afaceri comunicare scoala literatura medicina tehnica agro

Contractarea prin corespondenta

Informatii » afaceri » comert

asiguraricomertcontabilitatedrepteconomielegislatiestatisticatransporturiturism

Contractarea prin corespondenta

Acordul de vointa poate fi realizat intre parteneri care nu se gasesc in acelasi loc in momentul semnarii (contracte intre absenti). Aceasta se realizeaza prin schimbul de scrisori comerciale: oferta de vanzare din partea exportatorului, respectiv cererea de oferta sau comanda, din partea importatorului. In practica internationala, se cunosc o serie de norme referitoare la formarea contractului si s-au consacrat reguli privind corespondenta comerciala.

1. Oferta

Oferta (engl. offer, tender; fr. offre; germ. angebot) reprezinta propunerea concreta pentru incheierea unei tranzactii, care poate sa porneasca din initiativa vanzatorului sau a cumparatorului. In comertul international, in primul caz este vorba de oferta de export, iar in al doilea de oferta de import.

In literatura se face distinctia intre :

oferta ferma, care presupune un angajament unilateral din partea vanzatorului sau a cumparatorului (in acest din urma caz, vorbim de comanda);

oferta facultativa, data cu titlu indicativ si fara obligatie (in cazul importului, vorbim de cerere de oferta).

Natura ofertei trebuie indicata cu precizie si claritate pentru a evita orice intelegere gresita din partea destinatarului.

Oferta facultativa poate avea , in afara functiei de contractare (de initiere a procesului de contractare) si o functie promotionala, de informare a clientilor potentiali in legatura cu avantajele propunerii exportatorului, precum si o functie de prospectare, atunci cand importatorul, printr-o cerere de oferta, urmareste cunoasterea conditiilor in care partenerii potentiali ofera marfa vizata.

Oferta ferma, respectiv comanda, sunt facute in scopul direct si explicit de incheiere a contractului. In conformitate cu prevederile Conventiei de la Viena din 1980, "o propunere de a incheia un contract adresata uneia sau mai multor persoane determinate constituie o oferta, daca aceasta este suficient de precisa si daca ea arata vointa autorului ofertei de a se angaja in caz de acceptare".

Conventia de la Viena (1980) stabileste caracteristicile ofertei comerciale (Tabelul 16)

Tabelul 16.

Caracteristicile ofertei comerciale

(Conform Conventiei de la Viena, 1980)

Formalismul ofertei

Absenta formalismului

Continutul ofertei

Fixeaza cantitatea si pretul

Intrarea in vigoare a ofertei

Cand este primita de catre destinatar

Revocabilitatea ofertei

Revocarea unei oferte trebuie facuta inainte de acceptarea sa

Revocarea trebuie sa fie loiala

Irevocabilitatea ofertei

Oferta este irevocabila atunci cand e rezonabil sa fie considerata ca atare (de exemplu, se precizeaza un termen de acceptare a acesteia sau contine o mentiune expresa ce se refera la irevocabilitate)

Terminarea ofertei

Prin respingerea acesteia de catre beneficiar

Contraoferta

Acceptarea primita ce contine modificari in raport cu oferta

Manifestarea acceptarii ofertei

Dupa sistemele de drept nationale

Formalismul acceptarii

Absenta formalismului

Termenul de acceptare

Dupa sistemele de drept nationale

Acceptarea tardiva a ofertei

In cazul validarii de catre ofertant sau al transmiterii cu neregularitati a documentului de acceptare a ofertei

Intrarea in vigoare a ofertei

Cand este primita de catre ofertant sau  se traduce prin acte in sensul acceptarii.

In primul rand, nu se impune o anumita forma pentru redactarea ofertei, dar este obligatoriu ca aceasta sa desemneze marfa, sa fixeze direct sau indirect cantitatea si pretul.

In comertul international, elementele care intra, de regula, in continutul ofertei sunt urmatoarele:

- descrierea marfii (tip si calitate; functionare sau caracteristici; greutate, dimensiune, volum, mod de conditionare, ambalaj de expeditie);

- cantitatea (indicarea numarului sau a cantitatii);

- indicatii de pret (pret unitar/total, moneda de plata, clauze privind riscul de pret);

- conditia de livrare (conditia INCOTERMS sau RAFTD; in cazul livrarii de instalatii se specifica prestatiile suplimentare incluse in pret, cele facturate separat, cele care cad in sarcina clientului);

- conditii de plata (moneda si modalitatile de plata, data si locul platii, garantii);

- termenul /data livrarii (data livrarii de la fabricant, durata transportului, posibilitatea unor livrari partiale);

- rezerve privind oferta (durata limita, oferta fara angajament);

- alte conditii (loc executare, drept aplicabil, clauze de arbitraj).

In al doilea rand, oferta poate fi retractata, daca scrisoarea de retractare ajunge la destinatar inainte ca oferta sa-i fi parvenit sau odata cu aceasta. Totodata, oferta poate fi revocata, daca revocarea ajunge la destinatar inainte ca acesta sa fi expediat acceptarea .

Oferta nu poate fi revocata daca:

in oferta se arata, prin fixarea unui termen de acceptare sau in orice alt mod, ca aceasta este irevocabila;

daca este rezonabil ca destinatarul sa considere oferta ca irevocabila si daca a actionat in consecinta.

In practica de comert international, oferta ferma este, de regula, caracterizata prin fixarea de catre expeditor a unui termen de optiune, in limitele caruia acesta se obliga sa incheie contractul daca destinatarul ofertei o accepta.

In al treilea rand, cand destinatarul unei oferte trimite o acceptare care cuprinde modificari in raport cu oferta primita, avem de a face cu o contraoferta. Pe de alta parte, o oferta acceptata pur si simplu constituie un contract incheiat, deoarece acordul de vointa s-a materializat. Ca regula generala, tacerea nu este considerata o acceptare.

In anumite sisteme de drept (de exemplu, in dreptul francez, in cel german), acest principiu comporta cateva exceptii, si anume:

cand partile intretin in mod curent afaceri, iar tacerea poate fi considerata acceptare (principiul reinnoirii contractului prin tacita reconductiune);

cand partile apartin unui sector profesional in care uzantele sunt in sensul ca tacerea valoreaza drept acceptiune;

cand oferta este facuta in interesul exclusiv al beneficiarului acestuia.

2. Formarea contractului

Exista mai multe modalitati de realizare a acordului de vointa intre parteneri prin intermediul scrisorilor comerciale (Figura 10.) [16]

Figura 10

Modalitati de contractare

CUMPARATOR

(C )

 

VANZATOR

(V)

  1. oferta ferma

I.

2. acceptare = CONTRACT

sau

VANZATOR

(V)

 

CUMPARATOR

(C)

  1. comanda

2. acceptare = CONTRACT

C/ V

V/ C

II.                 

2. contraoferta

3. acceptare = CONTRACT

1.     

C/ V

V/ C

III. 2. contraoferta

3. contraoferta

4. acceptare = CONTRACT

In primul caz, destinatarul unei oferte ferme sau al unei comenzi, trebuie sa trimita acceptarea in termenul prevazut.

In al doilea caz, daca raspunsul destinatarului cuprinde modificari- de exemplu, referitoare la pret, conditiile de plata, raspunderea partilor - oferta originara devine caduca, iar raspunsul este considerat o contraoferta. Daca aceasta contraoferta este acceptata ca atare, contractul este considerat ca fiind format imediat.

In al treilea caz, au loc mai multe "negocieri" prin intermediul corespondentei comerciale, intre parti. Contractul este incheiat atunci cand una sau alta din parti accepta- in final - oferta celeilalte parti.

Formarea contractului, adica momentul si locul stabilirii acordului de vointa, prezinta in cazul contractelor intre absenti o importanta majora: momentul formarii contractului permite fixarea datei transferului de proprietate, precum si a riscurilor legate de livrare, ca si a unor termene impuse de executarea contractului; in functie de locul contractarii, se pot determina elemente importante in executarea contractului (legea aplicabila , jurisprudenta competenta, momentul din care curg anumite termene).

In doctrina juridica sunt cunoscute patru teorii privind formarea contractului [19]:

teoria declaratiunii, care postuleaza ca acordul de vointa se realizeaza atunci cand destinatarul ofertei accepta oferta emitentului;

teoria emisiunii, conform careia acordul de vointa se realizeaza atunci cand destinatarul ofertei trimite acceptarea sa catre emitent;

teoria receptiunii, conform careia contractul este incheiat atunci cand emitentul primeste acceptarea din partea destinatarului ofertei;

teoria informatiunii, care considera ca acordul de vointa se realizeaza atunci cand emitentul ofertei ia cunostinta de acceptarea ofertei de catre destinatarul acesteia.

