Pista de audit la nivelul pos "cresterea competitivitatii economice"

Informatii » afaceri » economie

asigurari comert contabilitate drept economie legislatie statistica transporturi turism

PISTA DE AUDIT LA NIVELUL POS CRESTEREA COMPETITIVITATII ECONOMICE

Nr.

Activitate

Responsabil

Document intrare

Document iesire

Destinatia

Evaluarea si selectia proiectului

1.1

Proiect gestionat prin intermediul OI

1.1.1

Inregistrarea cererii de finantare (CF)

( on line daca este cazul)

Solicitanti

Numar de inregistrare on line

Solicitant

1.1.2

Primirea CF

Registratura

Numar de inregistrare al CF

Solicitant

1.1.3

Desemnarea ofiterului de proiect

Sef Serviciu Evaluare si Selectie

D G OI

Document de desemnare

Ofiter de proiect

1.1.4

Verificarea criteriilor de transmitere

Ofiterul de proiect

Scrisoare de acceptare in cazul in care CF indeplineste criteriile de transmitere

Scrisoare de respingere in cazul in care CF nu indeplineste criteriile de transmitere

Solicitant

1.1.5

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de proiect

Inregistrari SMIS

SMIS

1.1.6

Inregistrarea CF (registru)

Ofiterul de proiect

Notificare de primire a CF

Scrisoare de respingere in cazul in care CF nu indeplineste criteriile de transmitere

Solicitant

1.1.7

Crearea dosarului de proiect

Ofiterul de proiect

Dosarul de proiect

Serviciul Evaluare si selectie

1.1.8

Verificarea administrativa

Ofiterul/ofiterii de proiect

Sef Serviciu Evaluare si Selectie

Grila de verificare a criteriilor administrative

Scrisoare de acceptare in faza de verificare administrativa

Solicitant

1.1.9

Solicitarea documentelor in cazul in care acestea lipsesc sau nu sunt corecte

Ofiterul de proiect

Sef Serviciu Evaluare si Selectie

DG OI

Scrisoare de solicitare a informatiilor si/ sau documentatiei suplimentare in faza de verificare administrativa

Scrisoare de respingere in faza de verificare administrativa

Solicitant

1.1.10

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de proiect

Inregistrari SMIS

SMIS

1.1.11

Verificarea eligibilitatii

Ofiterul/ ofiterii de proiect

Grila de verificare a criteriilor de eligibilitate

Scrisoare de acceptare in urma verificarii criteriilor de eligibilitate.

Scrisoare de respingere in urma verificarii criteriilor de eligibilitate.

Solicitant

1.1.12

Solicitarea de clarificari

Ofiterul de proiect

Sef Serviciu Evaluare si Selectie

DG OI

Scrisoare de solicitare a informatiilor si/ sau documentatiei suplimentare in faza de verificare a criteriilor de eligibilitate

Scrisoare de acceptare/respingere in urma verificarii criteriilor de eligibilitate

Solicitant

1.1.13

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de proiect

Inregistrari SMIS

SMIS

1.1.14

Evaluarea tehnica si financiara

Experti interni si/sau externi

Grila de evaluare tehnica si financiara

Raport de evaluare

Scrisoare de respingere in faza de evaluare a proiectului

Comitetul de selectie

Solicitant

1.1.15

Solicitarea de informatii in cazul in care acestea lipsesc

Ofiterul de proiect

Expert Extern

Sef Serviciu Evaluare si Selectie

DG OI

Scrisoare de solicitare a informatiilor suplimentare in faza de evaluare

Scrisoare de acceptare/respingere in faza de evaluare a proiectului

Solicitant

1.1.16

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de proiect

Inregistrari SMIS

SMIS

1.1.17

Crearea Comitetului de Selectie

Sef Serviciu Evaluare si Selectie

DG OI

Desemnare Comitet Selectie

1.1.18

Transmiterea dosarelor proiectelor catre Comitetul de Selectie

Ofiter de Proiect

Raportul de evaluare al expertilor externi

Comitetul de selectie

1.1.19

Intrunirea Comitetului de selectie

Comitetul de Selectie

Raportul de evaluare al expertilor externi

Raportul Comitetului de selectie

DG OI

1.1.20

Transmiterea listei de proiecte selectate catre AM

Sef Serviciu Evaluare si Selectie

DG OI

Lista cu proiectele selectate in vederea finantarii

1.1.21

Avizarea listei de proiecte selectate

DGA-DG AM

Lista cu proiectele selectate in vederea finantarii

Lista cu proiectele selectate in vederea finantarii avizata

1.1.22

Informarea solicitantului si publicarea listei de proiecte aprobate

Ofiterul de proiect

Persoana responsabila cu comunicarea in cadrul OI

Lista cu proiectele aprobate

Scrisoare de aprobare a CF

Scrisoare de respingere a CF

Publicarea listei proiectelor aprobate

Solicitant

Site

1.1.23

Depunerea si examinarea contestatiilor

Comitet de solutionare a contestatiilor

Contestatia

Raportul privind rezultatul contestatiei

DG OI

1.1.24

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de proiect

Inregistrari SMIS

SMIS

1.1.25

Informarea solicitantului cu privire la decizie

Ofiterul de proiect

Raportul privind rezultatul contestatiei

Scrisoare de aprobare a contestatiei

Scrisoare de respingere a contestatiei

Solicitant

1.2

Proiect gestionat direct de AM (pt intreprinderi mari)

1.2.1

Depunerea si inregistrarea CF

Secretariatul AM

Cerere de finantare + Anexe

Adresa de inaintare cu numarul de inregistrare al Cererii de finantare

Solicitant

1.2.2

Verificarea criteriilor de depunere

Secretariatul AM

Cerere de finantare + Anexe

Scrisoare de respingere pentru neindeplinirea criteriilor de depunere

Solicitant

1.2.3

Introducerea datelor relevante in SMIS

Experti din cadrul SGP

Responsabilul de apel

Inregistrari SMIS

SMIS

1.2.4

Verificarea conformitatii administrative

Responsabilul de Apel

Expertii din cadrul SGP

Cerere de finantare

Grila de verificare a conformitatii administrative

Scrisoare de cerere de documente lipsa si/sau incorecte/ilizibile

Scrisoare de acceptare administrativa

Scrisoare de respingere administrativa

Solicitant

1.2.5

Introducerea datelor relevante in SMIS

Experti din cadrul SGP

Responsabilul de apel

Inregistrari SMIS

SMIS

1.2.6

Verificarea eligibilitatii

Expertii din cadrul SGP

Responsabilul de Apel

Cererea de finantare

Grila de verificare a eligibilitatii cererilor de finantare

Scrisoare de acceptare a eligibilitatii

Scrisoare de respingere in urma verificarii eligibilitatii

Solicitant

1.2.7

Introducerea datelor relevante in SMIS

Experti din cadrul SGP

Responsabilul de apel

Inregistrari SMIS

SMIS

1.2.8

Evaluarea tehnica si financiara a proiectului

Experti externi

Expertii din cadrul SGP

Responsabilul de Apel

Cerere de finantare + Anexe

Grila de evaluare tehnica si financiara

Raport de evaluare

Comitetul de selectie

1.2.9

Introducerea datelor relevante in SMIS

Experti din cadrul SGP

Responsabilul de apel

Inregistrari SMIS

SMIS

1.2.10

Formarea Comitetului de selectie

Secretariatul Comitetului de selectie

DGA-DG AM

Declaratie privind conflictul de interese

Declaratie privind obiectivitatea si confidentialitatea evaluarii

Secretariatul Comitetului de selectie

1.2.11

Transmiterea dosarelor proiectelor catre Comitetul de Selectie

Responsabilul de Apel

Secretariatul Comitetului de Selectie

Dosarele proiectelor

Raportul de evaluare

Comitetul de selectie

1.2.12

Sedinta Comitetului de selectie

Comitet de selectie

Raportul de evaluare comun

Lista de verificare pentru Raportul de evaluare comun

Raportul Comitetului de selectie

Lista a proiectelor propuse spre finantare

Lista cu proiecte de rezerva

DGA-DG AM

1.2.13

Trimiterea spre aprobarea DGA-DG AM a Listei de proiecte propuse spre finantare si a Listei de rezerva

