Auditul financiar legal (statutar)

Auditul financiar legal (statutar)

Temeiul normativ al activitatii de audit financiar legal, se afla in prevederile mai multor norme juridice interne si internationale:

Legea nr. 31/1990-legea societatilor comerciale, care la art. 111 prevede ca

societatea pe-actiuni va avea trei cenzori si tot atatia supleanti, cel putin unul dintre ei avand calitatea de expert contabil sau contabil autorizat cu studii superioare.

I.F.A.C. - recomandarea internationala de audit nr. 3/1980 care stipuleaza printre altele: "auditul este controlul efectuat de un profesionist independent a informatiei financiare care emana de la o entitate cu scop lucrativ sau nu, oricare ar fi marimea sau forma sa juridica, atunci cand un asemenea control are ca obiectiv exprimarea unei opinii privind aceasta informatie'. Expresia informatiei financiare in acest context se refera al conturile anuale - bilantul contabil, contul de profit si pierdere si anexele la bilant.

Directiva a IV-a a C.E.E. (U.E.) sectiunea 11 Control care stipuleaza la articolul 51 ca societatile trebuie sa efectueze controlul conturilor anuale prin una sau mai multe persoane imputernicite in virtutea Legii nationale cu controlul conturilor.

Directiva a VIII-a a C.E.E. (U.E.) privind autorizarea persoanelor insarcinate cu controlul legal al documentelor contabile in care se . stipuleaza necesitatea controlului legal al conturilor anuale ale societatilor cat si verificarea concordantei rapoartelor de gestiune cu conturile anuale. - Legea 82/1991-legea contabilitatii - care la art. 29-precizeaza "bilanturile contabile sunt supuse verificarii si certificarii de catre cenzori, contabili autorizati sau experti contabili dupa caz in conditiile stabilite de Ministerul Economiei si Finantelor'.

Rolul si locul cenzorilor in societatea comerciala

Cenzorii in cadrul societatii generale au rolul de a supraveghea si controla gestiunea si administrarea societatii, in numele si pentru interesele actionarilor si in conformitate cu mandatul primit.

Din sinteza unor dispozitii legale, rezulta ca supravegherea si controlul se executa asupra tuturor operatiunilor privind patrimoniul societatii, rezultatele economico-financiare, precum si in anumite conditii ale administrarii, organizarii si managementului acesteia.

Actiunile si interventiile cenzorilor au in vedere urmatoarele:

Legalitatea actelor societatii comerciale de la constituirea ei si pana la definitivarea corecta a mutatiilor din statutul sau.

Prevenirea situatiilor nefavorabile care ar putea provoca:

falimentul societatii comerciale

reducerea capitalului social sau diminuarea patrimoniului

incalcarea contractului si statutului societatii

abuzul in activitatea administratorilor, managerului, directorilor si al reprezentantilor A.G.A.

incalcarea normelor de comert si aparitia unor cazuri ce ar putea intra sub incidenta legii penale

Evaluarea corecta a patrimoniului si a eforturilor societatii pentru restructurare si privatizare.

Validitatea rezultatelor economice ale societatii comerciale, ale anexelor la contractul de management, situatia actionarilor si a titlurilor de valoare, precum si nivelul si repartitia profitului.

Preintampinarea unor conflicte interne prin solutionarea la timp a reclamatiilor primite de la actionari, precum si prin sesizarea unor tendinte necorespunzatoare in evolutia societatii comerciale.

- Protejarea intereselor actionarilor si ale societatii comerciale pe ansamblu.

