|
|
|
1 Pregatirea negocierilor
In conditiile in care strategiile sunt indreptate catre o cooperare in avantajul ambelor parti este de importanta vitala sa se construiasca fundatii ferme pentru inceputul intalnirii. Dar, inainte de inceputul edificarii acestor fundatii, trebuie sa se pregateasca terenul pentru negocieri. Din cand in cand, negociatorii fac doua observatii. Pe de o parte: "Nu am avut suficient timp pentru a pregati foarte bine negocierea". Pe de alta parte, dupa intalnire va spune: "Ei, ar fi fost mult mai bine daca as fi pregatit mai mult tratativele."
Nu exista nici un substituent pentru o pregatire adecvata.
1.1 Conducerea preliminariilor
Pentru a-i ajuta sa-si formeze atitudini principale si sa detina informatii corecte va trebui sa pregatim cat mai atent scopul intalnirii si problemele ce vor fi discutate. Inainte de inceperea tratativelor aceasta se poate stabili fie prin corespondenta, fie prin telefon sau, in cazul unor negocieri foarte importante, chiar prin intalniri preliminare.
O mare parte a atitudinilor celorlalti sunt deja formate. Nu putem exercita o influenta prea mare asupra lor in timpul preliminariilor, dar le putem influenta impresiile despre noi, despre modul in care se asteapta sa gandim si astfel vom influenta modul in care ei insisi vor pregati negocierile.
Partial, asteptarile lor vor fi bazate pe elemente ce nu sunt sub controlul nostru, cum ar fi intamplari ce le-au auzit povestite despre noi, tipul de relatii pe care il vor anticipa cu un partener in situatia noastra, experienta pe care o au din negocieri similare.
De asemenea, ceilalti pot avea o evidenta asupra noastra, uneori foarte exacta, apoi o evidenta a afacerilor pe care alti colegi le-au facut cu organizatia noastra, a modului in care negociem sau a felului in care am pus in practica angajamentele anterioare.
Totusi, raman si preliminarii pe care le putem influenta. Modul in care comunicam inainte de inceperea negocierilor trebuie sa reflecte interesul de a trata cu ceilalti, integritatea noastra si faptul ca suntem cooperativi. Pentru a crea cele mai bune conditii, trebuie sa aplicam regulile de baza ale comunicarii intre oameni: sa fim prompti, politicosi, clari, concisi si corecti.
Trebuie de asemeni, sa fim atenti la volumul muncii pe care o vom face in preliminarii. Uneori trebuie sa se negocieze unele afaceri ce par foarte dificile. Unele organizatii apreciaza pregatirea unui plan preliminar pe care sa-l cunoasca, el continand problemele care vor fi discutate si durata optima a negocierilor. Dar in afara acestui plan scris, orice comunicare suplimentara poate fi iritanta si contra-productiva. Pentru alte organizatii in schimb, in care formalitatile conteaza foarte mult, este necesar sa se construiasca un plan preliminar stabilit in amanunt.
Este adevarat ca uneori preliminariile pot fi neglijate, dar in alte situatii ele pot deveni cea mai importanta parte a procesului de negociere.
In concluzie, este important modul in care se conduc preliminariile pentru a-i ajuta pe ceilalti sa se pregateasca pentru negocieri si pentru a ne asigura ca vor intra in negocieri asteptand relatii acceptabile pentru toata lumea.
1.2 Abordarea planificarii
In principiu, pregatirile pentru negocieri trebuie facute dupa un plan care trebuie sa fie simplu, specific, dar si sensibil.
El trebuie sa fie suficient de simplu pentru negociator, astfel incat liniile directoare sa-i fie evidente. Vor trebui sa fie foarte clare principiile planului, atat de clare incat sa fie impregnate chiar in subconstient.
O asemenea simplitate este, totusi, dificil de atins.
Planul trebuie sa fie in acelasi timp specific: de altfel, nu poate fi simplu fara a fi si foarte specific.
De asemenea, trebuie sa fie flexibil. Negociatorul trebuie sa fie capabil sa asculte efectiv pe ceilalti, sa inteleaga modul in care ceilalti privesc planul propus si sa arate el insusi flexibil.
Astfel unul din scopurile pregatirii este de a obtine un plan care este simplu, specific, dar flexibil.
In mod ideal asa ar trebui sa fie, dar realitatea este de obicei foarte diferita. Negociatorul trebuie sa vaneze informatiile, sa stie sa citeasca printre randuri in corespondenta, sa vorbeasca si cu alti colegi interesati in negociere, fiecare aducand pe cat posibil ceva nou. El va fi sub presiune in incercarea de a-si forma o parere corecta despre ceilalti si un mod de actiune coerent intr-o perioada mica de timp si sub o masa imensa de informatii.
Trebuie sa fie foarte disciplinat si sa foloseasca o abordare generala posibil de utilizat si in alte tipuri de negocieri.
Aceasta abordare generala presupune parcurgerea a trei etape:
Etapa ideilor;
Etapa sintetizarii scopului;
Etapa analizei;
Scopul etapei ideilor este de a face o trecere in revista rapida a ariei negocierilor si in acelasi timp de a se "limpezi mintea". Primul pas este de a se nota pe o foaie toate ideile pe care le avem despre negociere. Pasul al doilea este de a nota ideile pe care le avem despre ceilalti pe o alta foaie: ce sunt, ce fac, cum arata, ce stim despre ei, ce stim ca ei doresc sa obtina prin aceasta negociere, cum doresc sa fie primiti si orice altceva mai stim sau mai dorim sa aflam. Apoi se pune ordine in aceste idei si ganduri.
Aceasta etapa a ideilor se finalizeaza prin obtinerea a doua pagini: una va contine ideile pe care le avem despre subiect, iar a doua ideile despre partenerii de negociere. Dupa ce le-am obtinut, ne-am eliberat si mintea, iar aceste pagini ne vor folosi pentru atingerea scopului propus. Le vom pune deoparte acum (nu le vom arunca, doar le punem la pastrare pentru a le utiliza mai tarziu).
In acest moment, atat mintea cat si energia sunt libere sa pregateasca planul, fara sa fie incarcate de ganduri. Primul pas al acestei etape analitice este sintetizarea scopului general propus pentru tratative.
Aceasta etapa presupune sa notam in termeni generali ceea ce dorim sa obtinem din acest proces de negociere. Va fi o miscare pentru uz propriu si poate de multe ori sa fie diferita de scopul general al negocierii asa cum ar fi definit sau dorit de ceilalti.
Acest scop trebuie sa fie exprimat simplu, de aceea trebuie sa incercam sa il sintetizam in maximum 15-20 de cuvinte. Daca sunt mai multe cuvinte, atunci negociatorul nu si-a simplificat suficient gandurile in legatura cu modul in care va actiona in procesul de negociere.
Pentru un asemenea, negociator, tratativele vor fi foarte dificile. Daca ii este greu sa-ti sintetizeze scopul in mai putin de 20 de cuvinte, atunci ii va trebui mai mult timp sa-si elibereze mintea, sa se concentreze asupra intalnirii si apoi sa-si modifice gandurile initiale.
Continuand cu etapa analizelor, al doilea pas este sa dezvoltam planul negocierii.
Acum va trebui sa ne formam un punct de vedere in legatura cu conducerea negocierilor impreuna cu miscarile de deschidere posibile.
1.3 Continutul planului
Controlul oricarei intalniri presupune atingerea a trei dintre cele patru elemente esentiale: scopul, planul si durata intalnirii.
Scopul intalnirii va fi definit intr-o propozitie care poate fi: "Punctul nostru de vedere cu privire la scopul acestei intalniri.". El va trebui sa fie "scopul declarat", care nu este in mod necesar si scopul real pe care ni-l propunem.
Planul (agenda) intalnirii trebuie sa fie simplu. Creierul uman are posibilitatea de a-si face o imagine clara doar pentru cateva puncte ale planului ce va fi abordat. De obicei sunt necesare patru puncte de baza. Daca se gasesc 7-8 puncte ce ar putea fi considerate de baza, atunci creierul va fi supra incarcat. Mai tarziu nu va putea face o trecere in revista decat a catorva dintre acestea si nu ii va fi usor ca in timpul negocierii sa se faca referire la intregul plan. In consecinta, in etapa analizelor trebuie sa pregatim planurile pentru intalnirea consacrata negocierilor utilizand doar patru puncte de baza.
Durata va indica cat de mult va tine intalnirea, durata care trebuie de asemenea estimata.
In mod practic, dupa ce trecem de primele doua etape - furtuna creierului si determinarea scopului - se pregateste planul (agenda) intalnirii. Cele patru puncte de baza ale planului vor putea fi acum dezvoltate in subpuncte daca este necesar.
In negocierile "catre o intelegere comuna" secventa cea mai utilizata de idei este: "Pozitia noastra - Pozitia lor - Posibilitatile creative - Actiunile practice". "Pozitia noastra", poate insemna ceea ce dorim noi de la aceasta negociere, cu corespondentul "Pozitia lor", care se refera la ceea ce asteapta ceilalti de la negociere: apoi "Posibilitatile creative" contin modul in care se poate actiona de catre ambele parti in vederea atingerii unei intelegeri; iar in final - ceea ce trebuie facut inainte de intalnire.
Intr-o intalnire ulterioara secventa ar putea fi "oferta noastra - oferta lor - probleme de discutat - actiuni pentru rezolvarea problemelor".
Pentru urmatoarea intalnire secventa ar putea fi: "unde trebuie sa mergem si ce trebuie sa facem - pozitia noastra actuala - ce s-a convenit si ce a mai ramas de discutat".
Dupa ce am stabilit planul, il vom nota, incepand cu scopul - care a fost stabilit in etapa a doua, continuand cu planul si terminand cu timpul estimat ca fiind necesar.
La sfarsit vom sintetiza acest plan in cateva cuvinte cheie pe care le vom nota pe o foaie.
Scopul acestei etape finale a planificarii este de a se obtine un document pe care negociatorul il poate avea in fata in camera in care se vor desfasura negocierile. Trebuie sa noteze cuvintele-cheie si miscarile-cheie cu caractere mari care sa fie vizibile de la distanta. Acestea vor fi utilizate ca promptere pentru ideile prestabilite si astfel poate tine sub control procesul de negociere, chiar daca energia sa este absorbita de continutul negocierii.
In plus fata de aceasta pregatire procedurala a negocierii mai exista inca o problema ce trebuie rezolvata. Aceasta este deschiderea, care se face inaintea inceperii negocierii propriu-zise. Ea trebuie pregatita cu atentie.
2 Deschiderea si desfasurarea negocierii
Dorind sa ajunga la o intelegere, cele doua parti au stabilit o atmosfera cordiala si vioaie si s-a creat un teren fertil pentru dezvoltarea afacerilor si a negocierilor.
In primul rand, aceasta perioada este importanta deoarece energia si concentrarea sunt in mod natural la un nivel inalt la inceputul oricarei activitati.
Va exista o perioada de timp la inceput, in care fiecare va fi foarte concentrat, cautand sa inteleaga cat mai bine actiunile partenerilor. Energia si concentrarea acestui moment se vor deteriora rapid. Dupa o perioada in care persoanele stau impreuna, atentia si concentrarea incep sa slabeasca si fiecare va omite unele mesaje sau chiar nu va observa fapte importante. Dar pentru o perioada scurta de timp ne asteptam la o concentrare maxima.
In al doilea rand, importanta perioadei consta in faptul ca subiectele deschiderii vor fi stabilite tot acum. Alegerea acestora si forma in care vor fi discutate va stabili un precedent pentru modul in care vor fi abordate si subiectele urmatoare; astfel modelul negocierii se poate stabili in primele 2-3 minute. Iar acesta, odata stabilit, este dificil de modificat. In aceasta etapa este usor de ales subiectele de discutie si de creat conditiile pentru tratativele ce vor urma intre parti.
In al treilea rand, aceasta perioada este importanta datorita atitudinilor ce vor fi formate acum. Fiecare parte va primi semnale despre ceea ce spune si face cealalta parte, formandu-si pareri despre caracterul celorlalti si modelandu-si in consecinta comportamentul- in aceasta etapa partile sunt atente la orice ar putea fi interpretat ca semn de agresiune si vor deveni fie defensive, fie vor trece la contraatac.
In al patrulea rand se va stabili "ordinea interventiilor", adica in care se va interveni in discutii. Pentru a face o comparatie plastica, intr-o curte gainile isi recunosc uneia alteia prioritatea in a ciuguli porumbul. Nu este clar cum se stabileste aceasta ordine, dar este sigur ca gainile o recunosc si o respecta. Evident, oamenii nu sunt gaini, dar sunt foarte sensibili la ordinea in care intervin, si in mod particular la ordinea stabilita inaintea negocierilor propriu-zise.
Acestea sunt, deci, cateva din motivele pentru care aceasta perioada a miscarilor de deschidere este foarte importanta atunci cand negociatorii s-au asezat la masa tratativelor. Un bun negociator trebuie sa poata obtine un avantaj in aceasta perioada. Pentru aceasta el va trebui sa-si cunoasca foarte bine obiectivele si metodele ce pot fi utilizate.
1 Metode utilizate in procesul de negociere
Pentru a face o mai buna descriere a modului in care trebuie actionat in acest moment este necesar sa se distinga cele trei dimensiuni ale unei negocieri. Acestea sunt:
Continutul;
Procedurile;
Interactiunile personale.
Continutul da gama subiectelor ce vor fi abordate. De exemplu, in negocierea contractelor din domeniul comercial, continutul va fi dat de stabilirea calitatii produselor, a cantitatii, a modului si termenelor de livrare, a modului de plata etc. in cele bancare, continutul este dat de bani, adica sumele necesare, durata imprumutului, siguranta imprumutului si returnarea acestuia. Intr-o negociere din constructiile de aparatura medicala acesta va fi dat de specificatiile tehnice, controlul calitatii, pretul, livrarea sau termenele aferente. In negocierile contractelor de munca (fie cu sindicatele, fie cu persoane individuale) se vor include termenii in care se face angajarea, salariile, sau recompensele ce vor fi acordate, atributiile de serviciu s.a.m.d.
Prin procedura vom face planificarea si controlul intalnirii, pregatirea mediului in acre se vor desfasura tratativele si a subiectelor ce vor fi discutate, a modului in care vor decurge discutiile in continuare.
Interactiunile personale vor da modul in care persoanele implicate in negociere interactioneaza una cu cealalta, modul in care personalitatile lor intra in colaborare sau in conflict, maniera in care influenteaza negocierile una dintre parti si reactiile pe care cealalta parte le poate avea. Aceste elemente sunt valabile atat pentru negocierile individuale cat si pentru cele in echipa.
Negociatorii ce vin in contact trebuie in primul rand sa se adapteze unii cu ceilalti ca oameni, si in al doilea rand sa adopte o anumita procedura in ceea ce priveste discutiile ce vor urma. Vor fi nesiguri si nu se vor simti in siguranta daca se avanta in discutiile de deschidere fara a avea o imagine clara a ceea ce doreste a fi obtinut si in ce mod.
Utilizand termenii descrisi anterior, prima operatie necesara priveste dimensiunea interactiunilor personale si obtinerea unui bun climat de negociere. Apoi este necesar a se lucra asupra procedurilor ce vor fi urmate inainte de a se intra in abordarea continutului.
Sa plecam de la momentul initial, in care partile sunt inca in picioare. Pentru a se face trecerea de la relatiile personale la o atmosfera de afaceri, partile se deplaseaza catre locurile pe care se vor aseza pentru perioada de topire a ghetii. Imediat chiar, actiunile alese pot confirma ritmul vioi ce este cautat. Vom avea o foarte scurta perioada (poate chiar 10 secunde) in care persoanele vor sta jos si isi vor aranja hartiile - aceasta este pauza necesara prin care se poate intra in noua dimensiune, cea a afacerilor - dar nu trebuie sa fie o intarziere prea mare sau o ezitare inainte ca primul comentariu sa aiba loc. Aceasta pauza isi are influenta sa in ritmul in care vor decurge in continuare negocierile. Astfel vom avea ritmul in care prima persoana va vorbi, ritmul in care i se va raspunde, ritmul in care se va face comentariul introductiv.
Vom trece in revista pe scurt elementele de care avem nevoie pentru a obtine o atmosfera pozitiva. Nu este neaparat necesara o perioada foarte mare pentru discutia cordiala introductiva a topirii ghetii, astfel aceasta poate conduce la pierderea regretabila a unor posibilitati de dezvoltare a discutiilor. In acest moment insa, este necesara formarea unor idei clare despre ceea ce vrem sa facem si modul in care se doresc a fi facute aceste negocieri.
De regula, exista 4 subiecte ce vor fi acoperite in acest stadiu al discutiilor: scopul, planul, durata si personalitatile negocierii.
Scopul va da motivul pentru care partile s-au intalnit. El poate fi unul sau mai multe din urmatoarele:
Explorativ - pentru a descoperi care pot fi interesele comune;
Creativ - in acest caz scopul este de a identifica posibilitatile profitabile pentru ambele parti;
Prezentarea sau clarificarea situatiei si intrebarile la care se va raspunde pentru aceasta;
O intelegere de principiu;
O intelegere in ceea ce priveste unele detalii specifice;
Ratificarea unei intelegeri negociata anterior;
Revederea evolutiei situatiei si a planurilor;
Calmarea unei dispute etc.
Planul este dat de agenda intalnirii, adica subiectele ce vor fi discutate si ordinea in care cele doua parti le vor aborda.
Durata va indica timpul estimat ca fiind necesar negocierii precum si ritmul in care cele doua parti vor muta.
Personalitatile sunt date de structura interna a persoanelor din fiecare echipa - respectiv ce sunt, ce fac si ce pot face acestea pentru ca intalnirea sa devina semnificativa.
Aceste elemente, si in special primele trei - scopul, planul si durata negocierii - sunt subiecte ce trebuie pregatite inainte de intalnire.
2 Crearea climatului de negociere
Perioada critica in formarea climatului este scurta, foarte scurta. Ea poate fi chiar la nivelul secundelor, dar in mod sigur nu este mai mare de cateva minute.
Atmosfera creata in aceasta foarte scurta perioada, in care partile sunt impreuna in afara negocierilor propriu-zise, poate fi foarte durabila si de cele mai multe ori imposibil de imbunatatit ulterior.
Atitudinea adoptata de catre parti poate fi la randul ei calda sau rece, cooperativa sau suspicioasa, de colaborare sau defensiva. Ritmul in care se vor desfasura negocierile va fi alert sau letargic.
Cheia obtinerii unui climat corespunzator ramane insa legata de ceea ce s-a intamplat in momentele initiale. Pentru aceasta este foarte importanta o analiza atenta si corecta a ceea ce se petrece in momentele de inceput si modul in care putem genera un climat propice tratativelor.
La inceput, negociatorii se intalnesc si se saluta. Dupa unul, doua minute - perioada in care au loc discutii de convenienta - partile se aseaza la masa tratativelor, incepand discutiile despre afaceri.
Inca din aceste momente negociatorii incep sa simta reactiile celeilalte parti in ceea ce priveste negocierea. Ei isi pot spune: "Iar incepe plictiseala", sau "Of, sunt satul pana peste cap de asemenea persoane ", dar si "Cred ca intalnirea poate fi cu adevarat eficienta
Elementele obisnuite ale intalnirii si salutului sunt practic rituale si nu este necesar sa explicam de ce desfasoara asa, astfel incat vom trece repede mai departe.
De fapt, in acest moment creierul a receptionat deja un numar de semnale mai mare decat poate inregistra. El a inregistrat modul in care ceilalti au intrat - si anume elementele non-verbale ale contactului vizual, pozitia si gesturile. A fost deja influentat de ritmul si caracteristicile miscarilor, de ritmul utilizat in discutie. De asemenea, este influentat si de subiectele abordate in cursul discutiilor anterioare, daca acestea au existat. Acestea sunt impulsuri deja inregistrate in subconstient si interpretate ulterior.
Caracteristicile acestei interpretari depind si de situatia din care soseste negociatorul: o situatie in care cel putin una din parti se simte nesigura, suspicioasa sau chiar defensiva.
Mai mult, fiecare parte se aseaza la masa tratativelor cu o anumita experienta anterioara, care poate sa fie una provenita din negocieri dificile sau o situatie incordata - chiar un soi de iad - la firma de unde provine.
Astfel vom avea o masa de impulsuri - nu neaparat evidente - ce pot fi usor interpretate in mod negativ.
In aceste conditii, daca nu sunt facuti pasii potriviti, atunci negocierea va incepe intr-o maniera dificila.
In continuare, voi aborda modul in care se poate crea un proces de negociere care sa conduca la o intelegere comuna. Climatul optim ar trebui sa fie:
Cordial;
De colaborare;
Vioi;
Propice afacerilor.
O atmosfera cooperativa nu se obtine imediat, ci se face in timp si cu tact. Problemele de afaceri nu se vor discuta imediat dupa inceperea intalnirii. Cele doua parti trebuie sa aiba suficient timp pentru a ajunge pe aceeasi lungime de unda, sa-si aduca gandirea si comportamentul la un numitor comun.
Din aceste motive este necesar ca subiectele abordate sa fie neutre, fara a fi legate de afacerile propriu-zise. De exemplu, se poate discuta despre:
experiente recente - ce fel de zi a avut oaspetele, persoanele cu care s-a intalnit etc;
subiecte exterioare - fotbal, hochei tenis, golf sau chiar (in cazul in care nu sunt prea deprimante) evenimentele de ultima ora;
situatia personala a oaspetelui, aratand un real interes fata de aceasta si excluzand amenintarile. De exemplu, intrebarea uzuala pentru inceput "Ce mai faceti?" da un aspect intim discutiei. Un raspuns in aceeasi maniera poate fi "Ma simt foarte bine. Mi-am petrecut week-end-ul la pescuit si a fost nemaipomenit. Dumneavoastra ce a-ti facut?";
pentru negociatorii care s-au mai intalnit in trecut, alte subiecte pot fi legate de experienta sociala comuna sau ultimele succese.
Aceste discutii introductive conduc partile la o anumita sincronizare, la o "intalnire a mintilor" acestora. De asemenea mesajele non-verbale sunt foarte pregnante in aceste momente. Prima impresie este cea lasata de infatisare. Aceasta poate conduce la incredere sau la nesiguranta, relaxare sau tensiune, discutii constructive sau letargice. Elemente cheie ale infatisarii, cele care vor intari impresia initiala, sunt capul, spatele si umerii.
In plus, este de preferat ca si imbracamintea sa fie intr-un anume mod concordanta, deoarece ea poate fi intunecata sau stralucitoare, conformista sau nonconformista, ingrijita sau neglijenta.
Punand acestea in practica, apar ca esentiale trei aspecte:
La un om de afaceri, ceilalti se asteapta sa fie ingrijit si bine imbracat;
Un om de afaceri englez ar trebui sa fie imbracat in costum inchis la culoare.
Daca vizitati o tara cu obiceiuri formale (Norvegia, Franta), atunci ceilalti oameni de afaceri se asteapta ca si dumneavoastra sa fiti formal. In schimb, in tari mai putin formale (Suedia, Danemarca) imbracamintea are o mica importanta. Ramane important sa fiti ingrijit, dar tinuta poate fi un sacou si pantaloni in loc de costum.
Impresia initiala datorata tinutei este repede inlocuita cu alte impresii, mai puternice, aduse de contactul vizual, de privirile partenerilor de negocieri. Exista o mare putere a primului contact vizual intre parti. Privirile pot fi deschise sau furisate, inspirand incredere sau suspiciune.
Alte influente sunt datorate fetei si gesturilor. De exemplu, o strangere de mana poate fi interpretata fie ca o pozitie rezonabila, fie ca una de forta, fie ca una slaba. In societatea occidentala, gestul de a pune mana stanga pe umarul partenerului de discutie in timp ce se strang mainile este interpretata fie ca exuberanta: "Exagereaza E mai bine sa fiu atent ", fie ca o demonstratie de forta: "A fost o strangere puternica, incearca sa ma domine
Si mirosul poate contribui la crearea climatului; cineva poate sa nu fie tolerat de partenerii de discutie daca nu prea trece pe la baie.
Ritmul discutiilor se va stabili tot acum. Primele elemente sunt aduse de ritmul in care partenerii fac miscarile initiale - viteza cu care se intra in camera de negocieri, viteza cu care gazda isi incepe atributiile, ritmul in care debuteaza discutiile. In stabilirea acestuia, cea mai frecventa dificultate este nesiguranta despre ceea ce va spune in primele momente. De aici apar pauzele si intarzierile ce pot conduce la un ritm lent al procesului de negociere. Pe de alta parte, graba si nervozitatea pot crea un punct de plecare neadecvat.
Plecand de la aceste observatii, putem crea o atmosfera vioaie si propice afacerilor.
Preliminariile (cele discutate pana acum), adica prima discutie si impresiile non-verbale, vor stabili tonul si starea ulterioara a tratativelor. Negocierile incep inca din momentul in care se sta in picioare, inaintea inceperii negocierilor propriu-zise, deoarece formalitatile sociale pot fi mai usor indeplinite stand in picioare decat asezati pe scaune.
De exemplu, daca se sta in picioare este mai usor sa se schimbe unghiul de contact sau sa se indice cu o anumita mana miscare (cum ar fi aranjarea persoanelor la masa) in comparatie cu pozitia asezat, in care libertatea de miscare este mult mai mica. Mai mult, deplasarea de la pozitia in picioare la pozitia asezat poate sublinia trecerea de la parte introductiva, cea a formarii atmosferei, la negocierile propriu-zise, astfel reusind sa se impulsioneze formarea unui mediu propice afacerilor. Adesea s-a demonstrat ca pentru inceput, formarea climatului este mai buna atata timp cat se sta in picioare.
Merita o mica atentie si durata acestei perioade de inceput (perioada de deschidere a discutiilor), care se mai numeste si perioada de "topire a ghetii". Aici exista o neconcordanta generata de tendinta de a incepe cat mai repede negocierile propriu-zise, pe de o parte, iar pe de alta parte de necesitatea, deseori intuitiva, de a avea suficient timp pentru adaptarea partilor una cu cealalta.
Se estimeaza ca se ia in considerare 5 la suta din timpul estimat pentru negociere ca fiind necesar pentru topire ghetii. Astfel, daca intalnirea este programata sa dureze o ora, atunci aceasta durata ar fi cam de trei minute. Daca negocierile se intind pe parcursul a cateva zile atunci este de preferat ca partenerii de discutii sa ia pranzul sau cina impreuna inainte de primele intalniri dedicate afacerilor.
Perioada de formare a climatului este deosebit de importanta si atunci cand negocierea se face catre o echipa si nu de negociatori individuali. De exemplu, atunci cand se intalnesc pentru prima data doua echipe de patru negociatori, are loc o scena incarcata de prezentari si de strangeri de maini. Aceasta perioada risca sa fie confuza, iar comunicarea intre parteneri este foarte redusa. Dupa ce se termina formalitatile de prezentare si de strangere de maini se formeaza un cerc de 8 persoane, cu o atmosfera rece, in care una sau doua persoane discuta iar restul raman neimplicate.
