|
|
|
Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura (APIA) functioneaza in subordinea Ministerului Agriculturii, Padurilor si Dezvoltarii Rurale in baza Legii 1/2004 cu modificarile si completarile ulterioare.
Institutia are urmatoarea organizare: aparat central, 42 de centre judetene si 210 centre locale.
Incepand cu 1 ianuarie 2007, APIA deruleaza fondurile europene pentru implementarea masurilor de sprijin finantate din Fondul European pentru Garantare in Agricultura (FEGA).
Subventiile se acorda sub forma de plati directe la hectar gestionate de Sistemul Integrat de Administrare si Control (IACS) si in cadrul masurilor de piata pentru implementarea mecanismelor comerciale conform Politicii Agricole Comune (PAC). Astfel, Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura administreaza sistemul de certificate de export-import si garantii pentru importul si exportul produselor agricole, elaboreaza si implementeaza procedurile privind aplicarea sistemului de interventie pentru produsele agricole.
Atributiile APIA
- Asigura derularea operatiunilor financiare legate de gestionarea fondurilor alocate;
- Asigura verificarea cererilor de plata primite de la beneficiari;
- Autorizeaza plata catre beneficiari in urma verificarii cererilor de plata sau ii instiinteaza pe acestia cu privire la eventualele nereguli sesizate, in vederea solutionarii acestora;
- Executa platile autorizate catre beneficiari;
- Tine contabilitatea platilor efectuate;
- Urmareste incadrarea in fondurile alocate pentru activitatile prevazute mai sus;
- Asigura indeplinirea cerintelor cu privire la informarea publica privind activitatile desfasurate;
- Asigura desfasurarea in bune conditii a activitatilor economice, administrative, contabile, de personal si audit ale Agentiei;
- Colaboreaza pentru indeplinirea atributiilor specifice cu organele administratiei publice centrale si locale;
- Pregateste si implementeaza prevederile privind mecanismele comerciale;
- Administreaza sistemul de certificate de export-import si garantii pentru importul si exportul produselor agricole
- Elaboreaza si implementeaza procedurile privind aplicarea sistemului de interventie pentru produsele agricole;
- Este autoritatea publica responsabila cu implementarea Sistemului Integrat de Administrare si Control;
- Asigura managementul cotelor de productie de zahar si izoglucoza si gestioneaza contributiile aferente acestor cote;
- Elaboreaza manuale de proceduri si metodologii in vederea implementarii corespunzatoare a atributiilor care ii revin;
- Implementeaza si administreaza restitutiile la export si sistemul de garantii aferente restitutiilor;
- Furnizeaza toate informatiile solicitate de Organismul coordonator al agentiilor de plati pentru agricultura, dezvoltare rurala si pescuit.
Comunicarea in cadrul Agentiei de Plati si Interventie pentru Agricultura se face utilizand toate canalele posibile care inlesnesc eficienta comunicarii.
Pentru comunicarea cu exteriorul Agentia foloseste ca interfata pagina web: http://www.apia.org.ro/.
In structura organizatorica, alaturi de alte 13 departamente, are constituit Serviciul Comunicare si Promovare Programe (SCPP)
Serviciul Comunicare si Promovare Programe (SCPP) este in subordinea Directorului General si are in componenta urmatoarele servicii:
-Compartimentul Promovare Programe
- Compartimentul Comunicare
Serviciul Comunicare si Promovare Programe este structura functionala a APIA responsabila de promovarea imaginii Agentiei si de relatia cu mass-media. Acest departament asigura liberul acces la informatiile de interes public pentru reprezentantii mass-media, organizeaza conferinte de presa pentru diseminarea informatiilor specifice si asigura reprezentarea APIA in cadrul expozitiilor, targurilor si a altor manifestari de profil.
Atributiile si responsabilitatile Serviciului Comunicare si Promovare Programe sunt urmatoarele:
- Modifica/elaboreaza strategia de comunicare a institutiei si supune spre avizare anual conducerii Agentiei proiectul acesteia;
- Asigura desfasurarea campaniilor publice de promovare si comunicare;
- Mentine contactul permanent cu centrele judetene privind promovarea si comunicarea cu mass-media si aparitiile in presa locala;
- Actualizeaza continutul site-ului oficial al Agentiei si se ingrijeste de modernizarea structurii si functiunilor lui; in ceea ce priveste ghidurile si alte materiale referitoare la implementarea procedurilor Agentiei, acestea sunt primite (spre postare pe site-ul oficial) prin Directia Metodologie si Relatii Institutionale;
- Asigura participarea APIA la expozitii, colocvii, seminarii, simpozioane, targuri de profil etc.;
- Asigura elaborarea raspunsurilor la solicitari, intrebari si puncte de vedere solicitate de mass-media si mentine evidenta acestora;
- Informeaza in timp util si asigura accesul ziaristilor la activitatile si actiunile de interes public, organizate de Agentie;
- Organizeaza conferinte de presa pentru diseminarea informatiilor asupra programelor derulate de APIA;
- Colaboreaza cu toate compartimentele Agentiei;
- Indeplineste alte atributii prevazute de normele in vigoare sau stabilite de conducerea Agentiei, din domeniul sau de activitate;
APIA este una din cele doua agenții de plați autorizate de catre Comisia Europeana pentru gestionarea fondurilor comunitare pentru agricultura.
Agenția are un numar extins de atribuții, conform Legii nr. 1/2004, și se adreseaza unor categorii multiple de beneficiari, ceea ce conduce la necesitatea adaptarii mijloacelor de comunicare la specificul fiecarei categorii de public tinta.
Complexitatea și specificul activitaților desfașurate de APIA implica o colaborare stransa și eficienta intre aceasta și MADR, cat și cu instituții ale administrației publice centrale și locale. Coordonarea activitaților acestor instituții necesita, din partea Agenției, elaborarea unei strategii integrate de comunicare, cu rolul de a crea cadrul necesar pentru indeplinirea atribuțiilor și a obiectivelor sale.
Strategia stabilește responsabilitațile APIA in domeniul comunicarii, obiectivele comunicaționale și mijloacele de realizare a acestora. De asemenea, sunt definite obiectivele strategice si specifice ale comunicarii, la nivel intern si extern, contextul in care se desfasoaracomunicarea, prioritatile, canalele de comunicare, grupurile tinta, instrumentele si tehnicile de comunicare adecvate.
Activitatea de comunicare se desfasoara in conformitate cu regulamentele europene si legislatia nationala in vigoare.
APIA se adreseaza, potrivit legii, tuturor potentialilor beneficiari ai formelor de sprijin financiar pentru a-i informa sistematic, la nivel national, regional, judetean si local, cu privire la toate activitatile sale ce decurg din responsabilitatile stabilite prin lege. Scopul principal al comunicarii il reprezinta informarea si educarea fermierilor romani cu privire la platile directe si masurile de piata, precum si la unele masuri gestionate de APIA, finantate din fonduri europene pentru agricultura, dezvoltare rurala si pescuit, stabilite prin ordin al ministrului agriculturii, padurilor si dezvoltarii rurale.
APIA iși asuma comunicarea deschisa, cu claritate si la un nivel inalt de profesionalism, cu publicul roman și toți beneficiarii de drept, atat in ceea ce priveste drepturile și responsabilitațile acestora, cat și in ceea ce privește activitatea și obligațiile Agenției Valorile care guverneaza activitatea de comunicare a APIA sunt: legalitatea, imparțialitatea, coerenta, eficiența, obiectivitatea, transparența și orientarea catre cetațean, in general, și beneficiar in particular.
APIA va asigura cu promptitudine publicului și beneficiarilor, diferitelor categorii de public, informații clare, concise si corecte, in mod adecvat, in vederea atingerii obiectivelor sale instituționale.
Contextul actual
APIA se afla in cel de-al doilea an de implementare a Sistemului Integrat de Administrare și Control (IACS), ansamblu complex de norme si proceduri de organizare instituționala, infrastructura IT si resurse umane aflat la baza activitații agenției.
Dificultațile inerente construcției, intr-o perioadascurtade timp, unei instituții complexe precum o agenție de plați, au dus la o serie de crize de imagine. Din cauza intarzierilor inregistrate in implementarea IACS incadin 2006, Romania a primit avertismentul cu privire la activarea clauzei de salvgardare pentru domeniul agriculturii. Aceste intarzieri au condus la dificultați in ceea ce privește respectarea termenelor impuse de regulamentele europene pentru efectuarea plaților.
La aceasta situație s-au adaugat o serie de crize de imagine cauzate de deficiențe in recrutarea personalului agenției și derularea procedurilor de achiziții. Schimbarea conducerii APIA, in octombrie 2007, dar și o mai stransacolaborare cu Ministerul Agriculturii și Dezvoltarii Rurale și cu Guvernul Romaniei, au dus la reevaluarea perspectivelor și implementarea unor noi masuri care au vizat corectarea tuturor deficiențelor de ordin tehnic, managerial, financiar și de resurse umane cu care s-a confruntat APIA incade la inființare. Noua viziune manageriala s-a concretizat, intr-o perioada relativ scurta, in autorizarea și efectuarea primelor plați pe suprafața din fonduri europene și naționale.
Pana la termenul prevazut de regulamentele europene (30 iunie), APIA a emis decizii de plata pentru mai mult de 95% dintre fermieri.
Acest rezultat pozitiv a fost insa afectat de intarzieri in efectuarea platilor, restanțele fiind asociate in mod eronat cu activitatea APIA, chiar daca deficiențele au fost, in principal, cauzate de nefuncționarea unor aplicații informatice subcontractate. Agenția s-a confruntat, astfel, cu presiuni instituționale și mediatice din partea fermierilor și a asociațiilor profesionale din sectorul agricol.
In domeniul comunicarii, este important de mentionat faptul ca, la sfarsitul anului 2007, in aparatul central APIA s-a luat decizia infiintarii unei structuri specializate care reuneste activitatile de promovare si comunicare in cadrul Direcției Promovare - Comunicare. In scurt timp, a fost creata propria retea de responsabili de comunicare, la nivelul directiilor aparatului central si in fiecare centru judetean. A fost, de asemenea, inregistrat un progres important in relația cu mass media, prin creșterea transparenței instituționale.
Modul in care Agenția și-a indeplinit atribuțiile reprezinta o baza solida pentru creșterea credibilitații interne și externe a instituției.
Obiectivele specifice deriva din obiectivele strategice comunicationale si sunt:
- Informarea periodica a publicului și beneficiarilor cu privire la schemele de platașimasurile de piațași intervenție, la drepturile și obligațiile beneficiarilor, precum și la condițiile de acordare a fiecarei forme de sprijin;
- Imbunatațirea mijloacelor si tehnicilor de comunicare prin adaptarea mesajului la necesitatile diferitelor categorii de public tinta;
- Dezvoltarea unui mecanism de evaluare a campaniilor desfasurate, in vederea imbunatatirii constante a calitatii activitatii de comunicare intre APIA si publicul sau tinta.
Vizeaza cresterea capacitatii de diseminare a informatiei prin:
- Consolidarea culturii organizationale;
- Crearea acordului comun cu privire la valori, atitudini si comportamente, in vederea eficientizarii comunicarii;
- Dezvoltarea si consolidarea retelei de comunicatori din cadrul agentiei, la nivel central si judetean;
- Eficientizarea fluxului de informatii din interiorul agentiei.
- Asigurarea unei comunicari permanente cu toate institutiile statului cu care APIA colaboreaza;
- Consolidarea colaborarii cu institutii ale Uniunii Europene si dezvoltarea comunicarii cu agentii similare ale statelor membre; incheierea unor protocoale de colaborare in acest sens;
- Postarea, pe pagina de web a institutiei, a informatiilor de interes general in doualimbi de circulatie internationala.
- Asigurarea unei comunicari permanente cu toate institutiile statului cu care APIA colaboreaza;
- Consolidarea colaborarii cu institutii ale Uniunii Europene si dezvoltarea comunicarii cu agentii similare ale statelor membre; incheierea unor protocoale de colaborare in acest sens;
- Postarea, pe pagina de web a institutiei, a informatiilor de interes general in doua limbi de circulatie internationala.
- Identificarea organizatiilor neguvernamentale, a asociatiilor profesionale si a companiilor care pot sprijini APIA in activitatea de promovare si comunicare;
- Crearea parteneriatelor cu diferite asociatii si organizatii care sasprijine APIA.
- Informarea constantaa publicului si a beneficiarilor formelor de sprijin, a institutiilor colaboratoare si partenerilor din mediul asociativ, prin intermediul mass media;
- Consolidarea relatiei cu reprezentantii mass media in vederea sustinerii credibilitatii APIA.
