Analiza diagnostic- delimitari conceptuale

ANALIZA DIAGNOSTIC- DELIMITARI CONCEPTUALE

1.1 Definirea, importanta si obiectivele analizei diagnostic

Definirea

In contextul in care sistemele economico-sociale din tara noastra trec printr-o perioada de tranzitie, modificari profunde se impun a fi implementate si in domeniul managementului firmelor care necesita abordarea sistemica a proceselor si fenomenelor, precum si a relatiilor de management, in vederea descoperirii legitatilor si principiilor care le guverneaza, a proiectarii de noi sisteme, metode, tehnici si modalitati de conducere de natura sa asigure cresterea eficientei utilizarii resurselor umane, financiare, materiale sau informationale.

Experienta acumulata din programele de cercetare teoretica, cat si din solutionarea unor probleme din practica economica, a condus la formarea unor noi metodologii de analiza si proiectare a sistemelor, pentru obtinerea unor rezultate superioare. Printre cele mai reprezentative metodologii actuale de analiza si proiectare a sistemelor se numara si metodologiile de analiza si diagnostic.

In literatura de specialitate exista numeroase definitii ale analizei diagnostic. Toate insa conduc spre aceleasi elemente definitorii: identificarea cauzala a principalelor puncte forte si slabe si formularea unor recomandari de amplificare a potentialului de viabilitate al firmei.

O investigare larga a principalelor aspecte ale activitatii organizatiei, de natura economica, tehnica, sociologica, juridica si manageriala, cu scopul identificarii[1] corecte a problemei, a cauzelor care le genereaza si a conceperii unor recomandari pentru perfectionare si dezvoltare. Analiza diagnostic necesara managementului firmei are in vedere acele aspecte susceptibile de a ameliora gestiunea si rezultatele intreprinderii urmarindu-se astfel:

Cresterea: cum s-a desfasurat activitatea intreprinderii in perioada supusa analizei si care a fost ritmul cresterii acesteia in raport cu ritmul sectorului de activitate.

Rentabilitatea: daca rezultatele obtinute sunt pe masura mijloacelor folosite si daca cresterea a fost insotita de o rentabilitate suficienta.

Echilibrul: care este structura financiara a intreprinderii si daca aceasta este echilibrata, in contextul raportului intre masele de capitaluri pentru un suport financiar convenabil.

Riscurile: care sunt ele, daca intreprinderea prezinta puncte de vulnerabilitate si daca exista un risc de faliment crescut sau nu.

Importanta

Necesitatea[2] analizei rezulta din faptul ca nici o stiinta nu se poate dispensa de instrumentul analizei ca metoda de cercetare si cunoastere a fenomenelor; mai mult decat atat, in procesele manageriale, analiza economico-financiara apare ca instrument indispensabil in fundamentarea deciziilor. Motivatia efectuarii analizei o constituie satisfacerea, cel putin, a urmatoarelor doua cerinte:

- cercetarea realitatii obiective, cunoasterea si interpretarea ei; din aceasta perspectiva se spune ca analiza economica prezinta o "harta a realitatii".

- informarea partenerilor sociali cu privire la starea intreprinderii, performantele, eficienta utilizarii resurselor.

Efectuarea unei analize diagnostic pentru orice sistem economico-social este de o importanta vitala,aceasta analiza se efectueaza pentru a evidentia  punctele forte si puncte slabe ale organizatiei, precum si oportunitatile sau pericole din mediul extern. Se pune accent si pe cauzele care dezechilibreaza sau favorizeaza activitatea si dezvoltarea organizatiei. Insemnatatea analizei diagnostic reiese din esenta metodei, care cuprinde: reperarea simptomelor, a disfunctionalitatii unei firme, cercetarea si analiza faptelor si responsabilitatilor, identificarea cauzelor, elaborarea unor programe de actiune prin a caror aplicare practica se asigura redresarea sau ameliorarea performantelor. Ca metoda manageriala cu caracter general, diagnosticarea este extrem de importanta deoarece poate fi utilizata de orice manager, indiferent de pozitia ierarhica in structura organizatorica, in ipostaze din ce in ce mai variate.

