Editoare de texte si reguli generale de tehnoredactare

  Tehnoredactarea inseamna pregatirea tehnica si grafica a unui text inainte de tiparire. Asupra textului sunt aplicate o serie de operatii ce permit obtinerea unui document avand realie calitati grafice si un aspect placut, ansamblul acestor operatii constituind procesul de tehnoredactare.

Implicarea calculatorului in acest proces conduce la ceea ce numim tehnoredactarea computerizata, care

presupune doua aspecte:

- o componenta fizica: calculatorul (si imprimanta)

- o componenta logica: programul ce realizeaza prelucrarea textului, numit editor de texte.

Functiile editorului de texte:

- introducerea textului,

- stabilirea diverselor tipuri de caractere,

- alinierea textului,

- aranjarea textului in pagina,

- combinarea textului cu imagini grafice,

- editarea de tabele si ecuatii,

- stabilirea de antete si subsoluri,

- tiparirea textului.

Fisierele cu care lucreaza un editor de texte au denumirea de documente. Tipul documentelor este

indicat de extensia fisierelor si depinde de editorul de texte utilizat, fiecare editor asociind implicit o

extensie proprie. Astfel, extensia .txt este specifica editorului Notepad, iar extensia .doc este

specifica editorului Word.

Pentru a obtine un document de calitate este necesara parcurgerea unor anumite etape ce implica

respectarea unor reguli.

Etapa I. Mai intai trebuie definit continutul documentului, pe baza acestuia stabilindu-se o schema de

angajare in pagina ce implica:

- formatul paginii; spre exemplu A4,

- marginile: sus, jos, stanga, dreapta,

- numerotarea paginilor

- fonturi folosite, dimensiunea lor,

- incadrarea in pagina.

Reguli ale acestei etape:

- lungimea unui rand sa nu depaseasca 80 de caractere,

- sa fie folosite cat mai putine fonturi, dar cu grija ca acest aspect sa nu dauneze graficii.

Etapa II: Introducerea propriu-zisa a textului care se desfasoara utilizand tastatura exact ca o masina

de scris.

Etapa III: Textului deja introdus i se aplica transformarile necesare pentru a fi adus la aspectul dorit.

Deasemenea, se pot introduce elemente grafice.

Transformarile au loc la:

- nivelul intregului document: se au in vedere caracteristicile globale adica formatul paginii,

marginile, antete si subsoluri,

- nivelul fiecarui paragraf. Numim paragraf textul cuprins intre doua folosiri ale tastei Enter

(NewLine). La acest nivel se au in vedere:

indentari (deplasari spre interior/exterior) fata de marginea paginii, coloanei, cadrului

modul de aliniere a paragrafului (stanga, dreapta, centrat). Se pot folosi alineate pozitive sau

negative ce implica deplasarea primei linii a paragrafului spre interior sau exterior

spatieri inainte/dupa paragraf, respectiv intre liniile paragrafului

caracteristici suplimentare: organizare pe coloane, tabulari, umbriri

- nivelul fiecarui caracter. Se lucreaza asupra caracterelor pe care le dorim cu efecte speciale: font,

dimensiune, stil de afisare (subliniat, ingrosat, inclinat), cuvinte cheie, citate, efecte speciale, indici,

spatiul dintre caractere, introducerea unor caractere speciale (sageti, figuri, semne speciale, etc.).

Tot in aceasta etapa se insereaza imagini in text, se realizeaza indexul si cuprinsul. Evident ca

persoanele care au deja abilitati in folosirea PC pot intercala diferite actiuni ale celor 3 etape

precedente

Etapa IV. Este etapa tiparirii, preferabil cu o imprimanta laser pentru o calitate deosebita a imprimarii.

Daca in text apar portiuni colorate sunt necesare imprimante color (laser sau cu jet de cerneala).

Comparand documentul tiparit se fac corecturile necesare:

- corecturi tehnice: greseli de sintaxa, ortografie, etc.

- corecturi artistice: rearanjari in pagina, retusuri de tehnoredactare.

Cu aceste corecturi se revine la documentul de pe calculator operandu-se transformarile necesare.

Se repeta binomul listare-corectare pana la obtinerea formei dorite.

Calcul tabelar

1.     Ce este un program de calcul tabelar?

Este un program care permite crearea unor foi de calcul asemanatoare cu foile de calcul contabile (?) care permit realizarea automata a unor calcule.

Avantajele fata de realizarea manual a unor astfel de foi:

calculele se efectueaza automat

schimbarea unor date va fi reflectata automat prin recalcularea unor formule care depind de datele modificate

in general, mai multa flexibilitate

2.     Elementele de baza ale unei foi de calcul

Fiecare fisier Excel este un woorkbook (agenda de calcul), care poate contine mai multe worksheets (foi de lucru); are extensia .xls.

O foaie de lucru este o matrice (grilaj, grid) de coloane si linii.

O coloana =  spatiul vertical afisat pe inaltimea ecranului. Se identifica (locatia sa) prin litere.

O linie = spatiul orizontal afisat pe latimea ecranului. Se identifica (locatia sa) prin numere.

Literele si numerele care identifica coloanele, resp, liniile sunt afisate ca butoane gri in partea de sus si stanga a fiecarei foi de lucru.

O celula = intersectia dintre o linie si o coloana. Fiecare celula dintr-o foaie de calcul are o adresa de celula, compusa din litera coloanei pe care se afla si numarul liniei pe care se gaseste.

O celula poate contine:

etichete (text)

numere (valori numerice)

formule matematice

3.     Fereastra Excel

Adaugarea si redenumirea foilor de lucru

Foile de lucru dintr-o agenda se acceseaza selectand tab-urile corespunzatoare de deasupra barei de stare. Implicit, exista trei foi intr-o agenda de lucru.

Pentru inserarea unei noi foi: meniul Insert > Worksheet.

Pentru redenumirea unei foi: click dreapta pe tab-ul corespunzator > Rename.

Fereastra Excel pune la dispozitie mai multe bare de instrumente:

bara de instrumente standard (descrisa mai jos)

bara de instrumente de formatare (discutie la formatarea celulelor)

Bara de instrumente standard: localizata sub bara de meniuri si permite accesarea rapida a comenzilor Excel de baza. Butoane ale sale:

New (CTRL +N, sau File > New) – crearea unei agende noi

Open (CTRL+O sau File > Open) – deschiderea unei agende existente.

Save (File>Save As si File>Save sau CTRL+S) – salvarea unei agende noi sau modificate.

Print – tiparirea unei foi de calcul.

Print Preview – vizualizarea unei foi asa cum arata tiparita, inainte de a o tipari.

Cut, Copy, Paste, Format Painter – explicate in sectiunea Modificarea unei foi.

Undo si Redo – anularea ultimei actiuni (undo); anularea ultimei actiuni undo (redo).

Autosum, Function Wizard, Sorting - explicate in sectiunea Functii.

Zoom – schimbarea dimensiunii la care este afisata pe ecran foaia de calcul. Nu modifica dimensiunea la care e tiparita pe hartie.

4.     Modificarea unei foi de calcul

Miscarea printre celule – selectarea unei celule in care sa se introduca date se poate face cu mouse-ul sau prin apasarea urmatoarelor taste/combinatii de taste:

Inserarea de linii si coloane

Linie – Insert > Rows, sau se selecteaza o linie apasand butonul eticheta de linie, click dreapta si Insert. Se insereaza o linie inaintea celei curente.

Coloana – Insert > Columns, sau se selecteaza o coloana apasand butonul eticheta de coloana, click dreapta si Insert. Se insereaza o coloana in stanga celei curente.

Redimensionarea liniilor si coloanelor

Exista doua modalitati:

redimensionarea prin deplasarea liniei de dedesubtul etichetei liniei (pentru coloana, linia din dreapta etichetei coloanei)

selectarea etichetei liniei (coloanei) si Format>Row>Height (Format> Column>Width) si selectarea unei valori numerice ca inaltime (latime) a liniei (coloanei).

Selectarea celulelor

Inainte ca o celula sa poata fi modificata sau formatata trebuie sa fie selectata.

Pentru a activa continutul unei celule (pentru a o putea edita): dublu click pe ea sau click + F2.

In tabelul de mai jos se specifica modalitatea de selectarea a unor grupuri de celule.

Mutarea si copierea celulelor

O celula sau un grup de celule selectate se poate copia/muta:

Mutarea celulelor

Pentru a taia (cut) continutul celulelor care vor fi mutate in alta locatie: meniul Edit>Cut sau

Copierea celulelor

Meniul Edit>Copy sau

Lipirea celulelor copiate/taiate

Se selecteaza celula colt stanga sus unde se face lipirea si meniul Edit>Paste sau

Drag and Drop

5.     Formatarea celulelor

Continutul unor celule selectate poate fi formatat in diverse feluri: ex se pot stabili atributele celulelor si font-ul cu care sunt scrise caracterele alfa-numerice. Se pot folosi in acest scop butoanele barei de instrumente de formatare sau meniul Format > Cells.

Fuzionare celule + centrare continut             - imag ex

Moneda - € 45,677.79, $ 45,677.79

Stil procent – adauga un semn % unei valori si o exprima ca procent raportat la 1; ex 0.1 devine 10%

Separarea miilor prin , in numerele mari – ex 45,677.79

Margine - pt a adauga margini unor celule individuale sau grup, selectate

Formatare text – tab-ul Font

Formatare numere – tab-ul Number/Number

Formatare date+timp – tab-ul Number/Date sau Time - imagine

AutoFormatare – se pot alege anumite formate predefinite, si din acestea numai anumite elemente (ex font, margini) penrtu formatarea unui grup de celule selectate: meniul Format>AutoFormat.

6.     Formule si functii

Excel permite crearea unor formule matematice si executarea unor functii.

Formule = ecuatii atasate unor celule pentru calcularea unor valori.

trebuie sa inceapa cu semnul =

pot avea ca operanzi valori constante si referiri la alte celule / grupuri de celule ale caror valori vor fi manipulate.

dupa introducerea formulei intr-o celula, apeland  se cere calculul ei si celula ramane curenta

intr-o celula care contine o ecuatie se afiseaza valoarea calculata pentru formula; formula se poate vizualiza in “casuta pentru formula”

la modificarea valorilor unor celule referite de formula, valoarea aceasteia se recalculeaza automat de sistem.

Formula din exemplu insumeaza cantitatea de produse vandute in primul trimestru al anului. Referire la grupul de celule B2, B3, …, B9.

Referirea unor celule din alte foi de calcul: nume_foaie!adresa_celula, ex sheet2!A2 = celula din foaia sheet2 de la adresa A2.

Adresarea relativa, absoluta si mixta a celulelor

Referire (adresare) relativa = Referirea celulelor numai prin adresa lor (eticheta coloanei + eticheta liniei), ex A1. Atunci cand este copiata intr-o alta celula o formula care contine adrese relative, Excel nu creeaza o copie exacta a formulei respective; va schimba adresele absolute in raport cu (ralativ la) linia si coloana celulei unde s-a copiat formula. De exemplu, copiind formula din celula B10 (=SUM(B2:B9)) in celula C10 se obtine formula =SUM(C2:C9), ceea ce reflecta schimbarea coloanei de la B la C. Pentru a preveni aceste schimbari, atunci cand este nevoie, se foloseste:

Referirea (adresarea) absoluta = Referirile nu mai sunt relative la adresa celulei care le contine. Pentru a fixa o linie (coloana), eticheta sa se prefixeaza cu semnul $ in cadrul unei referiri, ex $A$1. Este posibila si:

Referirea mixta = se fixeaza numai linia sau numai coloana; ex in formula '=(A$1+$B2)', sunt fixate linia celulei A1 si coloana celulei B2.

Functii de baza

Functie = un tip special de formule, formule predefinite.

Functiile pot fi o metoda mai eficienta de realizare a unor operatii matematice in cadrul unor formule. De exemplu, in exemplul dat pentru celula B7=SUM(B2:B6), am folosit functia SUM in loc de a scrie B2+B3+B4+B5+B6. Obs: se putea scrie si SUM(B2+B3+B4+B5+B6).

Exemple de alte functii:

Function Wizard 

Toate functiile disponibile in Excel se pot obtine folosind Function Wizard.

Fereastra pt selectarea functiei - imag

Fereastra pt selectarea argumentelor functiei - imag

Suma automata

Pentru adunarea continutului unui grup de celule adiacente:

selectarea celulei care va contine suma

click pe butonul de suma automata

selectarea celulelor care se vor suma

click pe butonul Enter .

7.     Sortare si completare continut

Se selecteaza datele care vor fi sortate.

Sortare simpla - dupa prima coloana folosind butoanele

Sortare complexa dupa mai multe coloane (maxim trei): meniul Data>Sort.

Completare automata a celulelor – serveste la completarea rapida a unor celule ce contin date repetitive sau secventiale, ca, de exemplu, date sau numere consecutive, un text care se repeta.

imagine

Analog copierii unor celule care contin text/numere se pot copia celule care contin formule. Atentie: vezi copierea formulelor! Acelasi rezultat se poate obtine cu meniul Edit>Fill>Down sau Right.

imagine

8.     Grafice (Charts)

Graficele permit prezentarea datelor dintr-o foaie de calcul intr-un format vizual. Excel pune la dispozitie un program pentru construirea graficelor – Chart Wizard. Apelarea sa permite construirea unor grafice de felurite tipuri care corespund datelor din foaie selectate.

Exista diverse tipuri de grafice, cele mai utilizate fiind graficele bar si pie.

Ex – imagine

Dupa creare se pot modifica diversele elemente ale graficului folosind bara de formatare a graficelor.