|
|
|
Chestionarea
1Conceptul si planificarea chestionarului
Chestionarul este un procedeu folosit pentru colectarea de informatii in domeniul auditului financiar dar mai ales in auditul performantei care poate fi realizat de catre personalul auditor in mod direct sau indirect, prin angajarea unor specialisti pe baza de comision. Chestionarul poate fi un mijloc util pentru obtinerea probelor de audit, cu conditia sa fie bine proiectata, planificat, desfasurat si procesat. O buna planificare asigura o eficacitate mare a chestionarului prin faptul ca in aceasta etepa se stabilesc scopurile chestionarului si modalitatea cum vor fi atinse acestea. Datorita constrangerilor de timp si resurselor pe care le solicita, auditorul trebuie sa tina cont de: necesitatea si oportunitatea utilizarii chestionarului, pregatirea chestionarului, resursele necesare, proiectarea chestionarului, tehnicile de chestionare.
Auditorul trebui sa cunoasca ce probe de audit urmareste sa obtina si ce avantaje pot fi realizate daca decide sa apeleze la chestionar. Deoarece criteriul de evaluare a oportunitatii chestionarului il reprezinta valoarea adaugata auditului. Vizavi de costrile acestuia, scopurile chestionarului trebuie definite foarte clar. In acest sens, echipa de auditor, utilizand tehnici ca work-shop-ul sau braistarming-ul poate sa decida asupra obiectivului chestionarului, asupra informatiilor necesare a fi obtinute cu ajutorul lui precum si asupra grupului care urmeaza a fi chestionat. In ceea ce priveste obiectivele chestionarului, acestea trebuie definite foarte precis, in general constand in: monitorizarea documentului auditat, obtinerea indicatorilor de performanta din datele obtinute, evaluarea rezultatelor anumitor procese sau programe.
In mod uzual un chestionar este folosit pentru a obtine puncte de vedere si opini referitoare la calitatea serviciilor prestate cetatenilor sau grupurilor de cetateni din programe finantate din resurse publice.
Desi ofera avantaje certe, utilizarea chestionarului trebuie hotarata numai dupa ce s-au evaluat urmatoarele probleme: chestionarele presupun resurse financiare, acestea trebuind sa fie prevazute in bugetul misiunii de audit, chestionarele sunt purtatoarele unor costuri "ascunse", suportate de cel ce raspunde chestionarului, materializate in timpul pe care acesta il aloca analizei intrebarii si formularii raspunsurilor.
Ca o concluzie generala asupra celor prezentate mai sus se poate spune ca pentru auditor nu este niciodata prea tarziu pentru a reconsidera daca este intradevar nevoie de un nou chestionar.
Etapa de pregatire a chestionarului include cercetarea pre-chestionara, managementul proiectului.
Pregatirea chestionarelor solicita inca de la inceput efectuarea de cercetari calitative, proiectarea, elaborarea si testarea intrebarilor. Auditorul trebuie sa testeze continutul chestionarului pentru a se asigura ca va obtine probe de audit suficiente si credibile pe care sa se bazeze in misiunea sa. Chestionarele trebuie desenate si analizate cu grupuri si experti in domeniu pentru a obtine cele mai bune rezultate privind: forma intrebarilor, definitiilor, descrierilor si modului de redactare. Din punct de vedere practic, auditorul intocmeste o lista de intrebari, grupate pe principalele categorii de probleme, apoi parcurge lista si o reduce la intrebarile intradevar necesare pentru obtinerea rezultatelor dorite.
Daca echipa auditorilor executa intreaga activitate impusa de chestionare cu forte proprii, atunci este necesara planificarea unor proceduri administrative. Este esentiala luarea in considerare a software-ului pentru colectarea analiza si prezentarea datelor, iar pentru intrebarile puse prin posta este nevoie de pregatire plicurilor impreuna cu timbrele, adresa, scrisoarea de prezentare si chestionarele propriu-zise.
In primul rand, se impune elaborarea unui sistem care sa permita: elaborarea listei cu toate cazurile care vor fi chestionate, incluzand adresa si numarul de telefon; inregistrarea raspunsurilor si pastrarea notelor referitoare la data raspunsurilor; monitorizarea mon-raspunsurilor; urmarirea si conducerea din primul moment.
In al doilea rand pentru conducerea unui chestionar cu mai mult de 30 de interventii, este nevoie de un mijloc de procesare a datelor, respectiv un computer pe care sa fie instalate cel putinprogramele software EXCEL, SNAP sau ACCESS. Pentru analize mai avansate se foloseste SPSS,iar pentru graficele finale programele EXCEL, POWER POINT, pentru intrebarile principale cu raspuns se folosesc programele EXCEL sauWORD, iar pentru analiza textului programele QSR-NUDIST sau ATLAS.
In al treilea rand , din punct de vedere postel, este nevoie de scrisoarea introductiva, chestionare propriu-zise. Daca chestionarea este efectuata de e o persoana din exterior prin comision, acesta va raspunde pentru conducerea si organizarea chestionarii.
Uneori, auditul este pus in situatia de a apela la personal specializat, din afara, pentru efectuarea unor chestionare mai complexe sau a unor parti din acestea, cum ar fi procesarea datelor. Exista cai pentru reducerea costurilor, printre care: utilizarea datelor pentru mai mult audit, folosirea chestionarului "omnibus" si "joint".
Chestionarea "omnibus" sau diversa consta in chestionare saptamantale, elaborarea cu grija, pentru a fi reprezentative in cadrul unei anumite populatii, realizate pe un esantion prin interviuri fata in fata sau telefonice. Acest tip de chestionare este eficace si reprezinta o modalitate rapida de a chestiona membrii populatiei.
Chestionarea "joint" sau mixta este o chestionare efectuata de auditor impreuna cu entitatea audiata, pentru care informatiile obtinute ar putea fi folositoare. Ea reprezinta unele avantaje certe, cum ar fi: reduce costurile auditului, o parte din cheltuielili fiind suportate de entitatea audiata; permite realizarea unei chestionari mai ample; creeaza si sporeste sentimentele de proprietar al chestionarii pentru entitatea audiata.
In proiectarea chestionarului se tine cont de populatia supusa chestionarii, rezultatele programate, importanta chestionarii si resursele disponibile. Oricum, un chestionar de inalta de calitate si cu rezultate caracterizate prin acuratete poate fi atins prin concentrarea eforturilor pe un esantion extras din populatie.
Populatia tinta este populatia totala, de care este interesat auditul si pe care doreste sa o chestioneze. Populatia chestionata va fi mai mica decat populatia tinta, iar auditorul trebuie sa justifice aceasta diferenta si sa explice efectele ei asupra rezultatelor obtinute.
Cadrul esantionarii reprezinta lista populatiei chestionate. De regula, lista este deja alcatuita de catre institutia de audit, din baza de date proprie sau din alte baze de date, cea mai disponibila baza de date fiind cea privind listele electorale (asa numitul "Registru electoral"), gestionata de autoritatiile locale ale puterii de stat.
Daca chestionarul nu se bazeaza pe un recensamant este nevoie de tehnici de selectie a esantionului. Insituatia unei selectii simple aleatoare, auditorul este capabil sa faca deductii despre intreaga populatie pe baza extinderii rezultatelor esantionului la nivelul intregii populatii. Marimea esantionului depinde de marimea populatiei, precizia ceruta si alcatuirea esantionului.
2. Realizarea chestionarului
Etapa de realizare a chestionarului cuprinde urmatoarele faze: cercetarea pre-chestionarului, proiectarea chestionarului, testarea chestionarului, munca pe teren si colectarea datelor.
Cercetarea pre-chestionarului presupune din partea auditorului investigarea problematicilor principale, care vor face obiectul chestionarii si a informatilor legate de aceastea, in vederea formularii intrebarilor. Toate datele identificate trebuie analizate cu membri echipei de audit, cu grupul de expertii, cu grupurile interesate, precum si cu alti experti in chestionare.
Un rol important in aceasta faza il pot avea grupurile de dezbatere, cu ajutorul carora auditorul se poate asigura daca au fost acoperite problemele principale.
Proiectarea chestionarului reprezinta partea "cheie" a chercetarii prin chestionare, ea fiind deopotriva arta si stiinta. Partile componente ale unui proiect sunt: pagina de coperta a chestionarului, introducerea, informatiile privind completarea chestionarului, asezarea in pagina, structura chestionarului, marimea chestionarului, spatierea in pagina, filtrarea, intrebarile, tipurile de intrebari si tiparirea chestionarului.
In mod obisnuit, in practica, auditorul testeaza chestionarul pe colegi, pe grupul de experti, sau chear pe cativa reprezentanti ai esantionului. Testarea foloseste asa-numitul chestionar pilot, aplicat pe aproximativ 30 de persoane din esantion si care este redactat in acelasi fel ca si chestionarul final. Avantajele utilizarii chestionarului pilot sunt multiple: el da o indicatie preliminara a rezultatelor probabile si a ratei de raspuns, ofera ocazia testarii modului de procesare si aplicarii tehnicilor de analiza.
In cazul chestionarului postal, telefonic sau personal,auditorul va urma un program care consta in distribuirea chestionarelor, rezolvarea problemelor aparute, colectarea raspunsurilor.
La doua, trei saptamani dupa ce a fost trimis chestionarul trebuie facuta o revenire printr-o scrisoare si un nou chestionar, prin care sa se solicite raspunsurile la chestionar. In practica s-au dovedit necesar doua trei reveniripentru un chestionar postal, patru-opt rechemari pentru un chestionar telefonic si patru-sase apelari telefonice pentru un chestionarpersonal.
Rata raspunsului se calculeaza ca raport intre numarul de raspunsuri complete raportate la numarul de persoane din esantion si este cruciala pentru rezultatele chestionarului. Acest lucru se poate efectua prin: realizarea unor chestionare bune cu intrebari elaborate, care sa evite non-raspunsul, trimiterea unei scrisori inainte, care sa puna in tema si sa antreneze persoanele care vor raspunde, coordonarea raspunsurilor prin monitorizarea permanenta, mai ales la chestionarul postal si cel personal; apelarea la un numar suficient de reveniri pentru a rezolva non-raspunsurile mai ales in czul chestionarul postal
Dupa primirea chestionarelor complectate de catre persoanelor care au facut parte din esantion, datele obtinute se introduc in calculator pentru validarea lor din punct de vedere al complectarii raspunsurilor si corectitudinii acestora.
In aceasta faza sunt foarte potrivite CAPI si CATI, computerului efectuand validarea datelor inclusiv sub aspectul descoperiri erorilor de introducere
3. Analiza datelor din chestionare
Analiza datelor obtinute in urma chestionarii cuprinde urmatoarele faze: analiza initiala, tendinta non-raspunsurilor, eroare de esantioane, statisticile descriptive, intrerpretarea rezultatelor
-In aceasta faza o atentie deosebita este acordata erorilor de neetantionare, care pot fi foarte mari si deseori nu piot fi cuantificate si corectate. In practica se utilizeaza tabele sumare care se intocmesc pentru fiecare intrebare si pe baza lor se examineaza raspunsurile inclusiv de tip " nu cunosc - nu stiu". O atentie mare se va acorda si extinderii rezultatelor obtinute prin esantion la nivelul intregii populatii.
-Cum s-a aratat foarte rar rata de raspunsuri va putea atinge 100%, insa daca rata raspunsului se apropie de acest nivel auditorul nu mai este preocupat de rata non-raspunsurilor. In cazul in care rata raspunsului se reduce in mod semnificativ, atunci pentru auditor se impune realizarea gradului de reprezentare a esantionului, in sensul ca trebuie revazut daca nu a avut loc subreprezentare a unor grupuri din populatie si sub reprezentare a altora.
-Un esantion asigura o estimare asupra unei colectivitati generale. Gama erorilor de esantionare depinde de: rezultatele chestionarii etantionului, numarul celor chestionati, marimea populatiei, tehnica de selectie a esantionului, nivelul de siguranta cerut.
- Auditorul este interesat in rezumarea rezultatelor la fiecare intrebare cheie. In acest sens, se pot utiliza tabelele privind frecventa diagramelor sau graficelor cu coloane. In audit se da si frecventa relativa, alaturi de frecventa absoluta. Aceasta se refera la diagrame, reprezentand un mod atractiv pentru asezarea frecvantelor simple calculate, fiind folosite in mod frecvent cand exista intre doua si tase categorii de raspunsurii.
-Auditorul trebuie sa mearga mai departe de statisticile descriptive si sa analizeze raspunsurile la o intrebare in legatura cu o alta intrebare, pentru a determina legaturile dintre raspunsurile obtinute la ele. Pentru aceasta se determina tipul de date colectate, iar in functie de tipul de date se stabilette tipul de analize care se pot efectua. Interpretarea datelor se face prin urmatoarele instrumente: tabelare incrucisata, graficele grup de coloane, regresia, analiza multivarianta.
