AUDITUL PUBLIC INTERN SI IN CADRUL UNEI FIRME

1 Auditul public intern in Romania

In ultimii ani in Romania, mai exact incepand de la jumatatea anului 1999, au fost declansate o serie de activitati de profesionalizare si implementare a unei noi forme de control intern aflata la dispozitia managerului unitatii si anume, auditul public intern

Auditul public intern este definit ca fiind "activitatea functional independenta si obiectiva, care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, perfectionand activitatile entitatii publice; ajuta entitatea publica sa isi indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica, care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a proceselor de administrare"[1]

Obiectivele auditului public intern

Obiectivele auditului public intern vizeaza:

- asigurarea obiectiva si consilierea, destinate sa imbunatateasca sistemele si activitatile entitatii publice ;

- sprijinirea indeplinirii obiectivelor entitatii publice printr-o abordare sistematica si metodica prin care se evalueaza si se imbunatateste eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului si a procesului administrarii.

Legea opereaza, deci, cu notiunea de "entitate publica", care in intelesul legii inseamna "autoritatea publica, institutia publica, compania/societatea nationala, regia autonoma, societatea comerciala la care statul sau o entitate administrativ-teritoriala este actionar majoritar, cu personalitate juridica, care utilizeaza/administreaza fonduri publice si/sau patrimoniu public".

Sfera de activitate a auditului public intern

Auditul public intern are o sfera larga de activitate, ce cuprinde:

- activitati financiare sau cu implicatii financiare desfasurate de o entitate publica / structura / directie de specialitate / serviciu, din momentul constituirii angajamentelor pana la utilizarea fondurilor de catre beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din asistenta externa;

- constituirea veniturilor publice, respectiv autorizarea si stabilirea titlurilor de creanta, precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora;

- administrarea patrimoniului public, precum si vanzarea, gajarea, concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului ori al unitatilor administrativ teritoriale;

- sistemele de management financiar si control, inclusiv contabilitatea si sistemele informatice aferente.

Delimitarea sferei auditului public intern este extrem de importanta pentru eliminarea intruziunilor, paralelismelor, a intersectarilor sau a substituirilor de orice fel.

Structurile de audit public intern la nivel national   

In conformitate cu art. 4 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, auditul public intern este organizat astfel:

UCAAPI - Uniunea Centrala de Armonizare a Auditului Public Intern, este o structura distincta in cadrul Ministerului Finantelor Publice

CAPI - Comitet pentru Auditul Public Intern, este un organism cu caracter consultativ.

Compartimentele de audit public intern din entitatile publice - (Directii, Servicii, Birouri), sunt structuri functionale de baza in domeniul auditului public intern, care exercita efectiv functia de audit public intern.

La nivelul entitatilor publice, activitatea de audit public intern se desfasoara in conformitate cu art.9 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern. Activitatea de verificare se desfasoara in baza Normelor Generale de aplicare si exercitare a auditului public intern, instituite prin O.M.F. nr. 38/2003 si a Normelor specifice de exercitare a activitatii de audit public intern, elaborate in baza normelor sus mentionate, de catre entitatile respective.

2 Auditul public intern in cadrul SC NOI'S SRL

SC"NOI'S"SRL este o persoana juridica romana.Societatea desfasoara urmatoarele activitati: restaurante , baruri ,alte activitati recreative.Capitalul social al firmei este de 500.000 lei.

Societatea este reprezentata si administrata de asociatul unic.Societatea are mai multe puncte de lucru: doua restaurante, doua pizzerii, un fast food, o baza sportiva si o sala de bowling.

La nivelul SC NOI'S SRL auditul intern este exercitat prin Directia Audit Public Intern. Directia Audit Public Intern este structurata pe trei compartimente: compartimentul auditare fonduri interne, compartimentul auditare fonduri externe si compartimentul metodologie si evaluare. La unitatile aflate in subordinea, auditul intern este exercitat prin compartimentele de audit intern de la nivelul unitatii respective .

Auditul intern nu este responsabil de nici o activitate sau procedura care va face ulterior obiectul de activitate al auditului intern. In acelasi timp, membrii Directiei Audit Public Intern nu contribuie sub nici o forma la elaborarea vreunui act normativ, operatiuni sau proceduri care ulterior vor fi auditate, nu se implica in nici o activitate interna a vreunei institutii publice subordonate, sub autoritatea sau in coordonarea SC NOI'S SRL . Pentru actiunile lor intreprinse cu buna credinta in exercitiul atributiilor si in limita acestora, auditorii interni nu pot fi sanctionati sau trecuti in alta functie.

Activitatea de audit intern se desfasoara pe baza urmatoarelor criterii:

economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor estimate ale unei activitati, cu mentinerea calitatii corespunzatoare acestor rezultate;

-eficacitate - gradul de indeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activitati si raportul dintre efectul proiectat si rezultatul efectiv al activitatii respective;

-eficienta - maximizarea rezultatelor unei activitati in relatie cu resursele utilizate.

Obiectivele misiunii de audit intern

Unei misiuni de audit i se pot atribui trei obiective principale:

asigurarea conformitatii procedurilor si a operatiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate;

evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmarite si examinarea impactului efectiv - auditul de performanta;

evaluarea de profunzime a sistemelor de conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza economic, eficace si eficient, pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora- auditul de sistem.

1.Misiunea de audit intern in cadrul SC NOI'S SRL

Unei misiuni de audit i se pot atribui trei obiective principale:

asigurarea conformitatii procedurilor si a operatiunilor cu legislatia in vigoare - auditul de regularitate;

evaluarea rezultatelor prin prisma obiectivelor urmarite si examinarea impactului efectiv - auditul de performanta;

evaluarea de profunzime a sistemelor de conducere si control intern, cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza economic, eficace si eficient, pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora - auditul de sistem.

Schema generala privind derularea misiunii de audit intern

Graficul prezentat in ANEXA 1 ofera o viziune globala asupra procesului de audit intern ce se desfasoara la nivelul SC NOI'S SRL. In partea stanga a graficului sunt prezentate etapele procesului de audit intern, cu referire la procedurile de urmat, iar in partea dreapta rezultatele obtinute cu referire la documentele corespunzatoare.

1.1. Pregatirea misiunii de audit intern

Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se intocmeste de directorul Directiei Audit Public Intern din cadrul

SC NOI'S SRL, pe baza planului anual de audit intern aprobat de directorul firmei. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre Directia Audit Public Intern.

Ordinul de serviciu repartizeaza sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel incat acestia sa poata demara misiunea de audit.

Declaratia de independenta

Independenta auditorilor interni selectati pentru realizarea unei misiuni de audit intern, trebuie declarata. In acest sens fiecare auditor intern trebuie sa intocmeasca o declaratie de independenta.

Notificarea privind declansarea misiunii de audit intern

Directia Audit Public Intern din cadrul SC NOI'S SRL , notifica entitatea/structura subordonata si/sau sub autoritate/directia de specialitate/serviciul care va fi auditata, cu 15 zile inainte de declansarea misiunii de audit intern, despre scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum si despre faptul ca pe parcursul misiunii vor avea loc interventii la fata locului al caror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.

Colectarea si prelucrarea informatiilor

Colectarea informatiilor

In aceasta etapa auditorii interni solicita si colecteaza informatii cu caracter general despre entitatea/structura auditata. Aceste informatii trebuie sa fie pertinente si utile pentru a atinge urmatoarele scopuri:

a)       identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-economic in care entitatea/structura auditata isi desfasoara activitatea;

b)      cunoasterea organizarii entitatii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru si a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei si domeniului de activitate specific unitatii;

c)       identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale sistemelor sale de control intern, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe;

d)      identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;

e)      identificarea informatiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor verificarii si selectionarii tehnicilor de investigare adecvate.

Prelucrarea informatiilor

Prelucrarea informatiilor consta in:

a)     analiza entitatii/structurii auditate si activitatii sale (organigrama, regulamente de functionare, fise ale posturilor, circuitul documentelor);

b)      analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate.

c)       analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit public intern;

d)      analiza rezultatelor controalelor precedente;

e)      analiza informatiilor externe referitoare la entitatea/structura auditata.

Identificarea obiectelor auditabile

Obiectul auditabil

Obiectul auditabil reprezinta activitatea elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite teoretic si comparate cu realitatea practica.

Etapele identificarii obiectelor auditabile

Identificarea obiectelor auditabile se realizeaza in 3 etape:

a)       detalierea fiecarei activitati in operatii succesive descriind procesul de la initierea pana la realizarea si inregistrarea acesteia (circuitul auditului);

b)     definirea pentru fiecare operatiune in parte a conditiilor pe care trebuie sa le indeplineasca din punct de vedere al controalelor specifice si al riscurilor aferente (ce trebuie sa fie evitate);

c)       determinarea modalitatilor de functionare necesare pentru ca entitatea sa atinga obiectivul si sa elimine riscul.

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice si ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor.

Analiza riscurilor

Riscul reprezinta orice eveniment, actiune, situatie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitatii SC NOI'S SRL de a-si realiza obiectivele.

Categorii de riscuri

a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilitati precise, insuficienta organizare a resurselor umane, documentatia insuficienta, neactualizata;

b) Riscuri operationale: neinregistrarea in evidentele contabile, arhivare necorespunzatoare a documentelor justificative, lipsa unui control intern asupra operatiilor cu risc ridicat;

c) Riscuri financiare: plati nesecurizate, nedetectarea operatiilor cu risc financiar;

d) Riscuri generate de schimbarile legislative, structurale, managerialeetc.

Componentele riscului

Componentele riscului sunt:

probabilitatea de aparitie a acestuia;

nivelul impactului, respectiv gravitatea consecintelor si durata acestora.

Scopul analizei riscurilor

Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit intern, care are drept scopuri:

a)    sa identifice pericolele din entitatea/structura auditata;

b)    sa identifice daca controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele;

c)    sa evalueze structura/evolutia controlului intern al entitatii/structurii auditate.

Fazele analizei riscurilor

Fazele analizei riscurilor sunt urmatoarele :

a)    analiza activitatii entitatii/structurii auditate;

b)    identificarea si evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativa a activitatilor entitatii/structurii auditate, cu incidenta asupra operatiilor financiare;

c)    verificarea existentei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum si evaluarea acestora;

d)    evaluarea punctelor slabe, cuantificarea si impartirea lor pe clase de risc.

Auditorii interni trebuie sa integreze in procesul de identificare si evaluare a riscurilor semnificative si pe cele depistate in cursul altor misiuni.