Rolul cenzorilor in societatile comerciale poate fi evaluat tinandu-se cont de cateva caracteristici ale muncii lor, dintre care retinem:

a)  - Diversitatea si complexitatea domeniilor asupra carora se extind actiunile de supraveghere si control si care reclama cunostinte corespunzatoare si modalitati de abordare adecvate.

b)  - Periodicitatea si frecventa actiunilor intreprinse de catre cenzori sunt parti diferite si instabile. Exista astfel "obligatii periodice' cum este intocmirea raportului asupra bilantului anual si obligatii permanente indeplinite prin sondaj, ori cu suficienta repetabilitate pentru asigurarea unei gestiuni corecte.

c)- Obiectivele si tematicile actiunilor de supraveghere si control ale cenzorilor sunt foarte diverse si adesea greu de formulat. Ele, obiectivele, pot fi preventive si curative, de lunga durata calendaristica sau in concordanta cu durata problemelor abordate, cantitative sau calitative etc.

d) - Metodele, tehnicile si procedeele ce pot fi utilizate in realizarea sarcinilor si competentelor cenzorilor sunt multiple si diverse, ceea ce reclama existenta unor cerinte speciale pentru acestea.

Locul cenzorilor in structura organizatorica a societatii comerciale se afla in partea superioara a organigramei in subordinea nemijlocita a organului de conducere in numele caruia actioneaza, respectiv A.G.A. ei sunt organizati in cadrul comisiei de cenzori avand un numar corespunzator legal stabilit, atat ca membrii titulari, cat si ca membrii supleanti. Societatile pe actiuni au trei cenzori si tot atatia supleanti. Contractul de societate sau statutul acestora pot prevedea un numar mai mare de cenzori, dar in toate cazurile un numar impar pentru asigurarea unei majoritati la adoptarea unor masuri sau hotarari valabile prin comisia de cenzori.

Privitor la rolul cenzorilor in societatile comerciale, legea 31/1990 - legea in materie - prevede ca cenzorii nu se pot amesteca in administrarea societatii comerciale. Le este interzis cenzorilor sa comunice actionarilor, in particular sau tertilor datele referitoare la operatiile societatii cu ocazia exercitarii mandatului.

Ei vor lucra in conformitate cu mandatul primit si in colaborare cu reprezentantii actionarilor. Cenzorii pot lucra in echipa sau si separat in functie de problemele abordate, iar deliberarile le fac de obicei impreuna, luand hotarari cu majoritate de voturi.

Numirea cenzorilor si constituirea comisiei de cenzori

Numirea cenzorilor se face de catre A.G.A. pentru un mandat de trei ani, care poate fi innoit cu aprobarea actionarilor. Initial cenzorii se numesc de catre adunarea generala constitutiva si corelat cu continutul contractului de societate si statutul societatii comerciale si in care prin structura legala se prevad date despre cenzori, respectiv: numarul, numele si prenumele, precum si cetatenia acestora. Adunarea generala a actionarilor legal constituita, in urma raportului prezentat de comisia de cenzori, cu privire la desfasurarea activitatii lor de la mandatare si pana la expirarea mandatului, apreciaza activitatea lor, dupa care ii elibereaza din calitatea de cenzor, putand fi apoi realesi.

Descarcarea de activitate a cenzorilor de face numai pe baza raportului acestora, la fel si evaluarea corecta a activitatii lor in cazuri extreme, A.G.A. poate hotari urmarirea cenzorilor pentru daune pricinuite societatii comerciale, desemnand si persoana insarcinata sa o exercite.

Revocarea cenzorilor se face numai de catre A.G.A., in prezenta a cel putin 4/5 din numarul membrilor acesteia si cu votul a cel putin 3/4 din numarul total al celor prezenti. Numirea si revocarea cenzorilor se face in mod obligatoriu prin vot secret, indiferent de prevederile contractului de societate si a statutului acesteia, in conformitate cu prevederile art.88 al.2. in cadrul Adunarii generale, cenzorii vor semna mandatul primit, in care de importanta deosebita se dovedesc drepturile si obligatiile lor, precum si o serie de documente absolut necesare, cum ar fi: fisa functiei (postului), declaratia de fidelitate, declaratia de avere, regulamentul de ordine interioara al societatii. Conform art.111 al.3 din L31/1990 - cenzorii trebuie sa-si exercite personal mandatul. Numirea cenzorilor, precum si unele drepturi si obligatii se oficiaza prin Hotarari ale A.G.A.

