unui asemenea plan de monitorizare nu este usoara, dar este absolut necesara pentru pastrarea controlului asupra desfasurarii proiectului. Un manager care nu asigura monitorizarea interna nu va putea prevedea nici una dintre problemele inerente oricarui proiect si nu isi va putea exercita una dintre principalele atributii care ii revin - evaluarea periodica si permanenta. Aceasta ii permite revizuirea obiectivelor si redefinirea sarcinilor. De asemenea, el devine vulnerabil fata de orice tip de monitorizare externa.

Restrictiile reprezinta factori care limiteaza optiunile echipei de management a proiectului. Cel mai adesea, un buget predefinit este o restrictie care limiteaza scopurile echipei de management, structura echipei de management si optiunile de urmarire a proiectului. Cele mai multe proiecte au caracteristici comune precum descompunerea proiectului in activitati usor de condus, urmarirea activitatilor, comunicarea in cadrul echipei de proiect si desfasurarea activitatilor in scopul realizarii progresive a proiectului.

Durata proiectului reprezinta perioada de timp necesara pentru realizarea proiectului[4], reflectata in planificarea proiectului.

Programarea si, respectiv, urmarirea proiectului sunt date de perioada de timp si de succesiunea activitatilor in cadrul proiectului (grafic GANTT), dependenta activitatilor (grafic PERT), informatii privind orientarea catre termen a proiectului.

In permanenta, managerul de proiect trece prin procesul "buclei de control" care consta in planificarea, monitorizarea, elaborarea deciziilor, replanificarea activitatilor etc. In cazul in care una dintre faze nu este tratata corect, se poate ajunge la intarzieri si penalizari.

Bugetul reprezinta costul estimat al proiectului, rezultat ca urmare a stabilirii activitatilor necesare, luand in considerare costul resurselor umane, echipamentelor, materialelor necesare pentru indeplinirea acestora si, respectiv, a intregului proiect.

Orice proiect este caracterizat printr-un scop bine definit, aceste reprezentand obiectivele si activitatile proiectului, cat si cantitatea de munca necesara pentru indeplinirea lor.

Analiza proiectului din punct de vedere al obiectivelor, scopului, rezultatelor si activitatii este data conform matricei logice a proiectului:

Exista o varietate foarte mare de proiecte. Dup amploarea lor, proiectele pot fi clasificate astfel:

Organizational;

Local (localitate, judet, grup de judete);

National;

Regional (proiectul este de interes pentru mai multe judete din regiunea geografica respectiva);

International.

1.1.3. Ciclul de viata al proiectului

Propunerea si lansarea unui proiect necesita, inainte de orice, cunoasterea obiectivelor proiectului, modul de utilizare a rezultatelor proiectului pe intreaga lor durata de viata, tinind cont de mediul extern al proiectului in care rezultatele vor putea fi situate.

Fiecare proiect are un ciclu de viata, cu alte cuvinte diverse tipuri de activitati se realizeaza in diverse momente de timp pe durata desfasurarii proiectului.

Realizarea proiectului impune trecerea lui prin toate etapele ciclului de viata.

Ciclul de viata a unui proiect cuprinde urmatoarele etape:

1. Identificare, analiza, formulare - aceasta este faza in care sunt identificate problemele si se analizeaza modalitatile in care pot fi adresate. Ea presupune analiza situatiei existente, identificarea si analiza problemei/nevoii[5], prioritizarea aspectelor, deciderea oportunitatii proiectului, consultarea cu diversii actori implicati, definirea obiectivului general;

2. Pregatire, estimare, asumare - faza de definire mai clara a proiectului, cine il va realiza, ce resurse sunt disponibile si cum vor fi distribuite intre diferitele activitati. Ea include specificarea obiectivelor si rezultatelor, identificarea resurselor necesare si disponibile pentru proiect, stabilirea activitatilor din cadrul proiectului si a relatiilor dintre ele, conceperea formei finale si planificarea proiectului;

3. Implementare, monitorizare, raportare - faza de indeplinire efectiva a proiectului si de asigurare a atingerii obiectivelor si a rezultatelor asteptate, pe cat de mult posibil. Ea se refera la mobilizarea resurselor pentru fiecare activitate si obiectiv, comunicarea continua intre toti actorii implicati in desfasurarea proiectului, identificarea problemelor, lucrul cu esecurile, ajustarea obiectivelor proiectului si a rezultatelor asteptate corespunzator cu conditiile specifice din perioada implementarii, monitorizare si rapoarte periodice;

4. Evaluare finala - se refera la verificarea obtinerii rezultatelor asteptate, atingerii obiectivelor propuse si respectarea restrictiilor de resurse[6], identificarea de bune practici pentru proiecte viitoare, identificarea resurselor necesare in viitor pe baza experientei desfasurarii proiectului[7] , identificarea nevoii de proiecte viitoare.