Secretariatul Comitetului de selectie

Responsabilul de Apel

Lista a proiectelor propuse spre finantare

Lista cu proiectele de rezerva

Lista de verificare privind decizia Comitetului de selectie

Lista a proiectelor propuse spre finantare

Lista cu proiectele de rezerva

DGA-DG AM

1.2.14

Semnarea listei de proiecte propuse spre finantare si a listei cu proiecte de rezerva

DGA-DG AM

Lista a proiectelor propuse spre finantare

Lista cu proiectele de rezerva

Lista de verificare privind decizia Comitetului de selectie

Lista a proiectelor aprobate spre finantare

Lista cu proiectele de rezerva

Secretariatul Comitetului de Selectie

1.2.15

Informarea Solicitantului si publicarea listei de proiecte propuse spre finantare

Expertii din cadrul SGP

Responsabilul de Apel

Biroul de Comunicare si Resurse Umane

DGA-DG AM

Lista de proiecte aprobate

Scrisoare de aprobare a CF (Conditii contract)

Scrisoare de respingere a CF

Solicitant

Site

1.2.16

Depunerea si examinarea contestatiilor

Comitet de solutionare a contestatiilor

Contestatii depuse

Raportul Comitetului de solutionare a contestatiilor

Scrisoare de aceptare a contestatiei

Scrisoare de respingere a contestatiei

DGA-DG AM

Solicitant

1.2.17

Transmiterea spre aprobare catre DGA-DG AM a rezultatelor contestatiilor

Responsabilul de Apel

Raportul Comitetului de solutionare a contestatiilor

DGA-DG AM

1.2.18

Decizia privind contestatiile

Comitet de solutionare a contestatiilor

Raportul Comitetului de solutionare a contestatiilor

Scrisoare de aprobare (Conditii contract)

Scrisoare de respingere

DGA-DG AM

1.2.19

Introducerea datelor relevante in SMIS

Experti din cadrul SGP

Responsabilul de apel

Inregistrari SMIS

SMIS

1.2.20

Informarea Solicitantului cu privire la decizie

Expertul din cadrul SGP

Responsabilul de Apel

DGA-DG AM

Scrisoare de aprobare (Conditii contract)

Scrisoare de respingere

Scrisoare de aprobare (Conditii contract)

Scrisoare de respingere

Solicitant

1.3

Proiect in care OI este beneficiar ( AT )

1.3.1

Pregatirea propunerilor de proiecte conform Fisei cu necesitati de AT si transmiterea catre Unitatea de AT

Servicii OI/ DG OI

Propunerile de proiecte aferente Axei prioritare de Asistenta tehnica din POS CCE de la OI-uri

Propunerile de proiecte integrate pentru OI-uri din axa de AT

Unitatea de AT din AM

1.3.2

Analizarea si prioritizarea propunerile de proiecte

Unitatea de AT din AM

Matricea proiectelor prioritizate propuse spre finantare( grad ridicat, scazut, mediu )

DGA-DG AM

1.3.3

Pregatirea si transmiterea fiselor de proiect

Servicii OI

DG ai OI-urilor

Fisa de Proiect

DGA-DG AM

1.3.4

Evaluarea individuala a fiselor de proiect de catre Comitetul de AT numit de DG AM / transmiterea rezultatelor

Comitetul de AT din AM

Fise de Proiect

Liste de verificare

Scrisoare de clarificare/scrisoare de aprobare

DG OI

1.3.5

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de proiect

Inregistrari SMIS

SMIS

1.3.6

Intocmirea si semnarea Contractului de finantare/Deciziei de finantare

Unitatea de AT

Contract de finantare/decizie de finantare

DGA-DG AM - DG OI

1.3.7

Intocmirea documentatiei de atribuire conform OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare de catre ofiterul de proiect

Ofiter de proiect/ DG OI

Documentatia de atribuire elaborata

Documentatia de atribuire aprobata

Autoritatea contractanta aferenta fiecarui OI

1.4

Proiect in care AM este beneficiar ( AT )

1.4.1

Pregatirea propunerilor de proiecte conform Fisei cu necesitati de AT si transmiterea catre Unitatea de AT

Sefii de Servicii din AM

Propunerile de proiecte de AT

Unitatea de AT

1.4.2

Analizarea si prioritizarea propunerile de proiecte

Unitatea de AT

Propuneri de proiecte de la toate serviciile AM

Matricea proiectelor prioritizate propuse spre finantare( grad ridicat, scazut, mediu )

DGA-DG AM

1.4.3

Pregatirea si transmiterea fiselor de proiect

Sefii de Servicii din AM

Fisa de Proiect

Unitatea de AT

1.4.4

Evaluarea individuala a fiselor de proiect de catre Comitetul de AT numit de DGA-DG AM

Comitetul de AT

Fisa de Proiect aprobata

Unitatea de AT

1.4.5

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de proiect

Inregistrari SMIS

SMIS

1.4.6

Intocmirea si semnarea Deciziei de finantare

Unitatea de AT

Decizia de finantare

DGA-DG AM

1.4.7

Intocmirea documentatiei de atribuire conform OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare de catre ofiterul de proiect

Ofiterul de proiect/ DGA-DG AM

Documentatia de atribuire elaborata

Documentatia de atribuire aprobata

Autoritatea contractanta

Contractarea

2.1/2.2

Proiect gestionat prin intermediul OI / Proiect gestionat direct de AM (pt intreprinderi mari)

2.1.1

Intocmirea Contractelor de Finantare

Responsabilul de contract

Model Contract de finantare

Lista de verificare

Contract de finantare

Juridic OI/AM

2.1.2

Avizarea juridica a Contractului de finantare

Consilier juridic

Contract de finantare

Contract de finantare avizat

CFPP

2.1.3

Efectuarea controlului financiar preventiv propriu[1]

CFPP

Contract de finantare avizat juridic

Contract de finantare avizat juridic si CFPP

Responsabil contract

2.1.4

Trimiterea Contractului de Finantare Solicitantului

Responsabilul de contract

DG OI

(/DGA-DG AM)

Contract de finantare avizat

Beneficiar

2.1.5

Semnarea Contractului de finantare de catre Beneficiar si trimiterea contractului inapoi la OI (/AM)

Beneficiar

Contract de finantare avizat initializat stampilat pagini

Contract de finantare semnat si de Beneficiar

Serviciul Gestionare Program

OI/AM

2.1.6

Respingerea Contractului si a proiectului in cazul nerespectarii termenului limita

Responsabilul de contract

DG OI

(/DGA-DG AM)

Contract de finantare

Scrisoare de notificare

Scrisoare de respingere in cazul nerespectarii termenului limita

Beneficiar

2.1.7

Verificarea Contractului semnat de catre Beneficiar

Responsabilul de contract

Contract de finantare Lista de verificare

Contract

DG OI

(/DGA-DG AM)

2.1.8

Semnarea Contractului de Finantare de catre DG OI

(/DGA-DG AM)

DG OI

(/DGA-DG AM)

Contract de finantare

Contract de finantare semnat

Responsabil contract

2.1.9

Introducerea datelor relevante in SMIS

Responsabilul de contract

Inregistrari SMIS

SMIS

2.1.10

Distribuirea celor 2 exemplare originale semnate ale Contractului de finantare

Responsabilul de contract

Contract de finantare

semnat

Contract de finantare semnat

Beneficiar

Unitatea de Plata

2.1.11

Trimiterea catre ANRMAP / UCVAP a programarii achizitiilor publice conform contractelor de finantare (pentru beneficiarii institutii publice)

Serviciul Gestionare program

Programarea achizitiilor publice conform contractului

UCVAP/ANRMAP

2.1.12

Realizarea Rapoartelor bianuale (ajutor de stat)

OI /

Expertul din cadrul Serviciului Gestionare Program

Rapoarte bianuale

(ajutor de stat)

Serviciului Coordonare Program AM

2.3

Proiect in care OI este beneficiar ( AT )

2.3.1

Autoritatea contractanta aferenta fiecarui OI

Comitetul de evaluare, Autoritatea contractanta

Documentatia de atribuire in conformitate cu OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare

Contractul semnat cu contractorul selectat

Beneficiarul proiectului (DG OI), Contractorul, Autoritatea contractanta - arhivare

