DEPARTAMENTUL SOCIAL BIROUL CAMINE - CANTINA

DEPARTAMENTUL SOCIAL BIROUL CAMINE - CANTINA

I.PREZENTAREA TEMEI

Biroul camine - cantine reprezinta o structura deosebit de importanta pentru institutie deoarece prin atributiile pe care le detine se desfasoara activitati ce influenteaza alte structuri. Nevoia studentilor, si nu numai, de a avea unde locui si unde se alimenta este una stringenta, care daca nu este satisfacuta poate declansa efecte sociale negative si perturbari in buna desfasurare a activitatilor didactice.

Acest birou functioneaza pe baza unui regulament de organizare si functionare aprobat de catre Biroul de Senat al Academiei de Studii Economice in sedinta de la data de 26.09.2004.

Biroul camine-cantina se afla in subordinea Departamentului Social.Departamentul Social se afla pe cel de-al doilea nivel ierarhic.Ponderea ierarhica reprezinta numarul persoanelor conduse nemijlocit de o persoana cu functie de conducere.Persoana cu functie de conducere in acest caz este Directorul Departamentului, care are in subordine pe seful Serviciului Social.Personalul cu functie de conducere insumeaza un numar de cca. 15 persoane, iar cel de executie -cca. 230 de persoane.

Biroul camine - cantina gestioneaza un numar de 16 camine din care 14 camine studentesti si 2 camine cu regim de hotel in care sunt cazate cadre didactice care isi desfasoara activitatea didactica in cadrul Academiei de Studii Economice si personal angajat la diverse departamente in cadrul Academiei de Studii Economice.Alaturi de acestea functioneaza si o cantina studenteasca care asigura prepararea hranei pentru studenti. Cantina este dotata cu toate utilajele necesare pentru pregatirea hranei in cele mai bune conditii. Persoana insa care se ocupa de problema gestionarii caminelor si cantinei este seful serviciului social, in subordinea caruia se alfa un personal numeros, capabil sa rezolve toate aspectele care intervin.

II.PREZENTAREA INSTITUTIEI PUBLICE

1.DENUMIRE

Academia de Studii Economice Bucuresti este principala scoala superiora economica din Romania. Ea s-a impus ca o institutie de prestigiu prin faptele mai multor generatii de profesori, studenti si personal administrativ, fapte acumulate in aproape noua decenii, cu sprijinul sau impotriva vremurilor care au trecut peste tara.

Prezentul, la fel de dinamic si provocator, dar prilej de afirmare prin munca si educare a noii generatii de economisti, adaptati la realitate din economia noastra.

Trecutul onorat si prezentul obliga la infaptuirea unui viitor compatibil cu noile exigente ale societatii umane bazate pe informatie.

Astfel la data de 6 aprilie a avut loc un moment de referinta in istoria invatamantului superior din Romania, care a marcat infiintarea Academiei de Inalte Studii Comerciale si Industriale din Bucuresti.

Daca la inceput a avut aceasta denumire, pe parcursul anilor aceasta institutie si-a schimbat de mai multe ori denumirea , ajungand ca din anul 1967 sa se numeasca Academia de Studii Economice (A.S.E.)

Institutia a aparut din necesitatea formarii specialistilor economisti pentru acoperirea nevoilor economice nationale.

De-a lungul timpului aceasta si-a perfectionat si modernizat continuu procesul de invatamant, cautand sa se mentina in randul celor mai prestigioase institutii de invatamant economic superior pe plan mondial.

2.BAZA LEGALA DE INFIINTARE; FUNCTIONARE

Academia de inalte Studii Comerciale si Industriale a fost infiintata in baza legii promulgate prin Decretul Regal nr.2972. In prezent ea functioneaza pe baza legislatiei in vigoare si pe baza propriilor regulamente de organizare si functionare interna sau interioare.

3.OBIECT DE ACTIVITATE

Principala menire a Academiei este pregatirea specialistilor in domeniul relatiilor economice, a economistilor cu cunostinte juridico-economice, de cercetare, invatamant, comunicare si politica economica, a specialistilor in domenii precum: modelare, optimizare si previziune economica, analiza statistica micro si macroeconomica, informatica economica, metode si tehnici de analiza a sistemelor, simulare, analiza statistico-matematica etc.

