Analiza sistemelor informationale

Sistemul informational al clientilor

Cuprins

Capitolul 1. Identificarea si selectia proiectului

1.1. Prezentarea organizatiei:

1.1.1 Obiect de activitate si relatiile cu partenerii de afaceri

1.1.2  Istoria organizatiei

1.1.3 Functiile Ocolului Silvic Husi si compartimentele care le realizeaza

1.1.4 Organizarea intreprinderii

1.2 Descrierea principalelor aplicatii financiar-contabile

1.2.1 Configuratia hardware

1.3 Proiecte informatice

1.4 Initierea proiectului. Identificarea principalelor sisteme informationale

1.5 Definirea ariei de intindere a sistemului de gestiune a clientilor

1.5.1 Componentele organizatorice cu responsabilitati pe linia sistemului de gestiune a clientilor

1.5.2 Clasele de operatii economice reflectate in sistemul clientilor

Capitolul 2. Descrierea detaliata a sistemului informational al clientilor

2.1 Descrierea iesirilor

2.2 Descrierea intrarilor

2.3 Descrierea proceselor

Capitolul 3. Modelarea sistemului informational al clientilor

3.1 Diagrama descompunerii functionale

3.2 Diagramele fluxurilor de date

Capitolul 4. Matricea CRUD a SI al clientilor

Capitolul 5. Determinarea cerintelor functionale si nefunctionale ale noului sistem

5.1 Cerinte functionale

5.2 Cerinte nefunctionale (tehnice)

Capitolul 1. Identificarea si selectia proiectului

1.1. Prezentarea organizatiei

1.1.1 Obiect de activitate si relatiile cu partenerii de afaceri

Desfasurarea activitatii Ocolului Silvic Husi consta in aplicarea strategiei in domeniul silviculturii pentru padurile administrate. Actioneaza pentru apararea, conservarea si dezvoltarea durabila a fondului forestier proprietate publica a statului, precum si pentru gospodarirea fondurilor de vanatoare si de pescuit atribuite potrivit legii, pentru recoltarea si valorificarea, prin acte si fapte de comert, a produselor specifice fondului forestier potrivit prevederilor legale, in conditii de eficienta economica, exercitand si atributii de serviciu public cu specific silvic.

Obiectivele principale sunt:

- protectia impotriva poluarii industriale;

- protectia terenurilor cu pante mari si a solurilor;

- protectia terenurilor alunecatoare;

- asigurarea unui cadru piesajistic deosebit in jurul municipiului Husi;

- producerea unei game variate de sortimente lemnoase pentru industria lemnului.

Tertele persoane cu care interactioneaza Ocolul Silvic Husi sunt:

Clientii - reprezentati atat de persoane juridice (SC Miluca SRL, SC Olmena SRL, SC Danicol SRL), cat si de persoane fizice care solicita produsele padurii;

Furnizorii - sunt firme ce aprovizioneaza ocolul cu utilaje, ambalaje, conservanti, ingrasaminte, combustibili si alte resurse necesare functionarii ocolului silvic;

Concurenta - reprezentata de persoanele fizice si juridice ce detin si exploateaza (in vederea comercializarii) teritorii impadurite.

Barierele de intrare pe piata sunt determinate si in stransa corelare cu normele si standardele Legislatiei Uniunii Europene privind administrarea "patrimoniului verde".

1.1.2 Istoria organizatiei

Ocolul Silvic Husi a fost infiintat in anul 1952 sub forma de Regie Autonoma in subordinea Statului detinand o suprafata de fond forestier de 10958.63 ha.

In prezent, Ocolul Silvic Husi isi pastreaza forma de activitate si functioneaza conform urmatoarelor prevederi legale:

A    Ordonanta nr. 96/1998 - republicata - privind reglementarea regimului silvic si administrarea fondului forestier national.

A    Hotarare nr. 997/1999 pentru aprobarea Regulamentului privind constituirea, organizarea si functionarea structurilor silvice proprii, necesare pentru gospodarirea padurilor proprietate publica apartinand unitatilor administrativ-teritoriale si a celor proprietate privata.

A    Ordonanta de Urgenta nr. 139/2005 privind administrarea padurilor din Romania.

A    Ordin nr. 196/2006 pentru aprobarea Instructiunilor privind avizarea si autorizarea functionarii ocoalelor silvice pentru gospodarirea padurilor proprietate privata a persoanelor fizice si juridice si a celor proprietate publica apartinand unitatilor administrativ-teritoriale si pentru autorizarea personalului silvic.

1.1.3 Functiile Ocolului Silvic Husi si compartimentele care le realizeaza:

In cadrul O. S. Husi regasim 4 functii esentiale pentru existenta si functionarea unui ocol silvic:

• Functia Financiar-Contabila,
• Functia de Monitorizare si Imbunatatire,
• Functia Comerciala,
• Functia de Personal.

Functia financiar-contabila asigura elaborarea bugetului de venituri si cheltuieli, evidenta tranzactiilor economice, urmarirea modului de obtinere a rezultatelor financiare, inventarierea patrimoniului, calculul indicatorilor economico-financiari, utilizarea fondurilor, repartizarea pe destinatii a profitului, urmarirea incasarii creantelor, elaborarea documentelor de sinteza, organizarea contabilitatii, a fluxului informational, etc. Obiectivele urmarite sunt:

cresterea profitabilitatii

asigurarea capacitatii de plata a ocolului

cresterea patrimoniului

utilizarea eficienta a resurselor financiare detinute de ocol, etc.

Aceasta functie este realizata in cadrul departamentelor Financiar-Contabil si cel Informational, structurate pe urmatoarele birouri: 

biroul financiar - realizeaza activitatile prin care se urmareste obtinerea si folosirea eficienta a resursele financiare; inregistrarea, evidenta si urmarirea operatiunilor cu furnizorii si clientii, etc.

biroul contabilitate - efectueaza activitatile privind inregistrarea si evidenta elementelor patrimoniale ale ocolului, efectueaza inventarierea periodica a acestora, intocmeste lunar balanta de verificare, etc.

biroul informational - desfasoara activitati privind dezvoltarea sistemului informational al unitatii, intretinerea acestuia si a echipamentelor corespunzatoare.

Functia de monitorizare si imbunatatire este realizata in cadrul departamentelor : Productie si vanatoare, Cultura si refacerea padurilor,Fond forestier si monitoring. Monitorizarea este o activitate continua, realizata pe parcursul implementarii proiectului. De regula, ea furnizeaza proiectului informatii si date legate de anumiti indicatori stabiliti in prealabil. Monitorizarea poate fi realizata zi de zi (o metoda de inregistrare a datelor, etc.) sau pe baza ad hoc (cand echipa responsabila cu proiectul trebuie sa centralizeze o serie de date). Desi procesul de monitorizare este continuu, pot exista puncte culminante ale activitatii (rapoarte de activitate, memorandumuri, etc.).

Obiective :

implementarea unor solutii tehnice originale, care sa permita obtinerea unui sistem electronic adaptabil la necesitatile din sectiile de productie si montaj, usor de utilizat chiar de operatori cu pregatire tehnica medie, sistem care are viteza de raspuns ridicata si precizie conform cerintelor procesului tehnologic de monitorizat.

realizarea unui produs inalt specializat, care integreaza sisteme de calcul si control, realizeaza vizualizarea dependentei dintre cele doua variabile ale procesului tehnologic, compara valorile monitorizate cu cele programate si semnaleaza depasirile pentru eventualele interventii in procesele tehnologice, fiind un sistem destinat optimizarii activitatilor industriale.

Functia comerciala implica activitati complexe legate de aprovizionarea cu materii prime si materiale necesare activitatii ocolului, desfacerea produselor din padure, s.a. Ca obiective se urmareste:

asigurarea continuitatii in aprovizionarea cu materii prime si materiale

onorarea la timp a comenzilor clientilor, etc.

Functia este realizata de departamentul de Aprovizionare si cel de Desfacere:

biroul de aprovizionare - intocmeste planul de aprovizionare, asigura receptionarea materiilor prime si a materialelor achizitionate de la furnizori

biroul de desfacere - cuprinde activitatile legate de intocmirea facturilor, livrarea produselor, etc.

Functia de personal - principalele activitati cuprinse in cadrul acestei functii se refera la planificarea, recrutarea, formarea, motivarea si protectia personalului. Activitatea acestei functii este realizata de departamentul Resurse Umane cu urmatoarele atributii:

stabileste si asigura necesarul de forta de munca

calculeaza drepturile salariale

intocmeste fisa postului pentru fiecare salariat

incheie contracte de munca

tine evidenta miscarii personalului: intrari, iesiri, promovari, etc.

Interdependentele dintre functii sunt determinate de interdependente ce se manifesta in activitatile desfasurate in cadrul ocolului (intrucat aparitia unor dereglari la nivelul unei functii genereaza dificultati in desfasurarea celorlalte).

1.1.4 Organizarea intreprinderii

Ocolul Silvic Husi este structurat pe urmatoarele departamente:

Departamentul de Conducere, reprezentat de Seful ocolului - raspunde material, disciplinar sau penal de lucrarile executate si de corectitudinea controlului si a datelor inscrise in actele intocmite, conform sarcinilor de serviciu. Este subordonat conducerii Directiei Silvice Vaslui si colaboreaza cu departamentele din cadrul acesteia, agentii economici, organele administratiei locale.

Departamentul de Productie si Vanatoare - interactioneaza cu inginerii, tehnicienii si celalalt personal din cadrul Ocolului Silvic, raspunde de derularea corespunzatoare a contractelor incheiate cu tertii pentru masa lemnoasa fasonata, cherestea si alte produse din lemn, plante medicinale, fructe de padure, produse apicole, culturi agrosilvice si de arenda, precum si alte contracte si conventii incheiate de Directia Silvica Vaslui ce implica Ocolul Silvic Husi si care intra ii sfera de responsabilitate a compartimentului pe care il are in primire. Controleaza si raspunde de buna gospodarire a fondurilor de vanatoare din administratia ocolului.

Departamentul Fond Forestier si Monitoring - asigura integritatea fondului forestier proprietate publica a statului din administratia Ocolului Silvic Husi si gospodarirea durabila a padurilor pe baza amenajamentelor silvice, urmarind sporirea continua a calitatii si functionalitatii acestora. Are obligatia de a culege corect datele de monitoring forestier si de a le transmite conform instructiunilor.

Departamentul de Paza si Protectie - raspunde de modul in care sunt gestionate si gospodarite bunurile incredintate padurarilor din subordine, organizeaza si efectueaza patrulari si controale la puncte fixe constituite pentru asigurarea pazei padurilor si a legalitatii circulatiei materialului lemons. Coordoneaza si raspunde de gospodarirea fondurilor de vanatoare, astfel incat sa se asigure numarul optim de specii raportat la bonitatea fondului de vanatoare.

Departamentul Cultura si Refacerea Padurilor - asigura asistenta tehnica pe toata perioada campaniei de impaduriri, dirijeaza puietii pe santiere, urmareste executarea receptiei definitive la impaduririle integrale.

Departamentul IT - executa lucrari de intretinere a infrastructurii ocolului.

Departamentul de Resurse Umane - verifica documentele primare pe baza carora se stabilesc drepturile de plata, pontajele, bonierele de lucru si receptiile tehnice si raspunde de apilicarea corecta a normelor si tarifelor. Tine evidenta personalului, raspunde de instruirea si luarea tuturor masurilor de protectie a muncii.

Departamentul Financiar-Contabil - tine evidenta sintetica si analitica a conturilor de gestiuni materiale. In acest sens, inregistreaza in contabilitate toate documentele legal intocmite care privesc miscarile de valori materiale din cadrul O. S. Husi. Lunar confrunta soldurile conturilor sintetice cu cele analitice pentru conturile de valori materiale, urmarind corelatia perfecta intre acestea.

Departamentul de Aprovizionare - asigura fluxul de materii prime si mijloace necesare desfasurarii activitatii curente.

Departamentul de Desfacere - raspunde de comercializarea materiilor prime prin punctele de lucru si de gestionarea stocurilor din depozitele proprii.

Departamentele Ocolului Silvic au ca angajati:

• Departamentul Productie si Vanatoare: Tehnicieni Silvici - 2
• Fond Forestier si Monitoring: Maistru Padurar Vanatoare - 4
• Resurse Umane: Tehnician Silvic Principal - 1 (in subordine are un technician si un inginer)
• Departamentul Conducere: Sef Ocol Silvic
• Departamentul Paza si Protectie: Inginer Silvic, Subinginer Silvic, Tehnician Silvic
• Departamentul Desfacere: Casier-Magazioner
• Departamentul Fond Forestier: Inginer Silvic
• Departamentul Productie: Primitor-Distribuitor, Maistru-Exploatare
• Departamentul Financiar-Contabil: Contabil
• Departamentul Cultura si Refacerea Padurilor (Regenerare): Tehnician Silvic.

Fiecare District Silvic are cate un Tehnician Silvic care la randul sau are in subordine un anumit numar de Padurari.

Departamentul Informational al Ocolului Silvic Husi este alcatuit din 2 angajati, care trebuie sa asigure:

implementarea soft-urilor

administrarea retelei IT

supervizarea comunicarii dintre Directia Silvica Vaslui si Ocolul Silvic Husi

securizarea informatiilor.

Fig. 1.1 Structura Organizatorica a Ocolului Silvic Husi

1.2 Descrierea principalelor aplicatii financiar-contabile

Ocolul Silvic Husi lucreaza cu urmatoarele programe informatice: Contnet, Gestnet, Mfnet, Salnet.

Aplicatia CONTNET - este utilizata in cadrul departamentului Financiar-Contabil si indeplineste urmatoarele facilitati:

realizeaza evidenta contabila pornind de la documentele primare avand o orientare TVA sau introduce notele contabile;

defineste registrele-jurnal auxiliare si genereaza automat notele contabile;

genereaza automat notele contabile cu preluarea datelor din alte aplicatii precum Salarii, Evidenta materialelor, Mijloace fixe, etc;

defineste notele contabile compuse care vor fi generate automat;

introduce in avans documentele din exercitiul curent al balantei pentru a avea situatia contabila la zi;

elaboreaza anumite documente primare precum dispozitii de plata din banca si casa, chitante, etc.;

realizeaza soldurile, veniturile si cheltuielile, unele conturi contabile;

determina restantele fata de parteneri si actualizeaza contractele cu acestia;

realizeaza evidenta contabila in lei.

Deasemenea, aceasta aplicatie permite:

—     obtinerea registrului de casa, banca cu soldul zilei;

—     obtinerea de fise cont si fise sah si a registrului jurnal general (sau a registrelor jurnal auxiliare si centralizatorului de registre);

—     obtinerea situatiei partenerilor;

—     situatia obligatiilor neachitate si creantelor neincasate (precum facturile neincasate pe fiecare client);

—     situatia activitatilor pe venituri, cheltuieli sau generala;

—     generarea din documente primare a jurnalelor de vanzare/cumparare precum si a decontului TVA;

—     obtinerea balantei contabile in 15 formate;

—     depistarea necorelatiilor ce exista in balanta contabila;

—     preluarea din balanta contabila si calcularea rezultatelor financiare si situatiei patrimoniale, situatii privind profitul precum si posibilitatea definirii altor situatii contabile specifice activitatii ocolului in scopul unei analize economice;

—     permite obtinerea balantei centralizate si centralizarea documentelor primare;

—     salvarea datelor pe dischete, restaurarea lor si inchiderea exercitiului contabil.

Aplicatia GESTNET - este utilizata in cadrul departamentul Financiar-Contabil si indeplineste urmatoarele functii:

evidenta stocului de materiale si produse pe gestiuni;

organizarea evidentei produselor sau materialelor, configurate pentru oricare gestiuni;

evidenta materialelor si materiilor prime intrate de la furnizor si iesirile pentru beneficiari sau consum propriu;

situatia stocului si a balantei de materiale;

fisa de materiale cu intrarile si iesirile aferente;

raport de gestiune;

evidenta partenerilor (furnizori, clienti);

evidenta nomenclatorului de produse;

generarea listei de pret a produselor;

jurnal TVA de cumparari si TVA de vanzari;

evidenta vanzarilor pe produse;

realizarea inventarului;

urmarirea valorica a stocului se poate realiza si dupa conturile din contabilitate;

generarea facturilor pe calculator;

evidenta zilnica a registrului de casa;

programul ofera posibilitatrea efectuarii de note contabile.

Aplicatia MFNET - este utilizata in cadrul departamentului Financiar-Contabil si are urmatoarele facilitati:

realizeaza evidenta mijloacelor fixe dupa codul de clasificare;

calculeaza amortismentul lunar pentru mijloacele fixe;

liste de inventar.

Aplicatia SALNET - este utilizata in cadrul departamentului Resurse Umane, realizand urmatoarele functii:

selectarea anumitor persoane, restul fiind ignorate in actiunile ulterioare;

determinarea salariului acordat prin calcul din pontajul realizat sau calcularea unui procent din cel negociat ;

determinarea salariului acordat prin calcul din bonurile de lucru ;

rapoartele disponibile sunt: avans la salarii, statul de plata, fluturasii, contractul de munca, adeverinta de salarizare, pontajul;

posibilitatea de definire a rapoartelor expert de catre utilizator;

listarea automata a dispozitiilor de plata aferente salariilor si generarea automata a dispozitiilor de plata.

1.2.1 Configuratia hardware

Pentru functionarea eficienta a fiecarui department din cadrul Ocolului Silvic Husi, cat si pentru o cooperare mai facila intre acestea, departamentul IT a implementat o infrastructura de tip retea.

Tipul retelei este LAN (Local Area Connection) si este structurata pe departamente, astfel:

Departament Aprovizionare - 1 computer;

Resurse Umane - 2 computere;

Cultura si Refacerea Padurilor - 1 computer;

Fond Forestier si Monitoring - 2 computere;

Sef Ocol Silvic - 2 computere;

Departamentul Desfacere - 1 computer;

Departamentul Financiar-Contabil - 2 computere;

Departamentul IT - 2 computere;

Paza si Protectie - 1 computer;

Departamentul Productie si Vanatoare - 1 computer.

Toate cele 15 computere sunt conectate la un server local in subordinea caruia se afla toate departamentele:

Fig.1.2 Configuratia retelei din cadrul Ocolului Silvic Husi

1.3 Proiecte informatice

Departamentul Conducere a considerat o mai buna desfasurare a activitatii ocolului prin realizarea unei site web pentru promovarea produselor si atragerea noilor clienti.

De multe ori site-ul reprezinta primul contact cu un posibil client. Stiind ca prima impresie este cruciala, misiunea noastra esta sa construim o imagine reprezentativa. Credem ca un site web reprezinta mult mai mult pentru firma noastra decat o simpla prezenta pe Internet. Pe Internet pagina web a firmei este chiar firma insasi.

Obiectivele site-ului sunt :

• atragerea de noi clienti pentru serviciile firmei;
• vanzarea on-line a produselor;
• gasirea unor noi parteneri de afaceri.

Scopul nostru este atingerea acestor obiective si transformarea site-ului intr-un mijloc nou si eficient de a face afaceri. In site va exista o pagina de formulare in care utilizatorul (client sau potential client) isi va exprima parerile si impresiile si o fereastra in cadrul careia pot fi inregistrate comenzile clientilor.

1.4 Initierea proiectului. Identificarea principalelor sisteme informationale

Sistemul informational al contabilitatii generale Functiile financiare ale sistemului de contabilitate generale din cadrul O.S. Husi este reprezentat de ansamblul activitatilor de asigurare si repartizare a capitalurilor proprii necesare desfasurarii continue si rentabile a activitatii, precum si de analiza si control a rezultatelor obtinute (realizand contabilitatea analitica si sintetica a intreprinderii). Procesele desfasurate in cadrul acestui sistem sunt: generarea Registrului Jurnal, obtinerea Balantei analitice, situatiei conturilor din Cartea Mare si gestionarea rapoartelor financiar-contabile pentru conducerea unitatii. Fluxurile documentelor din cadrul acestui sistem sunt urmatoarele:

Sistemul informational al furnizorilor Activitatile desfasurate in cadrul acestui sistem sunt reprezentate de tranzactiile realizate cu furnizorii unitatii, adica procesele de aprovizionare a O.S. Husi cu utililaje, combustibili, ingrasaminte si alte mijloace necesare desfasurarii activitatii curente a ocolului silvic. Procesele existente: evidenta facturilor, generarea Juranului de plati, obtinerea situatiilor furnizorilor si a situatiei platilor efectuate catre acestia ca rapoarte prezentate conducerii ocolului silvic.

Sistemul informational al clientilor Sistemul urmareste tranzactiile cu clientii, adica procesele de evidenta a comenzilor primite de la clientii unitatii, de evidenta a livrarilor comenzilor catre clienti si de urmarire a incasarilor acestora.

Intrari:

S           Comenzile clientilor - documente de dispozitie care reflecta marfurile/produsele solicitate de clienti ocolului silvic si care vor fi inregistrate in vederea efectuarii livrarilor. (se intocmeste cate un exemplar pentru fiecare client)

S           Contracte clienti - acte juridice incheiate ca urmare a aprobarii comenzilor solicitate de clienti.(3 exemplare)

S           Nomenclator clienti - lista ce contine toti clientii unitatii, datele finaciare a fiecariu client, precum si datele personale a acestora. (1 exemplar)

S           Bonuri de vanzare fiscale - documente pentru confirmarea primirii si evaluarea produselor livrate, incasarea sumei de la client, determinarea volumului de materiale livrate. Pe bonul de vanzare sunt specificate avizele de insotire care au fost intocmite pentru comanda livrata respectiva. (2 exemplare)

S           Avize de insotire a marfii - sunt documente primare de isotire a marfii pe timpul tranportului, care se intocmeste pe baza facturii fiscale. Avizul de insotire a marfii substituie factura fiscala in cazul livrarilor de produse. (3 exemplare)

S           Facturi fiscale - documente pe baza carora se intocmesc instrumentele de decontare a produselor si marfurilor livrate, ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea ocolului silvic si a clientului. (se intocmesc cate 3 exemplare pentru fiecare comanda)

S           Ordine de plata, Bilete la ordin - titluri de credit prin care se constata angajamentul clientului (semnatarului) de a achita contravaloarea comenzii, la o data stabilita. (se intocmesc 2 exemplare pentru ordinul de plata si un exemplar pentru biletul la ordin)

S           C.E.C.-uri - instrument de plata, din care biroul financiar-contabil va prelua datele de plata a comenzii efectuate catre client, dar documentul nu va fi pastrat de unitate, ci la banca. (1 exemplar)

S           Chitante (2 exemplare) - prin aceste documente de executie se consemneaza incasarea unei sume de la client la casieria unitatii.

S           Extrase de cont (3 exemplare) - documente emise de banca la cererea biroului financiar-contabil al unitatii care contine toate platile efectuate de clienti in contul bancar al ocolului silvic si soldurile rezultate intr-o anumita perioada de timp.

Iesiri :

S           Rapoarte contracte clienti sunt intocmite la cerere (solicitate de conducerea unitatii). (1 exemplar)

S           Situatia facturilor emise - ofera o viziune de ansamblu asupra livrarilor efectuate si a incasarilor clientilor; destinata biroului finaciar-contabil. (1 exemplar)

S           Nota contabila - prin acest document se inregistreaza o anumita operatiile ce nu are la baza un alt document justificativ. Pe baza notelor contabile se determina TVA colectata. (1 exemplar)

S           Jurnal de Vanzari - Acest document nu circula, fiind un document de inregistrare contabila. Se arhiveaza impreuna cu documentul justificativ pe baza caruia se intocmeste (factura fiscala). (se intocmeste un exemplar la sfarsitul lunii )

S           Liste de incasari (prin casa si prin banca) - se intocmesc lunar pentru determinarea soldului pe clienti. (1 exemplar)

S           Balanta analitica 4111 - Acest document se intocmeste la sfarsitul fiecarei luni si se arhiveaza la contabilitate, stand la baza intocmirii situatiilor financiare anuale. (1 exemplar)

S           Cartea Mare pentru Contul 4111 - Este un document intocmit lunar care ramane in cadrul unitatii in biroul finaciar-contabil si pe baza caruia se genereaza balanta de verificare. (1 exemplar)

Sistemul informational al personalului In cadrul acestui sistem se tine evidenta drepturilor personalului si a obligatiilor acestuia, precum si activitati de planificare, recrutare, formare si motivare a personalului

Sistemul informational al salarizarii - Se tine evidenta salariilor si a drepturilor si obligatiilor salariale:

Sistemul informational al materiilor prime - Evidenta stocurilor de materii prime consta in urmarirea variatiei acestora. In cadrul acestui sistem se realizeaza fluxuri de intrare si iesire a urmatoarelor documente:

Sistemul informational al mijloacelor fixe - In acest sistem au loc procesele de amortizare a mijloacelor fixe si reevaluarea acestora.

Sistemul informational al trezoreriei - Principalele activitati din acest sistem sunt date de ansamblul operatiilor financiare desfasurate in vederea procurarii si cheltuirei mijloacelor banesti ale O.S. Husi.

Matricea Sistemele Informationale - Componente Organizatorice a O.S. Husi este reprezentata in Anexa 1.

Tabelul 2.1 Matricea Procese - Sisteme Informationale a Ocolului Silvic Husi

1.5 Definirea ariei de intindere a sistemului de gestiune a clientilor

1.5.1 Componentele organizatorice cu responsabilitati pe linia sistemului de gestiune a clientilor

a) Componente interne care intra in legatura cu sistemul clientilor:

Biroul financiar este caracterizat atat din punct de vedere al activitatii de gestiune, cat si a activitatii financiare.

Activitatea de control de gestiune duce la realizarea urmatoarelor obiective: controlul documentelor ce cuprind operatiuni referitoare la drepturile si obligatiile patrimoniale ale firmei (incheierea contractelor, incasare clienti); urmarirea creantelor de incasat si a termenelor scadente verificarea inregistrarii in fisa clientilor; verificarea intocmirii si circulatiei documentelor primare.

Activitatea financiara asigura indeplinirea urmatoarelor etape: primirea documentelor pentru livrarile la clienti; urmarirea incasarii creantelor clienti; intocmirea jurnalului de vanzari, incasari, plati si a situatiei contului pe baza operatiunilor din extrasul de cont; organizarea evidentei realizarii contractelor comerciale si a comenzilor primite de la clienti; calculul si evidenta TVA-ului.

Biroul contabilitate are in subordine urmatoarele activitati: colectarea datelor privind facturile emise, creantele incasate, datoriile reciproce; realizarea operatiunilor legate de inventarierea creantelor; inregistrarea TVA-ului.

Biroul de desfacere se ocupa cu: incheierea contractelor comerciale; negocierea contractelor; asigurarea conditiilor de livrare a marfurilor catre clienti; urmarirea situatiei stocurilor de produse finite raportata la cerintele clientilor.

b) Entitatile externe cu care intra  in legatura sistemul de gestiune al clientilor:

Banca inregistreaza ordinele de plata, biletele la ordin, CEC-urile, ca mijloace de plata, corespunzatoare facturilor emise in urma tranzactiilor efectuate intre clienti si O.S. Husi. Totodata banca este cea care emite extrasele de cont, in functie de cerintele firmei sau chiar si a clientilor, in urma virarii banilor in conturile partilor paricipante, conform tranzactiei..

1.5.2 Clasele de operatii economice

Principalele clase de operatii economice reflectate in sistemul informational al clientilor al O.S. Husi sunt:

• Introducerea comenzilor;
• Se verifica existenta produsului (daca comenzile pot fi onorate), a comenzilor (se verifica starea calitativa si cantitativa a produselor ce vor fi livrate clientilor) si a termenelor de plata (se urmaresc creantele de incasat);
• Se tine evidenta comenzilor onorate, a facturilor emise, a retururilor (constatarea eventualelor defecte ale produselor livrate, modificarea cerintelor clientilor) si a clientilor incerti (in functie de sold si de termenul de plata se determina gradul de incertitudine privind incasarea creantelor);
• Livrarea produselor catre clienti;
• Generarea rapoartelor privind comenzile, Generarea Jurnal Vanzari, Generare Cartea Mare pentru Contul 4111 si Liste de Incasari;
• Determinarea soldului pentru fiecare client.

Capitolul 2. Descrierea detaliata a sistemului informational al clientilor

2.1 Descrierea iesirilor

2.2 Descrierea intrarilor

2.3 Descrierea proceselor

Capitolul 3. Modelarea sistemului informational al clientilor

In anexe vor fi prezentate diagramele sitemului informational al clientilor Ocolului Silvic Husi.

Capitolul 4. Matricea CRUD a SI al clientilor

Capitolul 5. Determinarea cerintelor functionale si nefunctionale ale noului sistem

Pentru o mai buna organizare a structurii datelor din cadrul sistemului informational al clientilor, conducerea a decis ca este nevoie de implementarea unui sistem informatic cu noi functii si procese pentru realizarea cat mai eficienta a operatiunilor privind clientii.

5.1 Cerinte functionale:

• posibilitatea importarii si exportarii de date din si in Excel, SQL;
• problema achitarii mai multor facturi printr-un singur document de plata. Aceasta problema apare atunci cand firma achita printr-un singur document mai multe facturi emise de acelasi furnizor. Din punct de vedere contabil nu sunt probleme. Problemele apar deoarece este mai greu de evidentiat faptul ca fiecare factura a fost platita;
• problema achitarii unei facturi prin mai multe documente de plata. Aceasta problema este cauzata de incapacitatea de plata a firmei la un moment dat. Asfel, o factura poate fi achitata in mai multe transe, fie prin acelasi fel de document (cecul), fie prin documente de plata diferite. Aceasta problema conduce la un volum de munca ridicat si la supraincarcarea bazei de date;
• problema imbunatatirii serviciilor. Realizarea unei pagini web pentru promovarea produselor si atragerea noilor clienti.

5.2 Cerinte nefunctionale (tehnice)

sistemul ajuta la asigurarea datelor ce au in vedere clientii firmei prin instituirea unor campuri precise in baza de date cu date relevante si concrete iar sistemul face back-up sau copii de siguranta

asigurarea unui server de aplicatii si a unui server de baze de date, a unor aplicatii informatice care sa ajute la dezvoltarea relatiilor cu clientii.