Tabele: crearea tabelelor, lucrul cu tabele

Tabele: crearea tabelelor, lucrul cu tabele

1.     Crearea tabelelor

2.     Lucrul cu tabele

1. Crearea tabelelor

Tabelele asigura intr-adevar cadrul de lucru pentru orice baza de date; nu numai ca pastreaza datele introduse in baza de date, ci sunt proiectate astfel incat sa poata fi stabilite relatii intre diferite tabele ale bazei de date.

Tabelele sunt foi de calcul tabelar ale unei baze de date, care organizeaza pe linii si coloane, datele afisate pe ecran.

Inainte de a incepe crearea tabelelor unei baze de date este bine:

-sa se analizeze datele pentru a stabili relatiile dintre acestea;

-sa se prelucreze si sa se separe datele pentru a putea crea tabele cat mai mici si cat mai usor de inteles de catre cei care vor lucra cu ele;

-sa se precizeze cum pot fi folosite facilitatile programului Microsoft Access;

Pentru a crea un tabel se urmaresc urmatorii pasi:

In fereastra DATABASE, executa dublu-clic pe optiunea Create Table in Design View. Se deschide modul de vizualizare Table Design.

Tasteaza un nume de camp in primul rand din coloana Field Name, apoi apasa tasta TAB pentru a trece in coloana Data Type.

- Cand treci la coloana Data Type, apare o lista derulanta. Deschide lista derulanta si selecteaza un tip de camp (vezi sectiunea Tipuri de date si formate).

Apasa tasta TAB pentru a trece in coloana Description si introdu o descriere a campului (operatie facultativa).

- In jumatatea inferioara a casetei de dialog, vezi panoul Field Properties pentru tipul de camp pe care l-ai selectat. Poti face orice modificari doresti (vezi sectiunea Tipuri de date si formate).

- Daca ai mai multe campuri de introdus, repeta pasii anteriori.

- Executa clic pe butonul CLOSE (X) al ferestrei Table Design.

- Cand esti intrebat daca vrei sa salvezi modificarile operate in tabel, executa clic pe Yes. Apare caseta de dialog Save As

-Tasteaza un nume pentru tabel in caseta Table Name si apoi executa clic pe OK

- In final, tabelul va aparea in fereastra DATABASE, in sectiunea TABLES

Datele care vor fi continute de acest tabel se introduc in felul urmator:

- Executi dublu-clic pe numele tabelului. Acesta se va deschide in modul de vizualizare Datasheet View

-Vei introduce datele in coloanele corespunzatoare conform tipului ales pentru campul respectiv.

Etape:

-Vei alege din meniul FILE optiunea SAVE sau vei apasa pe butonul SAVE de pe bara de instrumente standard.

- Pe ecran va aparea caseta SAVE AS in care vei specifica numele tabelei si in final vei apasa OK

Creeaza baza de date PERSONAL.DBF care sa contina tabela SALARIATI cu urmatoarea structura:

Tabela SALARIATI va avea continutul afisat pe pagina anterioara.

Fiecare camp trebuie sa fie de un anumit tip, pentru ca Access sa stie cum sa-i trateze continutul.

Tipurile sunt urmatoarele:

-TEXT - secventa simpla de caractere care poate include cifre, litere si simboluri. Un camp text poate contine pana la 255 de caractere.

- MEMO - text simplu, obisnuit, exceptand faptul ca nu stabilesti o lungime maxima de camp, asa ca poti tasta aproape orice cantitate de text (64.000 de caractere).

- NUMBER - destinat pentru valori intregi sau fractionare.

- DATE/TIME - o data calendaristica sau o ora.

- CURRENCY - un numar formatat ca o valoare monetara.

- AUTONUMBER - Access il completeaza automat cu numere consecutive, pentru fiecare inregistrare.

- YES/NO - poate primi valori logice de tipul YES/NO TRUE/FALSE sau ON/OFF

- OLE OBJECT - camp capabil a primi ca valoare un obiect (ex. imagine); obiectul poate fi legat sau inserat.

- HYPERLINK - o legatura la o locatie Web

- LOOKUP WIZARD - iti permite sa creezi o lista selectand o valoare din alt tabel sau lista de valori intr-o caseta combinata, pentru fiecare inregistrare. Este o caracteristica avansata.