Masurarea riscurilor

Masurarea riscurilor depinde de probabilitatea de aparitie a riscului si de gravitatea consecintelor evenimentului. Pentru realizarea masurarii riscurilor se utilizeaza drept instrumente de masurare, criteriile de apreciere.

Masurarea probabilitatii

Criteriile utilizate pentru masurarea probabilitatii de aparitie a riscului sunt:

a)      aprecierea vulnerabilitatii entitatii;

b)     aprecierea controlului intern.

Probabilitatea de aparitie a riscului variaza de la imposibilitate la certitudine si este exprimata pe o scara de valori pe trei nivele:

probabilitate mica;

probabilitate medie;

probabilitate mare.

a) Aprecierea vulnerabilitatii entitatii ce urmeaza a fi auditata

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toti factorii cu incidenta asupra vulnerabilitatii domeniului auditabil, cum ar fi:

resursele umane;

complexitatea prelucrarii operatiilor;

mijloacele tehnice existente.

Vulnerabilitatea se exprima pe trei nivele:

vulnerabilitate redusa;

vulnerabilitate medie;

vulnerabilitate mare.

b) Aprecierea controlului intern

Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calitatii controlului intern al entitatii, pe trei nivele:

control intern corespunzator;

control intern insuficient;

control intern cu lipsuri grave.

Masurarea gravitatii consecintelorevenimentului (nivelul impactului)ANEXA2

Metoda - model de analiza a riscurilor

Analiza riscului ne ofera o metodologie obiectiva, rezonabila, si ajuta foarte mult un auditor sa judece prioritatile si frecventa auditarilor.

Prezentele norme metodologice exemplifica efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea urmatorilor pasi:

identificarea (listarea) operatiilor/activitatilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. In aceasta faza se analizeaza si se identifica activitatile/operatiile precum si interdependentele existente intre acestea, fixandu-se perimetrul de analiza;

identificarea amenintarilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operatiuni/activitati, prin determinarea impactului financiar al acestora;

stabilirea criteriilor de analiza a riscului se va efectua cu incadrarea riscului pentru fiecare obiectiv auditat in conformitate cu tabelul din ANEXA3

stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scari de valori pe trei nivele, astfel :

1)      pentru aprecierea controlului intern:

control intern corespunzator - nivel 1;

control intern insuficient - nivel 2;

control intern cu lipsuri grave - nivel 3;

2)     pentru aprecierea cantitativa:

impact financiar slab - nivel 1;

impact financiar mediu - nivel 2;

impact financiar important - nivel 3;

3)            pentru aprecierea calitativa:

vulnerabilitate redusa - nivel 1;

vulnerabilitate medie - nivel 2;

Elaborarea tematicii in detaliu a misiunii de audit intern

Tematica in detaliu cuprinde totalitatea domeniilor/obiectelor de auditat selectate (obiectivele de indeplinit), este semnata de directorul Directiei Audit Public Intern din cadrul firmei NOI'S SRL si adusa la cunostinta principalilor responsabili ai entitatii/structurii auditate, in cadrul sedintei de deschidere.

Programul de audit intern

Programul de audit intern este un document intern de lucru al Directiei Audit Public Intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.

Programul de audit intern are drept scopuri:

a)       asigura Directorul Directiei Audit Public Intern ca au fost luate in considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern;

b)     asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activitatilor, de catre auditorul sef al misiunii.

Programul preliminar al interventiilor la fata locului

Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza programului de audit intern si prezinta in mod detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale probante si perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului.

Deschiderea interventiei la fata locului

Sedinta de deschidere

Sedinta de deschidere a interventiei la fata locului se deruleaza in cadrul entitatii/structurii auditate, cu participarea echipei de auditori interni si a personalului entitatii/structurii auditate

Ordinea de zi a sedintei de deschidere trebuie sa cuprinda :

a)          prezentarea auditorilor interni;

b)          prezentarea obiectivelor misiunii de audit intern;

c)           stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificarilor;

d)          prezentarea tematicii in detaliu;

e)          acceptarea calendarului intalnirilor;

f)           asigurarea conditiilor materiale necesare derularii misiunii de audit intern.

Entitatea auditata poate solicita amanarea misiunii de audit, in cazuri temeinic justificate (interese speciale, lipsa de timp, alte circumstante). Amanarea trebuie discutata cu directorul Directiei Audit Public Intern din cadrul firmei NOI'S SRL si notificata directorului general.

Minuta sedintei de deschidere

Data sedintei de deschidere, participantii, aspectele importante discutate trebuie consemnate in minuta sedintei de deschidere.

Notificarea privind realizarea interventiilor la fata locului

Directia Audit Public Intern trebuie sa notifice entitatea/structura auditata despre programul verificarilor la fata locului, inclusiv perioadele de desfasurare. Odata cu aceasta notificare trebuie sa se transmita si Carta auditului intern.

1. Interventia la fata locului (munca de teren)

Definire si etape

Interventia la fata locului consta in colectarea documentelor, analiza si evaluarea acestora.

Interventia la fata locului cuprinde urmatoarele etape:

a)     cunoasterea activitatii / sistemului / procesului supus verificarii si studierea procedurilor aferente;

b)     intervievarea personalului auditat;

c)     verificarea inregistrarilor contabile;

d)     analiza datelor si informatiilor;

e)     evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne;

f)      realizarea de testari;

g)     verificarea modului de realizare a corectarii actiunilor mentionate in auditarile precedente (verificarea realizarii corectarii ).

Tehnici si instrumente de audit intern

Principalele tehnici de audit intern

Verificarea - asigura validarea, confirmarea, acuratetea inregistrarilor, documentelor, declaratiilor, concordanta cu legile si regulamentele, precum si eficacitatea controalelor interne.

Tehnicile de verificare sunt:

a)     Comparatia: confirma identitatea unei informatii dupa obtinerea acesteia din doua sau mai multe surse diferite;

b)     Examinarea: presupune urmarirea in special a detectarii erorilor sau a iregularitatilor;

c)     Recalcularea: verificarea calculelor matematice;

d)     Confirmarea: solicitarea informatiei din doua sau mai multe surse independente (a treia parte) in scopul validarii acesteia;

e)     Punerea de acord: procesul de potrivire a doua categorii diferite de inregistrari;

f)      Garantarea: verificarea realitatii tranzactiilor inregistrate prin examinarea documentelor, de la articolul inregistrat spre documentele justificative;

g)     Urmarirea: reprezinta verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul inregistrat. Scopul urmaririi este de a verifica daca toate tranzactiile reale au fost inregistrate.

Observarea fizica reprezinta modul prin care auditorii interni isi formeaza o parere proprie.

Interviul se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate / implicate / interesate. Informatiile primite trebuie confirmate cu documente

Analiza consta in descompunerea unei entitati in elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate si masurate distinct.

Principalele instrumente de audit intern

Chestionarul cuprinde intrebarile pe care le formuleaza auditorii interni. Cele cinci intrebari universale: cine? ce? unde? cand? cum? permit gruparea intrebarilor in functie de scopul urmarit. Se vor formula intrebari cat mai exacte pentru a afla daca sarcina elementara este bine efectuata si daca exista un bun control asupra ei.

Tipurile de chestionare sunt:

a) chestionarul de luare la cunostinta (CLC) - cuprinde intrebari referitoare la contextul socio-economic, organizarea interna, functionarea entitatii/structurii care va fi auditata;

b) chestionarul de control intern (CCI) - ghideaza auditorii interni in activitatea de identificare obiectiva a disfunctiilor si cauzelor reale ale acestor disfunctii;

c) chestionarul-lista de verificare (CLV) - este utilizat pentru stabilirea conditiilor pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de intrebari standard privind obiectivele definite, responsabilitatile si metodele mijloacele financiare, tehnice si de informare, resursele umane existente.

In aceasta etapa se exercita din plin profesionalismul auditorului, capacitatea lui de intuitie si organizare, abilitatea de a utiliza tehnici si metode potrivite, utile pentru investigarea fenomenelor. Principiile calauzitoare trebuie sa fie simplitatea, logica si bunul simt. Reamintim faptul ca investigam domenii, obiective, fenomene, activitati si nu oameni sau idei preconcepute.

Continutul acestei etape include 2 elemente esentiale:

Primul este indicarea activitatilor preliminare ce trebuie indeplinite pentru a pune in aplicare tehnicile si instrumentele. Aceste activitati preliminare se efectueaza chiar de auditori: inventare, procurarea documentelor, selectii diverse, esantionare, etc, dar unele din ele pot fi efectuate de terti, la cererea auditorilor.

Al doilea element este indicarea tehnicii, a instrumentului ce trebuie utilizat. Seful misiunii sau auditorul decid daca e necesar:

- sa se realizeze o diagrama de circulatie;

- sa se efectueze un sondaj statistic;

- sa se urmareasca o pista de audit;

- sa se inventarieze personalul operativ;

- sa se realizeze o anumita observare in teren etc.

Astfel, auditorul stie nu numai ce sarcini trebuie sa indeplineasca (ce?), conform planificarii (cand?), dar si cu ce mijloace (cum?).

Auditorul va elabora continutul Chestionarului de control intern (CCI) o data cu divizarea in sarcini elemetare a misiunii de audit. Deci vor fi tot atatea CCI cate misiuni de audit sunt de realizat. Chestionarul va fi format din toate intrebarile relevante ce trebuie formulate pentru a efectua o analiza, de a identifica pentru fiecare activitate in parte principalele dispozitive specifice de control si a asigura ca exista sau nu un bun control asupra ei.

Orice test trebuie sa faca obiectul unei "Foi de sinteza, a textului", care preced FIAP, daca se descopera o disfunctie, o eroare sau o insuficienta.

FIAP este completata de auditor, care utilizeaza acest mijloc pentru a-si conduce rationamentul. De la constatari (fapte, concluzii), se vor analiza cauzele si apoi consecintele. Consecintele cuantificate sau apreciate pot fi:

- consecinte financiare,

- consecinte juridice,

- consecinte economice,

- consecinte tehnice etc.

Conform normelor internationale de audit, o constatare poate fi considerata ca dovedita si deci valabila daca informatiile cumulate prezinta patru caracteristrici:

sa fie necesara, adica, indispensabila;

sa fie fiabila, adica sa permita formularea unor concluzii cat mai clare;

sa fie pertinenta, adica sa corespunda cu observatiile si recomandarile logice, sa fie conforma cu obiectivele misiunii;

sa fie utila, adica sa permita atingerea unui nivel mai bun de control intern;

Tipuri de dovezi pot fi:

- dovada fizica,

- dovada marturie,

- dovada document,

- dovada analitica (care rezulta din calcule, corelari, comparatii, deductii).