2.3.2

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de proiect

Inregistrari SMIS

SMIS

2.3.3

Trimiterea catre ANRMAP / UCVAP , prin intermediul AM, a programarii achizitiilor publice conform contractelor de finantare

OI/ Serviciul Gestionare program AM

Programarea achizitiilor publice conform contractului

UCVAP/ANRMAP

2.4

Proiect in care AM este beneficiar ( AT )

2.4.1

Autoritatea contractanta aferenta AM -OPCP

Comitetul de evaluare, Autoritatea contractanta

Documentatia de atribuire in conformitate cu OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare

Contractul semnat cu contractorul selectat

Beneficiarul proiectului (DGA-DG AM), Contractorul, Autoritatea contractanta - arhivare

2.4.2

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de proiect

Inregistrari SMIS

SMIS

2.4.3

Trimiterea catre ANRMAP / UCVAP a programarii achizitiilor publice conform contractelor de finantare

Serviciul Gestionare program

Programarea achizitiilor publice conform contractului

UCVAP/ANRMAP

Monitorizarea

3.1

Proiect/ axa prioritara gestionate prin intermediul OI/ Raport anual

3.1.1

Primirea si verificarea Raportului de progres transmis de beneficiari

Ofiter de monitorizare a proiectului/ Seful Unitatii de Monitorizare OI

Raport de progres

Lista de verificare a Raportului de progres

Arhivarea la OI prin atasarea raportului la dosarul proiectului.

3.1.2

Verificarea formatului si a continutului raportului de progres: derularea fizica a activitatilor, realizarea indicatorilor planificati, realizarea planului de lucru

3.1.3

Verificarea calitatii raportului de progres

(evaluarea calitatii generale; monitorizarea graficului implementarii in conformitate cu planificarea initiala; monitorizarea indicatorilor fizici prin compararea obiectivelor / realizarilor; pentru rapoartele finale, evaluarea calitatii operatiunilor efectuate si trecerea in revista a rezultatelor preconizate vs. rezultate reale obtinute;

3.1.4

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de monitorizare a proiectului

Inregistrari SMIS

SMIS

3.1.5

Clarificarea si solicitarea unor informatii suplimentare prin comunicari formale si informale cu beneficiarul, ulterior putand exista urmatoarele situatii: avizarea raportului (cu sau fara recomandari), initierea unei vizite de monitorizare; informarea ofiterului de nereguli al AM

Ofiter de monitorizare a proiectului/ Seful Unitatii de Monitorizare OI

Raport de progres

Scrisoare de clarificare

Notificare privind suspiciune de neregula (MFC)

Beneficiar.

Ofiter de nereguli

3.1.6

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de monitorizare a proiectului

Inregistrari SMIS

SMIS

3.1.7

Notificarea beneficiarului in legatura cu desfasurarea vizitei de monitorizare

Ofiter de monitorizare a proiectului /seful serv. Unitatii de monitorizare OI

- Scrisoare de notificare a beneficiarului

Beneficiar

3.1.8

Efectuarea vizitei de monitorizare si elaborarea raportului in urma vizitei de monitorizare, a listei de verificare pentru vizita de monitorizare, si a fisei vizitelor de monitorizare

Ofiter de monitorizare a proiectului /seful serv. Unitatii de monitorizare OI

- Raportul vizitei de monitorizare

- Lista de verificare pentru vizita de monitorizare

- Fisa vizitelor de monitorizare aferente proiectului

Arhivarea la OI prin atasarea raportului la dosarul proiectului

3.1.9

Actualizarea inregistrarilor SMIS

Ofiterul de monitorizare a proiectului

Inregistrari SMIS

SMIS

3.1.10

Elaborarea Raportului Trimestrial de Progres (Implementare) (la nivel de axa prioritara) de catre OI si transmiterea la AM

Ofiterul de monitorizare a proiectului /seful Unitatii de monitorizare OI

Raportul Trimestrial de Progres (Implementare)

Unitatea de monitorizare AM

3.1.11

Verificarea Raportului Trimestrial de (Progres) Implementare elaborat de OI, la nivel de AM, care poate solicita completari sau modificari ale acestui raport

Ofiter de monitorizare a axei AM / Seful unitatii de monitorizare

Raportul trimestrial de Progres (Implementare)

Lista de verificare

3.1.12

Elaborarea Capitolului din Raportul Anual/Final de Implementare

Ofiter monitorizare / seful Unitatii de monitorizare/DG OI

Date generate de SMIS si centralizarea lor

Contributia OI la Raportul Anual/Final de Implementare

3.1.13

Elaborarea Raportului Anual de Implementare de catre AM

Contributia OI-urilor la RAI,

Contributia AM la RAI

Raport Anual/Final de Implementare

Comitet de Monitorizare /

3.2

Proiect/ axa prioritara gestionate direct de AM (pt intreprinderi mari)/ Raport anual

3.2.1

Primirea si verificarea Raportului de progres transmis de beneficiari (Intreprinderi Mari)

Ofiter de monitorizare a proiectului/ Seful Unitatii de Monitorizare AM

Raport de progres

Lista de verificare a raportului de progres

Arhivarea la AM prin atasarea raportului la dosarul proiectului.

3.2.2

Verificarea formatului si a continutului raportului de progres: derularea fizica a activitatilor, realizarea indicatorilor planificati, realizarea planului de lucru

3.2.3

Verificarea calitatii raportului de progres (evaluarea calitatii generale a Raportului de Progres; monitorizarea graficului implementarii in conformitate cu planificarea initiala; monitorizarea indicatorilor fizici, prin compararea obiectivelor / realizarilor; pentru rapoartele finale, evaluarea calitatii operatiunilor efectuate si trecerea in revista a rezultatelor preconizate vs. rezultate reale obtinute

3.2.4

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de monitorizare a proiectului

Inregistrari SMIS

SMIS

3.2.5

Ofiter de monitorizare a proiectului/ Seful Unitatii de Monitorizare AM

Raport de progres

Scrisoare de clarificare

Notificare privind suspiciune de neregula (MFC)

Beneficiar

Ofiter de nereguli AM

3.2.6

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de monitorizare a proiectului

Inregistrari SMIS

SMIS

3.2.7

Notificarea beneficiarului in legatura cu desfasurarea vizitei de monitorizare

Ofiter de monitorizare a proiectului /seful serv. Unitatii de monitorizare AM

- Scrisoare de notificare a beneficiarului

Beneficiar

3.2.8

Efectuarea vizitei de monitorizare si elaborarea raportului in urma vizitei de monitorizare, a listei de verificare pentru vizita de monitorizare, si a fisei vizitelor de monitorizare

Ofiter de monitorizare a proiectului /seful serv. Unitatii de monitorizare AM

-Raportul vizitei de monitorizare

- Lista de verificare pentru vizita de monitorizare

- Fisa vizitelor de monitorizare aferente proiectului

Arhivarea la AM prin atasarea raportului si a unei copii a Scrisorii de notificare la dosarul proiectului.

3.2.9

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterul de monitorizare a proiectului

Inregistrari SMIS

SMIS

3.2.10

Elaborarea Raportului Trimestrial de Progres (Implementare) de catre AM pt. Intreprinderi Mari

Ofiterul de monitorizare a proiectului /seful Unitatii de monitorizare AM

Date generate de SMIS si centralizarea lor

Raportul Trimestrial de Progres (Implementare)

3.2.11

Participarea la elaborarea Raportului Anual de Implementare

Ofiter de monitorizare a proiectului/ofiter de monitorizare axa/ seful Unitatii de monitorizare AM

Date generate de SMIS si centralizarea lor

Contributia la Raportul Anual de Implementare inclusiv AT

Serv. de Coordonare Program AM

Verificarea administrativa si autorizarea platilor

4.1

Proiect gestionat prin intermediul OI

4.1.1

Pentru Cerere de Prefinantare

4.1.1.1

Primirea, inregistrarea in registrul de intrare - iesire al SMFC si repartizarea catre Ofiterii Financiari a documentelor primite de la Beneficiari, prin Secretariatul OI

Seful SMFC OI

- Cereri de Prefinantare

- Lista contractelor de achizitie publica incheiate

-Cereri de Prefinantare

- Lista contractelor de achizitie publica incheiate

Ofiteri Financiari OI

4.1.1.2

Realizarea Verificarii Administrative 100% a documentelor primite

Ofiterii Financiari OI

- Cereri de Prefinantare

- Lista contractelor de achizitie publica incheiate

Contracte de finantare

Lista verificare

Seful SMFC OI

4.1.1.3

Transmiterea catre Ofiterul de nereguli a eventualelor suspiciuni de nereguli

Ofiteri Financiari OI

-Comunicarea cu Beneficiarii

-Lista de Verificare

-CP

Notificare privind o Suspiciune de Nereguli

Ofiter de Nereguli OI

4.1.1.4

Aprobarea Cererilor de Prefinantare

Seful SMFC OI

- Cereri de Prefinantare

- Lista contractelor de achizitie publica incheiate

Contracte de finantare

-Lista de verificare OI

Cereri de Prefinantare aprobate OI

Ofiteri Financiari OI

4.1.1.5

Pregatirea si transmiterea documentatiei in vederea acordarii vizei "bun de plata"

Ofiter Financiar

Sef SMFC OI

DG OI

- Cereri de Prefinantare

- Lista contractelor de achizitie publica incheiate

- Tabelul contractelor de finantare incheiate

-Cerere de Prefinantare

- Lista contractelor de achizitie publica incheiate

- Tabelul contractelor de finantare incheiate

Lista de Verificare OI

Rapoarte de Control

AM - SMFC

4.1.1.6

Intocmirea si transmiterea Rapoartelor catre AM (in vederea inaintarii catre ACP)

Ofiteri Financiari OI

-Cereri de Prefinantare

-Lista de Verificare OI

-Centralizatorul Cererilor de Prefinantare a nivel de axa

- Flux de numerar pt Prefinantare

- Declaratie lunara de cheltuieli

- Cerere de fonduri pt Prefinantare

SMFC AM

4.1.1.7

Realizarea Verificarii Administrative 100% a Centralizatorului Cererilor de Prefinantare la nivel axa primite de la OI de catre AM

Ofiteri financiari AM

-CCP

-CP

- Lista contractelor de achizitie publica incheiate

- Tabelul contractelor de finantare incheiate

Lista de Verificare OI

Lista de verificare AM

Seful SMFC AM

4.1.1.8

Acordarea vizei "bun de plata" pe Cererile de Prefinantare si intocmirea documentatiei in vederea efectuarii platii la nivel de axa de catre AM

Ofiteri financiari AM

Seful SMFC

DG AM

-Cerere de Prefinantare

- Lista contractelor de achizitie publica incheiate

- Tabelul contractelor de finantare incheiate

Lista de Verificare

Rapoarte de Control

-Cereri de Prefinantare

-Listele de verificare

-Ordonatari de plata

Unitatea de Plata

4.1.1.9

Notificarea catre OI a Cererilor de Prefinantare aprobate

Ofiteri financiari ai AM

Cererea de Prefinantare

Situatia centralizata a platilor efectuate

Lista de verificare AM si OI

Notificare privind Cererile de Prefinantare aprobate

Situatia centralizata a platilor efectuate

Cerere de Prefinantare aprobata

4.1.1.10

Transmiterea catre Beneficiari a situatiei Cererii de Prefinantare

-Notificare privind Cererile de Prefinantare aprobate

-Situatia centralizata a platilor efectuate

-Cerere de Prefinantare aprobata

-Notificare privind Situatia Cererii de Prefinantare

-Cerere de Prefinantare aprobata

Beneficiari

4.1.1.11

Inaintarea raportarilor de catre AM catre ACP

SMFC AM

DG AM

- Flux de numerar pt Prefinantare

- Declaratie lunara de cheltuieli

- Cerere de fonduri pt Prefinantare

- Prognoza anuala a fluxului de numerar

ACP

4.1.2

Pentru Cerere de Rambursare

4.1.2.1

Primirea, inregistrarea in registrul de intrare - iesire al SMFC si repartizarea catre Ofiterii Financiari a documentelor primite de la Beneficiari, prin Secretariatul OI si de la Ofiterii de Control din cadrul SMFC

Seful SMFC OI

- Cereri de Rambursare

- Documente justificative solicitate prin contractul de finantare

- Rapoarte de Control la fata locului

- Cereri de Rambursare

- Documente justificative solicitate prin contractul de finantare

- Rapoarte de Control la fata locului

Ofiteri Financiari OI

4.1.2.2

Inregistrarea in SMIS a Cererilor de Rambursare

Ofiteri Financiari OI

Cerere de Rambursare

Inregistrari SMIS

SMIS

4.1.2.3

Realizarea Verificarii Administrative 100% a documentelor primite

Ofiterii Financiari OI

- Cereri de Rambursare

- Documente justificative solicitate prin contractul de finantare

.- Rapoarte de Control la fata locului

-Contract de finantare

Lista verificare OI

Seful SMFC OI

4.1.2.4

Transmiterea catre Ofiterul de Nereguli a eventualelor suspiciuni de nereguli

Ofiteri Financiari OI

-Comunicarea cu Beneficiarii

-Lista de Verificare

-CR

Notificare privind Suspiciunea de Nereguli

Ofiter de Nereguli OI

4.1.2.5

Aprobarea Cererilor de Rambursare

Seful SMFC OI

- Cereri de Rambursare

- documente justificative solicitate prin contractul de finantare

- Rapoarte de Control la fata locului

- Lista de Verificare

- Cereri de Rambursare aprobate OI

Ofiteri Financiari

4.1.2.6

Inregistrarea in SMIS a Cererilor de Rambursare aprobate OI

Ofiteri Financiari OI

Cereri de Rambursare aprobate OI

Inregistrari SMIS

SMIS

4.1.2.7

Pregatirea si transmiterea documentatiei in vederea acordarii vizei "bun de plata"

Ofiter Financiar

Sef SMFC OI

CR aprobate OI

Lista de verificare OI

Cereri de Rambursare aprobate OI

Lista de Verificare OI

Lista controalelor efectuate

Declaratia de conformitate a verificarilor

AM - SMFC

4.1.2.8

Intocmirea si transmiterea Rapoartelor catre AM

Ofiteri Financiari OI

-Cereri de Rambursare

-Lista de Verificare

-Declaratia de conformitate a verificarilor

-Cereri de Rambursare

-Lista de Verificare

-Centralizatorul Cererilor de Rambursare la nivel de axa

- Flux de numerar pt Rambursare

- Declaratie lunara de cheltuieli

- Cerere de fonduri pt Rambursare

SMFC AM

4.1.2.9

Realizarea Verificarii Administrative a Centralizatorului Cererilor de Rambursare(CCR) la nivel axa de catre AM

Ofiteri Financiari AM

-Cereri de Rambursare

-Lista de Verificare

-Declaratia de conformitate a verificarilor

-CCR la nivel de axa

Declaratie lunara de cheltuieli

Proiecte selectate prin esantionare

Lista de verificare AM pt CCR

Lista de verificare pt CR selectate

Raport de conformitate a verificarilor administrative

Seful SMFC AM

4.1.2.10

Acordarea vizei "bun de plata" pe Cererile de Rambursare si intocmirea documentatiei in vederea efectuarii platii la nivel de AM

Ofiteri financiari AM

Seful SMFC

DG AM

-Cereri de Rambursare

- Lista de verificare AM pt CCR

- Lista de verificare pt CR selectate

Raport de conformitate a verificarilor administrative

-Cereri de Rambursare aprobate

-Lista de Verificare

- Ordonantari de plata

Unitatea de Plata

4.1.2.11

Inregistrarea in SMIS a Cererilor de Rambursare aprobate AM

Ofiteri Financiari OI

Cereri de Rambursare aprobate AM

Inregistrari SMIS

SMIS

4.1.2.12

Notificarea catre OI a Cererilor de Rambursare aprobate

Ofiteri financiari ai AM

Cererea de Rambursare

Situatia centralizata a platilor efectuate

Lista de verificare

Notificare privind Cererile de Rambursare aprobate

Situatia centralizata a platilor efectuate

Cerere de Rambursare aprobata

4.1.2.13

Transmiterea catre Beneficiari a situatiei CR

Secretariatul OI

-Cereri de Rambursare

- Liste de Verificare

- Situatia Centralizata a platilor efectuate

-Notificare privind Situatia Cererii de Rambursare

-Cerere de Rambursare aprobata

Beneficiari

4.1.2.14

Inaintarea raportarilor catre ACP de catre AM

SMFC AM

DG AM

- Flux de numerar pt Rambursare

- Declaratie lunara de cheltuieli

- Cerere de fonduri pt Rambursare

- Prognoza anuala a fluxului de numerar

ACP

4.2

Proiect gestionat direct de AM (pt intreprinderi mari)

