|
|
|
PLANIFICAREA SI RESURSELE - PLANIFICAREA TERMENELOR
Doua lucruri sunt sigure in activitatea profesionistului de relatii publice. In primul rand nu exista niciodata timp suficient pentru a face ceea ce trebuie facut-sarcinile si posibilitatile de actiune depasesc intotdeauna cu mult timpul disponibil. Al doilea lucru sigur este faptul ca activitatea de relatii publice implica coordonarea multor persoane si intotdeauna aceasta activitate dureaza mai mult decat v-ati programat initial.
Exista doi factori interdependenti de care trebuie sa tinem seama cand planificam termenele activitatilor. Primul se refera la faptul ca termenele trebuie alese in asa fel incat sarcinile impuse de proiect sa fie indeplinite la timp. Al doilea factor se refera la resursele necesare care trebuie alocate in asa fel incat sarcinile curente sa fie realizate.
Termenele pot fi impuse de constrangeri interne sau externe. Un exemplu de termen impus de situatia interna a companiei ar putea fi anuntul directorului executiv in care arata ca se retrage; anuntarea achizitiei unei alte companii; agenda persoanelor care ar putea fi implicate in programul de relatii publice.
Termenele ar mai putea fi impuse de evenimente externe companiei cum ar fi expozitiile specializate de toamna de la ROMEXPO.
Cum puteti fi siguri ca termenul limita va fi respectat? Cheia este sa identificati toate sarcinile care trebuie indeplinite in ordine cronologica. Va prezentam o lista cu astfel de sarcini pentru o conferinta de presa:
elaborati lista invitatilor,
organizati locul de desfasurare a conferintei,
organizati orientarea si deservirea invitatilor,
tipariti invitatiile,
organizati dotarea conferintei cu echipament audio-video,
scrieti discursurile,
pregatiti dosarul de presa,
pregatiti prezentarea pe slide-uri,
pregatiti lista finala a invitatiilor,
trimiteti invitatiile,
organizati repetitia generala a conferintei,
fiti prezent in timpul conferintei,
evaluati desfasurarea conferintei.
Fiecare dintre aceste elemente are nevoie sa fie analizat separat. Spre exemplu, un simplu dosar de presa poate contine un comunicat de presa, materiale documentare, fotografii, unele productii literare si brosuri. A pune impreuna aceste elemente se face prin realizarea unor sedinte scurte (briefing) cu designeri, fotografi, cei care tiparesc materialele, legaturi cu departamentul de marketing, legaturi cu managerul general care aproba materialele, etc.
ANALIZA PUNCTELOR CRITICE
Dupa ce proiectul a fost impartit in mai multe componente individuale, trebuie sa pregatim planificarea termenelor. O tehnica utile este analiza punctelor critice (critical path analysis, CPA), care identifica acele elemente ale programului care consuma cea mai mare parte a timpului. Aceste elemente sunte cele care dicteaza data la care proiectul va fi gata.
RESURSE
Resursele programelor de relatii publice vin din trei directii:
1. resurrsele umane.
2. costurile de operare.
3. echipamentele.
Indiferent ca lucrati cu personalul companiei sau cu consultanta externa, oamenii trebuie platiti pentru ceea ce lucreaza. Cu cit persoanele sunt mai experimentate si mai competente, cu atit mai bine trebuie platite. Nivelul resurselor umane depinde de marimea programului si de si de natura acestuia.
Sunt sarcini pe care ne asteptam ca cei mai competenti practicieni de relatii publice sa le indeplineasca. Spre exemplu, cei mai multi stiu sa aplice un program de relatii cu media si sa produca literatura de relatii publice de buna calitate. Totusi,un program complex de lobby cere abilitati deosebite si pentru acest lucru trebuie sa platiti suplimentar.
COSTURILE DE OPERARE
Cind ne gindim la costurile de operare, doua lucruri avem in minte: eficacitatea si operativitatea lor. Eficienta utilizare a resurselor este importanta nu numai din punct de vedere al managementului, ci si din punct de vedere al faptului ca, utilizand acelasi buget puteti executa activitati suplimentare.
ECHIPAMENTUL
Activitatile de relatii publice au nevoie de echipamente specifice. Spre exemplu, o conferinta de presa poate utiliza internetul, computere, retroproiectoare, faxuri, legaturi telefonice, pentru a exemplifica subiectele anuntate.
EVALUAREA
Evaluarea in relatiile publice este esentiala pentru succesul programului. Pentru programele pe termen lung, evaluarea este un proces continuu. Spre exemplu, daca evaluati lunar relatiile cu mass-media din programul pe care-l aveti in desfasurare, concluziile ne pot indrepta spre concentrarea eforturilor pe mesajele transmise sau pe cooperarea cu jurnalistii. Va prezentam in continuare cateva motive care demonstreaza cat de necesara este evaluarea:
evaluarea concentreaza eforturile. daca veti masura gradul de indeplinire a mai multe obiective, va veti concentra pe ceea ce este mai important si veti plasa anumite obiective intr-o pozitie secundara.
evaluarea dezvaluie eficienta si puteti demonstra calitatea muncii dumneavoastra.
evaluarea asigura eficienta costurilor.
evaluarea incurajeaza managementul de calitate.
evaluarea faciliteaza credibilitatea.
Un model de evaluare eficient a fost prezentat de Jim Macnamara in 1992, "Evaluation of public relations. The Achilles heel of the PR profession", in International Public Relations review, vol 15, November.
Modelul se prezinta sub forma de piramida. La baza piramidei sunt plasate intrarile, informatiile de baza si planificarea, iar la virf sunt plasate obiectivele indeplinite. Fiecare activitate este impartita in mai multi pasi ai procesului de comunicare. Iesirile sunt urmatoarele: newsletter, comunicate de presa, brosuri, etc.
Pentru a evalua corect campania de lansare a unui produs de exemlu, cand facem planificarea, trebuie sa tinem cont de urmatoarele aspecte:
stabilirea unor obiective masurabile.
acceptarea unor criterii care sa masoare succesul muncii dumneavoastra.
stabilirea procedurii de monitorizare,care sa fie transparenta si deschisa.
demonstarea rezultatelor.
Finalul procesului de planificare este revizuirea. Aceasta activitate are loc curent, pentru proiectele mari, la 3, la 6 si la 12 luni. Poate fi revizuita strategia, in cazul in care au avut loc schimbari importante ale mediului, cum ar fi legislatia. Odata facute modificarile, procesu de planificare se reia, respectind aceleasi etape.
Va prezentam in continuare un exemplu de aplicare a analizei punctelor critice pentru o conferinta de presa. In exemplul dat unul dintre punctele critice este 29 noiembrie, cand se cumuleaza termenele limita pentru mai multe activitati.
