|
|
|
Audit - Grupuri de dezbatere
1. Conceptul grupurilor de dezbatere si clasificarea lor
Cele mai multe rapoarte de audit se refera la impactul programulor guvernamentale asupra masei largi a populatiei. Examinarea impactului dorit asupra unor programe tine cont atat de punctul de vedere al celor care furnizeaza fondurile, cat si al acelora care sunt utilizatorii lor. De aceea auditul urmareste sa cerceteze parerile factorilor de decizie, managerilor operationali, dar si parerile celor care primesc servicile programelor sau ale celor care primesc in mod indirect sunt influentati de programele respective.
Grupurile de dezbatere sunt printre cele mai raspandite mijloace de cercetare pentru colectarea probelor de audit, exprimate in raspunsuri pe care le ofera cei intervievati intr-un anumit context.
Tehnica grupurilor de dezbatere isi are originea in jurul anului 1940, fiind folosita pentru evaluarea reactiei publicului la audierea programelor de radio. De atunci aceasta tehnica a fost imbunatatita, perfectionata de cercetatorii din domeniul stintelor sociale, marketingul, stintele politice, reclamei si comunicarii.
Grupurile de dezbatere se caracterizeaza printr-o flexibilitate considerabila, spre deosebire de tehnica chestionarelor, care cauta probe de audit prin raspunsuri exprimate in casete care se bifeaza. Participantii la grupurile de dezbatere pot exprima raspunsurile propriiindraznete, care nu au fost anticipate anterior de catre auditor, sau pot exprima pareri si califica raspunsurile celorlalti membrii ai grupului.
Grupurile de dezbatere au fost uneori criticate, pentru ca rezultatele obtinute nu sunt ilustrative si nu se asigura date statistice reprezentative. Aceasta opinie trebuie luata in seama de catre auditor, in sensul ca el trebuie sa decida momentul si locul cel mai bun, optim, pentru obtinerea unei probe de audit prin grupurile de dezbatere.
Un grup de dezbatere este o selectie de persoane adunate la un loc pentru a dezbate teme si probleme cu caracter specific. Reactiile si atitudinile participantilor sunt utilizate pentru a explora argumentele care stau in spatele preferintelor grupului.
Ajustarea caracteristicilor grupurilor de dezbatere poate delimita cateva variante ale acestora si anume: brainstorming-ul, work-shops-urile, discutile in minigrupurile de dezbatere, discutiile in grupuri reconvocate.
Grupurile de dezbatere ofera o serie de avantaje si anume:
participantilor li se permite sa reactioneze si sa dezbata raspunsurile celorlalti, ceea ce poate genera analize si comentarii care altfel nu s-ar produce;
mediatrol poate interactiona direct cu cei ce raspund;
raspunsurile participantilor nu sunt limitate de mediator, modul de desfasurare a discutiei permitandu-le sa-si exprime opiniile cu propriile cuvinte;
datele sunt obtinute mai rapid daca participantii ar raspunde separat, iar sesiunile de discutii pot fi organizate pe subiecte mai concise decat in cazul chestionarelor.
Intr-o misiune de audit punerea in practica a tehnicii grupurilor de dezbatere trebuie sa se faca concomitent cu evaluarea costurilor aferente, deoarece acestea pot fi destul de mari daca este nevoie de angajearea unor specialisti externi.
Desi, grupurile de dezbatere sunt folosite frecvent pentru a ajuta in explicarea si definirea unor probleme de natura cantitativa de mare importanta pentru entitatea audiata, rezultatele pot sa nu fie reprezentative statistic, oricat de multe gruperi de dezbatere s-ar organiza.
Ca o consecinta, rezultatele grupurilor de dezbatere sunt mai de graba probe de audit circumstantiale, neputand fi ridicate la rangul de probe fiabile decat daca sunt confirmate si sprijinite de alte probe, obtinute din alte surse sau din alte procedee.
Datorita acestor motive, este extrem de important ca auditorul sa discute folosirea grupurilor de dezbatere cu conducerea entitatii audiate si sa colaboreze rezultatele cu alte probe de audit, de exemplu, cu cele obtinute din sondaj sau din proceduri analitice.
2.Organizarea si functionarea grupurilor de dezbatere
Din activitatea practica reyulta ca este foarte important ca grupul de dezbatere sa fie bine organizat, deoarece participantii cedeaza din timpul lor pentru a participa la o sesiune si orice insatisfactie sau sentimentul de timp pierdut poate dauna atat rezultatele asteptate de auditor, cat si relatiile acestuia cu entitatea audiata.
Etapele cheie in organizarea unui grup de dezbatere sunt: selectarea mediatorului, determinarea grupului de dezbatere necesar si a locurilor de intalnire, stabilirea participantilor, elaborarea unui ghid pe temele sau problemele ce vor face obiectul discutilor in cadrul grupului.
Rolul mediatorului este de a se asigura ca toti participanti se simt bine, contribuie activ la discutii si ca dezbaterile nu se abat de la problemele cheie.
In mod concret, rolul mediatorului consta in: introducerea participantilor; explicarea scopului intrunirii, realizarea unei admosfere relaxante in cadrul grupului, realizarea feed back-ului, realizarea tratativelor cu participantii dificili, participanti reticenti, participanti experti.
Mediatorul poate fi un membru al personalului entitatii auditate sau un specialist extern.
Numarul de grupuri de dezbatere ce vor fi constituite depinde de numarul subgruparilor in populatie, calitatea problemelor de audit dorite si destinatia raportului de audit.
Procedura obisnuita in determinarea de grupuri de dezbatere consta in:
stabilirea unui grup de dezbatere pilot pentru a testa modul de abordare si a primi feed back-ul de la participanti privind stabilirea corecta a problemelor tinta;
stabilirea de grupuri de dezbatere pentru colectarea probelor de audit;
Grupurile de dezbatere pot fi constituite din persoane care cu cunostinte de baza din diferite domenii, reprezentantii ai partilor interesate sau membrii ai publicului, in general.
Cei care participa intr-un grup de dezbatere trebuie sa reprezinte o relatie tipica a populatiei supusa examinarii.
Determinarea persoanelor de a oferii din timpul lor pentru a participa la sesiunile grupului este uneori dificila. In general, personalul provenit de la entitatea audiata are tendinta de a dori sa participe daca sesiunile sunt organizate in timpul orelor de lucru, iar conducerea nu are obiectii in acest sens.
Un ghid pe tema este o agenda detaliata a problemelor sau intrebarilor pe care fiecare grup de dezbatere este chemat sa le discute. Acest ghid este important sa fie bine proiectat si realizat, in sensul ca trebuie sa promoveze discutia si sa nu dea impresia unor puncte de vedere preconcepute. In timp ce mediatorului I se cere sa fie experimentat in folosirea grupurilor de dezbatere, auditorul trebuie sa se asigure ca problemele esentiale au fost discutate. Aceasta presupune o buna intelegere a modului cum functioneaza entitatea audiata, daca grupul de dezbatere este folosit pe tot parcursul auditului, precum si o perspectiva a modului an care rezultatele obtinute vor fi incorporate in raport final.
Scopul principal al ghidului este sa actioneze ca o memorie atutatoare in asigurarea ca grupul se concentreaza pe acele probleme specifice de audit.
3. Realizarea grupurilor de dezbatere
Tinerea sub control a dezbaterilor legate de problemele in cauza este garantia obtinerii esentialului din grupuri de dezbatere. Este foarte usor sa petreci cateva ore vorbind intr-un grup de dezbatere, dar nu este usor sa oferi raspunsuri clare la unele intrebarii. De aceea, auditorului ii revine sarcina de a-si formula obiective clare atat pentru mediator, cat si pentru participanti in asa fel incat sa se asigure ca grupul nu s-a departat prea mult de la acestea.
Obiectivele pe care trebuie sa le urmareasca auditorul sunt:
Mediatorul trebuie sa decida asupra modului cum trebuie sa fie introdusa in discutie fiecare tema sau problema. De indata ce discutia este pe drumul cel bun, mediatorul isi poate adapta modul de adoptare a temei, dar planificarea initiala il va ajuta sa se asigure ca sunt puse intrebari potrivite, in ceea ce priveste tipul intrebarilor acestea pot fi intrebari deschise; intrebari tendintioase si neutre intrebari generale si specifice.
Principalele tipuri de intrebari pe care un mediator le poate folosi intrun grup de dezbatere:
intrebari principale care trebuie pregatite cu grija, anterior desfasurarii sesiunii;
intrebari de proba care sunt folosite pentru realizarea discutiei la un nivel mai profund;
intrebari de testare care sunt folosite pentru a testa limitele unui concept;
intrebari ocolite care se folosesc pentru a readuce grupul la intrebarile principale;
intrebari obtuze care se folosesc atunci cand discutia a intrat intr-un teritoriu neconfortabil pentru grup;
intrebari la obiect care cer un raspuns la obiect si permit grupului sa raspunda fara un risc personal;
intrebari anonime care sunt folosite pentru a obtine de la un grup discutarea si rediscutarea unei probleme cheie;
tacerea, simpla asteptare pentru un raspuns permite acelora care sunt mai lenti sau nesiguri sa-si formuleze si sa-si exprime ideile.
Obtinerea rezultatelor din discutiile gropului de dezbatere
Existenta si folosirea unui mijloc de inregistrare cu acuratete a discutiei grupului este necesara pentru analizarea rezultatelor, prin compararea punctelor de vedere si a opinilor, prin evaluarea nivelului, consensului sau dezacordului, dar si a preocuparilor majore. In general, prin inregistrarea discutiilor se obtine asigurarea ca problemele cheie au fost abordate.
Mediatorul trebuie sa se asigure ca grupul ramane relaxat si nu se simte inhibat datorita faptului ca discutiile sunt inregistrate. In mod normal, se va explica grupului de ce si cum vor fi inregistrate discutiile si vor da asigurari ca opiniile exprimate si informatiile date vor fi tratate cu confidentialitate. Orice participant, care este nemultumit sau nu este de acord cu aceste conditii, trebuie sa aiba posibilitatea sa plece din grup, inainte ca discutia sa inceapa.
Punerea de acord a auditorului cu entitatea auditata.
In general, exista doua cai prin care datele obtinute de auditor prin intermediul grupurilor de dezbatere se folosesc in audit.
In primul rand se pot folosi pentru a sprijini sau valida probele de audit colectate prin alte tehnici.
In al doilea rand, informatiile obtinute pot furniza o parte din certitudinea de audit necesara, in cazul in care concluziile rezultate din folosirea grupurilor se pot rezuma in raport.
Recomandarile auditorului din punct de vedere al costului.
Din practica a reiesit ca exista posibilitatea ca discutiile grupului de dezbatere sa se poata concentra pe solutia ideala a unei probleme, de aceea este importanta exploatarea fezabilitatii sugestilor facute de participanti, astfel incat recomandarile pe care le face auditorul prin raportul sau sa fie facute prin prezentarea costului si beneficilor rezultate, prin aplicarea lor. Oricum, auditorul trebuie sa isi asigure acordul entitatii in legatura cu cifrele utilizate in acest sens, astfel existand posibilitatea ca recomandarile sa fie respinse.
