Comunicarea rezultatelor misiunii de audit intern

COMUNICAREA REZULTATELOR MISIUNII DE AUDIT INTERN

1 Comunicarea rezultatelor -aspecte juridice.

2 Criteriile si continutul comunicarii

3 Calitatea comunicarii,erori si omisiuni, comunicare neconformista cu standardele.

4 Transmiterea rezultatelor misiunii de audit intntern

5 Difuzarea rezultatelor in afara entitatii

1 Comunicarea rezultatelor - aspecte juridice

Auditorii interni consulta un consilier juridic cu privire la cheltuielile de ordin juridic, regulile aplicabile putand varia considerabil in functie de diferite jurisdictii.In conditiile sistemului juridic american, se recomanda auditorilor interni sa tina cont de urmatoarele sugestii la comunicarea rezultatelor misiunii:

- Auditorii interni sunt obligati sa ia toate masurile necesare inainte de a mentiona in rapoartele sau documentele lor de lucru conditii si opinii cu privire la incalcarea legii si a reglementarilor sau la orice alta problema de ordin juridic.

- Auditorii interni trebuie sa: adune elemente probante; emita decizii bazate pe analize; raporteze rezultatele muncii lor si sa se asigure ca sunt luate masuri corective.

Sarcinile auditorului intern, obligat sa-si documenteze dosarele de audit, pot sa nu fie in acord cu cele ale consilierului juridic preocupat de a nu pastra elementele care ar putea compromite mijloacele de aparare a entitatii. In fapt, chiar daca auditorul intern desfasoara o ancheta in mod corespunzator, elementele divulgate pot pune sub semnul intrebarii argumentarea consilierului juridic.

Auditorul intern si consilierul juridic trebuie sa favorizeze in cadrul entitatii o cultura etica si un comportament preventiv sensibilizand managementul in privinta procedurilor.

Pentru pastrarea secretului profesional la care este obligat consilierul juridic (avocatul) este necesar sa existe urmatoarele elemente: o comunicare,realizata in confidentialitate deplina, intre persoane protejate de secretul profesional, pentru a furniza clientului asistenta juridica.

Secretul profesional, al carui principal scop este protejarea informatiilor comunicate avocatului,poate sa se aplice si in cazul informatiilor comunicate tertilor care lucreaza cu avocatul.

Anumite jurisdictii admit existenta unui "drept de autoanaliza critica" care permite pastrarea confidentialitatii documentelor de auto-critica, cum ar fi dosarele de audit.

Aceasta permite persoanelor fizice sau entitatilor sa se asigure ca respecta regulile legale si regulamentare fara a genera totusi dovezi care ar putea fi retinute impotriva lor de catre partea adversa in cazul unui litigiu ulterior.

2400 - COMUNICAREA REZULTATELOR

AUDITORII INTERNI TREBUIE SA COMUNICE
RAPID REZULTATELE MISIUNII

MPA 2400 - 1
Comunicarea rezultatelor - Aspecte juridice

Natura acestei Modalitati Practice de Aplicare:

Se recomanda auditorilor interni sa tina cont de urmatoarele sugestii la comunicarea rezultatelor misiunii. Prezenta MPA nu are drept scop expunerea exhaustiva a punctelor ce trebuie examinate la comunicarea rezultatelor.

Nota - Auditorii interni trebuie sa consulte un consilier juridic cu privire la toate chestiunile de ordin juridic, regulile aplicabile putand varia considerabil in functie de diferite jurisdictii Directivele continute in prezenta Modalitate Practica de Aplicare se bazeaza in principal pe sistemul juridic american.

Auditorii interni trebuie sa ia toate masurile necesare inainte de a mentiona in rapoartele sau in documentele lor de lucru concluzii si opinii cu privire la incalcarea legii si a reglementarilor sau la orice alta problema de ordin juridic. Se recomanda stabilirea de politici si formularea de proceduri pentru aceste situatii si stransa colaborare cu responsabilii competenti din alte domenii corespunzatoare (consilier juridic, Compliance Officer/deontolog, etc.).