De asemenea, sunt asigurate programe de pregatire profesionala si cursuri post-universitare, de reconversie profesionala, studii de aprofundare etc.

Precesul de formare este structurat pe trei etape.

Incepand din anul universitar 1998/1999 organizarea procesului de invatamant folosind sistemul creditelor a devenit o necesitate pentru stadiul actual de dezvoltare al scolii superioare.

Acest mod de organizare va permite utilizarea unui sistem analitic de evaluare a timpului si efortului necesar desfasurarii actului de invatamant, cu avantaje pentru modul de organizare si gestiune a acestuia si de echivalare cu procesul de invatamant din alte universitati.

III. DESCRIEREA DETALIATA A SITUATIEI PRACTICE

Dupa cum am afirmat anterior , Biroul camine-cantine gestioneaza o cantina studenteasca, un numar de 16 camine din care 14 camine studentesti si 2 camine cu regim de hotel. Atat cantina cat si caminele mentionate au fiecare un administrator caruia i se subordoneaza personal de ingrijire, personal de paza si personal de intretinere.

Biroul camine-cantine are ca obiect de activitate :

-cazarea studentilor in camine;

-calcularea in fiecare luna a regiei de camin pentru fiecare camin;

-evidentierea studentilor debitori la regia de camin si a studentilor care produc pagube in camin (distrugerea anumitor bunuri din camin)

La inceputul fiecarui an universitar se repartizeaza de catre Prorectorul cu probleme studentesti domnul Dumitru Miron la fiecare facultate si colegiu din A.S.E.un numar de locuri de cazare in camine.Repartizarea acestor locuri se face de catre prodecanul fiecarei facultati dupa anumite criterii si pe o perioada limitata de cca. 10 zile.Dupa expirarea acestei perioade locurile ramase libere se centralizeaza si sunt comunicate Biroului camine-cantine, urmand sa fie in continuare repartizate studentilor care solicita cazare in camin.

Locurile in caminele studentesti sunt repartizate fiecarei facultati sau colegiu universitar in functie de ponderea studentilor facultatii, din provincie, de la cursuri de zi, in numarul total de studenti din provincie de la cursuri de zi ai Academiei de Studii Economice. Numarul de studenti luat in considerare se compune din 4/5 studenti finantati de la buget si 1/5 studenti cu taxa. Pentru studentii straini bursieri ai statului roman se aloca fiecarei facultati un numar de locuri egal cu numarul acestora. Cifra studentilor straini pe cont propriu valutar sau nevalutar se include, in cadrul algoritmului de repartizare a locurilor de camin pe facultati, in cifra studentilor de la invatamantul cu taxa.

Din totalul locurilor de cazare repartizate fiecarei facultati, Comisia de cazare va aloca 30% pentru noii studenti care dobandesc acest statut prin concursul de admitere pentru anul I sau la forma lunga de invatamant. Alocarea acestor locuri se va face proportional in toate caminele in care are locuri facultatea respectiva.

La repartizarea locurilor in caminele studentesti, se tine seama de urmatoarea ordine de prioritate:

a) studentii straini bursieri ai statului roman si doctoranzii straini bursieri ai statului roman;

b) studentii orfani de ambii parinti, cei proveniti din case de copii sau din plasament familial;

c) studentii care se afla in evidentele dispensarului studentesc, si atesta cu certificate medicale vizate de acesta ca sufera de una dintre afectiunile prevazute de HG 558/1998, Anexa 2, art. 8, lit. c), si anume TBC, diabet, boli maligne, sindroame de malabsorbtie grava, cardiopatii congenitale, hepatita cronica, insuficienta renala cronica, epilepsie, astm bronsic, glaucom, boli imunologice, infestare cu virusul HIV sau sunt bolnavi de SIDA, spondiloza anchilozanta;

d) studentii romani de la cursurile de zi finantate de la buget sau cu taxa (inclusiv cei de la masterat care se afla intr-o situatie sociala deosebita) si studentii straini pe cont propriu valutar sau nevalutar, pe baza mediei de cazare;

e) studentii romani sau straini, indiferent de modalitatea de finantare a studiilor (buget sau taxa), in functie de rezultatele obtinute in activitatea de cercetare, sportiva, culturala sau organizationala.

