|
|
|
Microsoft Office Professional
C Microsoft Office Professional
Notiuni prezentate in acest capitol:
aplicatiile suitei Microsoft Office Professional (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access )
tipuri de documente cu care lucreaza aplicatiile Microsoft Office Professional
Scopul acestui capitol:
Microsoft Office Professional este o suita de aplicatii tip "office" ("birou") specifice activitatilor care se desfasoara de regula intr-un birou: redactarea de documente, alcatuirea de devize, efectuarea de calcule simple si prezentarea rezultatelor in forma tabelara sau grafica, prezentari de produse sau servicii, posta electronica si mesagerie electronica, alcatuirea de baze de date de structura simpla.
Suita Office cuprinde urmatoarele aplicatii:
Lansarea aplicatiilor suitei se face la fel, prin parcurgerea secventei (Figura F.1):
Start -> All_Programs -> Microsoft Office -> Numele_aplicatiei_Office
Se observa ca fiecare aplicatie are o icoana specifica. La instalarea standard, acesta este locul in care icoanele se plaseaza automat. Utilizatorul isi poate crea scurtaturile aplicatiilor pe care le foloseste mai frecvent pe desktop, in meniul Start sau in zona de lansari rapide de pe taskbar.
Figura F.1.
Microsoft Office este un produs localizat in limba romana, asa ca la deschiderea ferestrei de lucru se constata ca titlurile meniurilor, comenzile din meniuri precum si o buna parte a structurii de ajutor sunt in limba romana. Pentru aceia care cunosc aplicatiile Office din versiuni anterioare, ca si pentru cei care incep utilizarea aplicatiilor Office cu acest curs este foarte important sa stie ca dispunerea meniurilor, succesiunea comenzilor, scopul si modul lor de actiune sunt aceleasi ca si in varianta in limba engleza.
Meniurile generale sunt aceleasi in toate aplicatiile Office, exceptie facand cele care contin comenzi specifice. Comenzile sunt o parte generale si altele specifice, cu denumiri intuitive, astfel incat un utilizator care ajunge sa cunoasca una din aplicatii va avea un bun punct de plecare si pentru celelalte.
Ajutorul vine in mai multe forme, comune pentru toate aplicatiile Office:
Caseta "Tastati o intrebare" (Figura F.2) apare in dreapta barei de meniuri (dreapta sus pe ecran). Se introduc intrebari formulate in expresii specifice lucrului pe calculator, care sa poata fi recunoscute. De fapt este suficienta introducerea unor termeni cheie dupa care se va executa cautarea.
Figura F.2.
"Asistentul" Office ofera automat termeni din
meniul "Ajutor" si sfaturi pentru activitatile
desfasurate in timpul lucrului, chiar inainte de a pune o
intrebare. De exemplu, cand scrieti o scrisoare in Microsoft Word,
"Asistentul" poate afisa automat termeni care ajuta la crearea
si formatarea unei scrisori. "Asistentul" poate fi particularizat
si poate sa afiseze automat termeni, mesaje si
avertizari, sa produca sunete, sa se mute cand sta in
cale si sa ghiceasca un termen din "Ajutor" de care
considera ca este nevoie. De asemenea, se poate tasta o intrebare, iar "Asistentul" va afisa o
lista de posibili termeni potriviti. Asistentul"
afiseaza si sfaturi despre cum se utilizeaza mai eficient
caracteristicile din programele Microsoft Office. Sfatul este
afisat cand se face click pe "beculetul" (
)
de langa "Asistent". De asemenea, se poate selecta un "Asistent"
cu aspect diferit. Se poate decide modul de ajutor. De exemplu, pentru cei
care prefera sa utilizeze tastatura in locul mouse-ului, "Asistentul"
poate fi configurat sa afiseze sfaturi prin taste de comenzi rapide.
Deoarece "Asistentul" este partajat de toate programele Office,
orice optiuni care se modifica in unul vor fi automat preluate in
celelalte. "Asistentul" se lanseaza din meniul "Ajutor",
prin selectarea "Afisare Asistent Office", si se obtine
una din prezentarile lui posibile (Figura F.3).
Figura F.3.
Caseta in care sunteti invitati sa tastati o intrebare se comporta la fel ca si caseta "Tastati o intrebare", dupa ce veti apasa butonul "Cautare". Selectand butonul "Optiuni" veti putea sa va personalizati asistentul, dupa cum am aratat mai sus.
Figura F.4.
In figura F.4. este reprezentata tableta din care puteti defini caracteristicile asistentului, inclusiv forma acestuia, din fila Galerie.
Daca nu este nevoie de "Asistent", poate fi facut sa dispara prin secventa "Ajutor/ Ascundere Asistent Office".
Dupa
introducerea termenului de cautare, in partea dreapta se va deschide
o fereastra in care vor fi afisate rezultatele cautarii,
sub forma unor titluri. Prin selectarea unuia dintre acestea se va deschide o
tableta in care puteti vizualiza sau imprima (apasand butonul 
)
informatiile corespunzatoare. Daca informatiile astfel
obtinute nu sunt suficiente sau nu se inscriu cerintelor
dumneavoastra, vor fi sugerate si alte locatii in care
puteti incerca o cautare, iar in partea inferioara a listei apare
optiunea "Nu gasiti?".
Apeland aceasta optiune veti fi trimisi pe site-ul
http://office.microsoft.com/ro-ro/assistance. Aceasta operatie
afiseaza sugestii despre cum sa efectuati cautarea
si cum sa interpretati rezultatele returnate. De asemenea, se
poate trimite feedback pentru imbunatatirea viitoarelor
versiuni de "Ajutor".
Meniul "Ajutor" este prezentat in figura F.5. afisarea ajutorului pentru Microsoft Word se face prin selectarea optiunii corespunzatoare sau apasand tasta F1. Cele mai multe optiuni va vor duce Optiunea pe site-ul Microsoft, in diferite sectiuni ale sale: Microsoft Office Online in sectiunea Office, pagina localizata in limba romana; optiunea Contactati-ne intr-o sectiune in care puteti afla despre cum sa obtineti ajutor: modalitati de cautare, asistenta profesionala (care ar putea implica si anumite costuri) si de asemenea o zona de Feedback si sugestii; optiunea Verificari actualizari in care puteti vedea si descarca ultimele fisiere continand actualizari emise de producator pentru una dintre componentele Office.
Detectare si reparare (Figura F.6.) va depista erorile din toate fisierele Office.
|
Figura F.5. |
Figura F.6. |
Daca doriti sa participati la programul de imbunatatire a experientei clientilor atunci puteti seta optiunile acestui serviciu apeland optiunea Optiuni feedback client.
Apasarea pe tasta functionala F1 produce aparitia ferestrei de ajutor (Figura F.7) (exemplul este dat pentru Word, dar si celelalte functioneaza la fel).
Dupa cum se poate vedea sunt disponibile o multime de optiuni, printre acestea si optiunea clasica reprezentata de "manualul" corespunzator fiecarei componente Office pe care il puteti utiliza in doua moduri:
)
, 
).
Figura F.7.
In cuprins se observa ca datele sunt structurate intr-o forma arborescenta, pe grupe de actiuni, ceea ce face ca invatarea si documentarea sa fie usoara. Se vor regasi astfel toate etapele generarii si redactarii unui document.
Dupa
lansare, Word se deschide cu o pagina de document goala (Figura F.8.).
Un document nou se deschide si daca in timpul unei sesiuni de lucru Word
se alege secventa Fisier/Nou, respectiv se apasa
butonul "
"
de pe bara de instrumente de lucru.
Figura F.8.
Fereastra noua Word (Figura F.8.) prezinta in partea dreapta panoul de activitate care se poate activa bifand optiunea corespunzatoare din meniul Vizualizare (sau prin succesiunea de taste Ctrl si F1). Aici se pot observa doua sectiuni: Nou si Sabloane. Daca alegeti optiunea Din document existent se va deschide folderul MyDocuments de unde puteti alege un document, sau puteti naviga in alte foldere in cautarea documentului dorit.
Daca
exista documente care trebuie editate, Word se poate deschide prin
dublu click pe numele fisierelor respective si va afisa
la deschidere continutul deja existent in ele. Altfel, daca Word
este deja deschis si se doreste sa se lucreze si la alte
fisiere, deja existente, ele se deschid cu Fisier/Deschidere
sau prin apasare pe butonul "
"
de pe bara de instrumente. Se va deschide o fereastra in care in partea
stanga se vor regasi locatiile in care utilizatorul poate
sa caute un document anume. Acestea sunt: Documentele mele recente (o lista a ultimelor documente
accesate de catre utilizator), Spatiu
de lucru (desktop-ul), Documentele
mele (folderul MyDocuments), Computerul meu (puteti accesa orice
document aflat pe computerul dumneavoastra), Amplasari in retea (documente din reteaua
locala, daca exista una).
Se observa ca in Word se pot deschide fisiere de formate diverse, nu neaparat create cu Word. In fereastra de deschidere se pot vizualiza prin derularea listei "Fisiere de tip:" toate extensiile recunoscute de Word.
In Word pot fi deschise simultan un numar mare de documente, se pot copia fragmente de text sau alte obiecte din unul in altul prin intermediul clipboard-ului (asa cum a fost descris in capitolele precedente referitoare la Notepad si WordPad). Gestionarea documentelor multiple se realizeaza cu ajutorul meniului Fereastra.
Atentie: deschiderea de documente multiple, desi suportata pana la o anumita limita, incetineste vizibil functionarea aplicatiei, mai ales in cazul documentelor mari, cu formatari complicate sau cu multe obiecte inserate (imagini, formule, foi de calcul etc.). Este indicat sa se salveze periodic, cu grija, continutul documentelor deschise si sa se inchida cele de care nu mai este nevoie in sesiunea curenta pentru a se preveni pierderea de date prin inchideri accidentale.
In foaia de lucru Word poate fi folosit butonul din dreapta al mouse-ului. In functie de locul unde este apelat si de entitatile selectate se va deschide o lista de comenzi si optiuni contextuala.
Pe bara de instrumente de lucru se regasesc icoane care reprezinta scurtaturi la toate comenzile si setarile din meniuri. Poate fi configurata din Vizualizare/Bare de Instrumente, lista care se deschide astfel prezentand diverse grupe de scurtaturi si optiunea Particularizare. Particularizarea se poate face si din meniul Instrumente. Particularizarea se poate face atat la nivelul barelor de instrumente (prin selectarea uneia dintre acestea sunt aduse simultan mai multe butoane, comune unei anumite actiuni, de exemplu Tabele si borduri, Imagine, Desen, etc.), cat si la nivelul comenzilor individuale care pot fi selectate din listele de comenzi grupate pe meniuri.
Prin
stationarea cursorului (fara a se face click) deasupra
butoanelor, Word afiseaza intr-un mic dreptunghi galben
semnificatia butonului respectiv. Este astfel usor sa se
identifice comenzile care sunt in spatele acestor scurtaturi. Exemplul
clasic este butonul care reprezinta o discheta ("
"),
si care inseamna intotdeauna Fisier/Salvare.
Bara de instrumente contine scurtaturi la comenzi de uz general (deschidere document nou, deschidere document existent, salvare etc.) si de formatare a textului in timpul lucrului. Toate aceste comenzi au corespondent in meniuri.
Cursorul marcheaza inceputul documentului, unde utilizatorul poate incepe sa introduca date (text, imagini, ecuatii etc.). Pe masura ce se introduce textul, randurile se completeaza in cadrul aceluiasi paragraf. Daca se doreste inceperea unui paragraf nou se apasa tasta Enter.
Deplasarea in cadrul textului scris se face cu sagetile de pe tastatura, respectiv cu mouse-ul (se face click cu butonul din stanga acolo unde se doreste editarea textului introdus). Deplasarea rapida se face in mai multe moduri:
Selectarea unui bloc de text se poate face in mai multe moduri:
Pentru a anula o selectie se face click cu mouse-ul oriunde pe ecran.
Exista mai multe metode pentru a copia un text. In toate situatiile se parcurg urmatoarele etape:
din bara de instrumente, respectiv se
face click cu butonul din dreapta al mouse-ului si se
selecteaza Copiere din meniul care apare,
din bara de instrumente, respectiv se
face click cu butonul din dreapta al mouse-ului si se
selecteaza Lipire din meniul care apare. In momentul in care
se face lipirea, pe ecran apare o icoana tip Smart Tag care
permite selectarea modului de lipire (Figura F.9.), prin marcarea unei
optiuni din lista care apare. 
Figura F.9.
Se procedeaza dupa cum urmeaza:
"din
bara cu instrumente de lucru. Textul va disparea din pozitia
initiala, dar se va pastra in clipboard. din bara de instrumente.Se pot sterge atat caracter cu caracter, cat si blocuri mari de text. Se procedeaza astfel:
"
din bara de instrumente sau urmand selectia Editare/Decupare,
respectiv Ctrl+X, cu pastrarea textului in clipboard.Daca
s-a sters din greseala ceva util, textul sters se poate
recupera utilizand butonul de anulare 
de pe bara de instrumente, respectiv se alege
optiunea Anulare (Ctrl+Z) din meniul Editare. Textul
sters va fi reamplasat in pozitia initiala.
Posibilitatile de lucru cu Word sunt mult extinse fata de editoarele de text simple care se instaleaza o data cu Windows XP (Notepad, WordPad). Formatarea textului se refera la prelucrari de text in ceea ce priveste aspectul (font, marimea, tipul, culoarea etc.) si asezarea in pagina (alinieri, indentari etc.). Optiunile de formatare se gasesc in meniul Format, grupate dupa functiuni, iar cele mai utilizate au scurtaturi pe bara de instrumente:
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
,
.Pentru formatare se procedeaza astfel:
Pentru renuntarea la o formatare de genul celor selectabile prin buton, se selecteaza textul si se dezactiveaza butonul respectiv.
Tabelele din Word permit organizarea textului sub forma de linii si coloane. Fiecare casuta dintr-un tabel poate contine orice fel de date.
Pentru a crea un tabel intr-un document se parcurg urmatoarele etape:
se plaseaza cursorul acolo unde trebuie introdus tabelul,
se selecteaza Tabel/Inserare/Tabel si se aleg optiunile de format dorite in fereastra aparuta,
se apasa "OK" daca se doreste inserarea tabelului, respectiv "Revocare" daca nu se mai doreste acest lucru.
Pentru a se adauga chenar unui tabel, se plaseaza cursorul oriunde in interiorul tabelului si se deschide meniul Format/Borduri si umbrire, sau se apasa pe butonul din dreapta al mouse-ului si se alege Borduri si umbrire. Apare o fereastra in care se pot defini formele chenarelor si bordurilor, culori, umbriri etc.
Pentru inserarea de text intr-o celula a tabelului se da click in interiorul ei si se introduce textul in pozitia cursorului. Continutul uneia sau mai multor celule se poate sterge, muta sau copia ca orice text, in modul descris mai sus.
Pentru a sterge linii si coloane se selecteaza entitatile respective (sau o celula care face parte din entitatea respectiva) si din meniul Tabel sau din meniul derulant care apare cand se da click dreapta cu mouse-ul se alege Stergere si mai departe Coloane, Randuri sau Celule(daca se selecteaza optiunea Tabel, intregul tabel va fi sters).
Pentru a insera o linie sau o coloana, se plaseaza cursorul intr-o celula adiacenta locului in care se doreste adaugarea coloanei, respectiv liniei, se deschide Tabel si se selecteaza Inserare, cu optiunile dorite (coloana la stanga sau la dreapta, rand deasupra sau dedesubt).
Redimensionarea tabelului se face prin deplasarea
jaloanelor specifice de pe rigla gradata care apare sub bara de
instrumente. Pentru modificarea coloanelor, exista posibilitatea
scindarii (meniul Tabel->Scindare
celule sau butonul 
din tabela Tabele
si borduri, vezi Figura F.10.), respectiv imbinarii celulelor (meniul
Tabel->Imbinare celule sau butonul
din tabela Tabele
si borduri).
Figura F.10.
Meniul Format cuprinde formatari referitoare la toate tipurile de entitati din document. Acestea pot fi aplicate intregului document sau portiunilor selectate. Formatarile cele mai uzuale (din care o parte se gasesc si pe bara de instrumente) sunt, in linii mari, urmatoarele:
Figura F.12.
Un alt mod de a se realiza formatari de corpuri de text selectate este prin actionarea marcatorilor de indentare de pe rigla gradata care apare deasupra documentului. Pozitia acestora defineste pozitia inceputului de paragraf fata de marginea din stanga a formatului, pozitia corpului textului aliniat fata de marginile documentului etc.
Definirea portiunii tiparite din foaia alba se face prin deschiderea ferestrei Fisier/ Initializare_pagina (Figura F.13).
Se definesc marginile documentului, pozitia formatului (tip portret, vertical, respectiv tip vedere, orizontal). Unitatile de masura se stabilesc in Instrumente/Optiuni/General. Dimensiunea paginii de document se alege din fila Hartie (Figura F.14) si este recomandabil sa fie un format recunoscut de imprimanta, iar hartia utilizata pentru tiparire sa aiba chiar acel format, pentru a evita orice eroare.
|
Figura F.13. |
Figura F.14. |
Fila a treia defineste aspectul general al paginii, spatiul rezervat antetului si subsolului etc.(Figura F.15).
Figura F.15.
Atat in timpul lucrului, cat si inaintea tiparirii, este necesar sa se controleze redactarea documentului din punct de vedere al aspectului sau. In acest sens se folosesc optiunile meniului Vizualizare. Astfel, documentul se poate vedea in fereastra de lucru in mai multe moduri:
Panoramarea
documentului se poate face si prin selectarea scarii de reprezentare
din lista aflata in bara de instrumente rapide, 
.
O
forma de vizualizare foarte importanta este Fisier->Examinare
inaintea imprimarii (butonul 
),
care va afisa pe ecran aspectul tiparit al documentului. Iesirea
din pagina de examinare se face apasand butonul Inchidere de pe
bara de instrumente. Atentie: aceasta verificare se face obligatoriu
inaintea oricarei tipariri la imprimanta.
In meniul Instrumente se gasesc, in afara posibilitatii de particularizare a barei de instrumente, si alte aplicatii utile pentru lucrul in Word, printre care:
.
Corectura instantanee, in timpul lucrului, se defineste, de
regula, inainte de inceperea editarii documentuluiFoarte
utile sunt si localizarile rapide de termeni in text, respectiv
inlocuirile. Acestea se fac din fereastra de Gasire si inlocuire
care se deschide prin selectarea oricareia dintre optiunile: Gasire (
),
Inlocuire (
),
Salt la.(
),
din meniul Editare, respectiv prin comenzile:
Figura F.16.
Figura F.17.
Figura F.18.
Salvarea documentelor se face in mai multe moduri:
de pe bara de instrumente, se
utilizeaza atunci cand fisierul care este salvat a fost editat
in sesiunea curenta, salvandu-se cu acelasi nume, in
aceeasi locatie si cu aceeasi extensie.Documentul
curent se poate tipari (imprima) prin selectarea comenzii Fisier->Imprimare,
sau apasarea simultana a tastelor Ctrl
si P, respectiv apasarea
butonului 
de pe bara de instrumente. Este bina ca
inainte de imprimare paginile sa fie examinate, pentru a se vedea
daca setarile facute corespund. In toate situatiile va
aparea fereastra din Figura F.19.
Figura F.19.
Word detecteaza automat imprimanta activa in sistem. Daca sunt instalate mai multe imprimante si se doreste alta decat cea implicita, se alege din lista (Nume:). Se definesc apoi cerintele de tiparire: care pagini se tiparesc, cate exemplare etc. Orientarea hartiei (portret, vedere) si locul din care se extrage (sertarul de imprimanta care contine coli de formatul specificat in Fisier->Initializare pagina) se pot defini prin apasarea butonului Proprietati. Optiunile de imprimare se pot seta din fereastra ce rezulta prin apasarea butonului Optiuni, sau din Instrumente->Optiuni->Imprimare (Figura F.20.).
Figura F.20.
Word pune la dispozitia utilizatorului
posibilitatea de a converti documente in fisiere de tip .pdf, care pot fi
vizualizate cu ajutorul aplicatiei Adobe
Acrobat. Aplicatia este de tip freeware si poate fi descarcata
de pe site-ul Adobe, de la adresa http://www.adobe.com/, dand click pe butonul Get Acrobat. In functie de
dimensiunea si complexitatea documentului, procesul de convertire poate
dura un timp. Acest proces este initiat selectand optiunea Convert to Adobe PDF din meniul Adobe PDF sau apasand butonul 
de pe bara de instrumente. alte optiuni
disponibile in cadrul acestui meniu sunt:
Convert to Adobe PDF and Email (
),
Convert
to Adobe PDF and Send for Review (
)
si Change Conversion Settings.
La apelarea optiunii Change
Conversion Settings este afisata fereastra din figura de mai jos. Aceasta contine patru file in
care setarile implicite corespunzatoare pot fi modificate de
catre utilizator: Settings (Setari), Security (Securitate), Word
(caracteristici Word), Bookmarks (Semne de carte).
Figura F.21.
O
alta trasatura specifica acestei versiuni de Word este
Cercetare cu ajutorul careia utilizatorul poate introduce cu
usurinta, fara sa paraseasca
programul Office, definitii, cotatii la bursa si alte
informatii. Aceasta optiune este initializata
selectand Cercetare din meniul Instrumente, apasand butonul 
de pe bara de instrumente sau prin
combinatia Alt+Click. Selectati textul asupra
caruia doriti sa efectuati o cercetare si
apasati butonul .
In partea dreapta va fi afisat panoul continand rezultatele
cautarii.
Figura F.22.
Daca doriti largirea zonei de cautare, selectati Optiuni de cercetare. Se va deschide fereastra din Figura F.23 in care puteti bifa mai multe servicii de cautare, adauga sau indeparta servicii.
Tot aici puteti seta filtrarea continutului potential ofensator, dand click pe butonul Control parental cand puteti seta si o parola pentru a impiedica modificarea setarilor de catre alti utilizatori.
Figura F.23.
Puteti
initia o cautare de fisiere fara a parasi
aplicatia Word: in meniul Fisier
selectati optiunea Cautare
fisiere sau apasati butonul 
de pe bara de instrumente. In partea
dreapta a ferestrei Word se va deschide panoul Cautare de baza fisiere din figura F.24.
Figura F.24
In caseta Cautare text introduceti unul sau mai multe cuvinte. Vor fi returnate fisierele care contin aceste cuvinte, fie ca ele se afla in corpul fisierului, in cuvintele cheie sau in alte proprietati ale fisierului. Vor fi luate in consideratie diferitele forme ale cuvintelor dupa care se face cautarea. De asemenea, puteti folosi metacaractere atunci cand introduceti textul de cautat: asteriscul ( ) tine locul unui grup de unul sau mai multe caractere, semnul intrebarii (?) tine locul unui singur caracter.
Daca folositi serviciul de indexare (cautare rapida) utilizarea metacaracterelor este acceptata numai pentru cautarea numelor de fisiere.
In caseta Cautare in trebuie specificat locul in care doriti sa se efectueze cautarea. Daca stiti folderul in care doriti sa realizati aceasta cautarea introduceti calea catre respectivul folder, daca nu alegeti din optiunile puse la dispozitie in meniul derulant: My Computer, Amplasari in retea, Outlook. Dati click pe semnul plus (+) de langa numele folderului respectiv pentru a vizualiza sub-folderele sale. Selectati folderele in care doriti efectuarea cautarii.
In
caseta Rezultatele trebuie sa fie
selectati tipurile de fisiere de gasit. Acestea vor fi selectate
din lista care se deruleaza la apasarea butonului
din extremitatea dreapta a campului.
In sectiunea Vedeti si selectand optiunea Cautare complexa fisiere veti putea seta diferite limitari valorii unei proprietati a unui fisier astfel incat cautarea va deveni mai specifica. Fiecare tip de proprietate (care poate fi selectata din lista care apare in caseta Proprietate) are un set de conditii relevante afisate automat de cautarea complexa, utilizatorul avand posibilitatea de a alege una pentru a configura cautarea. Exemple de conditii:
Conditii pentru proprietati de tip text
o este: textul proprietatii se potriveste exact cu valoarea cautata
o include: textul proprietatii contine valoarea cautata
Conditii pentru proprietati de tip data
o pe: data se potriveste cu valoarea specificata
o pe sau dupa: data se potriveste sau se afla dupa valoarea specificata
o pe sau inainte: data se potriveste sau se afla inaintea valorii specificate
o astazi: data se potriveste datei curente
o maine: data se potriveste datei de maine
o ieri: data se potriveste datei de ieri
o saptamana aceasta: data este candva saptamana aceasta
o saptamana viitoare: data este candva saptamana viitoare
o saptamana trecuta: data a fost candva saptamana trecuta
o luna aceasta: data a fost candva luna aceasta
o luna viitoare: data este candva luna viitoare
o luna trecuta: data a fost candva luna trecuta
Conditii pentru numele fisierelor
o include: numele fisierului include sau este exact textul specificat
Conditii pentru proprietati numerice
o egal cu: se potriveste exact valorii specificate
o nu este egal cu: nu se potriveste valorii specificate
o mai mare decat: este mai mare decat valoarea specificata
o mai mic decat: este mai mic decat valoarea specificata
o cel putin: se potriveste sau depaseste valoarea specificata
o cel mult: se potriveste sau este mai putin decat valoarea specificata
Conditii pentru proprietati de tip Da/Nu
o este da
o este nu
Conditii pentru proprietati senzitive
o egal cu Minim: are valoarea Minim ("Importanta egal cu Minim")
o egal cu Normal: are valoarea Normal
o egal cu Maxim: are valoarea Maxim
o nu este egal cu Minim: nu are valoarea Minim
o nu este egal cu Normal: nu are valoarea Normal
o nu este egal cu Maxim: nu are valoarea Maxim
Conditii pentru proprietati de stare
o egal cu Nu s-a pornit: are valoarea Nu s-a pornit
o egal cu In curs: are valoarea In curs
o egal cu Terminat: are valoarea Terminat
o egal cu In asteptarea altcuiva: are valoarea In asteptarea altcuiva
o egal cu Amanat: are valoarea Amanat
o nu este egal cu Nu s-a pornit: nu are valoarea Nu s-a pornit
o nu este egal cu In curs: nu are valoarea In curs
o nu este egal cu Terminat: nu are valoarea Terminat
o nu este egal cu In asteptarea altcuiva: nu are valoarea In asteptarea altcuiva
o nu este egal cu Amanat: nu are valoarea Amanat
Tot in sectiunea Vedeti si se mai regasesc alte doua optiuni: Cercetare si Gasire in acest document.
Proprietatile unui document pot fi setate pentru fisierul activ in orice aplicatie Microsoft selectand din meniul Fisier optiunea Proprietati. Este afisata fereastra din Figura F.25.
Figura F.25.
Cele cinci file disponibile (General, Rezumat, Statistica, Cuprins si Particularizare) includ patru tipuri de proprietati: proprietati actualizate automat care includ date statistice pastrate de aplicatiile Microsoft, cum ar fi: dimensiunea fisierului, data crearii si ultimei modificari a acestuia, etc.; proprietati stabilite care exista deja, dar care se recomanda a fi completate de catre utilizator pentru o regasire mai facila, cum ar fi Cuvinte cheie din fila Rezumat; proprietati particularizate (fila Particularizare) care sunt proprietati definite de catre utilizator, acestora li se poate asocia o valoare de tip text, timp sau de tip numeric, valori da sau nu, numele lor pot fi preluate din lista asociata casetei Nume sau pot fi definite de catre utilizator, cu posibilitatea de a le lega de anumite elemente ale documentului, fie ca este vorba de o celula dintr-un fisier Excel, un element dintr-un fisier PowerPoint sau un marcaj intr-un document de tip Word (de exemplu, daca se creeaza o proprietate particularizata de tip data legata de un camp dintr-un formular de tip contract care contine data de expirare a contractului, mai tarziu se poate face o cautare dupa contractele care au data de expirare anterioara sau ulterioara unei date specificate in criteriile de cautare dupa proprietati); proprietatile biblioteca de documente care sunt specifice documentelor dintr-o biblioteca de documente (de exemplu, proprietati de genul: Propus de, Aprobat de, etc.).
In
meniul Vizualizare exista
optiunea Aspect citire (butonul 
de pe bara de instrumente) cu ajutorul
careia utilizatorul poate vizualiza documentul activ (doar textul,
fara, de exemplu, antet si subsol) si parcurge ecran cu
ecran.
Figura F.26
Pe bara
de instrumente se pot observa mai multe butoane a caror semnificatie
este, in cea mai mare parte, deja cunoscuta. Selectand Imagini
micsorate, 
,
in partea stanga a acestei vederi vor fi amplasate paginile documentului
mult micsorate:
Figura F.27.
Prin selectarea uneia dintre paginile minimalizate, acestea vor fi afisate pe ecranul principal.
Daca
doriti sa se afiseze forma integrala a paginii, atunci
dati click pe butonul Pagina
actuala, 
.
Iesirea
din aceasta vedere se face apasand butonul 
.
Un document poate fi trimis pe email, fara a fi nevoie sa parasiti aplicatia Office. In meniul Fisier, selectati optiune Transmitere catre., apoi Destinatar (documentul va fi introdus in corpul scrisorii) sau Destinatar corespondenta (ca atasare), recomandabil daca se doreste salvarea documentului ca atare la destinatie. In figura de mai jos se pot observa si celelalte optiuni de transmitere.
Figura F.28.
Dupa
lansare, Excel se deschide cu o
pagina de registru gol (Figura F.29.). Un registru nou se deschide si
daca in timpul unei sesiuni de lucru Excel se alege secventa Fisier->Nou,
respectiv se apasa butonul 
de pe bara de instrumente de lucru.
Figura F.29.
Aici se pot observa doua sectiuni: Nou si Sabloane. Puteti selecta un registru de lucru necompletat sau sa alegeti optiunea Din registru de lucru existent cand se va deschide folderul MyDocuments de unde puteti alege un document, sau puteti naviga in alte foldere in cautarea documentului dorit.
Daca
exista registre care trebuie editate, Excel se poate deschide prin dublu click pe numele fisierelor
respective si va afisa la deschidere continutul deja existent in
ele. Altfel, daca Excel
este deja deschis si se doreste sa se lucreze si la alte
fisiere, deja existente, ele se deschid cu Fisier/Deschidere
sau prin apasand butonul 
de pe bara de instrumente. Se observa
ca in Excel se pot
deschide fisiere de formate diverse, nu neaparat create cu Excel (extensia implicita .xls).
In fereastra de deschidere se pot vizualiza prin derularea listei Fisiere
de tip: toate extensiile recunoscute de Excel.
In Excel pot fi deschise simultan un numar mare de registre, se pot copia campuri si inregistrari din unul in altul prin intermediul clipboard-ului (asa cum a fost descris in capitolele precedente). Gestionarea registrelor multiple se realizeaza cu ajutorul meniului Fereastra.
Atentie: deschiderea de registre multiple, desi suportata pana la o anumita limita, incetineste vizibil functionarea aplicatiei, mai ales in cazul registrelor mari, cu formatari complicate sau cu foi de diagrame si reprezentari grafice. Este indicat sa se salveze periodic, cu grija, continutul registrelor deschise si sa se inchida cele de care nu mi este nevoie in sesiunea curenta pentru a se preveni pierderea de date prin inchideri accidentale.
In foaia de lucru Excel poate fi folosit butonul din dreapta al mouse-ului. In functie de locul unde este apelat si de entitatile selectate se va deschide o lista de comenzi si optiuni contextuala.
Fisierul curent se salveaza in formatul initial de fisier sau ca registru de lucru Excel prin utilizarea comenzilor standard de salvare din Excel. Daca este destinat utilizarii in versiuni anterioare de Excel sau ale altor programe de calcul tabelar, se poate modifica formatul implicit la salvare cu unul corespunzator, ales din lista. Salvarea se face in aceleasi conditii ca si in cazul aplicatiei Word.
Daca datele care trebuie utilizate in Excel sunt continute intr-un fisier text cu delimitatori (caractere de separare) gen tabulatori, virgule, spatii sau altele, specificate, in Excel se poate deschide fisierul .txt. Excel utilizeaza optiunea de import date pentru a interpreta textul in conformitate cu instructiunile primite si imparte datele pe randuri si coloane pe o foaie de lucru. Datele text delimitate dintr-un document de procesare de text sau dintr-un alt document se pot copia intr-un registru de lucru (in secventa Ctrl+C, Ctrl+V), pentru ca apoi sa se imparta textul in coloane.
La deschiderea registrului de lucru Excel se observa organizarea lui sub forma de tabel, cu linii marcate prin cifre si coloane marcate prin literele alfabetului latin, si existenta a trei foi de lucru.
Datele care se introduc in celule pot fi de mai multe tipuri, insotite de diverse atribute. Definirea acestora se face prin Format->Celule (Ctrl+1), respectiv click pe butonul din dreapta al mouse-ului si selectarea Formatare celule. In toate situatiile se deschide o fereastra cu file multiple, in care setarile sunt grupate dupa functia lor (Figura F.31.).
Figura F.31.
In prima fila (Numar) se defineste tipul datelor. In exemplul prezentat, datele sunt de tip numar real, cu doua zecimale dupa virgula. In fila Aliniere se formateaza dispunerea datelor fata de marginile celulei, Font guverneaza corpul de litera utilizat si caracteristicile lui, pot fi definite borduri si culori, si in Protectie, celula poate fi ascunsa.
Alte optiuni prezente in meniul Format se refera la coloane si randuri, respectiv la foaia de lucru, stiluri generale in registru, etc.
Particularizarea mediului de lucru Excel se face, ca si in Word, prin configurarea optiunilor existente in filele ferestrei Instrumente->Optiuni
Figura F.32.
Excel este o aplicatie de calcul tabelar. Fiecare celula din tabel poate contine date de intrare de diferite tipuri, introduse de utilizator pe diverse cai (direct, copiat din alte fisiere sau aplicatii) sau date rezultate in urma unor calcule care pot fi definite prin formule de calcul.
Prin
pozitionarea cursorului intr-o celula se deschide automat
posibilitatea de a defini datele din acea celula ca rezultat al unor
calcule de diferite feluri (functii matematice, calcule statistice,
operatii logice, etc.), prin apasarea butonului 
de pe bara de instrumente sau apelarea
succesiunii Inserare->Functie. . Se deschide fereastra din
Figura F.33, in care utilizatorul poate selecta o functie care sa fie
activa in campul respectiv. In fereastra va gasi informatii
despre acea functie, ce face si la ce se aplica, sintaxa ei
(argumentele care trebuie definite) etc. Puteti vizualiza toate
functiile, selectand optiunea Toate
din campul Selectati o categorie,
sau functiile asociate unei categorii (Financiare,
Data&Ora, Mat&Trig, Statistice, Logice, Text, etc.)
Figura F.33.
Prin apasarea butonului OK functia se introduce in celula curenta si Excel deschide o fereastra specifica pentru definirea argumentelor (Figura F.34).
Argumentele sunt identificatori de celule de forma "coloana_linie" (de exemplu, A4 inseamna coloana A, linia 4) care sunt de fapt pointer-i (indicatori) spre informatia continuta de acea celula. A1:A4 reprezinta, pentru exemplul din figura, o insumare pe coloana, intre celulele A1 si A4. O notatie de genul A4:M4 ca argument la functia SUM reprezinta o insumare pe linie. Sunt adunate inclusiv A1 si A4, respectiv A4 si M4, capetele intervalului.
Figura F.34.
Daca se cunosc abrevierile si sintaxele functiilor sau se doresc operatii aritmetice simple, care se pot defini din tastatura, functiile de calcul pentru celula curenta se pot introduce si direct (Figura F.35).
Figura F.35.
In campul fx se introduce semnul egal (=) si apoi expresia care trebuie calculata. In celula activa va aparea rezultatul acestui calcul.
In exemplul prezentat s-au considerat "X" si "Z" coordonatele unui punct in plan. "R" este distanta de la acel punct la originea sistemului de coordonate cartezian, calculata dupa formula matematica binecunoscuta (1).
(1)
Este suficient ca aceasta definitie sa se dea pentru primul element din coloana, pentru ca ea sa se poata extinde la intreaga coloana. Extinderea se face prin "agatarea" cu mouse-ul a patratelului negru din dreapta-jos a celulei marcate si deplasarea cursorului (care va fi in forma de +) pe verticala in jos, peste toate celulele care se completeaza. Formula (1) se va aplica pentru toate valorile X, Y. La sfarsitul selectarii, utilizatorul are posibilitatea de a decide cum sa introduca datele calculate in celulele astfel selectate (Figura F.36).
Figura F.36.
In
foaia de lucru Excel se pot
insera in timpul lucrului linii, coloane, celule individuale cu anumite caracteristici,
se pot adauga foi de lucru in cadrul registrului care pot fi denumite
sugestiv. Inserarile se fac din meniul Inserare. Alte tipuri de
date care se insereaza: imagini, hyperlink-uri, nomograme, diagrame
(reprezentari grafice cu date din foaia de lucru) etc. In Figura F.37 este
prezentata o astfel de diagrama creata cu programul Expert lansat
de Inserare->Diagrama
sau apasand pe butonul 
de pe bara de instrumente.
Se observa ca meniul specific Excel, care nu se regaseste in Word, este cel de Date. Aici sunt grupate operatiile specifice cu datele continute in celule. Date->Sortare realizeaza sortarea si ordonarea datelor selectate dupa anumite criterii (coloane/linii, ascendent/descendent, etc.). Date->Filtrare ofera posibilitatea filtrarii valorilor care se reprezinta intr-o coloana dupa anumite criterii, astfel incat spatiul de lucru sa fie populat cu mai putine date si lucrul sa se desfasoare mai rapid. In meniu se pot cere subtotaluri rapide, rapoarte, se pot importa date din diferite surse, etc.
Figura F.37.
Excel furnizeaza multe setari optionale astfel incat sa se poata modifica aspectul paginii ce urmeaza a fi tiparita, prin fereastra multipla deschisa de Fisier->Initializare pagina (Figura F.38).
Figura F.38.
Orientarea foii de lucru imprimate poate fi setata tip portret sau tip vedere. Se comuta la tipul vedere atunci cand trebuie tiparite mai multe coloane de date decat incap intr-o pagina tip portret. Daca se doreste tiparirea numai tip portret, se modifica asezarea in pagina a foii de lucru imprimate astfel incat datele sa incapa in spatiul disponibil sau se ajusteaza marginile.
Imaginea imprimata poate fi potrivita la pagina sau la dimensiunea hartiei prin restrangerea sau extinderea imaginii. Celelalte modificari ce pot fi aduse asezarii in pagina a unei foi de lucru imprimate includ dimensiunea hartiei, centrarea datelor pe pagina imprimata si controlul modului de numerotare a paginilor. Aceste modificari afecteaza numai aspectul paginii imprimate nu si modul in care aceasta apare pe ecran.
Pentru plasarea de numere de pagina sau alt text deasupra sau sub datele foii de lucru pe fiecare pagina exista posibilitatea adaugarii de anteturi sau subsoluri la foaia de lucru imprimata. Anteturile se imprima la inceputul fiecarei pagini; subsolurile apar jos pe fiecare pagina. Pot fi utilizate anteturi sau subsoluri predefinite sau create de utilizator. Anteturile si subsolurile sunt separate de datele de pe foaia de lucru si apar numai la examinare si imprimare.
Daca datele din foaia de lucru au etichete de rand sau de coloana (denumite si titluri de imprimat), aceste etichete se pot repeta pe fiecare pagina din foaia de lucru imprimata. Etichetele nu trebuie sa fie in primele randuri sau coloane ale foii de lucru. Este posibila si imprimarea numerelor de rand sau a literelor de coloana dintr-o foaie de lucru (a nu se confunda aceste titluri cu etichetele datelor). Anteturile si subsolurile, etichetele repetitive si titlurile de rand si de coloana pot fi utilizate in orice combinatie. Pentru aceasta se foloseste comanda Fisier->Initializare pagina ->Foaie (Figura F.39.) Sunt posibile urmatoarele variante:
Figura F.39.
Pentru
a se vedea exact cum se va imprima fiecare pagina apasati
butonul 
de pe bara de instrumente sau selectati
din meniul Fisier optiunea
Examinare inaintea imprimarii. Se vizualizeaza astfel anteturile,
subsolurile si titlurile de imprimat.
Excel ofera urmatoarele cai de vizualizare a foilor de lucru si de aranjare a aspectului imprimarii acestora:
Pe masura ce se fac setari care afecteaza modul in care se va imprima foaia de lucru, aspectul se verifica prin comutarea intre diferitele tipuri de vizualizari pentru a controla efectele inainte de a trimite fisierul spre imprimanta.
Salvarea registrelor se face in mai multe moduri:
de pe bara de instrumente. Fisierul
va fi salvat in aceleasi conditii.Excel va ofera posibilitatea de a salva un spatiu de lucru. Un fisier spatiu de lucru este un fisier care salveaza informatiile de afisare despre registrele de lucru deschise, astfel incat sa se poate relua lucrul ulterior cu aceleasi dimensiuni ale ferestrei, zonei de imprimat, marire a ecranului si setari de afisare, fara a contine insa registrele de lucru propriu-zise. La deschiderea unui astfel de fisier, Excel va deschide fiecare registru de lucru salvat in spatiul de lucru. Pentru a crea un fisier spatiu de lucru deschideti registrele de lucru pe care vreti sa le salvati in spatiul de lucru, dimensionati si aranjati fereastra registrului de lucru dupa cum doriti sa apara la deschiderea spatiului de lucru si in meniul Fisier selectati optiunea Salvare spatiu de lucru. In campul Nume de fisier, tastati un nume pentru fisier.
Pentru a imprima numai anumite portiuni dintr-o foaie de lucru se selecteaza cu mouse-ul zona respectiva si din meniul Fisier se alege optiunea Zona de imprimat, apoi Stabilire zona de imprimat. Pentru adaugarea de celule la o selectie existenta in meniul Vizualizare selectati optiunea Examinare fragment de pagina, selectati celulele pe care doriti sa le adaugati zonei de imprimat, apoi dati click dreapta in zona celulelor de adaugat si din meniul contextual alegeti optiunea Adaugare la zona de imprimat.
Pentru golirea unei zone de imprimat din meniul Fisier selectati Zona de imprimat, apoi Golire zona de imprimat.
Registrul
curent se poate tipari (imprima) prin selectarea comenzii Fisier->Imprimare,
sau apasarea simultana a tastelor Ctrl+P, respectiv apasarea
butonului 
de pe bara de instrumente. In toate
situatiile se deschide o fereastra in care se definesc parametrii de
tiparire in acelasi mod ca in Word.
Dupa
lansare, PowerPoint se deschide cu o pagina de prezentare
goala (Figura F.40). O prezentare noua se deschide si daca
in timpul unei sesiuni de lucru PowerPoint se alege secventa Fisier->Nou,
respectiv se apasa butonul 
de pe bara de instrumente de lucru.
Intr-o prima etapa utilizatorul va trebui
sa aleaga sursa de fotografii. Daca se apasa butonul 
se va
deschide fereastra din Figura F.44.
Prezentarea este de fapt o succesiune de diapozitive,
fiecare aparand pe ecran ca o pagina separata. Pentru
adaugarea de noi diapozitive dupa cel curent in meniul Inserare se selecteaza Diapozitiv nou,
se apasa simultan tastele Ctrl si
M sau se foloseste butonul 
de pe bara
de instrumente. Se adauga astfel pagini in care utilizatorul poate sa
introduca datele pe care le doreste:
In partea din stanga a ecranului se observa o
lista a tuturor diapozitivelor introduse in prezentare, in fila Diapozitiv
(
). Prin selectarea filei Schita (
) se obtine lista entitatilor
adaugate in prezentare (Figura F.50), care se alcatuieste
automat, pe masura ce utilizatorul le defineste interactiv.
Cu ajutorul PowerPoint se pot deschide
prezentari create in PowerPoint sau in alte aplicatii, cum ar
fi Harvard Graphics si Lotus Freelance. La deschiderea
acestor tipuri de prezentari in PowerPoint o mare parte din
continutul si formatarile originale sunt pastrate.
Prezentarile create in alte programe decat Harvard Graphics si
Lotus Freelance pot fi deschise in PowerPoint utilizand formate
de fisiere text si grafice. Formatele text pastreaza
textul prezentarii. Mai indicat este formatul ".rtf" (Rich Text File)
care, pe langa text, pastreaza si unele formatari.
Salvarea unei prezentari intr-un format de fisier grafic presupune
salvarea fiecarui diapozitiv sub forma unei imagini grafice separate care
apoi se va insera in prezentarea PowerPoint. Daca exista
prezentari gata facute, dar care trebuie editate, PowerPoint se
poate deschide prin dublu click
pe numele fisierelor respective si va afisa la deschidere
continutul deja existent in ele. Altfel, daca PowerPoint este
deja deschis si se doreste sa se lucreze si la alte
fisiere, deja existente, ele se deschid cu Fisier->Deschidere
sau prin apasare pe butonul 
de pe bara de
instrumente. Se observa ca in PowerPoint se pot deschide
fisiere de formate diverse, nu neaparat implicitul ".ppt". In
fereastra de deschidere se pot vizualiza prin derularea listei Fisiere de tip: toate extensiile recunoscute de PowerPoint.
In PowerPoint pot fi deschise simultan mai multe prezentari, se pot copia texte si obiecte din una in alta prin intermediul clipboard-ului (asa cum a fost descris in capitolele precedente). Gestionarea prezentarilor multiple se realizeaza cu ajutorul meniului Fereastra.
Atentie: deschiderea de prezentari multiple, desi suportata pana la o anumita limita, incetineste vizibil functionarea aplicatiei, mai ales in cazul fisierelor mari. Este indicat sa se salveze periodic, cu grija, continutul prezentarilor deschise si sa se inchida cele de care nu mai este nevoie in sesiunea curenta pentru a se preveni pierderea de date prin inchideri accidentale.
In foaia de lucru PowerPoint poate fi folosit butonul dreapta al mouse-ului. In functie de locul unde este apelat si de entitatile selectate se va deschide o lista de comenzi si optiuni contextuala.
PowerPoint ofera urmatoarele cai de vizualizare a foilor de lucru si de aranjare a aspectului imprimarii acestora:
Salvarea prezentarilor se face in mai multe moduri:
de pe bara de instrumente.Exista posibilitatea de a se imprima intreaga
prezentare (diapozitivele, schitele, paginile de note etc.) in
culori, in tonuri de gri sau alb-negru. Exista, de asemenea, posibilitatea
de a se imprima numai anumite diapozitive. Prezentarea curenta se poate
tipari prin selectarea comenzii Fisier->Imprimare, sau
apasarea simultana a tastelor Ctrl
si P, respectiv apasarea
butonului 
din bara de
instrumente. In toate situatiile se deschide o fereastra in care se
definesc parametrii de tiparire (Figura F.52).
La apasarea butonului Calendar, 
, de pe panoul din partea stanga sau selectarea
optiunii Calendar din meniul Salt la, respectiv apasarea
simultana a tastelor Ctrl
si 2, Outlook intra in modul de lucru respectiv si
afiseaza o pagina de calendar insotita de agenda zilei
curente si o lista de activitati (Figura F.56). In pagina
de agenda se pot programa activitati prin selectarea
optiunii Rezervare noua din lista aparuta prin click dreapta al mouse-ului sau din meniul Actiuni.
Se observa ca exista mai multe
activitati posibile. De asemenea, se pot defini sarcini sau intalniri
pentru viitor, prin selectarea zilei din calendarul care apare in pagina.
Lunile se deruleaza apasand pe sagetile sub forma de
triunghi de langa calendar in directia dorita.
Este similar agendei "Addresses" din Outlook
Express, dar aici exista posibilitatea de a defini persoane de
contact, cu mai multe detalii, prin intrarea in acest mod de lucru (selectarea
butonului Persoane de contact 
din tableta din
stanga ecranului, selectarea optiunii Persoane de contact din
meniul Salt la, respectiv
apasarea simultana a tastelor Ctrl
si 3) .
Prin selectarea butonului Activitati, 
, sau a
optiunii Activitati din meniul Salt la, respectiv apasarea simultana a tastelor Ctrl si 4, se deschide un mod de lucru in care se stabilesc
activitati, cu parametri si atribute specifice (Figura F.58).
Selectarea butonului Note, 
,
sau a optiunii Note din
meniul Salt la, respectiv
apasarea simultana a tastelor Ctrl
si 5, produce aparitia unei
ferestre (Figura F.59) in care se pot defini notite de
instiintare rapide care pot fi apoi trimise unor grupe de persoane de
contact (click dreapta pe una dintre not si selectarea optiunii Redirectionare din meniul
contextual).
Dupa
lansare, Access se deschide cu o pagina goala (Figura F.61).
Acelasi lucru se intampla si daca in timpul unei sesiuni de
lucru Access se alege secventa Fisier->Nou,
respectiv se apasa butonul 
de pe bara de instrumente.
Figura F.61.
Fereastra noua Access (Figura F.61) prezinta in partea dreapta doua sectiuni: Nou si Sabloane. In sectiunea Nou, se regasesc urmatoarele variante:
In sectiunea Sabloane, se regasesc urmatoarele variante:
Daca
exista fisiere care trebuie editate, Access se poate deschide
prin dublu click pe numele
fisierelor respective si va afisa la deschidere continutul
acestora. Altfel, daca Access este deja deschis si se
doreste sa se lucreze si la alte fisiere, deja existente,
ele se deschid cu Fisier->Deschidere
sau prin apasare pe butonul 
de pe bara de instrumente. Se observa
ca in Access se pot deschide fisiere de formate diverse, nu
neaparat create cu Access (implicitul ".mdb"). In fereastra de
deschidere se pot vizualiza prin derularea listei Fisiere de tip:
toate extensiile recunoscute de Access. In foaia de lucru Access
poate fi folosit butonul din dreapta al mouse-ului.
In functie de locul unde este apelat si de entitatile
selectate se va deschide o lista de comenzi si optiuni
contextuala.
Ca exemplu se va crea un fisier nou, de tip Baza de date necompletata simpla, formata dintr-un singur tabel. Utilizatorul introduce numele bazei, dupa care se deschide o fereastra de selectie (Figura F.62) a metodei de creare a tabelului respectiv.
Figura F.62.
Mai intuitiva este utilizarea programului tip Expert Tabel (Figura F.63).
Expertul contine o serie de tipuri de tabele specifice unor activitati mai uzuale, din care utilizatorul poate sa aleaga. Fiecare tip de tabel are predefinit si capul de tabel (lista campurilor), pe care utilizatorul le poate selecta pentru tabelul sau. Defilarea ferestrelor se face apasand butonul "Next>". In urmatoarele ferestre se stabileste campul principal al tabelului, numit "cheie primara" (Primary Key). Aceasta cheie primara este formata din inregistrari cu valori unice (care nu se repeta). S-a ales tabelul tip "Studenti", cu cateva din campurile din sablon, cheia primara "IDStudent" (identificatorul studentului).
Figura F.63.
Se deschide un tabel care se completeaza de catre utilizator (Figura F.64).
Figura F.64.
In lista de comenzi rezultata prin apasarea butonului din dreapta al mouse-ului in spatiul de lucru se gasesc comenzi din meniul Inregistrari, Editare, respectiv Inserare. Datele campului respectiv se pot sorta, filtra, etc. Din meniul Insert (Inserare) se pot insera campuri (coloane) si inregistrari (linii) la stanga celulei in care se afla cursorul, respectiv la sfarsitul tuturor inregistrarilor. Tabelul se poate salva in mai multe forme (ca tabel, raport, formular, respectiv pagina de acces la date). Definirea paginii, vizualizarea si tiparirea se fac similar cu celelalte aplicatii Office. Cu referire la baza de date creata deja se pot crea interogari, formulare, rapoarte etc., selectand entitatile respective (Figura F.65.), aceasta fereastra de baza ramanand rezidenta in spatiul de lucru.
Figura F.65
modul de lucru colaborativ:
gestionarea modificarilor in documente:
evitarea supraincarcarii contului de e-mail
o o trasatura noua o reprezinta alertarea utilizatorului despre sosirea unor noi mesaje, mesajele putand fi deschise sau sterse din aceasta fereastra de notificare;
o Outlook pune la dispozitia utilizatorului de doua ori mai mult spatiu pentru citirea mesajelor cu ajutorul panourilor de examinare (existente si in XP, dar imbunatatite in aceasta editie), tot aici puteti deschide atasamentele fara a fi nevoie sa deschideti mesajul insusi, vizualiza diferite informatii despre mesaj, etc.
o imbunatatirea serviciilor de filtrare a mesajelor nefolositoare.
organizarea Inbox-ului
o caracteristica noua o reprezinta posibilitatea de a aranja mesajelor dupa criteriul Conversatie, cand sunt vizualizate mesajele necitite sau cele marcate;
o utilizatorul are la dispozitie acum sase tipuri de stegulete pentru a marca mesajele. In folderele de cautare, in folderul For follow-up vor putea fi vizualizate toate mesajele astfel marcate.
o accesul rapid la diferite surse informatii (optiunea Cercetare este o caracteristica noua);
o implementarea optiunii Citire;
o includerea pachetului pentru CD si a icoanelor de tip Smart Tag in cadrul aplicatiei PowerPoint;