Auditorii interni trebuie sa adune elemente probante, sa emita decizii bazate pe analize, sa raporteze rezultatele muncii lor si sa se asigure ca sunt luate masuri corective. Sarcinile auditorului intern, obligat sa isi documenteze dosarele de audit, pot sa nu fie in acord cu cele ale consilierului juridic preocupat de a nu pastra elementele care ar putea compromite mijloacele de aparare a entitatii. Intr-adevar, chiar daca auditorul intern desfasoara o ancheta in mod corespunzator , faptele divulgate pot pune sub semnul intrebarii argumentarea consilierului juridic. 0 planificare si proceduri corespunzatoare sunt deci esentiale pentru a evita ca dezvaluirea unor fapte sa provoace un dezacord intre consilierul juridic (al societatii) si auditorul intern. Se recomanda sa se precizeze, in proceduri, rolul fiecaruia si modul de comunicare. De altfel, auditorul intern si consilierul juridic trebuie sa favorizeze in cadrul entitatii o cultura etica si un comportament preventiv sensibilizand conducerea in privinta procedurilor. Auditorii interni trebuie sa ia in considerare urmatoarele puncte, in special in cazul misiunilor ale caror rezultate ar putea fi dezvaluite sau comunicate persoanelor din afara entitatii.

Pentru pastrarea secretului profesional la care este obligat avocatul sunt necesare patru elemente. Trebuie sa existe: comunicare, realizata in confidentialitate deplina, intre persoane protejate de secretul profesional,pentru a furniza clientului asistenta juridica.

Secretul profesional, al carui principal scop este protejarea informatiilor comunicate avocatului, poate de asemenea sa se aplice si in cazul informatiilor comunicate tertilor care lucreaza cu avocatul.

Anumite jurisdictii au admis existenta unui 'drept de auto-analiza critica' care permitepastrarea confidentialitatii documentelor de auto-critica cum ar fi dosarele de audit. Ca regula generala, recunoasterea acestui drept se bazeaza pe postulatul conform caruia confidentialitatea analizelor efectuate in cazurile examinate primeaza asupra interesului general, asa cum demonstreaza argumentarea de mai jos extrasa dintr-un rationament:

Dreptul de analiza auto-critica a fost admis in anumite conditii pentru a pastra confidentialitatea anumitor auto-evaluari critice. Acesta permite persoanelor fizice sau entitatilor sa se asigure ca respecta regulile legale si regulamentare fara a genera totusi dovezi care ar putea fi retinute impotriva lor de catre partea adversa in cazul unui litigiu ulterior. Aceasta doctrina se bazeaza pe ideea ca o astfel de autoevaluare critica incurajeaza importanta acordata de public respectarii acestui drept.

Ca regula generala, protejarea prin secretul profesional implica respectarea a trei conditii:

-trebuie ca informatiile protejate prin secret sa provina dintr-o analiza auto-critica intreprinsa de partea care invoca secretul;

-trebuie ca protectia informatiilor continute in analiza critica sa fie determinata in mod vizibil de interesul general;

-trebuie sa fie vorba despre informatii a caror posibila divulgare ar avea ca efect restrangerea fluxului acestora.

In anumite cazuri, tribunalele au cercetat de asemenea daca analiza critica a precedat sau provocat prejudiciul cauzat reclamantului, sau daca aceasta a intervenit dupa evenimentele care au stat la baza reclamatiei, caz in care pastrarea secretului este perfect justificata.

Documentele intocmite inainte de a exista o relatie intre avocat si client nu sunt protejate in baza acestei doctrine care nu prevede nici o protectie in cazul in care astfel de documente sunt date avocatului. In plus, aplicarea acestei doctrine este supusa unor conditii. Transmiterea documentelor catre avocat, inainte ca legatura dintre acesta si client sa fie formata, nu va proteja acele documente conform doctrinei produsului muncii. Intr-adevar, documentele nu sunt protejate daca transmiterea informatiilor raspunde unei necesitati substantiale si daca aceste informatii nu pot fi obtinute altfel fara un efort excesiv. Astfel, in afacerea Grand Jury, comitetul de audit al societatii avusese intalniri pentru a determina daca fusesera efectuate in strainatate plati dubioase. Raportul sau a beneficiat de protectie prin secret in baza doctrinei de mai sus, cu exceptia extraselor referitoare la intalnirile organizate cu persoane care au decedat intre timp.

