|
|
|
Biblioteca Judeteana "N. Iorga' prezinta urmatoarea structura organizatorica:
- Mentionez ca nu avem departament distinct de resurse umane , ci persoana care se ocupa de resursele umane are biroul la serviciul economico-administrativ. Deci Departamentul de resurse umane nu exista de sine statator ,putem spune ca acesta functioneaza in cadrul serviciului economico-adminitrativ si este format dintr-un functionar de resurse umane si un jurist
- Serviciul economico-administrativ;
- Sectia documentar - colectii speciale;
- Serviciul de achizitii, evidenta, completare si clasificare a colectiilor;
- Serviciul de prelucrare computerizata;
- Sectia de lectura;
- Sectia de imprumut - adulti;
- Sectia de imprumut - copii;
- Sectia mediateca;
- Serviciul metodico-bibliografic;
- Sectia de carte religioasa;
- Filiala Prahova;
- Director.
Obiectivul principal al conducerii resurselor umane consta in dobandirea si mentinerea competentelor necesare pentru a indeplini cu succes obiectivele generale ale institutiei intr-un mediu socio-economic caracterizat prin concurenta, dinamism si interdependenta, in conditii de profitabilitate.
Directiile principale de actiune in domeniul resurselor umane sunt:
realizarea unei structuri organizatorice flexibile;
planificarea resurselor umane in concordanta cu evolutia structurii organizatorice;
realizarea unei baze de date care sa permita evidentierea performantelor personalului;
realizarea unui program de pregatire/perfectionare a personalului in vederea asigurarii nivelului de calificare/specializarenecesar desfasurarii activitatii in conditii de eficienta optima.
. In afara activitatii de inregistrari lunare in cartile de munca si corespondenta cu institutiile de stat abilitate, serviciul concepe si sustine periodic activitati de instruire interna a tuturor angajatilor si evaluarea lor anuala.
Serviciul de Resurse Umane administreaza personalul tuturor departamentelor, inclusiv al filialei acesteia care isi are sediul pe str. Cristianul, nr.1, care si ea la randul ei are o structura organizationala asemanatoare cu cea a sediului central, insa cu dimensiuni reduse ale personalului. La nivelul serviciului sunt facute recrutarea si selectia de personal nou, dar si evaluarea personalului deja existent, sanctionarea si concedierea persoanelor incompetente.
Serviciul economico-administrativ
In baza Regulamentului privind aplicarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, aprobat prin H.G. nr. 704/14.12.1993, unitatilor patrimoniale le revine sarcina organizarii contabilitatii de gestiune. Modul de organizare este un atribut al fiecarei unitati patrimoniale, in functie de specificul activitatii si necesitatile proprii ale acesteia.
Analiza contului de executie bugetara se face prin metoda comparatiei intre creditele bugetare anuale, creditele deschise cumulate la sfarsitul fiecarui trimestru, platile nete de casa si cheltuielile efectuate, toate acestea raportate la contractele existente si angajamentele de plati pana la finele exercitiului bugetar.
In fisele contabile, operatiunile se fac: manual, lunar, astfel ca la fiecare sfarsit de luna sa se poata face confruntarea fiselor de la magazie cu cele contabile privind cantitatile intrate, iesite, si soldul existent.
Lunar, gestionarul intocmeste o situatie centralizatoare de consum in cadrul careia consumurile sunt grupate pe subdiviziunile clasificatiei functionale si economice, distinct pentru cheltuielile bugetare de cheltuielile activitatilor extrabugetare sau cheltuielile de investitii in regie, daca exista in planul de investitii aprobate astfel de lucrari. La centralizator se anexeaza cate un exemplar din documentele de iesire a materialelor. Dupa verificarea calculelor valorice, a preturilor inscrise pentru fiecare material in parte, se face inregistrarea contabila de scadere a gestiunii.
Daca evidenta contabila se conduce pe calculator se elimina centralizatorul gestionarului. Se opereaza zilnic bonurile de consum si avizele de expeditie, ceea ce permite cunoasterea in orice zi a soldului scriptic, privind gestiunea, atat la contabilitate, cat si la magazie.
Institutiile publice si celelalte persoane juridice ai caror conducatori au calitatea de ordonatori de credite, depun un exemplar din bilantul contabil trimestrial si anual la organul ierarhic superior, la termenele stabilite de acesta.