4.2.1

Primirea, inregistrarea in registrul de intrare - iesire al SMFC si repartizarea catre Ofiterii Financiari a documentelor primite de la Intreprinderile Mari, prin Secretariatul AM si de la Ofiterii de Control din cadrul SMFC

Seful SMFC AM

- Cereri de Rambursare

- Documente justificative solicitate prin contractul de finantare

- Rapoarte de Control la fata locului

- Cereri de Rambursare

-Documente justificative solicitate prin contractul de finantare

- Rapoarte de Control la fata locului

Ofiteri Financiari AM

4.2.2

Inregistrarea in SMIS a Cererilor de Rambursare

Ofiteri Financiari AM

Cerere de Rambursare

Inregistrari SMIS

SMIS

4.2.3

Realizarea Verificarii Administrative 100% a documentelor primite

Ofiterii Financiari AM

-Cereri de Rambursare

- Documente justificative solicitate prin contractul de finantare

- Rapoarte de Control la fata locului

- Contract de finantare

Lista verificare

Seful SMFC AM

4.2.4

Transmiterea catre Ofiterul de nereguli a eventualelor suspiciuni de nereguli

Ofiteri Financiari AM

-Comunicarea cu Beneficiarii

-Lista de Verificare

-CR

Notificare privind o Suspiciune de Nereguli

Ofiter de Nereguli AM

4.2.5

Aprobarea Cererilor de Rambursare (acordarea vizei "bun de plata")

Seful SMFC AM

- Cereri de Rambursare

- Documente justificative solicitate prin contractul de finantare

- Rapoarte de Control la fata locului

- Lista de Verificare

- Cereri de Rambursare aprobate

- Documente justificative solicitate prin contractul de finantare

- Rapoarte de Control la fata locului

- Lista de Verificare

Ofiteri Financiari AM

4.2.6

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiterii financiari

Inregistrari SMIS

SMIS

4.2.7

Pregatirea documentatiei in vederea efectuarii platii

Ofiter Financiar

Sef SMFC AM

Cerere de Rambursare

Lista de Verificare

Rapoarte de Control

Ordonantare de Plata

Cerere de Rambursare

Lista de Verificare

Rapoarte de Control

Ordonantare de Plata

Unitatea de Plata

4.2.8

Transmiterea catre Beneficiari a situatiei CR

Secretariatul AM

-Cereri de Rambursare

- Liste de Verificare

- Situatia Centralizata a platilor efectuate

-Notificare privind Situatia Cererii de Rambursare

-Cerere de Rambursare aprobata

Beneficiari

4.2.9

Intocmirea si transmiterea Rapoartelor catre ACP de catre AM

Ofiteri Financiari AM

Sef SMFC AM

DG AM

Cereri de Rambursare

CCR la nivel de operatine

- Centralizatorul Cererilor de Rambursare la nivel de POS CCE

- Flux de numerar pt Rambursare

- Declaratie lunara de cheltuieli

- Cerere de fonduri pt Rambursare

- Prognoza anuala a fluxului de numerar

ACP

4.3

Proiect in care OI/ servicii ale AM sunt beneficiari ( AT )

4.3.1

Primirea, inregistrarea in registrul de intrare - iesire al SMFC si repartizarea catre Ofiterii Financiari a documentelor primite de la OI sau compartimentele din cadrul AM, prin Secretariatul AM si de la Ofiterii de Control din cadrul SMFC

Seful SMFC AM

- Cereri de Rambursare

- Documente suport solicitate prin contractul de finantare/ decizia de finantare

- Cereri de Rambursare

-Documente suport solicitate prin contractul de finantare/ decizia de finantare

Ofiteri Financiari AM

4.3.2

Inregistrarea in SMIS a Cererilor de Rambursare

Ofiteri Financiari AM

Cerere de Rambursare

Inregistrari SMIS

SMIS

4.3.3

Realizarea Verificarii Administrative 100% a documentelor primite

Ofiterii Financiari AM

- Cereri de Rambursare

- Documente suport solicitate prin contractul de finantare/ decizia de finantare

- Contract/decizia de finantare

Lista verificare

Seful SMFC AM

4.3.4

Transmiterea catre Ofiterul de Nereguli a eventualelor suspiciuni de nereguli

Ofiteri Financiari AM

-Comunicarea cu Beneficiarii

-Lista de Verificare

-CR

Notificare privind o Suspiciune de Nereguli

Ofiter de Nereguli AM

4.3.5

Aprobarea partiala sau totala a Cererilor de Rambursare

Seful SMFC AM

- Cereri de Rambursare

- Toate documentele suport solicitate prin contractul de finantare/ decizia de finantare

rol la fata locului

- Lista de Verificare

- Cereri de Rambursare aprobate

- Toate documentele suport solicitate prin contractul de finantare/ decizia de finantare

- Lista de Verificare

Ofiteri Financiari AM

4.3.6

Introducerea datelor relevante in SMIS

Ofiteri financiari

Inregistrari SMIS

SMIS

4.3.7

Transmiterea CR verificate si aprobate catre ACP

Ofiter Finaciar

Sef SMFC AM

DG AM

- Cereri de Rambursare

- Toate documentele suport solicitate prin contractul de finantare/ decizia de finantare

- Lista de Verificare

- Cereri de Rambursare

- Toate documentele suport solicitate prin contractul de finantare/ decizia de finantare

- Lista de Verificare

ACP

4.3.8

Primirea de la ACP a aprobarii CR

ACP

Cereri de Rambursare

CR aprobata

SMFC AM

4.3.9

Notificare Beneficiarului in legatura cu aprobarea CR

SMFC AM

CR aprobata

Scrisoarede notificare

4.3.10

Primirea de catre UP a confirmarii efectuarii platii de catre ACP

ACP

Notificare efectuare plata

4.3.11

Inaintarea raportarilor catre ACP

SMFC AM

DG AM

Anexa 20.26 - Axa asistenta tehnica (format standard ACP)

ACP

Verificarea la fata locului (pe baza de esantion)

5.1

Proiect gestionat prin intermediul OI

5.1.1

Selectarea esantionului de control

Ofiterii de control din cadrul SMFC OI

Copii cereri de rambursare

Listele controalelor efectuate

Fisa proiectului din SMIS

Contractul de finantare cu anexe in copie

Notificarile privind suspiciunea de neregula in copie

Fisele de verificare ale notificarilor privind suspiciunea de neregula in copie

Lista proiectelor selectate prin esantionare

SMFC OI - Ofiterii de control

5.1.2

Intocmirea planificarii activitatii de control si transmiterea ei la AM spre informare

Ofiterii de control din cadrul SMFC OI

Lista proiectelor selectate prin esantionare

Planificarea trimestriala a misiunilor de control

Ofiterii de control

5.1.3

Desfasurarea activitatii de control la fata locului

Ofiterii de control din cadrul SMFC OI

Toate documentele necesare

Lista de verificare pentru controlul la fata locului completata

Copii ale documentelor relevante pentru stabilirea sumelor de recuperat (daca este cazul)

Pastrarea la Ofiterii de control

5.1.4

Intocmirea raportului de control si transmiterea acestuia la beneficiar

Ofiterii de control din cadrul SMFC OI

Lista de verificare pentru controlul la fata locului completata

Copii ale documentelor relevante pentru stabilirea sumelor de recuperat (daca este cazul)

Alte documente relevante

Raportul de control

Beneficiar

5.1.5

Solutionarea eventualelor observatii si comentarii ale beneficiarului asupra raportului de control

Ofiterii de control din cadrul SMFC OI

Raportul de control

Observatii si comentarii ale beneficiarului asupra raportului de control

Scrisoarea de raspuns la observatiile si comentariile asupra raportului de control

Beneficiar

5.1.6

Transmiterea raportului de control cu anexe la cei insarcinati cu implementarea recomandarilor si masurilor corective

Ofiterii de control din cadrul SMFC OI

Raportul de control

Observatii si comentarii ale beneficiarului asupra raportului de control

Scrisoarea de raspuns la observatiile si comentariile asupra raportului de control in copie