2 Criteriile si continutul comunicarii

Comunicarea include obiectivele, aria de aplicabilitate a misiunii, concluziile, recomandarile si planurile de actiune aplicabile.

Includerea in raport a planurilor de actiuni ale audiatilor reprezinta practica anumitor servicii de audit intern. In cadrul normelor se prevede ca auditul intern nu aduce de fapt un plus de valoare decat daca recomandarile sale conduc la intocmirea de planuri de actiuni care sunt aplicate. Din aceasta procedura rezulta si necesitatea unui control al stadiului aplicarii planurilor de actiuni.De asemenea, se considera ca raportul nu este complet iar misiunea nu este incheiata daca planurile de actiuni nu sunt cuprinse in raport.Comunicarea finala a rezultatelor trebuie sa contina, acolo unde este cazul, opinia de ansamblu a auditorului intern si/sau concluziile acestuia. Auditorii interni sunt incurajati sa atinga performante satisfacatoare in comunicarile privind misiunile.

Atunci cand rezultatele misiunii sunt puse la dispozitia unei parti din afara entitatii, comunicarea trebuie sa includa restrictii in ceea ce priveste dezvaluirea si utilizarea acestor rezultate.

Comunicarea privind evolutia si rezultatele unei misiuni de consultanta variaza ca forma si continut in functie de natura misiunii si necesitatile clientului.

La comunicarea rezultatelor misiunii de audit intern se recomanda auditorilor interni sa tina cont de formatul si continutul rapoartelor de audit pot varia de la o entitate la alta, precum si de la un tip de misiune la altul.

Rapoartele finale de audit pot cuprinde informatii despre context si sinteze.

Informatiile despre context pot prezenta unitatile si activitatile examinate si pot furniza explicatii utile. Observatiile, concluziile si recomandarile rapoartelor precedente pot sa fie reluate. Se poate indica daca auditul respectiv reprezinta o misiune inscrisa in planul de audit sau raspunde la o solicitare speciala.

2410

Criteriile comunicarii

Comunicarea trebuie sa includa obiectivele si sfera de activitate a misiunii, precum si concluziile, recomandarile si planurile de actiune.

Normele anterioare se opreau, in ceea ce priveste continutul comunicarii la recomandari. Includerea in raport a planurilor de actiuni ale audiatilor reprezenta totusi practica anumitor Servicii de audit intern (ceilalti cereau aceste planuri de actiuni ca raspuns la recomandarile continute in raport). Astazi, in cadrul normelor se prevede ca: auditul intern nu aduce de fapt un plus de valoare decat daca recomandarile sale conduc la intocmirea de planuri de actiuni (care sunt aplicate... de unde rezulta necesitatea unui control al stadiului aplicarii acestor planuri) : raportul nu este complet iar misiunea nu este incheiata daca planurile de actiuni nu sunt cuprinse in raport.

MPA2410-1
Continutul comunicarii

Natura acestei Modalitati Practice de Aplicare:

Se recomanda auditorilor interni sa tina cont de urmatoarele sugestii la comunicarea rezultatelor misiunii. Prezenta MPA nu are drept scop expunerea exhaustiva a punctelor ce trebuie examinate in timpul comunicarii rezultatelor.

Formatul si continutul rapoartelor de audit pot varia de la o entitate la alta precum si de la un tip de misiune la altul. Totusi, aceste rapoarte trebuie sa contina, cel putin, obiectivele, sfera de activitate si rezultatele auditului.

Rapoartele finale de audit pot cuprinde informatii despre context si sinteze. Informatiile despre context pot prezenta unitatile si activitatile examinate si pot furniza explicatii utile. Observatiile, concluziile si recomandarile rapoartelor precedente pot de asemenea sa fie reluate; se mai poate indica si daca acest audit reprezinta o misiune inscrisa in planul de audit sau care raspunde la o anumita solicitare speciala. Daca sunt incluse sinteze, acestea trebuie sa fie proportionale cu continutul raportului.

