INTRODUCEREA SI EDITAREA DATELOR IN EXCEL

Cuprins

Introducerea si editarea datelor

Introducerea textelor

Introducerea  numerelor

Introducerea datelor calendaristice si orelor

Efectuarea modificarilor

Selectarea, copierea si  mutarea celulelor

Copierea datelor

Mutarea datelor

Introducerea si editarea datelor

Pe masura ce datele sunt introduse de la tastatura ele apar in celula activa dar si intr-o zona de deasupra foii de calcul, numita bara de formule (Figura 2.1). Daca bara de formule nu este afisata din meniul View se selecteaza comanda Formula Bar.

Figura 2.1 - bara de formule

In bara de formule apare o bara clipitoare care indica locul unde va aparea urmatorul caracter tastat.

Introducerea datelor se termina fie apasand tasta <Enter>, fie activand o alta celula (cu mouse-ul, cu sageti, cu "Tab" etc.). Daca introducerea nu se termina corect urmatoarele comenzi nu vor mai putea fi aplicate.

Introducerea textelor

Datele de tip text includ caractere alfabetice, numere si simboluri. Pentru a introduce text intr-o celula se selecteaza celula, se scrie textul si apoi se valideaza prin apasarea tastei <Enter>. Intr-o celula se pot introduce cel mult 255 caractere. Textul introdus este aliniat in celula la stanga.

Daca un numar trebuie introdus ca text (de exemplu un cod postal) inaintea datelor trebuie introdus un apostrof.

Daca textul este prea lung si nu incape in celula activa partea in exces va fi afisata in celula adiacenta dreapta daca aceasta este libera; daca nu este libera va fi afisat doar textul care incape in celula activa. Pentru a putea afisa textul in intregime trebuie marita dimensiunea coloanei active.

Pentru a modifica dimensiunea unei coloane se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe marginea din dreapta a etichetei coloanei. Forma cursorului se va modifica ( . Se trage de acest cursor  si se elibereaza butonul mouse-ului cand se ajunge la dimensiunea dorita. O alta metoda este aplicarea unui dublu clic cand apare acest cursor; in acest mod coloana va avea dimensiunea textului de lungime maxima din coloana.

Introducerea  numerelor

Numerele sunt valori care contin caracterele 1 2 3 5 6 7 8 9 0 - + /. E e.

Pentru a introduce un numar, se selecteaza celula dorita se scrie numarul si se apasa <Enter>. Daca intr-o celula se introduce un numar prea lung, Excel incearca sa-l afiseze in format exponential (1.53 E+08 sau 1.53 * 10⁸). Daca numarul nu poate fi afisat nici in format exponential atunci in celula apare ####. In acest caz pentru a putea vizualiza numarul se va mari dimensiunea coloanei folosind metoda prezentata la introducerea textelor.

In Excel exista mai multe formate numerice. Cateva din acestea sunt prezentate in tabelul de mai jos:

Pentru introducerea unei fractii, trebuie scris numarul intreg, urmat de un spatiu si fractia respectiva. Daca trebuie introdusa numai partea fractionara se scrie zero, spatiu si fractia. Astfel, Excel poate interpreta datele introduse ca fiind in format data.

Intr-o celula numerele sunt aliniate la dreapta.

Introducerea datelor calendaristice si orelor

Valorile de tip ora pot fi introduse in urmatoarele formate:

La introducerea datelor calendaristice trebuie sa fim atenti ce sistem de introducere a datelor este folosit pe calculatorul pe care il folosim. In continuare vom folosi sistemul american de introducere a datelor, marea majoritate a calculatoarelor fiind setate pe sistemul respectiv. Valorile introduse corect vor apare in bara de formule in formatul luna/zi/an, indiferent de stilul de formatare a celulei.

Alte formate de introducere a datelor sunt:

Excel inregistreaza datele si orele sub forma de numere. Fiecarei date si ore ii este atasat un numar. Aceste numere se numesc numere seriale. Numai formatul de afisare este de tip data sau ora. Folosind aceasta codificare, o data reprezinta numarul de zile care despart data de 1.01.1900 de data specificata; ora reprezinta o fractiune zecimala din 24 de ore.

Numerele seriale au proprietatea ca permit calcularea zilelor scurse intre doua date specificate sau a duratelor dintre doua momente de timp. Numerele seriale atasate datelor sunt numere intregi, cele atasate orelor sunt numere subunitare.

Exemple:

Implicit datele si orele se aliniaza in celule la dreapta. Daca o data nu este introdusa corect ea este transformata in text si informatia din celula va fi aliniata la stanga. Acest mod reprezinta o metoda foarte simpla de a verifica daca datele sau orele au fost introduse corect.

In unele cazuri, desi a fost utilizat un format corect pentru valori de tip data sau ora rezultatul afisat apare sub forma de numar. Acest lucru se intampla cand celula respectiva a fost formatata anterior cu un format altul decat General. In acest caz celulei respective trebuie sa i se aplice formatul data sau ora corespunzator (vezi lectia 3).

Efectuarea modificarilor

Daca datele dintr-o celula au fost introduse gresit acestea se pot corecta in modul urmator:

1.     Se activeaza celula care contine datele care trebuie modificate.

2.     Se apasa tasta <F2> sau se aplica un clic in linia de formule in dreptul locului unde trebuie facute modificari.

3.     Se fac operatiile de stergere si inserare necesare. Pentru a muta punctul de insertie se folosesc tastele sageti. Pentru stergere se pot folosi tastele <Backspace> - pentru a sterge un caracter la stanga - si <Delete> - pentru a sterge un caracter la dreapta.

4.     Se apasa tasta <Enter>.

Selectarea, copierea si  mutarea celulelor

Cand o celula este activa cursorul mouse-ului poate lua trei forme:

Selectarea celulelor

Celulele pot fi selectate in doua moduri: cu tastatura si cu mouse-ul.

Selectarea celulelor cu  tastatura

Pentru a selecta un domeniu de celule cu ajutorul tastaturii, se vor efectua urmatorii pasi:

1.     Se activeaza celula din coltul din stanga-sus al domeniului.

2.     Celulele se selecteaza folosind combinatiile de taste: <Shift>+< >, <Shift>+< >, <Shift>+< >, <Shift>+< > Celulele selectate apar in video-invers. Exceptie face prima celula selectata.

Selectarea celulelor cu mouse-ul

Pentru a selecta un domeniu de celule alaturate, se vor efectua urmatorii pasi:

1.     Se aplica un clic pe celula din coltul din stanga-sus al domeniului.

2.     Tinand butonul stang al mouse-ului apasat, se trage de mouse spre coltul din dreapta-jos al domeniului. Celulele selectate apar in video-invers. Exceptie face prima celula selectata.

3.     Se elibereaza butonul mouse-ului.

Pentru a selecta celule care nu sunt alaturate se tine apasata tasta Ctrl in timp ce se aplica un clic de mouse pe celulele individuale.

Pentru a selecta un rand intreg sau o coloana de celule se aplica un clic pe eticheta de rand sau de coloana.

Copierea datelor

Prin copiere, datele originale raman la locul lor, copia lor fiind plasata in locul indicat de utilizator.

Pentru a realiza operatia de copiere, se vor efectua urmatorii pasi:

1.     Se selecteaza celula sau domeniul de celule care trebuie copiate.

2.     Se aplica comanda Edit, Copy.

3.     Se selecteaza prima celula  din zona unde se va plasa copia.

4.     Se aplica comanda Edit, Paste.

Pentru a copia date in celule alaturate, se poate utiliza si o alta metoda mai rapida:

1.     Se selecteaza celula care trebuie copiata.

2.     Se pozitioneaza cursorul mouse-ului in coltul din dreapta-jos al celulei.

3.     Cand cursorul mouse-ului ia forma unei cruci subtiri, se apasa butonul stang al mouse-ului si se trage de mouse peste celulele in care se vor copia datele.

Mutarea datelor

Prin mutare datele sunt luate din pozitia initiala si sunt plasate in noua locatie.

Pentru a realiza operatia de mutare, se vor efectua urmatorii pasi:

1.     Se selecteaza celula sau domeniul de celule care trebuie mutate.

2.     Se aplica comanda Edit, Cut.

3.     Se selecteaza prima celula  din zona unde se va plasa copia.

4.     Se aplica comanda Edit, Paste.

O alta metoda mai rapida este urmatoarea:

1.     Se selecteaza celula care trebuie mutata.

2.     Se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe conturul celulei.

3.     Cand cursorul mouse-ului ia forma unei sageti, se apasa butonul stang al mouse-ului si se trage de mouse in noua pozitie a datelor.