Pentru constituirea comisiei de cenzori se prevad unele cerinte de structura, tinand seama de pregatirea lor, de cetatenia lor, precum si de ponderea actionarilor ce-i recomanda. Astfel:

a)  Cel putin unul din cenzori trebuie sa fie contabil autorizat sau expert contabil.

b) Majoritatea cenzorilor si a supleantilor vor trebui sa aiba cetatenie romana.

c) La societatile comerciale unde statul detine cel putin 20% din capitalul social, unul dintre cenzori trebuie sa fie recomandat de catre M.F. conform articolului 112 din Legea 30/1990 republicata, se impune ca cenzorii sa fie actionari, cu exceptia cenzorilor contabili, sub sanctiunea prevederilor legii penale. in cazurile prevazute de lege (moarte, impiedicarea fizica sau legala, incetarea sau renuntarea la mandat), un cenzor va fi inlocuit de supleantul cel mai in varsta.

Cerintele formulate cenzorilor si modalitati de confirmare a indeplinirii lor.

Cerintele formulate cenzorilor, prin Legea societatilor comerciale si alte prevederi legale sunt de natura:

Cerintele din fisa postului de cenzor (profesionale, personale) verificare pe baza de documente sau /si teste de cunostinte si aptitudini.

Pentru confirmarea unor cerinte se impun, in mod necesar, unele documente initiale, cum ar fi:

-curriculum vitae

-copie de pe diplomele si certificatele care atesta pregatirea profesionala

-atestat de expert contabil sau contabil autorizat

-alte acte doveditoare a unor preocupari sau performante profesionale-personale.

Sinteza informatiilor mentionate se va trece intr-o fisa personala a cenzorilor.

Cenzorii nu pot functiona concomitent in mai mult de trei comisii de cenzori la aite societati comerciale.

Legea prevede ca acela care nu va respecta cerintele mentionate va pierde calitatea obtinuta si va fi condamnat in folosul statului la plata remuneratiei si a celorlalte beneficii ce i se cuvin, cat si la restituirea sumelor incasate.

Cenzorii unei societati pe actiuni nu pot fi cenzori, asociati sau administratori la alte societati comerciale concurente sau care au acelasi obiect de activitate cu prima.

Cenzorii trebuie sa fie actionari ai societatii comerciale respective, iar daca aceasta nu a efectuat emiterea de actiuni, sa fie participant la capitalul sau social.

Cenzorii sunt obligati sa depuna in termen legal o garantie care nu poate fi mai mica de 1/3 din garantia legala prevazuta pentru administratori (10 actiuni sau dublul remuneratiei lunare).

Cenzorul este obligat deci sa depuna o garantie de minim 4 actiuni sau 1/3 din dublul remuneratiei lunare.

Sunt incompatibile functiei de cenzor persoanele care, potrivit legii, sunt incapabile sau au fost condamnate pentru gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals, inselaciune, evaziune fiscala, delapidare, marturie mincinoasa, precum si pentru alte infractiuni prevazute de legislatia societatilor comerciale. Dovada acestor cerinte trebuie facuta cu:

-adeverinta medicala

-adeverinta de la politie pentru lipsa cazier

-adeverinta de la organul fiscal teritorial pentru dovada bunei calitati de contribuabil

-declaratii diverse pe raspundere personala.

Legea prevede ca nu pot fi cenzori:

a) toti administratorii, rudele ori afinii acestora pana la gradul IV inclusiv

b)  persoanele care primesc sub orice forma, pentru alte functii decat cea de cenzor, un salariu sau o remuneratie de la administratori sau de la societatea comerciala respectiva

c) persoanelor carora le este interzisa functia de administrator conform legii.

Aceste cerinte pot fi relevate prin acte corespunzatoare.

Obligatiile cenzorilor si modalitatile de exercitare a lor.

Principalele obligatii ale cenzorilor sunt urmatoarele:

1. Sa-si indeplineasca la timp si in conditii corespunzatoare sarcinile si competentele din mandat, din hotararile A.G.A., precum si din programul de activitate al comisiei de cenzori aprobat.

2. Sa exercite personal si in conditiile acceptate, mandatul primit din partea actionarilor, avand permanent in vedere si raspunderile ce-i revin.

3. Sa depuna inainte de intrarea in functiune o garantie egala cu a treia parte din cea prevazuta de lege pentru administratorii societatii comerciale (manager). De retinut ca in caz de nedepunere a garantiei inainte de intrarea in functiune a cenzorului, acesta se considera demisionat.

4.  Sa participe la sedintele consiliului de administratie si la adunarile generale ale actionarilor, fara a avea dreptul la vot.

5.Sa aduca la cunostinta actionarilor si administratorilor toate neregulile constatate in aplicarea legislatiei, gestiunea patrimoniului, administrarea societatii, respectarea statutului si contractului de societate.

6.  Sa supravegheze gestiunea societatii comerciale, sa verifice daca bilantul si contul de profit si pierdere sunt legal intocmite si in concordanta cu registrele, daca acestea din urma sunt tinute cronologic si daca evaluarea patrimoniului s-a facut conform regulilor stabilite pentru aprobarea bilantului.

7.  Sa prezinte adunarii generale a actionarilor raportul cu privire la incheierea exercitiului financiar, impreuna cu propunerile corespunzatoare rezultate din analiza bilantului si a contului de profit si pierdere. Acest raport se depune, alaturi de raportul administratorilor sau actionarilor, la sediul societatii, cu 15 zile inaintea tinerii adunarii generale, pentru a fi cercetate de catre actionari.

8. Sa verifice reclamatiile facute de actionari si daca le gasesc intemeiate, trebuie sa le aiba in vedere la intocmirea raportului catre adunarea generala a actionarilor. in functie de cei care adreseaza reclamatia (actionari sau persoane din afara societatii comerciale) cenzorii sunt obligati sa urgenteze sau nu solutiile adunarii generale a actionarilor.

9.  Sa nu functioneze in mai mult de trei comisii de cenzori concomitent si sa anunte toate situatiile in care ar putea intra vreuna din starile de incompatibilitate personala sau in legatura cu rudele sale.

10. Sa intocmeasca, sa completeze si sa utilizeze corect registrul deliberarilor si constatarilor facute de cenzori in exercitarea mandatului lor.

11. Sa convoace A.G.A. in conditiile prevazute de lege si atunci cand constata un pericol real pentru societatea comerciala. Legea prevede ca "cenzorii care nu vor convoca adunarea generala, in cazul in care sunt obligati prin lege, se pedepsesc cu inchisoare sau cu amenda'.

12. Sa respecte regulamentele si instructiunile societatii comerciale care-i privesc si sa aplice legislatia specifica societatii comerciale.

Atributiile, competentele si responsabilitatile cenzorilor

Atributiile cenzorilor deriva din rolul acestora in cadrul societatilor comerciale si se exercita in conformitate cu prevederile legale in vigoare si in mandatul primit. Cele mai importante atributii sunt:

1. Analizeaza, verifica si se pronunta asupra legalitatii si conformitatii constituirii societatii comerciale si a documentelor sale.

2. Analizeaza si se pronunta asupra legalitatii, corectitudinii si oportunitatii hotararilor luate de A.G.A pe baza documentatiei puse la dispozitie.

3.  Participa la adunarile generale ale actionarilor, atat ordinare, cat si extraordinare.

4. Verifica corectitudinea predarii-preluarii patrimoniului societatii comerciale in sensul existentei portofoliului, al evaluarii acestuia si al proceselor verbale de predare-primire a gestiunilor.