Dupa ce fiecare eroare, disfunctie, risc, insuficienta sau anomalie a fost consemnata intr-o foaie FIAP, auditorul se asigura printr-o munca de sinteza ca observatiile sale sunt coerente.

Auditorul intern va valida constatarile sale, adica va verifica din nou informatiile pentru a se asigura ca sunt exacte. Fara validare auditorul intern se expune la greseli de interpretare.

Tabloul de prezentare a circuitului auditului (pista de audit), care permite:

-stabilirea fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor referitoare la acestea;

-stabilirea documentatiei justificative complete;

-reconstituirea operatiunilor de la suma totala pana la detalii individuale si invers.

Formularele constatarilor de audit intern - se utilizeaza pentru prezentarea fundamentata constatarilor auditului intern.

a) Fisa de identificare si analiza problemelor (FIAP) - se intocmeste pentru fiecare disfunctionalitate constatata. Prezinta rezumatul acesteia, cauzele si consecintele, precum si recomandarile pentru rezolvare. FIAP trebuie sa fie aprobata de catre coordonatorul misiunii, confirmata de reprezentantii entitatii/structurii auditate si supervizata de directorul Directiei Audit Public Intern .

b) Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor(FCRI) - se intocmeste in cazul in care auditorii interni constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se transmite imediat sefului compartimentului de audit intern, care va informa in termen de 3 zile conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata pentru continuarea verificarilor.

Dosarele de audit intern

Dosarele de audit intern - prin informatiile continute asigura legatura intre sarcina de audit, interventia la fata locului si raportul de audit intern. Dosarele stau la baza formularii concluziilor auditorilor interni.

Tipuri de dosare de audit intern:

a)      Dosarul permanent cuprinde urmatoarele sectiuni :

Sectiunea A - Raportul de audit intern si anexele acestuia:

ordinul de serviciu;

declaratia de independenta;

rapoarte ( intermediar, final, sinteza recomandarilor);

fisele de identificare si analiza problemelor (FIAP);

formularele de constatare a iregularitatilor;

programul de audit.

Sectiunea B - Administrativa:

notificarea privind declansarea misiunii de audit intern;           

minuta sedintei de deschidere;

- minuta sedintei de inchidere;

- minuta reuniunii de conciliere;

- corespondenta cu entitatea/structura auditata.   

Sectiunea C - Documentatia misiunii de audit intern :

strategii interne;

reguli, regulamente si legi aplicabile;

proceduri de lucru;

materiale despre entitatea/structura auditata (indatoriri, responsabilitati, numar de angajati, fisele posturilor, graficul organizatiei, natura si locatia inregistrarilor contabile);

informatii financiare;

rapoarte de audit intern anterioare si externe

informatii privind posturile cheie/fluxuri de operatii;

documentatia analizei riscului.

Sectiunea D - Supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit intern si a rezultatelor acesteia:

- revizuirea raportului de audit intern;

- raspunsurile auditorilor interni la revizuirea raportului de audit intern.

b) Dosarul documentelor de lucru - cuprinde copii xerox ale documentelor justificative, extrase din acestea, care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre (E,F,G,.) pentru fiecare sectiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie sa fie simpla si usor de urmarit.

Revizuirea

Revizuirea se efectueaza de catre auditorii interni, inainte de intocmirea proiectului Raportului de audit intern, pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt pregatite in mod corespunzator.

Pastrarea si arhivarea dosarelor de audit intern

Dosarele de audit intern sunt proprietatea firmei NOI'S SRL si sunt confidentiale. Ele trebuie pastrate pana la indeplinirea recomandarilor din raportul de audit intern, dupa care se arhiveaza in concordanta cu reglementarile legale privind arhivarea.

Sedinta de inchidere a interventiei la fata locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a recomandarilor finale din proiectul Raportului de audit intern si a calendarului de implementare a recomandarilor. Se intocmeste o minuta a sedintei de inchidere.

1.3. Raportul de audit intern

Elaborarea proiectului de Raport de audit intern (raport intermediar)

In elaborarea proiectului Raportului de audit intern trebuie sa fie respectate urmatoarele cerinte

a) constatarile trebuie sa apartina domeniului/obiectivelor misiunii de audit intern si sa fie sustinute prin documente justificative corespunzatoare;

b) recomandarile trebuie sa fie in concordanta cu constatarile si sa determine reducerea riscurilor potentiale;

c) raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern, bazata pe constatarile efectuate;

d) se intocmeste pe baza FIAP-urilor.

In redactarea proiectului Raportului de audit intern, trebuie sa fie respectate urmatoarele principii

a)       constatarile trebuie sa fie prezentate intr-o maniera pertinenta si incontestabila;

b)     evitarea utilizarii expresiilor imprecise (se pare, in general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, limbajului abstract;

c)       promovarea unui limbaj cat mai uzual si a unui stil de exprimare concret;

d)      evitarea tonului polemic, jignitor, tendentios;

e)      ierarhizarea constatarilor (numai cele importante vor fi prezentate in sinteza sau la concluzii);

f)        evidentierea aspectelor pozitive si a imbunatatirilor constatate de la ultima misiune de audit intern.

Structura proiectului de Raport de audit intern

Proiectul Raportului de audit intern trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:

a)       scopul si obiectivele misiunii de audit public intern;

b)     date de identificare a misiunii de audit public intern (baza legala, ordinul de serviciu, echipa de auditare, entitatea/structura organizatorica auditata, durata actiunii de auditare, perioada auditata);modul de desfasurare a actiunii de audit intern (sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode si tehnici utilizate; documente/materiale examinate; materiale intocmite in cursul actiunii de audit intern);

c)       constatari efectuate;

d)      concluzii si recomandari;

e)     documentatia-anexa (notele explicative; note de relatii; situatii, acte, documente si orice alt material probant sau justificativ).

Transmiterea proiectului de Raport de audit intern

Proiectul de Raport de audit intern se transmite la entitatea/structura auditata, iar aceasta poate trimite in maxim 15 zile de la primire punctele sale de vedere. Punctele de vedere primite trebuie analizate de catre auditorii interni.

Reuniunea de conciliere

In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, Directia Audit Public Intern din cadrul firmei NOI'S SRL organizeaza reuniunea de conciliere cu entitatea/structura auditata, in cadrul carora se analizeaza constatarile, concluziile si recomandarile formulate in Proiectul de Raport de Audit Public Intern prin prisma punctelor de vedere primite. De asemenea se desfasoara discutii pentru intelegerea si acceptarea de catre unitatea auditata a recomandarilor formulate de auditori in Proiectul de audit intern. Se intocmeste o minuta privind desfasurarea reuniunii de conciliere.

Definitivarea Raportului de audit intern

Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit intern va fi insotit de o sinteza a principalelor constatari si recomandari.

Directorul Directiei Audit Public Intern trebuie sa informeze UCAAPI despre recomandarile care nu au fost avizate de conducatorul entitatii publice. Aceste recomandari vor fi insotite de documentatia de sustinere.

Difuzarea Raportului de audit intern

Directorul Directiei Audit Public Intern trimite Raportul de audit intern, finalizat, impreuna cu rezultatele concilierii si punctul de vedere al entitatii/structurii auditate conducerii NOI'S SRL pentru analiza si avizare.

Pentru institutia publica mica, Raportul de audit intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia.

Dupa avizarea recomandarilor cuprinse in Raportul de audit intern, acestea vor fi comunicate entitatii/structurii auditate.

Curtea de Conturi are acces la Raportul de audit intern, in timpul verificarilor pe care le efectueaza.

1.4. Urmarirea recomandarilor

Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandarile mentionate in Raportul de audit intern sunt aplicate intocmai, in termenele stabilite, in mod eficace si ca, conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandari.

Entitatea/structura auditata trebuie sa informeze Directia Audit Public Intern asupra modului de implementare a recomandarilor.

Responsabilitatea structurii auditate

Responsabilitatea entitatii/structurii auditate in aplicarea recomandarilor consta in :

elaborarea unui plan de actiune, insotit de un calendar privind indeplinirea acestuia;

stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare;

punerea in practica a recomandarilor;

comunicarea periodica a stadiului progresului actiunilor;

evaluarea rezultatelor obtinute.

Responsabilitatea Directiei Audit Public Intern

Directia Audit Public Intern verifica si raporteaza la UCAAPI asupra progreselor inregistrate in implementarea recomandarilor.De asemenea, Directia Audit Public Intern va comunica conducerii NOI'S SRL stadiul implementarii recomandarilor.

1.5. Supervizarea misiunii de audit intern

Directorul Directiei Audit Public Intern din cadrul firmei NOI'S SRL este responsabil cu supervizarea tuturor etapelor de desfasurare a misiunii de audit intern.

Scopul actiunii de supervizare este de a asigura ca obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse in conditii de calitate, astfel :

a)         ofera instructiunile necesare (adecvate) derularii misiunii de audit;

b)        verifica executarea corecta a programului misiunii de audit;

c)         verifica existenta elementelor probante;

d)        verifica daca redactarea raportului de audit intern, atat cel intermediar cat si cel final, este exacta, clara, concisa si se efectueaza in termenele fixate.

In cazul in care directorul Directiei Audit Public Intern este implicat in misiunea de audit, supervizarea este asigurata de un auditor intern desemnat de acesta.

RAPORTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN

1.1  Scopul misiunii de audit public intern:

Respectarea prevederilor legale privind organizarea si desfasurarea activitatii financiar contabile la nivelul firmei SC NOI'S SRL, in anul 2007.

1.2  Obiectivele principale ale misiunii de audit public intern:

A. Analiza modului in care au fost organizate si efectuate achizitiile publice de produse, servicii si lucrari, prin procedura clasica, in conformitate cu prevederilor O.U.G. nr. 60/2001 privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare.

II. Date de identificare a misiunii de audit public intern

2.1  Baza legala

Misiunea de audit public intern s-a desfasurat in baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern modificata si completata cu O.G. nr. 37/2004, a O.M.F.P. nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern cu modificarile si completarile ulterioare, a Planului anual de audit public intern pe anul 2005, aprobat de conducerea ministerului cu nr.68/2005

2.2  Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu a fost intocmit de directorul Directiei Audit Intern din cadrul firmei SC NOI'S SRL, pe baza planului anual de audit intern aprobat de SC NOI'S SRL.

2.3 Echipa de audit public intern este formata din urmatorii

IOANA ROMAN- auditor superior

MARIAN IONESCU- auditor superior

2.4 Directia din SC NOI'S SRL a carei activitate a fost supusa auditarii

Activitatea financiar-contabila

5 Durata actiunii de auditare:

01.02007-31.04.2007.

