Procesul de recrutare si selectie - aspecte generale

Procesul de recrutare si selectie - aspecte generale

Recrutarea si selectia reprezinta activitati de baza in cadrul managementului resurselor umane. Influenta pe care o exercita asupra intregii organizatii este extrem de importanta, deoarece pot genera, in egala masura mari castiguri sau pierderi importante in functie de cat de mult este respectat principiul " Omul potrivit la locul potrivit".

Scopul general al procesului de recrutare si selectie este acela de a obtine cu minimum de resurse financiare forta de munca necesara cu calificarea necesara pentru a completa nevoia de resurse umane a unei anumite companii la un moment dat.

Desi nu este intotdeauna acceptata de manageri, observatia potrivit careia nici o organizatie nu poate fi mai buna decat indivizii care o compun este o realitate. Astfel nu trebuie sa existe cazuri in care angajarile facute sunt nepotrivite sau sa existe compromisuri cu privire la competentele cerute unui candidat pentru un post anume.

Intr-o organizatie in care functioneaza un sistem performant de management al resurselor umane, procesul de recrutare si selectie se desfasoara intr-un cadru complex fiind strans legat de promovarea angajatilor.

Recrutare este influentata de doua categorii de factori:

1.     factori din mediul intern:

nevoi strategice: creearea de posturi noi, restructurari, retehnologizari;

urgente sau situatii temporare: plecari de personal cauzate de imbolnaviri, efectuarea unor stagii de pregatire, satisfacerea stagiului militar, concediu de maternitate etc;

miscari interne ale personalului: promovari, transferari, demisii;

tehnologie informatica.

2.     factori din mediul extern:

conditiile de pe piata muncii;

cadrul juridic.

Recrutarea personalului se poate realiza din doua tipuri de surse:

1.     surse interne (din interiorul oranizatiei)

2.     surse externe (din exteriorul acesteia)

Datorita faptului ca ambele variante prezinta avantaje si dezavantaje, fiecare caz trebuie evaluat urmand a se lua o decizie privind cea mai eficienta metoda/metode de rezolvare a problemelor de personal. Mentionez ca lucrarea de fata trateaza cu prioritare activitatea de recrutare si selectie de personal efectuata de firme si agenti din mediul extern al organizatiei.

Recrutarea externa se poate face prin doua metode:

1.     metoda informala - cea mai simpla si putin costisitoare. Se realizeaza prin intermediul relatiilor personale. Firma solicita ajutorul angajatilor in a transmite mesajul de angajare prietenilor si  cunostintelor interesate sa candideze pentru post. Tot in aceasta categorie intra si utilizarea bazei de date a serviciului de resurse umane cuprinzand persoanele care au aplicat in trecut pentru o alta pozitie. Desi acest tip de recrutare are avantajele costului foarte redus si rapiditatii, neajunsul de a nu putea atrage cei mai buni angajati primeaza de cele mai multe ori.

2.     metoda formala - cea mai frecvent utilizata metoda de recrutare din exterior este publicitatea realizata fie prin agentiile de ocupare a fortei de munca, fie prin prin anunturi de mica si mare publicitate prin mass-media. O alta metoda de recrutare din exterior este cea prin intermediul companiilor de recrutare si selectie de personal. In strainatate activitatea  acestor firme este strict reglementata prin lege si se afla sub controlul unor organisme ale statului.

Avantajele recrutarii externe:

Permite identificarea si atragerea unui numar mare de candidati;

Permite identificarea unor persoane capabile sa indeplineasca cerintele postului;

Inlatura aparitia efectului de unda (ocuparea unui post de munca de catre persoane din cadrul companiei determina eliberarea altuia);

Favorizeaza cresterea calitatii procesului de recrutare, creand posibilitatea de comparare a candidatilor interni cu cei externi;

Se diminueaza cheltuielile cu instruirea personalului prin recrutarea unor persoane pregatite in conformitate cu cerintele postului;

Se pot obtine informatii despre concurenta;

Se obtin idei si puncte de vedere noi cu privire la mediul intern si extern al organizatiei.

Dezavantajele procesului de recrutare externa:

Costuri ridicate;

Accesul ingreunat la informatiile despre candidati;

Timp indelungat pentru identificarea, atragerea si evaluarea candidatilor;

Necesitatea alocarii de resurse financiare si de timp pentru integrarea noului angajat.;

Tensiuni in interiorul organizatiei generate de nemultumirile angajatilor mai vechi care ar fi considerat ca merita promovati;

Riscul atragerii unor angajati care au asteptari eronate, nu se ridica la nivelul performantelor dorite sau nu se pot acomoda cu cultura organizationala.

Principalele surse de candidati din mediul extern sunt: institutiile de invatamant, targurile de forta de munca, Internetul si externalizarea activitatii de recrutare catre consutanti sau agentii de specialitate.

Recrutarea se poate realiza direct din institutiile de invatamant. Pentru unele organizatii principalele surse de angajati, in special pentru posturile de incepator, sunt universitatile, liceele si scolile profesionale. Colaboratea cu institutiile universitare are foarte multe avantaje. Intalnirile cu studentii sunt gratuite, se realizeaza in acelasi loc, cu mai multi deodata. Pentru unele companii, recrutarea absolventilor este o importanta activitate anuala. Cu aceasta ocazie editeaza si distribuie brosuri si viziteaza sistematic campusurile universitare si institutiile de invatamant cautand sa atraga cat mai multi candidati potriviti. Foarte important in acest caz este timpul alocat cultivarii relatiilor cu institutiile respective pentru ca accesul angajatorilor catre cei mai potriviti studenti sa fie facilitat.

Targurile de forta de munca constituie o alta sursa de recrutare a candidatilor din exteriorul organizatiei. Acestea sunt organizate de agentiile nationale de ocupare si formare profesioanla, fundatii sau diferite asociatii studentesti sau profesionale. Firmele isi trimit reprezentantii la aceste manifestari pentru a-si completa baza de date cu candidati, in special pentru posturile de incepatori si part-time.

In ceea ce priveste recrutarea prin intermediul Internetului se foloseste Internetul pentru anuntarea posturilor libere, pentru a furniza informatii despre posturi si angajator si pentru a permite comunicarea prin e-mail intre angajatori si candidati. Acestia din urma pot sa candideze on-line, sa-si inregistreze CV-urile pe mai multe site-uri si sa astepte raspuns prin e-mail de la angajatori. Initial Internetul a fost utilizat pentru posturile din tehnologia informatiei, dar astazi este folosit din ce in ce mai mult pentru posturile in management, precum si pentru recrutarea absolventilor de studii superioare.

Marea majoritate a marilor companii au site-uri de prezentare care contin o sectiune de "Cariere" unde sunt anuntate posturile vacante. O alta categorie de site-uri utilizate pentru recrutarea pe Internet sunt site-urile de recrutare on-line. Acestea contin o baza de date cu CV-urile celor care au aplicat care este folosita de angajatori pentru a identifica eventualele compatibilitati intre cerintele unui post si  persoanele inscrise in baza de date.

De obicei compania publica postul vacant pe acest gen de site. Anuntul trebuie sa contina detaliile postului, informatii despre compania angajatoare si un formular pe care cei interesati trebuie sa-l completeze si sa-l trimita angajatorului. O data primite aceste formulare un program informatic va cauta corespondente intre competentele cerute si cele prezente in formularele aplicantilor.

Principalele categori de site-uri dedicate recrutarii on-line[1]:

Tabel 1.1. Principalele categorii de site-uri dedicate recrutarii on-line

Recrutarea pe Internet este mai rapida si mai ieftina decat metodete traditionale de publicitate, iar pe aceasta cale se pot oferi mai multe informatii celor interesati referitor la posturi si la firme si CV-urile pot fi comparate si prelucrate electronic. In pofida acestor avantaje majoritatea angajatorilor o folosesc ce metoda secundara deorece foarte multe cereri de angajare obtinute astfel sunt irelevante si de slaba calitate. 

Pentru a acoperi nevoia de personal calificat sau nu, firmele apeleaza de cele mai multe ori la agentiile private de recrutare care au propriile baze de date cu aplicanti. Serviciile pe care acestea le ofera sunt utile atat candidatilor cat si organizatiilor angajatoare. Exista o multitudine de argumente in favoarea externalizarii activitatii de recrutare si selectie - preluarea de catre agentii sau consultanti a sarcinii de a efectua, daca nu intreg procesul, cel putin partea preliminara a prezentarii unor candidati adecvati sau realizarea unei liste scurte de candidati. Aceasta varianta implica resurse financiare, dar poate sa economiseasca o multime de timp angajatorilor si sa-i scuteasca de multa bataie de cap.

Cand se alege o firma de recrutare, trebuie verificata reputatia agentiei, discutand cu alti beneficiari ai serviciilor sale. De asemenea se recomanda urmarirea anunturilor publicate pentru alti angajatori pentru ca firma sa-si faca o idee despre calitatea serviciului oferit si despre tipul si nivelul posturilor cu care se ocupa firma respectiva.

Trebuie luata in considerare si categoria de specializare a agentiei - marile firme de contabilitate care ofera si servicii de consultanta in resurse umane sunt experte in materie de recrutare a contabililor - si comparate comisioanele practicate pe piata.

Un lucru foarte important este ca persoana de contact din cadrul firmei angajatoare sa faca cunostinta cu consultantul care se va ocupa de contractul cu firma pentru a-i evalua profesionalismul. Cei doi trebuie sa convina asupra conditiilor contractuale ale colaborarii, sa clarifice pe ce baza se vor percepe comisioanele si cheltuielile decontabile, sa stabileasca graficul de lucru si textul pentru anuntul de angajare si care sunt angajamentele pentru intervievare si intocmirea listei scurte.

Procesul de recrutare este de cele mai multe ori incununat de succes, desi uneori agentiile pot gresi in etapele de selectie preliminara a aplicantilor, prin eliminarea unor candidati care pot face in totalitate fata postului. Acest lucru se intampla de obicei cand nu exista flexibilitate din partea angajatorului in ceea ce priveste specificatia postului, agentiile fiind obligate sa mearga strict pe specificatiile formale ale conditiilor de educatie, experienta, instruire etc in faza de selectie.

Consultantii au rezultate mai bune daca le este foarte clar ce anume se cere si ce tip de persoana are cele mai mari sanse sa se incadreze bine in organizatie, de aceea este foarte important sa fie informati in legatura cu organizatia, unde se incadreaza postul care face obiectul recrutarii, de ce se face numirea pe postul respectiv, conditiile de angajare si eventualele cerinte speciale si sa li se ofere tot spijinul in definirea descrierii si specificatiei postului.

Agentiile de recrutare private se orienteaza catre doua grupuri mari de solicitanti: personalul necalificat, pe de o parte, si top managerii si profesionistii calificati, pe de alta parte.

Firme de recrutare si selectie de personal:

1. firmele de plasare de personal sau intermediere, cum mai sunt cunoscute, se ocupa de recrutarea in masa. Se face apel la ele pentru posturi de nivel scazut, interesul fiind pus pe rapiditatea serviciului si pretul redus, nu pe calitatea recrutarii. Candidatii care alepeaza la serviciile acestora sunt in special somerii sau persoanele fara calificare deosebita. Majoritatea agentiilor private plaseaza personal de secretariat sau administrativ.

Pentru gasirea unui candidat potrivit comisionul agentiei poate fi de 15% sau chiar mai mult din salariul pe primul an de angajare. Agentiilor trebuie sa li se faca o informare riguroasa in privinta cerintelor postului.

2. firme de recrutare si selectie sunt recomandate pentru posturi de nivel mediu pana la sefi de departament (inclusiv). Teoretic, la acestea se pot adresa orice fel de persoane, dar, practic, ele se ocupa numai de candidati cu un anumit nivel de calificare sau de educatie.

Clientul acestui tip de companie intalneste in urma recrutarii cinci, saste sau chiar zece candidati dintre care selecteaza pe cel pe care il prefera. In anumite cazuri se recurge si la verificarea celor implicati in procesul de recrutarea prin contactarea telefonica a unu-doua persoane de la fostele locuri de munca. De asemenea, uneori, se efectueaza unul sau doua teste psihologice pentru a afla mai multe informatii despre personalitatea candidatului.

La serviciile firmelor de plasare si la cele de recrutare si selectie pot face apel, practic, toate firmele sau persoanele particulare, tarifele practicate fiind in general acceptabile. Majoritatea consultantilor de recrutare percep un comision procentual din salariul de baza aferent postului, de regula 15 - 20%.

3. firme de head - hunting ("vanatori de capete") se ocupa numai de recrutari pentru posturi de conducere: directori generali, sefi departament. In atentia lor intra numai persoanele supercalificate si cu experienta in functii de conducere.

Din cauza tarifelor foarte mari, dar si procedurilor speciale de lucru pe piata fortei de munca, la serviciile de head-hunting pot apela numai firmele mari.

La aceste firme relatiile cu candidatii sunt intretinute, de obicei, independent de comezile pe care firma le primeste. O astfel de firma detine o banca de date, permanent actualizata, cu cele mai importante firme din tara si, pentru fiecare, cu persoanele care ocupa posturile de conducere. Cu multi dintre ei se fixeaza vizite fie cu ocazia unor recrutari, fie a unor intalniri "de curtoazie". Relatiile cu cei mai buni dintre potentialii candidati sunt intretinute prin intalniri informale periodice, invitatii la restaurant. Acestora li se trimit informatii ce ar putea sa le fie folositoare, documentatii, copii ale articolelor din presa care ar putea sa-i intereseze. Relatiile cu clientii sunt mult mai stranse decat in cazul celorlalte tipuri de companii de recrutare si selectie.

Inainte de a incepe o recrutare, au loc discutii cu firma asupra postului, a conditiilor de munca, a persoanelor cu care va lucra etc. Impreuna cu clientul se discuta si pachetul salarial avut in vedere in cazul respectiv, desi de cele mai multe ori, acesta este orientativ, dandu-se doar anumite marje si urmand ca, ulterior, dupa discutiile cu candidatii sa se contureze mai clar.

Consultantii unor astfel de firme nu recurg niciodata la procedurile obisnuite de recrutare si selectie. Ei au obiceiul sa stabileasca intalniri cu candidatii care, de cele mai multe ori, se desfasoara sub forma unor discutii aparent libere. Foarte rar aceste conversatii seamana cu interviul propriu-zis care se sustine la o firma de recrutare. Dupa discutiile cu candidatii se face o prima selectie si se intocmesc dosare preliminare, cu toate informatiile disponiblile despre persoanele avute in vedere, dupa care are loc o intalnire cu clientul. Cu dosarele in fata si cu informatiile pe care le ofera consultantul,  se incearca sa se contureze optiunile. Clientul se intalneste cu doi, cel mult, trei candidati. In etapa urmatoare clientul isi indreapta preferintele catre unul anume, iar firma de head-hunting incepe sa stranga toate informatiile posiblile despre acesta.

In cazul acestor firme nu se procedeaza nici la o testare obisnuita. Pe de o parte, testele nu sunt relevante in cazul persoanelor de nivel inalt si, pe de alta parte, consultantii nici nu-si pot permite sa le ceara sa dea teste. Verificarile sunt, insa, mult mai amanuntite. Interesant este ca se cauta intotdeauna punctele negative, cele pozitive fiind mai usor de verificat. Intotdeauna se incearca sa se obtina informatiile de la cei cu care subiectul este in conflict; considerandu-se ca ei spun intotdeauna in primul rand lucrurile negative, in aceste conditii fiind foarte important verificarea tuturor informatiilor.

Urmatoarea etapa consta in intocmirea unui dosar foarte detaliat care poate contine 20 de pagini si care este inmanat clientului. Uneori se recurge la dosare comparative intre doi candiati, atunci cand pentru client decizia este dificila.

De obicei consultantul este prezent la negocierile finale dintre candidat si client .

De notat este faptul ca.majoritatea candidatilor sunt contactati initial de firma de head-hunting, si nu invers. Din aceasta cauza CV-ul este mai putin important, cu atat mai mult cu cat, relatiile cu candidatii se mentin de cele mai multe ori fara ca acest document sa fie cerut. Curiculum vitae este considerat a fi o formalitate in procesul de recrutare si in foarte multe cazuri acesta este intocmit sau, eventual, refacut de catre consultanti. Din CV-ul candidatilor nu pot lipsi informatii referitoare la educatie si locurile de munca anterioare. Prezentarea trebuie sa contina informatii detaliate referitoare la firmele unde a lucrat candidatul, precum: cifra de afaceri, numarul de angajati.

In ultima perioada multe companii mari, cu traditie in implementarea sistematica a unor programe eficiente de dezvoltare profesionala a angajatilor lor, devin surse foarte bune de aplicanti pentru firmele interesate in recrutarea de personal. Acestea din urma vizeaza avantajul direct si imediat al eliminarii unor costuri suplimentare cu instruirea noilor angajati, fiind mult mai usor sa-i ia gata pregatiti de alte companii cu renume in acest sens.

Nu de putine ori companiile vizate de "vanatorii de capete" isi iau masuri de precautie in ceea ce priveste oamenii de baza pe care i-au pregatit si instruit pentru excelenta, prin clauze contractuale care-i obliga pa angajatii respectivi la perioade de fidelitate fata de firma proportional cu resursele investite in pregatirea lor si cu valoarea acelor angajati pentru firma.

Atunci cand vizeaza un astfel de angajat, firmele doritoare sunt dispuse sa compenseze acele clauze contractuale, fie direct prin negociere cu patronatul angajatului, fie prin oferirea unui pachet compensatoriu angajatului vizat, care poate merge uneori pana la dublul sau chiar triplul veniturilor actuale ale acestuia.

Printre consultantii specializati in racolarea cadrelor superioare exista unii foarte buni, dar si unii "mai putin buni". Compania trebuie sa apeleze la serviciile lor doar daca ii sunt recomandati dintr-o sursa de incredere. Consultantii de acest tip nu sunt deloc ieftini. Ei percep un comision de 30-50% din salariul pe primul an, dar recursul la serviciile lor se poate dovedi extrem de eficient din punct de vedere al costurilor.

Fiecare dintre aceste companii au propriile lor proceduri privind activitatea de recrutare si selectie, dar in mare procesul este asemanator. La cererea companiilor client, acestea demareaza procesul de recrutare si selectie pe baza contractelor incheiate cu angajatorul, avand ca si surse de recrutare fie baze de date disponibile anterior, fie aplicatiile colectate in urma publicarii posturilor in anunturile din presa. Finalul procesului de recrutare este prezentarea unei liste scurte de candidati recomandati de agentie pentru posturile vacante, candidatii fiind intervievati de angajator, in vederea alegerii persoanei potrivite.