|
|
|
Subiecte examen Birotica
1. Roluri ale birourilor
Astazi birourile au trei roluri organizationale importante:
1.Coordoneaza si conduc munca lucratorilor dintr-o organizatie.
2.Integreaza munca realizata pe toate nivelurile cu functiile din organizatiile respective.
3.Cupleaza organizatia cu mediul, integrand informational clientii si furnizorii
2. Organizarea birourilor
Necesitatea organizarii ergonomice a muncii in birou
Dezvoltarea economiei de piata si extinderea proprietatii private au facut ca munca de birou sa cunoasca o amploare deosebita. In aceste conditii apar cerinte noi fata de componentele procesului de munca, fata de om, fata de mijloacele de munca si fata de intregul sistem "om-masina-mediu". Aceste aspecte ale organizarii stiintifice a muncii isi gasesc rezolvare prin aplicarea in serviciile si birourile firmelor a cercetarilor de ergonomie care sa asigure adaptarea muncii la om, cresterea productivitatii si scaderea solicitarilor de efort in munca.
Introducerea cercetarilor de ergonomie in birouri poate fi sustinuta prin prisma unor caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:
ˇ caracterul muncii, gradul scazut de dotare tehnica si existenta unor multiple solicitari de efort fizic si psihic in munca;
ˇ amplificarea factorilor de stres si de oboseala;
ˇ varietatea si complexitatea operatiilor (in special de ordin intelectual) pe care trebuie sa le execute lucratorii, relatiile cu clientii, raspunderea materiala si morala;
ˇ folosirea, uneori nerationala, a potentialului uman, calitatea si structura acestuia.
Munca in birou se prezinta in general ca o munca psihica ce solicita din partea personalului un efort intelectual deosebit, insa exista numeroase activitati care necesita un efort fizic intens.
3. Obiectivele biroticii
Obiectivul general al biroticii este cresterea calitatii, productivitatii si flexibilitatii muncii de birou prin automatizarea activitatilor. Cele mai importante activitati de birou se refera la introducerea, la prelucrarea, la memorarea si la extragerea informatiilor. In societatea contemporana cantitatea de informatie ce trebuie prelucrata este tot mai mare.
Productivitatea muncii in acest sector a cunoscut o crestere mult mai lenta in comparatie cu celelalte sectoare. De aceea speranta cresterii productivitatii muncii este legata de dezvoltarea biroticii.
Informatizarea muncii de birou, in afara de cresterea calitatii si productivitatii muncii administrative, determina si alte efecte economice si sociale cum ar fi:
ˇ Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabila a acestuia.
ˇ Eliminarea efortului fizic si intelectual solicitat de prelucrarea manuala a informatiei.
ˇ Eliminarea efortului solicitat de lectura si de controlul exactitatii documentelor primite sau expediate.
ˇ Reducerea timpului de receptie, de prelucrare si de transmitere a informatiei in activitatea administrativa.
ˇ Cresterea exactitatii proceselor informationale, a capacitatii de memorare si a vitezei de regasire a informatiei.
ˇ Scaderea considerabila a costului informatiei si a deciziei pe care aceasta din urma se fundamenteaza.
4.Locul sistemului birotic in cadrul firmei
Daca sistemul decizional reprezinta "sistemul nervos" al unei organizatii, sistemul informational este "sistemul circulator". El ofera materia prima (informatia) necesara in stabilirea si indeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor atat manageriale, cat si de executie din cadrul organizatiilor socio-economice.
Sistemul informational poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si la realizarea obiectivelor organizatiei
5.Componentele sistemului birotic
Datele si informatiile reprezinta componentele primare ale sistemului informational.
Definitii ale informatiei sunt multe in literatura de specialitate.
Norbert Wiener, parintele ciberneticii, spunea ca "informatia este informatie, nici materie, nici energie". Pornind de la ideea ca informatia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, incercarea de o defini este un nonsens.
Din punct de vedere al teoriei comunicatiilor, informatia este un mesaj, un semnal ce reflecta starea unui sistem sau a mediului in care acesta functioneaza si care aduce receptorului un spor de cunoastere.
Informatia economica reprezinta acele date care aduc receptorului un spor de cunoastere privind intreprinderea respectiva, ce ii furnizeaza elemente noi, utilizabile in realizarea sarcinilor in cadrul firmei respective.
Informatiile se obtin in general din prelucrarea datelor, ele nu se confunda insa cu acestea.
Data reprezinta o insiruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumita semnificatie. Datele economice descriu actiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firma sau la procese din afara acesteia.
In concluzie se poate spune ca orice informatie este o data dar nu orice data este o informatie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.
In literatura de specialitate se intalnesc diverse criterii de clasificare a informatiilor. Iata cateva dintre acestea:
1.dupa modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;
2.dupa gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;
3.dupa directie: descendente, ascendente, orizontale;
4.dupa provenienta: exogene, endogene;
5.dupa destinatie: interne, externe;
6.dupa obligativitate: imperative, nonimperative
7.dupa natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, productie, financiar-contabile, personal.
6. Functiile sistemului birotic
3.1. Functiile generale ale sistemului birotic
Functiile sistemului birotic decurg atat din obiectivele de automatizare si de informatizare a activitatii de birou, dar si din mijloacele pe care electronica, informatica si comunicatiile le ofera in vederea realizarii acestor obiective.
Un sistem birotic indeplineste urmatoarele functii generale:
1.Functia de introducere a informatiei in sistem.
2.Functia de memorare si de regasire a informatiei.
3.Functia de prelucrare.
4.Functia de iesire.
5.Functia de comanda si de control.[1]
Informatii
7. Comunicatiile si telecomunicatiile in cadrul birourilor
4.1. Comunicatiile
1.1.1.Definirea comunicatiei
Comunicarea dintre manager si subordonati reprezinta elementul dinamizator al proceselor manageriale si in acelasi timp conditie a unui climat organizational si motivational adecvat realizarii obiectivelor organizatiei.
Comunicarea este un proces de transmitere a informatiilor, sub forma mesajelor simbolice, intre doua sau mai multe persoane, unele cu statut de emitator, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice[1].
Rolul deosebit al comunicarii in asigurarea functionalitatii si eficacitatii activitatilor este generat, in special, de activitatea manageriala. Este unanima aprecierea potrivit careia un manager afecteaza aproximativ 80% din timpul sau pentru a comunica.
Telecomunicatiile reprezinta partea procesului de comunicare in care mesajul este transmis la distanta ("tele" in limba greaca inseamna departe) prin intermediul unor mijloace specifice.
Posibilitatea de comunicare la distanta a devenit o necesitate din cele mai vechi timpuri*.
Pana la sfarsitul secolului al XIX-lea numarul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (in prezent sunt peste 700.000.000). Intre anii 1830-1850 munca administrativa si cea in birouri cunoaste o crestere rapida. Probabil aceasta crestere a fost influentata si de utilizarea masinilor de scris si a telefoanelor.
Cert este ca in prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea unei intregi retele de comunicatii. Aceasta retea este folosita astazi pentru transmisiile prin telex, prin fax sau mai recent prin intermediul calculatorului.
Totusi acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plang ca este necesara o saptamana pentru instalarea unui nou post telefonic. In Romania o astfel de cerere este posibil sa astepte 4-5 ani. In India exista peste 500000 de cereri nesatisfacute. In Iran este necesara formarea de 3-4 ori a unui numar de telefon pentru a se stabili o legatura. In privinta numarului posturilor telefonice exista mari diferente intre tarile lumii. Astfel New York-ul are mai multe posturi telefonice decat intreaga Africa. La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de posturi telefonice, in timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5.
