|
|
|
O celula este similara unei zone de memorie care poate contine informatii de diverse tipuri. In aceasta tema se prezinta principalele tipuri de date, acceptate intr-o foaie de calcul Excel si modul cum se poate opera cu datele inscrise in caiet.
Microsoft Excel ofera multiplele posibilitati de calcul avand ca operanzi date din foile deschise sau din fisiere externe. Biblioteca de functii care poate fi apelata in orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ, completeaza imaginea aplicatiei. Se poate astfel gandi un program de calcul tabelar ca fiind un calculator puternic dublat de un puternic procesor de texte.
Intr-o foaie de calcul Excel se pot utiliza:
date numerice,
date calendaristice si
date de tip text.
Pentru a introduce intr-o celula o data (de orice tip ar fi), se activeaza celula prin clic sau orice tip de pozitionare in foaia de calcul, se tasteaza data dorita si se termina operatiunea cu ENTER (cursorul se muta pe linia urmatoare a aceleiasi coloane), cu TAB (cursorul se muta pe coloana urmatoare a aceleiasi linii) sau clic in alta celula a foii. Este de notat ca nu se poate lucra in alta celula pana cand nu se termina introducerea curenta.
Constante de tip numeric
In Microsoft Excel o constanta numerica poate contine doar caracterele:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % .
E sirul format trebuind sa aiba semnificatie de valoare numerica (de exemplu, 12; -123.45; 123%; 2/3; 10 1/4 etc.). Utilizarea caracterului separator intre partea intreaga si partea zecimala depinde de optiunile efectuate in Regional Settings din Control Panel, in mediul Windows. Combinatiile de caractere nerecunoscute drept numere sunt tratate drept text.
Toate numerele sunt aliniate in mod implicit la dreapta.
In mediul Excel se accepta (si se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate in continuare in sectiunea dedicata formatarii datelor. Trebuie insa retinut ca formatul unui numar, de exemplu, nu afecteaza valoarea numarului, ci doar forma afisata a valorii numarului. Indiferent de forma numarului, Excel retine intotdeauna 15 cifre semnificative.
Constante de tip data calendaristica
Observatie. Prin data se intelege o data calendaristica (cum ar fi 1/02/2006), iar prin timp se intelege o data orara (cum ar fi 08:55). Prin data calendaristica se poate intelege uneori si combinatia data+timp (cum ar fi 1/02/2006 08:55).
Microsoft Excel trateaza datele si timpii din punctul de vedere al reprezentarii interne drept numere. Data este retinuta in partea intreaga iar timpul in partea fractionara. Forma externa, cea afisata in foaia de calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor si timpilor fiind prezentat in sectiunea privind formatarea valorilor din celule. Din aceasta cauza, cu date si timpi se pot efectua unele operatiuni aritmetice (adunare, scadere) dar se pot produce si erori in cazul mixarii datelor numerice propriu-zise cu cele calendaristice si orare.
In mod implicit, o data sau timp este aliniata in celula la dreapta, alinierea la stanga (daca nu este ceruta explicit) indica nerecunoasterea sirului tastat drept data sau timp.
Selectarea bazei de numarare a datelor se realizeaza prin Optiuni (en. Options) din meniul Instrumente (en. Tools), fisa Calcul (en. Calculation).
Constantele de tip data se pot tasta drept siruri de caractere de forma:
- mm/dd/yyyy, unde mm este numarul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de exemplu 1/12/89 reprezinta 12 dec 89, 02/03/1990 reprezinta 3 feb 1990 etc.
- mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezinta denumirea lunii, prescurtata sau nu, in engleza, iar dd si yyyy au semnificatia de mai sus; de exemplu, 12-jan-1980 reprezinta 12 ian 1980, jan-80 reprezinta ian 1980 etc.
Constantele de timp se introduc separand orele, minute si secundele (daca exista) prin caracterul ':'. De exemplu, 12:25, 12:25:30 etc.
Timpul este bazat in mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se lasa un spatiu si se tasteaza AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM.
Constante de tip text
Orice combinatie de caractere care nu este recunoscuta drept un numar sau o data/timp este tratata de Microsoft Excel drept o constanta de tip text. Un text este aliniat, in mod implicit, la stanga.
Observatie. Atunci cand se doreste ca un sir de caractere sa fie recunoscut drept text indiferent de eventuala asemanare cu un numar/data/timp, se va formata celula drept Text si apoi se introduce sirul dorit.
Pentru trecerea fortata la randul urmator, in aceeasi celula, se va tasta ALT+ENTER.
Formatarea informatiilor din celule
Informatia inscrisa intr-o celula, constanta sau obtinuta printr-o formula, poate fi formatata atat pentru a avea o imagine corecta (numar de zecimale, data calendaristica si nu numerica etc.), cat si pentru a fi receptata mai usor de utilizatorul foii de calcul. Dupa cum s-a mai spus, formatarea nu schimba valoarea informatiei si orice alta formatare este posibila ulterior.
In intelegerea formatarii si comportarii foii de calcul, trebuie sa se retina ca desi formatul se aplica informatiei, el este atasat celulei care contine informatia. Prin urmare daca se sterge doar continutul celulei, orice nou continut va primi formatul existent in momentul stergerii.
Doar eliminarea formatului atasat celulei (comanda Clear din meniul Edit, optiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatarii implicite.
Comanda principala este Cells din meniul Format. Cele trei fise de interes pentru aceasta sectiune (alte doua au fost prezentate la descrierea si formatarea celulelor) sunt Number, Alignment si Font, descrise in continuare.
Formatarea efectuata se aplica tuturor celulelor selectate in momentul comenzii (deci cel putin celulei active).
Formatul numerelor
Aspectul informatiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fisa Numar (en. Number) a dialogului Format Celule (en. Format Cells). Organizarea generala este aceea a unei liste de clase de formate (Categorie (en. Category), fiecare selectie afisand optiuni specifice clasei respective. Imaginea alaturata arata optiunea Number si atributele asociate.
Optiunile utilizate mai frecvent sunt prezentate pe scurt in continuare.
General (en. General) - informatia este afisata potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de data.
Numar (en. Number) - se fixeaza numarul de zecimale in Decimal places, prezenta separatorilor grupelor de trei cifre in Use 1000 Separator si se alege forma numerelor negative.
Procent (en. Percentage) - acest format inmulteste continutul celulei cu 100 si adauga simbolul de procent. De exemplu, 0.1 arata cu acest format 10%. Este de retinut ca numarul initial este sub forma zecimala.
Fractie (en. Fraction) - permite operarea cu numere scrise sub forma de fractii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit se alege dintr-o lista disponibila.
O constanta se poate introduce direct sub aceasta forma daca se tasteaza partea intreaga, un spatiu si partea fractionara, 2 1/2. Pentru a nu fi identificata implicit o data calendaristica, partea intreaga se trece chiar daca este nula, deci 0 3/
Stiintific (en. Scientific) - permite scrierea numerelor cu utilizarea notatiei stiintifice: 1e+3 este 1000 etc.
Text (en. Text) - stabileste formatul de text pentru informatia din celula.
Simbol monetar (en.Currency) - este un format specific datelor financiare. Pe langa stabilirea numarului de zecimale si a formei numerelor negative, se poate stabili simbolul monetar care este atasat valorii numerice. In lista derulanta Symbol se poate selecta practic orice simbol monetar.
Contabil (en. Accounting) - este un format similar celui precedent, dar se realizeaza o aliniere verticala la punctul zecimal a sumelor inscrise
Data (en.Date) - permite alegerea unui format pentru o data calendaristica. Lista Type din dreapta figurii alaturate ofera o imagine a optiunilor disponibile. Se observa existenta tipurilor mixte (date + timp).
Timp (en. Time) - permite stabilirea unor formate pentru date orare.
Alinierea informatiilor
Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informatiile din celule (astfel un titlu trebuie sa fie centrat, unele date numerice se vor centra pe verticala daca linia este prea inalta etc.). Tot in acest set de probleme se inscrie si scrierea informatiei pe mai multe randuri in aceeasi celula, ca si orientarea textului.
Comanda principala este Celule (en. Cells) din meniul Format. Fisa Aliniere (en. Alignment) a dialogului Format Celule (en. Format Cells) contine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare si defilare.
In grupul Text control se pot fixa defilarea textului in celula (inaltimea liniei se mareste corespunzator pana se afiseaza tot continutul) - Incadrare text (en. Wrap tex)t -, ajustarea automata a dimensiunii fontului pentru ca toata informatia sa fie vizibila - Potrivire prin reducere (en. Shrink to fi)t -, fuzionarea celulelor selectate intr-o sigura celula - Imbinare celule (en. Merge cells). Ultima optiune este utila atunci cand se intentioneaza scrierea unor titluri.
In zona Orientare (en. Orientation) se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului rosu la o alta inclinare sau prin indicarea directa a numarului de grade.
In Orientare text (en. Text alignment) se poate alege un mod de aliniere pe orizontala, in lista Horizontal, si un mod de aliniere pe verticala in lista Vertical. Exista mai multe tipuri de alinieri pe orizontala, vezi figura alaturata. Dintre acestea, cea mai speciala este Center Across Selection, care produce centrarea textului din prima celula pe intreaga zona selectata. Informatia ramane continuta in prima celula. Pe verticala, informatia poate fi centrata sau aliniata sus/jos.
Stabilirea fontului
Comanda Celule (en. Cells) din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fisa Font din acest dialog permite selectarea fontului utilizat in celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului in alte aplicatii Office.
Pentru a efectua calcule (transformari) ale datelor inscrise in foile de calcul se plaseaza cursorul (celula activa) in locul unde se va inscrie rezultatul, se va tasta formula care efectueaza calculul si se termina operatiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoaste drept formula orice expresie care incepe cu semnul =, construita dupa regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referinte la alte celule, referinte de functii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc.
In figura de mai sus se observa ca adunarea numerelor situate in celulele B3 si C3 si trecerea rezultatului in celula D3 se efectueaza prin:
plasarea in D3;
scrierea formulei, care incepe intotdeauna cu caracterul "=";
terminarea prin apasarea tastei Enter.
in celula D3 se afiseaza rezultatul calculului indicat.
Este de remarcat ca in bara Formula se afiseaza expresia formulei scrise in celula activa (daca este cazul). In figura, celula activa este D3 si se afiseaza, prin urmare, expresia calculata.
In configurarea uzuala, efectuarea calculului este imediata, dar sistemul se poate configura incat recalcularea formulelor sa se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). De mentionat ca modificarea valorii celulelor referite in formula nu necesita rescrierea formulei: recalcularea foii va reflecta in rezultat(e) noile valori.
In operatiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie:
- direct - este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante;
- dinamic - este cazul referintelor la celule (domenii de celule); daca in locul rezervat unei referinte se efectueaza un click in celula referita (sau se selecteaza domeniul necesar), atunci referinta este trecuta automat in formula, dupa care formula poate fi continuata in mod uzual; o selectie similara se poate efectua prin actionarea tastelor directionale;
- inserarea unei functii - prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este nevoie, dialogul prin care se insereaza valoarea unei functii, mecanism explicat in continuare.
Utilizarea unei functii
Mediul Excel dispune de o vasta biblioteca de functii clasificate dupa domeniul principal de utilizare: matematice (calcule generale), financiare (dobanzi), ingineresti etc. O functie poate fi utilizata prin apelarea ei intr-o formula. Apelul se face in mod uzual, prin numele functiei urmat de parametri.
De exemplu, includerea expresiei SUM(A1:A4) intr-o formula are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule ale coloanei A si utilizarea rezultatului in formula respectiva. Referirea unei functii necesita prin urmare cunoasterea numelui si a numarului de parametri necesari.
In cazul in care utilizatorul nu stie pe de rost aceste elemente definitorii ale functiei, se poate utiliza meniul adecvat din mediul Excel. Comanda Function din meniul Insert realizeaza conducerea utilizatorului spre o corecta referire a functiei.
Se afiseaza dialogul Paste Function, aratat in figura de mai jos.
Se observa ca in partea stanga se va selecta categoria de functii (lista Function category). In functie de clasa aleasa, in partea dreapta (lista Function name) apar denumirile functiilor disponibile in aceasta clasa. Este de remarcat si textul explicativ atasat functiei selectate in lista din dreapta. Continuarea dialogului se face prin apasarea tastei Enter sau a butonului OK, dialogul ulterior fiind specific functiei selectate.
Daca, spre exemplificare, presupunem ca s-a selectat functia de calcul a mediei aritmetice (AVERAGE), dialogul este prezentat in figura urmatoare.
Se observa zonele in care trebuie sa se introduca valorile (cazul din zona Number2 - valoare unica, sau din zona Number3 - un tablou de valori), sau referintele la valori, pentru care se calculeaza media aritmetica. De remarcat ca referintele se pot da specificand denumirea data domeniului valorilor (cazul ilustrat in zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat in zona Number4). Indicarea zonei se poate efectua prin selectarea dinamica (se trage mouse-ul peste zona respectiva). Pentru selectarea dinamica exista unealta specifica actionata prin butonul din dreapta fiecarei zone editabile: actionarea acelui buton reduce dialogul la o suprafata minima, astfel incat devine vizibila o mai mare portiune a foii de calcul.
