Finalizarea proiectului

Rezumat

Acest capitol prezinta activitatile care trebuie derulate in etapa de finalizare a proiectului: receptia lucrarilor executate, preliminara si finala, intocmirea cartii tehnice a obiectivului, redactarea documentului care atesta finalizarea formala a proiectului, sedinta de evaluare finala a proiectului si arhivarea documentelor proiectului. Pentru fiecare activitate se explica utilitatea desfasurarii ei si sunt formulate o serie de recomandari.

Cuprins

1. Receptia

2. Cartea tehnica a constructiei

3. Finalizarea formala a proiectului

4. Reuniunea finala a participantilor la realizarea proiectului

5. Arhivarea documentelor proiectului

1. Receptia

O data ce proiectul este finalizat are loc receptia obiectului (obiectivului) de constructii realizat.

Receptia[1] constituie o componenta a sistemului calitatii in constructii si se materializeaza in actul prin care investitorul declara ca accepta lucrarea, cu sau fara rezerve, si ca aceasta poate fi data in folosinta. Prin receptie se certifica faptul ca executantul si-a indeplinit obligatiile in conformitate cu prevederile contractului si ale documentatiei de executie si a dispozitiilor de santier.

Receptia lucrarilor de constructii de orice categorie si a instalatiilor aferente acestora se efectueaza atat la lucrari noi,  cat si la interventiile in timp asupra constructiilor existente (reparatii capitale, consolidari, modificari, modernizari, extinderi etc.) si se realizeaza in doua etape:

- receptia la terminarea lucrarilor;

- receptia finala la expirarea perioadei de garantie.

Indiferent de sursa de finantare, de forma de proprietate sau de destinatie, receptia lucrarilor de constructii si instalatii aferente acestora se organizeaza de catre ordonatorii de credite sau proprietari (acestia avand calitatea de investitori). Daca pe parcursul realizarii receptiei partile nu ajung la intelegere privind incheierea procesului verbal de receptie ele se pot adresa instantei judecatoresti.

Receptia la terminarea lucrarilor se realizeaza in maxim 15 zile calendaristice de la notificarea terminarii lucrarilor de catre o comisie numita de investitor. Comisia se compune din: minimum 2 membri pentru constructii mici (locuinte cu pana la 4 apartamente si suprafata desfasurata de maximum 150 mp, anexele gospodaresti ale acestora si constructiile provizorii), minimum 5 membri pentru constructii mai mari decat acestea si din minimum 7 membri pentru constructiile de importanta exceptionala. Din comisia de receptie fac parte, obligatoriu, cate un reprezentant al investitorului si al administratiei publice locale.

Reprezentantii executantului si ai proiectantului nu pot face parte din comisia de receptie. Ei au calitatea de invitati si au rolul de a da explicatii la intrebarile membrilor comisiei de receptie. Proiectantul va prezenta comisiei, in scris, punctul sau de vedere asupra executiei.

Comisia de receptie examineaza:

respectarea prevederilor din autorizatia de construire, precum si avizele si conditiile de executie impuse de autoritatile competente.

executarea lucrarilor in conformitate cu prevederile contractului, ale documentatiei de executie si ale reglementarilor specifice, conform legii;

referatul de prezentare intocmit de proiectant privind modul in care a fost executata lucrarea;

terminarea tuturor lucrarilor prevazute in contractul incheiat intre investitor si executant si in documentatia anexata la contract.

Examinarea se face prin:

- cercetare vizuala a constructiei;

- analiza documentelor continute in cartea tehnica a constructiei;

Comisia isi definitiveaza lucrarile prin intocmirea procesului-verbal de receptie in care face una dintre urmatoarele recomandari:

- admiterea cu sau fara obiectii a receptiei;

- amanarea receptiei;

- respingerea receptiei.

Admiterea receptiei are loc atunci cand comisia nu face obiectii sau cand obiectiile nu sunt de natura sa afecteze utilizarea constructiei conform destinatiei sale.

Admiterea receptiei la terminarea lucrarilor presupune intrarea in perioada de garantie (prevazuta in contract) care poate fi de:

3 ani, pentru constructii miniere si hidrotehnice;

2 ani, pentru constructii termoenergetice, linii si statii electrice;

1 an si jumatate, pentru constructii de locuinte;

1 an, pentru constructii industriale si toate celelalte obiecte de constructii.

