Intocmirea planului de recrutare, selectie si integrare profesionala a resurselor umane in cadrul Bibliotecii Judetene "Nicolae Iorga' Ploiesti

Intocmirea planului de recrutare, selectie si integrare profesionala a resurselor umane in cadrul Bibliotecii Judetene "Nicolae Iorga' Ploiesti

Planificarea resurselor umane

O politica eficace de planificare a resurselor umane in cadrul Bibliotecii Judetene "N. Iorga' ofera, in principal, urmatoarele avantaje:

directorul are o imagine mai clara asupra dimensionarii resurselor umane si a deciziilor de afaceri;

costurile planificarii resurselor umane sunt mai mici;

poate fi alocat mai mult timp recrutarii talentelor, necesitatile fiind anticipate si identificate inainte ca personalul actual sa se retraga.

Problemele tipice la care directorul institutiei trebuie sa raspunda cand estimeaza starea pietei interne a resurselor umane sunt urmatoarele:

Categoriile de personal - ce categorii de personal exista in biblioteca?

Numarul de personal - cati oameni exista in fiecare categorie/ce calificari sunt disponibile intre angajatii existenti?

Performantele - ce performante obtin diferitele categorii de angajati?

Flexibilitatea - cat de usor pot fi transferati angajatii intre posturi? Sunt transferabile calificarile individuale? Ce instruire ar fi rezonabil de prevazut pentru a ajuta la promovare?

Problemele de varsta - exista probleme in legatura cu varsta, datorate dezechilibrelor intre personalul cu experienta si a celui fara experienta?

Plecarile de personal- care este indicele de fluctuatie pe categorii si compartimente?

Cati oameni se vor pensiona? Sunt probabile plusuri de personal? Cati oameni pleaca pe motiv de insatisfactie?

Raspunsurile la problemele de mai sus pot oferi o imagine realista cu privire la situatia personalului institutiei. Informatiile obtinute pot fi confruntate cu prognoza cererii pentru personal din diferite categorii.

Biblioteca Judeteana "N. Iorga' Ploiesti are la momentul efectuarii previziunii un numar total de 80 angajati, incluzand si filiala cu sediul tot in Ploiesti.

Fluctuatia personalului: situatia este prezentata in tabelul nr. 1

Tabelul nr. 1 -Fluctuatia personalului

Anul	Nr. mediu de personal	Angajari	Plecari	Ci	Cp	Cmt
2008	114	2	4	1,75	3,51	5,26
2009	112	3	6	2,68	5,36	8,04
2010	80	5	14	4,55	12,73	17,27

Grafic nr. 1 - Fluctuatia personalului

Pe parcursul anului 2008 miscarea personalului se prezinta astfel:

2 salariati au fost angajati in biblioteca;

4 persoane au plecat din biblioteca.

Pentru a caracteriza acest fenomen se folosesc urmatorii indicatori:

a)         coeficientul intrarilor:

C_i = 2/114*100=1,75 %

b)         coeficientul plecarilor:

C_p=4/114*100=3,51%

c)         coeficientul miscarilor totale:

C_mt=(2+4)/114*100= 5,26%

Motivele plecarii celor 4 salariati sunt:

transfer in interes de serviciu: 1

scoli: 1

pensionari: 0

concediati: 0

alte cauze: 2

In ceea ce priveste angajarea noului personal, conducerea bibliotecii este preocupata de completarea cu personal de stricta specialitate in vederea ocuparii eficiente a locurilor de munca ramase libere.

In cursul anului 2009 miscarea personalului se prezinta astfel:

3 salariati au fost angajati in biblioteca;

6 salariati au plecat din biblioteca.

Si in acest caz se folosesc urmatorii indicatori:

a)         coeficientul intrarilor:

C_i =3/112*100=2,68%

b)         coeficientul plecarilor:

C_p=6/112*100=5,36%

c)         coeficientul miscarilor totale:

C_mt=(3+6)/112*100= 8,04%

Motivele plecarii celor 6 salariati sunt:

transfer in interes de serviciu: 1

transfer la cerere: 1

scoli: 2

pensionari: 1

concediati: 0

alte cauze: 1

In cursul anului 2010 miscarea personalului se prezinta astfel:

5 salariati au fost angajati in biblioteca;

14 salariati au plecat din biblioteca.

Si in acest caz se folosesc urmatorii indicatori:

a)         coeficientul intrarilor:

C_i =5/80*100=6,25%

b)         coeficientul plecarilor:

C_p =14/80*100=17,50%

c)         coeficientul miscarilor totale:

C_mt =(5+14)/80*100=23,75%

Motivele plecarii celor 14 salariati sunt:

transfer in interes de serviciu: 3

transfer la cerere: 4

restructurari: 1

scoli: 1

pensionari: 3

concediati: 0

alte cauze: 2

Previziunea numarului de plecari si de angajari care vor avea loc la Biblioteca Judeteana "N. Iorga' si filiala va fi necesara in elaborarea bugetului serviciului de resurse umane, pentru stabilirea sumelor alocate pentru activitatile de recrutare, selectie si pregatire a personalului.

Fluctuatia de personal prezinta avantaje si dezavantaje.

Avantajele fluctuatiei de personal in cadrul institutiei:

asigura un stimulent pentru a recruta personal proaspat;

deschide canale de promovare pentru angajatii cu vechime mai mare.

Dezavantajele fluctuatiei de personal in cadrul unstitutiei:

costuri suplimentare pentru recrutare;

costuri suplimentare de instruire, mai ales pentru initierea si instruirea initiala pe post;

pierderi ale investitiilor in personal; poate conduce la dificultati in atragerea de noi angajati.

Analiza structurii personalului dupa vechime si evolutia sa in timp poate furniza informatii cu privire la strategia angajarilor efectuate de institutie, dar si a eforturilor sale pentru stabilirea personalului. In mod normal, structura dupa vechime trebuie sa fie echilibrata, manifestandu-se astfel o politica adecvata de formare a personalului, situatie prezenta si in cadrul bibliotecii.

Din analiza tabelului nr. 2 nu se constata un dezechilibru al personalului din punct de vedere al varstei. Angajarea tinerilor se realizeza treptat, dand posibilitatea acestora la promovare. Ponderea cea mai mare o are personalul intre 30 si 40 de ani, dintre care femeile sunt in numar mai mare decat barbatii.

Varsta medie a efectivului de salariati este de 37,5 ani. Se remarca o imbatranire a personalului uman, stabilitatea acestuia atestand insa prestigiul institutiei, calitatea manageriala, inclusiv a functiei de personal

Tabelul nr. 2 -  Structura personalului in functie de sex, varsta si vechime

Graficul nr. 3 - Structura personalului pe grupe de vechime in munca

Analiza, descrierea si evaluarea posturilor

In cadrul Bibliotecii Judetene "N. Iorga' se va analiza postul de manager resurse umane urmarindu-se urmatoarele aspecte:

analiza si descrierea postului de manager resurse umane,

modalitati de actiune pentru atingerea obiectivelor unor performante superioare.

Fisa postului

Directorului general

Serviciul: Serviciul resurse umane

Are in subordine: Functionari de resurse umane

Scopul Ofera sfaturi si servicii de personal pe baza criteriilor de eficienta, ceea ce permite institutiei sa-si atinga obiectivele si sa-si indeplineasca raspunderile asumate fata de angajati.

Atributii:

Propune strategii, politici si proceduri de personal care sprijina atingerea obiectivelor institutiei laolalta cu indeplinirea nevoilor institutiei.

Pregateste prognoze de cerere si oferta a fortei de munca ca numar, aptitudini, competente, precum si planul pentru recrutare si pastrarea angajatilor pentru buna desfasurare a activitatii.

Asigura servicii de recrutare si selectie pentru indeplinirea nevoilor institutiei.

Asigura asistenta in problemele de sanatate si protectia muncii, inclusiv in probleme legate de aplicarea legislatiei in vigoare, pentru indeplinirea obligatiilor legale si sociale si evitarea actionarilor in judecata.

Dezvolta si ajuta la mentinerea nivelului performantei procesului managerial atat pentru sefii de sectii, cat si pentru angajati, avand o contributie semnificativa la motivarea, performanta si dezvoltarea angajatilor.

Planifica si implementeaza programe de dezvoltare a angajatilor pentru indeplinirea nevoilor identificate si satisfacerea cerintelor institutiei pentru obtinerea unei forte de munca eficiente si policalificate.

Asigura asistenta in probleme legate de relatiile intre angajati si coordoneaza implicarea institutiei si procesului de comunicare pentru dezvoltarea si mentinerea unui climat de cooperare intre toti angajatii institutiei.

Dezvolta si actualizeaza sistemul informatic de personal.

Conditii de lucru:

in principal, locul de munca este situat in sediu;

ritm de lucru: program 8 ore;

orar de lucru: doua schimburi, conform conventiei civile incheiate;

salarizare: salariu fix indexabil conform politicilor Bibliotecii Judetene; plata indemnizatiei se va face lunar; alte activitati care se pot desfasura in afara orelor de program vor fi recompensate suplimentar;

este obligat sa respecte Regulamentul de ordine interioara al Bibliotecii Judetene, precum si toate regulamentele si manualele interne.

Specificatiile postului:

pregatirea profesionala impusa: studii superioare de specialitate;

experienta necesara executarii operatiunilor specifice postului: minim 6 ani vechime in biblioteca;

profil: persoana inteligenta, analitica, capabila de a rezolva rapid problemele complexe.

Avand in vedere fisa postului de manager resurse umane prezentata anterior, se observa ca se impun numeroase sarcini si responsabilitati aferente ocupantului postului. Postul este complex, solicitand rationamentul pentru indeplinirea sarcinilor.

Pentru indeplinirea in mod satisfacator a sarcinilor si responsabilitatilor aferente oricarui post in cadrul institutiei, se recomanda ca, pe langa pregatirea profesionala impusa (studii superioare de specialitate), sa se efectueze si cursuri de perfectionare privind dobandirea unor cunostinte superioare in domeniu sau sa se impuna aceste cerinte prin specificatiile postului. Astfel de cursuri de specialitate se desfasoara anual la "Centrul de perfectionare a bibliotecarilor' aflat la Busteni.