Functiile[1] managementului

1 Functia de previziune

Rolul functiei de previziune - este sa asigure identificarea tendintelor existente, sa prefigureze evolutia diferitelor procese si fenomene economice ce vor avea loc, sa stabileasca obiectivele posibil de realizat in viitor si a resurselor necesare in acest scop, precum si a celor mai adecvate strategii de urmat in vederea atingerii acestora.

Formele de concretizare a functiei de previziune

Prognoza - evaluarea pe baza stiintifica a evolutei viitoare a componentelor cantitative si calitative ale unui domeniu de activitate, pentru o perioada delimitata de orizontul de timp ales.

Strategia - ansamblul deciziilor managementului superior al firmei privind stabilirea obiectivelor pe termen lung, precum si conturarea si alegerea celor de urmat pentru atingerea acestor obiective, tinand cont, pe de o parte, de oportunitatile, restrictiile si amenintarile mediului inconjurator iar, pe de alta parte, de potentialul intern al organizatiei, de mijloacele si resursele pe care aceasta le poate aloca si/sau modifica pentru a se adapta noilor situatii si a-si realiza misiunea in conditii de profitabilitate.

Planurile si planificarea

Planificarea - ansamblul actiunilor privind stabilirea si fundamentarea, pe baza studiilor special inocmite in acest sens, a analizelor efectuate si a strategiilor elaborate, a obiectivelor si sarcinilorde realizare a acestora, precum si a resurselor necesare in acest scop, pe o perioada determinata de timp, corespunzator caracterului si tipului de plan stabilit (lunar, trimestrial, anual), in vederea asigurarii premiselor indispensabile atingerii obiectivelor fixate.

Progaramele de actiune - sunt cele prin intermediul carora sunt defalcate si detaliate obiectivele organizatiei atat in timp, cat si in spatiu, respectiv pe principalele verigi organizatorice si, totodata, se asigura coordonarea activitatilor ce concura la executarea programelor stabilite.

Decizia - reprezinta un proces deliberat, al unei persoane sau grup de persoane, de alegere dintr-o multime de variante de actiune posibile a aceleia care este considerata cea mai adecvata pentru atingerea unor anumite obiective și prin a carei aplicare se influențeaza activitatea a cel putin unei alte persoane decat decidentul.

2 Functia de organizre

Funcția de organizare urmarește armonizarea modului de utilizare a resurselor materiale, umane, financiare și informționale astfel incat, transpunerea in practica astrategiilor și politicilor organizației sa constituie un proces eficace (utilizarea rationala aresurselor și minimizarea eventualelor "slabiciuni").

O organizație are doua tipuri de organizare : organizare formala și organizare informala

Organizarea formala este un proces complex de definire și de constituire a structurii organizatorice, a competentelor, autoritaților, a ariilor de control și de alocare a resurselor pe obiective, prin intermediul caruia se definesc principalele elemente ale organizației.

Componentele primare ale organizarii structurale (ale structurii organizatorice) sunt: postul, functia,compartimentul, nivelul ierarhic, ponderea ierarhica și relațiile organizatorice.

Organizarea informala reprezinta totalitatea elementelor și interacțiunilor de natura umana cu caracter organizatoric care se manifesta in mod natural și spontan intre membrii organizației.

Structura organizatorica (formala) - poate fi definita ca ansamblul persoanelor, al sbdiviziunilor organizatorice și al relațiilor dintre acestea astfel constituite și reglementate incat sa asigure premisele organizatorice necesare obținerii performanțelor dorite. Ea integreaza intr-un ansamblu unitar și coerent elementele umane ale organizației, care se regasesc in subsistemele conducator și condus ale sistemului de management al acesteia, fiind precizata printr-un ansamblu de texte.

Subdiviziuni organizatorice:

Postul este cea mai simpla subdiviziune organizatorica si este formata din ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor care revin in mod normal spre exercitare unei singure persoane.

Functia - e reprezentata de totalitatea posturilor situate pe acelasi nivel organizatoric, care prezinta aceleasi caracteristici si au de regula aceeasi denumire (ex. Functia de inginer sef de sectie).

Compartimentul - cuprinde ansamblul persoanelor care efectueaza munci omogene si/sau complementare, de regula pe acelasi amplasament si sunt subordonate aceluiasi manager.

Ponderea ierarhica rezulta din gruparea de posturi si este un element organizatoric cu rol important in construirea piramidei de management. Ponderea ierarhica reprezinta in esenta numarul de persoane conduse nemijlocit de un manager.

Nivelul ierarhic este format din totalitatea subdiviziunilor organizatorice situate la aceeasi distanta ierarhica de Adunarea Generala a Actionarilor.

Nivelul ierarhic si ponderea ierarhica se afla intr-o relatie de proportionalitate inversa: cu cat numarul de persoane conduse nemijlocit de un manager este mai mare, cu atat numarul de nivele va fi mai mic iar daca ponderea ierarhica este mica, numarul de nivele este mai mare.

Legaturile dintre subdiviziunile organizatorice sunt asigurate de relatiile organizatorice.

Relatiile organizatorice se definesc ca raporturi dintre subdiviziunile organizatorice instituite prin reglementari oficiale.

3 Funcția de coordonare

Coordonarea reprezinta ansamblul proceselor prin care se armonizeaza deciziile si actiunile firmei si ale subsistemelor sale, in cadrul previziunilor si sistemului organizatoric stabilite anterior.

Comunicarea este procesul prin care are loc schimbul de mesaje intre 2 sau mai multe persoane din cadrul unei organizații, in vederea realizariii obiectivelor individuale și comune ale membrilor ei.

Procesul de comunicare in cadrul organizației consta in ansamblul operațiunilor de transmitere și primire a informațiilor intre diferite persoane, unele dintre ele cu rolul de emitent și altele de receptor, prin intermediul mesajelor simbolice, cu ințelesuri atașate lor.

4 Funcția de antrenare  

Antrenarea cuprinde ansamblul proceselor prin care personalul firmei este determinat sa contribuie la stabilirea si realizarea obiectivelor previzionate, luand in considerare factorii care ii motiveaza .

Antrenarea raspunde intrebarii: "de ce participa angajatii la realizarea obiectivelor organizatiei?"

Fundamentul antrenarii il reprezinta motivarea, ce rezida in corelarea satisfacerii necesitatilor si intereselor personalului cu realizarea obiectivelor si sarcinilor.

In ansamblul functiilor manageriale antrenarea conditioneaza concretizarea eficienta a functiilor situate in amonte: previziunea, organizarea si coordonarea, precum si eficacitatea evaluarii care urmeaza antrenarii.

Se impune adecvarea motivatiilor la caracteristicile fiecarui salariat, eliminand abordarea nivelatorie, standardizata a motivarii, ce conduce de regula la "neimplicare", efort minim, ineficienta.

Motivarea - performantele oricarui angajat depind de trei elemente (cel putin): capacitatea sa profesionala, motivatia sa si imaginea pe care o are despre propriul rol in cadrul organizatiei.

Motivatia reprezinta un factor conditionant al performantelor fiecarui individ, resortul care il determina sa  actioneze intr-un anumit mod, o stare interna a acestuia care il anima si ii determina comportamentul.

Motivarea constituie procesul prin care managerul isi determina subordonatii sa realizeze performante cat mai bune dandu-le temeiuri sa actioneze in acest sens.

Majoritatea teoriilor motivationale incearca sa explice comportamentul uman pe baza satisfacerii nevoilor oamenilor.

In acest context nevoia reprezinta o cerinta sau o dorinta psihologica sau sociala care poate fi satisfacuta prin realizarea unui obiectiv dorit.

O nevoie nesatisfacuta genereaza o stare interioara de tensiune (fizica, psihologica sau sociala) a individului, care il determina sa adopte un anumit comportament, sa actioneze in vederea satisfacerii nevoii si reducerii tensiunii pana la restabilirea echilibrului interior.

Din perspectiva managementului motivarea inseamna abilitatea conducatorilor de a crea un mediu in care lucratorii pot si vor sa genereze raspunsurile dorite de organizatie.

Demotivația se caracterizeaza printr-o munca de calitate inferioara, performanțe scazute, insatisfactie.

5. Funcția  de control reglare

Controlul consta in masurarea si corectarea performantelor inregistrate in activitatea subordonatilor, in scopul asigurarii indeplinirilor obiectivelor si planurilor stabilite.

Pocesul de control-reglare reprezinta un efort sistematic facut de managementul firmei pentru compararea rezultatelor cu standardele, planurile sau obiectivele stabilite, astfel incat sa se determine dac rezultatele corespund acestor standarde și sa se intreprinda actiuni corective pentru ca resursele umane și celelalte resurse ale firmei sa fie utilizate in cel mai eficient mod posibil, in vederea indeplinirii obiectivelor stabilite.

Cultura organizației reprezinta un sistem complex de tradiții, ritualuri, simboluri, ideologii, credințe, valori, concepții,reguli și norme de comportament considerate ca fiind reprezentative pentru organizație și existența acesteia, care sunt acceptate și insușite de membrii acesteia.