Amanarea receptiei are loc atunci cand:

se constata lipsa sau neterminarea unor lucrari ce afecteaza siguranta in exploatare a constructiei;

constructia prezinta vicii a caror remediere este de durata;

exista neclaritati cu privire la calitatea constructiei si sunt necesare incercari si expertize suplimentare pentru a le elimina.

Comisia recomanda respingerea receptiei atunci cand se constata vicii care nu pot fi inlaturate si care, prin natura lor, impiedica realizarea uneia sau mai multor exigente esentiale, caz in care se impun expertize, reproiectari, refaceri de lucrari etc.

Pe baza procesului-verbal de receptie, investitorul hotaraste admiterea, amanarea sau respingerea receptiei si comunica acest lucru executantului in trei zile lucratoare, impreuna cu un exemplar din procesul-verbal.

Receptia finala se realizeaza la convocarea investitorului in cel mult 15 zile de la incheierea perioadei de garantie. La receptia finala participa investitorul, comisia de receptie numita de investitor, proiectantul lucrarii si executantul.

Comisia de receptie finala examineaza:

procesele verbale de receptie la terminarea lucrarilor;

finalizarea lucrarilor cerute la receptia de la terminarea lucrarilor;

referatul investitorului privind comportarea constructiilor si a instalatiilor aferente in exploatare pe perioada de garantie, inclusiv viciile aparute si remedierea lor. La incheierea lucrarilor de receptie comisia va intocmi un proces verbal de receptie finala  in care va consemna recomandarea de admitere, cu sau fara obiectii a receptiei, de amanare sau de respingere a ei.

Respingerea receptiei finale se inregistreaza atunci cand constructia nu respecta una sau mai multe exigente esentiale. Constructia a carei receptie finala a fost respinsa va fi pusa in stare de conservare prin grija si pe cheltuiala investitorului, utilizarea ei va fi interzisa iar recuperarea pagubelor de catre investitor (inclusiv din nefunctionarea constructiilor) de la vinovatii de viciile constatate cu ocazia receptiei se face de obicei printr-o instanta de judecata.

2. Cartea tehnica a constructiei

Cartea tehnica a constructiei[2] se definitiveaza inainte de receptia finala si cuprinde ansamblul de documente referitoare la proiectarea, executia, receptia, exploatarea, intretinerea, repararea si urmarirea comportarii in timp a constructiei.

Cartea tehnica a constructiei se intocmeste, intr-un singur exemplar, de catre investitor cu ajutorul proiectantului pentru toate obiectele de constructii definitive, supuse regimului de autorizare a constructiilor, indiferent de natura fondurilor din care acestea sunt finantate sau de natura proprietatii asupra lor. Dupa intocmire aceasta se completeaza si se pastreaza de catre investitor sau, dupa caz, de catre proprietar.

Cartea tehnica a constructiei cuprinde documentatia de baza si centralizatorul cu partile sale componente.

Documentatia de baza este compusa din patru capitole:

Capitolul A. Documentatia privind proiectarea. Acest capitol cuprinde:

actele referitoare la tema de proiectare, amplasarea constructiei si avizele de specialitate care au stat la baza intocmirii proiectului;

documentatia tehnica a constructiei (caracteristici, detalii de executie pentru elementele structurii de rezistenta si a altor elemente de constructii ce asigura functionalitatea si siguranta in exploatare etc.);

breviarele de calcul pentru specialitati;

diferentele fata de detaliile de executie initiale, cu precizarea cauzelor care au condus la aceste diferente;

caietele de sarcini privind executia lucrarilor.

Capitolul B. Documentatia tehnica privind executia. Acest capitol cuprinde:

autorizatia de executare a constructiei;

procesul-verbal de predare a amplasamentului si a reperului de nivelment general;

inregistrarile de calitate cu caracter permanent efectuate pe parcursul executiei lucrarilor, precum si celelalte documentatii intocmite conform prescriptiilor tehnice, prin care se atesta calitatea lucrarilor (rezultatele incercarilor efectuate, certificatele de calitate, condica de betoane, registrul proceselor verbale de lucrari ascunse, notele de constatare ale organelor de control, registrul unic de comunicari si dispozitii de santier, procesele-verbale de probe specifice si speciale etc.);

procesele-verbale de receptie a terenului de fundare, a fundatiilor si a structurii de rezistenta, procesele-verbale de admitere a fazelor specificate in contract;

procesele-verbale privind montarea instalatiilor de masurare prevazute prin proiectul de urmarire speciala a constructiilor, daca este cazul, precum si consemnarea citirilor initiale de la care incep masuratorile;

expertizele tehnice, verificarile pe teren sau cercetarile suplimentare efectuate in afara celor prevazute in prescriptiile tehnice sau caietele de sarcini, rezultate ca necesare , ca urmare a unor accidente tehnice produse in cursul executiei sau ca urmare a unor greseli de executie;

caietele de atasament si jurnalul principalelor evenimente (inundatii, cutremure, alunecari de teren, temperaturi excesive etc.).

Capitolul C. Documentatia tehnica privind receptia. Acest capitol cuprinde:

procesele-verbale de receptie (la terminarea lucrarilor si finala);

alte acte elaborate ca urmare a cererilor comisiilor de receptie prin care se prevad verificari sau cercetari suplimentare, cu indicarea rezultatelor obtinute si a modului de rezolvare.

Capitolul D. Documentatia tehnica privind urmarirea comportarii in exploatare si a interventiilor in timp. Acest capitol cuprinde:

prevederile scrise ale proiectantului privind urmarirea comportarii constructiei, instructiunile de exploatare si intretinere si lista prescriptiilor care trebuie respectate pe timpul exploatarii constructiei, documentatia de interpretare a urmaririi comportarii constructiei in timpul executiei si a exploatarii;

proiectele pe baza carora s-au elaborat, dupa receptia finala a lucrarilor, modificari ale constructiei fata de proiectul initial;

actele de constatare a unor deficiente aparute dupa receptie si masurile de interventie luate (proces-verbal de remediere a defectelor);

proiectul de urmarire speciala a constructiei, daca este cazul;

procesul-verbal de predare-primire a constructiei in cazul schimbarii proprietarului

jurnalul evenimentelor.

Centralizatorul cartii tehnice a constructiei cuprinde fisa statistica pe obiect, borderoul dosarelor documentatiei de baza si copiile borderourilor cuprinsului fiecarui dosar in parte.

Proprietarul sau administratorul va asigura urmarirea comportarii constructiei in exploatare si interventiile in timp asupra acesteia pentru a completa cartea tehnica a constructiei cu toate evenimentele si interventiile facute.

Cartea tehnica a constructiei se pastreaza pe toata durata de exploatare a obiectului de constructie pana la demolarea sa. Dupa demolare investitorul preda exemplarul completat la arhiva unitatilor administrativ-teritoriale.

3. Finalizarea formala a proiectului

Finalizarea proiectului este recomandabil sa fie insotita de redactarea unui document care sa ateste in mod formal acest fapt. Scopul principal al unui astfel de document este stoparea finantarii pentru proiectul respectiv, inchiderea liniilor de credit, pentru a se evita incarcarea nejustificata a unor costuri.

Un astfel de document trebuie sa contina urmatoarele informatii:

Denumirea proiectului;

Numarul de inregistrare al proiectului;

Data finalizarii;

Motivul finalizarii (de regula, dar nu intotdeauna, terminarea proiectului);

Instructiuni speciale;

Semnaturile persoanelor autorizate (manager de proiect, reprezentanti ai managementului superior al antreprenorului etc.);

Precizarea persoanelor si institutiilor care vor fi avizate de finalizarea proiectului.

4. Reuniunea finala a participantilor la realizarea proiectului

Aceasta reuniune are ca scop tragerea de concluzii si invataminte colective utilizabile in proiecte viitoare si sarbatorirea realizarilor (unul dintre aspectele stimularii partilor implicate, care s-ar putea intalni din nou in cadrul unor proiecte viitoare).

La o astfel de reuniune se face un bilant al proiectului, examinandu-se daca rezultatele asteptate au fost obtinute (atat pe plan tehnic, cat si din punctul de vedere al incadrarii in termenele de executie si buget) si identificandu-se cauzele care au generat abateri, si acumulandu-se invatamintele susceptibile de a imbogati experienta practica, atat in domeniul tehnic, cat si in cel al conducerii proiectelor.

In multe cazuri se constata ca acest efort final este neglijat, in principal pentru ca participantii la proiect sunt foarte repede angrenati in alte misiuni, motiv pentru care au foarte rar ragazul de a aprofunda ceea ce tocmai au realizat. Totusi, consideram ca trebuie acordata o atentie insemnata realizarii acestui bilant final, care trebuie considerat ca fiind una dintre sarcinile proiectului: dupa productie, ameliorarea practicilor firmei constituie unul dintre obiectivele proiectului.

