APLICATIE DE GESTIONARE A ACTIVITATII PE TEREN PRECUM SI A RELATIILOR CU CLIENTII IN CADRUL UNEI FIRME DE CONSTRUCTIE SI MONTAJ DE TAMPLARIE PVC

PREZENTAREA APLICATIEI

1. Motivatia alegerii prezentei teme

Motivatia alegerii prezentei teme este determinata de o cerinta reala: dezvoltarea unei aplicatii de gestionare a activitatii pe teren precum si a relatiilor cu clientii in cadrul unei firme de constructie si montaj de tamplarie PVC si geam termopan.

2. Cerintele clientului

2.1. Viziune generala

In cadrul aplicatiei s-a avut in vedere satisfacerea nevoilor de business ale firmei:

Relatia cu clientii actuali si viitori: contracte curente si contracte viitoare, situatia platilor, organizarea activitatilor viitoare in functir de cerintele clientilor (producerea anumitor profile, comanda catre furnizori necesara pentru a duce la implinire un anumit contract), urmarirea incasarilor (sovabilitatea unui client), eficienta lucrarilor de montaj in functie de lcatie/santier.

Urmarirea contractelor: pe langa relatia cu clientii s-a dorit in cadrul aplicatiei posibilitatea de a urmarii contractele in functie de locatie sau in functie de client. Urmarirea in functie de locatie duce la eficientizarea procesului de productie in ideea in care activitatea viitoare e cunoscuta. Din punct de vedere al clientului, aplicatia va oferi posibilitatea de a determina solvabilitatea acestuia, si de asemenea importanta lui.

Organizarea eficienta a lucrarilor de mntaj: lucrarea de fata trateaza situatia in care firma baneficiara a aplicatiei are activitate pe o suprafata extinsa in cadrul tarii dar mai nou si a Uniunii Europene si un singur punct de lucru. Se cere, deci, o buna organizarea a lucrarilor de montaj pentru a micsora cheltuielile aferente prin prisma mentinerii unei nivel al satisfacerii clientului ridicat. Acest lucru nu tine explicit de aplicatie insa, evidenta clara a situatiei pe teren si a importantei clientului combinata cu un bun management va conduce catre telul comun al oricarei firme si anume prosperitate.

2.2. Formular de analiza

Urmarind cerintele clientului am considerat necesara o analiza mai amanuntita a cestora. In cele ce urmeaza voi prezenta analiza respectiva sub forma unui set de intrebari si raspunsuri.

1. Scopul aplicatiei
• Urmarirea contractelor cu clientii.
• Urmarirea incasarilor de la clienti.
• Confruntarea sumelor din aceasta aplicatie cu cea din programul de contabilitate.
2. Cum se face gestiunea clientilor?
• Clientii se vor regasi in aplicatie.
• Lista cu lucrarile de la un anumit client.
• Situatia incasarilor de la client.
3. De cate tipuri sunt clientii?
• Clienti persoane fizice si clienti persoane juridice.
• Nu se lucreaza cu terti.
4. Ce moduri de contactare a clientilor aveti (adrese, tel, etc)?
• Este nevoie de adresa clientilor pentru intocmirea facturii.
• Pentru fiecare client doresc adresa la care se executa lucrarea.
• Ma intereseaza telefoanele la care poate fi contactat clientul, faxul si chiar adresa de e-mail.
5. Urmariti situatia clientilor pentru care nu mai aveti lucrari in desfasurare?
• Da, se iau in considerare si lucrarile terminate si intretinerile efectuate asupra acestora.
• Doresc sa am posbilitatea sa restrang aria contractelor raportate.
6. Situatia clientilor se reflecta in contabilitate?
• As dori sa am un raport care sa scoata totalul lucrarilor, raport cu ajutorul carui sa fac comparatii cu balanta contabila.
7. Pot exista mai multe lucrari in desfasurare pentru acelasi client?
• Da
8. Exista situatii in care o lucrare stagneaza din cauza clientului?
• Da, si as dori ca aceasta perioada, in caz de litigiu sa fie raportata si adaugata la termenul de finalitate al contractului.
9. Ce garantii se ofera la o lucrare?
• Se ofera garantie standard de 12 luni, si la cererea clientului, contra cost, aceasta perioada se poate extinde.
10. Se ofera suport post-garantie?
• Se poate oferi contra cost.
11. Se fac inspectii periodice pentru lucrarile in garantie?
• Da, odata la 3 luni din momentul finalizarii lucrarii. La cererea clientului se poate ca inspectia sa se faca mai des.
12. Cum sunt platite operatiile de intretinere in perioada de garantie?
• Garantia este oferita din partea noastra cu mentiunea ca in cazul constatarii unei defectiuni cauzate de nerespectarea conditiilor normale de exploatare costurile vor fi suportate de client.
13. Cum doriti sa se evidentieze operatiile de grarantie?
• Pentru fiecare operatie in parte vreau sa rezulte explicit care parte contractanta a suportat costurile.
14. Ce date va intereseaza pe contract?
• Clientul, adresa de facturare a acestui, adresa la care se efectueza lucrarea, valoarea totala a contreactului, moneda contractului, data la care s-a semnat contractul, data la care s-a terminat lucrarea, perioada de garantie si intrervalul de intretinere.
• Doresc ca in contract sa fie evidentiat fiecare obiectiv al lucrarii.
15. Prin ce stagii trece un contract?
• Poate sa fie semnat si urmeaza sa se inceapa lucrarile, poate sa fie in desfasurare sau poate sa fie terminat (lucrarea s-a finalizat).
• Doresc sa stiu cand un contract stagneaza din cauze independente de societatea mea.
16. Ce aprobari necesita un contract?
• Contractul va trebui sa fie semnat de mine in calitate de asociat unic.
17. Cum sunt organizate obiectivele contractului?
• Intr-o alta aplicatie sunt proiectate si calculate costurile aferente viitoarelor obiective.
• Ma intereseaza in contract sa apara profillul, dimensiunile si tipul de geam folosit pentru realizarea obiectivului.
• Fiecarui obiectiv ii va fi asociata o valoare conforma cu calculatia din programul mentionat anterior.
• Ca obiective ale contractului vor putea fi introduse si activitati conexe.
18. Ce detalii doriti pentru fiecare obiectiv al contractului?
• Dimensiuni in milimetri, tipul, grosimea si culoarea geamului, manopera si costul materialelor auxiliare.
19. Folositi mai multe unitati de masura?
• In general se va folosi ca unitate de masura milimetrul, dar in functie de articolul care face obiectul unei activitati vor putea fi si alte unitati de masura pe care le voi creea pe parcurs.
20. Exista articole folsite in mod curent?
• Vreau ca articolele sa evidentieze profillul folosit.
• Vreau sa am posibilitatea sa creez articole referitoare la alte activitati conexe: transport, curatenie, costuri materiale auxiliare etc.
21. In ce moneda se incheie contractul?
• Deobicei se negociaza in Euro si contractul se incheie in Lei la cursul zilei semnarii contractului. Asta nu inseamna ca nu se poate incheia direct in Euro sau in Dolari etc.
22. In ce moneda se face raportarea contractelor?
• As dori ca acestea sa fie facute atat in Lei cat si in Euro, dar este in regula sa am o evidenta in moneda semnarii contractului atata timp cat moneda este evidentiata, de exemplu: total pentru Lei, total pentru Euro etc.
23. Incasarile de la clienti: exista avansuri? In ce moneda se fac acestea?
• Pot exista avansuri, unul singur pe contract, facute in moneda care s-a negociat in contract.
• In cazul in care am un avans suma ramasa de incasat pe contract poate fi primita prin mai multe plati.
24. Pentru clienti cu mai multe lucrari se fac incasari pe mai multe contracte odata?
• Sunt clienti care au mai multe lucrari si care fac o plata pentru a acoperii unul sau mai multe dintre ele.
• Daca am mai multe lucrari in desfasurare pentru un singur client si el imi plateste o suma de bani, acesta va trebui sa specifice lucrarea pentru care face plata respectiva.
25. Ce rapoarte v-ar interesa?

Situatia lucrarilor pe un anumit client,

Situatia incasarilor de la un anumit client,

Lucrarile in desfasurare in momentul prezent,

Inspectiile care trebuie facute pentru anumite lucrari,

Valoarea lucrarilor de intretinere,

Valoarea tuturor lucrarilor.

26. Se listeaza contractul?
• Da, cu toate campurile mentionate anterior.
27. Va intereseaza rapoarte legate de valoarea totala a lucrarilor?
• Da, pentru a le confrunta cu valorile din contabilitate.
28. Listati operatiile de intretinere efectuate asupra lucrarilor?
• Doar pentru a evidentia costurile suplimentare aferente unei lucrari.
29. Doriti ca sistemul sa genereze alerte pentru anumite lucrari/operatii de intretinere?
• As vrea sa am posibilitatea ca pentru o perioada cu o saptamana inainte sa am un raport care sa imi genereze alerte cu privire la lucrarile de intretinere care urmeaza a fi facute.
30. Alte cerinte specifice?
• Implementarea initziala doresc sa aiba loc local pe un calculator de la sediul societatii, urmand ca pe viitor sa iau in considerarea posibilitatea punerii aplicatiei pe un server.
• Accesul la aplicatie sa fie restrictionat pe baza de parola.
• Sa am posibilitatea efectuarii unui back-up saptamanal pentru a nu pierde datele.

3. Modelul relational al bazei de date folosite pentru realizarea aplicatiei

Platforma folosita in cadrul proiectului

Suportul software a fost asigurat de sistemul de operare Windows XP Professional cu Service Pack 2 instalat, Oracle Data Base 10g2, Oracle Developer Suite 10g.

Suportul hardware de care am beneficiat in realizarea aplicatiei a constat intr-un sistem cu procesor Pentium4 3GHz cu nucleu Prescot, memorie de lucru de 1024MB DDR400 si hard-disk Seagate Baracuda SATA 80GB.

Modelul relational al bazei de date folosite pentru realizarea aplicatiei

Pentru realizarea si gestionarea continutului aplicatiei s-a apelat la o baza de date realizata in ORACLE.

Entitatile sunt reprezentate sub forma unor table dupa cum urmeaza:

CONTRACTE

LINII

ARTICOLE

UM

CLIENTI

ADRESE

CONTACTE

INTRETINERI

MONEDE

INCASARI

APLICARI

Urmeaza modelul realational, si interpretarea acestuia.

Interpretare:

1. Tabela CONTRACTE

a.     Fiecare contract poate avae mai multe linii - fiecare contract este intocmit pentru unul sau mai multe articole fiecare articol ocupand o singura lunie.

b.     Fiecare contract poate avea mai multe aplicari - in functie de disponibilitatea de plata a clientului, acesta poate sa plateasca in contul unui contract intr-unul (plata integrala) sau mai multe etape (plata esalonata).

c.      Un contract sigur are o moneda in care este incheiat - clientul are libertatea de a isi alege moneda in care sa faca plata.

d.     Un contract poate avea mai multe intretineri efectuate - in functie de clauzele negociate, se poate oferi intretinerea periodica a lucrarii efectuate, in perioada de garantie costurile fiind suportate de firma sau dupa terminarea perioadei de garantie contra cost.

e.     Un contract sigur are un client - contractul este uninominal.

f.      Un contract are mai multe adrese (una de facturare, una de montaj) - trebuie facuta distinctie intre adrsesa la care va fi trimisa echipa de lucru si cea pe care se face facturarea.

2. Tabela LINII
1. O linie apartine sigur de un contract - existenta unei linii presupune existenta si a unui contract a carui parte componenta este.
2. O linie are sigur un articol - linia este suportul pentru un singur articol din lista de articole pentru care s-a intocmit contractul.
3. Tabela ARTICOLE
1. Un articol se poate regasi pe mai multe linii - se ofera libertatea de  a introduce acelasi articol pe mai multe linii, fie aceleasi cantitati fie in cantitati diferite.
2. Un articol are sigur o unitate de masura

Serviciile pot fi introduse ca articol, iar la unitatea de masura se selecteaza moneda in care se face serviciul.

4. Tabela UM
1. O unitate de masura poate fi asociata la mai multe articole - chiar daca articolele sunt diferite intre ele (Ex.: diferite profile de tamplarie PVC) ele vor avea aceeasi unitate de masura daca fac parte din aceeasi categorie generala.
5. Tabela CLIENTI
1. Un client poate avea mai multe contracte - numarul de contracte asociate cu un singur client poate fi teoretic nelimitat
2. Un client poate avea mai multe incasari - in functie de conditiile negociate (cazul ideal) dar si de solvabilitatea clientului acesta poate achita esalonat pentu diferite contracte aflate facute dar neachitate.
3. Un client poate avea mai multe adrese - adresele de montaj si adresele de facturare.
4. Un client are sigur o modalitate de contact - se va tine evidenta clientilor nu numai prin adresele asociate (care teoretic au caracter administrativ) dar si in functie de datele de contact pe care acestia le-au oferit (EX.: telefon, fax, adresa de e-mail).
6. Tabela ADRESE
1. O adresa poate sa se regaseasca pe un contract- adresele pot fi de doua tipuri: adrese de facturare si adresa de montaj. O astfel de pereche (adresa facturare-adresa montaj) este asociata pentru fiecare contract.
2. O adresa este sigur asociata unui client - indiferent de categoria din care face parte, o adresa este atasata unui singur client.
7. Tabela CONTACTE
1. Un contact sigur apartine de un client - contactele pt un client, telefon, e-mail, fax, etc.

8. Tabela MONEDE
1. O moneda poate sa se regaseasca pe un contract - moneda in care clientul a dorit sa efectueze plata.
2. O moneda poate sa se regaseasca pe o intretinere - daca intretinerea este realizata inafara perioadei de garantie a lucrarii, ea se va realiza contra cost in moneda aleasa de client.
3. O moneda poate sa se regaseasca pe mai multe incasari
4. O moneda poate sa se regaseasca pe mai multe aplicari
9. Tabela INTRETINERI
1. O intretinere are o moneda
2. O intretinere este sigur facuta pe un contract incheiat

Pot exista intretineri la un contract, care vor avea o valoare. Aceste intretineri pot avea loc in perioada de garantie, si atunci vor fi suportate de constructor, sau in afara perioadei de garantie, si vor fi suportate de client.

10. Tabela INCASARI
1. O incasare are un client
2. O incasare are o moneda
3. O incasare poate avea mai multe aplicari

Un client face plati catre constructor. Aceasta incasare de la client poate fi un avans pt una sau mai multe lucrari, sau o plata prin care se stinge un contract terminat. Incasarile se aplica, printr-una sau mai multe aplcari, pe unul sau mai multe contracte. Ramane la alegerea beneficiarului cum considera ca este o plata de la client, avans sau plata.

11. Tabela APLICARI
1. O aplicare este aplicata pe un contract
2. O aplicare este facuta pe baza unei incasari

Printr-o aplicare se realizeaza plata totala sau partiala a unui contract dintr-o incasare.

O aplicare poate fi anulata daca a fost gresit aplicata, si se actualizeaza atunci in plus cu suma respectiva valoarea ramasa neaplicata din incasare.

Ecranele aplicatiei

Partea administrativa:

1. Introducere monede

Se introduce simblolul pt moneda (RON, EUR, etc), o scurta descriere si eventual orice informatie suplimentara in campul Observatii.

Daca o moneda nu mai este de actualitate, se poate fie sterge(butonul STERGE) sau poate fi inactivata.

In cazul in care se introduce o moneda si s-a gresit, sau se renunta la a o introduce, daca nu s-a salvat, informatia poate fi anulata apasand butonul REVOCARE. Daca s-a salvat informatia, se sterge cu butonul STERGERE sau butonul Delete din bara de butoane si se salveaza.

Informatia se salveaza in tabela (COMMIT) cu butonul SALVEAZA sau cu butonul Save din bara de butoane.

Pt a introduce o informatie noua, se apasa butonul New din bara de butoane.

Introducere unitati de masura

Similar cu forma de introducere monede, se introduce un simbol pentru moneda, o descriere si eventualele informatii suplimentare.

Raman valabile aceleasi observatii cu privire la modul de operare

2. Introducere articole

Se introduce un simbol pt fiecare articol pe baza caruia se poate identifica tipul profilului folosit. Unitatea de masura este selectata din LOV-ul asociat tabelei de unitati de masura.

Aici se introduc si alte obiecte care pot face parte din natura contractului (transport, materiale auxiiare, etc.)

3. Introducere clienti

Se introduce numele clientului, tipul acestuia, si in functie de tip numarul unic de identificare: CNP pt persoane fizice, numarul de inregistrare fiscala pt societati comerciale.

Dupa salvare, se pot introduce adresele aferente clientului (de montaj sau de facturare) precum si modalitatile de contact aferente.

Pt un client deja creat care nu are aceste informatii, cautam clientul (F11 - criteriu de cautare - CTRL+F11) si se introduc informatiile corespunzator.

1. Introducere adrese

Codul clientului este preluat automat de la canvas-ul CLIENTI. Pe baza acestui cod care este Foreign Key in tabela de adrese, se introduc datele necesare. Se selecteaza tipul adresei, facturare/montaj.

Dupa salvare se revine la clientul intial prin apasarea butonului INAPOI LA CLIENT.

2. Introducere contacte clienti

Similar cu forma de introducere adrese se introduc si contactele pentru un client. Pentru a reveni la forma initiala de clienti se foloseste butonul INAPOI LA CLIENT.

Partea functionala:

1. Introducere contracte

In forma de contracte se introduc date referitoare la contractul care urmeaza a fi incheiat, sau daca se modifica conform realitatii diferite date de pe un contract deja creat.