In afara de tipul sau, fiecare camp are optiuni de formatare pe care le poti configura. Acestea apar in jumatatea inferioara a casetei de dialog, in zona Field Properties.

Optiunile de formatare se modifica in functie de tipul campului.

Cele mai importante tipuri de formate:

- FIELD SIZE - Numarul maxim de caractere pe care-l poate introduce un utilizator in acest camp (se aplica doar campurilor de tip Text).

- FORMAT - O lista derulanta cu formatele disponibile pentru acel tip de camp. De asemenea, poti crea formate personalizate.

-DECIMAL PLACES - Pentru campurile numerice, poti stabili numarul implicit de pozitii zecimale pe care le poate afisa un numar.

- DEFAULT VALUE - Daca, in mod obisnuit, un camp contine o anumita valoare, poti introduce acea valoare aici pentru a economisi timp. Va aparea in fiecare noua inregistrare si vei putea sa o inlocuiesti in rarele ocazii cand nu este valabila.

- REQUIRED - Alege YES si NO pentru a comunica programului ACCESS daca i se permite unui utilizator sa lase acel camp necompletat.

Fiecare tabel ar trebui sa aiba cel putin un camp a carui valoare este unica pentru fiecare inregistrare (camp cheie principala).

Acest camp este util pentru a identifica in mod unic fiecare inregistrare.

Pentru a stabili o cheie principala trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

- Deschide tabelul afisand structura acestuia.

- Selecteaza campul care vrei sa fie cheie principala.

- Alege din meniul EDIT optiunea PRIMARY KEY

Cand lucrezi cu tabele, sunt disponibile doua moduri de vizualizare: DESIGN si DATASHEET.

O metoda simpla de a comuta intre ele este executarea unui clic pe sageata orientata in jos de langa butonul VIEW de pe bara de instrumente. Apoi selecteaza modul de vizualizare dorit din lista derulanta care apare.

O alta metoda de a comuta intre modurile de vizualizare este urmatoarea:

- Deschide meniul VIEW

-Selecteaza TABLE DESIGN sau DATASHEET, in functie de modul de vizualizare in care vrei sa comuti.

Dupa crearea tabelelor, acestea pot fi modificate ulterior efectuand operatiile de mai jos.

Poti adauga un camp in modul de vizualizare TABLE DESIGN astfel:

- Executa clic pe selectorul de inregistrari (patratul gri de la stanga numelui campului) pentru a selecta campul in fata caruia doresti sa apara noul camp.

-Selecteaza din meniul INSERT optiunea ROW sau apasa tasta INSERT. Apare un rand gol in lista FIELD NAME.

-Introdu un nume, un tip, o descriere si celelalte informatii legate de formatare.

Etape:

- Comuta in modul de vizualizare TABLE DESIGN, daca nu esti in acest mod.

- Selecteaza un camp.

- Din meniul EDIT selecteaza optiunea DELETE ROWS sau apasa tasta DELETE.

Daca nu vrei sa utilizezi un camp la un moment dat, dar vei avea nevoie de el mai tarziu, este mai bine sa il ascunzi decat sa-l stergi.

Ascunderea unui camp are doua avantaje:

- Daca ai introdus inregistrari, poti pastra toate datele pe care le-ai introdus in acel camp.

- Proprietatile campului, pe care le-ai configurat atunci cand ai creat campul, raman neschimbate, asa ca nu trebuie sa le introduci din nou.

Ascunderea unui camp se face astfel:

- Comuta in modul de vizualizare DATASHEET, daca nu esti in acest mod.

- Selecteaza campurile pe care vrei sa le ascunzi.

- Selecteaza din meniul FORMAT optiunea HIDE COLUMNS, sau executa clic-dreapta pe coloanele respective si selecteaza HIDE COLUMNS. Coloanele dispar.

Pentru a face sa reapara coloanele trebuie sa parcurgi pasii urmatori:

-Selecteaza din meniul FORMAT optiunea UNHIDE COLUMNS. Apare caseta de dialog UNHIDE COLUMNS. Campurile care au semn de bifare langa ele nu sunt ascunse; campurile fara semn de bifare sunt ascunse.

- Executa clic pe caseta de validare a fiecarui camp pe care vrei sa-l reafisezi.

Executa clic pe butonul CLOSE

Etape:

- In fereastra DATABASE, executa clic pe tipul de obiect TABLES

- Selecteaza tabelul pe care vrei sa-l stergi.

-Selecteaza din meniul EDIT optiunea DELETE sau apasa tasta DELETE

-Apare un mesaj care te intreaba daca esti sigur ca vrei acest lucru. Executa clic pe YES

1.     Lucrul cu tabele de date

Etape:

- Executa clic in celula in care vrei sa introduci date si tasteaza-le.

- Apasa tasta TAB pentru a trece la campul urmator si tasteaza noua valoare.

- Continua sa apesi tasta TAB pana cand ajungi la ultimul camp. Cand apesi tasta TAB in ultimul camp, punctul de inserare se muta in primul camp din urmatorul rand, unde poti incepe o noua inregistrare.

- Continua sa introduci inregistrari pana termini.

Principalele scurtaturi de la tastatura care se utilizeaza pentru deplasarea in interiorul unui tabel sunt:

Pentru tiparirea unui tabel ai la dispozitie doua variante:

- Prima varianta:

- Deschide tabelul.

-Executa clic pe butonul PRINT de pe bara de instrumente. Tabelul este tiparit.

Cea de a doua varianta:

-Alege din meniul FILE optiunea PRINT. In caseta de dialog PRINT configureaza optiunile de tiparire.

Etape:

- Selecteaza celula executand clic pe aceasta. (daca vrei sa fie selectat intregul continut, pozitioneaza indicatorul mouse-ului pe marginea din stanga a celulei astfel incat indicatorul sa devina un semn "+", apoi executa clic).

- Tasteaza noile date care le inlocuiesc pe cele vechi.

In afara de selectarea anumitor celule dintr-o inregistrare, daca vrei sa lucrezi cu o intreaga inregistrare trebuie sa efectuezi operatiunea de selectie.

Pentru a realiza acest lucru, executa clic pe patratul gri de la stanga inregistrarii. Intreaga inregistrare apare evidentiata (litere albe pe fond negru).

Noile inregistrari sunt inserate automat. Cand incepi sa tastezi o inregistrare, apare un nou rand sub ea, asteptand o alta inregistrare, asa cum se vede in figura de mai sus.

Nu poti sa inserezi noi inregistrari intre cele existente. Acestea trebuie sa fie introduse la sfarsitul tabelului.

Etape:

- Selecteaza inregistrarile pe care vrei sa le stergi.

- Executa una din urmatoarele actiuni:

- Apasa tasta DELETE

- Selecteaza din meniul rapid optiunea DELETE RECORD

- Selecteaza din meniul EDIT optiunea DELETE

- Selecteaza din meniul EDIT optiunea DELETE RECORD

Etape:

-Selecteaza campurile, inregistrarile, celulele sau zonele de text pe care vrei sa le muti sau copiezi.

-Deschide meniul EDIT si selecteaza CUT (pentru mutare) sau COPY (pentru a copiere).

- Pozitioneaza punctul de inserare acolo unde vrei sa inserezi materialul copiat sau taiat.

- Alege din meniul EDIT optiunea PASTE

FORMATAREA TABELELOR

Una dintre cele mai uzuale metode de ajustare a latimii coloanelor sau a randurilor se efectueaza astfel:

-Pozitioneaza indicatorul mouse-ului intre doua nume de campuri (capete de coloana) sau intre doua randuri. Astfel incat acesta sa se transforme intr-o linie orizontala cu sageti orientate la stanga si la dreapta.

- Executa clic si tine apasat butonul mouse-ului si apoi trage marginea coloanei sau a randului.

- Elibereaza butonul mouse-ului in momentul in care randul sau coloana au dimensiunea dorita.

Daca vrei sa modifici aspectul continutului tabelului trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

- Din meniul FORMAT, alegi optiunea FONT. Apare caseta de dialog FONT

- Aplica optiunile de formatare dorite (tip, dimensiune, stil).

- Apesi OK

CREAREA RELATIILOR INTRE TABELE

Relatia intre doua tabele este necesara, in general, pentru construirea interogarilor care actioneaza asupra acestor table (desi relatia s-ar putea construi si cand se construieste interogarea).

Relatia One-To-Many - Este cea mai frecventa in proiectarea bazelor de date ACCESS si are urmatoarele caracteristici:

- Daca T1 (Tabela CLIENTI) si T2 (Tabela Operatii) sunt doua tabele in care exista o relatie One-To-Many atunci:

- Tabela T1 este tabela primara iar T2 este tabela legata.

- Cheia de legatura din tabela primara trebuie sa fie declarata cheie primara.

- Tabela legatura poate avea cheie primara dar diferita de cea de legatura.

- Fiecarei inregistrari din tabela One ii corespunde 0, 1 sau mai multe inregistrari din tabela Many;

- Fiecarei inregistrari din tabela Many ii corespunde cel mult o inregistrare din tabela One.

Relatia One-To-One - Este utilizata mai rar in proiectarea bazelor de date ACCESS si are urmatoarele caracteristici:

- Cheile de legatura din ambele tabele sunt chei primare; fiecarei inregistrari din una din tabele ii corespunde cel mult o inregistrare din cealalta.

- Una din tabele este primara iar cealalta legata.

Relatia Many-To-Many - Este nerecomandata in baze de date ACCESS dar existenta in realitate.

Doua tabele se afla in relatia Many-to-Many daca fiecarei inregistrari din prima tabela ii corespunde 0,1 sau mai multe inregistrari din a doua si invers.

In ACCESS astfel de relatii pot fi introduse prin crearea unei a treia tabele, numita de legatura (de jonctiune) cu existenta a doua relatii de tip One-to-Many.

Pentru a putea explica modul in care functioneaza relatiile am creat o baza de date BANCA.

Aceasta baza de date contine urmatoarele tabele:

Tabela CLIENTI:

Aceasta tabela are urmatorul continut:

Tabela SOLD:

- Aceasta tabela are urmatorul continut:

Tabela DENMONEDA:

- Aceasta tabela are urmatorul continut:

- Tabela DENOPERATII:

- Aceasta tabela are urmatorul continut:

- Tabela OPERATII:

Aceasta tabela are urmatorul continut:

Etapele crearii relatiilor sunt:

-Deschizi baza de date (in cazul nostru BANCA).

-Din meniul TOOLS alegi optiunea RELATIONSHPS

Pe ecran apare fereastra RELATIONSHIPS care are urmatoarea forma:

Selecteaza tabelele intre care vrei sa creezi relatii si apasa butonul ADD. Aceste tabele vor fi introduse in fereastra RELATIONSHIPS

Exemplu:

- Creeaza in continuare o relatie One-To-Many intre tabelele CLIENTI si OPERATII. Pentru a realiza acest lucru selecteaza in caseta de dialog SHOW TABLE cele doua tabele si insereaza-le in fereastra RELATIONSHIPS. In tabela CLIENTI selecteaza campul CodClient.

- Pozitioneaza cursorul pe campul CodClient (tabela CLIENTI), "agata-l" cu mouse-ul si trage-l peste campul CodClient (tabela Operatii). Pe ecran apare caseta de dialog EDIT RELATIONSHIP in care poti sa specifici caracteristicile relatiei.

Aceasta fereastra are urmatorii parametrii:

- ENFORCE REFERENTIAL INTEGRITY - unei inregistrari din tabela primara (CLIENTI) ii corespunde cel putin o inregistrare din tabela legata (OPERATII).

-CASCADE UPDATE RELATED FIELDS - in acest caz, modificarea unei valori pe campul CodClient (din tabela CLIENTI) inseamna modificarea automata a tuturor valorilor respective si in tabela OPERATII.

- CASCADE DELETE RELATED RECORDS - in acest caz, stergerea unei inregistrari din tabela primara presupune stergerea tuturor inregistrarilor din tabela legata.

- In final, vei apasa butonul CREATE si pe ecran fereastra RETAIONSHIPS va arata astfel:

Observatie:

In imaginea de mai sus observi ca langa tabelul CLIENTI (campul CODCLIENT) apare cifra 1 iar langa tabelul OPERATII (campul CODCLIENT) apare simbolul . Aceste simboluri apar in relatiile in care caracteristica integritate referentiala ("ENFORCE REFERENTIAL INTEGRITY") este activata. Simbolul inseamna multi - indicand faptul ca mai multe inregistrari din acest tabel pot sa corespunda unei singure inregistrari (simbolul 1) din tabelul legat.

Exemplu:

Sa se creeze urmatoarele relatii in baza de date BANCA:

SORTAREA, FILTRAREA SI INDEXAREA DATELOR

Etape:

- Deschide tabela pe care vrei sa o sortezi;

- Plaseaza punctul de inserare in campul pe care vrei sa-l sortezi.

- Executa clic pe butoanele Sort Ascending  sau Sort Descending . Inregistrarile sunt sortate dupa campul selectat.

Inainte de sortare:

Dupa sortarea dupa campul NUME:

Un filtru este o restrictie care se pune inregistrarilor unei tabele, unei forme sau unui raport pentru a afisa doar anumite inregistrari specificate.

In aceasta lectie vom analiza doar filtrele la nivel de tabela.

Filtrarea este utila in acele cazuri in care vrei sa inlaturi multe inregistrari, astfel incat sa poti vedea doar pe cele care te intereseaza. Filtrarea micsoreaza temporar numarul de inregistrari afisate, conform criteriilor de selectie.

Filtrarea prin selectie este cea mai simpla metoda de filtrare, dar inainte de a o utiliza, trebuie sa localizezi o aparitie a valorii pe care doresti sa o contina inregistrarile filtrate.

Pentru a filtra prin selectie vei parcurge urmatorii pasi:

- Intr-un camp vei gasi o aparitie a valorii pe care vrei sa o contina toate inregistrarile filtrate.

- Selecteaza valoarea.

- Executa clic pe butonul FILTER BY SELECTION de pe bara de instrumente sau selecteaza din meniul RECORDS optiunea FILTER si apoi FILTER BY SELECTION.

Exemplu: filtreaza tabela OPERATII astfel incat sa fie afisati doar clientii cu codul 101.

Inainte de filtrare:

Dupa filtrare:

Este o metoda de filtrare mult mai puternica decat filtrarea prin selectie.

Cu Filter by Form poti aplica mai multe criterii de filtrare simultan.

De asemenea, poti configura filtre "sau", care gasesc inregistrari ce indeplinesc oricare din criteriile stabilite. Poti chiar sa introduci expresii logice ("mai mare decat" o anumita valoare).

Etape:

- Deschide tabela pe care vrei sa o filtrezi in modul de vizualizare DATASHEET

- Executa clic pe butonul FILTER BY FORM  sau din meniul RECORDS, alege optiunea FILTER si apoi FILTER BY FORM. Apare un formular gol semanand cu o foaie de date goala, cu o singura linie de inregistrare.

- Executa clic pe campul pentru care vrei sa stabilesti un criteriu. Apare o sageata orientata in jos pentru o lista derulanta. Executa clic pe sageata si selecteaza din lista o valoare sau poti tasta valoarea direct in camp.

- Daca vrei sa stabilesti o conditie "sau", executa clic pe eticheta OR de la baza ferestrei si vei introduce criteriul alternativ.

- In final se apasa pe butonul APPLY FILTER  pentru a aplica filtrul.

In final, rezultatul filtrarii este urmatorul:

Indexurile accelereaza cautarile, catalogand continutul unui anumit camp. Campul cheie principala este indexat in mod automat. Daca insa cauti, sortezi sau filtrezi in mod frecvent utilizand un alt camp, poti sa creezi un index si pentru acel camp.

Etapele indexarii:

- Deschide tabelul in modul de vizualizare DESIGN

- Selecteaza campul pe care vrei sa-l indexezi.

- In pagina etichetei GENERAL, executa clic pe campul INDEXED

Din lista derulanta a campului INDEXED, selecteaza fie YES (Duplicates OK) fie YES (No Duplicates), in functie de continutul campului care poate fi sau nu unic pentru fiecare inregistrare.

Salveaza modificarile si inchide tabelul.

Chestionar

1. Cum definim tabelele?

2. Care este rolul tabelelor?

3. Ce actiuni se intreprind inainte de crearea tabelelor?

4. Care sunt tipurile de date folosite de Access?

5. Care este semnificatia campului cheie principala?

6. Ce moduri de vizualizare sunt disponibile cand se lucreaza cu tabelele?

7. Cum definim filtrul?

8. Care este importanta indexarilor?