Este, de asemenea, utila punerea la punct a unui sistem de monitorizare posterior finalizarii oficiale a proiectului, pentru a imbunatati rezultatele proiectului (interventie ce nu trebuie confundata cu mentenanta proiectului, desi are o forma asemanatoare).

5. Arhivarea documentelor proiectului

Aceasta etapa este extrem de importanta, documentele proiectului finalizat putand servi unei varietati de scopuri:

Instruirea noilor manageri de proiect;

Evitarea repetarii unor greseli;

Conducerea mai performanta a unor proiecte similare viitoare;

Administrarea lor ca probe in justitie sau instante de arbitraj in cazul unor conflicte cu beneficiarul (beneficiarii) proiectului etc.

Un prim pas il reprezinta actualizarea documentatiei proiectului, inainte de arhivare, astfel incat aceasta sa corespunda realitatii din teren, obiectivului construit.

Se vor arhiva, utilizandu-se un sistem de coduri (pentru regasirea facila a informatiilor) si suport informatic sau microfilme (pentru economie de spatiu si posibilitate de prelucrare cu mijloace electronice de calcul), urmatoarele tipuri de documente:

Desene de ansamblu si detalii tehnice de executie;

Caietul de sarcini;

Listele cu cantitati de lucrari;

Documentatia de deviz;

Dispozitii de santier;

Contracte;

Graficele de executie si urmarire a lucrarilor;

Documente continand modificari solicitate de beneficiar si documentele tehnice si financiare asociate acestora;

Corespondenta cu clientul, furnizorii, proiectantul, consultanti, subantreprenori sau notele interne trimise intre compartimentele firmei;

Jurnalul proiectului (daca managerul de proiect a intocmit unul) care contine note privind evenimentele semnificative produse pe durata realizarii proiectului, problemele intampinate si modul in care acestea au fost solutionate.

De regula, cantitatea de munca necesara pentru arhivarea documentelor la finalizarea proiectului este invers proportionala cu atentia care s-a acordat acestei activitati pe parcursul derularii proiectului.

Un aspect important il constituie asigurarea securitatii documentelor arhivate. Acestea se afla in pericol de a fi pierdute, incendiate, inundate si de aceea este util sa existe o copie a lor care sa fie pastrata la un amplasament diferit.

In ceea ce priveste informatiile stocate pe computere este indicata copierea lor pe suporti de memorie externa corespunzatori si stergerea fisierelor si aplicatiilor care nu mai sunt actuale si utile, pentru a nu se ocupa in mod inutil memoria computerelor.

La anumite intervale de timp, documentele arhivate trebuie verificate si cele care devin inutile inlaturate, avand in vedere spatiul limitat si costisitor de depozitare a acestora.

Dupa finalizarea proiectului, firma poate continua sa fie solicitata de beneficiar in legatura cu executarea unor lucrari de reparatii in perioada de garantie, pentru asigurarea mentenantei obiectivului sau pentru dezvoltari ale acestuia (care constituie de regula, noi proiecte). Tocmai in astfel de situatii documentele arhivate ale proiectului se pot dovedi extrem de utile.

Conform legislatiei romane (OG 25/1992), antreprenorul raspunde timp de 10 ani pentru viciile ascunse ale constructiei si pe toata durata de existenta a acesteia pentru viciile structurii de rezistenta rezultate din nerespectarea normelor de proiectare si executie. In cazul in care apar probleme de aceasta natura, documentele arhivate ale proiectului pot constitui o baza pentru apararea in instanta a antreprenorului.

Termeni cheie

- receptia la terminarea lucrarilor

- receptie finala

- comisia de receptie

- perioada de garantie

- vicii ascunse

- document pentru atestarea finalizarii proiectului

- arhivarea documentelor proiectului

- cartea tehnica a constructiei

Intrebari

1.     Ce este receptia?

2.     In ce consta receptia la terminarea lucrarilor si prin ce se finalizeaza ea?

3.     In ce conditii comisia de receptie poate recomanda amanarea acesteia?

4.     Cand se realizeaza receptia finala si pe baza caror documente?

5.     Ce cuprinde cartea tehnica a constructiei?

6.     Ce elemente ar trebui sa contina documentul care atesta finalizarea formala a proiectului?

7.     In ce consta reuniunea finala a participantilor la realizarea proiectului?

8.     La ce serveste arhivarea documentelor proiectului?

9.     Ce tipuri de documente este util sa fie arhivate?