Sectia documentar - colectii speciale
Cuprinde: carte veche romaneasca, carte veche straina, manuscrise, publicatii romanesti si straine aparute pana in 1948 (carti si periodice), carti cu autografe, editii bibliofile, enciclopedii, lexicoane, dictionare, fond bibliografic Prahova.
Serviciul de achizitii, evidenta, completare si clasificare a colectiilor
Realizeaza:
inregistrarea in fondul bibliotecii a tuturor publicatiilor noi achizitionate, prin operatii de inventariere si evidenta;
prelucrarea stiintifica si tehnica dupa norme biblioteconomice internationale a publicatiilor (catalogare, clasificare zecimala, topografiere);
organizarea sistemului de cataloage si fisiere prin care cititorii gasesc informatii (privind autor, domeniu, titlu, editura) asupra fondului de publicatii pe care il au la dispozitie in salile de lectura si sectiile imprumut;
participarea la evidentierea prin prelucrarea automatizata pe calculator a publicatiilor nou achizitionate;
dispecerizarea spre sectiile bibliotecii a publicatiilor prelucrate care urmeaza sa fie puse in circulatie.
Serviciul de prelucrare computerizata
Biblioteca publica isi are un rol bine definit: detine un tezaur incontestabil de informatii, recurge la posibilitati variate de marire a capacitatilor informative si documentare. Ele trebuie adaptate prezentului, dar in acelasi timp pregatite pentru viitor printr-o profesionalizare biblioteconomica si prin computerizarea intregului sistem de informatii.
Biblioteca Judeteana "Nicolae Iorga' a inaugurat in anul 1992 implementarea calculatorului electronic in activitatea de informatizare computerizata, actiune ce asigura beneficiarilor o larga deschidere spre cunoasterea tezaurului de carte existent nu numai in bibliotecile din Romania, ci si in marile biblioteci ale lumii.
Biblioteca poseda o retea interna ce cuprinde 40 calculatoare, o statie server si un pachet de programe (TINLIB) inca din anul 1995. S-a creat o baza de date care cuprinde documente ce se afla in tezaurul colectiilor bibliotecii, incepand din anul 1992 pana in prezent.
TINLIB-ul este unul din cele mai performante sisteme integrate de biblioteca pe plan mondial. Cele mai importante din calitatile "native' ale sistemului sunt: viteza de lucru deosebit de mare, posibilitati de utilizare pe diverse platforme, utilizare extrem de simpla, complexitate. Modalitatile de gasire a informatiei sunt multiple. Fiind o aplicatie complexa TINLIB este compus din mai multe module care colaboreaza intre ele in mod interactiv pentru a constitui un sistem de biblioteca integrat. Modulul de catalogare este modulul principal al sistemului TINLIB reprezentand un "motor' al intregii activitati gestionate de sistemul informatic. Acest modul permite catalogarea, clasificarea, inventarierea de unitati bibliografice.
Beneficiind de programul TINLIB, biblioteca desfasoara prin Serviciul de prelucrare computerizata o intensa activitate prin prelucrarea tuturor unitatilor bibliografice si a documentelor necesare bibliotecii.
Sala de lectura
Sala de lectura dispune de doua sali de lectura:
sala de lectura pentru periodice
sala de lectura pentru publicatii periodice si legislatie.
Volumul de publicatii existent este de aproximativ 300.000 volume, sectia lectura dispunand de 5 depozite de carte si alte publicatii.
Activitatea sectiei se desfasoara in doua schimburi si consta in oferirea spre studiu a fondului de publicatii existent. Tot in sectie se face evidenta zilnica a periodicelor (ziare si reviste) si, in functie de
modul de aparitie a publicatiilor, acestea sunt pregatite pentru legarea in colectii lunare, trimestriale, semestriale, anuale. La sfarsitul fiecarui an colectiile de periodice sunt pregatite pentru inventariere.
Registrul inventar reprezinta documentul care
oglindeste fondul existent al sectiei, cu intrarile si
iesirile (casare, transfer) respective.