Diagnosticarea este necesara atunci cand [3]:

-se doreste o analiza profunda a domeniului condus si, pe aceasta baza, evidentierea cauzala a principalelor discfunctionalitati si atuuri

-se impune fundamentarea si elaborarea strategiei globale sau a strategiilor partiale (de cercetare-dezvoltare,comerciale,productie,etc.

-se preconizeaza schimbari manageriale profunde, circumscrise reproiectarii (remodelarii) manageriale;

-se impune privatizarea firmei, pentru a evidentia critic situatia economico-financiara si manageriala a acesteia;

-se doreste restructurarea firmei;

-managementul este pus in situatia de a derula demersuri strategico-tactice de ansamblu sau partiale;

-se exercita functia de control-evaluare, atribut al muncii oricarui manager, integrat in procesul de management;

-finalizarea unui ciclu managerial si pregatirea "terenului pentru derularea altuia sunt asigurate de/prin diagnosticare, tratata in acest context ca interfata intre "ce a fost si ce va fi" in domeniul condus;

-se elaboreaza planuri de afaceri, diagnosticarea fiind o importanta componenta a acestora;

-se finalizeaza exercitiul financiar si se elaboreaza raportul de gestiune al administratorului;

Acesta din urma prefateaza diagnosticari generale sau partiale aprofundate, la solicitarea actionarilor.

-se elaboreaza studii de fezabilitate, ce exprima necesitatea si oportunitatea unui demers investitional important pentru firma;

-se schimba echipa manageriala a firmei, orice "preluare de putere" fiind marcata de o analiza critica a prestatiei managerilor inlocuiti, in principal prin intermediul rezultatelor obtinute de acestia.

Obiective[4]

Analiza-diagnostic poate avea nivele de detaliere si obiective diferite si se poate referi la perioade de timp scurte, medii sau lungi. Printre cele mai importante obiective ale analizei diagnostic se regasesc:

depistarea aspectelor favorabile care merita sa fie extinse sau generalizate;

prevenirea fenomenelor producatoare de dezechilibre structurale sau de tulburari functionale;

gasirea cailor de remediere a eventualelor dezechilibre, deficiente si dificultati puse in evidenta cu ocazia analizei, tinand seama de concurenta si de obiectivele restructurarii si privatizarii;

pregatirea etapelor urmatoare de perfectionare a organizarii si conducerii unitatii social-economice considerate;

stabilirea nivelului (gradului) de organizare a unitatii social-economice respective (starea de sanatate);

precizarea directiilor de dezvoltare in domeniul organizarii si conducerii (starea de vitalitate);

Analiza-diagnostic poate fi utilizata si in analiza strategica pentru poiectarea variantelor de restructurare rationala a societatilor comerciale si in acest caz obiectivele devin:

reliefarea punctelor forte si a punctelor slabe;

evidentierea oportunitatilor si a riscurilor;

determinarea factorilor-cheie de succes;

stabilirea programului de actiuni.

1.2 Metodele si instrumentele analizei diagnostic

Diagnosticarea[5] vizeaza deopotriva firma si mediul sau ambiant, national si international. Diagnosticarea interna (axata pe potential material, financiar si uman al firmei, pe costuri, rentabilitate si patrimoniu) se cupleaza cu diagnosticarea externa, a mediului contextual in care actioneaza firma (pozitia concurentiala absoluta si relativa a firmei, factorii ce o conditioneaza etc.). De aici si necesitatea unei analize swot cat mai detaliate, punctele forte, punctele slabe, oportunitatile si amenintarile (pericolele) fiind elemente indispensabile in fundamentarea nivelului potentialului de viabilitate.

Diagnosticarea asigura investigarea firmei si a componentelor sale procesuale si structurale cu ajutorul unor metode specifice in vederea depistarii principalelor puncte forte si slabe si, pe aceasta baza, formularea de recomandari de amplificare a potentialului  de viabilitate al acesteia.

