Campanie de relatii publice a institutului national de administratie

CAMPANIE DE RELATII PUBLICE A INSTITUTULUI NATIONAL DE ADMINISTRATIE

Cuprins:

1. Date generale despre Institutul National de Administratie                      

2. Analiza situatiei

3. Prezentarea INA

4. Scopul campaniei de relatii publice

5. Obiective

6. Strategie si tactici

7 Tintele comunicarii

8. Slogan si mesaje

9. Activitati/Calendar/Buget

10. Evaluare

I.Definirea problemei

- numarul scazut de participanti la programele de formare organizate de Institut.

II. Analiza situatiei

- programe de formare si perfectionare desfasurate - numar participanti

1. redefinirea problemei

2. Culegerea datelor despre institutie/organizatie

. prezentarea INA

Institutul National de Administratie (INA) este o institutie publica de interes national, care functioneaza in subordinea Ministerului Administratiei si Internelor si a carui inaugurare oficiala a avut loc pe data de 25 noiembrie 2003.

Dezvoltarea institutionala a INA cuprinde si reteaua de opt Centre Regionale de Formare Continua pentru Administratia Publica Locala situate in municipiile Bucuresti, Calarasi, Cluj-Napoca, Constanta, Craiova, Iasi, Sibiu, Timisoara.

Institutul ofera un cadru durabil, coerent si eficient pentru formarea continua si dezvoltarea profesionala a functionarilor publici, ca factor al accelerarii reformei in administratia publica din Romania.

In procesul de implementare a Strategiei de formare continua a functionarilor publici din Romania, Institutul are rolul de:

• Centru de formare aplicata pentru functia publica, asigurand formarea grupurilor tinta strategice definite in Strategia de formare continua a functionarilor publici din Romania;
• Coordonator al Centrelor Regionale de Formare Continua din Administratia Publica Locala;

INA cuprinde in structura sa departamente, servicii si birouri (compartimente). Structura organizatorica, atributiile departamentelor, serviciilor si birourilor sunt stabilite in Regulamentul de functionare si organizare al INA, aprobat prin ordin al Ministrului Administratiei si Internelor.

Conducerea institutului este asigurata de un consiliu stiintific format din 15 membri, reprezentanti ai principalelor autoritati si institutii publice din Romania, ai mediului universitar, ai structurilor asociative din administratia publica.

Conducerea executiva a Institutului este reprezentata de un director general, cu rang de secretar de stat si de un director general adjuct, cu rang de subsecretar de stat. INA are un secretar general, caruia i se aplica prevederile Legii nr. 90/2001, privind organizarea si functionarea Guvernului si a ministerelor, cu modificarile si completarile ulerioare.

Personalul institutului este format din functionari publici si personal contractual, iar numarul maxim de posturi din aparatul propriu este de 100, exclusiv cei doi demnitari. Salarizarea personalului Institutului se face potrivit legislatiei in vigoare.

Structura organizatorica este constituita in baza legislatiei publice in vigoare pentru institutii publice din subordinea ministerelor. Aceasta cuprinde:

• Departamentul de formare continua este responsabil pentru elaborarea programelor de formare specializata in administratia publica centrala si locala. Acest lucru presupune: gestionarea corpului de experti colaboratori si de formatori, organizarea concursului anual de admitere la programele de formare specializata in administratia publica, organizarea si asigurarea conditiilor de efectuare a stagiilor practice de formare, realizarea de studii privind cerintele de pregatire in administratia publica centrala si locala, colaborarea cu celelalte departamente INA in organizarea si realizarea de proiecte, studii, evenimente de interes major pentru INA. Acest departament este impartit in doua servicii (Serviciul planificare si dezvoltare metodologica si Serviciul organizare si implementare programe) si in doua compartimente: Compartimentul studii, analiza si impact si Compartimentul secretariat si dezvoltare programe.
• Departamentul de dezvoltare si cooperare institutionala are rolul de a elabora strategia de dezvoltare a Institutului, de a gestiona programele cu finantare externa, de a identifica noi surse de finantare, de a dezvolta standarde de calitate pentru programele de formare si de a coopera cu institutii de formare din tara si din strainatate. Acest departament este stucturat dupa cum urmeaza: Serviciul strategii si proiecte si compartimentul relatii nationale si internationale.
• Serviciul informare si comunicare se organizeaza sub autoritatea directorului general adjunct si are in structura sa Compartimentul de Relatii Publice si Centrul de documentare si arhiva. Acest serviciu are rolul de a asigura comunicarea interna si externa a Institutului, imaginea acestuia si functionarea Centrului de documentare si arhiva al Institutului.
• Serviciul economic si resurse umane se organizeaza sub autoritatea secretarului general si are in componenta sa urmatoarele compartimente: Compartimentul financiar- contabilitate si Compartimentul resurse umane.
• Serviciul de tehnologia informatiilor are rolul de a promova si implementa tehnologia informatiei in activitatea Institutului, de a moderniza si dezvolta sistemul informatic al acestuia. Serviciul IT se organizeaza sub autoritatea directa a secretarului general.
• Serviciul administrativ are urmatoare structura: biroul utilitati si achizitii, compartimentul administrare patrimoniu si compartimentul pregatire materiale logistice.  

3. analiza produsului

4. publicurile organizatiei

Prin "public" se intelege orice organizatie, grup de interese sau individ care, prin atitudine, opiniile sau comportamentele sale, poate provoca un impact oricat de mic asupra vietii si intereselor institutiei. Publicul poate fi un accelerator al actiunilor INA, dar si o frana sau un obstacol in calea intereselor sale.

Nici o organizatie nu are un public "in general", omogen si unic, ci intotdeauna mai multe segmente de public, care se pot individualiza si ierarhiza in functie de gradul de implicare in procesele de comunicare, de sustinere, de franare si constrangere a actiunilor INA.

Diferitele segmente de publicuri nu sunt active in egala masura. In mod obisnuit, unele raman pasive sau apatice atata timp cat actiunile si interesele institutiei nu le afecteaza in nici un fel (non-publicuri).

Analizand planul de fata, vom folosi urmatoarele tipologii de public: primar, marginal, respectiv sprijinitor, oponent, neutru.

Publicul primar este format din functionarii publici care au nevoie si in aceeasi masura sunt interesati de formarea continua (barbati sau femei care lucreaza in activitatea centrala sau locala; locuiesc in mediul urban sau rural ). Acest tip de public va fi totodata si sprijinitor.

Publicul marginal poate fi reprezentat de cei care nu doresc in mod special participarea la astfel de programe, deoarece le vad ca pe ceva necunoscut. Publicul oponent este compus din functionarii publici care nu doresc sa se perfectioneze, considerand actualul sistem drept unul care nu are nevoie de a fi reformat.

III. Stabilirea obiectivelor (campaniei)

Scopul campaniei de comunicare

Campanie de comunicare prin care sa creasca vizibilitatea Institutului National de Administratie si serviciilor pe care le ofera acesta in randurile potentialilor beneficiari.

este cresterea vizibilitatii INA si a serviciilor pe care noi le oferim in randul publicului tinta.

Scopul principal al planului de mediatizare este acela de a face cunoscuta marca "INA" drept principalul actor de pe piata formarii continue a resurselor umane din administratia publica Institutul doreste sa profesionalizeze personalul din sectorul public, prin organizarea programelor de formare specializata si de perfectionare a intregului personal din administratia publica. Un sistem public autentic trebuie sa se caracterizeze prin dinamism, trebuie sa-si imbunatateasca performantele, tocmai pentru a raspunde promt nevoilor cetatenilor.

Obiective generale si specifice

a)Obiective generale

Constituirea intr-un centru de excelenta dinamic pentru formarea continua si dezvoltarea profesionala a actualilor si viitorilor manageri din administratia publica;

Dezvoltarea competentelor functionarilor publici si asistarea lor in evolutia carierei;

Imbunatatirea capacitatilor administrative publice de implementare a acqui-sului comunitar.;

Diseminarea valorilor si principiilor guvernarii moderne, la nivel central si local;

Pregatirea functionarilor publici pentru o administratie electronica in cadrul Societatii Informationale.

b)Obiective specifice :

constientizarea nevoii de formare in randul inaltilor functionari publici

cresterea gradului de vizibilitate a cursurilor de formare pentru tinerii functionari publici ;

mediatizarea cursurilor de perfectionare

cresterea gradului de informare asupra activitatii si rezultalelor INA

sensibilizarea publicului cu privire la rolul INA pe piata de formare.

Cresterea cu 30% a indicatorilor (vizibilitatea INA)

de perfectionare specifici:

Nr. Programe

Nr. Participanti

Nr. Parteneriate

Cresterea cu 20% a interesului (reafirmarea INA) mediului extern pentru activitatea INA :

Mass-media

Feed-back

6. Strategii si tactici

Se vor imbina doua tipuri de strategii: cea de raspandire a informatiilor cu cea de organizare de evenimente.

Tactici:

Comunicare ATL (above the line- comunicare de masa prin TV, radio si presa, care are drept trasatura principala faptul ca publicul tinta este pasiv):

- emisiuni televizate si radiofonice, unde vor participa specialisti in domeniul administratiei publice (emisiuni TV, radiofonice)

- organizarea de dezbateri la care sa participe un numar cat mai mare de oameni implicati in procesul de formare continua, precum si invitarea membrilor conducerii pentru realizarea unei transpatente cat mai mari.

- difuzarea pe pagina web a institutului a unor spoturi filmate in cadrul desfasurarii cursurilor, tocmai pentru a inlatura eventualele temeri ale functionarilor publici in legatura cu procesul de formare.

Evenimente BTL (bellow the line- seminarii, evenimente, festivitati etc.):

organizarea de conferinte de presa cu ocazia lansarii programelor, cu scopul de a comunica obiectivele acestora si in ideea de a avea o vizibilitate mediata, diferentiata in functie de tipul programului.

Evenimentele BTL corespunzatoare lunilor noiembrie si decembrie a.c. sunt urmatoarele :

festivitatea de incheiere a Schemei Tinerilor Profesionisti, in colaborare cu UCRAP(4 nov);

lansarea YPS- ciclul al 2-lea, in colaborare cu UCRAP si cu consortiul castigator ;

organizarea seminarului international organizat in parteneriat cu EIPA- "Managementul si implementarea fondurilor structurale"

identificarea oportunitatii si generarea unui eveniment pentru promovarea Centrului de Documentare;

festivitatea de lansare a programului de formare specializata destinat functionarilor publici de conducere;

aniversarea INA;

festivitatea de incheiere a programului de formare specializata destinat inaltilor functionari publici;

organizarea petrecerii de Craciun;

8. Slogan si mesaje

Sloganul INA: Formare de excelenta pentru o administratie publica mai dinamica!

Mesaj pentru YPS: Formarea specializata este esentiala pentru cariera voastra!

Mesaj pentru functionarii publici de conducere: Formarea specializata va ajuta sa deveniti manageri de succes!

Mesaj pentru inaltii functionari publici: Formarea specializata- o directie strategica in cariera! Mesaj pentru functionarii publici de executie : Formarea este esentiala pentru activitatea voastra!

9. Activitati/Calendar/Buget

10. Evaluarea planului de mediatizare

Evaluarea reprezinta o activitate care este o parte integranta a procesului de relatii publice. Aceasta permite identificarea reusitelor si esecurilor si a progreselor de imagine pe care le-a facut organizatia in timpul si dupa lansarea si desfasurarea programelor. Ea poate arata daca obiectivele planului au fost indeplinite, dar si daca stategia folosita a dat roade.

Evaluarea planului de mediatizare va fi efectuata pe trei niveluri:

1. evaluarea strategiilor si tacticilor utilizate, precum si calitatea mesajelor emise;

2. evaluarea aplicativa a acestora care se va referi la monitorizarea preluarii mesajelor de catre mass media, cercetarea audientei;

3. evaluarea impactului mesajelor asupra publicurilor-tinta care va stabili daca obiectivele au fost atinse.

Bibliografie :

Bernard Dagenais - « Campania de relatii publice »

www.ina.gov.ro