Vom putea inlatura acest neajuns daca vom sosi in grupuri mai mici. Cei opt pot fi usor impartiti in cateva grupuri fiecare cu 2-3 persoane din echipe diferite. Inauntrul acestor grupuri mici ar trebui sa se auda - si ar fi bine sa fie asa - un zumzet imediat de conversatie. Acest zumzet prietenesc este un fond sonor potrivit pentru toti opt si poate conduce la instalarea unui proces cald de comunicare inca inainte de inceperea negocierilor propriu-zise.
3 Deschiderea propriu-zisa a negocierilor
Elementele prezentate anterior sunt subiecte ce vor fi acoperite in primele cateva momente. Modul in care acestea vor fi introduse este de asemenea foarte important. Metodele folosite creeaza imediat un sens al intelegerii si dezvoltarea naturala a negocierilor catre o intelegere comuna. Din nou, practica este simpla. Trebuie sa se introduca cuvantul "intelegere" intr-un context in care cealalta parte in mod sigur o va accepta. De exemplu:
"Putem stabili mai intai o intelegere in ceea ce priveste procedura? Mi-ar placea sa cautam impreuna subiectele pe care doriti sa le discutam in aceasta dupa-amiaza si modul in care doriti sa o facem. Va convine acest program?"
Imediat s-a dat un sens intalnirii - acela de a se discuta despre o intelegere, prin formularea unei intrebari ce poate avea raspunsul: "Da sunt de acord".
Acum trebuie sa se stabileasca atat procedura cat si sensul intelegerii. Aceasta o putem face printr-un dialog de genul urmator:
"Ei bine, noi vedem aceasta intalnire ca fiind pur exploratorie - dar pentru a schimba informatii despre pozitiile pe care ne aflam. Este ceea ce v-ati propus si dumneavoastra?"
"Noua ne-ar placea sa schimbam cateva cuvinte si apoi sa trecem la urmatorul pas. Ne-ar conveni ca discutiile sa fie canalizate spre domeniul in care vom face afaceri impreuna."
"Bineinteles, vom fi bucurosi sa o facem la momentul potrivit. Va convine ca intalnirea noastra sa dureze aproximativ o ora?"
"Excelent
"Bine, atunci va propun sa discutam cam 40 minute despre situatia in care ne aflam. Apoi, pentru 20 minute, sa incercam sa descoperim care sunt posibilitatile de a ne situa pe pozitii comune."
Si asa mai departe, stabilind astfel procedura de deschidere ca va fi urmata, continutul, durata si planul discutiilor. Urmand regula stabilita, relevarea celui de-al patrule element urmarit - personalitatile - se face prin relevarea rolului fiecaruia si a intereselor dominante.
Dar, inainte de aceasta, ne intoarcem si insistam pe sensul ce va fi dat intelegerii:
"O.K., atunci suntem de acord cu scopul acestei intalniri, cu ritmul in care vom lucra, precum si cu calea pe care vom merge. Primul pas am dori sa fie prezentarile. Imi permiteti sa incep?"
astfel, negociatorii vor incepe cordial si colaborativ - prin utilizarea celui de-al patrulea element, personalitatea (prin prezentarile ce se vor face), ca un pod de legatura cu substantivul intelegere, cuvant cheie ce a fost introdus initial.
4 Realizarea unei negocieri
Dupa etapele formarii climatului si a deschiderii, negocierile intra in faza tratativelor propriu-zise. Ne aflam intr-o perioada excitanta si dramatica, in timpul careia numeroase idei si impresii vin in atentia negociatorilor.
Aceasta bogatie de activitati poate deveni foarte usor un amalgam. Pentru a-l putea controla si a-si pastra mintea limpede si concentrata la continutul negocierilor, negociatorul trebuie sa se pregateasca bine si sa stie ce sa va intampla in continuare. El trebuie sa cunoasca bine modul de a realiza o negociere.
Scopul sau este de a defini cateva aspecte ce sunt comune tuturor negocierilor.
Voi examina acum patru aspecte distincte ale realizarii negocierilor:
Fazele negocierii;
Abordare generala sau abordare directa?;
Forma confruntarii;
Structura concentrarii.
4.1 Fazele negocierii
Orice negociere este formata din cinci faze:
Explorarea;
Prezentarea ofertelor;
Negocierea ofertelor;
Stabilirea aranjamentului;
Ratificarea.
In faza exploratorie tipurile de activitati ce au loc sunt:
partile isi fac o idee despre cerintele celorlalti;
se da un sens comun directiei in care se va merge in cursul negocierilor;
se vor stabili atitudinile;
se vor recunoaste caile ce vor fi urmate si aranjamentele ce vor fi negociate.
In faza prezentarii ofertelor una sau ambele parti vor expune ofertele ce se doresc a fi negociate.
In faza negocierii ofertelor se va cauta obtinerea avantajului maxim de catre parti.
In cursul negocierilor va exista un moment in care isi va atinge scopul propus - sau va fi cat mai aproape de el. cu aceasta incepe faza stabilirii aranjamentului.
In sfarsit, procesul se incheie cu ratificarea intelegerii, de obicei in scris, uneori incluzand si detalii legale.
Maniera in care vor fi abordate aceste faze depinde de fiecare negociator. De multe ori, acestea nu se succed intr-o ordine stricta, ci pot fi parcurse fie in alta ordine fie revenindu-se de la o etapa la alta, in functie de mersul negocierilor. Se pot parcurge toate aceste etape in ceea ce priveste un anumit aspect al negocierilor si apoi sa se reia totul de la capat pentru un alt aspect.
Pentru un control efectiv al tratativelor, negociatorului trebuie sa-i fie insa foarte clare cele cinci faze ale negocierii: explorarea, prezentarea ofertelor, negocierea ofertelor, incheierea acordului si ratificarea.
4.2 Prezentarea ofertelor
Multe persoane cred ca prezentarea ofertelor si negocierea acestora sunt nucleul procesului de negociere.
Atunci este adoptat acest punct de vedere, maniera in care se fac ofertele si se negociaza trebuie sa fie intr-adevar nucleul procesului; chiar atunci cand negociatorii sunt mai interesati de creativitate, abilitatile cerute de aceasta raman foarte importante. Aici este punctul culminant in care se poate castiga sau pierde proiectul, se poate mari profitul sau se pot inregistra pierderi.
Majoritatea ofertelor din cadrul negocierilor sunt facute de catre persoanele de la departamentele comerciale, persoane crescute intr-un spirit comercial de actiune, care trateaza cu persoane de aceeasi formatie. Se intampla aceasta deoarece ei sunt cei care au o experienta bogata si o intuitie deosebita a posibilitatilor de actiune pe piata.
Negociind in avantaj propriu, se va incepe cu oferta cea mai mare posibila. (Pentru cumparatori, corespunzator va fi cea mai scazuta oferta posibila).
Ofertele de deschidere trebuie sa fie "cele mai mari" deoarece:
Oferta de deschidere stabileste o limita care in mod normal nu poate fi atinsa. Dupa ce aceasta oferta a fost facuta, nu se poate face alta mai mare intr-o etapa ulterioara - iar in acelasi timp este nivelul maxim sperat a fi obtinut;
Prima oferta influenteaza evaluarea celorlalti in oferta ce o vor face;
O oferta ridicata va lasa suficient spatiu de manevra in timpul fazei negocierii ofertei. Ea ne va da o rezerva cu care se poate lucra;
Oferta initiala are o influenta reala asupra nivelului acordului final. Cu cat cerem mai mult, cu atat se poate obtine mai mult.
In unele in unele seminarii ce sunt tinute cu negociatori experimentati, cu persoane ce lucreaza in domeniul negocierilor internationale si cu afaceri de mari dimensiuni, se utilizeaza un studiu de caz simplu, dar care arata necesitatea ca oferta initiala sa fie mare.
Oferta initiala trebuie sa fie facuta ferm, fara rezerve si ezitari. In acest mod se va crea convingerea ca negocierile sunt constiente si rationale.
Ea trebuie sa fie suficient de clara, astfel incat ceilalti sa recunoasca precis ceea ce am propus. Utilizarea materialelor vizuale -chiar si o pagina pe care s-au desenat figurile necesare - poate contribui la marirea claritatii ofertei.
Oferta trebuie facuta fara scuze sau comentarii. Nu trebuie cerute scuze pentru nici un aspect ce poate fi argumentat. Nu trebuie facute nici comentarii, deoarece in cursul tratativelor ceilalti vor pune intrebari in privinta punctelor ce ii intereseaza. Iar comentariile voluntare facute inainte ca ceilalti sa puna intrebari trebuie sa se refere, eventual, doar la unele posibilitati inca neluate in considerare.
Avem deci trei elemente de baza ale modului in care se va prezenta o oferta: fermitate claritate si fara comentarii.
Ar fi posibil ca, in cazul negocierilor cooperative, sa fie necesare unele miscari introductive care sa arate punctul nostru de vedere cu privire la subiectul abordat.
Cautand sa raspundem ofertelor celorlalti trebuie sa facem o distinctie ferma intre clarificari si justificari.
Un negociator competent se asigura mai intai ca a inteles precis ceea ce au oferit ceilalti. El va pune toate intrebarile necesare pentru a-si forma o imagine corecta. In acelasi timp trebuie sa se asigure ca ceilalti nu vad in aceste intrebari o incercare de a se justifica ci doar intentia de clarificare. Odata satisfacut, el va rezuma ceea ce a inteles din oferta celorlalti, continuand comunicarea efectiva dintre parti.
Cei care au facut oferta, vor raspunde pentru inceput la intrebari, cautand sa justifice pozitia pe care se afla. Iar dupa ce au facut o oferta, au perfecta dreptate sa stie care este oferta partenerilor.
4.3 Negocierea afacerilor
Satisfactia nu este absoluta, ea depinde de modul in care oamenii evalueaza lucrurile.
In acest proces trebuie sa fim atenti sa nu cedam prea mult sau prea repede. Aceasta se intampla deoarece mai multi pasi mici sunt mai utili decat unul mare; si de obicei prajitura se imparte incet si cu grija.
Chiar negociind in avantaj propriu, trebuie sa fim totusi atenti sa facem o afacere corecta, in care ambele parti sa fie in mod egal satisfacute sau in mod egal nesatisfacute. Daca ne este posibil ca noi sa taiem prajitura astfel incat fiecare sa aiba ceea ce doreste, atunci trebuie sa se negocieze in asa fel incat insatisfactia sa fie in mod egal impartita.
Dupa ce s-a declansat procesul de negociere al ofertelor, vor trebui facuti doi pasi:
Clarificarea;
Aprecierea situatiei.
Este esential sa se stabileasca o imagine clara a cerintelor celorlalti inainte de a incepe negocierea ofertelor. Imaginea a ceea ce se negociaza trebuie sa fie clara, cel putin in masura in care este posibil. Dar in acelasi timp trebuie sa avem si o imagine clara a ceea ce reprezinta si oferta lor, inainte de a ne intreba de ce au facut aceasta oferta.
Apoi trebuie sa intelegem de ce este necesar sa avem o perceptie clara a elementelor care le-ar da satisfactia maxima a modului in care trebuie tratat in avantajul nostru continuand sa le oferim si lor satisfactia maxim posibila.
Trebuie de asemenea sa descoperim atat ceea ce este esential pentru ei cat si dorintele neesentiale, ce anume ii intereseaza in oferta pe care o fac si ceea ce isi doresc sa obtina.
Pentru a obtine aceasta claritate, punctele-cheie ale comportamentului nostru trebuie sa fie:
Analiza fiecarui punct al ofertei primite. Se va determina cat de important este fiecare punct pentru ei si cat de flexibili pot fi.
Nu se vor specula niciodata opiniile sau motivele lor si nu vor fi contrazisi. Speculatiile nu se vor face decat sa irite si sa aduca o situatie confuza in negocieri.
Se vor nota raspunsurile primite inainte de a le comenta. Nu se va prezenta pozitia proprie prea repede. Nu se va intra prea repede in analiza directa a problemelor si se va avansa pe un front larg.
Corespunzator, in etapa negocierii ofertelor, atunci cand ceilalti isi explica pozitia trebuie sa limitam intrebarile noastre la minimum. Se va raspunde in schimb intrebarilor puse ce elemente esentiale si nu se vor face comentarii extinse sau justificari.
Avand acum "gandurile puse la punct", sa intram in etapa in cae vom aprecia situatia.
Va trebui:
sa apreciem diferentele dintre parti;
sa analizam pozitia reala a celorlalti;
sa luam o prima decizie;
sa ne pregatim pentru urmatoarea runda de negocieri.
Evident, vor exista diferente intre punctele de vedere ale partilor. Aceste diferente pot fi de trei categorii: imaginare, inventate sau reale.
Diferentele imaginare deriva din faptul ca cele doua parti nu inteleg ceea ce cer ceilalti sau alternativ, nu se accepta faptul ca pozitia celorlalti este reflectata de cerintele lor. Aceste diferente pot rezulta si dintr-o comunicare defectuoasa, iar solutia este de a se depune mai multe eforturi pentru imbunatatirea acesteia.
Diferentele inventate apar atunci cand una din cele doua parti bluffeaza. Solutia pentru depasirea acestor diferente este de a aloca mai mult timp negocierilor, folosirea rundelor succesive de discutii, modificarea propriei oferte si incercarea de a se elimina inventiile celorlalti. Este un joc in care se va consuma mult timp prin bluffuri si contrabluffuri.
Diferentele reale trebuie tratate diferit. Sunt necesare alte instrumente pentru abordarea acestora. Care vor fi luate in consideratie in sectiunea "Influentarea afacerii".
Dupa ce am studiat diferentele dintre parti, trebuie sa analizam pozitia reala a celorlalti. Trebuie sa fim insa foarte atenti, deoarece nu putem fi siguri de ceea ce isi doresc cu adevarat. Pentru aceasta va trebui sa luam in considerare tot ceea ce au spus, modul in care s-au exprimat si de asemenea sa apreciem situatia in care se afla si comportamentul lor. Cu toate aceste informatii nu vom fi niciodata siguri ca avem dreptate: totusi va trebui sa fim in continuare gazde bune.
De aceea este foarte important ca inainte de negocieri sa determinam motivatia si prioritatile lor.
In analiza pe care o vom face va trebui sa distingem:
ceea ce ei accepta;
ceea ce ei nu accepta;
cat de mult insista pe fiecare problema;
aria probabila a acordului.
Aceasta "arie probabila a acordului" poate fi recunoscuta de negociatorii experimentati la sfarsitul primei runde de negocieri.
Odata stabilite si evaluate ofertele de deschidere se poate face o prima estimare a acordului ce se poate obtine. Intr-adevar pornind de la aceste oferte, in cursul negocierilor - care nu vor fi in mod necesar rapide - se va avansa catre pozitia estimata.
Exista trei posibilitati de a actiona:
Acceptam;
Refuzam;
Intram in negocierea ofertelor.
Daca vom decide sa negociem, atunci va trebui sa ne pregatim pentru urmatoarea etapa. Optiunile pe care le putem aborda sunt:
O noua oferta pentru noi (oral sau inscris);
O noua oferta din partea noastra (oral sau in scris);
Modificarea continutului ofertei (modificare fie a cantitatii fie a calitatii, fie utilizarea unei a treia parti, modificarea duratei sau finantarii sau .);
Se incepe negocierea ofertei utilizand procedeul "da si primeste".
Pasii necesari unui procedeu sunt:
Identificarea problemelor. Se va face o lista cu toate problemele ce trebuie abordate in cadrul negocierii;
Analiza stilului de negociere al celorlalti. Cu cat vom intra mai mult in negocieri se poate vedea daca ambele parti negociaza "in avantaj propriu".
Chiar daca in cazul unor stiluri de negociere similare pot exista diferente de intensitate. Unele organizatii prefera sa prelungeasca negocierile, cautand ca la fiecare pas sa castige un mic avantaj; altele in schimb, cauta sa le incheie cat mai repede. De asemenea, este posibil ca ceilalti sa aiba un comportament agresiv, pentru care este necesara utilizarea unui alt grup de tactici.
Analiza problemelor. Se va decide care dintre ele sunt esentiale pentru noi si care sunt cele in care se pot face concesii;
Pregatirea pozitiei proprii de negociere.
Dupa incheierea negocierilor, negociatorul trebuie sa fi obtinut un acord care este in avantajul sau dar in acelasi timp a dat o satisfactie si celorlalti.
La sfarsit va trebui sa existe o forma de incheiere care sa arate respectul mutual dintre negociatori.