Nu vor fi cazati in camin studentii care: si-au instrainat locul de cazare, au gazduit persoane straine in camerele repartizate, au fost sanctionati in anul de studiu anterior, au inregistrat restante la plata regiei de camin sau au comis abateri de la prevederile regulamentelor de camin.

Departamentul Social va intocmi lista studentilor care au depus cerere de cazare si au comis abateri in raport cu prevederile regulamentului de camin si le va inainta, pana la data de 10 aprilie 2005, comisiilor de cazare constituite la nivelul fiecarei facultati.

In conformitate cu Decizia Senatului Academiei de Studii Economice, studentii care au fost repartizati in camin si isi instraineaza locul de cazare obtinut vor fi exmatriculati din facultate incepand cu data constatarii acestui fapt.

Administratorul de camin va face cazarea pe baza legitimatiei de camin, dupa semnarea de catre student a contractului de inchiriere. Contractul de inchiriere se incheie pe perioade determinate si poate fi denuntat in situatii prevazute in clauzele acestuia cu un preaviz de 15 zile. Perioada contractuala minima pentru o cazare pe intregul an universitar este de trei luni de la data incheierii contractului. Studentul care paraseste caminul inainte de expirarea acestei perioade fara a avea motive intemeiate va achita regia de camin pentru cele trei luni.

Studentii care locuiesc in caminele studentesti au urmatoarele drepturi:

a) sa primeasca pe baza contractului de inchiriere si a procesului verbal de predare - primire inventarul camerei, cazarmamentul si alte bunuri in bune conditii;

b) sa fie informati prompt, prin intermediul comitetului de camin, in legatura cu toate activitatile care se desfasoara in incinta caminelor;

c) sa aleaga si sa fie ales in comitetele de camin si sa participe activ la toate activitatile specifice colectivitatilor studentesti;

d) sa primeasca vizite, in conditiile respectarii prevederilor referitoare la accesul in camin;

e) sa beneficieze de toate spatiile comune si de activitatile de asistenta sociala pentru studenti;

f) sa beneficieze de tot sprijinul din partea Departamentului Social pentru solutionarea prompta a problemelor sesizate in legatura cu conditiile de cazare si cu regulile de convietuire in colectivitatile studentesti;

g) sa primeasca toate informatiile in legatura cu cuantumul regiei de camin si cu costurile incluse in aceasta;

h) sa pretinda respectarea intocmai a clauzelor inscrise in contractele de cazare si sa sesizeze in scris prorectorului cu probleme studentesti orice abatere de la prevederile prezentului Regulament.

In perioada in care locuiesc in caminele ASE, studentii au urmatoarele indatoriri:

a) sa cunoasca si sa respecte prevederile prezentului Regulament precum, si celelalte norme metodologice adoptate si aduse la cunostinta lor in timp util;

b) sa foloseasca in mod corespunzator bunurile incredintate prin procesul verbal de predare-primire, precum si toate bunurile aferente spatiilor comune si sa predea camerele in aceeasi stare in care le-au preluat la inceputul anului universitar curent;

c) sa permita accesul in camere, in vederea controlului, a administratorului, a membrilor comitetului de camin, a reprezentantilor Departamentului Social, precum si a conducerii facultatilor si a Academiei de Studii Economice din Bucuresti;

d) sa elibereze camera de camin la expirarea perioadei contactuale, dupa ce a achitat integral contravaloarea serviciilor primite si a predat, in conditii corespunzatoare, inventarul primit in baza procesului verbal de predare-primire. Eventualele lipsuri sau deteriorari ale inventarului din camine vor fi recuperate integral de la studentul(tii) care le-au provocat;

e) sa nu instraineze sau sa subinchirieze locul in camin. Studentii care instraineaza locul de cazare vor fi exmatriculati;

f) sa nu desfasoare activitati nespecifice caminelor studentesti, sa nu efectueze lucrari sau dotari neaprobate in prealabil de catre Departamentul Social;