Analiza diagnostic are un caracter multidisciplinar folosind metode si tehnici preluate din alte discipline (matematica, statistica, marketing, cibernetica, contabilitate, sociologie, psihologie). Metodele analizei diagnostic pot fi clasificate dupa mai multe crierii si anume:

-metoda directa se realizeaza prin  contactul direct, nemijlocit al celor ce efectueaza diagnosticul cu fenomenele analizate si presupune o atentie deosebita in culegerea, inregistrarea si prelucrarea datelor. Analizeaza fenomenele sub raport calitativ si sunt acele metode care vizeaza esenta fenomenului;

-metoda analizei economice foloseste evidentele tehnico-operative, contabile si statistice si analizeaza fenomenele sub raport cantitativ, si au ca obiect cuantificarea influentelor elementelor sau factorilor care explica fenomenul.

-metoda mixta - combina metoda directa cu metoda analizei economice.

Printre metodele folosite in cadrul analizei diagnostic trebuie enumerate si metodele specifice analizei calitative[6], care vizeaza esenta fenomenului si legaturile cauzale:

1.-diviziunea sau descompunerea rezultatelor -aceasta metoda consta in descompunerea fenomenelor si proceselor cercetate in elementele lor componente, stabilind contributia lor la modificarea totala a fenomenelor studiate si localizarea in timp si spatiu a provenientei rezultatelor si a cauzelor acestora.

2.-gruparea - ca metoda de cercetare a analizei, gruparea separa colectivitatea cercetata pe categorii omogene de unitati, dupa variatia unuia sau mai multor caracteristici  alese in functie de scopul cercetarii si de natura fenomenului studiat (de ex. gruparea fortei de munca pe categorii, vechime, sex, meserii, calificare, stabilitate etc.)

3.-comparatia consta in studierea fenomenelor, proceselor si rezultatelor economice si financiare prin prisma unui criteriu de referinta si in stabilirea de asemanari si deosebiri intre acestea. In functie de criteriul care sta la baza comparatiei distingem

-comparatia in timp;

-comparatia in spatiu;

-comparatii mixte(in timp si spatiu);

-comparatii fata de un criteriu prestabilit: programe , norme, standarde,;

-comparatii cu caracter special, pentru care intervin alte criterii in afara celor de mai sus;

4.-Benchmarkingul sub acest nume este cunoscut procesul de cautare a excelentei, a unor performante superioare in raport cu concurenta, prin aplicarea unor metode performante care permit intreprinderii sa-si amelioreze performantele si sa creeze un avantaj concurential. Imprumutat din geometrie, termenul "benchmark"[7] semnifica un reper utilizat ca punct de referinta (norma) pentru comparatii (masurare si evaluare).

Modelarea fenomenului studiat prin aceasta metoda se ofera o descriere simplificata  a fenomenului sau procesului pe care il reprezinta. Din punct de vedere al formei de reprezentare a fenomenului se disting trei tipuri de modele: imitative, analogice si simbolice.[8]

Modelele imitative sunt reprezentate de fotografii, harti, machete de obicei la o alta scara. Modelele analogice sunt reprezentate de grafice prin care se  reprezinta evolutii, structuri si tendinte ale fenomenelor studiate. Cele mai folosite tipuri de grafice sunt cronogramele, diagramele, histogramele si diagramele geografice.

Modelele simbolice sunt reprezentate de simboluri (litere, cifre etc.) pentru reprezentarea fenomenelor analizate si  apar in cele mai multe situatii sub forma de ecuatii matematice.

Aditional metodelor prezentate, in practica se utilizeaza si modelele generale ale echilibrului economico - financiar pentru analiza diagnostic a unei entitati patrimoniale, dintre care:

1. echilibrul economico - financiar al intreprinderii se realizeaza atunci cand se recupereaza integral mijloacele consumate, respectiv atunci cand veniturile sunt egale cu cheltuielile.

