Negocierea in afaceri

Negocierea este o forma de intalnire intre doua parti: noi si ceilalti.

Obiectivul celor mai multe negocieri este de a se atinge o intelegere,  in care partile conlucreaza cu un interes comun, in vederea atingerii unui anumit scop.

Acestea depind in primul rand de stabilirea unui climat cooperativ si apoi de initierea negocierii intr-un mod care sa conduca partile sa conlucreze impreuna armonios si creativ.

Deseori aceasta incepe cu o perioada dramatica si excitanta in care este dificil de anticipat cum vor decurge tratativele sau de a le controla. Aici vom prezenta un mod concret de realizare a negocierii precum si cateva din pericolele ce ameninta bunul curs al realizarii acesteia.

Comunicarea efectiva este un element esential negocierii, iar instrumentele ce o pot determina sunt indispensabile negociatorilor.

1.1   Negocierea. Generalitati

Negocierea a constituit si, cu siguranta, va mai constitui mult timp un subiect foarte controversat.

In sens larg, negocierea apare ca o forma concentrata si interactiva de comunicare interumana in care doua sau mai multe parti aflate in dezacord urmaresc sa ajunga la o intelegere care rezolva o problema comuna sau atinge un scop comun. Intelegerea partilor poate fi un simplu acord verbal, consolidat printr-o strangere de mana, poate fi un consens tacit, o minuta, o scrisoare de intentie sau un protocol, redactate in graba, poate fi o conventie sau un contract, redactate cu respectarea unor proceduri si uzante comune, dar mai poate insemna un armistitiu, un pact sau un tratat international, redactate cu respectarea unor proceduri si uzante speciale.

Cea mai uzuala este negocierea afacerilor sau negocierea comerciala care se concretizeaza in contracte, acte si fapte de comert precum vanzarea-cumpararea, parteneriatul, incheierea, concesiunea, franchising-ul etc. In cadrul acesteia, un loc special ocupa tehnicile de vanzare.

Putem spune ca prin negociere se intelege orice forma de confruntare nearmata, prin care doua sau mai multe parti cu interese si pozitii contradictorii, dar complementare , urmaresc sa ajunga la un aranjament reciproc avantajos ai carui termeni nu sunt cunoscuti de la inceput.

In aceasta confruntare, in mod principal si loial, sunt aduse argumente si probe, sunt formulate pretentii si obiectii, sunt facute concesii si compromisuri pentru a evita atat ruperea relatiilor, cat si conflictul deschis. Negocierea permite crearea, mentinerea sau dezvoltarea unei relatii interumane sau sociale, in general, ca si a unei relatii de afaceri, de munca sau diplomatice, in particular.

Negocierea este inseparabila de comunicarea interumana si, in mod inevitabil, este bazata pe dialog. A negocia inseamna a comunica in speranta de a ajunge la un acord.

Negocierea afacerilor este o forma particulara de negociere, centrata pe existenta unui produs sau unui serviciu, pe de o parte, si a unei nevoi de satisfacut, pe de alta parte. Acordul are caracter comercial si se poate concretiza intr-un act de comert, o conventie, o comanda, un contract de vanzare-cumparare, un parteneriat, un leasing etc. sau doar in modificarea unei clauze, a unor niveluri de pret, a unor conditii de calitate sau livrare, transport etc.

Negocierea comerciala devine necesara si este posibila ori de cate ori sunt indeplinite trei conditii simple pe o piata mai mult sau mai putin libera:

existenta unor interese intre doua sau mai multe parti, intre care s-au derulat oferte si cereri de oferta acceptate in principiu. Cererea sau oferta facuta de una dintre parti nu corespunde intru totul cu oferta sau cererea formulata de celelalte parti; exista dezacord, dar unul de fond;

existenta dorintei si a interesului partilor in obtinerea unui acord pentru care sunt dispuse sa-si faca, reciproc, concesii;

lipsa unor reguli si proceduri prestabilite si obligatorii sau lipsa unei autoritati aflate deasupra partilor in divergenta, care sa impuna acordului peste vointa acestora. Astfel, partile sunt nevoite sa caute si sa creeze, in comun, conditiile de realizare a acordului.

1.2 Caracteristici ale negocierilor comerciale

Inteleasa ca proces de comunicare interumana, negocierea comerciala comporta o serie de aspecte si caracteristici care o particularizeaza (Popa Ioan, "Tranzactii internationale", Editura Recif, Bucuresti, 1992).

In primul rand, negocierea comerciala este un proces organizat, concretizat intr-un ansamblu de initiative, schimburi de mesaje, contacte si confruntari, care au loc intre parteneri de afaceri, cu respectarea unor reguli si uzante statornicite intr-un mediu juridic, cultural, politic si economic determinat. Tratativele sunt purtate intr-un cadru mai mult sau mai putin formal, pe baza unor principii, proceduri si uzante mai mult sau mai putin determinate si sunt duse de negociatori mai mult sau mai putin calificati, care au capacitatea juridica de a angaja firmele pe care le reprezinta. Partile sunt obligate sa respecte cerintele de ordin procedural si deontologic, consacrate ca atare in codul comercial si mediul afacerilor.

In al doilea rand, negocierea este un proces competitiv in care, pornind de la baza intereselor comune, partile urmaresc realizarea unui acord care, in paralel cu satisfacerea intereselor comune, sa asigure avantajele proprii preponderente. In esenta sa, insa, negocierea trebuie sa conduca la un consens si nu la o victorie a uneia dintre parti asupra celorlalte. In negociere, in ciuda aspectului competitiv care ia nastere spontan, exista parteneri, mai curand decat adversari.

In al treilea rand, negocierea este un proces de interactiune, ajustare, si amortizare a intereselor distincte ale partilor astfel incat, dincolo de caracterul competitiv al raporturilor dintre parti, acordul de vointa sa devina reciproc avantajos. Negocierea comerciala nu trebuie abordata ca un joc cu suma nula in care ceea ce o parte castiga, cealalta pierde. Toate partile negociatoare pot avea de castigat si nici una de pierdut.

In al patrulea rand, negocierea este un proces orientat catre o finalitate precisa, exprimata prin incheierea unei afaceri concrete. Evaluarea succesului este facuta prin raportare la finalitatea sa, concretizata intr-un contract mai mult sau mai putin avantajos. Ceea ce conteaza, in final, sunt rezultatele negocierii.

1.3 Tipuri de negocieri comerciale

Analiza tipului de negociere in care ne angajam este, intotdeauna, importanta. A-l cunoaste si a-l evalua insemna deja, a prevedea in linii mari comportamentul pe care il va adopta partenerul si a pregati propriul comportament, in intampinare. In acest fel, riscul unei rupturi, al unei neintelegeri sau riscul de a incheia un acord dezavantajos scade.

Se poate face distinctie intre cele trei tipuri fundamentale de negociere:

negocierea distributiva (castigator/perdant sau victorie/infrangere);

negocierea integrativa (castigator/castigator sau victorie/victorie) si

negocierea rationala, un tip de negociere care nu pune in cauza opozitia partilor sau intereselor subiective ale acestora.

Negocierea distributiva este cea de tip ori/ori, care opteaza doar intre victorie/infrangere. Este cea care corespunde unui joc cu suma nula si ia forma unei tranzactii in care nu este posibil ca o parte sa castige, fara ca cealalta parte sa piarda. Fiecare concesie facuta partenerului vine in dauna concendentului si reciproc.

In aceasta optica, negocierea pune fata in fata doi adversari cu interese opuse si devine o confruntare de forte, in care una din parti trebuie sa castige. Orice concesie apare ca un semn de slabiciune. Orice atac reusit apare ca un semn de putere. Obiectivul negocierii va fi un acord care nu va tine seama de interesele partenerului si care va fi cu atat mai bun cu cat va lovi mai dur parte adversa.

Intr-o astfel de negociere, rezultatul va fi determinat decisiv de raportul de forte dintre parteneri, adica de puterea de negociere a partilor aflate in conflict.

Consecinta cea mai rea a unui acord incheiat in astfel de conditii este aceea ca partile dezavantajate nu vor fi dispuse sa il respecte. Ele vor incerca fie sa recupereze handicapul, fie sa se razbune.

Tacticile si tehnicile de negociere folosite in negocierea distributiva sunt tipice pentru rezolvarea starilor conflictuale. Sunt dure si tensionate. Este important sa anticipam sau sa descoperim din timp tacticile agresive ale adversarului, pentru a le face sa ricoseze si sa piarda din eficacitate.

Intre tacticile uzuale, pot fi amintite:

polemica purtata prin contre permanente si prin deviere sistematica de la subiect;

atacul in forta si intimidarea;

manevrele retorice bazate pe disimulare, pe mascarea intentiilor, ascunderea adevarului si pe culpabilizarea adversarului;

descalificarea prin rea-credinta, prin atac la persoana si prin caderea in derizoriu.

Acest tip de negociere este posibil atunci cand opozitia de interese este puternica, iar dezechilibru de forte este semnificativ.

Negocierea integrativa (victorie/victorie) este aceea in care sunt respectate aspiratiile si interesele partenerului, chiar daca vin impotriva celor proprii. Se bazeaza pe respectul reciproc si pe tolerarea diferentelor de aspiratii si de opinii.

Avantajele acestui tip de negociere sunt acelea ca ajunge la solutii mai bune, mai durabile, partile se simt mai bine, iar relatiile dintre parti se consolideaza. Ambele castiga si ambele sustin solutia si acordul incheiat. Negocierea integrativa creeaza, salveaza si consolideaza relatiile interumane si de afaceri, pe termen lung. Ea determina pe fiecare dintre partile negociatoare sa-si modifice obiectivele si sa-si ajusteze pretentiile in sensul rezolvarii intereselor comune.

Aceasta optica de negociere ocoleste si evita starile conflictuale. Climatul negocierilor caracterizat de incredere si optimism, iar acordul, odata obtinut, are toate sansele sa fie respectat.

Tacticile specifice se bazeaza pe reciprocitatea concesiilor (termene de livrare mai scurte contra unor plati imediate, spre exemplu).

Negocierea rationala este aceea in care partile nu-si propun doar sa faca sau sa obtina concesii, consimtite de pe pozitii de negociere subiective, ci incearca sa rezolve litigiile de fond de pe o pozitie obiectiva, alta decat pozitia uneia sau alteia dintre ele.

Pentru aceasta, trebuie definite clar interesele mutuale, in cadrul unei transparente si sinceritati totale, fara apelul la cea mai mica disimulare sau suspiciune.

Se incepe cu formularea problemelor care trebuie rezolvate, ca raspunsuri la intrebari de genul: Ce nu merge? Unde se afla raul? Cum se manifesta acesta? Care sunt faptele care contravin situatiei dorite?

Se continua cu un diagnostic al situatiei existente, insistandu-se asupra cauzelor care impiedica rezolvarea problemelor.

Apoi, se cauta solutiile teoretice si se stabilesc de comun acord masurile prin care, cel putin unele dintre acestea, pot fi puse in practica.

Algoritmul rationalitatii insemna deci: definirea problemelor, diagnosticarea cauzelor si cautarea solutiilor. Negociatorul cauta sa inteleaga miza pusa in joc de partener, sa cunoasca sentimentele acestuia, motivatiile si preocuparile sale.Divergentele care raman nerezolvate sunt reglate prin recursul la criterii obiective, precum referintele stiintifice, normele morale sau prin recursul la oficiile unui arbitru neutru.

Tabel 1.1 - Evaluarea comparativa a tipurilor de negocieri

1.4 Principii de baza ale negocierilor comerciale

Atata timp cat negocierea este purtata cu participarea constienta si deliberata a partilor, care cauta impreuna o solutie la o problema comuna, abordarea sa implica o anumita etica si principialitate.

Avantajul reciproc

In principiu, in cadrul negocierilor, fiecare dintre parti isi ajusteaza pretentiile si revizuieste obiectivele initiale. Astfel, in una sau mai multe runde succesive, se construieste acordul final, care reprezinta un "compromis satisfacator" pentru toate partile. Negocierea functioneaza, deci, dupa principiul avantajului reciproc. Conform acestui principiu, acordul este bun atunci cand toate partile negociatoare au ceva de castigat si nici una ceva de pierdut. Fiecare poate obtine victoria, fara ca nimeni sa fie infrant. Cand toate partile castiga, toate sustin solutia aleasa si respecta acordul incheiat.

Principiul avantajului reciproc (WIN-WIN) nu exclude, insa, faptul ca avantajele obtinute de una dintre parti sa fie mai mari sau mai mici decat avantajele obtinute de cealalta sau celelalte parti, aflate in negocieri. In negocierea afacerilor, ca si in orice alta forma de negociere, fiecare dintre parti urmareste avantaje preponderente pentru ea insasi. Acest lucru nu trebuie nici uitat, dar nici condamnat de catre partile negociatoare.

Do ut des

In psihologia comunicarii, se vorbeste de o asa numita lege psihologica a reciprocitatii, lege conform careia, daca cineva da sau ia ceva, partenerul va resimti automat dorinta de a-i da sau, respectiv, de a-i lua altceva in schimb (Bruno Medicina, Manipulati si evitati sa fiti manipulati, Idei de afaceri, anii 1996 si 1997). Chiar daca nu dam ceva in schimb, in mod efectiv, ramanem oricum cu sentimentul ca suntem datori, ca ar trebui sa dam.

Urmare actiunii subtile a acestei legi psihologice, orice forma de negociere este guvernata de principiul actiunilor compensatorii. Consecinta este reciprocitatea concesiilor, a obiectiilor, a amenintarilor, a represaliilor etc. Expresiile latinesti ale acestui principiu sunt: "Do ut des" si "Facio ut facis". In romaneste, principiul poate fi regasit in expresii de genul: "Dau daca dai", "Fac daca faci".

Ideea este ca cineva nu poate primi ceva daca, la randul sau, nu da altceva in schimb. Fara a face concesii partenerului, nu se poate obtine concesii din parte lui.

Moralitate si legalitate

Legea este lege si cei mai multi o respecta si dincolo de principii, pentru a evita consecintele nedorite. Moralitatea intelegerilor comerciale, acolo unde legea nu o apara, ramane adesea o chestiune de principiu, de deontologie.

Principiul moralitatii si legalitatii nu se rezuma doar la etica afacerilor, ci priveste si etica comunicarii interumane. Asta inseamna ca nu-i suficient sa negociem doar in limitele a ceea ce este legal si moral, sub aspectul obiectului si conditiilor negocierii, ci mai trebuie sa ne si abtinem de la folosirea abuziva a acelor proceduri si tehnici de manipulare si comunicare care scapa complet sau partial controlului constient al partenerului.

Respectarea riguroasa a acestui principiu nu este cu adevarat posibila. Controlul eticii comunicarii este relativ.

Aspectele juridice ale tranzactiilor fac exceptie, dar si din acest punct de vedere, in negocierile internationale, partile trebuie sa convina din start asupra normelor de drept comercial  pe care le vor respecta.