SISTEMUL INFORMATIONAL AL INTREPRINDERII COMERCIALE

1. Sisteme informatice in comert

Una din caracteristicile societatii moderne este vehicularea unei cantitati mari de informatii de natura diferita. Expertii tind sa acrediteze ideea ca, in prezent, ne aflam in stadiul unei societati informationale in plina dezvoltare. Nivelul de organizare sociala si gradul de agregare al informatiei, conditioneaza exactitatea si viteza de reactie a subsistemelor sociale, precum si a componentelor lor organizationale la schimbarile rapide de stare ale societatii. Ca urmare, preocuparile pentru optimizarea continua a comunicarii constituie un obiectiv principal al proceselor de conducere macro si microeconomica.

O organizatie, privita ca un sistem dinamic si complex, se caracterizeaza prin trei componente:

• un sistem conducator, care este orientat catre luarea deciziilor si repartitia resurselor necesare pentru indeplinirea, la un nivel de performanta asteptat, a obiectivelor organizatiei;
• un sistem informational, care are ca principala atributie dirijarea fluxului de informatie, in conformitate cu nevoile procesului de conducere; el se mai numeste si sistem informational pentru conducere ;
• un sistem de executie sau sistem condus, care este subordonat primului sistem si isi subsumeaza eforturile sale cerintelor sistemului conducator.

1.1.          Conceptul de sistem informational

Componenta a unei organizatii, abordata ca un sistem cibernetic, conducerea poate fi definita ca un proces de ordonare a componentelor acesteia potrivit criteriului concordantei scop - actiune. In cadrul procesului, informatia joaca un rol de legatura intre elementele umane si materiale ale sistemului, fara de care nu ar fi posibil nici un fel de actiune ordonata/subordonata scopului propus.

Corespunzator etapelor unui ciclu al conducerii1, se disting urmatoarele faze (in succesiune):

• culegerea informatiei de stare - analiza,
• elaborarea informatiei de comanda -actiunea.

Un ciclu al conducerii include ansamblul operatiilor desfasurate din momentul aparitiei unui eveniment ce incepe cu o actiune planificata si dureaza pana la declansarea acesteia. Esenta conducerii o constituie insusi procesul de transformare a informatiei de stare in informatie de comanda si transmiterea acesteia intre nivelul conducator si cel condus.

Sub aspect conceptual, atributul informational se refera la tot ce inseamna informatie si, mai ales, la valorificarea si transportul ei la utilizatori. Existenta si calitatea informatiilor este indispensabila realizarii atributelor conducerii, iar unitatea sistemului informational determina nivelul de performanta al acesteia.

Sistemele informationale au existat, intr-o forma sau alta, pe toate treptele dezvoltarii societatii omenesti, informarea constituind o conditie fundamentala a realizarii oricarui proces managerial, in calitatea sa de proces de insusire si transmitere a informatiilor. Considerat ca o componenta manageriala, aspectul informational al conducerii se exprima prin acest sistem.

Aparitia si evolutia sistemelor informationale se reflecta prin intermediul urmatoarelor momente semnificative atinse de procesele de conducere, productive si informationale:

• aparitia nevoii de a conduce, care a constituit o premisa esentiala a existentei sistemelor informationale; pe masura dezvoltarii productiei materiale acestea au cunoscut noi dimensiuni iar succesele numeroaselor personalitati conducatoare, din istoria societatii, s-au datorat unor sisteme informationale bine concepute si organizate;
• aparitia primelor sisteme informationale, special organizate, in primele decenii ale secolului XX;
• consolidarea sistemelor informationale, in a doua jumatate a secolului nostru, ca urmare a dezvoltarii mijloacelor automatizate de prelucrare a datelor.

In acest context, un sistem informational vizeaza atat aspectul organizatoric al acestuia, cat si cel tehnic. Realizarea unei informari complete si de calitate, precum si valorificarea integrala a informatiei poate fi posibila doar in cadrul unui sistem conceput ca un ansamblu integrat, care cuprinde: proceduri, metode si mijloace folosite atat pentru generarea si pastrarea datelor, cat si pentru transformarea lor in informatii, inclusiv echipamente.

Sisteme informatice in comert:

• programe, operatiile executate de om sau cu mijloace tehnice,
• datele structurate pe criterii de eficienta, ca si metodele de folosire rationala a lor.

Prin urmare, un sistem informational reprezinta un ansamblu complex, organizat de oameni, masini, programe, procedee si activitati practice, concretizate in compartimente cu legaturi informationale, alcatuind cadrul organizatoric prin intermediul caruia se elaboreaza si se folosesc informatiile. Altfel spus, sistemul informational constituie un angrenaj care procura informatiile, le transforma intr-o forma susceptibila de a fi utilizate de fiecare treapta de conducere, transmite si prelucreaza deciziile, urmareste efectele aplicarii acestora, atat in timpul executiei, cat si dupa terminarea actiunii lor.

In Romania, cercetarea si proiectarea sistemelor informationale a inregistrat in ultimii ani progrese semnificative. Se poate vorbi, in prezent, de incercarea conturarii unei conceptii proprii in acest domeniu. Cu toate acestea, experienta practica in intreprinderile comerciale a aratat ca, de multe ori, analizele s-au limitat la abordarea partiala a unui sistem informational, precum descrierea suportilor de informatie, a documentelor folosite sau procedeelor de prelucrare, facandu-se abstractie de ideea de

sistem. Tinand seama de efectele negative ale unei asemenea maniere de abordare, este obligatoriu de semnalat faptul ca numai abordarea integrata a sistemului informational conduce la ceea ce se defineste drept management complex si complex in firmele comerciale romanesti.

Sistemul informational al intreprinderii comerciale poate fi definit ca acea componenta a managementului firmei comerciale care incorporeaza totalitatea resurselor informationale create, prelucrate si transmise pe fluxuri si circuite informationale, precum si a tehnicilor si mijloacelor de procesare a acestora in vederea cresterii rapiditatii si fiabilitatii actului decizional.

1.2.          Componentele sistemului informational

Asa cum am mentionat, sistemul informational poate fi considerat ca una din principalele componente a conducerii in timp real a intreprinderii comerciale. Realizarea actului conducerii depinde de fiabilitatea lui, iar buna lui functionare depinde de calitatea elementelor sale componente. In sensul cel mai general componentele sistemului informational sunt:

• resursele informationale;
• circuitele si fluxurile informationale;
• procedurile si mijloacele de tratare a informatiilor.

1.2.1. Resursele informationale

Resursele informationale sunt componenta a carei calitate tinde sa conditioneze intr-o masura crescanda continutul si eficienta de ansamblu a intreprinderii comerciale. Ele pot fi definite ca reprezentand ansamblul sistemic al informatiilor generate, obtinute, disponibile si refolosibile din intreprinderea comerciala.

Tot mai mult se acrediteaza ideea ca resursele informationale sunt o componenta a oricarui tip de activitate. Fiecare activitate la randul ei genereaza noi informatii, care, ulterior, sunt utile ducerii la bun sfarsit a respectivei activitati sau ale altor activitati.

Procesele de natura manageriala, orientate catre adaptarea intreprinderii comerciale la un mediu tot mai dinamic si complex, impun obtinerea de informatii vitale cu privire la piata (dinamica, dimensiuni, structura etc.), la competitie (cota de piata, segmente ocupate de cumparatori, preturi practicate,structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele de aprovizionare (localizare, conditii de livrare, preturi ), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumparare etc.). Ca urmare, apare necesitatea organizarii la nivelul intreprinderii comerciale a unui sistem eficient de procurare, prelucrare si stocare a acestor informatii, care sa fie in masura sa le transforme in resurse disponibile si refolosibile, subsumate fundamentarii corespunzatoare a deciziilor privind activitatea curenta si de perspectiva a firmei.

Resursele informationale conditioneaza intr-o masura semnificativa, atat manifestarea functiilor intreprinderii comerciale, cat si proiectarea structurilor organizatorice pe care aceste functii se bazeaza. Astfel, domeniile de resurse informationale majore privind functiile intreprinderii pot fi sintetizate dupa cum urmeaza:

• functia comerciala - gasirea celor mai bune segmente de furnizori, valorificarea spatiilor de stocare si comercializare, administrarea vanzarilor;
• functia de cercetare -dezvoltare - planificarea strategica, investitiile pentru dezvoltare, temele de cercetare;
• functia de marketing - cercetarea pietei, strategia de reclama, planificarea vanzarilor, analiza acestora;
• functia financiar-contabila - planificarea profitului, stabilirea capitalului, contabilitatea cheltuielilor, contabilitatea veniturilor;
• functia de personal - recrutare, selectie, angajare, formare si perfectionare, salarizare, promovare, probleme sociale;
• functia de productie - prestari servicii, ambalare, portionare etc.

Modul de organizare a resurselor informationale permite, pe de o parte, cunoasterea situatiei trecute, precum si a celei existente intr-o intreprindere comerciala, iar pe de alta parte, anticipari ale evolutiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea si indeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptarii de strategii active care sa vizeze influentarea mediului in sensul dorit. In literatura de specialitate, se

mentioneaza ca pentru intreprinderea comerciala, perioada actuala se caracterizeaza prin mutarea accentului de la sistemele de distributie a marfurilor la cele informationale, subliniindu-se astfel rolul strategic pe care il joaca resursele informationale. Abandonarea conceptiei traditionale, in favoarea uneia noi, moderne, se explica prin constientizarea faptului ca o utilizare corespunzatoare a resurselor informationale permite rationalizarea

distributiei marfurilor, in conditiile in care este evident mai avantajos, mai ieftin sa misti informatia decat marfa.

Componenta elementara a resurselor informationale, informatia constituie rezultatul prelucrarii datelor dupa anumite proceduri logice.

Plecand de la conceptul de informatie si continutul acesteia, literatura de specialitate aferenta domeniului managementului acorda un loc aparte informatiei economice , termen a carui abordare cunoaste doua acceptiuni:

• informatie in sens larg, care se refera la orice informatie care poate fi folosita in mod direct sau indirect de catre societatile comerciale si regiile autonome in vederea atingerii obiectivelor propuse;
• informatie in sens restrans, care se refera numai la informatiile care sunt utilizate in mod nemijlocit in procesele economice ale firmei (contabile, financiare sau comerciale).

In cadrul firmelor comerciale este recomandabila adoptarea primei acceptiuni mentionate, datorita avantajelor pe care le ofera prin luarea in considerare a ratiunii existentei si finalitatii informatiei economice, indiferent de natura sa tehnica, stiintifica sau comerciala. In acelasi timp, o asemenea abordare corespunde si obiectivelor firmelor cu privire la adaptarea permanenta la mutatiile intervenite in cadrul mediului  economico-social, adaptare ce presupune cunoasterea si valorificarea oricarui tip de informatii.

Complexitatea proceselor manageriale implica crearea si utilizarea unui volum mare de informatii. Diversitatea si complexitatea deosebita a acestora impune o multitudine de clasificari ce faciliteaza identificarea caracteristicilor specifice fiecarui tip.

1.  Din punctul de vedere al gradului de prelucrare, informatiile pot fi:

• primare - cele care nu au suferit un proces de prelucrare anterior;
• intermediare - cele care au fost si mai pot fi supuse prelucrarii;
• finale - cele care au un caracter sintetic si un grad de agregare ridicat.

2. In functie de originea si destinatia lor, distingem:

• informatii externe - generate in mediu sau destinate acestuia;
• informatii interne - care se nasc si circula in interiorul intreprinderii.

3. Dupa modul de definire , informatiile se clasifica in:

• formale - avand un regim prestabilit de captare, circulatie, prelucrare si stocare;
• informale - care circula spontan intre compartimente si/sau indivizi in functie de necesitati.

4. Avand drept criteriu natura lor, informatiile pot fi:

• cantitative ;
• calitative ;
• de comparatie.

5. Din punct de vedere al modului de organizare a inregistrarii si prelucrarii, informatiile pot fi:

• informatii tehnico -operative - care au frecventa mare de difuzare, caracter analitic si sunt orientate catre localizarea in timp si spatiu a proceselor din cadrul firmei;
• informatii de evidenta contabila - ce sunt utilizate pentru fundamentarea si evaluarea deciziilor pe termen scurt si se refera, in special, la aspecte de gestiune economica ale activitatilor intreprinderii;
• informatiile statistice - care sunt informatii postoperative ce reflecta in mod sintetic, sub forma preponderent numerica, principalele activitati ale firmei; sunt folosite pentru evaluarea rezultatelor intreprinderii comerciale si pentru diagnosticarea si previzionarea de noi obiective.

De remarcat ca, in intreprinderea comerciala, pot deveni resurse informationale numai informatiile depozitate pe diferiti suporti materiali (hartie, benzi magnetice, dischete etc.) susceptibile de a fi valorificate intr-o imprejurare data.

1.2.2. Fluxurile si circuitele informationale

Fluxurile si circuitele informationale sunt cea de a doua componenta a sistemului informational al intreprinderii comerciale. Orice sistem informational se caracterizeaza (fig.1.1), in fiecare parte a lui, prin doua concepte: emitator si receptor (beneficiar). Emitatorul este sursa de producere a informatiei care apoi este procesata sau modificata (blocul 1 din fig. 1.1) si transmisa receptorului.

Cantitatea de informatii vehiculata (transmisa si procesata) intre emitator si receptor se numeste flux informational iar traiectoria pe care o parcurge informatia se numeste circuit informational.

Caracteristica principala a fluxurilor si circuitelor in intreprinde rile comerciale, consta in maximizarea fluxurilor informationale in conditiile in care circuitele informationale inregistreaza o tendinta clara de scurtare, prin eliminarea sau evitarea punctelor intermediare. Ideea de baza este ca maximum de informatie utila trebuie sa fie transferata de la emitator la beneficiarul informational pe calea cea mai scurta.

1.2.3. Procedurile si mijloacele de tratare a informatiei

Cea de a treia componenta a sistemelor informationale o constituie procedurile si mijloacele de tratare a informatiei cu ajutorul carora resursa informationala este prelucrata si adaptata potrivit nevoilor manageriale. Ele sunt strict dependente de forma de organizare a sistemului informational precum si de baza materiala de care dispune

intreprinde rea comerciala.

Procedurile informationale includ metodele si tehnicile de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare, operatiile componente, suportii, formulele, modelele si mijloacele de tratare a informatiilor.

Procedurile informationale sunt demersuri foarte detaliate, constituite si organizate etapizat:

• stabilirea suportilor (purtatorilor) de informatii utilizati, adica a materialelor folosite pentru consemnarea lor, precum si a caracteristicilor dimensionale si de structura a acestora.

Suportii informationali utilizati variaza in functie de natura sistemului informational existent. Astfel, intr-un sistem informational simplu, practicat indeosebi de intreprinderile comerciale mici si mijlocii, care se caracterizeaza prin circulatia informatiilor de la emitor la receptor in starea in care au fost emise, cei mai frecvent intalniti suporti de informatii sunt: chitantiere, facturiere, registre, contracte, etc..

In cadrul sistemelor informationale complexe, folosite de catre intreprinderile comerciale mari, in care datele circula prelucrate cu ajutorul unor mijloace mecanizate sau automatizate folosind echipamente adecvate si personal specializat, sunt utilizati, pe langa suportii mentionati mai sus si suporti magnetici pentru informatii: benzi magnetice, dischete, CD,discuri optice, etc.

• stabilirea succesiunii tratarii informatiilor si a operatiilor pe care acestea le impun, a modelelor si formulelor de calcul utilizate.

Se pot defini astfel, relatiile care stau la baza stabilirii nivelurilor de performanta (cifra de afaceri, venitul net, profitul) sau a gradului de realizare/nerealizare a acestor niveluri de performanta. Demersul in sine porneste de la forma finala a existentei informatiilor, care sunt strict dependente de imaginea precisa a obiectivelor si sarcinilor firmei. Realizarea acestora este conditionata de existenta informatiilor si cerintele pe care ele trebuie sa le indeplineasca, cerinte in functie de care persoanele responsabile cu aspectele organizatorice, economice si informationale stabilesc procedurile informationale adecvate. Gradul de agregare a procedurilor, este strict dependent de marimea intreprinderii comerciale si de nivelul de complexitate a managementului acesteia. Prelucrarea informatiilor prin intermediul metodelor evoluate matematice, economice, statistice, sociologice, psihologice reprezinta, in prezent, o practica tot mai frecventa. Dotarile tehnice moderne impun, pe zi ce trece, noi ierarhii intre caracteristicile fundamentale ale procedurilor informationale. Astfel, pe primele locuri se situeaza urmatoarele:

• gradul ridicat de formalizare a procedurilor informationale , bazata in principal pe tipizare, standardizare si codificare a informatiilor si situatiilor informationale, cu scopul de a se utiliza computerele pentru facilitarea integrarii lor pe verticala sistemului de management;
• un accentuat caracter optional al procedurilor informationale ale intreprinderilor competitive, precum si tratarea rapida a informatiei; existenta acestei particularitati apare ca o consecinta a aportului oferit de utilizarea foarte diversa a bazelor de date, bancilor de informatii, programelor expert, s.a.m.d.;
• economicitatea ridicata a procedurilor informationale moderne care este rezultanta tuturor celorlalte caracteristici anterior enuntate; sporirea eficientei procedurilor informationale este conditionata, pe de o parte de complexitatea lor, iar pe de alta parte, de aplicarea unor principii relativ simple, dar extrem de importante, precum principiul exceptiilor, principiul prioritatilor etc.

Mijloace de tratare a informatiilor se constituie intr-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, inregistrare, transmitere si prelucrare ale informatiilor. Ele definesc suportul tehnic al sistemului informational. Acest suport include doua mari componente si anume:

• suportul fizic ce contine ansamblul de echipamente - hardware;
• suportul logic, care cuprinde sistemul de programe de operare si programele de aplicatii - software.

Obtinerea unor rezultate finale in timp real este cond itionata de numarul, structura si calitatile tehnice ale mijloacelor de tratare a informatiilor. Ca urmare, ele vor influenta performantele functionale ale sistemului informational.

In functie de performantele tehnice si de gradul de interventie al omului, diferitele tipuri de mijloace de tratare a informatiilor pot fi grupate in urmatoarele categorii:

• manuale - cand intrarile in sistem sunt pe purtatori de hartie, care sunt procesate manual, iesirile fiind tot pe purtatori de hartie;
• mecanizate - cand prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul echipamentelor mecanografice, cu posibilitati de inmagazinare relativ limitate, iar accesul la informatie este de regula limitat de performantele acestora;
• automate - cand prelucrarea informatiilor se face cu ajutorul computerelor, cu posibilitati de inmagazinare adaptate nevoilor firmei, accesul la informatie realizandu-se "on line" .

1.3. Tipuri de fluxuri si circuite informationale

In literatura de specialitate, analiza fluxurilor informationale se constituie ca un capitol de sine statator. El a aparut ca urmare a preocuparii teoreticienilor de a elabora categorii generice care sa caracterizeze cat mai complet sistemele informationale. In acest context facem mentiunea ca Sisteme informatice in comert exista o foarte complexa tipologie a fluxurilor informationale. Ele sunt abordate in functie de:

• directia de vehiculare a informatiei (verticale,orizontale, oblice);
• continutul informatiei (omogene, eterogene);
• frecventa producerii (permanente, temporare, periodice);
• configuratie (ondulatorii, arc, spirala).

Primele trei criterii includ tipuri de fluxuri cu aplicabilitate relativ generala si la intreprinderile comerciale. Criteriul configuratiei este, insa, cel mai complex, deoarece el are la baza ideea ca un management bun este rezultatul unei decizii corect transmise printr-un sistem informational, intr-o structura organizatorica permeabila. Potrivit acestui criteriu, pot fi definite urmatoarele tipuri de fluxuri informationale:

• liniare - care au un caracter permanent si urmaresc in principal traseul relatiilor organizatorice de tip ierarhic si de cooperare;
• ondulatorii - care se stabilesc intre sefi si subordonatii compartimentelor situate la acelasi nivel ierarhic si sunt rezultanta unei combinatii dintre relatiile de tip ierarhic cu rela tii de cooperare (vezi fig. 1.2);
• arc - care apar intre decidenti si executanti situati pe niveluri ierarhice diferite, cu traiectorii ascendente sau descendente, si sunt de regula generate de deciziile cu caracter de unicat; ele pot fi cu transferul deciziei descendent si raportare ascendenta (informarea este subsecventa deciziei, arc convex - fig. 1.3) sau cu informare ascendenta si decizie descendenta (informarea ajuta la construirea deciziei , arc concav - fig. 1.4);

• spirala - care apar cu caracter temporar sau aleator si sunt specifice fluxurilor specializate pentru urmarirea unui produs (aflat in franciza ) de la intrare, pana la vanzare si post vanzare (fig. 1.5).