Prezentarea obiectului misiunii trebuie sa descrie obiectivele si poate, daca este necesar, sa informeze cititorul cu privire la motivele misiunii si rezultatele scontate.

Prezentarea obiectului misiunii trebuie sa precizeze activitatile auditate si sa cuprinda, daca este necesar, informatii complementare cum ar fi perioada vizata, natura si sfera lucrarilor. Activitatile conexe neexaminate trebuie sa fie mentionate, daca este necesar, pentru a preciza limitele interventiei.

Rezultatele trebuie sa cuprinda observatiile, concluziile (opiniile), recomandarile si planurile de actiune.

Observatiile reprezinta prezentari pertinente ole faptelor. Observatiile care justifica concluziile si recomandarile sau care permit evitarea unei neintelegeri trebuie sa fie incluse in raportul final. Informatiile sau observatiile mai putin importante pot fi comunicate in mod neoficial.

Observatiile si recomandarile reprezinta rezultatul unui proces de comparare intre ceea ce ar trebui sa existe si ceea ce exista. Atunci cand situatiile sunt in conformitate cu referintele, se recomanda sa se mentioneze in raportul de audit ca functionarea este corespunzatoare.Concluziile si opiniile reprezinta evaluarile pe care auditorul intern le face privind consecintele, observatiile si recomandarile pentru activitatile auditate. In mod obisnuit, concluziile situeaza observatiile si recomandarile in perspectiva implicatiilor lor globale. Concluziile, atunci cand sunt incluse in raportul de audit, trebuie expuse clar. Ele pot face referire la ansamblul sferei auditate sau la aspecte particulare. Pot prezenta, nelimitandu-se la aceasta, in ce masura obiectivele operationale si programele sunt in conformitate cu cele ale entitatii, scopurile si obiectivele entitatii sunt indeplinite, iar activitatea examinata functioneaza asa cum este prevazut.

Rapoartele trebuie sa cuprinda recomandari cu privire la posibilele imbunatatiri si sa prezinte functionarile satisfacatoare si masurile corective. Recomandarile se bazeaza pe observatiile si concluziile auditorului intern. Acestea se refera la actiunile destinate corectarii situatiilor existente sau imbunatatirii functionarii. Recomandarile pot sugera abordari care vizeaza corectarea sau imbunatatirea functionarii, abordari pe care conducerea le poate utiliza ca ghid pentru obtinerea rezultatelor dorite. Recomandarile pot fi generale sau specifice. De exemplu, in anumite cazuri poate fi oportun sa se recomande o linie de actiune generala si propuneri specifice de aplicare. In alte cazuri, poate fi de preferat sa se sugereze doar o examinare sau un studiu complementar.

Calitatea comunicarii rezultatelor misiunii de audit intern

Comunicarea trebuie sa fie exacta, obiectiva, clara, concisa, constructiva, completa si realizata in

3 Calitatea comunicarii, erori si omisiuni, comunicarea neconformitatii cu standardele

Comunicarea trebuie sa fie exacta, obiectiva, clara, concisa, constructiva, completa si realizata in timp util.

Atunci cand isi pregatesc comunicarile, se recomanda auditorilor interni sa tina cont de

urmatoarele sugestii potrivit carora comunicarea: exacta, nu contine erori sau deformari si este o prezentare fidela a faptelor care stau la baza ei.

Datele si dovezile trebuie sa fie colectate, evaluate si sintetizate in vederea prezentarii lor cu precizie, obiectiva, este corecta, impartiala, lipsita de prejudecati si rezulta dintr-o evaluare echitabila si masurata a tuturor faptelor si circumstanŃelor pertinente. Constatarile, concluziile si recomandarile trebuie dezvoltate si exprimate fara rejudecata, partinire, interes personal sau influenta necorespunzatoare; clara si logica, este usor de inteles. Claritatea poate fi ameliorata prin evitarea utilizarii unui limbaj foarte tehnic si furnizarea tuturor informatiilor semnificative si pertinente; concisa, este precisa si evita orice detaliu nesemnificativ, elaborare inutila, redundanta sau exces de cuvinte;constructiva, ajuta pe auditat si entitatea si duce la imbunatatiri, atunci cand acestea sunt necesare.

