Procesorul de texte Microsoft Word

Procesorul de texte Microsoft Word

1. Crearea unui document 4

2. Inserarea diacriticelor si a altor caractere speciale 4

3. Stabilirea parametrilor de formatare 5

3.1 Formatarea caracterelor 5

3.2 Formatarea documentului 6

3.2.1 Parametri de format la nivel de paragraf 6

Dupa cum am fost deja obisnuiti, Microsoft ofera o serie de imbunatatiri noilor versiuni ale aplicatiilor pe care le comercializeaza. Insa, in cazul pachetului Office 2007 asistam la o reproiectare completa a interfetei. Pe scurt, comenzile din aplicatiile pachetului Office 2007 pot fi executate fara a se mai accesa submeniuri sau butoane afisate in bara de instrumente, asa cum am fost obisnuiti in versiunile anterioare. Dispunem in continuare de o bara de meniuri (care cuprinde meniurile Home, Insert, Page Layout etc.) ce contine sectiuni cu obiecte, instrumente si instructiuni iar comenzile pot fi executate folosind facilitati precum:

secțiunile si casetele de dialog, afisate intr-o zona numita banda sau bara panglica (Ribbon) dar care va fi referita ca sectiune sau grup de optiuni;

accesul la comenzile frecvent folosite (de exemplu, Save, Undo), afisate in bara de instrumente de acces rapid, quick access;

accesul la comenzile fisierului, dispuse intr-un meniu ce poate fi activat rapid prin executarea unui click de mouse pe butonul Office.

Este important sa precizam faptul ca optiunea de care aminteam mai sus are un comportament dinamic, afisand doar acele instrumente de care avem nevoie la un moment dat.

Microsoft Office Word este un program de procesare a textului care permite crearea si/sau editarea documentelor necesare in viata de zi de zi a organizatiilor sau a persoanelor fizice, documente ce pot fi cu usurinta salvate pe un suport de stocare, listate la o imprimanta, publicate pe internet sau oferite spre consultare unui grup de lucru.

Procesorul de texte Word are o multitudine de caracteristici, printre care:

formatarea simpla a textului sau folosind stiluri predefinite sau definite de utilizator;

formatarea paginii;

instrumente integrate de corectare gramaticala si ortografica a textului;

instrumente grafice de stilizare a textului;

instrumente de administrare a corespondentei.

Programul poate fi lansat selectand meniul Microsoft Office Word la care se poate ajunge urmand succesiunea de comenzi: butonul Start de pe bara de stare a sistemului de operare Windows - All Programs - Microsoft Office - Microsoft Office Word.

Figura. 1 Fereastra programului Microsoft Office Word

Fereastra programului (Figura 1) Microsoft Office Word contine urmatoarele obiecte de control:

Butonul Office;

Bara instrumentelor pentru acces rapid;

Bara de nume;

Bara de meniu (contine in mod implicit meniurile Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View);

Optiunea cu secțiuni si casete de dialog (cu butoane de declansare a casetelor de dialog);

Suprafata de lucru;

Bara de stare;

Butoanele de vizualizare;

Controalele de marire / micsorare;

Bara si butoanele de derulare orizontala;

Bara si butoanele de derulare verticala.

Programul Microsoft Word a suferit o reproiectare completa a interfetei. Astfel, comenzile pot fi executate fara a se mai accesa meniuri sau butoane afisate in bara de instrumente, ci folosind facilitati precum:

secțiunile si casetele de dialog, afisate intr-o zona numita banda sau bara panglica (Ribbon) la care noi vom face referire folosind denumirea de opțiune;

accesul rapid la comenzile frecvent folosite (de exemplu, Save, Undo), afisate in bara de intrumente pentru acces rapid (quick access toolbar);

accesul rapid la comenzile fisierului (crearea unui nou document - New, deschiderea unui document aflat pe un suport de stocare - Open, salvarea documentului pe disc sau intr-o alta locatie, sub un alt nume sau cu o alta extensie - Save si Save As, listarea documentului la imprimanta - Print etc.) dispuse intr-un meniu ce poate fi accesat rapid prin executarea unui click de mouse pe butonul Office (Figura 2).

Figura 2 Sectiunea comenzilor fisierului

Comenzile Microsoft Office Word sunt organizate in grupuri si afisate sub forma secțiunilor si casetelor de dialog in zona optiunii. Exista astfel cate o banda  sau sectiune corespunzatoare grupurilor de comenzi (meniuri) de:

formatare generala (Home);

inserare de obiecte (Insert);

formatarea paginii (Page Layout);

lucrul cu referinte bibliografice, legende, semne de carte, cuprins (References);

instrumente de fuziune a documentelor (Mailings);

revizuirea si partajarea documentelor (Review), optiuni de vizualizare a documentului (View);

optiuni de extindere a functionalitatii programului Microsoft Office Word (Developer), cu precizarea ca acest meniu este afisat doar dupa selectarea optiunii corespunzatoare din comenzile de modificare a optiunilor predefinite ale programului, Word Options (figura 3).

Figura 3 Optiunea de afisare a meniului Developer

La randul lor, aceste meniuri contin comenzi grupate pe categorii, numite secțiuni. De exemplu, meniul Home contine secțiunile Clipboard, Font, Paragraph, Styles si Editing, meniul Insert contine secțiunile Pages, Tables, Illustration, Links, Header & Footer, Text si Symbols si asa mai departe, dupa cum vom vedea mai jos. Fiecare secțiune contine un grup de comenzi specifice iar in cazul in care secțiunea nu afiseaza comanda dorita, se poate apela declansatorul casetei de dialog (sageata contextuala) activand panourile de activitati (Office Clipboard Task Pane) sau casete de dialog (Dialog Box).