Raportul de control cu anexe

SMFC OI - Ofiterii financiari si Ofiterul de nereguli

Serviciul Monitorizare OI

5.1.7

Intocmirea procesului verbal de constatare si transmiterea acestuia la cei insarcinati cu recuperarea debitelor

Ofiterii de control din cadrul SMFC OI

Raportul de control cu anexe

Procesul verbal de constatare (3ex)

SMFC OI (1ex)

Ofiterul de nereguli(2ex)

5.1.8

Introducerea in SMIS a datelor din raportul de control si procesul verbal de constatare

Ofiterii de control,

Ofiterii financiari,

Ofiterii de monitorizare si

Ofiterul de nereguli din cadrul OI

Raportul de control cu anexe

Procesul verbal de constatare

Inregistrare SMIS

SMIS

5.1.9

Intocmirea listei cu controalele efectuate si transmiterea acesteia la AM ca anexa la Centralizatorul Cererilor de Rambursare

Ofiterii de control din cadrul SMFC OI

Rapoarte de control

Lista cu controalele efectuate

5.1.10

Indosarierea si pastrarea documentelor la nivelul serviciului SMFC-OI

Ofiterii de control

Toate documentele intrate si create la nivelul SMFC

Dosarul general de control

Dosarul de control al proiectului

Pastrare SMFC OI

5.2

Proiect gestionat direct de AM (pt intreprinderi mari)

5.2.1

Intocmirea planului anual de control si transmiterea acestuia spre informare la AA si ACP

Ofiterii de control din cadrul SMFC AM

Sef SMFC AM

DG AM

Nr. Contracte de finantare in derulare/previzionate a se incheia in anul in curs

Decizii de finantare pe AT

Nr. sesizari an anterior

Nr. controale de insotire an anterior

Contractele de servicii pentru controale externe

Plan anual de control

ACP

5.2.2

Selectarea esantioanelor de control pentru intreprinderi mari si asistenta tehnica

Ofiterii de control din cadrul SMFC AM

Copii ale cererilor de rambursare

Listele controalelor efectuate de AM

Fisa proiectului din SMIS

Contractul/Decizia de finantare cu anexe in copie

Notificarile privind suspiciunea de neregula in copie

Fisele de verificare ale notificarilor privind suspiciunea de neregula in copie

Lista proiectelor selectate prin esantionare (pentru intreprinderi mari)

Lista proiectelor selectate prin esantionare (pentru asistenta tehnica)

SMFC AM - Ofiterii de control

5.2.3

Intocmirea planificarii activitatii de control si transmiterea ei la ACP spre informare

Ofiterii de control din cadrul SMFC AM

Sef SMFC

DG AM

Plan anual de control Lista proiectelor selectate prin esantionare (pentru intreprinderi mari)

Lista proiectelor selectate prin esantionare (pentru asistenta tehnica)

Planificarea trimestriala a misiunilor de control

SMFC AM - Ofiterii de control

ACP

5.2.4

Desfasurarea activitatii de control la fata locului

Ofiterii de control din cadrul SMFC AM

Toate documentele necesare

Lista de verificare pentru controlul la fata locului completata

Copii ale documentelor relevante pentru stabilirea sumelor de recuperat (daca este cazul)

SMFC AM - Ofiterii de control

5.2.5

Intocmirea raportului de control si transmiterea acestuia la beneficiar

Ofiterii de control din cadrul SMFC AM

Lista de verificare pentru controlul la fata locului completata

Copii ale documentelor relevante pentru stabilirea sumelor de recuperat (daca este cazul)

Alte documente relevante

Raportul de control

Beneficiar

5.2.6

Solutionarea eventualelor observatii si comentarii ale beneficiarului asupra raportului de control

Ofiterii de control din cadrul SMFC AM

Raportul de control

Observatii si comentarii ale beneficiarului asupra raportului de control

Scrisoarea de raspuns la observatiile si comentariile asupra raportului de control

Beneficiar

5.2.7

Transmiterea raportului de control cu anexe la cei insarcinati cu implementarea recomandarilor si masurilor corective

Ofiterii de control din cadrul SMFC AM

Raportul de control

Observatii si comentarii ale beneficiarului asupra raportului de control

Scrisoarea de raspuns la observatiile si comentariile asupra raportului de control in copie

Raportul de control cu anexe

SMFC AM

Ofiterul de nereguli

Serviciul Monitorizare AM

5.2.8

Intocmirea procesului verbal de constatare si transmiterea acestuia la cei insarcinati cu recuperarea debitelor

Ofiterii de control din cadrul SMFC AM

Raportul de control cu anexe

Procesul verbal de constatare (3ex)

SMFC AM (1ex)

Ofiterul de nereguli (2 ex)

5.2.9

Introducerea in SMIS a datelor din raportul de control si procesul verbal de constatare

Ofiterii de control,

Ofiterii financiari,

Ofiterii de monitorizare si

Ofiterul de nereguli din cadrul AM

Raportul de control cu anexe

Procesul verbal de constatare

Inregistrari SMIS

SMIS

5.2.10

Intocmirea listei cu controalele efectuate de AM si a listei cu controalele efectuate pe POS CCE si transmiterea acesteia din urma la ACP ca anexa la Declaratia lunara de cheltuieli

Ofiterii de control din cadrul SMFC AM

Sef SMFC

DG AM

Rapoarte de control

Lista cu controalele efectuate

ACP

5.2.11

Indosarierea si pastrarea documentelor la nivelul serviciului SMFC-AM

Ofiterii de control din cadrul SMFC AM

Toate documentele intrate si create la nivelul SMFC

Dosarul general de control

Dosarul de control al proiectului

Pastrare SMFC AM

5.3

Proiect in care OI este beneficiar ( AT )

Se vor urma aceiasi pasi ca in cazul proiectelor gestionate direct de AM (intreprinderi mari)

5.4

Proiect in care AM este beneficiar ( AT )

Proiectele vor fi verificate de Inspectia Generala (conf.OG 79/2003)

Managementul neregulilor si recuperarea debitelor

6.1

Proiect gestionat prin intermediul OI

6.1.1

Inregistrarea notificarilor privind suspiciunile de nereguli si a sesizarilor primite (atat cele primite din interiorul OI cat si cele primite din exterior)

ON al OI

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari

Registrul de evidenta a suspiciunilor de neregula/ sesizarilor

Pastrat la nivelul ON al OI

6.1.2

Inaintarea catre AM a sesizarilor/ notificarilor privind suspiciunile de nereguli spre solutionare (in cazul conflictului de interese la nivelul OI)

ON al OI

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari

Copie a notificarii privind suspiciunea de neregula, sesizari

ON al AM

6.1.3

Verificarea preliminara a sesizarilor si notificarilor privind suspiciunile de nereguli pentru a stabili daca sunt sau nu intemeiate

ON al OI

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizarea

Pastrat la nivelul ON al OI

6.1.4

In cazul in care notificarea privind suspiciunea de neregula/ sesizarea e considerata a fi nefondata, aceasta va fi indosariata in Dosarul notificarilor nefondate

ON al OI

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari;

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizarea

Dosarul sesizarilor nefondate

Pastrat la nivelul ON al OI

6.1.5

In cazul suspiciunilor de nereguli calificate drept erori in urma completarii fisei de verificare, acestea vor fi arhivate in Dosarul Erori, totodata fiind notificat si Seful OI in vederea impunerii de masuri administrative daca este cazul

ON al OI

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari;

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizarea

Dosarul erorilor

Pastrarea la nivelul ON al OI

6.1.6

Pt sesizarile considerate a fi intemeiate in urma completarii Fisei de verificare ON al OI va propune declansarea unei misiuni de control catre seful SMFC si in cazul aprobarii de catre acesta va inainta notificarea/sesizarea catre ofiterii de control (In functie de gravitate aceasta va fi verificata imediat sau prin includerea in esantionul pt control planificat)

ON al OI

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari;

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizarea

Copie a notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizarea;

Fisa de verificare a notificarii rivind suspiciunea de neregula/ sesizarii cu decizia de declansare a controlului;

Ofiteri de control - pt control planificat

Responsabilul Control Sesizare - pt control imediat

6.1.7

In cazul confirmarii suspiciunii de neregula in urma verificarii la fata locului, primirea Procesului verbal de constatare (2 ex) si indosarierea acestuia in Dosarul nereguli (in vederea recuperarii debitelor individualizate)

ON al OI

Proces verbal de constatare (2ex)

Dosarul nereguli

Pastrat la nivelul ON al OI

6.1.8

In cazul neconfirmarii suspiciunii de neregula in urma verificarii la fata locului, primirea raportului de control si indosarierea acestuia in Dosarul suspiciunilor/sesizarilor neconfirmate in urma controlului

ON al OI

Raport de control

Dosarul suspiciunilor neconfirmate

Pastrat la nivelul ON al OI

6.1.9

Formularea raspunsului catre cei care au inaintat notificarea/ sesizarea in legatura cu confirmarea sau nu a acesteia

ON al OI

Raport de control;

Proces verbal de constatare;

Scrisoare de informare

Cei ce au inaintat notificarea privind suspiciunea de neregula/sesizarea

6.1.10

Notificarea debitului catre beneficiar si inaintarea catre acesta a unui exemplar al Procesului verbal de constatare

ON al OI

Proces verbal de constatare

Scrisoare de notificare a debitului catre beneficiar ;

Proces verbal de constatare (1ex)

Beneficiar (debitor)

6.1.11

Raportarea neregulii si a sumelor pe care aceasta le implica catre ACP (prin intermediul AM)

ON al OI - ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Proces verbal de constatare

Scrisoare de notificare a neregulii

ACP

6.1.12

Individualizarea sumelor de recuperat prin intocmirea unei Fise a creantei bugetare (pe baza procesului verbal)

ON al OI

Proces verbal de constatare

Fisa a creantei bugetare

Indosariata in Dosarul neregulii la nivelul ON al OI

6.1.13

Inregistrarea debitului stabilit in Registrul debitorilor

ON al OI

Proces verbal de constatare

Registrul debitorilor

Pastrat la nivelul ON al OI

6.1.14

Notificarea debitului catre UP prin intermediul AM

ON al OI - ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Proces verbal de constatare

Fisa creantei bugetare

Scrisoare de notificare a neregulii ,

Copie a Fisei creantei bugetare

6.1.15

Recuperarea debitului prin plata voluntara efectuata de catre debitor in contul UP

Beneficiar (debitor)

Scrisoare de notificare cu privire la restituirea voluntara a sumelor datorate; Copie a Ordinului de Plata; Extras de cont

ON al OI

6.1.16

In cazul in care nu se reuseste recuperarea debitului prin plata voluntara in temenul stabilit, se realizeaza recuperarea prin deducerea din cererea de rambursare ulterioara

Ofiteri financiari ai OI

Scrisoare de notificare a recuperarii debitului prin deducerea din CR

ON al OI

6.1.17

Daca nu se reuseste recuperarea debitului in totalitatea se notifica AM in vederea recuperarii debitului prin executarea garantiei bancare (daca exista) sau prin executare silita de catre ANAF

ON al OI

Proces verbal de constatare

Scrisoare de notificare in vederea recuperarii debitului prin executarea garantiei sau executare silita

Proces verbal de constatare;

ON al AM

6.1.18

Daca la nivelul AM nu se reuseste recuperarea debitului prin executarea garantiei bancare, cazul este trimis catre ANAF

ON al AM

Proces verbal de constatare

ANAF

6.1.19

Verificarea exactitatii sumelor recuperate si actualizarea inregistrarilor din Registrul debitorilor la nivelul OI-AM

ON al OI

ON al AM

Scrisoare de notificare cu privire la restituirea voluntara a sumelor datorate ;

Cerere de rambursare ;

Scrisoare de garantie bancara

Registrul debitorilor actualizat

Pastrat la nivelul ON al OI si ON al AM

6.1.20

Inaintarea Rapoartelor trimestriale privind neregulile catre ACP (prin intermediul AM) - acestea vor oferi si informatii referitoare la neregulile ce au fost solutionate si la sumele recuperate

ON al OI - ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Procese verbale de constatare

Raport trimestrial de nereguli

ACP

6.1.21

Inaintarea catre ACP (prin intermediul AM) a Declaratiei anuale privind sumele retrase, sumele recuperate si cele in curs de recuperare

ON al OI- ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Ordine de plata

Extrase de cont

Declaratie anuala privind sumele retrase, sumele recuperate si cele in curs de recuperare

ACP

6.2

Proiect gestionat direct de AM (pt intreprinderi mari)

6.2.1

Inregistrarea notificarilor privind suspiciunile de nereguli si a sesizarilor primite (atat cele primite din interiorul AM cat si cele primite din exterior)

ON al AM

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari

Registrul de evidenta a suspiciunilor de neregula/ sesizarilor

Pastrat la nivelul ON al AM

6.2.2

Inaintarea catre Inspectia Generala a sesizarilor/ notificarilor privind suspiciunile de nereguli spre solutionare (in cazul conflictului de interese la nivelul AM)

ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari

Copie a notificarii privind suspiciunea de neregula, sesizari

Inspectia Generala

6.2.3

Verificarea preliminara a sesizarilor si notificarilor privind suspiciunile de nereguli pentru a stabili daca sunt sau nu intemeiate

ON al AM

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizarea

Pastrare in Dosarul neregulii la nivelul ON al AM

6.2.4

In cazul in care notificarea privind suspiciunea de neregula/ sesizaraea e considerata a fi nefondata, aceasta va fi indosariata in Dosarul notificarilor nefondate

ON al AM

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari;

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizarea

Dosarul sesizarilor nefondate

Pastrat la nivelul ON al AM

6.2.5

In cazul suspiciunilor de nereguli calificate drept erori in urma completarii fisei de verificare, acestea vor fi arhivate in Dosarul Erori, totodata fiind notificat si Seful AM in vederea impunerii de masuri administrative daca este cazul

ON al AM

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari;

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizarea

Dosarul erorilor

Pastrarea la nivelul ON al AM

6.2.6

Pt sesizarile considerate a fi intemeiate in urma completarii Fisei de verificare ON al AM va propune declansarea unei misiuni de control catre seful SMFC si in cazul aprobarii de catre acesta va inainta notificarea/sesizarea catre ofiterii de control (in functie de gravitate aceasta va fi verificata imediat sau prin includerea in esantionul pt control planificat)

ON al AM

Notificare privind suspiciunea de neregula, sesizari;

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizarea

Copie a notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizarea

Fisa de verificare a notificarii rivind suspiciunea de neregula/ sesizarii cu mentiunea de declansare a controlului;

Ofiteri de control - pt control planificat

Responsabilul Control Sesizare - pt control imediat

6.2.7

In cazul confirmarii suspiciunii de neregula in urma verificarii la fata locului primirea Procesului verbal de constatare (2 ex) si indosarierea acestuia in Dosarul neregulii (in vederea recuperarii debitelor individualizate)

ON al AM

Proces verbal de constatare (2ex)

Dosarul neregulii

Pastrat la nivelul ON al AM

6.2.8

In cazul neconfirmarii suspiciunii de neregula in urma verificarii la fata locului, primirea raportului de control si indosarierea acestuia in Dosarul suspiciunilor/sesizarilor neconfirmate

ON al AM

Raport de control

Dosarul suspiciunilor neconfirmate

Pastrat la nivelul ON al AM

6.2.9

Formularea raspunsului catre cei care au inaintat notificarea/ sesizarea in legatura cu confirmarea sau nu a acesteia

ON al AM

Raport de control;

Proces verbal de constatare;

Scrisoare de informare

Cei ce au inaintat notificarea privind suspiciunea de neregula/sesizarea

6.2.10

Notificarea debitului catre beneficiar si inaintarea catre acesta a unui exemplar al Procesului verbal de constatare

ON al AM

Proces verbal de constatare

Scrisoare de notificare a debitului catre beneficiar ;

Proces verbal de constatare (1ex)

Beneficiar (debitor)

6.2.11

Raportarea neregulii si a sumelor pe care aceasta le implica catre ACP

ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Proces verbal de constatare

Scrisoare de notificare a neregulii

ACP

6.2.12

Individualizarea sumelor de recuperat prin intocmirea unei Fise a creantei bugetare (pe baza procesului verbal)