Pentru a facilita intelegerea, de catre managementul general al entitatii auditate, a raportului de audit intern este indicat ca acesta sa includa unele remarci introductive, ca de exemplu:

- "Acest document este un raport de audit intern. Vi se cere sa nu-l divulgati deoarece contine informatii confidentiale. Un raport de audit intern analizeaza o situatie si pune accentul pe riscuri si disfunctionalitati pentru a conduce la realizarea unor actiuni de evoluŃie insa nu uita sa mentioneze, in cateva fraze, ceea ce functioneaza corect".

- ,,Contine recomandari. O recomandare este o solutie propusa responsabilului de desfasurarea actiunii. Acesta este responsabil de conceperea si punerea in practica a unei solutii la problema ridicata:cea propusa sau una mai buna".

Erori si omisiuni in raportul de audit intern

Daca o comunicare finala contine o eroare sau o omisiune semnificativa, responsabilul auditului intern comunica informatiile corectate tuturor partilor care au primit varianta initiala.

Comunicarea neconformitatii cu Standardele

Atunci cand nerespectarea Standardelor are un impact asupra unei anumite misiuni, comunicarea rezultatelor cuprinde:

- Standardul (Standardele) care nu a fost respectat in totalitate.

- Motivul sau motivele neconformitatii.

- Efectul neconformitatii asupra misiunii de audit intern.

2420

Calitatea comunicarii

Comunicarea trebuie sa fie exacta, obiectiva, clara, concisa,
constructiva, completa si realizata in timp util.

MPA     2420 - 1
Calitatea comunicarii

Natura acestei Modalitati Practice de Aplicare:

Se recomanda auditorilor interni sa tina cont de urmatoarele sugestii atunci cand isi pregatesc comunicarile. Prezenta MPA nu are co scop expunerea exhaustiva a punctelor ce trebuie examinate in comunicarea rezultatelor.

Comunicare exacta nu contine erori sau deformari si este o prezentare fidela a faptelor care stau la baza ei. Datele si dovezile trebuie sa fie colectate, evaluate si sintetizate in vederea prezentarii lor cu grija si precizie.Comunicare obiectiva este corecta, impartiala, lipsita de prejudecati si rezulta dintr-o evaluare echitabila si masurata a tuturor faptelor si circumstantelor pertinente. Constatarile, concluziile si recomandarile trebuie dezvoltate si exprimate fara prejudecata, partinire, interes personal sau influenta necorespunzatoare.

Comunicare clara si logica este usor de inteles. Claritatea poate fi ameliorata evitand utilizarea unui limbaj foarte tehnic si furnizand toate informatiile semnificative si pertinente.Comunicare concisa este precisa si evita orice detaliu nesemnificativ , orice elaborare inutila, orice redundanta sau exces de cuvinte . Ea rezulta din verificari si corectari permanente ale comunicarilor. Obiectivul este acela de a exprima fiecare idee cat mai exact si mai concis . Comunicare constructiva il ajuta pe auditat si organizatia, si duce la imbunatatiri atunci cand acestea sunt necesare. Continutul si tonul discursului trebuie sa fie utile, pozitive si constructive si sa contribuie la atingerea obiectivelor de catre entitate .

omunicare oportuna este facuta in timp util pentru a fi luata in calcul cu atentie de catre cei care pot actiona pe baza acestora . Prezentarea rezultatelor misiunii trebuie sa fie stabilita fara intarziere excesiva si cu urgenta necesara care sa permita o actiune prompta si eficace.

2421

ERORI Sl OMISIUNI

Daca o comunicare finala contine o eroare sau o omisiune importanta,responsabilul auditului intern trebuie sa procedeze astfel incat informatiile corectate sa parvina tuturor persoanelor care au primit versiunea initiala.

MPA 2421-1

Erori si omisiuni

Natura acestei Modalitati Practice de Aplicare:

Se recomanda auditorilor interni sa tina cont de urmatoarele sugestii in cazul in care vor fi descoperite greseli si erori in raportul de audit. Prezenta MPA nu are drept scop expunerea exhaustiva a punctelor ce trebuie examinate. Singurul sau scop este recomandarea luarii in considerare a unui ansamblu de elemente.

Daca se dovedeste ca un raport definitiv contine o greseala, responsabilul auditului intern trebuie sa ia in considerare necesitatea de a emite un raport rectificat care sa identifice informatiile corectate. Raportul rectificat trebuie sa fie distribuit tuturor destinatarilor raportului dinainte de corectare.

0 'eroare' intr-un raport definitiv se defineste ca o reprezentare eronata insa neintentionata a faptelor sau ca omisiune a informatiilor importante.

4 Transmiterea rezultatelor misiunii de audit intern

Responsabilul auditului intern este responsabil cu comunicarea rezultatelor definitive ale misiunilor de audit intern catre partile indreptatite care pot acorda atentia cuvenita acestora. Daca nu este mandatat in baza unor cerinte legale, statutare sau de reglementare, inaintea comunicarii rezultatelor misiunii, responsabilul auditului intern are obligatia sa:

- evalueze riscul potential pentru entitate;

- se consulte cu managementul si/sau consilierul juridic;

- controleze diseminarea rezultatelor prin restructionarea folosirii acestora.

Responsabilul auditului intern este, de asemenea, responsabil cu comunicarea catre clienti a rezultatelor definitive ale misiunilor de consultanta. Pe parcursul misiunilor de consultanta, pot fi identificate aspecte referitoare la procesele de management al riscurilor, de control si de guvernanta ale entitatii. Ori de cate ori aceste aspecte sunt semnificative pentru entitate, ele se comunica managementului si Consiliului. In momentul difuzarii rezultatelor misiunii de audit intern, se recomanda ca auditorii interni sa tina cont de urmatoarele sugestii:

-Auditorii interni dezbat concluziile si recomandarile impreuna cu responsabilii abilitati la

diferite nivele de management inainte de a emite raportul final.

- Dezbaterea privind concluziile si recomandarile se efectueaza de obicei in timpul misiunii de audit sau in reuniunile de la sfarsitul misiunii (sedinta de incheiere).

-O alta tehnica o reprezinta examinarea de catre managementul activitatii auditate, a problemelor, observatiilor si recomandarilor preliminare.

Aceste dezbateri si examinari contribuie la asigurarea ca nu au existat neintelegeri, nici false interpretari ale faptelor si ofera entitatii auditate ocazia de a clarifica anumite aspecte si de a exprima parerea cu privire la observatii, concluzii si recomandari.

Responsabilul auditului intern verifica, aproba si semneaza raportul final inainte de emitere si decide caror persoane se transmite.

Rapoartele se transmit membrilor entitatii care pot sa se asigure ca rezultatele auditului beneficiaza de atentia necesara.

Raportul se trimite persoanelor aflate intr-o pozite care le permite sa intreprinda actiunile corective impuse sau sa se asigure ca astfel de masuri vor fi luate.

Raportul definitiv se transmite managementului unitatii auditate.

Cand rapoartele se comunica altor persoane interesate sau vizate, de exemplu auditorilor externi, trebuie sa se respecte confidentialitatea elementelor mentionate in raport.

2420

Difuzarea rezultatelor

Responsabilul auditului intern trebuie sa difuzeze rezultatele
persoanelor indreptatite

2440.A1

Responsabilul auditului intern este insarcinat sa comunice
rezultatele definitive persoanelor in masura sa asigure
ca aceste rezultate vor primi atentia necesara.

MPA 2440-1
Transmiterea rezultatelor

Natura acestei Modalitati Practice de Aplicare:

Se recomanda ca auditorii interni sa tina cont de urmatoarele sugestii in momentul difuzarii rezultatelor. Prezenta MPA nu are drept scop expunerea exhaustiva a punctelor ce trebuie examinate. Singurul sau scop este acela de a recomanda luarea in considerare a unui ansamblu de elemente.Auditorii interni trebuie sa-si dezbata concluziile si recomandarile impreuna cu responsabilii abilitati la diferite nivele de conducere inainte de a emite raportul final.

Acest lucru se va realiza mai usor daca managementul auditat a fost considerat ca partener in timpul misiunii.

Dezbaterea privind concluziile si recomandarile se efectueaza de obicei in timpul misiunii de audit sau in reuniunile de la sfarsitul misiunii (sedinte de incheiere). 0 alta tehnica o reprezinta examinarea, de catre conducerea activitatii auditate, a problemelor, observatiilor si recomandarilor preliminare . Aceste dezbateri si examinari contribuie la asigurarea ca nu au existat neintelegeri nici false interpretari ale faptelor si ofera entitatii auditate ocazia de a clarifica anumite puncte si de a-si exprima parerea cu privire la observatii, concluzii si recomandari.

Nivelul ierarhic al participantilor la discutii si la examinari poate varia de la o entitate la alta si de la un raport la altul; totusi, participantii vor fi, in general, persoane care cunosc cu exactitate operatiunile auditate si acele persoane care sunt in masura sa autorizeze implementarea a masurilor corective.

Responsabilul auditului intern sau delegatul sau trebuie sa verifice , sa aprobe si sa semneze raportul final inainte de emiterea sa, si sa decida caror persoane i va fi transmis . Daca anumite circumstante o justifica, poate fi luata in considerare posibilitatea ca auditorul responsabil, supervizorul sau , seful misiunii sau supervizorul sa semneze raportul in calitate de reprezentant al responsabilului auditului intern.

Rapoartele trebuie sa fie transmise membrilor entitatii care pot sa se asigure ca rezultatele auditului vor beneficia de atentia necesara. Raportul trebuie deci trimis persoanelor aflate intr-o pozitie care le permite sa intreprinda actiunile corective impuse sau sa se asigure ca astfel de masuri vor fi luate. Raportul definitiv trebuie sa fie dat conducerii unitatii auditate. Membrii entitatii care ocupa posturi pe o scara ierarhica mai inalta pot primi doar o nota de sinteza. Cand rapoartele trebuie comunicate altor persoane interesate sau vizate, de exemplu auditorilor externi, trebuie sa ne asiguram ca acestea trebuie sa respecte confidentialitatea punctelor mentionate in raport.

5 Difuzarea rezultatelor in afara entitatii

In situatia in care rezultatele misiunii de audit intern se difuzeaza (transmit) in afara entitatii, se recomanda auditorilor interni sa tina cont de urmatoarele sugestii:

- Transmiterea de informatii in afara entitatii are loc atunci cand auditorii interni dau un raport

sau alte informatii unei terte persoane pentru care au fost efectuate activitatile de audit intern si care nu face parte din entitate.

- Auditorii interni examineaza directivele continute in scrisoarea de misiune sau in procedurile referitoare la difuzarea informatiilor in afara entitatii.

Carta auditului intern poate, de asemenea, sa contina directivele cu privire la difuzarea informatiilor in afara entitatii.

Inaintea difuzarii informatiilor in afara entitatii se examineaza necesitatea obtinerii unui acord scris cu privire la informatiile ce se difuzeaza care sa cuprinda identificarea surselor de informatii, a semnaturilor raportului, destinatarilor informatiei si a persoanelor care au legatura cu raportul sau informatiile difuzate, identificarea obiectivelor, a limitelor si procedurilor ce trebuie respectate pentru a produce informatiile respective, natura raportului sau a celorlalte informatii comunicate, in special opinii, recomandari, limite de responsabilitate, restrictii si tipul de asigurare sau declaratie ce trebuie furnizata.

Misiunile care au ca scop intocmirea de rapoarte de audit intern sau documente destinate difuzarii in afara entitatii se realizeaza conform Normelor pentru Practica Profesionala a Auditului Intern, cu mentionarea acestor Norme in cadrul raportului sau in celelalte documente.