Pentru mai multe informații despre fiecare meniu și secțiune, consultați suportul de laborator, paginile 283-287.

1.Crearea unui document

Pentru crearea unui document Word se pot folosi mai multe variante. O prima varianta ar fi prin apelarea butonului Office  din coltul stanga sus al ferestrei aplicatiei, iar apoi din submeniul care apare, se selecteaza New.

Exercitiu:

Sa se realizeze un document Word ce va fi salvat pe discul z: cu numele Proiect.

Sa se regaseasca fisierul folosind toate optiunile de cautare cunoscute.

2. Inserarea diacriticelor si a altor caractere speciale

Pentru inserarea de simboluri se foloseste din meniul Insert optiunea Symbol din cadrul Symbols. Prin apelarea More symbols se accede intr-o fereastra (vezi figura 4) in care apar simboluri grupate in cadrul Subset. Asignarea unei taste sau combinatii de taste pentru un simbol des folosit se realizeaza prin apelarea optiunii Shortcut Key si definirea tastei sau a combinatiei de taste ce va fi folosita pentru inserarea simbolului.

Pentru aceasta se apeleaza Insert si din zona Symbols se alege Symbol → More Symbols. Precizarea combinatiei de taste se realizeaza dupa alegerea simbolului dorit si apasarea butonului Shortcut Key. In zona Current keys se observa combinatia de taste asignata implicit simbolului. Daca aceasta nu convine utilizatorului se apasa Remove urmand ca apoi sa se specifice o alta combinatie de taste. In final trebuie actionat butonul Assign (vezi figura 5).

Figura 4 Fereastra Symbol

Figura 5 Asignarea unei combinatii de taste unui simbol

Exercițiu:

Asignați combinații de taste pentru toate caracterele romanesti ca in tabelul urmator:

3.Stabilirea parametrilor de formatare

3.1 Formatarea caracterelor

Procesorul de texte Word foloseste conceptul de caracter pentru a face posibila editarea profesionala a documentelor. Avand in vedere ca in cadrul unui document este posibil sa avem mai multe feluri de caractere (fonturi) pe care le folosim, apare necesara formatarea personalizata la nivel de caracter. Pentru a realiza aceasta operatiune, folosim butoanele existente in meniul Home, sectiunea Font (Figura 6).

Figura 6 Zona de formatare a caracterelor

Pentru stabilirea fontului dorit avem disponibile optiuni legate de tipul fontului, marimea fontului, culoarea fontului, precum si elemente referitoare la modul general de afisare: proeminent (bold), aldin (italic), subliniat (underline).

O alta varianta de formatare la nivel de caracter consta in apelarea sagetii de context ()din sectiunea Font a meniului Home. Aceasta actiune are ca efect deschiderea unei ferestre in care utilizatorul poate seta toate elementele definitorii ale caracterelor respective.

3.2 Formatarea documentului

In ceea ce priveste formatarea documentului, vom discuta in cele ce urmeaza despre setarile specifice la nivel de paragraf, pagina, sectiune si document. Fiecare astfel de formatare are efecte imediate asupra imaginii reale a documentului si poate fi oricand modificata de catre utilizator.

3.2.1 Parametri de format la nivel de paragraf

Pentru stabilirea parametrilor de format la nivel de paragraf se pot folosi cu succes butoanele existente in meniul Home, sectiunea Paragraph (Figura 7).

Figura 7 Optiunile referitoare la formatarea paragrafelor

Pentru mai multe detalii referitoare la formatarea paragrafelor, putem actiona sageata de context a acestei sectiuni si vom avea acces la o noua fereastra asemanatoare cu cea din figura 8.

Figura 8 Fereastra de stabilire a parametrilor de format

In fereastra Page Setup sunt 3 cadre de pagina (cunoscute si sub numele de tab-uri):

Margins (margini);

Paper (foaie);

Layout (asezare).

3.2.2 Parametri de format la nivel de pagina, sectiune, document

Printre parametrii de format la nivel de pagina se numara antetul si subsolul de pagina - Header and Footer. Antetul si subsolul de pagina sunt zone in partea de sus, respectiv de jos ale fiecarei pagini din document. In aceste zone pot fi introduse texte sau imagini (de exemplu, numele autorului, titlul documentului, data, pagina, un logo etc.), care vor fi listate in partea de sus si de jos a fiecarei pagini din documentul creat.

Pentru crearea antetului si a subsolului de pagina se foloseste meniul Insert, sectiunea Header&Footer (figura 9).

Figura 9 Sectiunea Header&Footer

Atunci cand se actioneaza butonul Header, apare o lista de modele de antete predefinite din care utilizatorul poate alege, conform figurii 10.

Figura 10 Tipuri de antete disponibile

Pentru stabilirea parametrilor la nivel de pagina se foloseste meniul Page Layout, care deschide mai multe sectiuni specifice, dupa cum reiese din figura 11

Figura 11 Parametri la nivel de pagina

Un element foarte important in formatarea paginii se refera la marginile acesteia. Astfel, prin actionarea butonului Margins din sectiunea Page Setup se deschide o lista specifica din care recomandam sa se aleaga ultima optiune astfel incat sa ne putem personaliza dimensiunile paginii dupa cum dorim (figura 12).

Figura 12 Tipuri de margini pentru documentul curent

Prin alegerea optiunii Custom Margins avem acces la o fereastra numita Page Setup (figura 13).

Figura 13 Fereastra Page Setup

Pentru definirea antetului/piciorului de pagina diferite pe paginile pare/impare, din fereastra page setup se alege opțiunea Layout și se bifeaza opțiunea Different Odd&Even Pages. Aceleași efect se obține prin apelarea meniului temporar Header&Footer Tools ce se activeaza in urma apelarii instrumentelor Header din meniul Insert (vezi figura 14). Cand se doreste ca prima pagina a documentului sa nu contina antet/picior de pagina, se bifeaza optiunea Different First Page (vezi figura 14.

