Excel - lucrul cu foile de calcul

Dupa cum s-a vazut in cursul precedent registrul de calcul contine, prin definitie, trei foi de calcul. Aceste foi de calcul pot fi apelate facand click pe eticheta foii de calcul sau prin utilizarea butoanelor de derulare a foilor din stanga etichetelor.

Fiecare din cele trei foi de calcul implicite au cate o eticheta implicita si anume Sheet1, Sheet2, Sheet3. Registrilor de calcul standard li se pot aduce urmatoarele modificari:

n       La cele trei foi de calcul implicite poti adauga alte foi.

n       Numarul de foi pe registru de calcul este limitat doar de cantitatea de memorie a calculatorului pe care lucrezi.

n       Poti modifica denumirile implicite ale foilor de calcul. Numele foilor de calcul pot avea maxim 31 de caractere.

n       Poti stabili ordinea foilor de calcul si poti sterge foi de calcul.

n       Daca vrei sa creezi o foaie de calcul asemanatoare uneia deja existente, o poti copia pe cea existenta, dupa care lipesti copia in registrul de calcul si o editezi in functie de necesitati.

n       Poti grupa foile de calcul si poti crea mai multe foi identice simultan.

Daca cele trei foi de calcul ale unui registru de calcul nu sunt suficiente poti adauga si altele. Pentru a introduce o noua foaie de calcul trebuie sa parcurgi secventa InsertWorksheet. Noua foaie de calcul va fi inserata la stanga foii active. Pentru a sterge o foaie de calcul trebuie sa parcurgi secventa Edit Delete Sheet. Noile foi adaugate sunt denumite in ordinea crescatoare a numerelor de identificare. O noua foaie inserata se va numi Sheet4. Daca aceasta este stearsa si inserezi o noua foaie de calcul, cea noua va primi numele Sheet5 chiar daca Sheet4 nu mai exista.

Foile de calcul se redenumesc pentru a primi o oarecare informatie asupra continutului lor. Ca sa redenumesti o foaie de calcul poti folosi una din metodele urmatoare:

n       Pentru foaia de calcul activa selectezi Format Sheet Rename .

n       Executa dublu click pe eticheta foii de calcul pe care doresti sa o redenumesti.

n       Executa click dreapta pe eticheta foii de calcul pe care doresti sa o redenumesti si, din meniul rapid, alege comanda Rename.

Toate cele trei tehnici au acelasi rezultat - numele foii curente este supraluminat si poti introduce textul dorit. Pentru a confirma intrarea executa click in orice celula din foaia de calcul respectiva, pe o alta eticheta sau apasa Enter. Ca sa pastrezi numele anterior apasa Esc inainte de a confirma noul nume.

Cand introduci o noua foaie de calcul aceasta este pozitionata in stanga foii curente si, de multe ori, nu se afla in pozitia dorita. Ca sa muti o foaie de calcul executa click pe eticheta si trage-o in pozitia dorita, urmarind micul triunghi orientat in jos care apare si insoteste eticheta in timpul deplasarii. De asemenea, indicatorul mouse-ului este insotit de o pictograma mica de pagina.

Foile pot fi grupate pentru a usura crearea sau formatarea a doua sau mai multe foi identice. De exemplu, poti crea o foaie pe care sa o copiezi in alte doua sau poti grupa trei foi de calcul si poti introduce continutul o singura data ─ nu mai este necesara copierea ulterioara deoarece, prin grupare, continutul este automat copiat si in celelalte foi. Pentru a grupa foi de calcul executa click pe eticheta foilor ce urmeaza a fi grupate tinand tasta Ctrl apasata. Toate etichetele foilor grupate vor deveni albe si in bara de titlu, dupa numele registrului de calcul, va aparea mentiunea Group.

Obs. Poti grupa o serie de foi de calcul tinand tasta Shift apasata in timp ce executi click pe prima si pe ultima eticheta din serie.

Poti grupa toate foile dintr-un registru de calcul executand click dreapta pe orice foaie si alegand Select All Sheets din meniul rapid.

Ca sa separi foile grupate executa click pe o eticheta de foaie din afara grupului sau executa click dreapta pe orice eticheta din cele grupate si alege Ungroup Sheets.

Obs. Dupa ce ai introdus si redenumit foi de calcul este posibil sa nu mai vizualizezi toate foile de calcul existente. Ca sa eviti aceasta situatie poti folosi denumiri cat mai scurte pentru foi sau poti extinde zona de vizualizare a etichetelor executand click pe separatorul de casete - bara verticala din extremitatea stanga a barei de derulare orizontala- si tragandu-l spre dreapta. Acest lucru reduce lungimea barei de derulare si ofera mai mult spatiu pentru etichetele de foaie.

In general, copierea foilor de calcul se face daca se doreste crearea unei foi de calcul identice in acelasi registru de calcul sau intr-un alt registru sau daca se doreste pastrarea unei copii a unei foi de calcul care sa permita experimentarea cu valorile din versiunea duplicat.

Pentru copierea foilor de calcul trebuie sa executi urmatorii pasi:

n       Executa click pe eticheta foii pe care doresti sa o copiezi.

n       Apasa si tine apasata tasta Ctrl.

n       Trage eticheta de foaie spre stanga sau spre dreapta ─ va aparea un mic triunghi si un simbol de pagina cu un semn plus (+).

Obs. Daca tragi de indicator doar atat cat sa apara simbolul de copiere si triunghiul, duplicatul va fi afisat alaturi de original.

n       Atunci cand triunghiul indica locul unde vrei sa plasezi copia elibereaza butonul mouse-ului si dupa aceea tasta Ctrl. Daca eliberezi mai intai tasta Ctrl vei obtine mutarea foii nu copierea ei.

Obs. Poti copia mai multe foi de calcul in acelasi timp daca le grupezi inaintea operatiei de copiere.

Atunci cand registri de calcul cuprind date similare cu care lucrezi este util sa muti   datele dintr-un registru intr-altul daca ele au fost plasate gresit sau sa copiezi o foaie de calcul dintr-un registru de calcul pentru a o utiliza intr-altul

Pentru mutarea unei foi de calcul dintr-un registru de calcul intr-altul trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

1.      Deschide registrul de calcul in care vrei sa muti foaia de calcul.

2.      In registrul de calcul care contine foaia executa click dreapta pe eticheta foii pe care vrei sa o muti.

3.      Din meniul rapid alege Move or Copy.

4.      Din caseta de dialog care se deschide alege din lista To Book registrul de calcul in care vrei sa muti foaia de calcul.

5.      Din lista Before Sheet alege o pozitie pentru foaie in registrul de calcul de destinatie.

6.      Executa click pe OK.

Obs. Daca trebuie sa muti mai multe foi simultan trebuie sa le grupezi si apoi faci click dreapta pe oricare din foile din selectie. Apoi poti alege registrul de calcul de destinatie si locul de plasare.

Pentru copierea unei foi de calcul dintr-un registru de calcul intr-altul trebuie sa parcurgi pasii de la 1. la 5. inclusiv dupa care:

n       Executa click pe caseta de validare Create a Copy din partea de jos a casetei de dialog.

n       Executa click pe OK.

Obs.1 Executarea unui click pe optiunea Create a Copy creeaza un duplicat al foii active de calcul si il plaseaza in registrul de destinatie.

Obs.2 Daca trebuie sa copiezi mai multe foi simultan trebuie sa le grupezi si apoi faci click dreapta pe oricare din foile din selectie. Apoi poti alege registrul de calcul de destinatie si locul de plasare.

Inserarea unei celule are ca efect deplasarea spre stanga sau in jos a continutului unui rand sau a unei coloane. Pentru inserarea unei celule trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

n       Selecteaza celula in fata careia sau deasupra careia doresti sa inserezi noua celula.

n       Executa click dreapta. Din meniul rapid care apare alege Insert

n       Din caseta de dialog alege Shift cells right daca vrei sa inserezi celula pe rand si Shift cells down daca vrei sa inserezi celula pe coloana.

Efectul este urmatorul:

Stergerea unei celule are ca efect deplasarea spre dreapta sau in sus a continutului unui rand sau a unei coloane. Pentru stergerea unei celule trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

n       Selecteaza celula pe care doresti sa o stergi.

n       Executa click dreapta. Din meniul rapid care apare alege Delete

n       Din caseta de dialog alege Shift cells left daca vrei sa stergi celula pe rand si Shift cells up daca vrei sa stergi celula pe coloana.

Efectul este urmatorul:

Ascunderea liniilor si a coloanelor iti permite sa interzici tiparirea anumitor date care nu prezinta interes sau sa simplifici modul de afisare al unei foi de calcul eliminand continutul care aglomereaza inutil foaia de calcul. Exista doua metode pentru a ascunde linii sau coloane:

n       Redimensionezi linia sau coloana pana devine atat de subtire incat, practic, dispare.

n       Selectezi linia sau coloana si alegi FormatRowsHide pentru linii sau FormatColumnHide pentru coloane sau faci click dreapta pe selectie si din meniul rapid alegi Hide.

Atunci cand o coloana sau linie este ascunsa apare o linie groasa intre etichetele de linie sau de coloana vizibile, acolo unde, in mod normal, trebuia sa fie linia sau coloana ascunsa. In locul unde sunt ascunse linii sau coloane cursorul mouse-ului se transforma intr-o sageata dubla care este intrerupta de doua linii paralele. Pentru reafisarea liniilor sau coloanelor ascunse poti alege una din metodele:

n       Te pozitionezi pe una din liniile groase dintre numerele randurilor sau literele coloanelor si cand indicatorul mouse-ului se transforma intr-o sageata intrerupta cu doua capete, executi dublu click sau tragi de margini pana le aduci la dimensiunea dorita.

n       Selectezi liniile sau coloanele din oricare parte a continutului ascuns si alegi FormatRowsUnhide sau FormatColumnsUnhide.

Atunci cand efectuezi lipirea unor elemente copiate aceasta se face impreuna cu formatele aplicate selectiei respective. Daca doresti sa nu se copieze decat valorile, sau numai formulele sau numai formatele, etc. atunci folosesti comanda Paste Special din meniul rapid sau din meniul Edit. In urma apelarii acestei comenzi se deschide o caseta de dialog cu urmatorul continut:

n       Sectiunea Paste - ofera urmatoarele facilitati:

All - executa lipirea elementelor selectate exact cum erau la sursa

Formulas - executa numai lipirea formulelor din selectia respectiva

Values - executa numai lipirea valorilor

Formats - executa numai lipirea formatelor aplicate selectiei fara a lipi insa si continutul

Comments - executa numai lipirea comentariilor selectiei

Validation - executa numai lipirea conditiilor de validare a selectiei

All except borders - nu lipeste chenarele aferente selectiei

Column widths - aduce dimensiunea coloanei destinatie la dimensiunea coloanei sursa

n       Sectiunea Operation permite lipirea operatiilor aritmetice de baza:

Add - adauga valoarea celulei sursa la valoarea celulei destinatie

Substract - scade valoarea celulei sursa din valoarea celulei destinatie

Multiply - multiplica valoarea celulei sursa cu valoarea celulei destinatie

Divide - imparte valoarea celulei destinatie la valoarea celulei sursa

n       Skip blanks - iti permite sa copiezi un domeniu care include celule fara continut peste un alt domeniu fara sa lipesti celulele goale peste cele care contin deja date.

n       Transpose - iti permite sa transformi liniile in coloane si/sau coloanele in linii.

Excel iti permite sa transmiti registri de calcul prin e-mail, prin transformarea unei singure foi de calcul in corpul unui mesaj sau prin atasarea registrului la un mesaj e-mail. Cand trimiti un registru de calcul ca anexa, destinatarul trebuie, si el, sa aiba aplicatia Excel instalata intr-o versiune compatibila cu cea pe care o ai tu. Daca destinatarul primeste foaia de calcul ca si corp de mesaj nu trebuie sa aiba Excel decat daca doreste sa preia continutul mesajului si sa-l lipeasca pe o foaie de calcul de pe unitatea lui de memorie externa. Pentru procedura de anexare a unui fisier la un mesaj de e-mail trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

n       Din meniul File apeleaza comanda Send To.

n       Din submeniul care apare alege comanda Mail Recipient (as Attachment).

n       Ca urmare a executarii acestei comenzi se deschide o caseta de transmitere de mesaj care are deja fisierul atasat si in care urmeaza sa completezi destinatarul si mesajul dorit.

Programul Excel ofera un instrument puternic si flexibil pentru crearea de titluri de coloane si randuri cunoscut sub numele de liste personalizate (AutoFill). Acestea sunt liste instalate o data cu programul si iti permit sa creezi serii de etichete introducand doar unul din elementele din lista. Listele personalizate incluse in Excel cuprind urmatoarele:

n       lunile anului (forma completa sau abreviata);

n       zilele saptamanii (forma completa sau abreviata);

n       trimestre fiscale (T1, Trim.1, Trimestrul 1, etc.);

Exemplu

Daca o foaie de calcul tine evidenta vanzarilor pentru o serie de luni, titlurile de coloana pentru lunile ianuarie pana la decembrie nu trebuie sa fie introduse individual. Este suficient sa introduci ianuarie si sa urmezi pasii:

1.      executa click pe celula care vrei sa contina prima intrare din lista personalizata

2.      introdu prima intrare (ianuarie)

3.      cand indicatorul mouse-ului ajunge in dreptul ghidajului de umplere[1] se transforma intr-o cruce neagra

4.      tine apasat butonul mouse-ului, trage indicatorul peste celulele care vor contine titluri si elibereaza butonul mouse-ului cand numarul de celule selectate este egal cu cel care trebuie sa contina titlurile

Programul Excel este capabil sa recunoasca modele numerice simple. Daca vrei sa introduci date numerice de tipul 10, 20 , 30, 40, etc. Este suficient sa introduci primele doua numere si apoi, utilizand ghidajul de umplere sa completezi lista folosind facilitatea AutoFill. Pentru a realiza acest lucru trebuie sa executi urmatorii pasi:

1.      executa click in prima celula care va contine un numar din serie

2.      introdu primul numar si apoi treci la celula care va contine urmatorul numar din serie

3.      selecteaza cele doua celule si utilizeaza ghidajul de umplere din a doua celula ca sa tragi indicatorul peste celulele ce vor contine seria

In functie de modelul stabilit, restul celulelor sunt completate cu numere crescatoare sau descrescatoare, cu respectivul increment sau decrement.

Obs.1 Caracteristica AutoFill nu se foloseste doar pentru liste numerice. Poti trage ghidajul de umplere si pentru a repeta intrarile de text. Mai poti utiliza acest ghidaj ca sa introduci date repetitive in celule adiacente prin selectarea celulelor care contin acele date si tragerea ghidajului peste celulele adiacente in care trebuie sa se repete textul.

Obs.2 Poti incepe introducerea unei serii de la al catelea element doresti. Ea va fi continuata incepand cu acel element pana la ultimul din lista.

Marea majoritate a utilizatorilor prefera, sau au nevoie, sa-si creeze propriile liste personalizate. Ca sa construiesti o lista personalizata proprie trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

1.      Daca exista deja un grup de intrari intr-un domeniu de celule selecteaza acest domeniu.

2.      Alege Tools Options. Se va deschide o caseta de dialog Options.

3.      Executa click pe optiunea Custom Lists.

4.      Avand New List evidentiata in mod prestabilit in campul Custom lists, executa click pe caseta List entries.

5.      Lista se poate introduce fie introducand elementele dorite pe rand, despartindu-le cu virgula si spatiu liber si apasand butonul Add, fie , daca lista a fost selectata in prealabil, poti apasa butonul Import.

