Managementul pe proiecte - Forme de organizare

Managementul pe proiecte - Forme de organizare

Managementul pe proiecte presupune crearea unor echipe intraorganizationale compuse din specialisti din diferite compartimente functionale. Echipele de proiect au ca obiectiv realizarea proiectului cu respectarea specificatiilor tehnice, a termenelor de executie si a bugetului de cheltuieli. Existenta si functionarea unor astfel de echipe implica doua probleme organizatorice: integrarea echipei de proiect in structura organizatorica a firmei; crearea unei structuri organizatorice pentru proiectul in sine .

Pentru proiecte de dimensiuni mai mari se pot intalni situatii in care exista mai multi contractanti pentru diferite parti din proiect sau cand contractantul general realizeaza anumite lucrari cu ajutorul unor subcontractanti. In aceste situatii exista cate un manager de proiect care coordoneaza cate o echipa in fiecare organizatie implicata.

Ori de cate ori complexitatea unui proiect este ridicata, in afara necesitatii de a defini cu claritate responsabilitatile, este vital sa se stabileasca canale de comunicare eficiente intre partile implicate. Datorita volumului mare de informatii care trebuie vehiculate si complexitatii deciziilor este util ca in fiecare organizatie implicata in proiect (beneficiar, contractant, proiectant, subcontactanti) sa fie desemnat cate un manager de proiect.

Organizarea eficienta a unui proiect inseamna:

existenta unor linii de comanda clare;

fiecare participant la proiect stie ce are de facut pentru a asigura succesul lucrarii.

Vom prezenta in cele ce urmeaza cateva forme de organizare care permit integrarea proiectului in structura organizatorica a firmei.

1.Organizarea functionala

Aceasta presupune integrarea proiectului in organizarea functionala a firmei (fig.1.1), ceea ce implica urmatoarele caracteristici:

firma isi realizeaza activitatile de rutina zilnica in paralel cu executia proiectului;

informatiile legate de proiect circula pe liniile ierarhice deja existente in cadrul firmei;

managerul de proiect nu are autoritate liniara directa asupra managerilor functionali .

Aceasta forma de organizare prezinta atat avantaje cat si dezavantaje. Dintre avantaje enumeram :

disponibilitatea fortei de munca;

stabilitate mare;

standarde profesionale inalte;

specializarea in cadrul functiilor

posibilitatea asimilarii unor noi tehnologii performante

Principalele dezavantaje sunt urmatoarele:

proces lent de luare a deciziei;

lipsa unei vederi de ansamblu a proiectului;

motivarea slaba a membrilor echipei;

clientul nu are legatura directa cu managerul de proiect.

Experienta practica a demonstrat ca o astfel de organizare este eficienta pentru proiectele care necesita investitii mari in echipamente si utilizarea unor tehnologii speciale.

2.Organizarea pe proiecte

Aceasta forma de organizare prezinta urmatoarele caracteristici:

proiectul reprezinta o entitate separata in cadrul firmei, avand propriul sau personal tehnic si administrativ;

managerul de proiect are autonomie decizionala in rezolvarea tuturor problemelor legate de proiect;

managerul de proiect are relatii directe cu clientul;

sunt elaborate proceduri detailate privind administrarea, finantele, personalul si controlul in cadrul proiectului.

Printre avantajele pe care le prezinta aceasta forma de organizare enumeram:

• Unitate de comanda. Managerul de proiect are autoritate si responsabilitate depline asupra proiectului. Desi este subordonat directorului general, el are la dispozitie o forta de munca dedicata doar realizarii proiectului;
• Obiective clare, scop unic;
• Canalele de comunicare sunt scurtate, managerul de proiect avand legatura directa cu managementul de varf al organizatiei
• Cand firma realizeaza proiecte succesive similare, ea poate mentine echipele de proiect de succes, ceea ce constituie un important avantaj competitiv.

Aceasta forma de organizare (fig.1.2) prezinta dezavantajul unor costuri foarte mari la derularea in paralel a mai multor proiecte, motiv pentru care este eficienta in situatia proiectelor complexe care imobilizeaza un numar mare de persoane pe perioade lungi de timp.

3.Organizarea matriciala

Organizarea matriciala este o combinatie a organizarii functionale si a celei pe proiecte imbinand avantajele acestora. Aceasta forma de organizare (fig.1.3) se caracterizeaza prin urmatoarele:

combina linia verticala a autoritatii si responsabilitatii structurilor functionale cu linia orizontala de autoritate si responsabilitate a proiectului;

managerul de proiect este responsabil pentru incadrarea proiectului in timpul si costurile prevazute;

fiecare proiect are acces la resursele compartimentelor functionale;

permite luarea rapida a deciziilor si adaptare la cerintele clientului.