2.analiza creantelor si obligatiilor in sistemul echilibrului financiar in care se abordeaza, in principal, corelarea sumelor creantelor si respectiv obligatiilor cu termenele de incasare si respectiv de plata.

3.analiza solvabilitatii si capacitatii de plata se abordeaza deoarece sunt elemente ale lichiditatii unei intreprinderi, prin care se evidentiaza proprietatea ce o are partea materiala a capitalului de a se transforma in bani.

Specialistii in domeniu prescriu, in general, o metodologie de lucru care trebuie sa includa  etapele clasice de pregatire a diagnosticului, de investigare si analiza propriu-zisa si de elaborare a diagnosticului si a programului de actiuni (postdiagnosticul).

1.3.Etapele activitatii practice de analiza diagnostic

Etapele-cadru ale unei analize diagnostic corecte si eficiente sunt urmatoarele:

Etapa 1.-Pregatirea analizei-diagnostic.

Etapa 2.- Analiza-evaluare.

Etapa 3.- Postdiagnosticul .

Etapa 1 - Pregatirea analizei- diagnostic.Aceasta etapa este extrem de importanta in economia realizarii (elaborarii) studiului de diagnosticare intrucat creeaza permisele necesare pentru un demers stiintific laborios in care sunt "prinse" firma si componentele sale procesuale si structurale.

In ordine cronologica, in aceasta etapa se considera urmatoarele activitati:

definirea problemelor si a obiectivelor de urmarit prin analiza-diagnostic;

formarea echipei de analiza in care, pe langa analistii-consultanti externi sunt inclusi si specialisti din cadrul fiecarui subsistem analizat;

stabilirea metodelor de abordare, a necesarului de materiale auxiliare (agende,chestionare etc.);

-efectuarea unor investigaii preliminare pentru stabilirea necesarului de date

stabilirea planului concret de actiune.

O alta problema consta in alegerea datelor de referinta. Ca si in medicina, stabilirea unui diagnostic se face in raport cu anumite date de referinta, ce arata care trebuie sa fie starea normala a activitatii organizatiei. Principalele elemente de referinta ce trebuie luate in considerare in cadrul analizei se refera la urmatoarele aspecte:

realizarile perioadei anterioare;

performantele concurentei;

realizarile pe plan mondial;

cerintele si principiile managementului si ale altor stiinte pentru domeniul investigat;

tendintele previzionate pentru perioada urmatoare.

Aceasta prima etapa se incheie cu elaborarea unui grafic al actiunii si cu obtinerea acordului din partea beneficiarului privind modul de lucru, termenele, persoanele implicate etc.

Etapa 2-  Analiza-evaluare. Contine o serie de investigatii analitice finalizate printr-un  studiu-raport de diagnostic, care cuprinde planul de masuri si solutile propuse.

Analiza documentelor si a informatiilor disponibile permite cunoasterea detaliata si precisa a functionarii sistemului, institutiei sau societatii, precum si a starii acestora.

Pentru culegerea, inregistrarea si si sistematizarea datelor si informatiilor referitoare la situatia economico-financiara si manageriala a organizatiei se apeleaza frecvent la metode si tehnici specifice precum:

chestionarul;

interviul;

observarea directa;

studiul documentelor informationale;

fisele de (auto) evaluare.

Chestionarul este o tehnica de investigare axata pe lansarea de intrebari unui esantion reprezentativ de manageri si executanti, intrebari cu variante de raspuns cat mai clare, care sa acopere o paleta larga a aspectelor ce fac obiectul diagnosticarii. Aceasta cuprinde un ansamblu de intrebari logice, generate de obiectivul urmarit ("legea lui Parteo este valabila si in acest domeniu; 20% din intrebari sa acopere 80% din problemele investigate"[9]); Pentru un rezultat cat mai veridic al chestionarii trebuie sa se aplice aceasta metoda de culegere a datelor pe un esantion cat mai reprezentativ, care sa raspunda intrebarilor cu seriozitate si rsponsabilitate.