6 Perioada auditata:

Anul 2007

III. Modul de desfasurare a actiunii de audit public intern

3.1. Misiunea de audit intern s-a desfasurat in cadrul activitatii financiar-contabile,in conformitate cu cadrul legislativ si normativ, iar obiectivele acestuia au in vedere

1.Organizarea regisrelor de contabilitate

Conducerea contabilitatii

3.Conducerea activitatii financiare

3. Principalele instrumente de audit intern care au fost utilizate pe parcursul desfasurarii misiunii de audit:

Chestionarele cuprind intrebarile pe care le-au formulat auditorii interni, "chestionare lista de verificare" care cuprind seturi de intrebari formulate in scopul clarificarii unor aspecte legate de obiectivele principale al misiunii de audit public intern, "fise de identificare si analiza a problemei".

Pista de audit este documentul care a fost intocmit pentru a prezenta etapele desfasurarii procedurii de achizitii publice de produse, servicii si lucrari, in conformitate cu prevederilor O.U.G. nr. 60/2001 privind achizitiile publice, efectuate de Directiei Generale Activitati Patrimoniale, pentru anul 2007.

3.3. Documente si materiale examinate

Pentru atingerea scopului propus prin obiectivul misiunii de audit public intern si anume,,Analiza modului in care au fost organizate si efectuate achizitiile de materii prime si marfuri, prin procedura clasica achizitiile publice, in anul 2007".

Dintr-un total de 8 contracte incheiate de Directia Generala Activitati Patrimoniale aflate in derulare in anul 2007, echipa de auditare a selectat pentru analiza un esantion, format din 2 contracte, esantion stabilit aleatoriu

In cadrul misiunii de audit public intern desfasurata la Directia Generala Activitati Patrimoniale au fost examinate urmatoarele documente:

- Situatia contractelor de achizitii publice incheiate prin procedura clasica, de Directia Generala Activitati Patrimoniale, pentru anul 2007.

- Dosarele achizitiei publice, aferente contractelor selectate din lista si care fac obiectul esantionarii.

- Facturile primite de la furnizorii cu care s-au incheiat contractele de achizitii publice si care fac obiectul esantionarii.

Platile aferente facturilor primite de la furnizorii cu care s-au incheiat contractele de achizitii publice si care fac obiectul esantionarii.

3.4 Materiale intocmite in cursul misiunii de audit public intern

1. ordinul de serviciu;
2. declaratia de independenta;
3. notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern;
4. programul de audit;
5. programul interventiei la fata locului
6. minuta sedintei de deschidere;
7. corespondenta cu entitatea auditata;
8. documentatia misiunii de audit public intern;
9. chestionarele lista de verificare;
10. note de relatii;
11. fise de identificare si analiza a problemei;
12. piste de audit pentru obiectiv;
13. proiectul raportului de audit public intern.

3.5. Elaborarea pistelor de audit

In vederea stabilirii fluxurilor informatiilor, atributiilor si responsabilitatilor referitoare la acestea, a documentatiei justificative precum si pentru reconstituirea operatiunilor de la suma totala pana la detalii individuale si invers, echipa de auditare a elaborat pista de audit ( anexa ), care sa urmareasca respectarea bazei legale privind procedura de achizitii publice de produse, servicii si lucrari, in conformitate cu prevederilor O.U.G. nr. 60/2001 privind achizitiile publice, de Directiei Generale Activitati Patrimoniale pentru anul 2007.

SC NOI'S SRL

NR.125/2007

APROBAT

Director NOI'S SRL

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul public intern, modificata si completata cu O.G. nr. 37/2004, ale Ordinului ministrului finantelor publice pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern nr.38/2003 si cu Planul anual de audit public intern pe anul 2006, se va efectua o misiune de audit intern privind Activitatea financiar-contabila ,in perioada 15.07.2007 - 31.10.2007.

Scopul misiunii de audit: de a asigura modul de desfasurare a activitatii financiar-contabile, in conformitate cu cadrul legislativ si normativ.

Obiectivele principale ale misiunii de audit sunt :

1. Organizarea registrelor de contabilitate

Conducerea contabilitatii3.Conducerea activitatii financiare

Mentionam ca se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabila.

Echipa de auditori interni este formata din urmatorii auditori

IOANA ROMAN- auditor superior

MARIAN IONESCU- auditor superior

DIRECTOR

SC NOI'S SRL

Directia de Audit Public Intern

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

Nume si prenume: Ioana Roman

Misiunea de audit:Activitatea financiar-contabila                     Data:17.07.2007

Auditor intern: IOANA ROMAN                                Director

SC NOI'S SRL

Directia de Audit Public Intern

Nr.35 17.07.2007

NOTIFICAREA

PRIVIND DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Catre Directia de Buget si Contabilitate Interna

De la Directia de Audit Public Intern

Referitor Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabila

Stimate domnule Popescu Ioan

In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2007, urmeaza ca in perioada 17.07.2007 - 31.10.2007 sa efectuam o misiune de audit avand ca tema Activitatea financiar-contabila.

Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independenta conducerii in ceea ce priveste functionalitatea sistemului de control intern atasat activitatii auditate si formularea de recomandari pentru imbunatatirea acestuia.

Perioada supusa evaluarii este 01.02007 - 31.04.2007.

Va rugam, de asemenea , sa desemnati o persoana de contact pentru a ne ajuta in timpul derularii misiunii de audit intern, urmand a stabili de comun acord data sedintei de deschidere, avand pe ordinea de zi urmatoarele:

prezentarea auditorilor;

prezentarea si discutarea obiectivelor misiunii de audit intern

discutarea programului interventiei la fata locului

stabilirea persoanelor de legatura in cadrul compartimentelor auditate

alte aspecte organizatorice necesare desfasurarii misiunii.

Pentru o mai buna documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea directiei, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara

cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil;

organigrama Directiei de Buget si Contabilitate Interna

Regulamentul de organizare si functionare

Fisele posturilor

Procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul directiei

Rapoartele de audit intern anterioare;

Alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refera la aceasta tema.

Pentru eventualele intrebari privind aceasta actiune, va rugam sa contactati pe doamna Ioana Roman, auditor intern, coordonatorul misiunii sau pe seful compartimentului de audit intern.

Cu deosebita consideratie,

Director Directia deAudit Public Intern,

Popescu Ion

SC NOI'S SRL

Directia de Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMATIILOR

Misiunea de audit Activitatea financiar-contabila

Intocmit Ioana Roman / Marian Ionescu

Avizat:Popescu Ion

SC NOI'S SRL

Directia de Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit:Activitatea financiar-contabila

Perioada auditata: 01.02007 - 31.04.2007

Intocmit: Ioana Roman

Avizat: Popescu Ion

Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, impartim intre membrii echipei de auditori activitatiile pe care le vor desfasura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea incadrarii in perioadele afectate prin planul de audit intern.

SC NOI'S SRL

Serviciul Audit Intern

MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabila

Perioada auditata: 01.02007 - 31.04.2007

Intocmit: Ioana Roman / Marian IonescuData: 31.07.2007

Avizat: Popescu IonData: 31.07.2007

Lista participantilor

Popescu Ion     -director DAPI

Ioana Roman - auditor intern DAPI

Marian Ionescu            - auditor intern DAPI

Gheorghe Dan -director general DGSAPA

Constantin Gheorghe-director DBCI

Strava Lucia -sef birou biroul financiar contabilitate

Ianciovici Carmen - consilier DBCI

Stenograma sedintei

In cadrul sedintei de deschidere s a procedat la:

-prezentarea echipei de auditori care urmeaza sa efectueze misiunea de audit intern;

-prezentarea si discutarea obiectivelor generale lae auditului intern,semnificatia acestora.In acelasi timp , a fost ceruta parerea auditatilor cu privire la aceste obiective, unde s-au facut remarci ca acestea in general reprezinta zone cu risc, dar s-au facut si unele comentarii cu privire la complexitatea activitatii Directiei Buget si Contabilitate Interna si neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialisti

-prezentarea programului interventiei la fata locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate , dupa analiza de risc efectuata

-stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta in vederea colectarii informatiilor, efectuarii de teste si asupra modului de obtinere a interviurilor.De asemenea, a fost stabilit programul intalnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

-stabilirea conditiilor minime pe care auditatul trebuie sa le asigure in vederea realizarii misiunii de audit(spatiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.

-convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor sedinte intermediare in cursul derularii misiunii de audit, informarea sistematica asupra constatarilor efectuate s.a.

-stabilirea Sedintei de inchidere, inclusiv a participantilor la aceasta

-stabilirea modalitatii de redactare a Raportului de audit intern.

-explicarea modului cum vor fi discutate si analizate recomandarile formulate, ca urmare a eventualelor disfunctionalitati constatate, inclusiv Planul de actiune realizat de entitatea auditata si Calendarul Implementarii acestora, cu termene si persoane responsabile.

Auditori interni, Auditati,

SC NOI'S SRL

Directia de Audit Public Intern

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI 1.1

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabila

Perioada auditata: 01.02007 - 31.04.2007

Problema: Completarea incorecta a Registrului jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor.

Constatare: La entitatea auditata, completarea Registrului jurnal se realizeaza cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automata a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicatiei financiar-contabile si se editeaza lunar.

Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de inregistrare a operatiunilor economico-financiare in mod cronologic, dupa data de intocmire sau de intrare a documentelor in entitate.

De asemenea, s-a constatat neconcordanta intre natura operatiilor economico-financiare inregistrate si functiile conturilor utilizate pentru reflectarea in contabilitate a acestor operatiuni.Spre exemplu stocuri reprezentand materiale de natura obiectelor de inventar au fost inregistrate in contabilitate ca materiale consumabile.In acest fel nuse respecta prevederile Legii contabilitatii nr.82-1991 republicata si al OMFP nr.1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile.

Cauze:-lipsa unor proceduri de lucru, scrise si formalizate.

-proiectarea si realizarea aplicatiei financiar-contabile s-a facut de catre Directia Generala a Tehnologiei Informatiei, care nu are personal cu pregatire economica, iar intre personalul acestei directii si personalul Directiei de Buget si Contabilitate Interna neexistand relatii de colaborare, necesare realizarii lucrarilor in conditii corespunzatoare.

-neefectuarea controlului ierarhic

-inexistenta unei pregatiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului jurnal.

Consecinte -nerespectarea inregistrarii cronologice si sistematice in contabilitate a modificarilor elementelor de activ si pasiv ale entitatii.

-datorita neinregistrarii cronologice in contablitate a operatiunilor economico financiare, care afecteaza patrimoniul entitatii, nu se poate urmari, in orice moment, identificarea si controlul acestora.

Recomandari

-elaborarea procedurilor de lucru, scrise si formalizate,privind completarea Registrului jurnal.

stabilirea unui responsabil cu elaborarea si actualizarea sistematica a procedurilor.

-realizarea unui control pe perioada auditata pentru a stabili dimensiunile disfunctiunii constatate si refacerea Registrului jurnal.

-analiza posibilitatii delegarii unei persoane specializate, de la Directia Buget si Contabilitate Interna pe perioada proiectarii si implementarii aplicatieiinformatice.

-analiza necesitatii achizitionarii unui program informatic pentru activitatea financiar contabila.

-stabilirea relatiilor de colaborare intre structurile functionale, prin ROF-ul entitatii, astfel incat sa permita o circulatie rapida a informatiilor, fara o distorsionare a continutului acestora.

-in cazul in care entitatea, prin intermediul structurilor proprii, se afla in imposibilitatea realizarii unei aplicatii in domeniul financiar, in conformitate cu reglementarile legale in vigoare, sa se studieze posibilitatea achizitionarii unui program informatic care sa corespunda necesitatilor entitatii.

Data: 05.08.2007

Auditor intern, Supervizor, Pentru conformitate,

Ioana Roman Popescu Ion

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR.1.3.1

Misiunea de audit Activitatea financiar-contabila

Perioada auditata:01.02007 - 31.04.2007

PROBLEMA:Completarea eronata a Registrului-inventar

CONSTATARE:Completarea Registrului-inventar s-a realizat preluandu-se soldurile din Balanta de verificare la data de 31.12006, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditata.

CAUZE:-persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu si-au insusit monografia privind modul de intocmire a Registrului-inventar in conformitate cu prevederile Legii nr.82 1991 republicata si OMFP NR.1850/2004 privind registrele si formularele financiar contabile.

-lipsa unui sistem de perfectionare a pregatirii profesionale a salariatilor la nivelul compartimentelor si a unui sistem de control ierarhic.

-inexistenta procedurilor de lucru scrise si formalizate.

CONSECINTE Registrul inventar nu este utilizat in concordanta cu destinatia acestuia, respectiv nu este posibil, in orice moment, identificarea si controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate in entitate.

RECOMANDARI

-elaborarea procedurilor scrise si formalizate privindcompletarea Registrului-inventar.

-stabilirea unui responsabil cu elaborarea si actualizarea sistematica a procedurilor.

-realizarea unei actiuni de control, pentru intreaga perioada auditata, a modului de valorificare a inventarelor.

-elaborarea unui sistem de pregatire profesionala a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie sa fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitatii.

-informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor si de completare a Registrului-inventar in vederea completarii Fisei de urmarire a recomandarilor.

Data:06.08.2007

Auditor intern, Supervizor, Pentru conformitate,

Ioana Roman                 Popescu Ion

SC NOI'S SRL

Directia de Audit Public Intern

INTERVIU NR.1

Privind activitatea de receptie a activelor imobilizate

adresat domnului Gheorghe Dan, directorgeneral Directia Generala a Serviciilor Administrative,Patrimoniu si Arhivare

Misiunea de audit Activitatea financiar-contabila

Perioada auditata: 01.01.2007 - 31.04.2007

Data: 16.08.2007

Auditor intern, Intervievat,

Ioana Roman Gheorghe Dan

Nota: Activitatea de receptie a activelor imobilizate se realizeaza in conformitate cu cadrul normativ, dar nu exista proceduri scrise si formalizate.

SC NOI SRL

Directia de Audit Public Intern

NOTA DE RELATII

Privind

Analiza evidentei analitice si sintetice a bunurilor de natura stocurilor

Adresat doamnei Ianciovici Carmen, consilier in cadrul Directiei Generale deBuget si Contabilitate Interna

Intrebare1: La nivelul entitatii exista proceduri specifice, scrise si formalizate privind evidenta analitica si sintetica a bunurilor de natura stocurilor

Raspuns1:Nu, dar la nivelul Directiei Buget si Contabilitate Interna exista instructiuni de aplicare, dar neformalizate.

Intrebare 2:Exista in entitate un responsabil care sa analizeze lunar miscarea stocurilor organizate pe grupe in functie de natura acestora

Raspuns 2:Da , la nivelul DGBCI exista o persoana responsabila cu evidenta analitica si sintetica a materiilor prime, materialelor consumabile si materialelor de natura obiectelor de inventar aflate in magazie si folosinta, iar la nivelul magayiei centrale este organizata o evidenta tehnicoperativa a acestor bunuri.Persoana responsabila cu gestionarea materiilor prime si materialelor are concretizate atributiile in fisa postului, care cuprinde si activitatea de analiza lunara a miscarii de stocuri.

Inrebare 3:Exista control periodic asupra bunurilor de natura stocurilor aflate in magazie si/sau in folosinta

Raspuns 3:Da, lunar se realizeaza o comparatie intre situatia analitica, elaborata in cadrul DGBCI, si situatia stocurilor din magazia centrala reflectata, in fisa de magazie, intocmita distinc pentru fiecare categorie de stoc.De asemenea, periodic aceasta se completeaza cu efectuarea unui inventar inopinant pentru fiecare categorie de stocuri, inclusiv pentru cele aflate in folosinta.

Intrebare 4:Exista un sistem informatizat implementat privind contabilitatea analitica si sintetica a materiilor prime, materialelor consumabile si materialelor de natura obiectelor de inventar

Raspuns 4:Nu, dar exista un sistem informatizat, privind realizarea codificarii modelelor de formulare si preluarea informatiilor in contabilitatea analitica si sintetica a materiilor prime, materialelor consumabile si a materialelor de natura obiectelor de inventar, sistem care se afla in faza de testare.

Intrebare 5: Mai aveti ceva de adaugat

Raspuns 5: Nu.

Data: 17.08.2007

Auditor intern Consilier,

Marian Ionescu                    Ianciovici Carmen

SC NOI'S SRL

Directia de Audit Public Intern            

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI

Misiunea de audit Activitatea financiar-contabila

Perioada auditata: 01.02007 - 31.04.2007

PROBLEMA:Unele Ordine de plata utilizate de entitate nu contin date referitoare la documentele justificative in baza carora se sting datoriile de plata.

CONSTATARE Din analiza auditorii interni au constatat ca exista ordine de plata utilizate de entitate pentru achitarea obligatiilor datorate tertilor, care nu contin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligatii.Din esantionul stabilit pentru testare sa constatat inexistenta numarului si datei facturilor furnizorilor, specificandu-se numai natura bunurilor achizitionate, spre exemplu:"contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar", in cazul OP nr.104,OP nr.413, OP nr.1031, Opnr.1709,

CAUZE:-inexistenta procedurilor scrise si formalizate

inexistenta unei evidente detaliate pentru fiecare creditor al entitatii

existeta supraincarcarii personalului din cadrul directiei

lipsa unui control periodic efectuat de catre managementul directiei asupra datoriilor entitatii

nerealizarea unei activitati de analiza periodica a stadiului de achitare al datoriilor.

CONSECINTE:- pe baza ordinelor de plata intocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situatie analitica si operativa a stadiului de achitare al furnizorilor.

intocmirea ordinelor de plata fara explicatii suficiente referitoare la datorii ingreuneaza organizarea evidentei analitice a furnizorilor.

Imposibilitatea obtinerii unei situatii operative a furnizorilor in functie de vachime.

RECOMANDARI -elaborarea si formalizarea unui sistem de proceduri privind intocmirea si utilizarea ordinelor de plata

stabilirea unui responsabil cu elaborarea si actualizarea acestor proceduri

-fixareaunor atributii concrete, coroborate cu procedurile si fisele de post pentru personalul implicat in aceste activitati

-realizarea unui program de pregatire profesionala pentru personalul Directiei de Buget si Contabilitate Interna, corespunzator cu necesitatile entitatii de a se adapta la noutatile din sistemul financiar-bancar;

verificarea ordinelor de plata utilizate pentru perioada auditata si completarea acestora cu numarul si data documentelor justificative care genereza datoriile daca este cazul.

Data: 18.08.2007

Auditor intern, Supervizor, Pentru conformitate,

Ioana Roman                              Popescu Ion

LISTA DE CONTROL

Privind intocmirea si utilizarea ordinului de plata

Data: 18.08.2007                Auditor intern, In prezenta,Serviciului de

Ioana RomanContabilitate

SC NOI'S SRL

Directia de Audit Public Intern

TEST

Misiunea de audit:Activitateafinanciar-contabila

Perioada auditata 01.01.2007 -31.04.2007

Obiectul Testului:Conducerea contabilitatii

Obiectivul testului: Contabilitatea trezoreriei.Analiza utilizarii Registrului de casa.

Descrierea Testului

Populatia pentru efectuarea testului este formata din filele Registrului de casa intocmit la caseria entitatii pentru perioada auditata,in numar de 90file

Esantionul pentru urmarirea modului de completare a Registrului de casa, va fi constituit in procent de 2% din populatie, respectiv2file, conform Foii de lucru.Testarea a urmarit corectitudinea pasilor parcursi in vederea intocmirii si utilizarii Registrului de casa pe baza listei de verificare si anume:

a)     examinarea intocmirii zilnic,in doua exemplare, de casierul unitatii sau de alta persoana imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati

b)     confirmarea completarii in registrul de casa distinct pentru fiecare operatie in parte

c)     urmarirea existentei semnaturii persoanei din cadrul Directiei de Buget si Contabilitate Interna

d)     urmarirea semnarii de catre casier pentru confirmarea inregistrarilor operatiilor efectuate

e)     examinarea completarii zilnice, in ordinea efectuarii operatiilor

f)      urmarirea bararii randurilor neutilizate la sfarsitul zilei

g)     verificarea reportarii pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs a soldului de casa al zilei precedente

h)     confirmarea stabilirii soldului de casa al zilei respective in conformitate cu Regulamentul operatiilor de casa

Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control privind AnalizaUtilizarii Registrului de casa.

Constatari Pe baza testarii sa constatat necompletarea Registrului de casa in mod distinct pentru fiecare operatie in parte, in cazul in care o suma platita se refera la doua sau trei conturi corespondente, respectiv

in data de 07.03.2007 sa achitat salariatului Boca Horatiu suma de 785 lei reprezentand "Alte datorii in legatura cu salariatii ai suma de 215 lei reprezentand "Avansuri de trezorerie".In registrul de casa s-a descarcat suma totala de 1000 lei, reprezentand contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordata domnului Boca Horatiu.

In data de 04.04.2007 s a achitat prin caseria unitatii suma de 1254,8 lei cu document justificativ Chitanta nr.59862/ 04.04.2007, emisa de SC Raion SRL.Acesta chitanta achita trei facturi, respectiv factura nr.2013/26.03.2007 reprezentand achizitie de materie prima ,factura nr.2056/29.03.2007 reprezentand contravaloarea unor prestari servicii si factura nr.2150/004.2007 reprezentand achizitie de materie prima.In Registrul de casa s-a descarcat suma de 1254,8 lei pentru achitarea unui furnizor de prestari servicii,respectiv contul 401 in loc sa fie descarcate distinct pentru fiecare operatie.

Concluzii:In baza acestui test s-a elaborat foaie de lucru.

Data: Auditor intern, Supervizor,

18.08.2007                     Ioana Roman Ion Popescu

FOAIE DE LUCRU

Obiectivul:Conducerea Contabilitatii

Esantionul in vederea testarii modului de intocmire si utilizare a registruluide casa a fost constituit astfel:- populatia statistica 90 de file din documentul Registrul de casa

esantionul 2%, respectiv 2 file

in urma verificarii esantionului se va intocmi lista de control, in care se vor concretiza rezultatele testarii

In situatia in care nu vor fi constatate disfunctionalitati in esantionul initial, auditorii interni pot lua hotararea sa repete testul pe un alt esantion.

Data Auditor intern, In prezenta,

18.08.2007 Ioana Roman Ec.Lica Lucia

LISTA DE CONTROL

Privind

Analiza Utilizarii Registrului de casa

Data: 18.08.2007                       Auditor intern, In prezenta,

Ioana Roman Ec.Lica Lucia

Directia de Audit Public Intern

FORMULAR DE CONSTATARE SI

RAPORTARE A IREGULARITATILOR

Catre: domnul Gheorghe Constantin, director general

CONSTATARE:

In urma misiunii de audit intern, efectuata la Directia Generala de Buget si Contabilitate Interna, in perioada 01.02007 - 31.04.2007, Contabilitatea rezultatelor inventarierii, s/au constatat urmatoarele

efectuarea inventarierii patrimoniului aferenta anului 2006 nu a respectat reglementarile legale din domeniu, respectiv inventarierea creantelor entitatii s-a facut numai pentru soldurile debitoare care detin ponderea in totalul soldurilor acestor conturi si pentru acele creante care au o vechime mai mare de 6 luni, in aceste conditii nu au fost inventariate o serie de creante cu importanta pentru entitate.

Listele de inventariere sunt incorecte deoarece contin numai contabil valoarea si nu au fost completate rubricile referitoare la valoarea evaluata a acestor creante si diferenta dintre valoarea evaluata si valoarea contabila.In consecinta, situatiile financiare ale entitatii aferente anului 2006 contin informatii care nu reflecta imaginea reala a patrimoniului.

ACTE NORMATIVE INCALCATE

-OMFP nr.1753/2004 privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv;

Legea contabilitatii nr.82/1991 republicata

RECOMANDARI: reefectuarea inventarierii creantelor entitatii in totalitate cu scopul elaborarii viitoarelor situatii financiare periodice pe baza unor informatii reale.De asemenea, recomandam elaborarea unei proceduri de lucru scrise si formalizate, stabilirea unui responsabil de procedura, avand in vedere ca la elaborarea situatiilor financiare pentru anul 2006, procesele verbale de inventariere au fost aprobate de conducere, ceea ce denota inexistenta unei proceduri pentru aceasta activitate si in acelasi timp nerespectarea cadrului normativ in vigoare.

ANEXE:- copie dupa listele de inventariere a creantelor

copie dupa procesul verbal de inventariere al comisiei de inventariere a creantelor si datoriilor

copie dupa Registrul inventar intocmit la 31.12006.

Data: 208.2007 Auditor intern, Supervizor,

Ioana Roman Ion Popescu

SC NOI'S SRL

Serviciul Audit Intern

MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE

A.     Mentiuni generale

Misiunea de audit:Activitatea financiar-contabila

Perioada auditata: 01.02007 - 31.04.2007

Intocmit: Ioana Roman/ Marian Ionescu                      Data: 15.09.2007

Avizat: Popescu Ion                          Data: 15.09.2007

Lista participantilor

B.Concluzii:In cadrul sedintei au fost prezentate obiectivele auditate si constatarile pentru fiecare obiect auditat.Au fost discutate constatarile,au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfunctionalitatilor, eventualelor consecinte, si au fost comentate recomandarile care urmeaza a fi implementate pentru eliminarea acestora.Incadrul sedintei de inchidere structura auditata si-a insusit in totalitate constatarile si recomandarile formulate de echipa de auditori.In consecinta, proiectul Raportului de Audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregatit pentru aprobare si difuzare structurii auditate.Raportul de audit intern va fi insotit de o SINTEZA care va contine principalele constatari si recomandari ale echipei de auditori interni si concluziile generale pentru activitatea financiar- contabila auditata.Structura auditata se angajeaza sa copleteze Planul de actiune si Calendarul implementarii recomandarilor, cu termenele de realizare si persoanele responsabile cu implementarea acestora,pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.

NOTA: Datorita acceptarii integrale a constatarilor si recomandarilor formulate de echipa de auditori interni,Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

SC NOI'S SRL

Directia de Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN

I.      INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost constituita din

-Ioana Roman, auditor intern, coordonator al misiunii

-Marian Ionescu, auditor intern

Misiunea s-a efectuat in baza Ordinului de serviciu nr.125/2007

Cadrul legal al actiunii de auditare l-a reprezentat:

-planul de audit intern pe anul 2007,aprobat de conducerea entitatii publice

-Legea nr.672/2002 privind auditul public intern;

-OMFP nr.38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr.672/200

Durata misiunii de audit: 17.07.2007 - 31.10.2007

Perioada auditata 01.02007 - 31.04.2007

Scopul actiunii de auditare consta in

- asigurarea completitudinii si corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate

-asigurarea respectarii principiilor generale ale contabilitatii

-asigurarea respectarii regulilor de evaluare a elementelor de activ si de pasiv

-asigurarea aplicarii corecte a normelor metodologice privind elaborarea bilantului contabil

-asigurarea respectarii reglementarilor contabile in conformitate cu directivele europene.

Obiectivele actiunii de auditare au urmarit

1.Organizarea registrelor de contabilitate

Conducerea contabilitatii

3.Conducerea activitatii financiare

Tipul de auditare - audit de conformitate/ regularitate.

Tehnicile de audit intern utilizate:

-verificarea se realizeaza in vederea asigurarii validitatii, realitatii si acuratetei inregistrarilor in contabilitate a documentelor si a concordantei cu legile si regulamentele in vigoare,precum si a eficacitatii controlului intern prin urmatoarele tehnici de verificare

-comparatia: pentru confirmarea identitatii unor informatii, dupa obtinerea lor din doua sau mai multe surse diferite

-examinarea:pentru detectarea erorilor si/sau iregularitatiilor

-recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul si a calculelor matematice

-punerea de acord:pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de inregistrari

-confirmarea:pentru solicitarea informatiilor din mai multe surse independente cu scopul validarii acestora

-garantarea:pentru verificarea realitatii tranzactiilor inregistrate pornind de la examinarea inregistrarilor spre documentele justificative

-urmarirea:pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul inregistrat in vederea stabilirii realitatii inregistrarii in totalitate a tranzactiilor.

Alte tehnici de audit

-observarea fizica in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor

-interviul,note de relatii: se realizeaza de catre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate,implicate si interesate si informatiile primite,care trebuie sa fie sustinute de documente.Pentru eventualele explicatii se solicita note relatii scrise.

-analiza: consta in descompunerea unei entitati in elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate si masurate distinct.

Documentele examinate in cadrul Directiei de Buget si Contabilitate Interna-DBCI privind activitatea financiar contabila au vizat documentatia aferenta perioadei auditate, respectiv

-registrele de contabilitate;

-documentele justificative care stau la baza inregistrarilor operatiilor in contabilitate

-declaratiile de impunere depuse de entitate la organele abilitate;

Documentele elaborate pe timpul auditarii activitatii, in principal sunt:

-analiza riscurilor;

-tematica in detaliu a misiunii de audit

-programul de audit intern;

-programul interventiei la fata locului

-liste de verificare structurate pe obiective;

-foi de lucru pentru stabilirea esantioanelor

-teste;

-liste de control;

-fise de identificare si analiza a principalelor probleme constatate - FIAP-uri;

-formulare de constatare si raportare a iregularitatiilor - FCRI-uri;

-raportul preliminar de audit intern;

-minutele sedintelor de deschidere, de inchidere si de conciliere

-raportul final de audit intern;

-planul de actiune si calendarul de implementare a recomandarilor

-fisa de urmarire a implementarilor , recomandarilor.

Organizatia Directiei de Buget si Contabilitate Interna Directia a functionat in perioada supusa auditarii cu un numar de 99 salariati, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atributiile de serviciu, organigrama si Regulamentul de organizare si functionare.

Pentru toti salariatii exista fise ale posturilor prin care s-au stabilit atributiile de serviciu,relatiile ierarhice de subordonare si relatiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente.

Principalele activitati desfasurate in cadrul DBCI sunt urmatoarele

-organizarea registrelor de contabilitate;

-conducerea contabilitatii

-conducerea activitatii financiare

II. CONSTATARI SI RECOMANDARI

In acest capitol,prezentam principalele constatari ale echipei de auditori interni, cauzele, consecintele si recomdarile formulate, obtinute in urma testarilor efectuate si concretizate in FIAP-urile si FCRI-urile intocmite in Etapa Interventiei la fata locului,in vederea corectarii disfunctionalitatilor semnalate sau ale celor care pot sa apara in perioada imediat urmatoare, urmare a acestor constatari.De asemenea, vom prezenta si comenta posibila evolutie a riscurilor existente si a necesitatilor de dezvoltare a sistemelor de management si control intern al activitatilor auditate, cu scopul facilitarii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.

II.1. Organizarea registrelor de contabilitate

II. 1.1. Registrul - jurnal

II.1.1.1.Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat existenta si completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate din care a rezultat ca pentru conducerea Registrului jurnal exista proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise si formalizate.

II.1.1. Completarea eronata a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare a datelor.

Constatare:La entitatea audiata, completarea Registrului- jurnal se realizeaza cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor de intrare,de la fiecare utilizator al aplicatiei financiar-contabile si se editeaza lunar.Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de inregistrare a operatiunilor economico-financiare in mod cronologic,dupa data de intocmire sau de intrare a documentelor in entitate.De asemenea, s-a constatat neconcordanta intre natura operatiilor economico-financiare inregistrate si functiile conturilor utilizate pentru reflectarea in contabilitate a acestor operatiuni.Spre exemplu, stocuri reprezentand materiale de natura obiectelor de inventar au fost inregistrate in contabilitate ca materiale consumabile.

In acest fel nu se respecta prevederile Legii contabilitatii nr.82-1991 republicata si al OMFP nr.1850-2004 privind registrele si formularele financiar-contabile.

Cauze: Lipsa unor proceduri de lucru,scrise si formalizate.

Proiectarea si realizarea aplicatiei financiar-contabile s-a facut de catre Directia Generala a Tehnologiei Informatiei, care nu are personal cu pregatire economica, iar intre personalul acestei directii si personalul Directiei de Buget si Contabilitate Interna neexistand relatii de colaborare, necesare realizarii lucrarilor in conditii corespunzatoare.

Neefectuarea controlului ierarhic.

Inexistenta unei pregatiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului-jurnal.

Consecinte: Nerespectarea inregistrarii cronologice si sistematice in contabilitate a modificarilor elementelor de activ si pasiv ale entitatii.

Datorita neinregistrarii cronologice in contabilitate a operatiunilor economico-financiare, care afecteaza patrimoniul entitatii, nu se poate urmari, in orice moment,identificarea si controlul acestora.

Recomandari: Elaborarea procedurilor de lucru, scrise si formalizate, privind completarea Registrului/jurnal.

Stabilirea unui responsabil cu elaborarea si actualizarea sistematica a procedurilor.

Realizarea unui control pe perioada auditata pentru a stabili dimensiunile disfunctiunii constatate si refacerea Registrului-jurnal.

Elaborarea unui sistem de pregatire profesionala a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile.

Analiza posibilitatii delegarii unei persoane specializate de la DBCI, pe perioada proiectarii si implementarii aplicatiei informatice

Analiza necesitatii achizitionarii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabila.

Stabilirea relatiilor de colaborare intre structurile functionale, prin ROF-ul entitatii, astfel incat sa permita o circulatie rapida a informatiilor, fara o distorsionare a continutului acestora.

II.1. Registrul - inventar

II.1.1. Analiza procedurilor de lucru

Echipa de auditori interni a testat si completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate, din care a rezultat ca pentru conducerea Registrului-inventar exista proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise si formalizate.

II. 1. Completarea incorecta a Registrului - inventar

Constatare: Completarea Registrului-inventar s-a realizat preluandu-se soldurile din balanta de verificare la data de 31.12006, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditata.

Cauze:Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu si-au insusit monografia privind modul de intocmire a Registrului-inventar in conformitate cu prevederile Legii nr.82/1991 republicata si OMFP nr.1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile.Lipsa unui sistem de perfectionare a pregatirii profesionale a salariatilor la nivelul compartimentelor si a unui sistem de control ierarhic.Inexistenta procedurilor de lucru scrise si formalizate.

Consecinte: Registrul-inventar nu este utilizat in concordanta cu destinatia acestuia, respectiv nu este posibil, in orice moment, identificarea si controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate in entitate.

Recomandari: Elaborarea procedurilor scrise si formalizate privind completarea Registrului-inventar.

Stabilirea unui responsabil cu elaborarea si actualizarea sistematica a procedurilor.

Elaborarea unui sistem de pregatire profesionala a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie sa fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitatii.

Realizarea unei actiuni de control, pentru intreaga perioda auditata, a modului de valorificare a inventarelor.

Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor si de completare a Registrului- inventar in vederea completarii Fisei de urmarire recomandarilor.

II.Conducerea contabilitatii

II.1. Contabilitatea materiilor,materialelor consumabile,inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

Pe baza analizei efectuate a rezultat ca evidenta analitica si sistematica a bunurilor de natura stocurilor este condusa in conformitate cu reglementarile cadrului normativ in vigoare.In acelasi timp, echipa de auditori interni a constatat inexistenta procedurilor scrise si formalizate pentru aceasta activitate.

De asemenea, auditorii interni din evaluarea indirecta a modului de achizitionare a materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar, la nivelul entitatii,nu au constatat disfunctionalitati in privinta modului de conducere a evidentei platilor si cheltuielilor efectuate.

II. Contabilitatea trezoreriei

Din evaluarile indirecte realizate de echipa de auditori interni s-a constatat ca sistemul de control al activitatii de trezorerie este functional, insa in urma testarilor efectuate au aparut unele disfunctionalitati privind activitatea de casierie, pe care le prezentam in continuare

II.1. Necompletarea distinc in Registrul de casa pentru fiecare operatie in parte, in cazul in care o suma platita se refera la doua sau trei conturi corespondente pentru care s-a elaborat FIAP-ul.

Constatare:Din analiza auditorii interni au constatat nedescarcarea in Registrul de casa distinct pentru fiecare operatie in parte, in cazul in care o suma platita se refera la doua sau trei conturi corespondente.De exemplu:

in data de 07.03.2007 s-a achitat salariatului Boca Horatiu suma de 785 lei reprezentand "Alte datorii in legatura cu salariatii si suma de 215lei reprezentan "Avansuri de trezorerie".In registrul de casa s-a descarcat suma totala de 1000 lei reprezetand contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat[ domnului Boca Horatiu.

in data de 04.04.2007 s-a achitat prin caseria entitatii suma de 1254,8 lei cu documentul justificativ chitanta nr.59862-04.04.2007, emisa de SC RAION SRL.Aceasta chitanta achita trei facturi, respectiv factura nr.2013/23.03.2007 reprezentand contravaloare unei achizitii de materii prime , factura nr.2056/29.03.2007 reprezentand contravaloarea unor prestari servicii si factura nr.2150 004.2007 reprezentand contravaloarea unei achizitii de materie prima.In Registrul de casa s-a descarcat cu suma de 1254,8 pentru achitarea unui furnizor de prestari servicii, respectiv contul 401, in loc sa fie descarcate distinct pentru fiecare operatie.

Cauze: Inexistenta procedurilor scrise si formalizate;

Lipsa in cadrul casieriei entitatii a unui personal cu pregatire profesionala necesara acestei activitati

Inexistenta unei colaborari intre persoana insarcinata cu evidenta analitica a furnizorilor din cadrul Directiei de Buget si Contabilitate Interna si casierul entitatii;

Lipsa unui control periodic efectuat de catre persoana din cadrul Directiei de Buget si Contabilitate Interna, insarcinata cu evidenta operatiunilor de casa, asupra modului de completare al Registrului de casa;

Consecinte Sumele achitate prin caseria unitatii si inregistrate in registrul de casa nu permit o identificare clara a evolutiei elementelor patrimoniale.

Recomandari Elaborarea si formalizarea unui sistem de proceduri privind intocmirea si utilizarea registrului de casa.

Stabilirea unui responsabil cu elaborarea si actualizarea acestor proceduri.

Fixarea unor atributii concrete, coroborate cu procedurile si fisele de post pentru personalul implicat in aceasta activitate.

Realizarea unui program de pregatire profesionala pentru personalul din cadrul casieriei entitatii de catre personal specializat din cadrul Directiei de Buget si Contabilitate Interna.

Realizarea controlului periodic asupra modului de intocmire si utilizare a Registrului de casa, de catre persoana responsabila cu evidenta contabila a operatiunilor de casa din cadrul directiei.

Verificarea modului de intocmire si utilizare a Registrului de casa pe perioada auditata si corectarea erorilor pana la sfarsitul anului.

II.2 Unele ordine de plata utilizate de entitate nu contin date refritoare la documentele justificative in baza carora se sting datoriile de plata, motiv pentru care s-a elaborat FIAP-ul.

Constatare Din analiza auditorii interni au constatat ca exista ordine de plata utilizate de entitate pentru achitarea obligatiilor datorate tertilor, care nu contin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligatii.

Din esantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistenta numarului si datei facturilor furnizorilor, specificandu-se numai natura bunurilor achizitionate,spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de natura obiectelor de inventar, in cazul OP nr.104,OP nr.413, OP nr.1031, OP nr.1709.

Cauze: Inexistenta procedurilor scrise si formalizate.

Inexistenta unei evidente detaliate pentru fiecare creditor al entitatii.

Existenta supraincarcarii personalului din cadrul directiei.

Lipsa unui control periodic efectuat de catre managementul directiei asupra datoriilor entitatii.

Nerealizarea unei activitati de analiza periodica a stadiului de achitare al datoriilor.

Consecinte Pe baza ordinelor de plata intocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situatie analitica si operativa a stadiului de achitare al furnizorilor.

Intocmirea ordinelor de plata fara explictii suficiente referitoare la datorii ingreuneaza organizarea evidentei analitice a furnizorilor.

Imposibilitatea obtinerii unei situatii operative a furnizorilor in functie de vechime.

Recomandari: Elaborarea si formalizarea unui sistem de proceduri privind intocmirea si utilizarea ordinelor de plata.

Stabilirea unui responsabil cu elaborarea si actualizarea acestor proceduri.

Fixarea unor atributii concrete, coroborate cu procedurile si fisele de post pentru personalul implicat in aceste activitati.

Realizarea unui program de pregatire profesionala pentru personalul Directiei de Buget si Contabilitate Interna,corespunzator cu necesitatiile entitatii de a se adapta la noutatiile din sistemul financiar-bancar.

Verificarea ordinelor de plata utilizate pentru perioada auditata si completarea acestora cu numarul si data documentelor justificative care genereaza datoriile daca este cazul.

III. CONCLUZII

Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost intocmit in baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit si a Programului interventiei la fata locului, a constatarilor efectuate in etapa colectarii si prelucrarii informatiilor si in timpul interventiei la fata locului.Toate constatarile efectuate au la baza probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri,liste de control,note de relatii si in urma analizei si interpretarii acestora s-au elaborat FIAP-uri care au condus la recomandarile si concluziile cuprinse in Raportul de audit intern.

Structura auditata are obligatia sa intocmeasca Programul de actiune si Calendarul implementarii recomandarilor si sa raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementarii acestora.Echipa de auditori interni,pe baza analizelorsi evaluarilor efectuate apreciaza Activitatea financiar-contabila,conform grilei prezentate in continuare.

Evaluarea are la baza discutiile care au avut loc, cu privire la recomandarile auditorilor interni,in sedintele de inchidere si conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de catre participanti, ca fiind realiste si posibil de implementat in practica.

De asemenea, consideram ca rezultatele evaluarii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabila se inscriu in parametrii normali pentru aceasta perioada de implementare a functiei de audit intern in entitatile publice.

Structura auditata are obligatia sa respecte Programul de actiune si Calendarul de implementare a recomandarilor, cu scopul implementarii recomandarilor la termenele stabilite si sa raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementarii acestora.

Data: 20.10.2007

Auditorii, Supervizor,

Ioana Roman Popescu Ion

Marian Ionescu

Nota

Precizam ca in practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagina,atat de auditorii interni, cat si de supervizorul misiunii.

SINTEZA

RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

I.        INTRODUCERE

Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabila s-a desfasurat in conformitate cu prevederile Legii nr.672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr.38/2003 si a normelor specifice aprobate de conducerea entitatii.

Misiunea de audit intern s-a realizat in baza Planului de audit intern pe anul 2007, aprobat de conducerea entitatii, perioada auditata fiind 01.02007 -31.04.2007 si a fost efectuata,in perioada 17.07.2007 - 31.10.2007 de catre auditorii interni Ioana Roman - auditor superior coordonator, Marian Ionescu - auditor superior si supervizata de Popescu Ion- directorul Directiei de Audit Intern.

Echipa de auditori interni in baza analizei privind riscurile, a testarilor pe teren si a evaluarilor realizate privind Activitatea financiar-contabila, structurata pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea ,misiunii , apreciaza functionalitatea sistemului de control intern,dupa cum urmeaza

II.      CONSTATARI SI RECOMANDARI

Principalele constatari si recomandari rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate in continuare

Constatare 1: Completarea Registrului inventar s-a realizat fara a fi completate coloanele referitoare la diferentele de evaluare de inregistrat.

Recomandare 1: Echipa de auditori considera necesara implementarea unui sistem de pregatire profesionala a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel incat Registrul inventar sa fie utilizat in concordanta cu destinatia acestuia,respectiv sa permita in orice moment, identificarea si controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate in entitate.

Constatare 2: Sumele platite prin caserie si care se refereau la doua sau mai multe categorii de obligatii nu au fost distinct in Registrul de casa.

Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat in aceasta activitate, stabilirea unor atributii concrete, concrete, coroborate cu procedurile si fisele de post.

De asemenea, auditorii interni considera necesara implementarea unui sistem de pregatire profesionala a personalului implicat in intocmirea, utilizarea si controlul Registrului de casa.

Constatare 3: La nivelul entitatiinu existaelaborate si aprobate Norme metodologice specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv.

Recomandare 3: Echipa de auditori considera necesara efectuarea unei inventarieri a tuturor operatiilor supuse controlului financiar preventiv din cadrul entitatii si elaborarea unor proceduri de lucru pentru activitatile specifice entitatii.Echipa de auditori interni considera necesara constituirea de urgenta a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, in conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul Controlului intern.

III. CONCLUZII

Evaluarea activitatii financiar-contabile din cadrul Directiei Buget si Contabilitate Interna, in baza testelor si analizelor efectuate, permit auditorilor interni sa emita o asigurare rezonabila managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitatii auditate, nefiind identificate obstacole in functionarea acesteia.

Echipa de auditori interni prin analiza activitatilor auditabile si evaluaarile realizate in etapa de interventie la fata locului, a elaborat un numar de recomandari, aferente celor 3 obiective ale misiunii de audit intern.

Consideram ca prioritatea in activitatea de implementare a recomandarilor o reprezinta elaborarea si actualizarea sistematica a procedurilor operationale, scrise si formalizate,pentru intreaga activitate a directiei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea si utilizarea in conducerea curenta a Registrului riscurilor - care reprezinta setul de recomandari majore.

Data: 21.10.2007                       Auditori, Supervizor,

Ioana Roman Popescu Ion

Marian Ionescu

CONCLUZII

In ultimele decenii, conceptul de audit s-a dezvoltat tot mai mult, ajungandu-se in mod natural la crearea unui domeniu de sine statator, cu obiective proprii, dar si cu metode si tehnici specifice, a caror utilizare sa asigure atingerea acestor obiective. Diferitele tipuri de audit, scopul acestora, mijloacele si tehnicile utilizate sunt intr-o continua evolutie si adaptare la transformarile mediului existent, ceea ce implica o pregatire profesionala continua din partea auditorilor.

Rolul auditului este semnificativ vizavi de utilizatorii informatiei contabile: auditorul este singurul care, independent de conducerea intreprinderii care a intocmit situatiile financiare de sinteza, este in masura sa dea o asigurare rezonabila asupra faptului ca situatiile respective nu sunt viciate de fraude sau erori semnificative si, prin urmare, pot fi utilizate cu suficienta incredere in procesul de luare a deciziilor.

Functia de audit intern ofera intreprinderilor si organizatiilor, aflate in permanenta confruntare cu imbunatatirea performantelor, siguranta rezonabila ca operatiunile desfasurate, deciziile luate sunt "sub control" si ca, in acest fel, contribuie la realizarea obiectivelor intreprinderii. In caz contrar, functia de audit trebuie sa ofere recomandari pentru a remedia situatia. Pentru aceasta, auditul intern evalueaza nivelul controlului intern, cu alte cuvinte capacitatea organizatiilor de a indeplini in mod eficace obiectivele care le-au fost atribuite si de a avea un bun control asupra riscurilor inerente activitatii lor. Asadar, o functie deosebit de utila pentru responsabili, ceea ce explica dezvoltarea sa pe parcursul ultimelor doua decenii, inclusiv extinderea domeniului de actiune asupra eficacitatii si performantei, dincolo de simpla conformitate.

Scopul auditului intern este de a imbunatati calitatea activitatii institutiei publice in cadrul careia functioneaza, de a-i aduce plus valoare, promovand realizarea obiectivelor acestora, prin verificarea controlului intern si a modului cum acesta si-a indeplinit obiectivele privind: securitatea activelor, calitatea informatiilor, respectarea normelor/procedurilor/reglementarilor si optimizarea resurselor pe baza analizei riscurilor, facand recomandari pentru imbunatatirea activitatilor auditate. Auditul intern ofera posibilitati de interventie in cazul manifestarii unor disfunctionalitati ale procedurilor. Investigatiile realizate in cadrul auditului se refera la proceduri, sisteme, functii si nu la persoane. Observatiile si recomandarile formulate in rapoarte nu privesc persoanele in sine, ci exclusiv operatiile si activitatile pe care acestea le realizeaza.

Mediul strategic ce va fi avut in vedere, trebuie sa contina anumite schimbari de conceptie cu implicatii fundamentale in dezvoltarea auditului intern in sensul influentarii modului de organizare, al resurselor umane, al practicilor de lucru si al raportarii:

- O schimbare de la control la risc. Daca nu exista nici un fel de risc nu este necesar controlul. Controlul exista tocmai pentru a gestiona riscul. Este imposibil de evaluat si de initiat masuri fara a avea capacitatea de a analiza riscurile asociate obiectivelor. De aceea, functia de audit intern va include nu numai controlul ci si analiza riscului corespunzator.

- O schimbare din trecut in viitor. Revizuirea inregistrarilor si operatiunilor trebuie sa se concentreze asupra viitorului si nu numai pentru identificarea erorilor si stabilirea vinovatilor. Auditorii interni vor trebui sa anticipeze conditiile viitoare - in contextul riscului - ce vor declansa controalele.

- O schimbare de la izolare la cooperare. Functia de audit intern va evolua de la verificarea inregistrarilor, anterioare si curente, la un rol activ de cooperare, consultare si verificare.

- O schimbare de la raportare la convingere si negociere. Raportul de audit intern nu este principalul produs al auditului intern, din punctul de vedere al conducerii. Auditul intern este, in special, un serviciu care sprijina conducerea si nu este o judecata externa impusa conducerii. Conducerea coordoneaza auditul intern, dar nu se implica in formularea opiniilor si recomandarilor acestora. Punctul de vedere al auditorilor este acceptat doar daca acesta reiese dintr-un raport de audit convingator. Negocierile cauta apoi sa asigure ca se realizeaza cele mai bune rezultate pentru conducerea ministerului, tinand cont de obiectivele de management si anticiparea pe care auditorii o fac in legatura cu dinamica, riscul si controlul.

Auditorul intern este creator de valoare prin intermediul economiilor pe care le genereaza, al oportunitatilor pe care le creeaza si al pierderilor evitate ca urmare a activitatii sale.

In contextul efortului Romaniei de integrare si de aliniere la standardele europene, multe din actiunile care se intreprind in tara noastra au caracter de pionierat. Acesta este si cazul auditului intern, unde scurta experienta acumulata a demonstrat ca acest domeniu cunoaste o evolutie rapida si constanta si ca devine o prezenta indispensabila in toate sferele de activitate. Auditul public intern in Romania evolueaza pozitiv, fiind susceptibil de imbunatatiri pe masura ce realitatile impun acest lucru. Uniunea Europeana poate sa contribuie in mod efectiv la acest proces nu numai prin asigurarea consultantei, asistentei tehnice si exemplului, ci si prin oferirea de modele clare pentru institutiile publice, modele ce pot fi adaptate la conditii si traditii specifice.

BIBLIOGRAFIE

*** Ordonanta de Urgenta a Guvernului Romaniei nr. 75/1999 privind activitatea de audit financiar

*** Ordonanta de Guvern nr.37/2004 privind modificarea si completarea reglementarilor privind auditul intern

*** Ordonanta de Urgenta a Guvernului Romaniei nr. 60/2001 privimd achizitiile publice

*** Hotararea Guvernului Romaniei nr. 983/2004 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si functionare a Camerei Auditorilor Financiari din Romania

*** Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern

*** Ordin nr. 94/2001 al Ministrului finantelor publice pentru aprobarea Reglementarilor contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate

***Ordonanta de Urgenta nr.37/2004, privind modificarile si completarea reglementarilor privind auditul intern, publicata in MO nr.91/31.01.2004.

***OMFP nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea auditului public intern publicat in MO al Romaniei nr.130/2003.

*** OMFP nr.768/2003

*** OMFP nr.769/2003

*** OMFP nr.252/2004

CAR - "Audit financiar 2003", Editura Economica, Bucuresti, 2003

CAR - "Norme minimale de audit", Editura Economica, Bucuresti, 2001

IIA - "Norme profesionale ale auditului intern", Editat de Ministerul Finantelor Publice, 2003

IASB - "Standarde Internationale de Contabilitate 2000", Editura Economica, Bucuresti, 2000

J. Renard - "Teoria si practica auditului intern", Editat de Ministerul Finantelor Publice, Bucuresti, 2002

Marcel Ghita, Mihai Spranceana -,,Auditul Intern al institutiilor publice,, Editura Tribuna Economica,Bucuresti 2004