Avantajele pe care le prezinta aceasta forma de organizare sunt:

• Proiectul este in centrul atentiei organizatiei;
• Permite luarea unor decizii rapide si adaptabilitate mai buna la cerintele beneficiarului;
• Permite o mai buna alocare a resurselor pentru realizarea obiectivelor mai multor proiecte abordate in paralel, astfel incat sa se optimizeze performanta globala la nivelul firmei;
• Permite utilizarea in cadrul proiectului a acelorasi proceduri tehnice si manageriale utilizate in cadrul firmei.

Dintre dezavantajele pe care le prezinta aceasta forma de organizare enumeram urmatoarele:

generarea de conflicte intre managerii de proiect in procesul alocarii resurselor

generarea de conflicte legate de dubla subordonare a membrilor echipei (permanet managerului functional si temporar managerului de proiect;

managerul de proiect are numai autoritate administrativa iar directorii compartimentelor functionale iau deciziile de natura tehnica.

Matricea organizationala este o retea de intersectii intre echipele de proiect si elementele functionale ale unei organizatii.

Fig. 1.2. Organizare cu autoritate liniara directa a managerului de proiect

Fig. Organizare tip matrice

4.Alegerea unei forme de organizare

Avand in vedere avantajele si dezavantajele specifice fiecarei forme de organizare se poate opta pentru una dintre acestea sau pentru o combinatie, utilizandu-se urmatoarea procedura:

1)     Se definesc obiectivele proiectului.

2)     Se determina activitatile cheie asociate fiecarui obiectiv si se identifica compartimentele functionale din cadrul firmei care le pot realiza.

3)     Se descompun activitatile cheie in pachete de activitati (lucrari sau sarcini).

4)     Se stabileste ce subsisteme ale echipei de proiect vor urma sa realizeze pachetele de activitati si relatiile de colaborare care se vor stabili intre acestea.

5)     Se intocmeste o lista cuprinzand caracteristicile proiectului - de ex., nivelul tehnologiei necesare, dimensiunea si durata proiectului, probleme potentiale in legatura cu personalul care va fi implicat sau conflictele care ar putea sa apara intre proiectele care se desfasoara simultan.

Tinand seama de aspectele mentionate, se poate alege, folosind o metoda de decizie multicriteriala, forma de organizare adecvata.

5. Matricea responsabilitatilor

Matricea responsabilitatilor prezinta impartire pe compartimente si niveluri ierarhice evidentiate in organigramele traditionale, modul de alocare a pachetelor de activitati pe posturi.

Matricea responsabilitatilor arata cine participa si in ce masura la realizarea unei activitati sau la luarea deciziilor in legatura cu aceasta. Prin intermediul ei se clarifica relatiile de autoritate/responsabilitate care se creeaza intre participantii la realizarea unui proiect.

Matricea responsabilitatilor poate fi utila pentru managerii de proiect pentru intelegerea relatiilor de autoritate cu membrii echipei de proiect. Pentru proiectele complexe poate fi necesara realizarea unei serii de matrice descendente, de la nivelul de ansamblu al proiectului pana la niveluri inferioare de detaliu necesare.

CONCLUZII

Proiectul reprezinta o sarcina specifica de realizat caracterizata prin complexitate, noutate, risc, sensibilitate la factori externi, durata de timp strict determinata.

Orice proiect este realizat in conditiile unei durate de timp si a unui buget de cheltuieli strict determinate, de catre o echipa multidisciplinara coordonata de un manager de proiect.

La realizarea proiectelor complexe sunt implicate mai multe organizatii: beneficiarul (organizatie economica, institutie sau persoana fizica), proiectantul (institut de cercetare sau firma de consultanta), finantatorul (banci sau alte organisme care crediteaza beneficiarul), contractantul (firma care realizeaza efectiv proiectul), subcontractanti (firme care realizeaza pachete de activitati ale proiectului).

Managementul proiectului reprezinta procesul de planificare, organizare, coordonare si control al proiectului de la inceperea/initierea pana la finalizarea acestuia, cu scopul de a realiza un obiectiv viabil din punct de vedere functional si financiar, asigurand respectarea standardelor de calitate, a costurilor si a termenelor de executie stabilite

Integrarea echipei de proiect in structura organizatorica a firmei se poate face prin una dintre cele trei forme de organizare: functionala, pe proiecte, matriciala, fiecare dintre acestea prezinta atat avantaje cat si dezavantaje. Pentru alegerea formei optime de organizare se analizeaza caracteristicile si particularitatile proiectului, folosind o metoda de decizie multicriteriala.