Sectia imprumut adulti
Este una din sectiile de baza ale bibliotecii, dispunand de un fond valoros de peste 150000 volume, destinate lecturii publice, organizat pe principiul accesului liber la raft, fapt ce permite cititorului sa aiba o vedere generala asupra structurii fondului de publicatii si implicit sa opteze pentru lucrarile ce prezinta interes pentru el.
Sectia organizeaza, conserva si valorifica colectiile de carti romanesti si straine, in functie de cerintele de informare, lectura si studiu ale cititorilor.
Sectia imprumut copii
Biblioteca inscrie anual peste 4000 de cititori: prescolari, scolari mici (clasele I si II), scolari mari (clasele III si IV), preadolescenti (clasele V -VIII), elevi de scoli normale, profesori, invatatori, educatori.
Aprovizionarea cu carti se face prin serviciul de evidenta si inregistrare, pe baza comenzilor facute de seful fiecarei sectii.
Dispune de o sala cu acces liber si doua depozite mari. Prelucreaza cartile repartizate sectiei.
Organizeaza actiuni cu cartea specifice sectiei (expozitii, prezentari de carti, intalniri cu scriitori) pentru copii, vizite la biblioteca.
In cadrul acestei sectii se desfasoara Cenaclul literar "Orfeu', la care participa copii talentati, dandu-le astfel posibilitatea de a se afirma pe plan artistic.
Mediateca
Sectia mediateca are un specific aparte datorita fondului non-carte pe care il gestioneaza si il valorifica. Prelucreaza materiale audio-video, carti postale ilustrate si felicitari, fotografii (fond: peste 28 000 unitati).
Activitatile specifice sectiei sunt:
completarea colectiilor;
selectarea si ordonarea materialelor in vederea valorificarii lor de catre beneficiari;
prelucrarea materialelor;
activitatiile cu publicul (inscrierea utilizatorilor, indrumarea la cataloagele sectiei, auditii individuale sau colective);
inregistrari audio la activitatiile culturale desfasurate in cadrul bibliotecii, prin mijloace proprii, pentru a intregi Fonoteca bibliotecii;
organizarea de expozitii si vitrine expozitionale.
Prin aceste activitati, Sectia Mediateca contribuie, alaturi de celelalte sectii ale bibliotecii, la conturarea imaginii Bibliotecii Jud. "Nicolae Iorga' in contextul vietii culturale a orasului.
Serviciul metodico-bibliografic
Preponderent in activitatea serviciului il reprezinta:
activitatea de cercetare si elaborare a lucrarilor privind istoria si cultura judetului, in vederea imbogatirii fondului monografic;
contributii la elaborarea "Ghidului lunar de informatii culturale';
mediatizarea activitatii bibliotecii pe plan local si central.
Sectia carte religioasa
Sectia a fost infiintata in anul 2004 si cuprinde o serie de publicatii cu caracter religios, puse la dispozitia publicului interesat.
Director
"Directorul raspunde de organizarea si functionarea bibliotecii pe baza organigramei, statului de functii si a prezentului regulament, elaborat si avizat in conditiile legii, de catre Consiliul Judetean"[1].
Atributii:
- Raspunde de conducerea curenta a institutiei coordonand derularea programelor asumate de aceasta in domeniile specifice de activitate.
- Raspunde de informarea permanenta a departamentelor si directiilor Consiliului Judetean Prahova, precum si a altor persoane juridice sau fizice interesate, conform legii.
- Indeplineste functia de ordonator tertiar de credite.
- Reprezinta institutia in relatiile externe, indeosebi cu celelalte bibliotecile judetene, Biblioteca Nationala si asociatiile profesionale.
- Raspunde de fundamentarea si realizarea proiectului de Organigrama, numarul de personal, statul de functii si Regulamentul de organizare si functionare al institutiei, supunandu-le spre aprobare conform reglementarilor legale.
- Raspunde impreuna cu Directorul economic si contabilul sef de elaborarea proiectului de buget al institutiei si de inaintarea acestuia directiilor de specialitate din cadrul Consiliului Judetean Prahova.
- Angajeaza cheltuieli, incheie contracte si alte operatiuni financiar-contabile impreuna cu Directorul economic si contabilul sef.
- Raspunde de modul in care se realizeaza proiectele culturale propuse precum si modul de executie a bugetului institutiei.
- Stabileste obiectivele generale in cadrul programului anual si proiectele culturale, asigurand organizarea activitatii institutiei pe baza acestor programe.
- Raspunde de informarea autoritatilor locale cu privire la desfasurarea activitatii institutiei precum si cu privire la derularea unor programe culturale.
- Se sesizeaza cu privire la disfunctionalitatile din activitatea institutiei, solicita in acest sens note explicative sefilor de compartimente.
- Primeste si distribuie spre analiza si rezolvare corespondenta adresata institutiei.
- Dispune coordonatorilor masuri organizatorice, administrative sau disciplinare privind buna desfasurare a activitatii institutiei.
- Raspunde de asigurarea prin masuri specifice a calitatii serviciilor de biblioteca oferite publicului, precum si a organizarii biblioteconomice a fiecarui compartiment,
- Raspunde de aplicarea masurilor legale privind integritatea patrimoniului institutiei si recuperarea eventualelor pagube.
- Aproba planurile de dezvoltare a colectiilor, acordand o atentie deosebita achizitiei de carte curenta si retrospectiva cu referire la istoria culturala si sociala a judetului Prahova.
- Concepe si pune in practica obiective, politici, strategii si sisteme coerente in domeniul resurselor umane, avand in vedere articularea obiectivului strategic al domeniului resurselor umane cu activitatea principala a institutiei;
- Analizeaza, avizeaza sau aproba, dupa caz, cererile si referatele de necesitate ale personalului angajat in institutie;
- Analizeaza periodic necesarul de personal, dispunand organizarea de concursuri pentru ocuparea posturilor vacante;
- Evalueaza performantele profesionale individuale ale personalului de conducere din subordine directa si aproba fisa postului si fisa de evaluare a performantelor profesionale individuale ale intregului personal angajat in institutie;
- In exercitarea atributiilor sale, emite decizii, note de serviciu adresate personalului institutiei.
- Dispune incadrarea, detasarea, transferul in interesul serviciului, prelungirea, incetarea sau desfacerea contractului de munca pentru personalul institutiei in conditiile legii;
- Organizeaza intalniri profesionale, schimburi de experienta, participari ale personalului la diverse manifestari interne si internationale;
- Incurajeaza dezvoltarea performantelor personalului prin: cunoasterea aspiratiilor colectivului, asigurarea unei perspective de dezvoltare si a unei atitudini de incredere, oferirea de sprijin pentru obtinerea unor rezultate pozitive pentru colectiv, organizarea de cursuri de pregatire profesionala;
- Raspunde de angajarea, lichidarea si ordonantarea cheltuielilor in limita creditelor bugetare repartizate si aprobate potrivit sarcinilor institutiei pe care o conduce;
- Aproba Regulamentul intern si raspunde de dispozitiile cuprinse in acesta, dispozitii specifice institutiei;
- Raspunde de utilizarea creditelor bugetare pe baza bunei gestiuni financiare, integritatea bunurilor incredintate pe care o conduce.
- Raspunde de prezentarea la termen a situatiilor financiare referitoare la patrimoniul aflat in administrare si a executiei bugetare precum si de monitorizarea programului de achizitii publice si a programului de achizitii publice si a programului de investitii (conform Ordinului nr. 1792/2002)
- Coordoneaza si raspunde direct de activitatea tuturor compartimentelor bibliotecii.
Organigrama institutiei stabileste postul, functia, ponderea ierarhica, compartimentul, relatiile de activitate. In cadrul acesteia se disting functii de executie si manageriale, structurate pe diferite nivele decizionale. Relatiile organizationale intr-o biblioteca sunt: relatiile de autoritate, de cooperare, de control. intre acestea trebuie sa existe un echilibru stabil care sa concure la deplina functionalitate institutionala
(Anexa nr. 1).
Functiile de conducere si de executie (de specialitate si administrative) pentru organizarea Bibliotecii Judetene « N. Iorga » Ploiesti sunt:
functii de conducere: director general, director adjunct de specialitate, director economic, sefi de sectii, contabil sef, jurist;
functii de executie de specialitate: bibliotecar, bibliograf, analist programator, manuitor carte;
functii administrative: economist, inginer, tehnician, consilier juridic, contabil, casier, sef depozit, secretar.
muncitori: activitati de baza (legatorie/tipografie), activitati de intretinere (soferi).
