Exploatarea si intretinerea sistemului informatic

EXPLOATAREA SI INTRETINEREA SISTEMULUI INFORMATIC

1 Exploatarea sistemului informatic

Dupa ce implementarea a luat sfarsit, incepe etapa de exploatare si intretinere a sistemului informatic. Acum sistemul informatic functioneaza la parametri normali prevazuti de proiectanti. Activitatea de exploatare se reduce la executia curenta a operatiilor de culegere a datelor, transmitere, validare si prelucrare a acestora, construirea si consultarea situatiilor de informare-raportare.

Exploatarea curenta si mentinerea in functiune a sistemului informatic presupun punerea in stare operationala a calculatorului si a perifericelor, dupa care se continua cu urmatoarele operatii:

restaurarea bibliotecilor de programe si a bazei de date specifice noului sistem de pe copiile de siguranta obtinute la prelucrarea precedenta;

lansarea in executie a programelor pentru crearea si actualizarea bazelor de date, obtinerea listelor de control si eliminarea erorilor;

exploatarea bazei de date in vederea obtinerii situatiilor de iesire;

verificarea corectitudinii rezultatelor obtinute prin control de verosimilitate sau sondaj;

stocarea pe dischete a ultimei versiuni a bazei de date in vederea conservarii acestora pana la prelucrarea urmatoare.

In functie de experienta dobandita in perioada exploatarii noului sistem si de rezultatele obtinute ca urmare a informatizarii activitatii unitatii beneficiare se pot efectua reorganizari in structura serviciilor functionale, prin trecerea anumitor activitati dintr-un compartiment intr-altul, reconsiderarea unor centre de decizie etc.

Exploatarea curenta si mentinerea in functiune a sistemelor informatice, asigura functionarea acestuia pe toata durata lui de executie. Ea inceteaza in situatia in care se renunta la sistemul existent in functiune pentru a se trece la utilizarea altui sistem mai evoluat si eficient.

2 Procesul de intretinere a sistemelor informatice

Din totalul cheltuielilor generate de sistemele informationale ale unitatilor, cea mai mare parte revine etapei de intretinere, si ca atare, personalul antrenat in intretinere este cel mai numeros. Intretinerea incepe odata cu instalarea sistemului si se refera nu numai la echipamente, ci si la software si la procedurile economice utilizate pe timpul exploatarii aplicatiilor din sistem.

Intretinerea sistemului informatic consta in totalul activitatilor desfasurate pentru asigurarea functionarii sistemului la parametri normali, corectarea, eliminarea tuturor erorilor care apar pe parcurs, dar si introducerea in sistem a unor imbunatatiri, perfectionari, modernizari etc., menite sa creasca nivelul parametrilor de functionare ai sistemului economic.

Un aspect important se refera la durata etapei de intretinere, dupa unele pareri ar fi de 5 ani, dupa altele 10 sau mai multi. Raspunsul poate varia de la un caz la altul, tendinta fiind de crestere a perioadei de intretinere si implicit a costurilor aferente.

Pe timpul intretinerii un grup de persoane se va ocupa de colectarea cererilor de intretinere lansate de utilizatori sau de alte parti implicate in exploatarea sistemului sau verificarea modului in care acesta functioneaza. Activitatile implicate de intretinerea sistemului sunt:

obtinerea cererilor de intretinere;

transformarea cererilor in propuneri de schimbari;

proiectarea schimbarilor;

implementarea schimbarilor.

Perfectionarea sistemului informatic presupune:

folosirea de tehnica de calcul care sa permita inregistrarea directa a datelor de intrare la locul si-n momentul producerii lor;

perfectionarea sistemului de operare prin optimizarea programelor si a tehnicii de operare;

optimizarea si parametrizarea programelor care sa asigure portabilitatea acestora;

utilizarea retelelor de calculatoare pentru realizarea obiectivelor din unitatea economica beneficiara.

Intrucat cheltuielile de intretinere au o pondere substantiala in structura costurilor totale ale sistemelor, consideram relevanta prezentarea tipurilor de intretinere: corectiva, adaptativa, perfectiva, conform fig.

Intretinerea corectiva consta in efectuarea unor lucrari de reparatii pentru indepartarea unor defecte produse in timpul proiectarii, scrierii programelor sau implementarii sistemului. In majoritatea cazurilor, intretinerea corectiva intervine imediat ce se pune in functiune noul sistem sau o componenta a acestuia. Cat timp o astfel de intretinere isi propune doar sa indeparteze defecte, ea nu adauga valoare decat intr-o pondere derizorie, in pofida celor 75 de procente alocate intretinerilor corective din totalul activitatilor de intretinere a sistemului.

Intretinerea adaptativa presupune efectuarea unor schimbari in sistem, conditionate de: intentia de imbunatatire a performantelor functionale; adaptarea la schimbarile organizationale; deplasarea sferei de activitate a unitatii in alt mediu.

Daca intretinerea corectiva presupune o interventie cat mai urgenta in urma sesizarilor venite din sistem, cea adaptiva nu este la fel de presanta, intrucat factorii care o conditioneaza nu au aparitii spontane. O alta diferenta consta in faptul ca intretinerea adaptiva, spre deosebire de cea corectiva, adauga valoare organizatiei.

Intretinerea perfectiva are ca scop efectuarea unor schimbari pentru imbunatatirea diverselor prelucrari, modificarea cu scopul folosirii mai usoare a interfetelor sau pentru a i se adauga noi elemente, care insa nu sunt strict necesare. O astfel de operatiune de intretinere constituie mai curand o dezvoltare a sistemului si face parte din categoria activitatilor care adauga valoare organizatiei.

Intretinerea preventiva se efectueaza cu scopul diminuarii substantiale a posibilitatilor de defectare a sistemului, adauga valoare organizatiei.         

Costurile mentenantei unui sistem sunt influentate de cateva elemente principale:

in fazele de evaluare / proiectare nu pot fi luate in considerare toate scenariile privind functionarea sistemului;

un sistem mare este proiectat si implementat de catre mai multe echipe, in perioade diferite, ceea ce implica o buna coordonare a activitatii lor si poate conduce la generarea unor solutii a caror integrare ridica uneori probleme in timpul exploatarii;

dezvoltarea unui sistem informatic este un proces de durata si pe parcursul proiectarii si implementarii pot sa apara modificari majore in ceea ce priveste : legislatia, performantele echipamentelor si produselor programului, orientarea activitatii organizatiei, forma de proprietate, strategia manageriala;

personalul care deserveste sistemul, castiga experienta si intelege din ce in ce mai bine ce ar trebui sa faca, uneori in opozitie cu ce face.

Activitatea de mentenanta trebuie evaluata pentru a observa daca, la un moment dat, cheltuielile implicate nu depasesc limitele acceptabile. Daca la un moment dat se constata ca beneficiarele sunt puternic afectate de cheltuielile cu mentenanta, se poate concluziona ca sistemul nu mai raspunde necesitatilor si este necesara inlocuirea sa partiala sau totala. In felul acesta se reia ciclul de viata al dezvoltarii sistemului.

3 Documentatia necesara exploatarii si intretinerii sistemului informatic

Exploatarea noului sistem informatic se va realiza conform instructiunilor de exploatare prevazute in manualul de utilizare. Aceste instructiuni se adreseaza in principal utilizatorilor finali, adica beneficiarilor propriu-zisi ai sistemului informatic si pot fi completate cu procedurile de autodocumentare cuprinse in produsul program.

Manualul de utilizare si exploatare cuprinde urmatoarele instructiuni de utilizare si exploatare:

Instructiuni de utilizare

- proceduri de codificare a datelor prin care se dau instructiuni despre modul de intocmire a codurilor. Aici se explica sistemul de codificare utilizat si structura codurilor. De asemenea se precizeaza criteriile de validare pentru fiecare cod si eventualele codificari automate pe care le face sistemul;

- proceduri de incarcare/validare date, prin care se dau instructiuni despre popularea colectiilor de date. Aici se precizeaza documentele primare din care se preiau datelor si modul de completare al acestora. Prin comparatie se prezinta machetele de intrare si videoformatele aferente documentelor primare. Se precizeaza si corelatiile care trebuie sa eyxiste intre diferitele date incarcate. Toate aceste instructiuni sunt utile utilizatorului pentru actualizarea datelor din colectiile de date. Pentru alegerea colectiei de date pe care se va lucra, precum si a operatiei care se va efectua,  utilizare a sistemului de meniuri oferit de produsul program;

- proceduri de obtinere a situatiilor de iesire, prin care se dau instructiuni despre modul de afisare si interpretare a rapoartelor, listelor etc. Se prezinta pentru fiecare situatie de iesire macheta, continutul, periodicitatea de obtinere si se dau exemple. Instrutiunile vizeaza nu numai modul de obtinere a situatiilor de iesire, dar si interpretarea acestora. Se precizeaza semnificatia datelor continute in situatia de iesire si eventualele corelatii dintre date si cheile de control.. In final se indica modul de difuzare si arhivare a situatiilor de iesire;

- alte proceduri speciale prin care se dau instructiuni despre eventualel conversii, interfete, comunicatii cerute de produsul program.

Instructiuni de exploatare

- esalonarea in timp a procedurilor utilizate. Rezultatul este un grafic de exploatare a procedurilor care trebuie sa semene cat mai mult cu sistemul de meniuri al produsului program. Ambele trebuie sa ghideze utilizatorul in exploatarea produsului program: ordines operatiilor, succesiunea lor in timp, semnificatia lor etc.

- proceduri privind datele de intrare. Se dau instructiuni privind primirea, controlul, restituirea si pastrarea documentelor din  care se preiau datele de intrare. De asemenea, se indica modul de pregatire a datelor de intrare pentru incarcare: reguli de incarcare, de validare, de verificare.

Proceduri de asamblare lucrari. Se da o lista a procedurilor automate si se dau legaturile dintre acestea. Se ajunge astfel la o schema functionala a procedurilor. Schema va oferi variante de prelucrare si va indica facilitati si restrictii de exploatare a produsului program.

Proceduri de operare. Se dau instructiuni privind pregatirea rularii si apelului produsului program (mod de apel si iesire, parola de acces, fisiere necesare etc). Se indica o lista a mesajelor aparute la exploatare, precum si modul de actiune al utilizatorului(raspunsuri, reluari etc). Se dau indicatii privind operarea cu sistemul de meniuri, cu videoformatele si ferestrele produsului program.

Proceduri privind situatiile de iesire. Se dau instructiuni privind obtinerea rezultatului si controlul de forma si fond. Se indica numarul de exemplare necesare si suportul tehnic de informatie pe care se va obtine fiecare situatie de iesire. Se specifica destinatia si modul de arhivare a rapoartelor.

Intretinerea sistemului informatic va avea la baza documentatia intocmita in fiecare faza de realizare a acestuia. Documentatia astfel realizata va constitui, pe de o parte, un mijloc de comunicare intre diferitele categorii de personal de specialitate in informatica antrenate in realizarea diferitelor etape de proiectare a sistemului, iar pe de alta parte, dupa implementarea acestuia va constitui suportul necesar intretinerii sistemului de la specificatia de cerinte pana la planul de test si testarea finala a acestuia, dintre care amintim:

Specificatiile de cerinte ale sistemului;

Arhitectura generala a sistemului cu evidentierea intrarilor, procedurilor de control si validare a datelor, colectiile de date, procedurile de editare a situatiilor de informare/raportare, iesirile sistemului, resursele hardware/software folosite etc.;

Arhitectura programelor si schemelor logice de realizare a fiecarui program;

Videoformatele de intrare/iesire;

Programele sursa, listate si comentate;

Specificatiile de validare a datelor care descriu cum fiecare program e validat si cum se leaga informatiile de validare cu cerintele informationale ale utilizatorilor;

Un ghid de intretinere de sistem care descrie care parti din sistem depind de hardware si care de software.