Mai frecvent, se vorbeste insa numai de doua teorii [20]: cea a emisiunii, dupa care contractul este perfectat in momentul in care destinatarul accepta oferta ; cea a receptiunii, dupa care contractul este format in momentul in care acceptarea ofertei parvine la cel care a facut oferta.

Teoria receptiunii este cel mai frecvent utilizata in legislatiile nationale, cu unele exceptii importante in favoarea teoriei emisiunii; dreptul international da prioritate teoriei receptiunii.

In diferitele sisteme de drept, problema formarii contractului este solutionata in diferite modalitati. [19] (Vezi Tabelul 4.3.)

In dreptul latin, de exemplu, cel belgian, francez si roman, formarea contractului are loc atunci cand acceptarea ofertei a ajuns la cunostinta emitentului (teoria informatiunii). In dreptul francez, in unele cazuri, se considera , insa, ca acordul de vointa exista din momentul in care destinatarul a acceptat oferta.

In dreptul german, se aplica principiul conform caruia contractul este perfectat din momentul acceptarii ofertei (teoria declaratiunii), daca, in conformitate cu uzantele, nu este necesara aducerea la cunostinta emitentului a faptului ca oferta a fost acceptata. Acceptarea, care se poate face fara formalism, trebuie sa se refere la toate elementele ofertei. Faptul de a nu reactiona la oferta (tacerea) poate, in anumite cazuri, sa semnifice acceptarea acesteia. Pe de alta parte, oferta trebuie sa fie mentinuta o anumita perioada de timp.

In dreptul anglo-saxon nu se formuleaza decat o singura cerinta legata de formarea contractului: fiecare parte contractanta trebuie sa furnizeze celeilalte parti o contraprestatie (consideration), chiar daca aceasta este de mica valoare. De altfel, contractul est definit ca "the act done by a party in return for the act of another".

Conventia de la Viena (1980) precizeaza faptul ca acceptarea unei oferte devine efectiva in momentul in care indicatia de acceptare parvine la autorul ofertei (teoria receptiunii).

3. Corespondenta comerciala: forma, continut

In corespondenta comerciala internationala s-au consacrat o serie de reguli, de uzante, care se refera la continutul scrisorilor comerciale, la modul de redactare a acestora, precum si la forma corespondentei si suportul material al scrisorilor.

Tinand seama de cerintele de operativitate pe care le solicita afacerile internationale, precum si de asigurarea unui impact adecvat mesajelor transmise, corespondenta comerciala trebuie sa se caracterizeze prin conciziune si economie de mijloace. Desi, in drept, oferta nu este supusa unor conditii specifice de forma, in practica, se mai folosesc formate standard si anumite formule consacrate - introducere, incheiere - ceea ce permite o parcurgere facila a textului si sesizarea rapida a elementelor esentiale.

Stilul de redactare a scrisorilor comerciale, acesta trebuie sa se caracterizeze prin aspecte cum sunt urmatoarele: claritate si preciziune, caracter impersonal (nu un stil familiar); masura (fara epitete excesive, fara hiperbole); corectitudine in exprimare si cand e cazul traducere impecabila, .

Este indicat ca in purtarea corespondentei comerciale sa fie respectate o serie de reguli:

corectitudinea, care reclama furnizarea tuturor informatiilor necesare pentru buna receptare a ofertei (numele si adresa exacta a firmei, numar de telefon, telex, fax, adresa e-mail etc.), dar si precizarea tuturor aspectelor legate de oferta care pot interesa pe destinatar;

politetea , care presupune o exprimare si redactare corecte, un aspect placut al documentului, folosirea de termeni si expresii deferente sau protocolare, abtinerea de la exprimari care pot duce la interpretari nefavorabile, chiar jignitoare la adresa destinatarului;

promptitudinea, care inseamna reactia imediata la scrisorile primite, inclusiv transmiterea operativa a unui raspuns la o cerere de oferta, indiferent daca acesta este pozitiv sau negativ;

precizia si caracterul complet al raspunsului, ceea ce contribuie la scurtarea timpului pentru incheierea unei tranzactii si la evitarea interpretarilor gresite;

persistenta, care consta in informarea permanenta a partenerului in legatura cu problema aflata in tratative (de exemplu, produse nou aparute in nomenclatorul de export al vanzatorului).

Totusi, atentia principala trebuie acordata continutului ofertei, prezentarii cu exactitate a tuturor elementelor care definesc contractul propus. In cazul exportului, elementele pe care trebuie sa le contina oferta sunt indicate in Tabelul 1

Tabelul 17

Continutul ofertei

In ceea ce priveste prezentarea ofertei, aceasta se poate face pe mai multe suporturi materiale: hartie (corespondenta prin posta, telex sau fax), telefon sau e-mail. Totodata, forma si continutul ofertei difera dupa cum este vorba de produse adaptate la cerintele cumparatorului (in speta, bunuri de echipament) sau produse standardizate.

Oferta de bunuri de echipament cuprinde, de regula, trei parti:

o parte introductiva, in care se face o descriere generala a firmei ofertante (date de identificare, statut juridic, domeniu de activitate, performante, echipa de management etc.);

o parte tehnica, in care se face o descriere detaliata a produsului, se prezinta modul de functionare, conditiile de intretinere etc.;

o parte comerciala: pret, conditia de plata, conditii de livrare, garantii etc.

La produsele standardizate, oferta difera in raport cu destinatarul: un distribuitor, cu care exista deja un contract cadru, un cumparator cu care exista relatii traditionale (cand se poate trimite direct o factura proforma) sau un cumparator nou.

Contractarea la import prezinta o serie de particularitati in raport cu aceeasi operatiune vazuta din perspectiva exportatorului.

Transmiterea comenzii este un act comercial important intrucat el angajeaza firma importatoare din punct de vedere juridic: comanda este o oferta ferma de cumparare. [20]

Atunci cand comanda se refera la un bun de echipament care necesita o serie de operatiuni legate de achizitionare (montare, intretinere, formare personal etc.), comanda este formalizata intr-un contract de vanzare/cumparare, ale carui clauze se negociaza, in prealabil, de catre parti.

In cazul importului de instalatii, echipamente, uzine intregi - situatie in care se apeleaza, de obicei, la licitatii internationale- descrierea conditiilor solicitate de importator se face intr-un caiet de sarcini, cu o importanta componenta de descriere tehnica a produsului.

In cazul componentelor, produselor primare si intermediare sau bunurilor cumparate pentru a fi revandute ca atare, comanda se face printr-un bon/formular de comanda, transmis exportatorului.

Atunci cand plata se face prin acreditiv documentar, cumparatorul trebuie sa faca, odata cu comanda, o cerere de deschidere a acreditivului catre banca sa.

Atunci cand relatiile dintre parteneri se desfasoara in baza unui contract-cadru, bonul de comanda este reprezentat de un simplu mesaj - telex, telecopie sau electronic- specificandu-se cantitatile si numerele de referinta (codurile) produselor solicitate.

Pentru a se asigura ca derularea afacerilor se realizeaza exact, importatorul trebuie sa urmareasca executarea comenzii.

In acest sens, el verifica daca furnizorul a expediat o scrisoare de confirmare a primirii comenzii. Confirmarea trebuie solicitata in scris, mai ales atunci cand conditiile generale de vanzare ale exportatorului indica faptul ca oferta sa este indicativa si ca el este angajat numai prin acceptarea scrisa a comenzii.

Totodata, el va comunica la timp furnizorului toate modificarile care trebuie facute la o comanda aflata in curs: schimbari cantitative, decalarea programului de livrari etc. Aceste modificari sunt notificate in scris, solicitandu-se acordul exportatorului.

Cumparatorul solicita partenerului sau sa fie avizat in legatura cu data expedierii marfurilor si conditiile in care acestea ii vor parveni. In cazul marfurilor pentru care importatorul raspunde de transport (grupele E si F Incoterms), acesta trebuie sa se afle in contact permanent cu exportatorul pentru a asigura respectarea termenului de livrare.

Modul cel mai simplu de incheiere a contractului la import presupune trimiterea de catre importator catre furnizorul extern a comenzii insotita de un formular de receptionare a comenzii (acceptare de comanda) si solicitarea unei facturii proforma. In cazul in care exportatorul returneaza acceptarea de comanda fara nici o modificare, datata, semnata si stampilata, contractul este incheiat. Unii furnizori prefera sa foloseasca pentru acceptarea comenzii propriul lor document, numit confirmare de comanda.

O modalitatea utilizata in practica se bazeaza pe conditiile generale de cumparare, puse la dispozitie de catre importator furnizorului sau. Daca exportatorul semneaza si returneaza acest document, contractul este incheiat.