5. Supravegheaza si controleaza prin metode adecvate, gestiunea si administrarea societatii.

6. Analizeaza, verifica si controleaza, actionand in conformitate cu prevederile legale, documentatiile privind administrarea si rezultatele societatii comerciale, puse la dispozitia lor de catre administratori.

7.  Verifica legalitatea emiterii sau anularii actiunilor societatii, precum si modul in care acestea sunt acoperite valoric.

8. Verifica corectitudinea determinarii cuantumului garantiei depuse de administratori, constata regulata depunere a acestora, precum si corectitudinea gestionarii si evidentei valorilor primite drept garantie.

9. Analizeaza, verifica si refera cu privire la legalitatea si corectitudinea documentatiilor si masurilor privind evaluarea si reevaluarea capitalului social.

10. Fac in fiecare luna si pe neasteptate inspectii casei si verifica existenta titlurilor sau valorilor ce sunt proprietatea societatii comerciale sau au fost primite in gaj, cautiune sau depozit.

11. Urmaresc prin sondaj situatia unor conturi contabile, avand in vedere urmatoarele:

-integritatea patrimoniului

-exhaustivitatea stabilirii operatiilor economice

-corectitudinea stabilirii rezultatelor economice

-evidentierea corecta a impozitelor, taxelor si altor obligatii datorate bugetului de stat si fondurilor speciale.

12. indeplinesc toate atributiile de control, in concordanta cu prevederile legale, asupra felului in care lichidatorii societatii comerciale isi indeplinesc mandatul.

Competente si raspunderi

Competenta cenzorului (pe comisie si individual) consta in capacitatea lor de a-si exercita atributiile si sarcinile mandatului inregistrat.

in definirea competentelor cenzorilor este necesar a se avea in vedere permanent corelarea acestora cu atributiile, raspunderile, drepturile si obligatiile lor. Aceste competente sunt:

1. Cele cuprinse in mandatul primit si fisa functiei (postului).

2. Cele din legislatie, acte normative, instructiuni specifice si regulamentul comisiei de cenzori pentru actiuni comune in echipa.

3. Stabilesc si confirma legalitatea unor actiuni si operatii privind constituirea, gestionarea, administrarea si rezultatele societatii comerciale, in cadrul carora se pot mentiona ca mai importante:

-certificarea valabilitatii actelor de constituire a societatii comerciale

confirma corectitudinea numirii administratorilor

-certifica subscrierea, depunerea si majorarea legala a capitalului social, precum si emiterea actiunilor conform normelor.

4.  Avizeaza si certifica unele hotarari si decizii ale conducerii societatii privind unele probleme de genul:

-remunerarea administratorilor si cenzorilor

-realitatea beneficiilor, impartirea profitului si marimea dividendelor

-coeficientul si nivelul de participare al managerului la profitul net

-valoarea si sistemul de alocare a actiunilor.

5.  Verifica, certifica si propune masuri cu privire la regimul actiunilor nominative, corectitudinea inscrierii lor in registrul de actiuni, subscrierea si cesionarea acestora.

6. Dau avizul pentru autorizarea in instanta a lichidatorilor si constituirea de ipoteci asupra bunurilor societatii.

Raspunderile cenzorilor pot fi de natura:

- administrativa (contraventionala) - interpretata fata de unele reguli de drept administrativ

- civila - rezultata din prevederile Codului civil avand ca temei culpa

- penala - fata de eventualele infractiuni consemnate de Legea societatilor comerciale sau Codul penal

raspunderea delictuala - care opereaza in cazul provocarii de prejudicii materiale din culpa si care implica:

raspunderea cenzorului pentru faptele proprii

(neglijenta, imprudenta)

raspunderea cenzorului pentru prejudiciul provocat

de raporturi nereale

raspunderea cenzorului pentru alte persoane, ce

au adus prejudicii din indicatiile date de acesta.

- raspunderea contractuala in raport cu prevederile

contractului sau mandatului primit. Cenzorul raspunde pentru neindeplinirea indatoririlor si obligatiilor prevazute de lege, pentru furnizarea de date false sau pentru nepastrarea secretului profesional. Principalele tipuri de responsabilitati ale cenzorilor pot fi grupate dupa urmatoarele criterii:

A) Dupa izvorul (sursa) prevederilor:

1) Responsabilitati incluse in fisa postului

2) Responsabilitati specificate in mandatul semnat cu Adunarea generala a actionarilor

3) Responsabilitati prevazute in regulamentul de ordine interioara al societatii si care il vizeaza

B) Dupa sfera de cuprindere a responsabilitatilor:

a) - responsabilitati in solidar cu administratorii pentru:

-realitatea varsamintelor efectuate de asociati

-existenta reala a dividendelor platite

-existenta registrelor cerute de lege si corecta lor tinere

-exacta indeplinire a hotararilor A.G.A.

b)  - responsabilitati pentru preluarea si solutionarea

reclamatiilor si sesizarilor facute de actionari si administratori

c) - responsabilitate in solidar cu cei care au colaborat

sau pe cei care nu i-au demascat, fiind vinovati de bancruta frauduloasa

d)  - responsabilitatea cenzorilor pentru modul in care

isi indeplinesc mandatul lichidatoriu

e) - responsabilitatea pentru neducerea la indeplinirea

corecta si la timp a tuturor masurilor stabilite de catre A.G.A.

SISTEMATIZAREA OBLIGATIILOR SI

ATRIBUTIILOR CENZORILOR, REZULTATE DIN

PREVEDERILE CONCENTRICE ALE

ACTELOR NORMATIVE IN VIGOARE

Trimiteri bibliografice

1.     Munteanu V. - Control si audit financiar - Ed. Lucman Serv, Bucuresti, 1998.

2.     Peres I., Bunget O. - Audit financiar-contabil - Ed. Mirton, Timisoara, 1999.

3.     Popescu Ghe. - Procedurile controlului intern si auditul financiar - Ed. Gestiunea, Bucuresti, 1997.

4.     Popeanga P. V. - Auditul financiar contabil - Ed. Tribuna economica, Bucuresti, 1999.

5.     Rada D. - Audit financiar contabil - Ed. Modus P.H., Resita, 2002.

6.     Scutaru D. - Auditul financiar contabil - Ed. Economica, Bucuresti, 1997.

7.     Stoian A., Turlea E. - Auditul financiar contabil - Ed. Economica, Bucuresti, 2001.

8.     Toma M., Chivulescu M. - Ghid practic pentru audit financiar si certificare a bilanturilor contabile - Ed. CECCAR, 1995.

9.     Toma M. - Initiere in auditul situatiilor financiare ale unei entitati, Ed. CECCAR, Bucuresti, 2005.

10.  C.E.C.C.A.R. - Norme de audit financiar si certificare a bilantului contabil - Nr. 1/1995.

11.  C.E.C.C.A.R. - Norme nationale de audit - Bucuresti, 1999.

12.  C.E.C.C.A.R. - Misiunea de examinare a contabilitatii, intocmire si prezentare a conturilor anuale - Bucuresti, 2001.

13.  C.A.F.R. - Audit financiar 2000 - Standarde. Codul privind conduita etica si profesionala, Editura economica, Bucuresti 2000.

14.  C.A.F.R. - Norme minimale de audit, Editura Economica, Bucuresti 2001.

15.  O.G. 119/1999 privind auditul financiar si controlul financiar preventiv, M.Of. nr. 430/31.08.1999.

16.  O.U.G. nr. 75/1999 privind activitatea de audit financiar, M.Of. nr. 430/31.08.1999.

17.  O.M.F. nr. 332 privind aprobarea Normelor Metodologice generale pentru organizarea si functionarea auditului intern, in baza prevederilor O.G. nr. 119/1999.

18.  Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern.