Lectia 2

Crearea tabelelor

Tabelele constituie fundamentul bazelor de date Microsoft^® Access deoarece ele stocheaza datele utilizate de toate celelalte obiecte Access. Organizarea tabelelor in baza de date determina cat de eficienta este aceasta si cat de usor se pot accesa informatiile din baza de date. Inainte de a crea o baza de date, trebuie sa aveti in vedere informatiile pe care le va contine baza de date si cum vor fi organizate aceste informatii in tabelele din baza de date.

Dupa ce stabiliti ce tabele includeti in baza de date, aveti posibilitatea sa le creati utilizand Expertul Tabel, care va dirijeaza prin etapele construirii unui tabel nou sau sa creati tabele mult mai particularizate, fara ajutorul expertului.

In aceasta lectie veti invata sa creati tabele si sa utilizati apoi Vizualizare in mod proiectare pentru a le modifica prin crearea de campuri noi, prin rearanjarea celor existente si prin stergerea campurilor nedorite. De asemenea, veti invata cum se adauga inregistrari noi si cum se modifica informatiile din inregistrari.

Veti crea toate fisierele de practica utilizate in aceasta lectie.

Crearea unei baze de date

Crearea unei baze de date cere o pregatire prealabila. Chiar inainte de a porni Access, trebuie sa va ganditi cum va fi organizata baza de date si de ce tabele va fi nevoie pentru a crea baza de date. Ar trebui sa depasiti cel putin urmatoarele etape:

Stabilirea informatiilor ce se vor stoca in baza de date si a modalitatii logice de aranjare a tabelelor. De regula, creati un tabel pentru fiecare categorie generala de informatii pentru a evita sa puneti aceeasi informatie in mai multe tabele.

Strangerea tuturor informatiilor care vor face parte din baza de date, cum ar fi documente, foi de calcul, fisiere, informatii pe hartie, registre etc.

Stabilirea repartizarii informatiilor de stocat pe fiecare tabel. Tipurile diferite de informatii vor deveni campuri diferite in tabele. De exemplu, intr-un tabel care listeaza informatii despre rezervari pentru Adventure Works, se pot include informatii ca numarul rezervarii, numarul de identificare al oaspetelui, datele de incepere si de terminare a sejurului, numarul de persoane, apartamentul in care vor sta si daca sunt eligibili pentru reduceri oferite grupurilor.

Intervievarea persoanelor care vor utiliza baza de date. Aduceti-le la cunostinta ce tabele planuiti sa creati si ce campuri vor avea acestea. Utilizatorii pot avea sugestii, cum ar fi anumite categorii de informatii ce li se par utile.

Utilizarea acestor tehnici pentru a face planul bazei de date va va ajuta sa va imaginati scopul bazei de date si daca se poate utiliza un sablon de baza de date pentru a o crea. Access detine cateva sabloane de baze de date, care sunt baze de date gata facute care contin toate formatarile cerute pentru construirea unei baze de date cu utilizare specifica. De exemplu, daca va trebuie o baza de date pentru programari si facturare, utilizati sablonul de baza de date Access cu caracteristici speciale de perioade si facturare. Access detine un sablon de baza de date pentru urmarirea activelor, gestionarea contactelor, gestionarea evenimentelor, pentru cheltuieli, controlul inventarului, pentru registre, intrarile de comenzi, programarea resurselor, gestionarea apelurilor telefonice si pentru perioade si facturare.

Crearea unei baze de date este foarte asemanatoare cu deschiderea unei existente. Deschiderea unei baze de date existente este discutata in lectia 1, "Ce sunt bazele de date".

Cand porniti Access pentru a incepe crearea bazei de date, apare panoul de activitate Fisier nou, care ofera optiunea de utilizare a Expertului baze de date alternativ cu crearea bazei de date pornind de la zero. Daca selectati una dintre optiunile pentru sabloane din Nou, veti selecta un sablon pentru a-l utiliza pentru baza de date, apoi Expertul baze de date va va conduce prin etapele crearii bazei de date, punandu-va o serie de intrebari. Pe baza raspunsurilor dvs., expertul creeaza obiectele bazei de date (cum ar fi formulare, interogari sau rapoarte) de care baza de date are nevoie.

In aceasta lectie veti crea o baza de date si doua tabele fara ajutorul Expertului baza de date.

Daca veti crea baza de date fara ajutorul expertului, asa cum veti face in exercitiul urmator, trebuie sa creati singur fiecare obiect al bazei de date.

In acest exercitiu, veti crea o baza de date noua denumita Baze de date - Notiuni de baza 02.

Daca panoul de activitate Fisier nou nu este vizibil, acesta se poate deschide facand clic pe butonul Nou din bara de instrumente Access sau facand clic pe optiunea Nou din meniul Fisier.

Pentru a crea o baza de date utilizand un sablon, faceti clic pe una dintre optiunile din sectiunea Nou din sablon a panoului de activitate, apoi selectati sablonul pe care doriti sa-l utilizati din fila Baze de date a casetei de dialog care apare.

1 Cu Access deschis si cu panoul de activitate Fisier nou vizibil, faceti clic pe optiunea Baza de date necompletata din sectiunea Nou a panoului de activitate.

Apare caseta de dialog Fisier nou baza de date.

2 Faceti clic pe sageata cu lista verticala Salvare in, faceti clic pe pictograma discului fix, apoi faceti dublu clic pe folderul Baze de date - Notiuni de baza - Practica.

Access va salva baza de date noua in folderul Baze de date - Notiuni de baza - Practica.

3 In caseta Nume fisier, stergeti textul existent si tastati Baze de date - Notiuni de baza 02.

4 Faceti clic pe Creare.

Access salveaza baza de date din Baze de date - Notiuni de baza 02 in folderul Baze de date - Notiuni de baza - Practica. Fereastra Baza de date pentru Baze de date - Notiuni de baza 02 apare cu Tabele deja selectat in bara Obiecte.

Crearea unui tabel utilizand Expertul tabel

Cand utilizati Expertul tabel pentru a crea un tabel, campurile selectate pot fi din tabele diferite.

Dupa ce creati o baza de date, va trebui sa creati cateva tabele pentru a pastra datele din baza de date. Cea mai simpla modalitate de a crea un tabel este cu ajutorul Expertului tabel, care va conduce prin procesul de creare a unui tabel.

Expertul tabel ofera doua categorii de tabele: De afaceri si Personal. Categoria De afaceri contine sabloane pentru tabele obisnuite cum ar fi Cumparatori, Angajati si Produse. Printre optiunile din categoria Personal se afla Inventar bunuri locuinta, Retete, Plante si Jurnal exercitii. Fiecare exemplu de tabel contine mai multe campuri care se pot utiliza pentru tabel. De exemplu, in tabelul Adrese se pot selecta campuri pentru nume, prenume, cod postal, telefon de domiciliu, telefon serviciu si adresa de posta electronica. Pentru a adauga un camp la tabel, faceti numai clic pe campul dorit.

Expertul tabel va solicita, de asemenea, sa selectati un camp cheie primara pentru tabel. O cheie primara este un camp care identifica in mod unic fiecare inregistrare dintr-un tabel. De exemplu, un cod numeric personal al unui angajat poate servi drept cheie primara deoarece el identifica unic fiecare angajat; doi angajati nu pot avea acelasi cod numeric personal.

Pentru a intelege valoarea unei chei primare, sa luam exemplul angajatilor de la Adventure Works. Este relativ posibil ca statiunea turistica sa angajeze doua persoane cu exact acelasi nume, cum ar fi John Smith. Cu ajutorul campului cheie primara, fiecare John Smith va avea propriul sau numar de identificare. Unul poate avea IDAngajat H110, iar celalalt, IDAngajat  M220. Veti utiliza apoi ID-ul de angajat in locul numelui pentru a tine evidenta datelor pentru fiecare John Smith.

In acest exercitiu, veti crea un tabel denumit tblFurnizori, care va contine informatii despre firmele care furnizeaza materiale si servicii catre Adventure Works.

1 Faceti dublu clic pe Creare tabel utilizand expertul.

Apare prima caseta de dialog din Expert tabel.

2 In lista Exemple de tabele, defilati in jos si faceti clic pe Furnizori.

Campurile posibile pentru tabelul Furnizori apar in lista Exemple de campuri, avand campul IDFurnizor deja selectat.

Faceti clic pe butonul >> (Adaugare pentru tot) pentru a adauga toate campurile din lista Exemple de campuri la lista Campuri din tabelul nou.

3 Faceti clic pe butonul > (Adaugare).

Campul IDFurnizor se deplaseaza in lista Campuri din tabelul nou, iar Access selecteaza campul NumeFurnizor, asa cum se arata in ilustratia din pagina urmatoare.

4 Faceti clic pe butonul > (Adaugare).

Campul NumeFurnizor se deplaseaza in lista Campuri din tabelul nou.

5 Faceti clic pe Adresa, apoi faceti clic pe butonul > (Adaugare).

Campul Adresa se deplaseaza in lista Campuri din tabelul nou, iar Access selecteaza campul Localitate.

6 Faceti clic pe butonul > (Adaugare).

Campul Localitate se deplaseaza in lista Campuri din tabelul nou, iar Access selecteaza campul CodPostal.

Daca doriti sa apara campul StatSauProvincie inainte de campul CodPostal din tabelul final, adaugati campul StatSauProvincie la lista Campuri din tabelul nou inainte de a adauga campul CodPostal.

7 Repetati pasul 6 pentru a adauga campurile CodPostal si StatSauProvincie la lista Campuri din tabelul nou.

8 Faceti clic pe Urmatorul.

Apare urmatoarea caseta de dialog din Expert tabel.

Daca doriti sa alegeti manual campul cheie primara pentru tabel, faceti clic pe optiunea Nu, voi defini eu cheia primara. Urmatoarea caseta de dialog a Expertului tabel va va ajuta sa alegeti cheia primara.

9 In caseta Ce nume doriti pentru tabel?, stergeti textul existent, tastati tblFurnizori, apoi verificati sa fie selectata optiunea Da si setati o cheie primara.

10 Faceti clic pe Urmatorul.

Apare urmatoarea caseta de dialog din Expert tabel.

Daca este bifata caseta de selectare Afisare Ajutor pentru operarea cu tabelul, Ajutorul Access se va deschide cand tabelul este creat.

Campul ID Furnizor este campul cheie primara creat de Access. Tipul de date AutoNumerotare se prezinta in urmatoarea sectiune a acestei lectii.

11 Verificati daca este selectata optiunea Sa introduc date direct in tabel si daca este deselectata caseta de selectare Afisare Ajutor pentru operarea cu tabelul.

12 Faceti clic pe Terminare.

Noul tabel, tblFurnizori, apare in Vizualizare foaie de date.

13 Faceti clic pe butonul Vizualizare din bara de instrumente Foaie de date tabel.

Apare tabelul in Vizualizare proiect.

Access plaseaza o pictograma cheie alaturi de numele campului IDFurnizor pentru a-l indica cheie primara. Numele campurilor care apar de la stanga la dreapta in Vizualizare foaie de date apar de sus in jos in coloana Nume camp.

14 Faceti clic pe butonul Inchidere din coltul din dreapta sus al tabelului tblFurnizori.

Tabelul se inchide. Observati ca tabelul tblFurnizori apare in lista de nume de tabele din fereastra Baza de date.

In exercitiul precedent, poate ati observat ca in Vizualizare foaie de date, numele campurilor apar cu spatii, iar in Vizualizare proiect numele campurilor nu au spatii. De ce?

Desi majoritatea legendelor utilizate in aceasta carte sunt asemanatoare numelor de camp (IDFurnizor fata de ID Furnizor), legendele pot contine pana la 2048 de caractere si nu trebuie sa contina aceleasi informatii ca numele de camp. De exemplu, numele fisierului poate fi Data1, iar legenda poate fi Rezultate pentru luna mai 1999.

In general, Access permite spatii in numele campurilor, dar nu toate programele de baze de date permit aceasta.  De aceea, in cazul in care aveti vreodata nevoie sa transferati date din Access in alta aplicatie, trebuie sa evitati spatiile in numele de campuri. Ar trebui, de asemenea sa evitati spatiile daca va ganditi sa utilizati macrocomenzi, programe sau Microsoft Visual Basic cu baza de date Access. Datorita acestor limitari, aceasta carte nu utilizeaza spatii in numele de campuri.

Motivul pentru care vedeti spatii in numele campurilor din Vizualizare foaie de date este acela ca fiecare camp are si o legenda, care se utilizeaza in locul numelui de camp. Campurile nu au nevoie de legende, dar daca exista o legenda, ea apare in partea de sus a coloanei campului, in locul numelui campului, atunci cand tabelul este in Vizualizare foaie de date. De exemplu, in ilustratia de la pasul 13 al exercitiului precedent, numele campului IDFurnizor nu are spatii, iar daca il priviti in sectiunea Proprietati camp a ferestrei Vizualizare in mod proiectare tabel, veti vedea ca legenda pentru camp este ID furnizor, cu un spatiu. Atunci cand tabelul apare in vizualizare foaie de date, asa cum se intampla in pasul 12, legenda (cu un spatiu) apare in locul numelui campului.

Cand creati un tabel utilizand Expertul tabel, expertul creeaza legende care contin spatii. Cand creati dvs. un tabel pornind de la zero, asa cum veti face in exercitiul urmator, legendele apar numai daca le creati.

Crearea si modificarea unui tabel in Vizualizare proiect

Desi Expertul tabel furnizeaza o modalitate simpla de creare a unui tabel, poate va trebui sa creati un tabel pornind de la zero, daca expertul nu furnizeaza campurile care va trebuie. De exemplu, pentru a crea un tabel care tine evidenta apartamentelor de la Adventure Works, trebuie sa construiti tabelul pornind de la zero deoarece Expertul tabel nu detine un sablon care sa contina campuri ca tip de apartament sau pret. Atunci cand creati un tabel pornind de la zero, dvs. stabiliti numele campurilor.

Anumite caractere nu sunt permise in numele de campuri. Ele sunt:

Punct

Semnul exclamarii

Paranteze drepte (dreapta si stanga)

Ghilimele simple de deschidere

Numele campurilor pot fi de cel mult 64 de caractere, dar ar trebui sa evitati utilizarea de nume prea lungi pentru campuri. Numele lungi de campuri sunt mai greu de citit de catre utilizatori deoarece fara redimensionarea coloanei, nu este vizibil numele intreg. In plus, numele lungi de campuri fac ca tabelul sa fie dificil de incadrat pe ecran la vizualizarea sa in Vizualizare foaie de date.

De asemenea, trebuie sa atribuiti fiecarui camp un tip de date, care controleaza ce tip de date pot fi introduse in camp si asigura evitarea intrarilor incorecte in camp. De exemplu, daca aveti un camp numar de telefon si ii atribuiti tipul de date Numar, utilizatorii vor trebui sa introduca in acest camp numai numere, nu litere sau simboluri. Unele tipuri de date formateaza automat datele dintr-un camp. De exemplu, daca dati unui camp tipul de date Moneda, Access formateaza numerele introduse in acel camp ca valori monetare cu doua zecimale si semnul unitatii monetare.

Tipul de date AutoNumerotare este un tip special de date, care poate fi utilizat pentru a crea un camp cheie primara pentru un tabel. Datele dintr-un camp AutoNumerotare sunt generate de Access ori de cate ori se adauga o inregistrare noua la tabel. De exemplu, daca numerotati fiecare rezervare la statiunea turistica, pe masura primirii lor, utilizati campul AutoNumerotare pentru a genera automat numarul pentru urmatoarea rezervare.

Urmatoarele tabele listeaza tipurile de date disponibile pentru fiecare camp, tipul de date care poate fi introdus in fiecare tip si numarul permis de caractere. Text este tipul implicit de date pentru campurile noi.

Un bit reprezinta o cifra binara unica (o valoare 1 sau 0) care se utilizeaza pentru a reprezenta date si instructiuni de program in memoria si  procesorul computerului. De regula, 8 biti (de exemplu, 00101011) inseamna 1 octet, care reprezinta din punct de vedere numeric un caracter unic de date, cum ar fi litera "A" sau numarul "5". Hyperlink-urile sunt prezentate in continuare in aceasta lectie. Expertul de cautare este prezentat in lectia 3, "Lucrul cu tabele".

Cand creati sau modificati campuri, apare un selector de rand in stanga campului. Daca respectivul camp este campul cheie primara a tabelului, apare un simbol cheie alaturi de selectorul de rand. Pentru a face ca un camp sa devina cheie primara, faceti clic pe butonul Cheie primara din bara de instrumente Proiectare tabel. Se poate alege numai un singur camp cheie primara pentru fiecare tabel.

In acest exercitiu, veti crea un tabel nou, tblApartamente, pentru a tine evidenta apartamentelor de la Adventure Works.

1 Faceti dublu clic pe Creare tabel in modul Vizualizare proiect.

Apare un tabel necompletat in Vizualizare proiect, cu punctul de inserare aflat deja in prima celula din coloana Nume camp.

2 Tastati IDApartament.

Pentru a elimina desemnarea cheii primare dintr-un camp, faceti clic in randul pentru camp, apoi faceti clic pe butonul Cheie primara.

3 In bara de instrumente Proiectare tabel, faceti clic pe butonul Cheie primara.

Simbolul cheie primara apare la stanga randului IDApartament, desemnand campul drept camp cheie primara. Ca tip de date implicit apare Text.

4 In coloana Tip de date, faceti clic in prima celula, faceti clic pe sageata cu lista verticala care apare, apoi faceti clic pe AutoNumerotare.

Numerele din campul IDApartament vor fi generate de Access.

5 In coloana Nume camp, faceti clic in urmatoarea celula necompletata, tastati TipApartament, apoi apasati pe Tab.

Access selecteaza urmatoarea celula necompletata din coloana Tip de date, apare o sageata cu lista verticala, iar Text apare ca tip implicit. Text este tipul corect de date pentru acest camp.

6 In coloana Nume camp, faceti clic in urmatoarea celula necompletata, tastati PretApartament, apoi apasati pe Tab.

Access selecteaza urmatoarea celula necompletata din coloana Tip de date, apare o sageata cu lista verticala, iar Text apare ca tip implicit.

7 Faceti clic pe sageata cu lista verticala, apoi pe Moneda.

Access va formata datele introduse in campul PretApartament ca moneda, cu semnul de dolar si doua zecimale.

8 In bara de instrumente Proiectare tabel, faceti clic pe butonul Salvare.

Va aparea caseta de dialog Salvare ca.

9 Tastati tblApartamente, apoi faceti clic pe OK.

Access salveaza tabelul ca tblApartamente.

10 In bara de instrumente Proiectare tabel, faceti clic pe butonul Vizualizare.

Tabelul apare in Vizualizare foaie de date.

Una dintre optiunile pentru tipul de date ale unui camp este hyperlink. Un hyperlink permite campurilor unui tabel sa mentina legaturi la situri sau pagini Web din Internet sau intranetul firmei. Cand un utilizator face clic pe un hyperlink, browserul Web porneste si afiseaza pagina la care indica legatura. De exemplu, daca Adventure Works are un tabel care tine evidenta distribuitorilor pe care ii utilizeaza regulat, tabelul poate sa includa un hyperlink la situl Web al fiecarui distribuitor.

Cand tastati o adresa Web sau de intranet, nu trebuie sa includeti http:// la inceputul adresei.

Pentru a plasa un hyperlink intr-un camp, trebuie sa setati tipul de date al campului la Hyperlink si sa tastati adresa Web sau intranet-cum ar fi www.microsoft.com-in tabelul din Vizualizare foaie de date. Pentru a adauga un hyperlink la un tabel:

1       Cu tabelul deschis in Vizualizare proiect, faceti clic pe celula Tip de date pentru campul unde doriti sa fie hyperlink-ul.

2 Faceti clic pe sageata cu lista verticala care apare, apoi pe Hyperlink.

3 In bara de instrumente Proiectare tabel, faceti clic pe butonul Vizualizare pentru a afisa tabelul in Vizualizare foaie de date. Cand vi se solicita sa salvati modificarile, faceti clic pe Da.

4 Faceti clic prima inregistrare pentru campul setat la Hyperlink.

5 Tastati adresa Web sau intranet.

Adaugarea de campuri la tabele

Dupa crearea tabelului tblApartamente, care tine evidenta apartamentelor de inchiriat de la Adventure Works, decideti sa adaugati trei campuri noi la tabel: un camp Cladire (care va desemna numele cladirilor in care sunt apartamentele), un camp NrOcupanti (care va specifica cate persoane pot sta in apartament) si campul Note (care va pastra note despre apartamente, cum ar fi reparatii care trebuie efectuate). Procesul de adaugare a campurilor la un tabel existent este asemanator procesului de adaugare a unui tabel nou, efectuat in exercitiul precedent.

In acest exercitiu, adaugati campurile Cladire, NrOcupanti si Note la tabelul tblApartamente.

1 Faceti clic pe butonul Vizualizare din bara de instrumente Foaie de date tabel.

Tabelul tblApartamente apare in Vizualizare proiect.

Daca doriti sa adaugati un camp intre campuri care exista deja, faceti clic in randul pentru campul care sa fie precedat de noul camp, apoi faceti clic pe butonul Inserare randuri din bara de instrumente Proiectare tabel.

2 In coloana Nume camp, faceti clic in prima celula necompletata, tastati Cladire, apoi apasati pe Tab.

Access selecteaza urmatoarea celula necompletata din coloana Tip de date, apare o sageata cu lista verticala iar Text apare ca tip implicit. Text este tipul corect de date pentru acest camp.

3 In coloana Nume camp, faceti clic in urmatoarea celula necompletata, tastati NrOcupanti, apoi apasati pe Tab.

Access selecteaza urmatoarea celula necompletata din coloana Tip de date, apare o sageata cu lista verticala, iar Text apare ca tip implicit.

4 Faceti clic pe sageata cu lista verticala, apoi pe Numar.

Numar este tipul de date pentru campul NrOcupanti.

5 In coloana Nume camp, faceti clic in urmatoarea celula necompletata, tastati Note, apoi apasati pe Tab.

Access selecteaza urmatoarea celula necompletata din coloana Tip de date, apare o sageata cu lista verticala, iar Text apare ca tip implicit.

Tipul de date selectat este Memo pentru acest camp deoarece campurile Memo nu sunt limitate la 255 de caractere, cum sunt campurile Text.

6 Faceti clic pe sageata cu lista verticala, apoi pe Memo.

Campul Notes are tipul de date Memo.

7 In bara de instrumente Proiectare tabel, faceti clic pe butonul Salvare.

Access salveaza tabelul tblApartamente.

8 In bara de instrumente Proiectare tabel, faceti clic pe butonul Vizualizare.

Tabelul apare in Vizualizare foaie de date cu numele de campuri IDApartament, TipApartament, PretApartament, Cladire, NrOcupanti si Note. In tabel nu exista date.

Adaugarea si editarea inregistrarilor

In aceasta lectie ati creat pana acum o baza de date, doua tabele pentru aceasta baza de date si campuri pentru aceste tabele. Acum trebuie sa puneti unele date in tabelele create. Datele sunt introduse in tabele in Vizualizare foaie de date facand clic in celula unde vor intra datele, apoi tastand datele in celula.

Pentru a edita datele existente intr-un tabel, faceti clic in celula pe care doriti sa o modificati, utilizati tastele cunoscute de editare, cum ar fi tasta Backspace pentru a sterge text de la stanga punctului de inserare si tasta Delete pentru a sterge text de la dreapta punctului de inserare, apoi tastati noile date. De asemenea, se poate selecta cu indicatorul mausului o parte a intrarii sau intreaga intrare si apoi se tasteaza, ceea ce sterge datele selectate si le inlocuieste cu noile date.

Cand selectati o parte a unei inregistrari pentru a crea sau a modifica, apare un selector de inregistrare la stanga inregistrarii pentru a afisa starea curenta a inregistrarii.

Daca este libera caseta selector de inregistrare, inseamna ca nici un utilizator nu modifica inregistrarea in prezent. Inregistrarile individuale, nu pagini intregi, sunt blocate atunci cand un alt utilizator le editeaza.

Access difera fata de majoritatea celorlalte aplicatii Microsoft Office in ceea ce priveste salvarea modificarilor. In majoritatea aplicatiilor, lucrul trebuie sa fie salvat manual cand treceti mai departe. Cand introduceti date in obiecte Access, acesta le salveaza la trecerea in alta inregistrare. Aceasta inseamna ca nu veti fi intrebat daca salvati modificarile atunci cand inchideti un tabel, deoarece ele au fost deja salvate. Daca insa creati un obiect nou sau faceti modificari structurale (cum ar fi adaugarea de campuri noi) la un obiect existent, va trebui sa salvati manual. Access va solicita salvarea daca incercati sa inchideti un obiect la care ati facut si alte modificari, nu numai introducere de date.

In acest exercitiu, veti adauga trei inregistrari la tabelul tblApartamente si veti modifica datele intr-una dintre aceste inregistrari.

Observati ca tipul de date AutoNumerotare din campul ID Apartament da automat primei inregistrari ID Apartament 1.

1 In campul TipApartament, faceti clic pe prima inregistrare necompletata, tastati 2DM, apoi apasati pe Tab.

Access selecteaza campul PretApartament din prima inregistrare.

2 Tastati 75, apoi apasati pe Tab.

Observati ca Access formateaza automat datele din campul PretApartament format simbol monetar ca 75,00 lei.

Access selecteaza campul Cladire din prima inregistrare.

3 Tastati Lake View, apoi apasati pe Tab.

Access selecteaza campul NrOcupanti din prima inregistrare.

4 Tastati 4, apoi apasati pe Tab.

Access selecteaza campul Note din prima inregistrare.

5 Tastati Camera pe colt.

Prima inregistrare este completa.

De fiecare data cand incepeti o noua inregistrare, datele din inregistrarea anterioara sunt salvate.

6 In campul TipApartament, faceti clic in prima inregistrare necompletata, apoi urmati pasii anteriori pentru introducerea urmatoarelor informatii in inregistrare:

TipApartament: 3DM

PretApartament: 99

Cladire: Lake View

NrOcupanti: 6

Lasati necompletat campul Note.

7 In campul TipApartament, faceti clic in prima inregistrare necompletata, apoi urmati pasii anteriori pentru introducerea urmatoarelor informatii in inregistrare:

TipApartament: 3DM

PretApartament: 99

Cladire: Mountain View

NrOcupanti: 8

Note: Are paturi simple intr-un dormitor

Nu se va vedea tot textul din campul Note deoarece coloana nu este suficient de lata. Veti invata sa redimensionati coloanele in lectia 3, "Lucrul cu tabelele".

8 In prima inregistrare, faceti clic in campul TipApartament, stergeti textul existent, tastati 1DM, apoi apasati pe Tab.

Access selecteaza textul din campul PretApartament.

9 Stergeti textul existent, apoi tastati 69.

Daca doriti sa revocati modificarile dintr-un camp al unei inregistrari, apasati pe Esc. Pentru a revoca modificarile la intreaga inregistrare, apasati de doua ori pe Esc.

10 In prima inregistrare, faceti clic in campul NrOcupanti, stergeti textul existent, apoi tastati 2.

Mutarea si stergerea campurilor

Dupa ce incepeti sa utilizati un tabel, va dati poate seama ca ati inclus in tabel unele campuri care nu sunt necesare sau ca intrarile de date ar fi mai eficiente daca ar exista alta ordine a campurilor. Stergerea campurilor, care apar in coloane in Vizualizarea foaie de date, difera de stergerea inregistrarilor individuale, care apar in randuri. Daca stergeti un camp, pierdeti toate datele din acel camp pentru toate inregistrarile din baza de date.

Campurile se pot sterge sau rearanja afisand tabelul in Vizualizare proiect, apoi stergand sau rearanjand randurile. In Vizualizare proiect, fiecare rand reprezinta unul dintre campurile care apar ca o coloana in Vizualizare foaie de date. Astfel, daca stergeti un rand in Vizualizare proiect, stergeti un camp din Vizualizarea foaie de date. Cand mutati sau stergeti randuri in Vizualizare proiect, utilizati selectorul de rand pentru a selecta toate celulele din rand.

In acest exercitiu, schimbati ordinea campurilor din tabelul tblApartamente si stergeti campul NrOcupanti.

1 Faceti clic pe butonul Vizualizare din bara de instrumente Foaie de date tabel.

Apare tabelul in Vizualizare proiect.

2 In coloana Nume camp, faceti clic pe randul Cladire.

Selectorul de rand apare la stanga cuvantului Cladire.

3 Faceti clic pe selectorul de rand pentru randul Cladire.

Access selecteaza randul Cladire.

4 Glisati selectorul de rand in sus, chiar sub simbolul cheie primara care este la stanga randului IDApartament.

Randul Cladire se deplaseaza sub randul IDApartament.

5 In coloana Nume camp, faceti clic in randul NrOcupanti.

Selectorul de rand apare la stanga cuvantului NrOcupanti.

6 Faceti clic pe selectorul de rand pentru randul NrOcupanti.

Access selecteaza randul NrOcupanti.

Pentru a sterge un rand, se poate face clic pe Stergere randuri din meniul Editare sau dublu clic pe numele campului si clic pe Stergere randuri din meniul de comenzi rapide care apare.

7 In bara de instrumente Proiectare tabel, faceti clic pe butonul Stergere randuri.

Apare o caseta de avertizare care va intreaba daca doriti sa stergeti definitiv campul (sau campurile).

8 Faceti clic pe Da.

Access sterge randul NrOcupanti din tabel.

9 In bara de instrumente Proiectare tabel, faceti clic pe butonul Salvare.

Access salveaza tabelul.

Daca incercati sa comutati la Vizualizare foaie de date fara a salva modificarile, Access va cere sa le salvati.

10 In bara de instrumente Proiectare tabel, faceti clic pe butonul Vizualizare.

Tabelul apare in Vizualizare foaie de date.

Stergerea inregistrarilor

Stergerea unei inregistrari, a unui rand individual de date care contin informatii din mai multe campuri, este o procedura simpla care trebuie facuta cu grija. Dupa stergerea unei inregistrari, nu mai este posibila restabilirea sa. De aceea, asigurati-va ca eliminati inregistrarea care trebuie. Daca va ganditi sa stergeti mai multe inregistrari, este o buna idee sa creati o copie de rezerva a intregii baze de date in caz ca stergeti accidental inregistrari care nu trebuie sterse. Spre deosebire de campuri, inregistrarile se sterg in Vizualizare foaie de date.

Decideti ca tabelul tblApartamente ar trebui sa se limiteze la inregistrarile apartamentelor din cladirea Lake View. In acest exercitiu, veti sterge inregistrarea pentru apartamentul din cladirea Mountain View.

Nu trebuie sa selectati intreaga inregistrare pentru a o sterge.

1 Faceti clic oriunde in inregistrarea pentru apartamentul din cladirea Mountain View.

Selectorul de inregistrare apare la stanga inregistrarii.

2 Faceti clic pe butonul Stergere inregistrare din bara de instrumente Foaie de date tabel.

Apare o caseta de avertizare care va intreaba daca doriti sa stergeti inregistrarea (sau inregistrarile).

De asemenea, pentru a sterge o inregistrare, faceti clic pe Stergere inregistrare din meniul Editare sau clic cu butonul din dreapta pe inregistrare si clic pe Stergere inregistrare din meniul de comenzi rapide care apare.

3 Faceti clic pe Da.

Access sterge inregistrarea.

4 Faceti clic pe butonul Inchidere din coltul din dreapta sus al tabelului tblApartamente.

Tabelul se inchide.

Concluziile lectiei

Aceasta lectie abordeaza subiecte privind crearea unei baze de date noi si a unui tabel in Vizualizare proiect si cu ajutorul Expertului tabel, adaugarea campurilor in tabele, adaugarea datelor in tabele, editarea datelor din tabele, mutarea si stergerea campurilor si stergerea inregistrarilor.

Daca veti continua cu urmatoarea lectie:

Faceti clic pe butonul Inchidere din coltul dreapta sus al ferestrei Baza de date.

Baza de date din Baze de date - Notiuni de baza 02 se inchide.

Daca nu veti continua cu urmatoarea lectie:

Faceti clic pe butonul Inchidere din coltul din dreapta sus al ferestrei Access.

Access si baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 02 se inchid.

Testare rapida

1 Cum se adauga un camp la un tabel?

2 Cum se sterge o inregistrare?

3 Ce tehnici pot ajuta sa faceti planul unei baze de date?

4 Cum se muta un camp?

5 Ce este o cheie primara?

6 Care sunt cele doua modalitati de creare a unui tabel?

7 Cum se creeaza o baza de date?

8 Cum se introduce o inregistrare in tabel?

9 Ce face tipul de date AutoNumerotare?

Recapitulare

Exercitiul 1: Creati un tabel nou in Vizualizare proiect care listeaza conferintele ce vor fi gazduite la Adventure Works. Creati campurile pentru:

DataConferinta cu tip de date Data/Ora

NrZile cu tip de date Numar

NrParticipanti cu tip de date Numar

NrCamere cu tip de date Numar

Mutati campul NrCamere astfel incat sa apara sub NrZile si stergeti campul NrParticipanti. Inchideti tabelul fara sa salvati modificarile.

Exercitiul 2: Deschideti tabelul tblFurnizori in Vizualizare proiect si stergeti campurile Adresa, Localitate, CodPostal si StatSauProvincie. Adaugati un camp pentru TipdeActivitate si introduceti urmatoarele doua inregistrari:

Nume furnizor: Party Eternal

TipdeActivitate: Produse pentru petreceri

si

Nume furnizor: Ritzy Restaurant Supply

TipdeActivitate: Articole pentru decorarea restaurantelor

Imprimati tabelul, stergeti inregistrarea pentru Party Eternal, apoi inchideti tabelul.

Exercitiul 3:

Desi Adventure Works are multe atractii integrate si restaurante de calitate, oaspetii vor dori frecvent sa afle despre alte restaurante, evenimente distractive si alte atractii aflate la distante scurte de parcurs cu masina. Adaugati un tabel nou la baza de date din Baze de date - Notiuni de baza 02 si numiti-o tblAtractii. Tabelul trebuie sa contina numele evenimentului, locul de desfasurare sau adresa, distanta aproximativa de la statiune, un numar de telefon, o legatura la situl Web al evenimentului, daca este disponibil si o scurta descriere a ceea ce ofera. Includeti orice alte campuri credeti ca pot fi utile pentru acest tabel. Cand terminati de creat tabelul, salvati-l si inchideti baza de date.

Exercitiul 4: Deschideti baza de date din Baze de date - Notiuni de baza 02 si deschideti tabelul tblAtractii pe care tocmai l-ati creat. Comutati la Vizualizare foaie de date daca este necesar, apoi introduceti cel putin cinci evenimente distractive. Tipurile de atractii care ar interesa oaspetii pot fi filme, un curs de golf, zbor cu balonul, cladiri si locuri istorice sau orice altceva considerati atractiv. Creati date pentru cele cinci atractii si inchideti tabelul si baza de date.

Exercitiul 5: Creati o baza de date noua si salvati-o in folderul de practica. Aceasta baza de date va contine informatii despre colectia dvs. personala de muzica. Numiti baza de date MuzicaMea_XXX, unde XXX se inlocuieste cu initialele dvs. Creati un tabel care contine informatii despre colectia de muzica. Includeti campurile pe care le credeti potrivite, cel putin numele artistului, firma producatoare a inregistrarii, anul aparitiei, formatul (CD, mini-CD, MP3, disc, etc.) si valori de evaluare asociate, potrivit preferintelor (de exemplu, de la una la cinci stele). Cand terminati de creat tabelul, salvati-l si comutati la Vizualizare foaie de date si adaugati cel putin zece elemente la tabel.