g) sa achite contravaloarea regiei de camin in perioadele si in cuantumul stabilit de catre Departamentul Social;

h) sa aiba un comportament civilizat, decent, care nu incalca normele convietuirii in societate;

i) sa locuiasca in camera repartizata; orice schimbare nu va putea fi facuta decat de catre comisia de cazare care a eliberat legitimatia;

j) sa mentina curatenia in camera si in spatiile comune;

k) sa nu depoziteze in camera materiale periculoase;

l) sa nu introduca si sa mentina in camin animale sau pasari;

m) sa nu introduca sau sa scoata din camin, fara aprobarea administratorilor, obiecte de mobilier sau alte bunuri care nu sunt specifice caminelor studentesti;

n) sa respecte normele de prevenire a incendiilor.

Pentru incalcarea prevederilor inscrise in Regulament se vor aplica urmatoarele sanctiuni:

− avertisment;

− excluderea din camin pe perioade determinate (3 luni; 6 luni; intregul an universitar);

− excluderea din camin pe intreaga perioada a studiilor universitare;

− exmatricularea din facultate.

Cazarea se face pe baza unei cereri tip de cazare care vine din partea solicitantului (studentului). In aceasta cerere se evidentiaza numele si prenumele studentului, anul de studiu; facultatea, C.N.P; domiciliul stabil si media.

Cererea completata se depune de catre student la Biroul camine-cantine si in functie de locurile disponibile studentul primeste loc de cazare in camin.Locul de cazare este evidentiat pe legitimatia de cazare a studentului alaturi de contractul de inchiriere emise de catre Biroul camine-cantine , documente cu care studentul se prezinta la camin.

Administratorul de camin face cazarea studentului conform documentelor prezentate .

Delegatul Biroului camine-cantine, care are in gestiune caminul, intocmeste si semneaza cu studentul care se cazeaza procesul verbal de predare-primire a camerei cu tot inventarul aferent.

Administratorul de camin tine evidenta locurilor ocupate, urmareste buna functionare a caminului, sesizand defectiunile care apar si vegheaza la respectarea Regulamentului de Organizare si Functionare a caminelor si cantinei studentesti.

Delegatul Biroului camine - cantine care a predat camera intocmeste pana la sfarsitul anului universitar (15 iunie) proces verbal de predare-primire a camerei pe care-l semneaza impreuna cu studentul daca atat camera cat si inventarul aferent se afla in aceeasi stare ca in momentul predarii. In caz contrar solicita locatarului efectuarea remedierilor necesare.

La inceputul fiecarei luni fiecare administrator de camin are obligatia sa prezinte Biroului camine-cantine situatia financiara a caminului pe luna precedenta.Aceasta situatie financiara cuprinde numarul studentilor cazati in camin din care:

-numarul studentilor platitori;

-numarul studentilor ( copii de cadre didactice);

-numarul studentilor straini bursieri ai Statului Roman;

-numarul studentilor orfani;

In functie de acasta situatie Biroul camine- cantina repartizeaza cheltuielile pe camine.

Regia de camin se calculeaza conform facturilor emise de furnizori.Principalii furnizori de utilitati sunt: APA NOVA; ELECTRICA; DISTRIGAZ; RADET; ROMTELECOM; RWE GEKO; alaturi de cheltuielile cu salarii pe camine materiale de consum si anumite reparatii efectuate la camine.

Tariful regiei de camin se stabileste in functie de consumurile pecamin. Dupa centralizarea pe camine a tarifelor de cazare, Biroul camine-cantine le transmite caminelor urmand ca fiecare administrator de camin sa afiseze la avizier tariful de cazare. Fiecare student platitor are obligatia sa achite la administratorul de camin regia de camin aferenta in termen de 15 zile de la comunicarea tarifului la camin.

Dupa expirarea termenului, fiecare administrator de camin verifica situatia incasarii regiei de camin.Studentii care nu si-au achitat regia de camin sunt nominalizati pe tabel si prezentati Biroului camine-cantine.

Biroul camine-cantine centralizeaza situatia studentilor debitori la regia de camin pe facultati urmand sa transmita la fiecare facultate situatia mentionata in vederea luarii masurilor cuvenite.

Situatia practica la care doresc sa ma refer este calculul regiei de camin pe luna octombrie 2004 la caminul C1 Agronomie. In cadrul Biroului camine-cantina, persoana care se ocupa cu calcularea regiei de camin se numeste Bardac Geta.

Pe data de 1 noiembrie 2002 d-na Popescu Luminita administratora caminului C1 Agronomie a adus la cunostinta d-nei Geta Bardac situatia financiara a caminului pe luna octombrie 2002. Situatia financiara pe luna octombrie 2002 la caminul C1 Agronomie a fost urmatoarea:

-numar studenti cazati = 441 din care:

-numar studenti platitori = 320

-numar studenti (copii cadre didactice) = 84

-numar studenti straini (bursieri ai statului roman) = 37

In functie de aceasta situatie se repartizeaza cheltuielile pe camin si se stabileste tariful (regia de camin pe student).

Cheltuielile pe luna octombrie 2004 pentru caminul C1 Agronomie sunt urmatoarele:

Totalul cheltuielilor se imparte la numarul de studenti cazati in camin conform situatiei comunicate de administratora caminului d-na Popescu Luminita.

-total chelt.camin : nr.studenti cazati in camin = regie camin/student

(280.300.482) (441) (635.602 )

Aceasta situatie a fost prezentata de catre d-na Geta Bardac Sefului de serviciu d-nul ing. Cernea Ion, pentru a verifica daca calculele au fost efectuate corect, apoi d-na Geta Bardac a facut tabel centralizator pe camin asfel:

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

DEP. SOCIAL CAMINE-CANTINE

REGIE CAMIN LUNA OCTOMBRIE 2004

Acest centralizator i-a fost transmis administratorei de camin d-na Popescu Luminita care are obligatia ca in termen de 15 zile de la primirea acestuia sa incaseze regia de camin de la cei 320 de studenti platitori .Dupa expirarea acestui termen d-na Popescu Luminita verifica situatia incasarilor , stabileste si comunica d-nei Geta Bardac situatia studentilor debitori pe luna octombrie.D-na Geta Bardac face adrese catra facultati cu situatia celor rai platnici urmand ca prodecanii cu probleme studentesti sa i-a masurile cuvenite.

IV.ANALIZA SITUATIEI PRACTICE PREZENTATE

1.ASPECTE POZITIVE

Insasi existenta Biroului camine-cantine este un aspect pozitiv in cadrul Departamentului Social. Acest birou fluidizeaza activitati Departamentului Social tinand cont ca activitatea prestata in cadrul acestui birou este destul de complexa si ca numai prin abilitatea functionarilor specializati in domeniu se pot duce la indeplinire sarcinile si obligatiile ce decurg din rolul pe care il are acest birou.

2. ASPECTE NEGATIVE

-Existenta, totusi a unui numar redus de persoane incadrate pe functii si posturi in cadrul biroului (2 persoane)

-Lipsa spatiului de desfasurare a activitatii (studentii care solicita cerere de cazare sunt de ordinul a 5 168 ), ceea ce duce la o aglomerare neplacuta si la dispute in fata functionarilor care trebuie sa mai si raspunda solicitarilor in timp util.

-Lipsa informatizarii sistemului in sensul ca nu exista un program special prin care sa se evidentieze situatia studentilor cazati in camine si a cheltuielilor ( aceasta centralizare se face manual ori de cate ori este nevoie).

V. PROPUNERI DE IMBUNATATIRE

-Recrutarea, selectarea si angajarea de personal specializat pentru desfasurarea activitatii in conditii de lucru eficiente.

-Amenajarea unor spatii (birouri) mai mari si dotate tehnic pentru eliminarea aglomeratiei si climatului de stres.

-Angajarea cel putin a unui informatician (programator) care sa conceapa un sistem informatizat in ceea ce priveste situatia studentilor caministi cat si repartitia solicitantilor nou veniti, evidentierea lor pe categorii de studenti si evidentierea cheltuielilor necesare pentru stabilirea regiei de camin.