- Actualizarea permanenta a Planului Anual de Actiuni al Strategiei de Promovare - Comunicare;
Elaborarea si obtinerea unui buget realist pentru sustinerea activitatilor;
- Consolidarea cunostintelor si competentelor profesionale ale salariatilor din cadrul DPC, in aparatul central si in centrele judetene (stabilirea necesarului de instruire profesionala etc);
- Crearea de centre de informare si relatii cu publicul;
- Derularea unei campanii de informare a publicului larg cu privire la finalizarea platilor aferente campaniei de sprijin financiar pentru anul 2007;
- Derularea unei campanii de informare cu privire la importanta controalelor care trebuie efectuate in vederea aprobarii platilor derulate pentru anul 2008 atat in sectorul vegetal, cat si in cel zootehnic;
- Pregatirea si extinderea participarii Agentiei la evenimente de promovare - targuri, expozitii, congrese, conferinte;
- Elaborarea unui ghid unic de informare a fermierilor cu privire la totalitatea schemelor de sprijin financiar, din fonduri europene si de la bugetul national;
- Identificarea resurselor si a potentialilor parteneri pentru crearea unei retele nationale de centre de informare cu privire la formele de sprijin financiar pentru fermieri.
Mesajele cu care APIA se adreseaza publicurilor sale tinta sunt adaptate nevoilor acestora, in limitele legii, si vor avea deopotriva rol informativ si educativ.
Mesajele cadru vor transmite catre grupurile tinta valorile APIA si vor cultiva increderea publicului in capacitatea institutionala a Agentiei. In acest sens, publicul trebuie sa fie informat constant ca APIA sprijina modernizarea agriculturii romanesti prin gestionarea corecta si transparenta a fondurilor europene si nationale, alocate fara discriminare beneficiarilor care respecta conditiile de eligibilitate.
Mesajele specifice vor fi adaptate fiecarui grup tinta. Detaliile privind campaniile de informare - promovare, calendarele actiunilor, resursele alocate, mesajele si canalele de transmitere catre respectivele grupuri tinta precum si modalitatile de evaluare a rezultatelor, vor fi prezentate in Planul Anual de Actiuni al Directiei Promovare - Comunicare.
informatii generale si de specialitate, astfel:
- Scopul masurii - definire, delimitare;
- Potentialii beneficiari;
- Criterii de eligibilitate;
- Modul si termenele de depunere a cererii/ dosarului cu si fara penalitati (dupa caz);
- Modalitati de evaluare a dosarului;
- Cuantumul/cantitatea sprijinului financiar / al ajutorului de stat etc;
- Modalitati de control si reglementari in acest sens;
- Sanctiuni si penalitati.
Cuantumurile financiare alocate prin schemele de plata urmeaza sa creasca gradual pana in 2013;
APIA va trebui sa motiveze potentialii beneficiari pentru a putea atrage progresiv un numar cat mai mare de fonduri destinate modernizarii agriculturii Controlul acordarii fondurilor nu este unul discretionar, ci este absolut necesar, atat pentru a evita returnarea unor procentaje ridicate din sumele alocate initial, cat si pentru a evita eventualele erori / intentiile de frauda.
Campaniile vor avea in vedere principiul eficienței, in sensul utilizarii canalului/canalelor de comunicare celor mai vizibile, tehnica expunerii repetate la mesaj, urmarindu-se și cantitatea mesajelor emise, alaturi de calitatea, corectitudinea, coerența și concizia acestora. Se va urmari astfel utilizarea cat mai eficientaa resurselor aflate la dispoziția rețelei de comunicatori, in ceea ce privește expunerea la și informarea prin mesajul transmis.
Campaniile vor avea și rolul de educare a publicului, in sensul modernizarii relațiilor de producție și a mentalitaților in agricultura romaneasca, pentru a forma o conștiința civica și economica a fermierului roman. Comasarea exploatațiilor agricole reprezinta un obiectiv strategic pentru agricultura romaneasca; pentru APIA, aceasta va conduce la simplificarea procesarii solicitarilor de sprijin și la posibilitatea asimilarii, in IACS, a mai multor scheme de plata/masuri de sprijin, intervenție sau destinate categoriilor / zonelor defavorizate.
- Comunicate de presa periodice, materiale informative pentru conferinte, reclame;
- Spoturi TV, spoturi Radio;
- Pliante, postere, fluturași, manuale, ghiduri, broșuri;
- Pagina de Web si o brosurade prezentare generala a APIA;
- Prezentari Power Point pentru sesiunile de informare a fermierilor, realizate la
nivel local.
- Materiale de promovare inscripționate.
Beneficiarilor inregistrati in bazele de date ale diferitelor departamente Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura li se adreseaza in mod direct (prin scrisori, e-mail, fax etc.).
Pentru rezolvarea solicitarilor de informatii de interes public, precum si a petitiilor, APIA a creat Serviciul de Relatii cu Publicul, care functioneaza potrivit prevederilor Legilor 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public si, respectiv, Legea nr. 233/2002 pentru aprobarea Ordonantei Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor.
In vederea asigurarii unei bune colaborari, atat intre compartimentele din cadrul Agentiei, cat si intre aceasta si institutiile externe, la nivelul APIA central s-a infiintat Directia Metodologie si Relatii Institutionale.
Aceastadirectie asiguracomunicarea permanenta si interfata pentru transmiterea informatiilor privind derularea si gestionarea fondurilor europene pentru agricultura, precum si a fondurilor din bugetul national catre Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale, Autoritatea Competentapentru acreditarea Agentiilor de Plati, Organismul de Coordonare a Agentiilor de Plati dar si catre alte organizatii guvernamentale, neguvernamentale sau reprezentante ale organizatiilor internationale.
Pentru a evita crizele de comunicare, DPC va identifica o serie de semnale care preced o posibila situație de criza de comunicare (ex.: semnalarea in presaa intarzierii unor termene de plata), urmand a acționa pentru prevenirea acesteia.
Exista, insa, si o serie de situatii de criza care nu pot fi anticipate, cum ar fi expunerea in presa a unor nereguli privind derularea unor proceduri de achizitii publice.
APIA trebuie sa dispuna de un plan de acțiune in situatie de criza, pentru a fi pregatita sa reactioneze, cu atat mai mult cu cat, fiind o institutie acreditata pentru gestionarea fondurilor europene, exista riscul sa fie afectata imaginea Agentiei atat la nivel national, cat si al Uniunii Europene.
In ambele cazuri, trebuie sa existe un program eficient de comunicare, precum și o echipa de gestionare si un singur purtator de cuvant (o sursa unica de informare).
De asemenea, APIA trebuie sa asigure o comunicare prompta si eficienta cu institutiile statului (MADR, Guvern etc) pentru transmiterea unor mesaje coerente. In egala masura, trebuie asigurat necesarul de informatii catre institutiile europene direct interesate de modul de solutionare a crizei.
Nu in ultimul rand, trebuie avut in vedere faptul ca un rol hotarator in definirea unei situatii de criza revine mass-media, care poate amplifica, respectiv diminua, natura si dimensiunea evenimentului. Prin urmare, relatia cu mass-media este decisiva in gestionarea unei situatii de criza si trebuie sa se bazeze pe furnizarea prompta si coerenta a informatiilor, fie a celor solicitate de catre organismele de presa, fie a celor pe care Agentia considera ca este oportun sa le comunice.
Pentru realizarea acestor obiective, fiecare Directie din cadrul Agentiei trebuie sa contribuie la gestionarea situatiei de criza prin asigurarea, cu promptitudine, a informatiilor clare, coerente si suficiente.
Precizari de presa oferite de APIA la cazul din Caras Severin
In legatura cu stirea transmisa, marti, 10 februarie, de catre postul Realitatea TV, intitulata "Peste 60.000 de fermieri romani au fost exclusi de la plata subventiilor europene", Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura (APIA) face o serie de precizari.
In stirea mentionata, s-a asociat in mod eronat verificarea efectuata de catre Directia Antifrauda si Control Intern in Caras - Severin, cu cei aproximativ 61.000 de fermieri exclusi de la plata.
Precizam ca cei aproximativ 61.000 de fermieri nu au fost exclusi de la plata in urma verificarilor efectuate de catre Directia Antifrauda si Control Intern, ci pe baza rezultatelor tuturor controalelor efectuate, respectiv control pe teren (clasic sau prin teledetectie) sau control administrativ in Sistemul Integrat de Administrare si Control.
Referitor la cazul din Caras-Severin, prezentat de postul Realitatea TV, precizam ca Directia Antifrauda si Control Intern din cadrul APIA a verificat, in urma sesizarilor primite, activitatea Centrului Judetean Caras-Severin in ceea ce priveste modul de acordare a sprijinului direct pe suprafata aferent campaniei 2007. In urma neregulilor constatate, Directia Antifrauda a demarat procedura emiterii titlurilor de creanta pentru un numar de 50 de consilii locale din judetul Caras-Severin.
Sesizarea DNA, urmare a verificarilor efectuate in judetul Caras-Severin, a fost facuta dupa stabilirea prejudiciului total si a emiterii tuturor titlurilor de creanta pentru recuperarea fondurilor primite necuvenit, dar si pentru verificarea aspectelor precizate in sesizarile care contineau si posibile fapte de coruptie.
Mentionam ca Directia Antifrauda si Control Intrern a efectuat verificari privind modul de acordare a sumelor de la bugetul comunitar in urmatoarele judete: Botosani, Galati, Tulcea, Caras - Severin, Timis, Cluj-Napoca, Dambovita, Vrancea, Bistrita Nasaud, Dolj.
Din verificarile efectuate au fost constatate nereguli in instrumentarea dosarelor depuse de fermieri (cele mai relevante fiind dosarele de la Caras-Severin) dar si cazuri in care au fost constatate documente suspecte a fi falsificate ori a caror inregistrare nu a putut fi dovedita la emitentii de adeverinte. Cazurile in care au fost constatate suspiciuni de frauda au fost sesizate Departamentul de Lupta Antifrauda din cadrul Cancelariei Primului Ministru in calitate de punct national de contact al OLAF.
Pentru neregulile constatate, au fost emise titluri de creanta in cazul sumelor platite necuvenit, iar pentru neaducerea la indeplinire a atributiunilor de serviciu de catre angajatii APIA responsabili cu gestionarea dosarelor fermierilor a fost sesizata comisia de disciplina a institutiei.
DIRECTIA PROMOVARE - COMUNICARE
Comunicarea apare ca "procesul biunivoc de transmitere si receptie de semnificatii, mijlocit prin folosirea simbolurilor si mesajelor".
Raporturile dintre procesul de comunicare si management, subliniaza faptul ca cca. 70 pana la 75% din timpul managerilor este utilizat in procese de comunicare.
Comunicarea manageriala este o forma de comunicare interumana definita si caracterizata a fi:
. un instrument de conducere cu ajutorul caruia managerul isi poate exercita atributele speciale: prevedere, organizare, antrenare, coordonare, control;
. partea din procesul de conducere prin care managerul intelege pe subordonati, facandu-se inteles de acestia;
. un auxiliar al conducerii care pune in circulatie informatii despre rezultatele deciziilor care se reintorc la centrul de decizie, facand astfel posibila punerea de acord a executiei cu obiectivele si a rezultatelor cu planificarea;
. orientata nu numai spre transmiterea mesajelor, ci si spre schimbarea mentalitatilor si adaptarea psihologica a acestora la obiectivele alese.
Particularitatile comunicarii manageriale sunt generate de scopul, obiectivele si rolurile acestei comunicari, de cadrul si structura organizationala si de contextual culturii organizationale
Climatul de comunicare se defineste prin valorile, regulile, normele si practicile asociate circulatiei informatiilor, ideilor si altor componente ale mesajelor (sentimente, opinii) care s-au instaurat in cadrul organizatiei. Organizatiile sunt foarte diferite: la unele angajatii pot discuta suficient de liber si deschis orice problema, in timp ce la altele exista prea multe bariere ce stanjenesc comunicarea.
Ca urmare se pot distinge doua tipuri opuse de climat comunicational - deschis si inchis -, iar in practica aparand, de fapt, o combinatie a lor.
Un climat de comunicare deschis are numeroase avantaje pentru organizatie:
- stimuleaza cooperarea - Oamenii se angajeaza mai usor in activitati comune daca inteleg mai bine sarcinile de indeplinit, asteptarile pe care ceilalti le au de la ei, contextual mai larg in care muncesc (ex.: pozitia intreprinderii pe piata, succesele sau insuccesele ei).
- creste motivarea - Oamenii sunt mai motivati pentru ca simt ca sunt apreciati, ca li se recunoaste rolul si valoarea lor personala.
- sporeste creativitatea - Oamenii nu se tem sa vina cu idei inovatoare din cauza riscului de a gresi sau de a nu fi luati in seama.
Climatul de comunicare inchis, din contra:
reduce cooperarea - Oamenii sunt preocupati mai degraba de conservarea si intarirea puterii personale,
reduce motivarea, deoarece angajatii simt ca nu sunt apreciati, ca superiorii n-au incredere in ei.
Blocheaza creativitatea - Oamenii adopta mai degraba o atitudine defensiva, abtinandu-se sa-si exprime deschis ideile si opiniile.
Complexitatea comunicarii aduce in planul practicii o cerinta speciala fata de manager: abilitatea de a fi un bun communicator bazata pe intelegerea rolului comunicarii organizationale.
Sunt unanim acceptate ca fiind de importanta strategica urmatoarele aspecte:
- functiile managementului nu pot fi operationale in lipsa comunicarii. Procesele de stabilire a obiectivelor, de realizare a concordantei cu structura organizatorica si informationala, de armonizare a actiunilor cu obiectivele initiale si de eliminare a defectiunilor, de antrenare a personalului, se bazeaza pe primirea si transmiterea de mesaje. Comunicarea este, deci, cruciala pentru existenta si succesul organizatiei, ea fiind prima responsabilitate a managerului;
- comunicarea stabileste si mentine relatiile dintre angajati, oferindu-le informatiile necesare orientarii si evaluarii propriei munci in raport cu a celorlalti, cu cerintele organizatiei, in ansamblul sau, si a mediului acesteia;
- prin feed-back-ul realizat, comunicarea releva posibilitatile de imbunatatire a performantelor individuale si generale ale organizatiei;
aflata la baza procesului de motivare, comunicarea face posibila identificarea, cunoasterea si utilizarea corecta a diferitelor categorii de nevoi si stimulente pentru orientarea comportamentului angajatilor spre performanta si satisfactii;
- contribuie la instaurarea relatiilor corecte si eficiente, de intelegere si acceptare reciproca intre sefi si subordonati, colegi, persoane din interiorul si exteriorul organizatiei.
Comunicare si performanta la Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura
APIA se afla in cel de-al doilea an de implementare a Sistemului Integrat de Administrare și Control (IACS), ansamblu complex de norme si proceduri de organizare instituționala, infrastructura IT si resurse umane aflat la baza activitații agenției.
Dificultațile inerente construcției, intr-o perioadascurtade timp, unei instituții complexe precum o agenție de plați, au dus la o serie de crize de imagine. Din cauza intarzierilor inregistrate in implementarea IACS incadin 2006, Romania a primit avertismentul cu privire la activarea clauzei de salvgardare pentru domeniul agriculturii. Aceste intarzieri au condus la dificultați in ceea ce privește respectarea termenelor impuse de regulamentele europene pentru efectuarea plaților.
La aceasta situație s-au adaugat o serie de crize de imagine cauzate de deficiențe in recrutarea personalului agenției și derularea procedurilor de achiziții. Schimbarea conducerii APIA, in octombrie 2007, dar și o mai stransacolaborare cu Ministerul Agriculturii și Dezvoltarii Rurale și cu Guvernul Romaniei, au dus la reevaluarea perspectivelor și implementarea unor noi masuri care au vizat corectarea tuturor deficiențelor de ordin tehnic, managerial, financiar și de resurse umane cu care s-a confruntat APIA incade la inființare. Noua viziune manageriala s-a concretizat, intr-o perioada relativ scurta, in autorizarea și efectuarea primelor plați pe suprafața din fonduri europene și naționale.
Pana la termenul prevazut de regulamentele europene (30 iunie), APIA a emis decizii de plata pentru mai mult de 95% dintre fermieri.
Acest rezultat pozitiv a fost insa afectat de intarzieri in efectuarea platilor, restanțele fiind asociate in mod eronat cu activitatea APIA, chiar daca deficiențele au fost, in principal, cauzate de nefuncționarea unor aplicații informatice subcontractate. Agenția s-a confruntat, astfel, cu presiuni instituționale și mediatice din partea fermierilor și a asociațiilor profesionale din sectorul agricol.
In domeniul comunicarii, este important de mentionat faptul ca, la sfarsitul anului 2007, in aparatul central APIA s-a luat decizia infiintarii unei structuri specializate care reuneste activitatile de promovare si comunicare in cadrul Direcției Promovare - Comunicare. In scurt timp, a fost creata propria retea de responsabili de comunicare, la nivelul directiilor aparatului central si in fiecare centru judetean. A fost, de asemenea, inregistrat un progres important in relația cu mass media, prin creșterea transparenței instituționale.
Modul in care Agenția și-a indeplinit atribuțiile reprezinta o baza solida pentru creșterea credibilitații interne și externe a instituției.
Strategia de comunicare adoptata de APIA vine in intampinarea obiectivelor sale stabilite prin misiunea formulata.
In aceasta perspectiva, APIA se adreseaza, potrivit legii, tuturor potentialilor beneficiari ai formelor de sprijin financiar pentru a-i informa sistematic, la nivel national, regional, judetean si local, cu privire la toate activitatile sale ce decurg din responsabilitatile stabilite prin lege. Scopul principal al comunicarii il reprezinta informarea si educarea fermierilor romani cu privire la platile directe si masurile de piata, precum si la unele masuri gestionate de APIA, finantate din fonduri europene pentru agricultura, dezvoltare rurala si pescuit, stabilite prin ordin al ministrului agriculturii, padurilor si dezvoltarii rurale.
APIA iși asuma comunicarea deschisa, cu claritate si la un nivel inalt de profesionalism, cu publicul roman și toți beneficiarii de drept, atat in ceea ce priveste drepturile și responsabilitațile acestora, cat și in ceea ce privește activitatea și obligațiile Agenției Valorile care guverneaza activitatea de comunicare a APIA sunt: legalitatea, imparțialitatea, coerenta, eficiența, obiectivitatea, transparența și orientarea catre cetațean, in general, și beneficiar in particular.
APIA va asigura cu promptitudine publicului și beneficiarilor, diferitelor categorii de public, informații clare, concise si corecte, in mod adecvat, in vederea atingerii obiectivelor sale instituționale.
Pentru a evita crizele de comunicare, DPC va identifica o serie de semnale care preced o posibila situație de criza de comunicare (ex.: semnalarea in presaa intarzierii unor termene de plata), urmand a acționa pentru prevenirea acesteia.
Exista, insa, si o serie de situatii de criza care nu pot fi anticipate, cum ar fi expunerea in presa a unor nereguli privind derularea unor proceduri de achizitii publice.
APIA trebuie sa dispuna de un plan de acțiune in situatie de criza, pentru a fi pregatita sa reactioneze, cu atat mai mult cu cat, fiind o institutie acreditata pentru gestionarea fondurilor europene, exista riscul sa fie afectata imaginea Agentiei atat la nivel national, cat si al Uniunii Europene.
In ambele cazuri, trebuie sa existe un program eficient de comunicare, precum și o echipa de gestionare si un singur purtator de cuvant (o sursa unica de informare).
De asemenea, APIA trebuie sa asigure o comunicare prompta si eficienta cu institutiile statului (MADR, Guvern etc) pentru transmiterea unor mesaje coerente. In egala masura, trebuie asigurat necesarul de informatii catre institutiile europene direct interesate de modul de solutionare a crizei.
ANDRONICEANU, A.. Management public local, Editura Economica, Bucuresti,1999
Androniceanu Armenia, Tendinte noi in managementul public international si oportunitatea adaptarii si implementarii lor in institutiile publice din Romania, Revista Administratie si Management public, nr.1/2003;
Apostol Tofan Dana - Drept administrativ. Partea I Universitatea "Dunarea De Jos", Facultatea de Administratie Publica, Galati, 2007
Argenti, P. A., Corporate Communication, Ed. Irwin Mc Graw-Hill, 1998,
Bamber Forsyth, The Image of a Company - Manual for corporate identity, Architecture Design and Technology Press, London, 1990,
BUTIU, C.L. 2005. Construirea increderii - cerinta esentiala a unei administratii moderne,
Economie si administratie locala,
BUTIU, C.L. 2006. Perceptia functiei publice de catre cetateni, Economie si administratie
locala,
CATANA, Gh. Al. 2003. Marketing: filozofia succesului de piata, Editura Dacia, Cluj Napoca
Colesca, Sofia Elena, Internet in administratia publica, Editura Economica, Bucuresi, 2002,
COMAN-KUND, F. 2000. Politica de comunicare externa a colectivitatilor locale, Editura Economica, Bucuresti
COSTEA, M. 2000. Introducere in administratie publica, Editura Economica, Bucuresti
DOBRIN Cosmin, Ion POPA Consideratii privind criteriul 'LEADERSHIP' din cadrul modelului EFQM de gestionare a calitatii, in Revista de Administratie si Management Public