Figura 14 Meniul temporar Header&Footer Tools

Mai multe detalii in suportul de laborator, paginile 308-319

Exercitii:

1.

Creati pe discul Z un document cu titlul Word_laborator1_exercitii_1

Copiați din diverse surse (internet, portal, alte documente word) text pentru a completa cel putin doua pagini din cadrul documentului creat anterior

Stabiliti urmatorii parametri de format la nivel de pagina: format hartie-A4, margini stanga /dreapta 3,5 cm, margini sus/jos 4,5 cm.

Definiti antetul de pagina (header) astfel:

pagina para - titlul temei, nr. pagina (aliniate stanga, respectiv dreapta),

pagina impara - nr. pagina, nume student, grupa (aliniate stanga, respectiv dreapta). Antetul de pagina va fi delimitat printr-o linie orizontala, dubla, de restul paginii.

Modificati parametrii de format la nivel de pagina dupa cum urmeaza: format hartie-Letter, margini stanga/dreapta 2.05 cm, margini sus/jos 2.25 cm.

Definiti sfarsitul de pagina- picior de pagina (Footer), astfel:

- Pagini impare - Protectie cu firewall, nr. pagina (aliniate stanga, respectiv dreapta);

- Pagini pare - nr. pagina, nume, prenume student (aliniate stanga, respectiv dreapta); Sfarsitul de pagina va fi delimitat de restul paginii printr-o linie orizontala.

2.

Creati pe discul Z un document cu titlul Word_laborator1_exercitii_2

Copiati un paragraf cu text din diverse surse (internet, portal, alte documente word) si multiplicati-l pentru a acoperi cel putin doua pagini din documentul curent

Stabiliti urmatorii parametri de format la nivel de pagina: format hartie-A5, margini stanga /dreapta 1,5 cm, margini sus /jos 1,5 cm.

Definiti antetul de pagina (header) astfel:

Prima pagina - fara antet, Pagina impara - titlul temei, nr. pagina (aliniate stanga, respectiv dreapta);

Pagina para - nr. pagina, nume, prenume student, grupa (aliniate stanga, dreapta). Antetul de pagina va fi delimitat de restul paginii printr-o liniatura dubla orizontala.

INFORMATICA PENTRU AFACERI

LABORATOR

Procesorul de texte Microsoft Word, partea II

1.Definirea si utilizarea stilurilor 1

2.Folosirea referintelor 3

2.1 Note de subsol si note de final 3

2.2 Semne de carte 4

1.Definirea si utilizarea stilurilor

Pentru a salva formatele favorite (fonturi, culori, spatiere de randuri etc.) in vederea refolosirii lor, se pot defini secțiuni speciale numite stiluri (styles). Odata creat, un stil poate fi aplicat unui text ori de cate ori doreste utilizatorul. De asemenea, daca se modifica un stil, toate portiunile din document care au fost scrise cu stilul respectiv se actualizeaza in mod automat.

Word pune la dispozitia utilizatorului o serie de stiluri predefinite, in meniul Home, sectiunea Styles (figura 1).

Figura 1 Zona dedicata stilurilor

Pentru a defini un nou stil, se actioneaza butonul de context al sectiunii Styles si din fereastra care se deschide apasam pe butonul New Style, in partea de jos a listei (figura 2).

Figura 2 Definirea unui nou stil de catre utilizator

In noul ecran trebuie precizate o multitudine de elemente definitorii pentru noul stil pe care il vom crea. Astfel, fiecare stil se identifica prin nume (Name), tip (Style Type), stil pe care se bazeaza (Style based on) vezi figura 3.

Figura 3 Fereastra de definire a noului stil

De asemenea, in zona Formatting precizam elemente referitoare la modul de aliniere a caracterelor, tipul fontului, marimea si culoarea specifica etc. In partea din stanga jos a acestei ferestre, prin actionarea butonului Format, se pot stabili elemente de detaliu la nivel de font, paragraf, margini, stil de numerotare, combinatie de tip shortcut etc.

Dupa actionarea butonului OK, acest stil se salveaza in lista interna de stiluri aferenta documentului curent si poate fi oricand accesat de catre utilizator (figura 4).

Figura 4 Apelarea unui stil definit de catre utilizator

In situatia in care se dorește modificarea unui stil deja definit, se apeleaza butonul Change Styles din sectiunea Styles a meniului Home.

Pentru mai multe informații despre problematica lucrului cu stiluri, consultați suportul de laborator, paginile 319-324.

Exercitiu:

1. Salvați in contul de student de pe Portal, din sectiunea TIA/TIAP, din zona Documente, fisierul word Lucrul_cu_referințe, si deschideti-l in MS Word.

Aplicati intregului text din document, cu exceptia titlurilor, un stil creat de dvs. cu urmatoarele caracteristici:

-Font Tahoma, BoldItalic, dimensiunea 12.5 puncte, spatierea intre caractere de 2 puncte, culoarea verde;

-Paragraful aliniat Justified, prima linie aliniata la 1.5 cm, spatii inainte de paragraf 3 puncte si dupa paragraf 6 puncte, distanta dintre linii 1.5 puncte.

2.Folosirea referintelor

In cazul documentelor lungi si cu o conotatie stiintifica, avem posibilitatea de a apela la o serie de instrumente menite a ne asista in realizarea unei lucrari complete si competente, precum notele de subsol si/sau cele de final, marcarea citarilor si a referintelor bibliografice, tabelelor de autoritati si indexul termenilor, cuprinsul lucrarii sau a figurilor / tabelelor.

2.1 Note de subsol si note de final

Notele de subsol si cele de final sunt folosite in cazurile in care utilizatorul doreste sa ofere o serie de informatii suplimentare referitoare la o anumita afirmatie facuta in corpul textului (de exemplu, definirea unui concept, prezentarea sursei de documentare). Diferenta dintre cele doua tipuri de note consta in faptul ca notele de subsol (Footnote) sunt inserate la baza paginii (picior de pagina) iar notele de final (Endnote) sunt plasate la sfarsitul documentului sau a sectiunii in care se face trimiterea. Prezentam in figura 5 pasii necesari introducerii unei note de subsol.

Figura 5 Prezentarea unei note de subsol

1.     se plaseaza cursorul mouse-ului in text, in punctul in care se doreste inserarea notei de subsol;

2.     se selecteaza sectiunea grupului de comenzi de lucru cu referinte bibliografice, legende, semne de carte, cuprins prin executarea unui click stanga de mouse pe meniul References;

3.     in cazul in care se doreste folosirea optiunilor implicite ale programului se excuta click stanga de mouse pe butonul Insert Footnote aflat in grupul de comenzi ale secțiunii Footnote (cursorul mouse-ului se va deplasa la baza paginii iar in text va aparea numarul notei de subsol);

4.     se insereaza textul dorit;

5.     se deplaseaza cursorul mouse-ului inapoi in corpul documentului pentru continuarea editarii textului.

Exercitiu:

1. Deschideti fisierul word Lucrul_cu_referințe și adaugați doua referințe de timp nota de subsol(footnote), dupa cum urmeaza:

- din prima pagina, faceți trimitere de la sfarșitul unui cuvant, catre subsolul de pagina, la urmatorul autor:

Verboncu, I., Zalman, M. -Management si Performante Editura Universitara, Bucuresti 2005, p.95

- din pagina a treia, faceți trimitere de la sfarșitul unui cuvant, catre sfarșitul documentului(endonote), la urmatorul autor:

Vassant, R, "Today's Information Systems Audits: Opportunities and Challenges", in IS Audit & Control Journal, mai, 1998, p.107

2.2 Semne de carte

Semnele de carte sunt folosite pentru a marca un anumit punct din cadrul unui text, de regula de dimensiune mare, la care se poate reveni cu mai mare usurinta atunci cand situatia o cere (de exemplu, revenirea la un anumit punct in cadrul unui text dupa inchiderea-redeschiderea documentului).

Prezentam mai jos pasii necesari introducerii unui semn de carte:

1.     se plaseaza cursorul mouse-ului in text, in punctul in care se doreste inserarea semnului de carte;

2.     se selecteaza sectiunea grupului de comenzi de inserare prin executarea unui click stanga de mouse pe meniul Insert;

3.     se selecteaza butonul Bookmark aflat in grupul de comenzi ale secțiunii Links (se va deschide fereastra de configurare a semnelor de carte, prezentata in figura 6);

4.     se insereaza numele semnului de carte (acest nume trebuie sa fie format dintr-un singur cuvant);

5.     se executa click de mouse pe butonul de adaugare (Add).

Figura 6 Fereastra de configurare a semnelor de carte

Pentru identificarea ulterioara a semnului de carte exista mai multe opțiuni, printre care: combinația de taste Ctrl+G, sau meniul Home/ Fiind/ Got o/ Bookmark.

Exercitiu:

1. Deschideti fisierul word Lucrul_cu_referințe și adaugați doua semne de carte (unul in pagina a doua si unul in pagina a patra) care se vor numi semn1 si semn2. Regasiți apoi aceste refeințe.

2.3 Generarea automata a cuprinsului

In cazul lucrarilor lungi, structurate pe mai multe niveluri (de exemplu, capitol - subcapitol - sectiune si asa mai departe), exista posibilitatea de a realiza, de regula pe prima sau pe ultima pagina, un plan al principalelor subiecte (de exemplu, numele capitolelor, subcapitolelor, sectiunii etc.) si numarul paginii pe care subiectul/tema respectiva se afla.

In mod normal cuprinsul se genereaza pe baza principalelor subiecte amintite mai sus asupra carora se aplica stilul de tip Heading. Astfel, stilul Heading 1 se atribuie pentru nivelul 1 al subiectelor principale, stilul Heading 2 pentru nivelul 2, Heading 3 pentru nivelul 3 si asa mai departe.

Exista doua posibilitati de a aplica stilurile mentionate asupra textului ce formeaza subiectele principale:

se selecteaza stilul pe care dorim sa-l aplicam unui text, aflat in cadrul secțiunii Styles de pe optiunea grupului de comenzi generale de formatare ce se afiseaza prin executarea unui click stanga de mouse pe meniul Home;

se selecteaza nivelul (level 1, level 2 etc.) pe care dorim sa-l aplicam unui text, aflat in cadrul etichetei Table of Contents (butonul Add Text) de pe sectiunea grupului de comenzi de lucru cu referinte bibliografice, legende, semne de carte, cuprins, prin executarea unui click stanga de mouse pe meniul References.

Dupa ce stilurile au fost aplicate, urmeaza generarea automata a cuprinsului, pentru care trebuie sa se urmareasca pasii de mai jos:

1.     se selecteaza meniul References;

2.     se selecteaza butonul Table of Contents aflat in cadrul etichetei Table of Contents (se va deschide o fereastra care contine o colectie de stiluri de cuprins si o serie de comenzi suplimentare pentru cazul in care se doreste particularizarea stilului cuprinsului);

3.     in cazul in care nu se doreste particularizarea stilului, se selecteaza un exemplu intitulat Automatic table (figura 7) sau, pentru particularizare, se alege optiunea Insert Table of Contents din care se poate selecta un alt format de prezentare, regasit in zona Templates;

 

Figura 7 Generarea cuprinsului (neparticularizat)

Exercitiu:

Deschideti fisierul word Lucrul_cu_referințe și sa se aplice stilul Heading 1 pentru titlul materialului (Contabilitatea si auditul sub impactul noilor tehnologii), stilul Heading 2 pentru titlurile de capitole (1,2,3,4 si Bibliografia) si stilul Heading 3 pentru subcapitolele 3.1. si 3.2.

Ne vom deplasa apoi pe ultima pagina a documentului(Ctrl+End) si vom insera o pagina noua (Ctrl+Enter), in cadrul careia vom genera automat cuprinsul materialului si vom alege ca format modelul Automatic Table 2 si  modificam titlul generic al listei, din Table of Contents in Cuprins.

Se revine pe prima pagina(Ctrl+Home) si se modifica titlulul capitolului 1 in Scurta introducere. Ne vom deplasam la ultima pagina a documentului si actualizam conținutul cuprinsului.

Pentru mai multe informații despre lucrul cu referințe, consultați suportul de laborator, paginile 325-334.

Exercitii:

Deschideti de pe Portalul FEAA fisierul word ExempluWordBrut_09.doc .

1.Definiti urmatoarele stiluri:

StilT1 pentru titlul de capitol (Font Verdana, 16 pt., Bold, aliniere dreapta, spacing before 35pt, spacing after 28 pt, keep with next);

StilT2 pentru titluri de subcapitole numerotate cu doua cifre (Font Tahoma,14.5 pt., Italic, aliniere stanga, spacing before 25pt, spacing after 18 pt, keep with next);

StilT3 pentru titluri de subcapitole numerotate cu trei cifre (Font Times New Roman,11.5 pt., Italic, aliniere dreapta, spacing before 5pt, spacing after 7 pt, keep with next);

StilTextp pentru textul din continutul paragrafelor cu parametrii: Font Arial, 12.5 pt, aliniere justified, special - first line 1.27cm, line spacing - multiple 1.3;

Pe prima pagina construiti cuprinsul, pe baza stilurilor anterior definite, si rearanjati textul incat prima pagina sa contina numai cuprinsul. Aplicați apoi stilul StilTextp tuturor paragrafelor din document, cu excepția titlurilor.

2.Adaugati, in pagina 1, doua note de final care fac referinta la cursul de Introducere in Informatica Economica, editia 2003.

3.Inserati doua semne de carte, unul la mijlocul paginii 2 cu numele Distribuite, iar cel de-al doilea la sfarsitul paginii 3 cu numele Aplicatii.

INFORMATICA PENTRU AFACERI

LABORATOR

Procesorul de texte Microsoft Word, partea III

1 Crearea si utilizarea listelor si tabelelor 16

1.1 Liste in Word 16

1.2 Instrumente de lucru cu tabele 18

1 Crearea si utilizarea listelor si tabelelor

1.1 Liste in Word

Atunci cand in documente sunt necesare enumerari de elemente (numere, cuvinte, fraze, paragrafe sau chiar imagini grafice) este folosita facilitatea pentru scrierea sub forma de liste. Accesul la generatorul de liste este foarte facil si se realizeaza din meniul Home, sectiunea Paragraph (figura 1).

Figura 1 Butoanele pentru generarea listelor

Pentru enumerari se pot folosi numere (1, 2, 3, ), litere (a, b, c, ) sau diverse simboluri grafice denumite generic "buline" (bullets). Astfel, in cazul bulinelor, avem posibilitatea de a alege un model dintre cele deja existente, prin apasarea sagetii de context de pe butonul aferent Bullets (figura 2).

Figura 2 Galeria de "buline"

In ceea ce priveste numerotarea listelor, lucrurile sunt destul de asemanatoare in sensul ca prin intermediul sagetii de context de pe butonul aferent numerotarii putem sa selectam tipul de numerotare (cifre, litere, cu punct, cu paranteza etc.), conform modelului din figura 3.

Figura 3 Posibilitati de numerotare pentru liste

Pe langa listele pe care le-am discutat anterior, putem genera si liste complexe (denumite si liste multi-nivel) care presupun o indentare a numerotarii intr-un format asemanator celui referitor la capitol/subcapitol/sub-subcapitol. Pentru a accesa setarile specifice unei astfel de numerotari, apasam sageata de context a butonului Multilevel List (figura 4).

Figura 4 Optiunile specifice listelor multi-nivel

Pentru mai multe informații despre problematica lucrului cu liste si tabele, consultați suportul de laborator, paginile 336-351.

Exercitiu:

Deschideti documentul Lucrul_cu_referințe de pe Portal, din sectiunea TIA/TIAP, zona Documente. Navigati la ultima pagina (Ctrl+End) unde se gaseste Bibliografia. Numerotati automat lista cartilor, utilizand litere, si ordonati-o alfabetic dupa numele autorilor. Modificati numerotarea automata, din litere in cifre.

1.2 Instrumente de lucru cu tabele

In majoritatea documentelor, tabelele au un loc aparte in ceea ce priveste modalitatea de prezentare a informatiilor pentru utilizatorul final. Tabelele reprezinta de fapt constructii grafice formate din linii si coloane, iar rezultatul intersectiei coloanelor cu liniile sunt celulele.

Atunci cand se editeaza tabele intr-un document profesional, trebuie sa fim capabili sa realizam urmatoarele operatiuni de baza:

crearea unui tabel;

popularea tabelului cu valori;

modificarea aspectului general al tabelului;

inserarea /stergerea liniilor si coloanelor in tabel;

divizarea si unificarea celulelor din tabel;

introducerea de formule matematice in tabel.

Primul pas in crearea unui tabel presupune apelarea meniului Insert, sectiunea Tables, butonul Table (figura 5).

Figura 5 Crearea unui nou tabel

In fereastra contextuala care apare, putem sa alegem o macheta generala precizand numarul de linii si de coloane pe care le va avea tabelul, prin deplasarea cursorului pe modelul grilat existent. Tot la acelasi rezultat ajungem si daca selectam optiunea Insert Table care va deschide o fereastra in care putem preciza in mod explicit numarul de coloane (Number of columns) si numarul de linii (Number of rows) conform figurii 6.

Figura 6 Precizarea explicita a dimensiunilor tabelului

Daca actionam butonul OK, va fi generat un tabel cu 5 coloane si 2 linii.

Table Tools/Design, ne permite selectia diverselor optiuni legate de aspectul general al unui tabel (figura 7).

Figura 7 Sectiunea Table Tools/Design pentru aspectul tabelului

Selectand, de exemplu, din zona Table Styles formatul Table Classic 2, putem sa modificam rapid aspectul general al tabelului si sa il personalizam din punct de vedere al culorilor si al aspectului estetic, conform modelului urmator.

Este foarte posibil ca la un moment dat sa ne dam seama ca in tabel ar mai fi necesara o noua coloana, pe langa cele deja existente. Mai mult decat atat, sa presupunem ca aceasta coloana ar trebui sa fie pozitionata intre doua coloane, undeva pe la mijlocul tabelului. Varianta cea mai la indemana consta in pozitionarea pe una dintre coloanele tabelului si actionarea de la mouse a unui click-dreapta. Astfel, in exemplul nostru ne propunem sa inseram coloana cu denumirea Departament intre coloana Nume si coloana SalariuBrut. Ne pozitionam asadar pe coloana Nume si din meniul contextual care apare prin click-dreapta alegem optiunea Insert/Insert Columns to the Right (inseram noua coloana la dreapta celei curente), conform figurii 8.

Figura 8 Adaugarea unei noi coloane in tabel

Pentru manipularea liniilor, coloanelor si celulelor tabelului avem la dispozitie si un instrument complex la care avem acces din Table Tools/Layout.

Figura 9 Instrumente specifice gestionarii tabelelor

In acest meniu exista mai multe sectiuni, fiecare indeplinind functii specifice pentru manipularea elementelor tabelelor (figura 9):

sectiunea Table contine butoanele Select pentru selectarea tabelului, View Gridlines pentru vizualizarea liniilor de demarcatie intre celulele din tabel, Properties pentru proprietatile generale ale tabelului;

sectiunea Rows&Columns contine butoanele pentru inserarea de noi linii (InsertAbove si InserBellow), inserarea de noi coloane (Insert Left si Insert Right), precum si butonul Delete care permite stergerea controlata a liniilor, coloanelor si chiar a tabelului;

sectiunea Merge contine butonul Merge Cells pentru alipirea (unirea) celulelor, butonul Split Cells pentru divizarea unei celule in mai multe celule si butonul Split Table pentru divizarea tabelului;

sectiunea Cell Size permite stabilirea marimii pe inaltime si pe latime a celulelor tabelului;

sectiunea Alignment ofera utilizatorului posibilitatea de a stabili modul de aliniere a datelor din cadrul celulelor, precum si directia generala a textului;

sectiunea Data permite sortarea (ordonarea) datelor din tabel in functie de diverse criterii, precum si posibilitatea de introducere a functiilor si formulelor.

In cazul in care dorim ca textul din cadrul celulelor sa fie orientat altfel decat orizontal, avem la indemana o solutie foarte simpla care consta in apelare optiunii Text Direction. Astfel, vom selecta in cadrul tabelului celulele de pe primul rand si apoi din meniul contextual (click dreapta) apelam optiunea indicata (figura 10).

Figura 10 Apelarea optiunii Text Direction

Din fereastra care se deschide, vom alege o modalitate diferita de directionare a textului, conform figurii 11.

Figura 11 Stabilirea directiei de scriere a textului din celule

Pentru mai multe informații despre problematica lucrului cu liste si tabele, consultați suportul de laborator, paginile 336-351.

1.3 Formule si functii in tabele

Reamintim ca Microsoft Word este o aplicatie din pachetul Office, specializata in crearea si formatarea textului; Microsoft Excel face parte din acelasi pachet, dar spre deosebire de Microsoft Word dispune de mai multe functii pentru manipularea datelor numerice in format tabelar.

Apelarea unei functii se realizeaza din meniul Table Tools/Layout, sectiunea Data, butonul Formula, dupa ce in prealabil cursorul a fost pozitionat in celula in care se doreste obtinerea unui rezultat (figura 12).

Figura 12 Butonul Formula pentru tabele in Word

Formulele calculeaza valori respectand o anumita sintaxa care descrie de fapt procesul de calcul. O formula incepe intotdeauna cu semnul egal (=), urmat de operanzi si operatori. De exemplu, formula =5+3 aduna 3 la 5. Rezultatul formulei este apoi afisat in celula.

O formula poate face referire la una sau mai multe celule. Daca se doreste ca o celula sa contina aceeasi valoare cu o alta celula, se introduce un semn egal urmat de referinta la celula sursa. Celula care contine formula este cunoscuta drept celula dependenta deoarece valoarea sa depinde de valoarea din alta celula. Ori de cate ori se modifica continutul celulei la care formula face referire, se modifica si celula care contine formula, dar numai prin selectarea optiunii Update Field disponibila in meniul contextual.

Fiecare celula poate fi indicata prin intermediul unei adrese, ca in figura anterioara. O adresa este alcatuita din indicativul coloanei (A, B, C, ) urmat de numarul liniei (1, 2, 3, ).

