|
|
|
In cadrul unitatilor patrimoniale, documentele indeplinesc urmatoarele functii:
sursa de date pt. inregistrari in conturi a operatiilor ec. si fin.
de exercitare a controlului ec.-fin. privind realitatea si legalitatea operatiilor ec. si fin.
de informare operativa a organelor de conducere asupra operatiilor ec.-fin. ce au loc in unitate.
1) Documente tipizate - sunt acele documente in care continutul, forma si formatul sunt prestabilite si preimprimate pe formulare, pe baza unor reglementari legale.
Tipizarea documentelor asigura usurarea completarii si verificarii lor si contribuie la satisfacerea cerintelor de prelucrare automata a datelor pe care le contine. Aceste documente sunt cuprinse in nomenclatorul cu formulare tipizate privind activitatea financiara si contabila, elaborat de MF.
Exemplu: factura fiscala, factura, chitanta, jurnal de vanzare, jurnal de cumparare
2) Documente netipizate - sunt acele documente in care continutul, forma si formatul nu sunt prestabilite si preimprimate prin reglementari legale si se intocmesc de unitatile patrimoniale pt. unele operatii pt. care nu exista documente tipizate, dar pt. care se cer documentele respective.
Exemplu: diferite centralizatoare, situatia productiei, cereri de concedii, cereri de demisie, de angajare
1) Documente privind imobilizarile corporale si necorporale
Exemple bonuri de miscare a mijloacelor fixe, procese verbale de predare-primire, procese verbale de scoatere din functiune
2) Documente privind activele circulante
Exemple: nota de receptie si constatare de diferente, bon de consum
3) Documente privind disponibilitatile banesti
Exemple: chitante, dispozitii de plata, dispozitii de incasare, extras de cont, registru de casa
4) Documente privind salariile si alte drepturi cuvenite angajatilor
Exemple: state de salarii, lista de avans chenzinal
5) Documente privind vanzarile
Exemple: factura fiscala, aviz de insotire a marfii, factura proforma
1) Documente cu regim special - pt. aceste documente exista reglementari legale privind tiparirea, circulatia, evidenta si pastrarea lor.
Exemple: factura, chitanta
2) Documente intocmite pe formulare cu reglementari exprese de tiparire, gestionare, folosire si justificare
Exemple: carnete de munca, certificate medicale
3) Documente intocmite pe formulare cu regim uzual - acestea nu au restrictii si cuprind toate formularele necuprinse in primele doua categorii.
IV) In functie de modul de intocmire si de rolul lor in cadrul circuitului economic si al sistemului informational ce trebuie sa-l reflecte
1) Documente justificative - formeaza principala componenta a sistemului de documente, cu ajutorul carora sunt consemnate operatiile economice si financiare in momentul efectuarii lor, cu scopul de a servi ca dovada a infaptuirii lor si ca instrument de fundamentare a inregistrarii lor in contabilitate. Nu sunt admise corecturi in documentele justificative privind mijloacele banesti. In cazul unori erori, documentul gresit se anuleaza, fara a se detasa de la carnet.
Exemple: chitante, bonuri fiscale, aviz de insotire a marfurilor, factura proforma
2) Documente contabile pt. inregistrarea in conturi
2.1) Documente de inregistrare cronologica - cu ajutorul acestora se inregistreaza informatiile in ordinea in care au avut loc si se asigura reflectarea in timp a operatiilor efectuate intr-un exercitiu fin.
Exemple:registru jurnal
2.2) Documente de inregistrare sistematica - sunt menite sa sigure evidenta fiecarui element patrimonial sub urmatoarele aspecte:
existenta initiala (de la inceputul per. de gestiune);
intrarile si iesirile;
existenta finala (de la sf. perioadei de gestiune).
Aceste documente se deschid pt. fiecare element patrimonial in parte, deci pt. fiecare cont.
Exemple: fisa de cont, registru cartea mare
2.3) Documente de sinteza si raportare contabila - cuprind acele documente care contin informatii cu caracter sintetic si reflecta situatia ec. si fin. a unitatii patrimoniale.
Exemple: balanta contabila, bilant, cont de profit si pierdere
Registre de contabilitate
Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii in care unitatile patrimoniale inregistreaza periodic, cronologic si sistematic operatii ec.-fin. consemnate in documente justificative, care produc modificari in patrimoniul acestora.
Principalele registre de contabilitate sunt: Registrul - jurnal, Registrul - inventar si Rregistrul Cartea Mare.
Registrul - jurnal este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza zilnic sau lunar, in mod cronologic, op. cu op., fara spatii libere si fara stersaturi, toate miscarile patrimoniului unitatii. Operatiile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc si in cursul aceleasi zile, pot fi recapitulate intr-un document centralizator. Registrul - jurnal se poate prezenta sub forma unui registru - jurnal general, iar unitatile cu volum mare de operatii pot utiliza pt. detaliere registre - jurnal auxiliare pt. operatii de casa si banca, decontari cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor. Periodic, de regula lunar, totalurile jurnalelor auxiliare se centralizeaza in registrul jurnal general. Se intocmeste intr-un singur exemplar. Orice inregistrare in Registrul - jurnal tb. sa cuprinda elem. cu privire la: felul, nr. si data doc. justificativ, sumele corespunzatoare operatiilor efectuate, explicatii privind operatiile respective si conturile debitoare si creditoare in care s-au inregistrat.
Registrul - inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza anual si grupat toate elem. patrimoniale inventariate de unitati. Se intocmeste intr-un singur exemplar. La sf. fiecarui an, in acest registru se inscriu elementele de inventar dupa natura lor, suficient de detaliate pt. a putea justifica continutul fiecarui dintre posturile bilantului. La baza intocmirii acestui jurnal se afla listele de inventariere care se intocmesc lunar si procesele verbale de inventariere a elementelor patrimoniale.
Registrul Cartea Mare este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar si sistematic inregistrarile efectuate in Registrul - jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare si creditoare, soldul final. Registrul Cartea Mare contine cate o fila pt. fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Continutul acestui registru sta la baza intocmirii balantei de verificare.
Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat, completate astfel incat sa permita identificarea si controlul operatiilor efectuate. Ele se pastreaza in unitate impreuna cu documentele justificative care au stat la baza intocmirii lor, timp de 10 ani de la data inchiderii ex. fin. in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de pierdere, sustragere sau distrugere, tb. reconstituite in termen de max. 30 de zile de la constatare.
Pe langa aceste registre de contabilitate, agentii economici au obligatia de a intocmi lunar alte doua jurnale, cu ajutorul carora sa se realizeze concordanta intre inregistrarile contabile si documentele justificative. Aceste jurnale sunt:
1) Jurnal pentru vanzari - se intocmeste zilnic sau lunar, fara stersaturi sau adaugiri, fara spatii libere, pe baza documentelor justificative.
Serveste pentru:
inregistrarea vanzarilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii;
stabilirea lunara a TVA colectata;
controlul operatiunilor inregistrate in contabilitate, evidentiindu-se urmatoarele corelatii: totalul sumelor din coloana privind baza de impozitare sa fie egal cu totalul rulajelor curente ale conturilor de venituri din vanzari sau prestari de servicii si totalul coloanei TVA din jurnal sa fie egal cu totalul rulajului creditor al contului 4427 (TVA colectata) din balanta de verificare.
2) Jurnal pentru cumparari - se completeaza zilnic sau lunar, fara stersaturi sau adaugiri, fara spatii libere, pe baza documentelor justificative pt. operatiile respective.
Serveste pentru:
inregistrarea cumpararilor de valori materiale sau a prestarilor de servicii;
stabilirea lunara a TVA deductibila;
controlul operatiilor inregistrate in contabilitate, evidentiindu-se urmatoarea corelatie: totalul sumelor din coloana de TVA sa corespunda cu rulajul debitor al contului 4426 (TVA deductibila) din balanta de verificare.
Aviz de insotire a marfii
Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.
Serveste ca:
document de insotire a marfii pe timpul transportului;
document ce sta la baza intocmirii facturii;
dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, a aceleasi unitati, dispersate teritorial;
document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleasi unitati in cazul transferului.
Se intocmeste in trei exemplare de culori diferite (albastru, rosu si verde) de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, a marfurilor sau a altor valori materiale, facandu-se mentiunea "Urmeaza factura".
In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleasi unitati patrimoniale dispersate teritorial, avizul de insotire a marfii va purta mentiunea "Fara factura".
Pe avizul de insotire a marfii emis pt. valori materiale trimise spre prelucrare la terti, se face mentiunea "Pt. prelucrare la terti".
Avizul de insotire a marfii circula:
la furnizor:
la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului pt. semnare de primire (exemplarul albastru);
- la compartimentul desfacere, pt. inregistrarea cantitatilor livrate si pt. intocmirea facturii (rosu si verde);
- la compartimentul financiar-contabil atasat la factura (verde);
la cumparator:
la magazie pt. incarcarea in gestiune, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (albastru);
la compartimentul aprovizionare pt. inregistrarea cantitatilor aprovizionate (albastru);
la compartimentul financiar-contabil pt. inregistrarea in contabilitate, atasat la factura (albastru).
Se arhiveaza:
la furnizor:
la compartimentul desfacere (rosu);
la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (verde);
la cumparator:
la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii (albastru).
Chitanta
Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.
Serveste ca:
document justificativ pt. depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii;
document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate.
Se intocmeste in doua exemplare de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta la primirea sumei.
Circula la depunator (exemplarul 1). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului.
Factura
Este un formular cu regim special de inseriere si numerotare.
Serveste ca:
document pe baza caruia se livreaza produsele si marfurile, se executa lucrarile sau se presteaza serviciile;
document de insotire a marfii pe timpul transportului;
document de incarcare in gestiunea primitorului;
document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.
Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare (albastru, rosu, verde), la livrarea produselor si a marfurilor, la executarea lucrarilor sau la prestarea serviciilor, de catre compartimentul desfacere sau alt compartiment si se semneaza de compartimentul emitent.
Factura fiscala se intocmeste numai de catre unitatile patrimoniale platitoare de TVA.
Factura se intocmeste de unitatile neplatitoare de TVA.
Circula:
la furnizor:
la compartimentul in care se efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pt. acordarea vizei (toate exemplarele - fiza de control financiar se acorda numai pe exemplarul 3);
la compartimentul desfacere (exemplarul 2);
la compartimentul financiar contabil (exemplarul 3);
- la cumparator:
- la compartimentul aprovizionare, pt. confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din avizul de insotire a marfii care a insotit marfa (exemplarul 1);
- la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pt. acordarea vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii);
- la compartimentul financiar-contabil, pt. acceptarea platii, precum si pt. inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii).
Se arhiveaza:
la furnizor:
la compartimentul desfacere (exemplarul 2);
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3);
- la cumparator:
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).
Fisa de magazie a formularelor cu regim special
Este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.
Serveste ca:
document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare care au un regim special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire;
document de evidenta a formularelor anulate;
sursa de informatii pt. controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare.
Se intocmeste de catre gestionar intr-un exemplar, separat pt. fiecare fel de formular cu regim special. Fisele de magazie ale formularelor cu regim special se tin la locul de depozitare a formularelor.
Nu circula, fiind document de inregistrare. Se arhiveaza la compartimentul fin.-con.