Se introduc initial un nr de contract, o descriere. Se selecteaza din LOV clientul si moneda contractului. Valoarea de incasat va fi initial egala cu valoarea contractului.

Data contractului se introduce intial, este data la care s-a incheiat contractul.

Termenul de predare reprezinta termenul la care lucrarea va fi predata beneficiarului.

Data terminarii este data la care s-a terminat efectiv lucrarea si de la care se calculeaza perioada de garantie, introdusa ulterior. Se introduc termenele de intretinere, la care se va face inspectia lucrarii in perioada de garantie.

In functie de stadiul lucrarilor, se selecteaza in campul STATUS starea contractului.

Dupa salvare, se pot introduce in detaliu liniile aferente contractului.

2. Introducere linii contract

Codul de articol este preluat din LOV-ul creat la nivelul tabelei de articole. Cantitatea, pretul unitar, data la care s-a montat efectiv piesa respectiva, si informatii suplimentare.

3. Introducere incasari

Se selecteaza din LOV clientul care face plata, se introduce o descriere, valoarea, moneda (LOV la monede), tipul incasarii (avans sau plata aferenta uneia sau mai multor lucrari).

Dupa salvare se pot face aplicari din plata respectiva. Pt o incasare neaplicata, se introduc ulterior aplicarile dupa cautarea incasarii.

4. Introducere aplicari

Dupa ce s-a gasit incasarea din care se fac aplicari, se trece la introducerea aplicarilor:

Selectarea contractului din LOV, valoarea aplicata pe contract, data.

Daca aplicarea a fost eronata, se schimba statusul in Returnata si se salveaza.

5. Introducere intretineri

Intretinerile reprezinta lucrari efectuate ulterior  finalizarii asupra unui contract. Se selecteaza contractul aferent, se introduce o descriere, data la care s-a efectuat intretinerea, o valoare, moneda (LOV monede). In functie de natura lucrarii (garantie sau service la cererea clientului) se selecteaza platitorul lucrarii.

CAPITOLUL 5

CONCLUZII

Pentru a putea face fata conditiilor "extreme" de pe piata, societatile din sectorul productiv trebuie sa se adapteze, sa puna la dispozitia consumatorilor produse noi, intr-un timp mai scurt, dar care sa raspunda, in acelasi timp, mai bine nevoilor acestora. Previzionarea, planuirea si programarea eficienta sunt fundamentale in procesul de productie - iar ERP-ul este obligatoriu daca dorim sa obtinem aceste performante. Un astfel de sistem, implementat cu succes, ajuta la imbunatatirea afacerii prin optimizarea capacitatii de productie si a inventarului pentru a reduce costuri si a mari profitabilitatea, prin finalizarea la timp a produselor.

In lucrarea de fata am reusit sa realizez un ERP care sa gestioneze activitatea unei firme avand ca suport baza de date ORACLE si modulul de dezvoltare ORACLE Developer Suite. Baza de date ORACLE ofera o serie de beneficii care nu pot fi ignorate atunci cand se doreste realizarea unei aplicatii de calitate: securitatea, integritatea datelor, facilitatea de back-up, managementul resurselor, portabilitate, dezvoltare ulterioara (modularitate). Din momentul luarii acestei decizii era evidenta utilizarea pachetului de dezvoltare Forms si Reports in special datorita excelentei integrari cu bazele de date Oracle. Oracle Forms si Reports exceleaza in domeniul aplicatiilor (in speta economice) cu baze de date. Interfetele clasice pentru aceste aplicatii se pot rezolva relativ repede cu un spor de productivitate remarcabil, iar gestiunea dialogului client (developer) - server este bine fundamentata si simplu de realizat in conditii de performanta.

Ca obiective de viitor, in conditiile cerintei explicite din partea beneficiarului aplicatiei, se va trece la portarea aplicatiei pe internet astfel incat accesul angajatilor la informatiile necesare in activitate firmei sa fie facil, iar informatiile sa fie pastrate pe un server de date securizat, astfel incat sa nu existe riscul instrainarii acestora catre persoane neautorizate. 

BIBLIOGRAFIE

Documentatie

• Marin Fotache, Catalin Strambei, Liviu Cretu - ORACLE 9i2, ghidul dezvoltarii aplicatiilor profesionale, Ed. Polirom, 2003.
• Pam Gamer - Oracle9i Forms Developer: Building Internet Application, 2002
• Christian Bauwens - Oracle iDS Reports: Build Internet Reports, 2001

Bibliografie on-line

www.oracle.com

Suport video

Pearson PTR - Oracle Forms Developer Complete Video Course