ON al AM

Proces verbal de constatare

Fisa a creantei bugetare

Indosariata in Dosarul neregulii la nivelul ON al AM

6.2.13

Inregistrarea debitului stabilit in Registrul debitorilor

ON al AM

Proces verbal de constatare

Registrul debitorilor

Pastrat la nivelul ON al AM

6.2.14

Notificarea debitului catre UP

ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Proces verbal de constatare

Fisa creantei bugetare

Scrisoare de notificare a neregulii ,

Copie a Fisei creantei bugetare

6.2.15

Recuperarea debitului prin plata voluntara efectuata de catre debitor in contul UP

Beneficiar (debitor)

Scrisoare de notificare cu privire la restituirea voluntara a sumelor datorate; Copie a Ordinului de Plata; Extras de cont

ON al AM

6.2.16

In cazul in care nu se reuseste recuperarea debitului prin plata voluntara in temenul stabilit, se realizeaza recuperarea prin deducerea din cererea de rambursare ulterioara

SMFC AM

Scrisoare de notificare a recuperarii debitului prin deducerea din CR

ON al AM

6.2.17

Daca nu se reuseste recuperarea debitului in totalitate la nivelul AM, se executa garantia bancara (daca exista)

Scrisoare de garantie bancara

Banca

6.2.18

Daca nu se reuseste recuperarea debitului prin executarea garantiei bancare cazul este trimis catre ANAF

ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Proces verbal de constatare

ANAF

6.2.19

Verificarea exactitatii sumelor recuperate si actualizarea inregistrarilor din Registrul debitorilor

ON al AM

Scrisoare de notificare cu privire la restituirea voluntara a sumelor datorate ;

Cerere de rambursare ;

Scrisoare de garantie bancara

Registrul debitorilor actualizat

Pastrat la nivelul ON al AM

6.1.20

Inaintarea Rapoartelor trimestriale privind neregulile catre ACP) - acestea vor oferi si informatii referitoare la neregulile ce au fost solutionate si la sumele recuperate

ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Procese verbale de constatare

Raport trimestrial de nereguli

ACP

6.1.21

Inaintarea catre ACP a Declaratiei anuale privind sumele retrase, sumele recuperate si cele in curs de recuperare

ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Ordine de plata

Extrase de cont

Declaratie anuala privind sumele retrase, sumele recuperate si cele in curs de recuperare

ACP

6.3

Proiect in care OI este beneficiar ( AT )

6.3.1

Notificarile privind suspiciunile de nereguli/sesizarile vor fi inaintate spre investigare catre AM

ON al OI

Notificari privind suspiciunea de neregula/sesizare

Copie a Notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizare

ON al AM

6.3.2

Investigarea la nivelul AM se va derula conform pasilor 6.2.1.- 6.2.19 (similar proiectelor pt "intreprinderi mari")

6.4

Proiect in care AM este beneficiar ( AT )

6.4.1

Notificarile privind suspiciunile de nereguli/sesizarile vor fi inaintate spre investigare catre Inspectia Generala (conf. HG 79/2003)

ON al AM

Sef SMFC

DG AM

Notificari privind suspiciunea de neregula/sesizare

Copie a Notificarii privind suspiciunea de neregula/sesizare

Inspectia Generala

Verificarea sesizarilor si suspiciunilor de neregula

7.1

Proiect gestionat prin intermediul OI

7.1.1

Autorizarea activitatii de control

DG OI

Notificarea privind suspiciunea de neregula

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula

Nota privind lansarea controlului pe baza de sesizare aprobata

SMFC/responsabil control sesizare

7.1.2

Elaborarea planului de lucru

Responsabil control sesizare

Echipa de control

Nota privind lansarea controlului pe baza de sesizare aprobata (nominalizarea echipei de control)

Notificarea privind suspiciunea de neregula in copie

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula

Plan de lucru

SMFC echipa de control

7.1.3

Controlul la fata locului

Responsabil control la sesizare

Echipa de control

Nota privind lansarea controlului pe baza de sesizare aprobata (nominalizarea echipei de control)

Notificarea privind suspiciunea de neregula in copie

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula

Plan de lucru

Raport de control

SMFC OI echipa de control

Beneficiar

7.1.4

Solutionarea eventualelor observatii si comentarii ale beneficiarului asupra raportului de control si aprobarea acestuia

Responsabil control la sesizare

Echipa de control

Sef SMFC-OI

Observatii si comentarii ale beneficiarului asupra raportului de control

Raport de control

Raport de control aprobat

SMFC OI echipa de control

beneficiar

7.1.5

Elaborarea procesului verbal de constatare

Responsabil control la sesizare

Echipa de control

Sef SMFC-OI

DG OI

Raport de control aprobat

Proces verbal de constatare (3ex)

SMFC (1ex)

Ofiter nereguli OI (2ex)

7.1.6

Introducerea in SMIS a datelor din raportul de control si procesul verbal de constatare

Ofiterii de control

Ofiterul de nereguli

Raportul de control cu anexe

Procesul verbal de constatare

Inregistrare SMIS

SMIS

7.2

Proiect gestionat direct de AM (pt intreprinderi mari)

7.2.1

Autorizarea activitatii de control

DG AM

Notificarea privind suspiciunea de neregula

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula

Nota privind lansarea controlului pe baza de sesizare aprobata

SMFC/responsabil control sesizare

7.2.2

Elaborarea planului de lucru

Responsabil control sesizare

Echipa de control

Nota privind lansarea controlului pe baza de sesizare aprobata (nominalizarea echipei de control)

Notificarea privind suspiciunea de neregula in copie

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula

Plan de lucru

SMFC echipa de control

7.2.3

Realizarea controlului la fata locului

Responsabil control la sesizare

Echipa de control

Nota privind lansarea controlului pe baza de sesizare aprobata (nominalizarea echipei de control)

Notificarea privind suspiciunea de neregula in copie

Fisa de verificare a notificarii privind suspiciunea de neregula

Plan de lucru

Raport de control

SMFC AM echipa de control

Beneficiar

7.2.4

Solutionarea eventualelor observatii si comentarii ale beneficiarului asupra raportului de control si aprobarea acestuia

Responsabil control la sesizare

Echipa de control

Sef SMFC

DG AM

Observatii si comentarii ale beneficiarului asupra raportului de control

Raport de control

Raport de control aprobat

SMFC AM echipa de control

beneficiar

7.2.5

Elaborarea procesului verbal de constatare

Responsabil control la sesizare

Echipa de control

Sef SMFC

DG AM

Raport de control aprobat

Proces verbal de constatare (3ex)

SMFC AM (1ex)

Ofiter nereguli AM (2ex)

7.2.6

Introducerea in SMIS a datelor din raportul de control si procesul verbal de constatare

Ofiterii de control

Ofiterul de nereguli

Raportul de control cu anexe

Procesul verbal de constatare

Inregistrare SMIS

SMIS

7.3

Proiect in care OI este beneficiar ( AT )

Se parcurg aceiasi pasi ca in cazul proiectelor gestionate direct de AM (intreprinderi mari)

7.4

Proiect in care AM este beneficiar ( AT )

Investigarea se va face de catre Inspectia Generala conform OG. 79/2003

8. Post-implementare

Ulterior finalizarii proiectului Serviciul Monitorizare AM/OI va realiza monitorizarea durabilitatii investitiei ( conf Art. 57/1083) si a progresului realizat in perioada post-implementare si in cazul unor modificari substantiale va informa Ofiterul de nereguli AM/OI

Ofiterii de monitorizare

Raport anual post-implementare privind progresul si durabilitatea investitiei si indicatorii de realizare post-implementare

Raport vizita de monitorizare privind durabilitatea investitiei

Notificare privind suspiciunea de neregula

Arhivare OI/AM

Ofiterul de nereguli AM/OI

[1] In functie de decizia MEF privind angajamentul bugetar individual (pe fiecare contract) sau global (pe lista de proiecte aprobate)

Documente similare

asigurari

comert

Upload!

Trimite cercetarea ta!
Trimite si tu un document!
NU trimiteti referate, proiecte sau alte forme de lucrari stiintifice, lucrari pentru examenele de evaluare pe parcursul anilor de studiu, precum si lucrari de finalizare a studiilor universitare de licenta, masterat si/sau de doctorat. Aceste documente nu vor fi publicate.