Proiectarea unui sistem informational

PROIECTAREA UNUI SISTEM INFORMATIONAL

In proiectarea de sisteme informatice, un element esential il constituie utilizarea elementelor teoriei sistemelor ca un mijloc ce asigura coerenta etapelor.

Abordarea sistemica pentru rezolvarea problemelor activitatii dintr-o organizatie are drept cadru definirea problemelor si oportunitatilor iar apoi dezvoltarea de solutii.

Studiul  unei probleme si formularea de solutii implica

_{urmatoarele activitati relationate:}

cunoasterea si intelegerea situatiei. Aceasta implica

separarea problemelor de simptome, determinarea obiectivelor, stabilirea constantelor si evaluarea problemei intr-un context sistemic sau o viziune sistematica.

Problema -

este  reprezentata de conditia care cauzeaza rezultatele nedorite

Simptomele -

sunt semnale care au drept cauza problema

2. Elaborarea de solutii alternative si evaluarea lor

In  mod normal exista mai multe posibilitati de rezolvare a unei probleme si deci, nu este bine sa se treaca de la definirea problemei la o singura rezolvare deoarece se limiteaza optiunile fara a se considera avantajele sau dezavantajele fiecarei solutii. Pentru a construi niste variante alternative se pot folosi soft-uri de simulare (soft- uri pentru fundamentarea deciziei). Dupa ce s-au elaborat solutiile alternative, acestea trebuie sa fie evaluate pentru ca sa se aleaga cea mai buna solutie. Scopul evaluarii este de a determina care dintre solutii indeplineste conditiile. Criteriile de evaluare pot fi aranjate in ordinea importantei sau "cantarite" in functie de rolul lor in realizarea scopului sistemului.

3. Selectarea celei mai bune solutii

Odata ce toate solutiile alternative au fost evaluate se poate face o comparatie intre ele, iar apoi se poate selecta cea mai buna dintre ele. Daca se folosesc criterii multiple de comparatie selectia celei mai bune solutii devine un proces dificil.

4. Design-ul sistemului

Dupa ce solutia optima a fost aleasa trebuie trecut la construirea unui plan pentru aplicarea ei care precede implementarea solutiei. Aceasta etapa implica elaborarea unor specificatii si mai apoi a unui plan (program) de implementare. Specificatiile elaborate vor contine descrieri detaliate ale caracteristicilor personalului, software, hardware precum si a resurselor de date necesare precum si

a alternativelor si activitatilor necesitate de sistemul informatic.

5. Implementarea si evaluarea sistemului

In cazul implementarii sistemului se vor specifica resursele, activitatile precum si timpul necesar. Pasul final este de a monitoriza solutia adoptata si a o evalua. Exista si posibilitatea ca solutia adoptata sa fie un esec. Etapa post- implementare este orientata spre determinarea faptului daca solutia ajuta firma si obiectivele sistemelor afectate, iar daca acestea nu corespund se vor relua pasii precedenti pana la gasirea unei solutii corespunzatoare.

Proiectarea si dezvoltarea de sisteme informatice este o activitate deosebit de importanta pentru o organizatie. In vederea proiectarii abordarea sistemica reprezinta cea mai buna solutie. Dezvoltarea de solutii informatice pentru a rezolva problemele economice mai este denumita si dezvoltarea de aplicatii. Cele mai multe aplicatii informatice se bazeaza pe analiza informatiilor dintr o organizatie. Cand o viziune sistemica se foloseste pentru a dezvolta sisteme informatice utilizandu-se mai multi pasi intr-un ciclu avem asa numitul ciclu al dezvoltarii de sisteme informatice. Pentru aceasta etapa pasii urmariti si elementele produse sunt:

1.  Investigarea sistemului I Studiul de fezabilitate

2.  Analiza sistemului existent I Necesitatile functionale

3.  Proiectarea sistemelor I Specificatiile de sistem

4.  Implementarea sistemelor I Sistemul operational

5.  Intretinerea sistemului I Imbunatatirea sistemului

Investigarea sistemului

Primul pas in procesul de elaborare este de a investiga sistemele existente. Aceasta investigatie poate include studii preliminare ale sistemului informatic propus cu solutii pentru rezolvarea problemelor ce vor urmari:

^{⇒  determinarea faptului ca exista sau nu o problema;}

^{⇒  elaborarea unui studiu de fezabilitate;}

^{⇒  dezvoltarea unui plan de management.}

Studiul  de fezabilitate este un studiu preliminar care investigheaza necesarul de informatii si determina necesarul de resurse, costuri, avantaje precum si fezabilitatea proiectului propus. In acest sens, fezabilitatea poate fi:

- fezabilitate organizationala - care se canalizeaza asupra modului in care sistemul informatic propus atinge obiectivele organizatiei;

- fezabilitate economica - care pune accentul pe costurile si beneficiile sistemului propus in relatie cu osturile dezvoltarii si operarii sale;

- fezabilitate tehnica - care se ocupa de necesitatile de hardware si software si de modul in care acestea pot fi achizitionate in timp;

- fezabilitate operationala - ce analizeaza daca managerii, angajatii etc., pot opera, utiliza sistemul propus.

Analiza sistemului existent

Analiza sistemelor reprezinta un studiu asupra necesitatilor informationale ale utilizatorului final. Ea implica studii detaliate asupra:

1. informatiilor necesare pentru organizatie si utilizatorii finali;

2.  activitatile, resursele si produsele existente in cadrul sistemului informatic prezent.

Analiza organizationala - care urmareste evaluarea sistemelor organizationale precum si a mediului si care, in general, implica un studiu detaliat asupra:

1-  mediului;

2-  structurii managementului;

3-  personalului;

4-  business-ului;

5-  sistemelor inconjuratoare;

6-  sistemele informatice prezente.

Analiza sistemului existent - premergator elaborarii unui nou sistem trebuie facuta o analiza a sistemului prezent (manual sau informatic). Aceasta analiza implica studiul activitatilor, resurselor si produselor. Se mai analizeaza modul in care sistemul actual utilizeaza:

- hardware, software, persoanele, convertirea lor in produse informatice;

- cum se efectueaza introducerea, transmiterea, prelucrarea

si controlul datelor.

Analiza necesitatilor patrimoniale - este o etapa

importanta in care pasii urmariti sunt:

1.  Determinarea necesitatilor informationale;

2.  Determinarea posibilitatilor prezente de prelucrare a informatiilor;

3.  Elaborarea unui necesar functional.

Design-ul sistemului - daca analiza sistemului descrie ce fel de sistem trebuie folosit pentru indeplinirea scopului, design-ul sistemului specifica cum sistemul isi va atinge obiectivele. Design-ul este constituit din specificatii utilizate pentru:

- dezvoltare de softuri;

- achizitia de hardware;

- testarea sistemului;

- alte activitati legate de implementarea sistemului. Totodata, design-ul sistemului are la baza trei activitati:

- designul interfatei cu utilizatorul;

- datele utilizate;

- procesul.

Design-ul interfatei - se refera la interactiunea ce va avea loc intre utilizatorul final si program (aplicatie). Acesta trebuie sa fie atractiv si usor de utilizat, sa poata fi folosite si alte echipamente de introdus date (de exemplu un scanner). Interfata cu utilizatorul are in vedere:

- ecranele de afisare;

- dialogurile interactive calculator/utilizator;

- formulare de introducere a datelor;

- documente;

- rapoarte.

Design-ul datelor - are in vedere structura bazei de date si a fisierelor ce vor fi utilizate de noul sistem informatic. In acest caz trebuie avut in vedere:

- atributele sau caracteristicile entitatilor (obiecte, oameni, locuri, eveniment) prin care sistemul informatic propus

- relatiile ce se stabilesc intre aceste entitati;

- specificarea elementelor prin care fiecare entitate va fi urmarita de catre SI propus;

- stabilirea conditiilor pentru ca datele utilizate sa fie valide.

Design-ul procesului - aceasta activitate are in vedere resursele software, adica programele utilizate precum si procedurile prin care acestea vor fi utilizate de sistem. Astfel, in aceasta etapa, se vor elabora:

- specificatii detaliate de programe si proceduri;

- specificatii care sa intretina controlul functional si sa

analizeze performantele sistemului.

Specificatiile de sistem - vor fi orientate catre:

- resursele hardware;

- resursele software;

- resursele de personal.

Implementarea sistemului

Implementarea de sisteme informatice bazate pe computer intr-o organizatie implica, din punct de vedere managerial schimbari majore in procesele comerciale, in structurile organizationale precum si in relatiile de munca.

In general, in domeniul managementului, se remarca:

necesitatea implicarii managerilor in designul organizational;

necesitatea implicarii managementului resurselor umane - incluzand activitati pentru dezvoltarea spiritului de initiativa, a motivarii si a recompensarii personalului;

analiza si definirea tuturor aspectelor privind organizatia, dezvoltarea de programe care costurile si riscurile in scopul de a maximiza beneficiile de pe urma schimbarii.

Implementarea de sisteme informatice trebuie vazuta ca un proces care asigura respectarea planului elaborat. Astfel, procesul de implementare urmareste investigarea, analiza si designul ca etape ale dezvoltarii sistemului.

Activitatile principale ale procesului de implementare sunt:

1.  Achizitionarea de software, hardware si servicii;

2.  Dezvoltarea de software;

3.  Pregatirea (trainingul) personalului;

4.  Elaborarea documentatiei de sistem;

5.  Elaborarea sistemului pilot.

1. Achizitionarea de software, hardware si servicii

Achizitiile de software, hardware si servicii informatice sunt o activitate deosebit de importanta. Sursele de achizitie pot fi firmele mai mari sau mai mici cu avantaje sau dezavantaje pentru fiecare (in general pret si servicii).

Furnizorii de servicii informatice pot fi:

Producatorii de computere;

Distribuitorii de computere;

Integratorii de sisteme (care detin resposnabilitatile privind sistemele informatice pentru o organizatie, fiind o sursa externa

Consultantii independenti (ca persoane individuale).

Evaluarea de software, hardware si servicii

Pentru a evalua si selecta achizitiile de soft si hard trebuie avut in vedere:

Z sa se ceara furnizorilor oferte si propuneri bazate pe specificatiile de sistem;

Z sa se prezinte necesarul minim din punct de vedere al performantelor pentru toate produsele achizitionate;

Z daca sunt oferte asemanatoare, pentru determinarea celei mai bune se va elabora un sistem de punctaj in functie de anumiti factori de evaluare.

Atunci cand se evalueaza hardware-ul trebuie sa se analizeze performantele fiecarui echipament din punct de vedere al caracteristicilor sale:

performantele: viteza de lucru, componentele, capacitate, fiabilitate;

cost: pretul total al componentelor;

disponibilitate: data livrarii ( posibilitatea de livrare imediata);

compatibilitate: cu echipamentele existente sau cu alte echipamente ce urmeaza a fi achizitionate;

modularitate: posibilitatea de a interschimba echipamentele;

tehnologie: data fabricatiei si generatia din care face parte echipamentul;

ergonomie: usurinta in exploatare, confortabilitatea, lipsa radiatiilor;

relatia cu mediul: nu afecteaza mediul, consum redus de energie;

software: compatibilitate cu soft-ul necesar, existenta driverelor;

service si documentare: existenta de suport on-line, documentatii, perioada de garantie.

Factorii de evaluare pentru software:

eficienta: rezultatele oferite in urma prelucrarii, viteza de prelucrare, performantele;

flexibilitatea: posibilitatea de a prelucra datele oferite de alte soft-uri sau de a folosi rezultatele prelucrarii altor programe;

securitate: masura in care datele nu sunt afectate de atacuri informatice, virusi si posibilitatea de a asigura secretul acestora;

limbaj: daca soft-ul se gaseste in limba locala;

hardware: existenta de conflicte cu hardware;

cost: pretul de achizitie;

disponibilitate: posibilitatile de livrare imediata sau data livrarii;

compatibilitate: cu alte soft-uri sau sisteme de operare existente sau in curs de achizitie;

tehnologie: data fabricatiei, versiunea programului sau generatia din care face parte;

documentatia: dace este completa, forma in care se gaseste, limba in care este scrisa;

ergonomie: daca softul este usor utilizabil in exploatare si accesibil;

suport: daca exista asistenta on-line, perioada cat dureaza

aceasta.

Evaluarea serviciilor informatice

In cazul in care se doreste utilizarea acestui sistem de lucru, trebuie sa se aiba in vedere:

1. performantele

_{2.  dezvoltarea de sisteme}

Intretinerea sistemului

In general intretinerea sistemului priveste testarea, documentarea, trainingul si alte activitati legate de ea.

1- Testarea sistemului

Implica urmatoarele activitati:

testarea hardware-ului si a conexiunulor;

testarea si modificarea (daca e cazul) a programelor;

testarea procedurilor de prelucrare a informatiilor.

2- Documentarea

Serveste ca o metoda de comunicare a personalului responsabil cu dezvoltarea, implementare si intretinerea sistemelor

informatice. Aceasta e importanta in diagnoza erorilor si a repararii lor. Documentarea implica:

manuale pentru procedurile operationale;

mostre de formulare pentru introducerea datelor;

mostre de rapoarte.

3- Trainingul

Este un component vital care serveste la buna functionate a sistemului. Acesta poate include:

pregatirea introducerii datelor

pregatirea procedurilor de lucru

pregatirea personalului in intelegerea necesitatii sistemului

pregatirea specifica pentru anumite elemente de hardware si software

4- Intretinerea propriu zisa

Este reprezentata de activitatile de monitorizare, evaluare si modificare operationala a sistemului prin care se pot face si unele imbunatatiri.

Functiile de intretinere includ:

o postimplementare care vine sa asigure ca sistemul isi indeplineste obiectivele si corespunde asteptarilor

efectuarea de corectii in dezvoltarea sau utilizarea

sistemului care include si o revizuire periodica sau un audit pentru sistem pentru a se asigura ca sistemul functioneaza corespunzator

efectuarea de schimbari in sistem datorate modificarii mediului de afaceri sau a activitatii in general.