6.      Repeta pasii 2 - 5 pentru orice liste suplimentare pe care vrei sa le creezi. Listele se separa intre ele cu Enter.

7.      Executa click pe OK ca sa inchizi caseta.

In cazul in care ai creat un tabel in care trebuie sa introduci aceeasi formula la finalul fiecarui rand poti folosi optiunea AutoFill in loc sa editezi acea formula pe fiecare rand. Atunci cand se copiaza o formula cu AutoFill, aceasta comanda ajusteaza automat referintele astfel incat rezultatul sa fie corect. Pentru a copia cu AutoFill formule trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

1.      Introdu formula in prima celula de pe coloana respectiva.

2.      Selecteaza celula care contine formula. Celula activa are in dreapta-jos ghidajul de umplere.

3.      Plaseaza indicatorul mouse-ului pe ghidaj. Atunci cand acesta devine o cruce neagra executa click si trage cu mouse-ul in jos peste celulele care doresti sa contina copii ale formulei.

4.      La sfarsitul domeniului elibereaza butonul mouse-ului si celulele selectate vor fi umplute cu rezultatele formulei care a fost copiata.

Obs. Formulele pot fi copiate pe patru directii (stanga, dreapta, sus, jos).

Ca sa introduci si mai rapid o formula in mai multe celule trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

1.      Selecteaza toate celulele in care vrei sa introduci formula. Acestea se pot afla pe aceeasi linie, aceeasi coloana sau in domenii diferite.

2.      Construieste formula dar nu apasa tasta Enter.

3.      Cand formula este completa apasa combinatia Ctrl+Enter. Formula va fi introdusa simultan in toate celulele selectate.

De multe ori datele pe care le introduci intr-o celula necesita mai multe explicatii si informatii decat poti introduce intr-o foaie de calcul. Pentru adaugarea unui comentariu trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

1.      Executa click pe celula in care este necesara inserarea unui cometariu.

2.      Executa Insert Comment sau executa click dreapta pe celula si, din meniul rapid, alege Insert Comment.

3.      Va apare o caseta de comentariu, de culoare galbena, ce contine numele utilizatorului. Executa click in caseta pentru a activa cursorul de editare si incepe editarea textului comentariului.

Obs. Daca comentariul este mai amplu si nu se vede in intregime poti trage de punctele de manevra ale casetei de comentariu pentru a mari dimensiunea acesteia.

Celulele care au anexat un comentariu contin un mic triunghi rosu in partea dreapta sus . Pentru a vizualiza comentariul plaseaza indicatorul mouse-ului pe celula. Comentariul va fi vizibil atata timp cat indicatorul mouse-ului ramane pe celula.

Obs. Orice comentariu poate fi configurat astfel incat sa fie afisat in permanenta. Executa click dreapta pe celula si alege Show Comment din meniul care apare. De asemena, iti poti configura foaia de calcul astefel incat sa afiseze toate comentariile parcurgand ToolsOptions si efectuand click pe fisa View. In caseta care se deschide executa click pe Comment&indicator.

Ca sa stergi un comentariu executa click dreapta pe celula si alege Delete Comment din meniul rapid.

Ca sa editezi un comentariu executa click dreapta pe celula cu comentariu si alege Edit Comment din meniul rapid. Caseta comentariului devine activa si poti executa click pentru a pozitiona cursorul in interior si a incepe editarea.

Bara de instrumente Reviewing te ajuta sa lucrezi cu comentariile, mai ales cand trebuie sa adaugi foarte multe comentarii sau cand vrei sa revezi mai multe comentarii adaugate de alte persoane in registrul tau de lucru. Pentru a activa aceasta bara de instrumente trebuie sa parcurgi secventa ViewComments sau ViewToolbarsReviewing. Urmatorul tabel prezinta butoanele barei Reviewing.

Spre deosebire de programul Word, Excel nu subliniaza automat greselile de ortografie. Din acest motiv este posibil sa faci greseli de ortografie si sa nu-ti dai seama. De aceea este bine sa verifici datele pe care le-ai introdus intr-o foaie de calcul, mai ales daca aceasta urmeaza sa fie vazuta si de altii. Pentru a executa o verificare a ortografiei trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

1.      Ca sa verifici o intreaga foaie de lucru apasa combinatia Ctrl+Home pentru a face saltul in prima celula a foii de calcul.

2.      Alege Tools Spelling sau executa click pe butonul Spelling din bara standard.

3.      Daca Excel intalneste o greseala de litera, va deschide caseta de dialog Spelling in care va afisa primul cuvant pe care nu-l gǎseste in dictionar.

4.      Dacǎ existǎ sugestii in lista Suggestions (sugestie) alege una dintre ele executand dublu click pe ea sau un click pe ea si un click pe butonul Change (modificare).

5.      Pe mǎsurǎ ce sunt gǎsite cuvinte gresite, executǎ dublu click pe sugestia cu care vei inlocui respectivul cuvant. Poti executa click pe Ignore (ignorare) pentru a-l sǎri sau pe Add (adǎugare) pentru a-l adǎuga la dictionarul personalizat.

6.      Dupǎ ce Excel verificǎ ortografia din intreaga foaie, caseta de dialog Spelling dispare si apare un mesaj. Executǎ click pe OK.

Obs.1 In cazul in care consideri cǎ un cuvant este scris gresit de mai multe ori in intreaga foaie, executǎ click pe butonul Change All ca sǎ inlocuiesti simultan toate aparitiile gresite. Dacǎ te hotǎrǎsti sǎ sari peste cuvant deoarece el este scris corect dar nu apare in dictionar apasǎ butonul Ignore All pentru a ignora toate aparitiile din foaie.

Obs. 2 Dacǎ ai date introduse si in alte foi de calcul trebuie sǎ verifici ortografia pentru fiecare foaie in parte.

Obs. 3 Este bine sǎ salvezi registrul de calcul dupǎ verificarea ortografiei. In cazul in care se intamplǎ ceva accidental poti pierde toatǎ corectura efectuatǎ.

AutoCorrect este o caracteristicǎ Office (disponibilǎ in toate aplicatiile Office, mai putin Outlook) care rezolvǎ greselile de literǎ in timpul introducerii textului. In momentul in care ai instalat aplicatia Excel, AutoCorrect va corecta automat multe din greselile apǎrute. De asemenea, cu AutoCorrect poti sǎ introduci corectii suplimentare.

Pentru apelarea acestei functii trebuie sǎ executi secventa Tools AutoCorrect. Ca urmare a executǎrii acestor comenzi se deschide o casetǎ de dialog.

Poti adǎuga intrǎri proprii in lista AutoCorrect imbunǎtǎtind astfel capacitatea programului Excel de a rezolva automat greselile de ortografie. Poti crea, de asemenea, intrǎri AutoCorrect pentru abrevieri, initiale si fraze. Gǎsesti cateva exemple in cele ce urmeazǎ:

n       Poti stoca initialele numelui pentru a accelera introducerea datelor. Cand vei tasta initialele AutoCorrect le va extinde la intreg numele.

n       Poti crea o abreviere pentru numele lungi de departamente

n       In loc de introducerea repetatǎ a unei expresii lungi poti crea pentru aceasta o abreviere pe care sǎ o recunoascǎ AutoCorrect.

Obs. Atentie sǎ nu creezi intrǎri AutoCorrect care sunt si cuvinte reale.

Ca sǎ adaugi o intrare AutoCorrect trebuie sǎ parcurgi pasii:

1.      Executǎ secventa Tools AutoCorrect

2.      In caseta de dialog AutoCorrect executǎ click in caseta de text Replace (inlocuire) si introdu greseala sau forma de abreviere.

3.      Apasǎ tasta Tab pentru a te muta in caseta de text With (cu).

4.      Introdu continutul asa cum doresti sǎ aparǎ in foaie de fiecare datǎ cand tastezi eroarea sau abrevierea. Intrarea With poate consta in text, numere sau o combinatie a acestora si poate fi compusǎ dintr-un singur cuvant, o propozitie sau o frazǎ intreagǎ.

5.      Executa click pe butonul Add (adaugare).

6.      Daca doresti sa creezi si alte intrari repeta pasii de la 2 la 5 de cate ori ai nevoie.

7.      Executa click pe OK pentru a inchide caseta de dialog AutoCorrect

Intrarile AutoCorrect pot fi sterse si editate dupa necesitati. Pentru a sterge o intrare executa click pe ea in lista cu intrari a casetei si apoi click pe butonul Delete.

Pentru a edita o intrare executa click pe ea in lista pentru a o selecta si apoi editeaza continutul campului With astfel incat sa corespunda noilor cerinte. Executa apoi click pe Replace (acest buton apare cand ai modificat continutul campului With pentru o intrare existenta) si apoi executa click pe Yes cand iti cere sa confirmi inlocuirea.

Aceasta lectie te-a ajutat sa aprofundezi cateva dintre cunostintele acumulate pe parcursul primului curs precum si sa dobandesti alte cunostinte. In aceasta lectie ai invatat urmatoarele:

n       Cum sa lucrezi cu coloane, randuri si foi de calcul.

n       Cum sa folosesti operatiile aritmetice de baza si sa-ti creezi propriile formule.

n       Cum sa folosesti optiunea AutoFill.

n       Cum sa transmiti registrul de calcul curent prin e-mail.

n       Cum poti folosi facilitatile comenzii Paste Special.

n       Cum sa inserezi comentarii celulelor.

n       Cum sa folosesti optiunea AutoCorrect.

Bifeaza care raspuns consideri ca este corect. Intrebarile pot avea de la 1 la 3 raspunsuri corecte.

Cate foi de calcul sunt, implicit, intr-un registru de lucru?

q      4.

q      3.

q      1.

q      altul.

Cu ajutorul comenzii Paste Special poti sa :

q      lipesti o selectie copiata sau mutata

q      lipesti formule

q      lipesti comentarii

q      transpui un tabel

Cum se continua o serie?

q      se executa click pe ultima celula din seria existenta si se trage de ghidaj

q      se executa click pe ultimele doua celule din seria deja existenta si se trage de ghidaj

q      manual

q      executand secventa Tools Options Custom Lists

1. Care sunt facilitatile comenzii Paste Special:

2. Cum se creaza o lista personalizata:

3. Cum se creaza si de ce se folosesc comentariile:

1.           Sa se deschida registrul de calcul Exercitiu.xls.

2.           Sa se insereze 3 randuri deasupra capului de tabel creat in lectia anterioara. In celula A2 sa se insereze titlul tabelului "Salarii luna Ianuarie". Sa se centreze de-a lungul tabelului, sa i se atribuie o inatime a fontului de 16 pct., sa se incline si sa se ingroase.

3.           Redenumeste foaia de lucru curenta cu numele Ianuarie.

4.           Redenumeste urmatoarele foi de calcul cu numele Februarie si Martie.

5.           Copiaza foaia de calcul Ianuarie in Februarie si Martie

6.           Pentru luna februarie intre pozitia 103 si randul care contine totalurile mai insereaza 3 randuri.

7.           Continua seria din coloana Numar folosind optiunea AutoFill.

8.           Completeaza continutul coloanei Data pana in ultima celula folosind Paste Special.

9.           Pentru luna februarie valorile de pe coloana Salariu brut au suferit o crestere cu 10% fata de luna precedenta.

10.        Completeaza celulele urmatoare cu continutul:

C10 Albu D10 7.850.569

C11 Parvu D11 5.985.121

C12 Anghel C12 6.875.432

11.        Completeaza deducerea si efectueaza calculele pentru impozit si salariu net pentru persoanele nou introduse.

12.        Pentru luna martie tabelul ramane la fel numai ca salariul se mai indexeaza cu 5% fata de luna februarie. Refa calculele.

13.        Redenumeste coloana Salariu net in Salariu net [lei].

14.        Uneste celulele H4 si H5 si, in celula nou creata, insereaza titlul Salariu net [$]. Sa se redimensioneze coloana H latimeal de 9,71.

15.        Pentru luna ianuarie Salariu net [$] se calculeaza impartind Salariul net [lei] la 32.500.

16.        Pentru luna februarie Salariu net [$] se calculeaza impartind Salariul net [lei] la 32.857.

17.        Pentru luna martie Salariu net [$] se calculeaza impartind Salariul net [lei] 0la 33.200.

18.        Sa se vizualizeze valorile obtinute cu 2 zecimale si cu separator de mii.

19.        Sa se vizualizeze in intregime titlurile din coloanele H si G fara a modifica latimea coloanelor.

20.        Sa se insereze comentarii celulelor din coloana H in care sa se specifice la ce valoare a dolarului s-a facut conversia.

21.        Sa se refaca linierea tabelului.

22.        Sa se modifice titlurile tabelelor in functie de luna aferenta.

23.        Creati o serie care sa contina titlurile coloanelor tabelului anterior.

24.        Salveaza local acest registru de calcul cu numele Salarii I trimestru.xls.

In final tabelul trebuie sa arate asa:

Obiective

Pe parcursul acestei lectii vei invata cum sa folosesti facilitatea Office Assistant, cum sa utilizezi sabloane gata create si cum sa-ti creezi propriile sabloane, cum sa gasesti si sa inlocuiesti un anumit text, cum sa te deplasezi rapid la o celula, cum sa salvezi registrul de calcul curent ca si pagina Web, cum sa sortezi si sa filtrezi o lista pentru a putea ajunge mai repede la informatia dorita.

Atunci cand lucrezi intr-un registru de calcul, daca plasezi cursorul mouse-ului pe orice element din fereastra, dupa o scurta pauza va apare o sugestie de ecran (ScreenTip) care va spune numele acelui element.

Daca vrei sa stii mai multe apasa combinatia Shift+F1 sau executa secventa HelpWhat's This? (Ce este aceasta?). Indicatorul mouse-ului se transforma intr-o sageata cu un semn de intrebare atasat. Plaseaza-l pe orice element si executa click. Va aparea o descriere a elementului. Apasa tasta Esc sau executa click in afara sugestiei pentru a o inchide. Sugestiile de ecran care apar atunci cand utilizezi optiunea What's This? Iti ofera mai multe informatii decat sugestiile de ecran normale, care nu indica decat numele elementului.

Ca sa obtii accesul la toate fisierele de asistenta din Excel alege comanda Help (Ajutor) sau apasa tasta F1. Daca Office Assistant este activ, aceasta comanda va afisa asistentul. Daca asistentul Office a fost dezactivat aceasta comanda afiseaza fereastra Help. In fereastra Help poti cauta un subiect folosind pagina Contents (Cuprins), alfabetic folosind pagina Index sau prin introducerea unei intrebari in pagina Answer Wizard (Cautare).

Asistentul Office este un personaj animat conceput ca un instrument prietenos de acces la fisierele de asistenta Office. Acest instrument iti permite sa pui intrebari  sau sa introduci o serie de cuvinte cheie si sa parcurgi mai multe casete de dialog pentru a obtine asistenta privind orice caracteristica din orice aplicatie Office.

Ca sa apelezi asistentul Office poti sa folosesti una din metode:

n       Executa click pe butonul Office Assistant din bara de instrumente . asistentul apare si iti cere sa pui intrebarea.

Obs. Executa click dreapta pe asistent si alege optiunea Choose Assistant ca sa obti accesul la galeria Office Assistant. In aceasta colectie exista opt personaje asistent animate.

n       Executa secventa HelpShow The Office Assistant.

n       Apasa tasta F1. Utilizarea acestei metode are ca efect doua lucruri. Deschide asistentul Office si il obliga sa ghiceasca subiectul pentru care ai nevoie de ajutor Aceasta asistenta legata de context se bazeaza pe caseta de dialog, meniul sau caracteristica in uz in clipa in care apesi tasta F1.

Atunci cand nu vrei sa mai utilizezi asistentul executa click dreapta pe asistent si alege Hide.

Sabloanele sunt registri de calcul care pot fi reutilizati ca baza de pornire pentru alti registri si care contin tot textul, toate numerele, formulele si formatarile necesare. Prin utilizarea unui sablon la inceperea unui fisier nu mai trebuie sa inserezi, din nou, tot textul si formatele care se repeta.

Este important ca un sablon sa nu contina date care nu se aplica la orice utilizare a acestuia.  Pentru a crea ca sablon registrul de calcul curent trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

n       Alege FileSave As.

n       Daca este necesar modifica numele registrului de calcul.

n       Deschide caseta lista Save as Type si alege Template (Sablon). Caseta Save In trece automat la dosarul Templates.

n       Executa click pe Save (Salvare).

Doar sabloanele din dosarul Templates sau din subdosarele directe, cum ar fi Spreadsheet Solutions, vor aparea in caseta de dialog New atunci cand optezi pentru crearea unui registru de calcul plecand de la un sablon. Daca ai creat si salvat sabloane la o alta locatie, copiaza sau muta sabloanele respective in dosarul Templates.

Indiferent daca incepi un nou registru de calcul plecand de la un sablon instalat de Excel sau creat de tine trebuie sa parcurgi pasii:

n       Alege File New. Se deschide caseta de dialog New.

n       Executa click pe fisa cu numele subdosarului in care este stocat sablonul.

n       Executa dublu click pe sablonul pe care doresti sa-l utilizezi ca baza pentru noul registru de calcul.

Se deschide noul registru de calcul, completat deja cu formatarea si continutul din fisierul sablon.

Obs. Cand incepi un nou registru de calcul plecand de la un sablon, de fapt nu deschizi sablonul. Utilizezi sablonul numai ca punct de plecare si creezi un fisier complet nou ce contine informatia, continutul si parametrii pe care i-ai stabilit in sablon. Numele noului registru de calcul este Book# iar numele de fisier al sablonului nici nu apare in bara de titlu.

Comanda rapida Go To poate fi apelata din meniul Edit, apasand tasta F5 sau executand combinatia Ctrl+G. Aceasta comanda deschide o caseta de dialog in care poti introduce orice adresa a oricarei celule sau bloc de celule. Dupa introducerea adresei apasa tasta Enter si vei fi automat plasat in celula a carei referinta ai specificat-o.

Butonul Special deschide caseta de dialog Go To Special ce permite accesul la formule, formatare conditionata si alte caracteristici ale unui registru de calcul.

In momentul in care este selectata una din optiunile acestei casete el va selecta campurile care indeplinesc conditia specificata. In imaginea urmatoare apar marcate toatele celulele care contin formule cu rezultat numeric.

Optiunile Find (Gasire) si Replace (Inlocuire) iti permit sa localizezi si sa inlocuiesti informatii. Aceste optiuni iti permit sa actualizezi foaia de calcul astfel incat sa reflecte datele curente sau sa elimini unele elemente care nu mai sunt de actualitate.

Operatiile de gasire si inlocuire sunt efectuate la nivel de foi de calcul si, daca este necesar, ele trebuiesc repetate pentru fiecare foaie in parte in care trebuie efectuate aceleasi modificari.

Pentru a cauta si inlocui continutul unei celule trebuie sa parcurgi pasii:

n       Executa click in celula A1 a foii de calcul in care vrei sa efectuezi cautarea si inlocuirea.

n       Executa secventa Edit Find. Apare caseta de dialog Find. In campul Find What (De gasit) introdu continutul ce urmeaza a fi cautat..

n       Apasa butonul Replace. Ca urmare apare caseta de dialog Replace iar in campul Replace With introdu continutul cu care se va face inlocuirea.

n       Alege optiunea de cautare Search (Cautare) : By Rows (pe linii) sau By Columns (pe coloane).

n       Optiunea Match case permite diferentierea intre litere mici si litere mari.

n       Optiunea Find entire cells only gaseste numai celulele care contin in intregime specificatia din campul Find What (nu si cele care incep cu acea specificatie).

n       Executa click pe butonul Find Next pentru a gasi prima aparitie a continutului specificat in caseta Find What.

Daca aceasta prima aparitie trebuie sa fie inlocuita executa click pe butonul Replace: executa click pe butonul Find Next pentru a sari la urmatoarea aparitie, pastrand continutul original al celulei.

Continua sa executi click pe butonul Find Next si apoi pe butonul Replace pentru a parcurge intreg continutul foii de calcul.

Cand toate aparitiile datelor din caseta Find What au fost epuizate va aparea un mesaj care va anunta ca nu se mai gasesc aparitii ale acestora . Executa click pe OK.

n       Executa click pe Close pentru a inchide caseta de dialog.

Obs. 1. Daca esti sigur ca vrei sa inlocuiesti toate aparitiile respectivului continut executa click pe butonul Replace All. Vor fi inlocuite toate aparitiile si caseta de dialog se va inchide automat.

Obs. 2. Evita utilizarea butonului Replace All atunci cand vrei sa inlocuiesti numere.

Pe masura ce introduci date intr-o foaie de calcul, acestea pot depasi dimensiunea unei singure pagini. Spatiul disponibil pe o pagina este determinat de dimensiunile foii de hartie si marginile stabilite pentru respectiva pagina.

Acest mod de vizualizare iti ofera o vedere de ansamblu a modului in care foaia de calcul este impartita in pagini. Imaginea urmatoare iti prezinta o foaie de calcul cu patru pagini afisate in modul Page Break. In aceasta imagine poti observa ca aceasta foaie nu este gata pentru tiparire deoarece sfarsitul de pagina imparte tabelul 2, spre exemplu, pe patru pagini. Paginile trebuie sa se termine exact intre tabele.

Pentru utilizarea modului Page Break Preview trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

n       Utilizeaza secventa View Page Break Preview. Intreruperile de pagina vor aparea pe ecran ca linii intrerupte albastre, orizontale si verticale.

n       Plaseaza indicatorul de pagina pe intreruperea de pagina pe care vrei sa o modifici.

n       Dupa ce indicatorul mouse-ului se transforma intr-o sageata cu doua capete trebuie sa executi click si sa tragi linia sfarsitului de pagina in pozitia dorita.

Obs. Intreruperile automate de pagina sunt reprezentate printr-o linie intrerupta iar cele create de utilizator printr-o linie continua.

n       Pentru a putea reveni la modul normal de vizualizare utilizeaza secventa ViewNormal.

Cu toate ca nu este obligatoriu pentru o foaie de calcul, continutul unui antet sau a unui subsol este util. Foaia de calcul are deja alocat spatiu pentru acest tip de informatie care ii ajuta pe cititori sa interpreteze continutul foii de calcul.

Daca doresti sa modifici un antet sau un subsol de pagina predefint sau iti creezi propriul antet sau subsol de pagina atunci trebuie sa faci click pe butonul Custom Header sau Custom Footer. Se va deschide o noua fereastra care iti va permite sa introduci textul in stanga, in centrul sau in dreapta paginii.

Butoanele pentru modificarea sau crearea unui antet sau subsol de pagina au urmatoarele semnificatii:

Formatarea textului (Format Text) - faci click pe acest buton cand doresti modificarea fontului, marimii fontului sau stilului dupa ce textul a fost selectat

Numarul paginii (Page Number) - iti permite sa inserezi numarul de pagina pe fiecare pagina

Numarul total de pagini (Total Number of Pages) - poti utiliza aceasta facilitate impreuna cu numarul paginii pentru a crea siruri de tipul "pagina 1 din 15"

Data (Date) - adauga data curenta

Timpul (Time) - adauga timpul curent

     Numele registrului de calcul (File Name) - adauga numele registrului de calcul

Numele foii de calcul (Tab Name) - adauga numele foii de lucru

Antetele sunt locuri bune pentru informatiile de verificare a documentului cum ar fi numele companiei, numele departamentului sau titlul raportului. Acest tip de informatii ar ocupa un spatiu important pe ecran. Daca este plasata in antet atunci aceasta apare unde trebuie si nici nu incomodeaza cand se lucreaza cu datele.

Subsolurile sunt locuri eficiente pentru introducerea automata a datelor calendaristice, a orelor si a numerelor de pagina. Data si ora introduse automat specifica data si ora la care a fost tiparita foaia de calcul, iar numarul de pagina arata daca a fost tiparit tot raportul. In subsolurile de pagina informatia este plasata, la fel ca la antete, in afara spatiului de lucru efectiv. Continutul antetelor si al subsolurilor de pagina poate fi inserat automat executand click pe butoanele enumerate anterior. Informatia inserata automat va fi intotdeauna corecta si recenta, indiferent de modificarile pe care le-ai efectuat in foaia de calcul.

Pentru a crea antetul si subsolul unei foi de calcul trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

1.      Executa secventa File Page Setup.

2.      Executa click pe fisa Header/Footer.

3.      Alege dintre anteturile sau subsolurile implicite din listele derulante Header si Footer sau parcurge pasii urmatori pentru a-ti crea propriile antete si subsoluri de pagina.

4.      Executa click pe butonul Custom Header (Antet particularizat) pentru a deschide caseta de dialog Header.

5.      Fiecare dintre cele trei casete reprezinta o sectiune a antetului. Introdu textul si foloseste butoanele de camp pentru a crea continutul antetului personalizat.

6.      Executa click pe OK.

7.      Executa click pe butonul Custom Footer (Subsol personalizat) si repeta pasii 5 si 6 daca doresti sa-ti creezi un subsol personalizat.

8.      Executa click pe OK pentru a inchide caseta de dialog Page Setup.

Antetul si subsolul de pagina vor aparea oricand vei tipari foaia de calcul, insa doar pentru pagina respectiva. Daca antetul sau subsolul este prea inalt va trebui sa modifici marginile paginii astfel incat sa nu se suprapuna peste zona de editare a foii de calcul. Daca vrei sa anulezi antetul sau subsolul de pagina executa click pe optiunea (none) (nici unul) din lista derulanta Header sau Footer.

Structurarea unei liste este cea mai importanta parte a procesului de creatie deoarece acest lucru determina ce vei putea extrage din lista si cat de eficient vei putea gestiona lista dupa ce ai creat-o. Inainte de a incepe crearea unei liste e bine sa-ti pui intrebarea ce trebuie sa prelucrezi dupa ce ai creat lista. Daca stii exact ce informatii vei extrage atunci construirea unei liste devine simpla. Listele din Excel sunt, in general, structuri ierarhizate.

Cateva din cele mai importante elemente de terminologie sunt urmatoarele:

n       Numele de camp descrie fiecare categorie de date. Reprezinta titlurile de coloana sau de linie.

n       Camp este denumirea unei celule cu continut.

n       Inregistrare este denumirea atribuita unui grup de celule ce cuprind toate datele despre un anumit obiect. Pot fi situate pe linie sau coloana.

n       Corpul listei este alcatuit din toate inregistrarile din foaia de calcul respectiva.

Sugestie : Este bine sa adopti o formatare standard pentru literele din lista. Si sa creezi titluri scurte si sugestive.

Obs. Excel 2000 extinde formatarea listei la orice intrare noua plasata la sfarsitul acesteia, inclusiv orice formula care face parte din intrarile anterioare. Pentru a deselecta aceasta caracteristica trebuie sa parcurgi secventa ToolsOptions, executa click pe fisa Edit si deselecteaza optiunea Extend List Formats and Formulas.

Sugestie : Nu imparti lista prin linii si coloane goale. Acestea pot incurca atunci cand manevrezi datele. Daca doresti sa introduci spatii libere intre linii, spre exemplu, mareste inaltimea randului. Nu combina numele si prenumele angajatilor, utilizatorilor, clientilor intr-o singura celula. Este bine sa separi numele si prenumele in celule diferite astfel incat fiecare sa fie pe alta coloana ce va fi folosita la filtrare sau sortare.

Dupa ce ai creat o lista este posibil sa doresti sa afisezi informatia in mai multe moduri. Pentru aceasta Excel iti permite sa sortezi listele sau sa folosesti sortari personalizate. Pentru a sorta o lista trebuie sa parcurgi secventa DataSort pentru a deschide o caseta de dialog Sort unde vei selecta conditiile de sortare.

Daca nu selectezi nimic inainte de a deschide caseta de dialog Sort, programul Excel va selecta ceea ce considera el ca ar fi lista ─ toate celelalte date adiacente la celula activa, mai putin prima linie, pe care programul o considera a fi linia cu titluri.

Programul Excel poate sorta datele alfabetic, numeric sau dupa data calendaristica.

Pentru a efectua o sortare a unei liste trebuie sa parcurgi pasii:

1.      Sorteaza lista printr-una din metodele expuse.

2.      Sortarea unei liste poate fi efectuata simultan dupa maxim trei campuri. Specifica in sectiunile Sort by si Then by coloanele dupa care se efectueaza sortarea in ordinea importantei lor pentru sortare.

3.      Specifica ordinea de sortare. O lista poate fi sortata ascendent (0 - 9 sau A - Z) sau descendent (de la 9 - 0 sau Z - A).

4.      Specifica daca lista are cap de tabel sau nu. Atunci cand sortezi datele manual trebuie sa alegi optiunea No header row daca lista nu are cap de table si Header row daca lista ta are cap de table. Atunci cand se efectueaza o selectare automata, daca indicatorul de celula se gaseste intr-o lista aparent fara linie de titluri, programul Excel selecteaza optiunea No header row. Daca lista pare ca ar avea cap de tabel atunci Excel alege optiunea Header row.

5.      Pentru o sortare mai avansata selecteaza butonul Options. Se deschide o caseta de dialog de unde poti opta pentru:

sortarea listei de sus in jos (Sort top to bottom)

sortarea listei de la stanga la dreapta (Sort left to right).

sortarea sensibila a liste dupa tipul de litera (Case sensitive) ─ sa sorteze separat intrari de tipul Data sau data.

sortarea listei in functie de listele personalizate pe care le-ai creat

Excel utilizeaza urmatoarea secventa de sortare: 0-9 (spatiu) ! # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ ] ^ _ , ~ + < = > A-Z. Celulele si liniile goale vor fi plasate la sfarsitul listei, indiferent de ordinea de sortare, ascendenta sau descendenta. Cand se sorteaza valori logice, False este trecut inaintea lui True, iar valorile de eroare vor fi plasate in ordinea in care au fost gasite fie la sfarsitul listei sortate daca a avut loc o sortare ascendenta, fie la inceput daca s-a efectuat o sortare descendenta.

Exemplul 1 : lista sortata tip text

Exemplul 2 : lista sortata cu continut text si numeric

Daca doresti ca literele insotite de cifre sa apara corect sortate atunci trebuie sa completezi cu zerouri: A001, A002, etc.

Daca lucrezi cu liste mari, cu volum mare de informatie, este posibil ca localizarea unei inregistrari sa dureze destul de mult. Atunci cand doresti sa vizualizezi una sau mai multe inregistrari specifice, filtrarea listei iti permite sa afisezi doar informatia dorita. In cazul filtrarilor lista ramane nemodificata, dar vei vizualiza la acel moment numai informatia specificata in filtru. Filtrul poate fi modificat in orice moment pentru a afisa un alt set de inregistrari. Inregistrarile filtrate pot fi formatate, editate si chiar reprezentate grafic. Programul Excel pune la dispozitie doua tipuri de filtre:

n       AutoFilter (Filtrare automata) aplica un filtru simplu, automat, de selectie a listei, pe care il poti, apoi, personaliza.

n       Advanced Filter (Filtrare avansata) iti permite sa stabilesti criterii de filtrare mai complexe.

Obs. Filtrarea reprezinta unul din principalele motive pentru introducerea consecventa a datelor. Intrarile scrise diferit (de exemplu: dir. economica sau dir.economica) sunt tratate de filtru ca obiecte diferite.

Pentru a efectua o filtrare automata a unei liste trebuie sa executi secventa DataFilterAutoFilter. Aceasta comanda este un comutator. Daca o repeti poti dezactiva in orice moment filtrul automat. Intr-o lista cu filtru automat programul Excel afiseaza butoane cu sageata pentru fiecare intrare din linia cu titluri. Aceste butoane activeaza meniuri derulante care iti permit sa stabilesti ce inregistrare individuala doresti sa vezi la un moment dat sau mai multe inregistrari cu aceeasi intrare in campul respectiv (exemplu: toate inregistrarile pentru Papetarie).

La alegerea filtrarii prin metoda AutoFilter butoanele de filtrare sunt pozitionate pe celulele care contin titlurile de coloana iar lista ramane afisata in intregime. Ca sa afisezi o lista de inregistrari filtrate foloseste unul din butoane sau o combinatie de butoane.

Exemplul 1. Daca vrei sa efectuezi o filtrare dupa departamentul Papetarie este suficient sa faci click pe butonul cu sageata din celula care contine acest titlu si, din meniul derulant, sa alegi Papetarie.

Lista filtrata va arata astfel:

Exemplul 2. In cazul in care doresti sa efectuezi o filtrare combinata, dupa ce ai aplicat primul filtru este suficient sa apesi pe butonul de filtrare aferent campului dupa care doresti sa efectuezi urmatoarea filtrare. Daca doresti acum sa filtrezi, din departamentul Papetarie, numai dupa Caiete faci click pe butonul de filtrare aferent titlului Caiete si, din lista derulanta, alegi filtrul Caiete.

Lista supusa unei filtrari combinate va arata astfel:

Optiunile din partea de sus a listelor derulante AutoFilter ofera urmatoarele facilitati speciale de filtrare:

n       All (Toate) permite afisarea tuturor inregistrarilor acelei categorii pe ecran. Aceasta optiune este folosita pentru a reafisa lista dupa o filtrare.

n       Top 10 (Primele 10) se aplica numai coloanelor care contin numere sau date calendaristice. Ca urmare a alegerii acestei optiuni se deschide caseta de dialog Top 10 AutoFilter in care vei preciza daca doresti sa vezi inregistrarile de la inceputul listei sau din coada listei. Aceasta optiune nu face limitarea la posibilitatea vizualizarii a numai 10 inregistrari. Poti vizualiza, de asemenea, Primele 30 sau ultimele 30 de inregistrari din lista, sau 10% din primele sau din ultimele elemente din lista. Pentru a afisa primele sau ultimele 10% din inregistrari trebuie modificat parametrul din ultima caseta din dreapta din Items in Percent.

n       Custom (Definite) deschide o caseta de dialog care permite crearea unui filtru personalizat. Aceasta modalitate de filtrare va fi detaliata in capitolul "Crearea unui filtru automat personalizat".

n       Blanks (Libere) permite afisarea inregistrarilor care contin celule goale intr-un anumit camp (coloana). Aceasta optiune poate fi folosita pentru depistarea inregistrarilor carora le lipsesc intrari.

n       NonBlanks (Ocupate) permite afisarea tuturor inregistrarilor care contin date in respectivul camp .

Obs. Optiunile Blanks si NonBlanks apar doar daca respectiva coloana contine celule goale.

Daca filtrul automat prestabilit nu ofera suficiente optiuni, poti crea un filtru personalizat. Pentru a realiza un filtru personalizat trebuie sa parcurgi pasii:

n       Din lista derulanta AutoFilter alege optiunea Custom.

n       In caseta de dialog Custom AutoFilter precizeaza criteriul ce va fi utilizat la filtrarea listei.

n       Executa click pe OK.

Exemplul 1. Daca pe coloana Pret pe buc. doresc sa efectuez filtrarea valorilor inter 100.001 si 500.000 inclusiv atunci conditiile trebuie sa arate ca cele din figura.

Lista filtrata va arata ca in imaginea urmatoare.

Exemplul 2. Daca pe coloana Nume vrei sa filtrezi dupa persoanele al caror nume incepe cu litera P sau se termina cu grupul "escu" atunci conditiile trebuie puse ca in figura care urmeaza.

Lista filtrata va arata ca in imaginea urmatoare.

Pentru a crea un filtru avansat este necesar sa creezi un domeniu de criterii in afara listei - utilizand titlurile de coloana - si apoi sa specifici criteriul pe care doresti sa-l utilizezi la filtrare. Domeniul de criterii trebuie sa contina titlurile de coloane dupa care se face filtrarea avansata precum si criteriile ce trebuie indeplinite. Este util sa creezi domeniul de criterii deasupra listei dar foaia de calcul trebuie sa contina cel putin un rand liber intre acest domeniu si lista propriu-zisa.

Obs. Cel mai corect este sa copiezi titlurile coloanelor din lista pentru a fi identice cu cele din domeniul de criterii.

Pentru crearea unui filtru avansat trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

n       Creaza domeniul de criterii indicand titlul de coloana pe o linie si imediat sub el criteriul care trebuie indeplinit. Daca este posibil, plaseaza domeniul de criterii deasupra coloanei corespondente pentru a le vedea mai usor pe amandoua.

n       Pentru a stabili mai multe criterii trebuie sa adaugi mai multe linii in domeniu de criterii.

n       Cand domeniul de criterii este complet executa click in lista si executa secventa DataFilterAdvanced Filter. Se deschide o caseta de dialog .

n       Programul Excel selecteaza automat lista care urmeaza a fi filtrata daca aceasta este inconjurata de linii si coloane goale. Daca domeniul din campul List range este incorect trebuie sa introducvi adresele corecte.

n       Specifica domeniul de criterii.

n       Daca vrei sa filtrezi lista local executa OK pentru a rula filtrul, lasand optiunea Filter the list, in-place selectata.

n       Daca vrei sa filtrezi lista la alta locatie atunci selecteaza optiunea Copy to another location. Ca urmare apare un nou camp Copy to unde trebuie specificata adresa domeniului unde se va face filtrarea.

Rezultatul filtrarii este urmatorul:

Obs.1 : Foloseste un filtru avansat atunci cand:

n       trebuie sa stabilesti mai mult de doua criterii pentru un camp.

n       utilizezi criterii extrem de complexe ce necesita folosirea functiilor sau a formulelor si/sau a unor criterii multiple AND/OR intr-un singur filtru.

Obs.2 : Intrarile din domeniul de criterii pot fi oricand modificate pentru a afisa un alt set de inregistrari filtrate. Lista va raspunde automat noilor criterii.

Obs.3 : Daca lista contine nume sau inregistrari care apar in mod repetat poti opta sa alegi numai inregistrarile unice daca selectezi optiunea Unique Records Only (doar inregistrari unice) din caseta de dialog Advanced Filter.

Aplicatia Office ofera integrare completa cu Internetul, de la modificarea paginilor Web pana la preluarea de date din Web pentru utilizarea in documentele locale. Indiferent daca ai acces la Internet sau nu Excel 2000 faciliteaza transformarea unui registru de calcul, a unei foi de calcul sau a unui domeniude celule dintr-o foaie de calcul intr-o pagina Web. Prin perfectionarea procesului de salvare a datelor Excel in format HTML, Office 2000 ofera noi optiuni referitoare la modul in care datele vor fi vizualizate si utilizate de cei care viziteaza site-ul de Web:

n       Add Interactivity (Adaugare interactivitate). Disponibila la publicarea unui domeniu de celule, aceasta optiune permite unui utilizator din Web sa lucreze efectiv cu registrul de calcul - poate efectua operatii de sortare, filtrare, totalizare si utilizare a memoriei Clipboard pentru manevrarea datelor.

n       Open Published Web Page in Browser (Se deschide in browser pagina Web publicata). Aceasta optiune permite vizualizarea rapida a unei noi pagini in format browser, imediat dupa salvarea fisierului ca HTML.

Pentru inceput trebuie sa stabilesti ce parte a registrului de calcul va fi salvata in format HTML - intregul registru de calcul, o foaie de calcul din interiorul registrului sau celule de pe o singura foaie. Daca trebuie sa salvezi in format HTML o singura foaie sau un domeniu de celule, selecteaza-le inainte de a apela comanda Save as Web Page (Salvare ca pagina Web). Dupa ce ai selectat celulele dorite trebuie sa parcurgi pasii urmatori:

1.      Executa secventa FileSave as Web Page.

2.      In caseta de dilaog Save As introdu un nume pentru fisierul HTML, nu trebuie sa introduci si extensia .htm

3.      Alege un dosar in care va fi salvat fisierul.

4.      Sectiunea Save a casetei de dialog iti indica daca salvezi intregul registru de calcul (Entire Workbook) sau o selectie (Selection - urmata de cuvantul Sheet sau un anumit domeniu daca a fost selectat unul inainte de inceperea procedurii)

5.      Executa click pe butonul Publish. Se va deschide caseta Publish as Web Page.

6.      In caseta lista Choose (Alegere) trebuie sa confirmi obiectul care urmeaza a fi publicat. Daca inainte de inceperea procedurii ai selectat un domeniu, in caseta Choose va fi selectat Range of Cells. Domeniul il poti edita si manual sau poti folosi butonul Collaps Dialog pentru a expune foaia de calcul, apoi poti selecta celulele dorite, dupa care reafiseaza caseta de dialog.

7.      Daca publici un domeniu sau o singura foaie de calcul trebuie sa selectezi optiunea Add Interactivity Width (Se adauga interactiune cu) si sa alegi din lista derulanta Spreadsheet Functionality (Functionalitate tip foaie de calcul) sau PivotTable Functionality (Functionalitate tip PivotTable).

8.      In sectiunea Publish As (Publicare ca) trebuie sa introduci un nume de fisier si o cale in caseta File Name.

9.      Daca browser-ul de Internet este deschis selecteaza optiunea Open Published Web page in Browser. Acest pas este optional.

10.   Daca doresti sa adaugi un titlu centrat deasupra selectiei publicate executa click pe butonul Change (Modificare). Se deschide o caseta de dialog Set Title (Stabilirea titlu). Trebuie sa introduci un titlu in caseta de text si apoi executa click pe butonul OK.

11.   Executa click pe butonul Publish (Publicare).

Daca browser-ul nu este deschis si ai bifat optiunea Open Published Web page in Browser, browser-ul Web folosit in mod curent se va deschide automat si va afisa pagina.

Registrul de calcul, foaia de calcul sau sectiunea specificata este acum publicata ca o pagina Web salvata in format HTML.

Pentru a vizualiza o pagina Web publicata anterior trebuie sa parcurgi pasii urmatori:

1.      In Excel executa secventa FileOpen.

2.      In caseta lista Files of Type selecteaza Web Pages astfel incat sa vezi doar fisierele in format HTML.

3.      Localizeaza dosarul ce contine fisierul paginii Web si executa dublu click pe pagina Web pentru a o deschide.

Pagina Web se va deschide in Microsoft FrontPage, daca este instalat acest program pe statia de lucru, sau in Word.

Obs. Pentru a deschide o pagina Web in Internet Explorer trebuie executata secventa FileOpen si din caseta Open executa click pe browser pentru a identifica fisierul care urmeaza a fi vizualizat.

Poti copia continutul unei pagini Web intr-o foaie de calcul Excel prin intermediul memoriei Clipboard sau prin tragere si plasare. Aceasta facilitate este foarte importanta pentru utilizatorii de pagini Web care au nevoie nu numai sa vizualizeze informatia dar si sa copieze portiuni din foaia de calcul in registri Excel locali unde sa foloseasca datele.

Pentru a copia continutul unei pagini Web Excel trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

1.      Deschide pagina Web sursa si registrul destinatie si ai grija sa te pozitionezi pe pagina Web.

2.      Selecteaza celulele sursa din pagina Web si copiaza-le in Clipboard.

3.      Comuta inapoi in foaia de calcul destinatie, selecteaza celulele destinatie si lipeste datele din Clipboard.

Obs. Daca vrei sa copiezi date folosind metoda tragere si lipire trebuie sa tii tasta CTRL apasata in timpul tragerii, altfel risti sa modifici continutul Web prin eliminarea datelor trase si plasate in foaia de calcul..

In aceasta lectie ai acumulat cunostinte despre:

n       Cum sa apelezi si sa utilizezi Office Assistant.

n       Cum sa-ti creezi propriile sabloane sau cum sa folosesti sabloane deja create

n       Cum sa gasesti datele si sa le inlocuiesti sau sa le modifici

n       Cum sa creezi antet si subsol de pagina

n       Cum sa sortezi si sa filtrezi listele in functie de necesitati

n       Cum sa folosesti filtre personale si avansate pentru a realiza filtrari speciale

n       Cum sa salvezi date in format Web

n       Cum sa vizualizezi datele in format HTML

Bifeaza variantele de raspuns care consideri ca sunt corecte. Intrebarile pot avea de la 1 la 3 raspunsuri corecte.

Care este semnificatia Office Assistant-ului?

q      functioneaza ca si help

q      o imagine animata

q      un manual de indrumare

q      altul

Care este scopul sortarii?

q      sa vizualizez numai anumite date la un moment dat

q      se aranjeaza datele intr-o ordine dorita

q      se blocheaza datele dintr-o foaie de calcul

q      altul

Care este scopul publicarii Web a datelor tip Excel?

q      schimbarea formatului datelor

q      accesul altor utilizatori la informatie

q      vizualizarea cu ajutorul browser-elor de Internet a informatiei

q      nici unul

1. Cum se salveaza informatia ca sablon:

2. Cum se efectueaza filtrarea pe trei nivele:

3. Cum se insereaza antet si subsol de pagina:

1.           Deschide registrul de calcul Salarii I trimestru.xls si goleste de continut (exceptand titlurile) coloanele Salariu brut si Deducere de pe fiecare foaie de calcul in parte.

2.           Salveaza acest registru ca sablon sub numele Salarii anuale.xlt si inchide registrul de calcul.

3.           Apeleaza sablonul creat la pasul anterior si creaza un nou registru de calcul cu numele Salarii2002.xls.

4.           Insereaza o coloana cu titlul Directia intre coloanele Nume si Salariu brut si completeaz-o cu datele de mai jos.

5.           Gaseste sirul de caractere dir. economica si inlocuieste-l cu dir. Economica.

6.           Pe fiecare foaie de calcul insereaza un antet care sa contina numele fisierului si data si ora curenta si un subsol de pagina care sa contina numele paginii curente si numele foii de calcul.

7.           Orientarea pe fiecare pagina sa fie Landscape.

8.           In acest registru de calcul completeaza campurile goale cu valorile din tabelul urmator pentru luna ianuarie iar pentru celelalte luni cresterea este cu 5% fata de luna precedenta.

9.           Anuleaza optiunea de Merge Cells de pe capul de tabel si sterge apoi randul cu numarul 5. Ajusteaza inaltimea randului.

10.        Sorteaza acest tabel dupa coloana Nume pe luna ianuarie.

11.        Filtreaza acest tabel dupa persoanele care au un salariu net mai mare sau egal cu 5.000.000 si mai mic strict dacat 6.500.000 pe luna februarie. Reafiseaza lista intreaga.

12.        Creaza un filtru avansat astfel incat sa fie evidentiate toate persoanele din directia Economica ce au un salariu net mai mare strict de 6.000.000 pe luna martie.

In final cele trei foi de calcul trebuie sa arate asa:

13.        Sa se salveze datele din foaia de calcul Ianuarie cu optiunea Save as Web Page.