Daca in cursul unei misiuni al carei scop este difuzarea de informatii in afara entitatii se descopera informatii care trebuie raportate Directiei sau Comitetului de Audit, auditorul intern furnizeaza persoanelor respective toate informatiile corespunzatoare.

MPA 2440 - 2
Difuzarea rezultatelor in afara entitatii

Natura acestei Modalitati Practice de Aplicare:

Se recomanda auditorilor interni sa tina cont de urmatoarele sugestii daca trebuie sa transmita informatii in afara entitatii. Acest lucru se poate intampla atunci cand auditorii interni trebuie sa dea un raport sau alte informatii unei terte persoane pentru care au fost efectuate activitatile de audit intern si care nu face parte din entitate. Prezenta MPA contine o serie de elemente ce trebuie luate in considerare si nu are drept scop expunerea exhaustiva a tuturor punctelor ce trebuie examinate.

Auditorii interni trebuie sa examineze directivele continute in scrisoarea de misiune sau in procedurile referitoare la difuzarea informatiilor in afara entitatii. Carta auditului intern si cea a comitetului de audit poate de asemenea sa contina directivele cu privire la difuzarea informatiilor in afara entitatii. in lipsa unor astfel de directive, auditorul intern trebuie sa faciliteze adoptarea de catre entitate a unor proceduri corespunzatoare. lata cateva exemple de informatii care pot figura in proceduri:

-autorizatia ceruta pentru difuzarea informatiilor in afara entitatii;

-procesul de obtinere a autorizatiei de a difuza informatii in afara entitatii;

-directive privind natura informatiilor a caror difuzare este sau nu autorizata;

-persoane din afara autorizate sa primeasca informatii si natura informatiilor care le pot fi comunicate;

-reguli referitoare la confidentialitate, obligatii prevazute prin reglementari, si aspecte juridice ce trebuie examinate inaintea difuzarii informatiilor in afara entitatii;

-natura asigurarilor , sfaturilor, recomandarilor, opiniilor, directivelor si alte informatii care urmeaza a fi transmise in afara entitatii.

Cererile pot privi informatiile care exista deja, de exemplu un raport de audit intern deja emis . Ele pot de asemenea sa vizeze informatii care trebuie obtinute sau elaborate in cadrul unei misiuni noi de audit intern. In primul caz, auditorul intern trebuie sa verifice informatiile si sa decida daca acestea pot fi transmise in afara entitatii.

In anumite cazuri, informatiile sau un raport existent pot fi verificate pentru a putea fi difuzate in afara entitatii. In alte cazuri este posibil ca un nou raport sa fie intocmit pe baza lucrarilor deja efectuate. Examinarea , adaptarea sau crearea unui raport plecand de la activitatile anterioare trebuie efectuate cu constiinciozitate profesionala. inaintea difuzarii informatiilor in afara entitatii, trebuie examinate urmatoarele puncte:

-necesitatea obtinerii unui acord scris cu privire la informatiile ce trebuie difuzate;

-identificarea surselor de informatii, a semnatarilor raportului, a destinatarilor informatiei si a persoanelor care au legatura cu raportul sau informatiile difuzate;

-identificarea obiectivelor, a limitelor si a procedurilor ce trebuie respectate pentru a produce informatiile respective;

-natura raportului sau a celorlalte informatii comunicate, in special opinii, recomandari, limite de responsabilitate , restrictii, si tipul de asigurare sau declaratie ce trebuie furnizata;

-dreptul de autor si restrictiile cu privire la difuzarea sau utilizarea ulterioara a informatiilor.

Misiunile care au ca scop intocmirea de rapoarte de audit intern sau documente destinate difuzarii in afara entitatii trebuie sa fie realizate conform Normelor pentru Practica Profesionala a Auditului Intern, iar mentionarea acestor Norme in cadrul acestui raport sau in celelalte documente.

Daca in cursul unei misiuni al carei scop este difuzarea de informatii in afara entitatii se descopera informatii care trebuie raportate Directiei sau Comitetului de Audit, auditorul intern trebuie sa furnizeze persoanelor respective toate informatiile corespunzatoare.