Formulele sunt folosite in cadrul tabelelor Word pentru a calcula valori numerice pe baza unor valori existente in celulele din acelasi tabel. Pornind de la exemplul anterior legat de mini-statul de salarii, ne propunem sa aflam care este salariul net al fiecarui angajat. Vom considera ca salariul net se calculeaza ca diferenta intre salariul brut si valoarea impozitului.

Mai intai identificam coordonatele celulelor implicate in acest calcul (figura 13).

Figura 13 Identificarea coordonatelor celulelor din tabel

In pasul urmator, ne pozitionam in celula F2 (aferenta salariului net) si din meniul Table Tools/Layout, sectiunea Data, actionam click pe butonul Formula. In fereastra care apare, completam expresia aferenta formulei, sub forma =D2-E2.

Figura 14 Formula pentru calculul salariului net

Se poate intampla ca valoarea salariului brut pentru angajatul Ionescu sa se modifice, iar valoarea impozitului sa ramana nemodificata. Ca urmare, salariul net ar trebui sa se modifice si el, insa acest lucru nu se intampla in mod automat, ci necesita o actualizare "manuala" prin pozitionarea cursorului in celula F2, actionarea unui click dreapta si alegerea din meniul contextual a optiunii Update Field.

Pentru mai multe informații despre problematica lucrului cu liste si tabele, consultați suportul de laborator, paginile 336-351.

Exercitii:

1. Creați un nou document MS Word intitulat Tabele_word și adaugati, in pagina 1, un tabel care va contine urmatoarele date: cod produs, denumire produs, unitate masura, pret unitar, stoc, valoare. Coloana Valoare va fi calculata prin formula(pret unitar*stoc). In tabel vor fi adaugate cel puțin trei produse. La final, adaugați un design predefinit (opțiunea Table Styles din meniul Design) pentru imbunatațirea aspectului acestuia.

2. Adaugati, in pagina 2 a documentului creat anterior, un tabel cu formatul de mai jos:

In tabel calculati prin formule profitul sau pierderea(Venituri - Cheltuieli fixe - Cheltuieli variabile).

Adaugați un design predefinit pentru imbunatațirea aspectului acestuia.

3. Adaugati, in pagina 3 documentului creat la exercițiul 1, un tabel cu formatul de mai jos:

Adaugati la sfarsitul tabelului o linie pentru a calcula media pe discipline si apoi ordonati datele din tabel in ordinea crescatoare a mediilor. Adaugați, deasemenea, un design predefinit in scopul imbunatațirii aspectului acestuia.

4. Realizati, in pagina 4, urmatorul tabel si introduceti in coloana Valoare si linia Total, formulele aferente.

INFORMATICA PENTRU AFACERI

LABORATOR

Procesorul de texte Microsoft Word, partea IV

1. Scrierea pe coloane 1

2. Editorul de ecuatii 2

3. Importul de obiecte si adaugarea elementelor WordArt in documente Word 3

4. Lucrul cu componentele illustrations 4

4.1 Inserarea unei imagini ClipArt 5

4.2 Inserarea unei forme geometrice Shapes 6

1. Scrierea pe coloane

Uneori, informatiile dintr-un document se prezinta mai spectaculos daca sunt sub forma coloanelor dintr-un ziar. Este vorba despre buletine de stiri, pliante, rapoarte, diverse anunturi, reclame sau alte tipuri de publicatii tiparite.

Pentru scrierea pe coloane de ziar, se recomanda selectarea prealabila a textului si apoi, din meniul Page Layout, zona Page Setup, se actioneaza butonul Columns.

Figura 1 Selectarea scrierii pe coloane

Din lista care apare, putem selecta din mai multe formate predefinite de coloane (One, Two, Three, Left, Right), sau putem sa alegem optiunea More Columns care ne va permite sa ne personalizam scrierea pe coloane pentru textul selectat.

Figura 2 Personalizarea scrierii pe coloane

In fereastra care a aparut, in zona Presets putem selecta un mod predefinit de scriere pe coloane (in exemplul curent 3 coloane, figura 2), sau putem preciza un numar explicit de coloane in casuta Number of columns. De asemenea, daca bifam optiunea Line between, intre coloanele de text va fi trasata cate o linie verticala delimitatoare. Daca este bifata optiunea Equal column width, atunci toate coloanele vor avea aceeasi latime precizata in prima inregistrare. In caz contrar, utilizatorul poate preciza latimea individuala a fiecarei coloane. Optiunea Apply to ne permite sa aplicam setarile legate de coloane doar pentru textul curent selectat (Selected text) sau pentru intregul document (Whole document).

Exercițiu

Deschideți, de pe Portal, secțiunea TIA/TIAP documente, fișierul ExempluWordBrut_09.doc. Selectați paragraful al 2lea, de pe prima pagina și dispuneți informația pe 3 coloane, cu linie intre acestea. Paragraful 3, de pe aceaasi pagina, va fi dispus pe 2 coloane, fara lini intre acestea.

2. Editorul de ecuatii

Editorul de texte Word ofera utilizatorului posibilitatea de a introduce formule matematice complexe, de genul fractiilor, radicalilor, integralelor, sumelor, produselor etc. Ideea generala este de a introduce in textul "clasic" formule care nu pot fi definite prin intermediul setului de caractere alfa-numeric uzual de la tastatura.

Pentru a introduce o astfel de formula matematica, etapele care trebuie urmate sunt relativ simple si necesita doar o minima capacitate de intuitie. Mai intai se apeleaza meniul Insert si din sectiunea Symbols se actioneaza butonul Equation[1] conform figurii 3.

Figura 3 Declansarea introducerii unei formule matematice

Ca rezultat, in document apare o caseta de text speciala care initial contine mesajul Type equation here. Acesta este locul in care vor putea fi introduse semnele matematice speciale.

Figura 4 Caseta de text in care vor fi introduse semnele matematice

In acelasi timp observam ca s-a modificat si bara de instrumente din partea de sus a editorului si in felul acesta avem la dispozitie mai multe categorii de simboluri matematice pe care le vom putea utiliza. Zona specifica este Equation Tools/Design (figura 5) si este activa atat timp cat cursorul este pozitionat in interiorul casetei de text speciale.

Figura 5 Instrumente specifice editorului de ecuatii

Exercițiu

Creati un nou document Word2007 cu numele Ecuatii. Adaugati, folosind editorul de ecuatii, urmatoarele formule:

3 Importul de obiecte si adaugarea elementelor WordArt in documente Word

MS Word, la fel ca versiunile precedente, poate lucra cu obiecte create cu ajutorul altor programe, prin exploatarea tehnicii OLE. Aceste obiecte, precum si alte componente specifice pachetului MS Office, se gasesc in lista apelabila din meniul Insert, optiunea Object (figura 6).

.

Figura 6 Meniul Insert si optiunea Object

Odata apelata optiunea Object, se deschide o noua fereastra ce contine componente disponibile, in functie de selectia efectuata la instalarea pachetului MS Office (figura 7).

Figura 7Exemplu de componente disponibile prin apelarea optiunii Object

In cadrul meniului Insert, in sectiunea text, prezentata in Figura 6, in afara optiunii Objects, sunt disponibile si alte optiuni, precum:

- TextBox , permite crearea unei casete de text ce poate fi asezata oriunde in pagina. Acesteia i se poate adauga chenar, fundal iar textul poate fi formatat conform optiunilor de formatare specifice oricarui text din cadrul unui document Word;

- DropCap , permite maximizarea dimensiunii literei de incepere a paragrafului;

- WordArt , insereaza, in cadrul documentului, o caseta cu text decorativ;

- Date&Time , permite inserarea datei si a orei, prin alegerea formatului dorit dintr-o lista de optiuni;

- Signature Line , insereaza semnatura digitala, creata anterior.

4. Lucrul cu componentele illustrations

Produsul Word, prin intermediul meniului Insert, sectiunea Illustrations, pune la dispozitia utilizatorilor o serie de instrumente (prezentate in figura 8) destinate imbunatatirii modului de prezentare a informatiilor din cadrul unui document.

Microsoft Office ofera o gama larga de elemente grafice inmagazinate in cadrul galeriei ClipArt insa aceasta poate fi completata de pe site-ul Microsoft Online.

Figura 8 Componentele casetei Illustrations

4.1 Inserarea unei imagini ClipArt

Galeria ClipArt contine cu precadere imagini grafice stilizate, grupate in diverse categorii. Spre deosebire de acestea, fotografiile sau alte imagini salvate anterior de utilizator, pot fi inserate in cadrul documentului prin intermediul optiunii Picture din cadrul sectiunii Illustrations.

In vederea inserarii unei imagini din galeria ClipArt, trebuie parcurse urmatoarele etape (Figura 9):

1. Se efectueaza click pe meniul Insert;

2. Se alege optiunea ClipArt din cadrul elementelor disponibile in caseta Illustrations;

3. in caseta Search for se tasteaza un cuvant reprezentativ pentru figura ce se doreste a fi inserata si se actioneaza butonul Go. In cazul in care se doreste vizualizarea tuturor imaginilor, se apasa butonul Go;

4. Se efectueaza click pe imaginea dorita. Ca rezultat, imaginea a fost inserata in cadrul documentului, in locatia in care se gasea pozitionat cursorul;

5. Se redimensioneaza imaginea cu ajutorul mouse-lui, prin tragere de reperele imaginii.

Figura 9 Pasii necesari inserarii unei imagini din galeria ClipArt

Exercitiu

Inserati intr-un document Word2007, din cadrul galeriei ClipArt, o imagine reprezentativa pentru activitatea de birou. Rotiti imaginea spre dreapta (pasul 5), redimensionati-o prin micsorare (pasul 6) si centrati-o in cadrul paginii (figura 10).

Figura 10 Inserarea unei imagini ClipArt, rotirea si redimensionarea ei

4.2 Inserarea unei forme geometrice Shapes

Componenta Shapes din cadrul casetei de elemente Illustrations (figura 8) permite inserarea unei mari diversitati de forme geometrice clasificate in mai multe categorii (figura 11).

Figura 11 Categoriile de elemente din cadrul instrumentului Shapes

4.3 Inserarea unei scheme SmartArt

Componenta SmartArt constituie una din noutatile oferite de versiunea 2007 a pachetului Office. Aceasta permite crearea unor diagrame destinate evidentierii relatiilor sau proceselor. Concret, SmartArt permite realizarea unei game variate de tipuri de reprezentari grafice precum: liste, procese, ierarhii, relatii, matrici si piramide. Avantajul il constituie faptul ca SmartArt pune la dispozitia utilizatorilor o serie de sabloane grafice predefinite ce pot fi ulterior personalizate.

Pentru adaugarea unei diagrame SmartArt trebuie parcursi urmatorii pasi (vezi figura 12):

1. Se alege meniul Insert;

2. Din cadrul casetei de elemente Illustrations se alege componenta SmartArt;

3. In panoul din stanga se alege categoria dorita (toate categoriile, lista, proces etc.);

4. Din panoul central se alege tipul de grafic dorit;

5. Se actioneaza butonul OK.

Figura 12 Etapele necesare inserarii unei diagrame SmartArt

Exercitii:

1.     Realizați, folosind instrumentele Shapes, urmatoarele scheme logice:

2.     Realizați, folosind instrumentele Shapes, urmatoarele doua scheme: