|
|
|
Utilizarea, intocmirea si continutul cererilor de confirmare - ISA 1000.
Utilizarea cererilor de confirmare
Recomandarile prevazute in paragrafele urmatoare sunt destinate sa ajute bancile si auditorii lor la obtinerea confirmarii independente a relatiilor financiare si de afaceri cu alte banci. Totusi, pot exista situatii in care abordarea descrisa in cadrul acestei Declaratii poate fi, de asemenea, adecvata pentru procedurile de confirmare dintre banca si clientii sai non-bancari. Procedurile descrise nu sunt relevante pentru procedurile de confirmare interbancara de rutina, care sunt realizate cu privire la tranzactiile comerciale de zi cu zi, efectuate intre banci.
Auditorul trebuie sa decida de la care banca sau banci sa solicite confirmari, avand in vedere anumite aspecte, cum ar fi valoarea soldurilor, volumul de activitate, gradul de credibilitate a controlului intern si pragul de semnificatie in contextul situatiilor financiare. Testarea anumitor activitati ale bancii poate fi structurata in moduri diferite si de aceea cererea de confirmare poate fi limitata strict la investigatiile asupra acelor activitati. Cererile de confirmare a tranzactiilor individuale pot fie sa constituie o parte a testarii sistemului de control intern al bancii, sau sa fie un mijloc de verificare a soldurilor ce apar in situatiile financiare ale bancii la o anumita data. Prin urmare, cererile de confirmare trebuie sa fie destinate sa raspunda scopurilor anume pentru care sunt solicitate.
Auditorul trebuie sa determine care din urmatoarele abordari este mai adecvata in vederea confirmarii soldurilor sau a altor informatii de la alte banci:
listarea soldurilor si a altor informatii, si cererea confirmarii exactitatii si exhaustivitatii acestora, sau
solicitarea de detalii ale soldurilor si altor informatii, care pot fi apoi comparate cu inregistrarile bancii solicitatoare.
Pentru a determina care din abordarile de mai sus este cea mai adecvata, auditorul trebuie sa cantareasca calitatea probelor de audit pe care le solicita intr-o situatie particulara, fata de aspectul practic de obtinere a unui raspuns de la institutia bancara care confirma.
Pot aparea dificultati in obtinerea unui raspuns satisfacator chiar si acolo unde banca solicitanta transmite informatii bancii care trimite confirmarea. Este important sa fie cautat un raspuns pentru toate cererile de confirmare. Nu este o practica uzuala aceea de a cere un raspuns numai in cazul in care informatiile transmise sunt incorecte sau incomplete.
Intocmirea si expedierea cererilor si primirea raspunsurilor
Auditorul trebuie sa determine locul adecvat in care sa fie transmisa cererea de confirmare, de exemplu, un departament, cum ar fi cel de audit intern, departamentul de inspectie sau alt departament specializat, care poate fi desemnat de institutia bancara care trimite confirmarea ca responsabil pentru a raspunde la cererile de confirmare. De aceea, poate fi adecvat ca aceste cereri de confirmare sa fie adresate sediului central al bancii (acolo unde exista astfel de departamente) si nu catre unitatea unde sunt tinute soldurile sau alte informatii relevante. In alte situatii, locul cel mai potrivit poate fi sucursala locala a bancii care trimite confirmarea.
Ori de cate ori este posibil, cererea de confirmare trebuie intocmita in limba bancii care trimite confirmarea sau in limba utilizata in mod normal in scopuri de afaceri.
Controlul asupra continutului si expedierii cererilor de confirmare este responsabilitatea auditorului. Totusi, este necesar ca aceasta cerere sa fie autorizata de banca solicitanta. Raspunsurile trebuie sa fie transmise direct auditorului, iar pentru a facilita un astfel de raspuns, la cerere trebuie anexat de catre auditor un plic autoadresat.
Continutul cererilor de confirmare
Forma si continutul scrisorii de cerere de confirmare va depinde de scopul pentru care este solicitata, de practicile locale si de procedurile bancii solicitante, de exemplu, daca se face sau nu uz de prelucrarea automata a datelor.
Cererea de confirmare trebuie sa fie intocmita intr-o maniera clara si concisa, pentru a se asigura intelegerea rapida de catre banca ce trimite confirmarea.
Nu toate informatiile pentru care se asteapta, in mod obisnuit, confirmarea vor fi solicitate in acelasi timp. In consecinta, solicitarile pot fi transmise la momente diferite in cursul anului, tratand aspecte particulare ale relatiilor interbancare.
Cele mai des solicitate informatii cerute se refera la soldurile creditoare sau debitoare fata de banca solicitanta pentru conturile curente, depozite, imprumuturi sau alte conturi. Cererile trebuie sa furnizeze urmatoarele informatii privind contul: descrierea acestuia, numarul si tipul valutei. De asemenea, este recomandabil sa se ceara informatii despre soldurile zero ale conturilor corespondente, precum si despre conturile care au fost inchise in cele douasprezece luni inainte de data aleasa pentru confirmare. De asemenea, banca solicitanta poate cere confirmarea nu numai a soldurilor conturilor, dar si, acolo unde poate fi de folos, alte informatii, cum ar fi scadenta si dobanda, liniile de credit/facilitatile stand-by, facilitatile neutilizate, orice compensari sau alte drepturi, ori sarcini, precum si orice detalii despre garantiile date sau primite.
O parte importanta a activitatii bancare se refera la controlul tranzactiilor numite in mod curent "in afara bilantului". In consecinta, banca solicitanta si auditorii sai pot solicita confirmari ale obligatiilor contingente, cum ar fi acelea care apar din garantii, scrisori de sprijin si scrisori de angajament, chitante, acceptari si avalizari. Confirmarea poate fi solicitata atat pentru obligatiile contingente ale bancii solicitante fata de banca ce trimite confirmarea, cat si ale acestei bancii fata de banca solicitanta. Detaliile furnizate sau solicitate trebuie sa descrie natura datoriilor contingente impreuna cu valoarea si moneda acestora.
De asemenea, trebuie solicitate confirmarile pentru contractele de rascumparare si revanzare a activelor, ca si pentru optiunile neajunse la scadenta la data respectiva. Astfel de confirmari trebuie sa descrie activul acoperit de contract, data la care tranzactia a fost contractata, data scadentei, precum si conditiile in care a fost incheiat contractul.
O alta categorie de informatii pentru care se cer deseori confirmari independente la o anumita data, alta decat cea la care a fost incheiata tranzactia, priveste contractele la termen in valuta, lingourile, titlurile de valoare si alte contracte neajunse la scadenta. Este o practica bine stabilita pentru banci de a confirma tranzactiile cu alte banci pe masura ce se deruleaza. Totusi, pentru scopurile auditului practica este de a confirma independent un esantion de tranzactii selectate dintr-o perioada de timp sau de a confirma toate tranzactiile neajunse la scadenta incheiate cu o parte. Cererea trebuie sa ofere detalii asupra fiecarui contract, inclusiv numarul sau, data negocierii, scadenta sau data executarii, pretul la care a fost incheiata tranzactia, precum si moneda si valoarea contractului cumparat sau vandut, catre sau de la banca solicitanta.
Deseori bancile pastreaza titluri de valoare si alte elemente in custodie, in numele clientilor. Scrisoarea de cerere poate de aceea sa solicite confirmari pentru elementele respective detinute de banca ce trimite confirmarea, la o anumita data. Confirmarea trebuie sa includa descrierea acelor elemente, precum si natura oricaror sarcini sau drepturi asupra acestora.