In acest dialog se observa atat textul explicativ, cat si butonul din stanga jos care ofera posibilitatea obtinerii unor explicatii mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre functia aleasa. Rezultatul functiei (pentru argumentele fixate in acel moment) este afisat in zona Formula result. Este de remarcat ca dialogul va afisa intotdeauna o zona libera prin redimensionarea lui, astfel incat se pot completa pana la 30 de argumente.
In concluzie, apelul unei functii poate fi realizat prin:
- scrierea intr-o formula a expresiei "functie(argumente)" sau
- initierea dialogului de inserare a functiei prin meniul Insert.
Inserarea unei functii de tip tablou
Pentru functiile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu functia care calculeaza produsul a doua matrice) procedura de inserare este oarecum diferita:
se selecteaza zona care va contine rezultatele (zona trebuie sa fie suficient de intinsa, in caz contra se vor trece doar atatea rezultate cat se poate);
se tasteaza formula care contine referinta la functia tablou;
se termina operatiunea prin apasarea combinatiei de taste Ctrl+Shift+Enter.
Calcularea foii de calcul
O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zona complexa de lucru in care este pastrata automat evidenta referintelor din formule sau argumente de functii, astfel incat foia poate fi adusa oricand la o stare de consistenta in sensul ca toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde valorilor actualizate ale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul.
Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face in mod automat, cu alte cuvinte orice modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia sa ramana consistenta.
Pentru foile complexe acest fapt poate produce o operare greoaie, datorita efectuarii repetate a unor calcule partiale neimportante. In asemenea cazuri este indicata calcularea manuala a foii, efectuata doar la dorinta utilizatorului. Aceasta procedura trebuie insa aplicata cu atentie intrucat poate distorsiona receptarea informatiilor (un utilizator obisnuit cu calcularea automata poate avea impresia ca nu se aplica corect formulele din foaie).
Pentru a vizualiza rezultatele corecte se va cere in prealabil calcularea foii.
Modul de calcul a caietului se fixeaza prin comanda Optiuni (en. Options) din meniul Instrumente (en. Tools). In fisa Calcul (en. Calculation) exista grupul de optiuni sinonim, ilustrat in figura alaturata.
Automat (en. Automatic) - se fixeaza modul automat de recalculare a foii.
Automat, exceptand tabelele (en. Automatic except tables) - se recalculeaza automat toate formulele, cu exceptia tabelelor pivotante (un instrument de analiza a datelor care este prezentat ulterior).
In mod manual (en. Manual) - recalcularea are loc manual la actionarea tastei F9 (se recalculeaza toate foile din toate caietele deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculeaza doar foaia activa). Aceste actiuni pot fi efectuate si din dialog prin apasarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet.
Precizia calculelor
In mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maxima (15 cifre semnificative exacte), chiar daca operanzii sunt afisati in foaia de calcul cu mai putine zecimale in urma unor operatiuni de formatare.
Daca se doreste efectuarea calculelor cu precizia afisata, deci fiecare operand contribuie exact cu valoarea afisata (cu referire in special la numarul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin marcarea casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fisa Calculation, comanda Options, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat in cunostinta de cauza deoarece nu se mai poate reveni la alta precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la valorile afisate.
Corectitudinea rezultatelor mai depinde de optiunile alese in grupul din partea inferioara a figurii anterioare, optiuni care controleaza calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul este recalculata de numarul de ori indicat in zona Maximum iterations sau pana cand rezultatele din doua recalculari succesive difera cu mai putin decat este indicat in zona Maximum change. Este evident ca un numar de iteratii mai mare, sau o precizie mai buna conduce la un timp mai mare de calcul.
Completarea asistata a informatiilor
Pe langa posibilitatea de completare individuala a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de mecanisme predefinite care ajuta la completarea automata a informatiilor.
Procedeul este util mai ales atunci cand o zona a foii de calcul trebuie sa contina informatii similare. Sa ne imaginam, de exemplu, situatia simpla in care se numeroteaza liniile unui tabel. Este evident ca automatizarea unui asemenea proces reduce durata operatiunii si elimina erorile de numerotare.
In utilizarea mecanismelor de completare
automata este important sa se retina existenta asa-zisului
maner de completare (fill handle) reprezentat printr-un punct situat in
coltul dreapta inferior al unei selectii. Figura alaturata
arata reprezentarea grafica a acestui element.
Pozitionarea mouse-ului in acest punct produce transformarea pointerului intr-un pointer cruce, care arata ca manerul a fost agatat.
Operatiunile specifice se executa prin tragerea acestui maner tinand apasat butonul stang sau drept al mouse-ului si sunt explicate in continuarea acestei sectiuni.
Daca in meniul Instrumente (en. Tools), comanda Optiuni (en. Options), fisa Editare (en. Edit) se deselecteaza caseta de control Allow cell drag and drop, atunci dragarea nu mai este permisa (nu se mai afiseaza manerul de completare).
Sunt uzuale doua tipuri de completari automate: serii de date si copieri multiple de formate sau continut.
Serii
Printr-o serie se intelege aici o insiruire de termeni care pot fi obtinuti dupa o aceeasi formula (pornind, in general, de la unul sau doi termeni initiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3, .), serii temporale (10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, marti, miercuri etc.).
Tipuri de serii
Serii temporale
Se pot completa in mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afisate fiind unitar pentru toti termenii seriei (ziua, ziua+denumirea zilei, denumirea lunii etc.):
Zile, saptamani, luni sau ani cu pas definit de utilizator
Serii de zile lucratoare
Serii de numere
Exista trei tipuri de serii numerice:
Serii liniare - sunt seriile cu pas aditiv constant (progresii aritmetice),
Serii de crestere - sunt seriile cu pas multiplicativ constant (progresii geometrice),
Serii de trend - se realizeaza o aproximare liniara a tendintei identificabile din primii termeni ai seriei dupa care se calculeaza potrivit modelului estimat toti termenii seriei, inclusiv primii.
Serii de termeni
Utilizatorul poate sa-si defineasca liste (seturi ordonate de termeni) proprii prin intermediul fisei Lista particularizare (en. Custom Lists din dialogul Optiuni (en. Options (meniul Instrumente Tools). Informatiile cerute sunt vizibile in figura alaturata.
In lista din stanga sunt afisate toate listele definite (acestea sunt pastrate in mediul Excel, deci sunt disponibile si in utilizarile ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selecteaza intrarea LISTA NOUA (en. NEW LIST dupa care se trec termenii noii liste in zona rezervata Intrari in lista (en. List entries Trecerea de la un termen la altul se realizeaza prin ENTER. La terminarea listei se actioneaza butonul Adaugare (en. Add si lista definita apare in zona Liste particularizate (en. Custom lists din partea dreapta.
Eliminarea unei liste se realizeaza prin selectarea in Liste particularizate Custom lists si actionarea butonului Delete.
Avand la baza o lista proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obtine prin indicarea unuia sau mai multor termeni initiali dupa care completarea seriei se realizeaza prin parcurgerea ciclica a listei. De exemplu, avand la baza lista cu denumirile romanesti ale zilelor saptamanii, se poate genera seria luni, miercuri, vineri, duminica, marti etc. obtinuta prin insiruirea zilelor din doua in doua, observandu-se parcurgerea repetata a listei.
Completarea seriilor prin comanda Series
Completarea automata a unei serii poate fi ceruta atunci cand se porneste de la un domeniu selectat, care se va completa cu termenii seriei (cazul in care se cunoaste numarul de termeni ai seriei generate), sau atunci cand procesul de generare se opreste la o valoare tinta.
In ambele cazuri se va inscrie primul termen in celula de pornire. Daca se selecteaza un domeniu, primul termen trebuie sa fie in celula activa.
Comanda Series din submeniul deschis
In grupul Series in se fixeaza directia de generare: pe linie (Rows) sau pe coloana (Columns).
In grupul Type se alege tipul de serie: liniar (Linear), de crestere (Growth), temporal (Date) sau identificat automat (AutoFill - permis doar la selectarea prealabila a domeniului).
In grupul Date unit se fixeaza unitatea de incrementare: zi (Day), zi lucratoare (Weekday), luna (Month) sau anul (Year).
Se marcheaza Trend daca se doreste generarea unei serii de trend.
Step value - se inscrie valoarea pasului de incrementare (poate fi si negativ).
Stop value - se inscrie valoarea de oprire (necesara atunci cand nu se porneste cu un domeniu selectat).
Observatii. 1. Prin AutoFill se pot completa serii diverse de informatii, identificate prin analize sofisticate. De exemplu, comanda Series - AutoFill pornind de la selectia din prima figura alaturata produce continuarea numerotarii sub forma prezentata in a doua figura.
2. Prin selectarea mai multor linii si coloane se pot genera concomitent mai multe serii.
Completarea prin drag-and-drop
Daca se selecteaza inceputul seriei (primul termen sau un numar de termeni suficient pentru identificarea tipului seriei) si se agata manerul de completare, prin tragerea acestuia se completeaza seria in domeniul dorit.
Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, daca se pleaca de la o selectie care contine mai multe linii/coloane.
