|
|
|
Proiectarea generalA a noului sistem informaTional bazat pe utilizarea calculatorului electronic
1. Continutul si organizarea proiectarii generale
2. Proiectarea iesirilor sistemului informatic
3. Proiectarea bazei informationale de intrare
4. Proiectarea codurilor
5. Proiectarea procedurilor
6. Proiectarea documentelor de intrare
7. proiectarea fisierelor
8. Organizarea prelucrarii datelor in conditiile proiectarii generale
9. Documentatia proiectarii generale
1. Continutul si organizarea proiectarii generale
Proiectarea generala a noului sistem mai este cunoscuta si sub numele de proiectarea logica sau elaborarea conceptiei noului sistem informational bazat pe utilizarea calculatorului electronic.
In cadrul acestei etape are loc elaborarea conceptiei logice a sistemului informatic, definirea acestuia din punct de vedere structural si functional. Aceasta presupune stabilirea componentelor noului sistem, respectiv a iesirilor informationale din cadrul acestuia, a datelor de intrare si a suporturilor necesare pentru aceste date (documente primare, purtatori tehnici etc.), precum si a legaturilor dintre ele, astfel incat toate sa actioneze ca un ansamblu unitar.
Structura generala de principiu a unui sistem informational bazat pe utilizarea calculatorului electronic cuprinde un ansamblu de intrari, prelucrari si iesiri, definite in functie de obiectivele noului sistem.
Intrarile in noul sistem informatic sunt asigurate de baza de date si tranzactiile sau miscarile de elemente patrimoniale.
Baza de date reprezinta o colectie de date operationale memorate in sistemul informatic si utilizate in comun de catre componentele sistemului informatic.
Tranzactiile sunt date care reflecta modificarile intervenite de regula intre doua prelucrari si care se deduc din operatiile economice care au loc. Ele devin parte componenta a bazei de date in urma clasificarii, validarii, inregistrarii si, uneori, a prelucrarii lor.
Se disting doua tipuri de tranzactii: externe si interne.
Tranzactiile externe redau fenomenele si procesele economice, inclusiv modificarile produse in activitatea agentilor economici (livrarea unui produs, consumarea unor resurse, schimbarea preturilor la materiale sau produse etc.).
Tranzactiile interne apar in momentul obtinerii unui rezultat din prelucrare si sunt destinate actualizarii bazei de date (de exemplu, totalul cheltuielilor efectuate cu manopera devine componenta a costului produsului).
Tranzactiile externe se refera la modificarile care au loc in exteriorul sistemului de calcul si sunt utilizate prin intermediul programului de introducere a datelor in sistem, in timp ce tranzactiile interne sunt asigurate exclusiv in cadrul sistemului informatic prin programele de exploatare a colectiilor de date anterioare.
Prelucrarile din sistemul informatic sunt asigurate prin executarea unui ansamblu de programme. Acestea se impart in doua categorii:
1) programe de actualizare a bazei de date;
2) programe de obtinere a rezultatelor (situatiilor de iesire) solicitate de beneficiar.
De aici se deduce ca functionarea sistemului informatic cuprinde doua cicluri:
a) actualizarea bazei de date, ceea ce presupune introducerea, validarea si memorarea datelor provenite din tranzactii;
b) obtinerea iesirilor informationale solicitate.
Procedurile din cadrul sistemului informatic actioneaza asupra colectiilor de date, care sunt constituite intr-un nucleu informational ce contine multimea atributelor datelor de intrare necesare obtinerii iesirilor informationale solicitate.
Nucleul informational urmeaza a fi structurat in entitati functionale al caror ansamblu delimiteaza baza informationala a sistemului informatic.
Asadar, baza informationala este formata din ansamblul entitatilor informationale si atributele acestora ce descriu dinamica fenomenelor si proceselor de la un agent economic, pe o anumita perioada de timp.
Procedurile de creare - actualizare si exploatare impreuna cu colectiile de date organizate in fisiere sau baze de date, formeaza nucleul sistemului informatic.
Iesirile reprezinta rezultatul prelucrarii colectiilor de date si se obtin prin transformari, in urma aplicarii unor algoritmi de calcul descrisi in cadrul procedurilor automate.
Rezultatele se vor concretiza in situatiile de iesire solicitate de beneficiar, in mesajele oferite de sistem sau in colectiile de date ce pot fi transmise altor aplicatii informatice.
In cadrul etapei de proiectare generala se determina iesirile sau rezultatele noului sistem, datele de intrare necesare, elementele de structura ale noului sistem, precum si relatiile functionale dintre aceste elemente. Informatiile necesare executarii acestei etape sunt preluate din documentatia de analiza a sistemului informational existent.
Decizia declansarii activitatii de proiectare generala o ia conducerea unitatii beneficiare. In aceasta etapa, echipa de analisti si proiectanti trebuie sa rezolve anumite obiective. Acestea pot fi obiective generale, cand se refera la intreaga activitate a firmei sau pot fi obiective specifice, cand se refera la scopurile partiale urmarite de fiecare activitate in parte. Aceste obiective specifice sunt in permanenta subordonate obiectivelor generale.
Obiectivul fundamental al noului sistem informatic este acela de a pune la dispozitia sistemului decizional informatii corecte si la timp pentru conducerea anumitor activitati, iar sistemul apelat sa poata furniza informatii necesare luarii deciziilor.
Obiectivle specifice ale etapei de proiectare generala sunt urmatoarele:
formularea precisa a obiectivelor fiecarei componente informatice sub forma rezultatelor pe care trebuie sa le obtina;
determinarea datelor de intrare necesare si suficiente pentru atingerea obiectivelor;
stabilirea procedurilor de transformare a datelor in informatii si de utilizare a informatiilor in procesul decizional;
stabilirea elementelor structurale ale noului sistem (aplicatii, proceduri, fisiere, echipamente etc.);
precizarea relatiilor functionale intre elementele noului sistem ;
definirea relatiilor intre sistemul proiectat si mediul inconjurator, sub aspectul receptiei si difuzarii datelor si informatiilor.
In vederea realizarii acestor obiective specifice se constituie colective de lucru ai caror membri trebuie sa aiba atat cunostiinte economice, specifice domeniului de referinta, cat si cunostinte referitoare la structura si functionarea echipamentelor de calcul.
Numarul membrilor din cadrul echipei de proiectare depinde de complexitatea sistemului, iar structura echipei depinde de tema elaborata si obiectivele urmarite. Din echipa pot sa faca parte: informaticieni, economisti, ingineri, matematicieni etc..
Ca si in etapa anterioara echipa de analisti va lucra pe baza unui plan de activitate in care se stabilesc obiective, termene si responsabilitati,.
Proiectarea noului sistem informatic se poate realiza tinand seama de mai multe variante de abordare:
varianta intrari - iesiri;
varianta iesiri - intrari;
varianta mixta.
Varianta intrari - iesiri.
Conform acestei variante se pleaca de la obiectivele stabilite, iar pe baza acestora se vor determina atributele datelor de intrare grupate in baza informationala de intrare. Aceasta este apoi analizata prin prisma tuturor posibilitatilor de prelucrare, determinandu-se astfel iesirile noului sistem, care pot fi cele solicitate de beneficiar sau pot fi iesiri suplimentare.
Varianta iesiri- intrari
In cadrul acestui tip de abordare se pleaca tot de la obiectivele noului sistem, de la situatiile de iesire necesare. Analizandu-se modul de obtinere a fiecarui element informational, se determina modul de utilizare a bazei informationale de intrare si apoi se determina celelalte elemente presupuse de proiectarea generala.
Varianta mixta
Aceasta porneste de la stabilirea obiectivelor noului sistem, continua cu realizarea unei versiuni initiale a bazei informationale de intrare, iar apoi, avandu-se in vedere posibilitatile de prelucrare, se determina baza informationala de iesire. In functie de cerintele concrete ale utilizatorilor se proiecteaza iesirile necesare in prezent sau in perspectiva si pe baza lor se reproiecteaza baza informationala de intrare.
2. Proiectarea iesirilor sistemului informatic
Iesirile sistemului informational pot fi privite din punct de vedere structural, functional si tipologic.
Din punct de vedere structural iesirile sistemului informational reprezinta a treia componenta din triada ce caracterizeaza structura oricarui sistem (intrari, prelucrari, iesiri).
Din punct de vedere functional iesirile sistemului informational carcterizeaza obiectivele generale si specifice ale noului sistem.
Din punct de vedere tipologic, iesirile sistemului informational bazat pe utilizarea calculatorului electronic pot fi realizate sub urmatoarele forme :
listele sau situatiile de iesire, care cuprind indicatori ai starii si dinamicii activitatii din sistemul obiect;
graficele, care pot reda intr-o forma mai concentrata starea si evolutia indicatorilor economici
iesirile catre alte sisteme informationale, prezente sub forma unor baze de date sau fisiere ce pot fi transmise indirect prin intermediul suporturilor magnetice sau direct cu ajutorul mijloacelor de teletransmisie si teleprelucrare
De regula, intr-un sistem informatic ponderea cea mai mare este detinuta de listele sau situatiile de iesire.
In proiectarea unei situatii de iesire trebuie tinut seama de o serie de aspecte, cum ar fi :
destinatia situatiilor de iesire si momentul cand se estimeaza ca trebuie obtinute;
nivelul de detaliere a informatiei :
informatii mai analitice la nivelele ierarhice inferioare;
informatii de sinteza la nivelele ierarhice superioare;
situatia de iesire trebuie sa contina toate informatiile necesare beneficiarului pentru sistemul respectiv, avand in vedere insa ca informatiile sa nu se repete inutil in mai multe situatii de iesire.
O situatie de iesire trebuie sa indeplineasca, in principiu, urmatoarele conditii :
sa se refere la unul din obiectivele sistemului;
sa acopere integral domeniul la care se refera;
sa fie cat mai concisa;
sa fie prezenta intr-o forma simplificata si inteligibila;
sa apara la timp;
informatiile pe care le contine sa fie corelate cu informatiile din celelalte situatii de iesire.
Continutul si forma situatiilor de iesire se stabilesc de colectivul de proiectare impreuna cu beneficiarul, care va aviza nominal macheta fiecarei situatii de iesire.
Situatiile de iesire pot fi clasificate dupa mai multe criterii :
dupa specificul functiunilor generale ale agentului economic situatiile de iesire se clasifica in cinci grupe omogene ce corespund functiilor de baza ale agentului economic :
situatii de iesire pentru activitatea de productie;
situatii de iesire pentru activitatea de cercetare-dezvoltare;
situatii de iesire pentru activitatea comerciala;
situatii de iesire pentru activitatea de personal;
situatii de iesire pentru activitatea financiar-contabila;
dupa destinatie situatiile de iesire se clasifica in:
situatii de iesire destinate altor sisteme;
situatii de iesire destinate sistemului propriu;
Situatiile de iesire destinate altor sisteme au ca scop furnizarea de informatii specifice activitatii de cooperare cu alti agenti economici sau necesare informarii organismelor statului (directii statistice, administratii finaniare etc.). Acest tip de situatii de iesire este stabilit prin intelegeri intre agentii economici implicati sau prin acte normative, motiv pentru care continutul si structura lor sunt obligatorii. In aceasta categorie se includ rapoartele statistice, darile de seama, situatiile operative dintre unitati referitoare la stadiul relatiilor economice etc. Se pot include aici si documentele primare ce vor fi generate prin procesul automat de prelucrare a datelor, asa cum sunt: factura fiscala, avizul de insotire a marfii, ordinul de incasare sau plata etc., documente care circula in afara sistemului propriu.
Situatiile de iesire destinate sistemului propriu detin ponderea cea mai mare si cuprind informatiile necesare atat compartimentelor functionale cat si organelor de conducere.
dupa gradul de sintetizare a indicatorilor, situatiile de iesire sunt:
situatii de iesire ce contin informatii cu caracter sintetic;
situatii de iesire ce contin informatii cu caracter analitic.
Situatiile de iesire ce contin informatii cu caracter sintetic servesc pentru conducerea de ansamblu a agentului economic si cuprind indicatori globali de urmarire si control (productivitate, cifra de afaceri, profit etc.).
Situatiile de iesire ce contin informatii cu caracter analitic descriu in detaliu elementele patrimoniale ale agentului economic, operatiile legate de acestea si sunt destinate, in principal, compartimentelor functionale pentru realizarea unor activitati curente.
dupa momentul generarii, situatiile de iesire sunt:
situatii de iesire cu caracter operativ;
situatii de iesire cu caracter periodic;
situatii de iesire cu caracter aleator.
Situatiile de iesire cu caracter operativ sunt elaborate la perioade mici de timp (zi, schimb) si contin informatii cu un grad mai redus de prelucrare necesare conducerii prin exceptie (de exemplu: Situatia realizarii productiei in ziua de ).
Situatiile de iesire cu caracter periodic se elaboreaza la perioade mai mari de timp (lunar, trimestrial, anual), contin informatii sintetice si sunt destinate anumitor factori de decizie, compartimentelor functionale sau altor sisteme (de exemplu: Situatia facturilor emise si incasate, Bilantul contabil etc.).
Situatiile de iesire cu caracter aleator sunt obtinute la termene nedeterminate si contin informatii ce reflecta de regula dereglari in functionarea agentului economic, fiind destinate in principal conducerii unitatii (de exemplu : Situatia stocurilor ce nu au miscare in n zile etc.).
dupa intervalul de referinta, situatiile de iesire se grupeaza astfel:
situatii de iesire de stare;
situatii de iesire statistice;
situatii de iesire cu caracter previzional.
Situatiile de iesire de stare contin informatii ce evidentiaza nivelul si disponibilul de resurse la un moment dat si reflecta, in general, elemente de patrimoniu cum sunt: stocurile de materiale si produse, nivelul veniturilor etc.
Situatiile de iesire statistice grupeaza informatiile pe mai multe perioade de gestiune pentru a stabili si analiza tendinte in evolutia fenomenelor si proceselor economice (toate situatiile statistice fac parte din aceasta categorie).
Situatiile de iesire cu caracter previzional reflecta tendintele ce se vor manifesta in derularea fenomenelor si proceselor economice, in scopul stabilirii obiectivelor pentru perioadele viitoare (din aceasta categorie fac parte toate documentele destinate programarii productiei, planificarii activitatii sau elaborarii de previziuni economice).
dupa modul de obtinere, situatiile de iesire sunt:
situatii de iesire obtinute la imprimanta;
situatii de iesire obtinute la videoterminal
Situatiile de iesire obtinute la imprimanta se folosesc atunci cand cadrul legislativ prevede utilizarea lor ca documente justificative si care se vor arhiva dupa consultare (balante de verificare, bilantul contabil etc.).
Situatiile de iesire obtinute la videoterminal sunt de regula situatii de urmarire operativa a indicatorilor economici (de exemplu: consultarea fisierului de stocuri, pentru a vedea daca se afla un anumit material in magazie si cantitatea existenta).
In proiectarea situatiilor de iesire se pot lua in cosiderare mai multe din criteriile mentionate in scopul fundamentarii unor decizii neprogramate sau programate.
Deciziile neprogramate au un caracter complex si se iau de catre persoanele cu functii de conducere pe baza informatiilor cuprinse in situatiile de iesire.
Deciziile programate pot fi formalizate si, eventual, elaborate automat prin intermediul sistemului informatic.
La definitivarea continutului si modului de obtinere a situatiilor de iesire, proiectantul va tine seama de cerintele beneficiarului, dar va avea in vedere si performantele si limitele sistemelor de calcul utilizate si a sistemului de gestiune a datelor ales.
Concret, in proiectarea unei situatii de iesire trebuie sa se precizeze urmatoarele elemente :
antetul situatiei, in care se precizeaza date de identificare a unitatii beneficiare, eventual codul situatiei, data de obtinere etc.;
titlul situatiei, care trebuie sa redea intr-o forma sintetica continutul informational al acesteia si perioada de referinta;
capul de tabel, care contine prezentarea indicatorilor din fiecare coloana urmarindu-se o grupare logica a acestora:
indicatori informativi (de identificare);
indicatori de grupare;
indicatori tarifari;
indicatori cantitativ-valorici;
natura si lungimea maxima a fiecarui camp de date (a fiecarei coloane);
nivelurile sau gradele de totaluri;
numarul de exemplare si destinatia fiecarui exemplar;
periodicitatea si termenele de obtinere a situatiei finale;
perifericul
la care se obtine.
In continuare, se exemplifica cele prezentate prin intermediul unei "Liste de avans chenzinal", care in faza de proiectare va arata astfel:
Se
intocmeste in doua exemplare: 1
exemplar la casierie; 1
exemplar la financiar; Se
intocmeste lunar, la 18 ale lunii; Se
obtine la imprimanta.
3. Proiectarea bazei informationale de intrare
Informatiile de iesire sunt scopul principal al noului sistem. Datele de intrare se subordoneaza necesitatilor de informare ale utilizatorului.
Privite prin prisma datelor de intrare, informatiile de iesire se grupeaza in doua categorii (vezi fig. 3.1.):
Fig. 3.1. Structura informatiilor de iesire
informatii de iesire ce rezulta din datele de intrare prin simpla reproducere a acestora;
informatii de iesire ce rezulta in urma aplicarii unui algoritm de calcul (operatii aritmetice, lanturi complexe de operatii logice etc.) asupra datelor de intrare.
Este necesar sa predomine informatiile obtinute in urma transformarii (prelucrarii) datelor de intrare. Cele din prima categorie trebuie limitate la strictul necesar. Reluarea acestor date de intrare, care, in general, sunt date de identificare, este determinata de necesitatea stabilirii unor elemente de legatura intre multimea datelor de intrare si a informatiilor de iesire.
Datele de intrare sunt urmarite sub trei aspecte :
caracteristicile legate de elementele care le identifica si le delimiteaza in cadrul sistemului;
nivelul sau starea elementului la un moment dat;
variatia acestor date in functie de transformarile sau schimbarile care intervin ca urmare a functionarii sistemului.
Avand in vedere aceste aspecte, datele de intrare se grupeaza astfel:
a) date permanente
b) date de stare
c) date variabile
a) Datele permanente
Valoarea acestor date ramane neschimbata o perioada mai mare de timp. Ea nu variaza in raport de fiecare operatie de prelucrare, modificarea sa fiind impusa de modificarile de acte normative, de operarea unor schimbari structurale sau organizatorice etc..
Aceste date se preiau o singura data in sistem, sunt validate, se memoreaza si se utilizeaza la valorea lor initiala ori de cate ori este necesar. Aceste date se mai numesc si date repetitive, adica se pot utiliza in mod repetat pentru mai multe lucrari de acelasi fel, succesive in timp.
Aceste date stau la baza constituirii fisierelor permanente.
Exemplu : denumirea materialelelor, unitatea de masura, numele si prenumele angajatului, marca etc., sunt date permanente.
b) Datele variabile
Acestea sunt reprezentate de datele a caror valoare nu mai este constanta in cursul a doua prelucrari succesive, ci variaza de la o operatie economica la alta. Utilizarea lor reflecta acele modificari referitoare la perioadele precedente.
Aceste date au un caracter nerepetitiv si se introduc in sistem la fiecare prelucrare.
Ele detin ponderea in cadrul datelor de intrare. In legatura cu aceste date apar probleme suplimentare legate de controlul corectitudinii introducerii (preluarii) acestor date in sistem. Cu ocazia fiecarei introduceri a lor in calculator ele trebuie verificate si validate si numai dupa aceea pot fi memorate sau prelucrate.
Datele varibile intra in componenta fisierelor variabile.
Exemplu : cantitatea de materiale intrate, timpul efectiv lucrat etc., sunt date variabile si sunt specifice doar unei singure operatii economice
c) Datele de stare
Aceste date refelcta starea unui element sau a sistemului la un moment dat. Ele reprezinta efectul unei prelucrari anterioare. Rezultatele astfel obtinute sunt stocate intr-un fisier de unde se pot prelua periodic, prelucra si inregistra cu noua valoare.
Ele nu sunt date variabile pentru ca nu reflecta evenimentele care au loc in sistem. Nu sunt nici date permanente pentru ca valoarea lor se poate modifica de la o perioada la alta.
Ele intra in componenta fisierelor de stare, iar uneori si in structura fisierelor permanente (in cazul fisierelor cu un numar redus de articole logice).
Exemplu: datele referitoare la stocurile de materiale, la solduri etc., sunt date care caracterizeaza starea unor elemente patrimoniale la un moment dat.
In functie de aceasta grupare, se poate spune ca modelul conceptual de prelucrare automata a datelor presupune urmatoarele etape de lucru :
crearea fisierelor permanente si actualizarea acestora cu eventuale modificari aparute de la data crearii pana la data introducerii in prelucrare;
crearea fisierelor variabile, prin preluarea din documentele de miscare sau prin intermediul unor senzori sau a altor dispozitive (in cazul sistemelor ON-LINE) a datelor ce reflecta operatiile economice derulate de la data prelucrarii anterioare;
actualizarea fisierelor de stare pe baza valorii lor initiale si a miscarilor reflectate de fisierele variabile;
asocierea si prelucrarea fisierelor permanente, de stare si variabile, in vederea obtinerii rezultatelor solicitate (a situatiilor finale);
listarea acestor fisiere.
4. Proiectarea codurilor
Desi calculatoarele moderne sunt apte de a prelucra si informatii in forma explicita, este necesar ca anumite date sa fie prelucrate sub forma unor coduri. Astfel, prin utilizarea codurilor se realizeaza o sistematizare, o clasificare si o identificare mai rapida a datelor si informatiilor.
Prin intermediul codului se sistematizeaza mai bine caracteristicile elementului respectiv si se eficientizeaza procesul de prelucrare prin obtinerea unor timpi mai redusi de prelucrare, prin utilizarea unei cantitati de memorie interna si externa mai reduse etc..
Codul poate fi definit ca un simbol sau un grup de simboluri care permit identificarea unui element dintr-o multime, realizandu-se substituirea acelui element cu ajutorul unor siruri de caractere.
Sirul de caractere ce compune un cod trebuie ales astfel incat sa nu existe confuzii cu cuvintele rezervate ale limbajului de programare.
In vederea efectuarii unei codificari rationale si corecte, codurile trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
unicitatea codului, care presupune existenta unui singur cod pentru un element dintr-o multime;
suplete si stabilitate in timp, ceea ce presupune ca fiecarui element sa-i fie atribuit un cod ce poate fi folosit o perioada mai mare de timp fara a se modifica sistemul de codificare, dar permitand si preluarea de elemente noi ce pot sa apara;
usurinta utilizarii codului, care se reflecta in usurinta atribuirii codurilor si a folosirii acestora de catre personalul respectiv. Pe de alta parte aceasta usurinta se refera la posibilitatile pe care le ofera codurile pentru determinarea si corectarea usoara a erorilor strecurate in preluarea datelor sau a codurilor din documentele primare;
concizia codului, ceea ce inseamna ca un cod trebuie sa aiba un numar cat mai redus de caractere pentru descrierea unui element, fara ca aceasta concizie sa influenteze negativ puterea informativa a codului.
Codificarea este o activitate laborioasa si ea presupune parcurgerea mai multor etape:
stabilirea necesitatilor de codificare presupune identificarea elementelor ce trebuie codificate dintr-un anumit nomenclator. Practic, se inventarieaza toate elementele continute in nomenclator.
Exemplu : pentru codificarea materialelor se identifica toate materialele cu care lucreaza unitatea, informatiile culegandu-se din fisele de magazie; pentru codificarea personalului, se identifica toti angajatii din firma pe baza fiselor de personal;
gruparea acestor elemente dupa criterii stiintifice sau practice;
alegerea sistemului de codificare. In functie de numarul de elemente ce trebuie codificate pentru o anumita caracteristica, se alege sistemul de codificare. Din punct de vedere al numarului de caractere puse la dispozitie, cel mai adecvat sistem este acela care ofera suficiente rezerve pentru preluarea unor elemente noi ce pot sa apara dupa introducerea codificarii;
atribuirea codurilor individuale fiecarui element al nomenclatorului corespunzator pozitiei ocupate in sistematizarea efectuata anterior si in raport de sistemul de codificare adoptat. Fiecare element poarta un cod ce se va consemna intr-o lista anexa cu codurilor atribuite;
utilizarea si intretinerea codurilor presupune completarea, pe masura ce apar noi elemente, a codurilor si efectuarea schimbarilor ce se impun in raport de schimbarea anumitor caracteristici ale elementului codificat.
Pentru a putea realiza o mai usoara adecvare a codurilor la problemele vizate, ele pot fi clasificate dupa mai multe criterii :
dupa posibilitatile de prelucrare
coduri elementare:
secventiale;
secventiale pe grupe sau seriale;
coduri cu semnificatie mnemonica;
coduri cu semnificatie descriptiva;
coduri complexe:
coduri ierarhizate;
coduri juxtapuse;
coduri combinate:
coduri binare;
coduri matriciale;
dupa modul de depistare si corectare a erorilor:
coduri autodetectoare de erori;
coduri autocorectoare de erori;
dupa lungime:
coduri cu lungime fixa;
coduri cu lungime variabila;
dupa natura simbolurilor utilizate:
coduri alfabetice;
coduri numerice;
coduri alfanumerice;
coduri cu bare.
1. Codurile elementare au menirea de a identifica un element din cadrul unei multimi de elemente.
Codurile secventiale se formeaza prin atribuirea unor caractere numerice, in ordine crescatoare, fiecarui element al multimii, stabilindu-se o corespondenta intre elementele multimii de codificat si multimea numerelor naturale. Fiecarui element de codificat i se asociaza o combinatie de cifre imediat disponibila.
Exemplu. Trebuie codificate cele 11 gestiuni ale firmei. Codurile vor avea doua cifre si vor fi atribuite astfel: gestiunea 1 va avea codul 01; gestiunea 2 va avea codul 02 s.a.m.d., asftel ca gestiunea 11 va avea codul 11.
Pentru a avea o lungime fixa, in stanga cifrelor semnificative din cadrul codului se adauga '0' pana la dimensiunea maxima stabilita (doua cifre, in exemplul de mai sus).
Avantajul acestui sistem de codificare este acela ca se poate face o extensie simpla si nelimitata si permite controlul codurilor atribuite, prin contor crescator.
Dezavantajul sau se refera la imposibilitatea sistematizarii elementelor din cadrul unei multimi. Daca la inceputul codificarii s-a facut o sistematizare (sa spunem, in ordine alfabetica), pe masura ce apar elemente noi, acestea vor fi codificate prin atribuirea numerelor in continuare, secvential, fara a mai putea respecta criteriul initial de grupare (noul angajat Dumitrescu, cu codul 100, va aparea in noua codificare dupa vechiul angajat Vasilescu, care avea codul 099).
Coduri secventiale pe grupe sau seriale. Pentru atribuirea codurilor dupa acest sistem, se rezerva una sau mai multe serii de numere de cod pentru fiecare element sau grupa de elemente caracterizate prin unele particularitati comune ale componentelor sale. Extensia este limitata de marimea seriei rezervata in momentul atribuirii codurilor pentru fiecare grupa de elemente.
Exemplu. Pentru codificarea operatiunilor de intrare a materialelor in intreprindere se va rezerva seria 11-19, iar pentru codificarea iesirilor de materiale se va folosi seria 21-29. Cu alte cuvinte, prima cifra semnifica intrarea de materiale (codul 1) sau iesirile de materiale (codul 2), iar a doua cifra din cadrul fiecarei serii se refera la caile de intrare, respectiv, de iesire a materialelor, astfel:
11 intrari de materiale de la furnizori;
12 intrari de materiale din productie proprie;
13 intrari de materiale prin restituiri din sectii;
14 intrari de materiale prin transfer intre gestiuni;
15 intrari de materiale din recuperari in urma casarilor;
16 intrari de materiale ca plus la inventar;
17 alte intrari.
21 iesiri de materiale prin vanzare;
22 iesiri de materiale pentru consum propriu;
23 iesiri de materiale prin transfer intre gestiuni;
24 iesiri de materiale ca lipsuri la inventariere;
25 alte iesiri.
Rezerva pentru codificari ulterioare este limitata la doua pozitii la intrari (codurile 18 si 19), respectiv, patru pozitii la iesiri (codurile 26-29).
Codurile cu semnificatie mnemonica se formeaza prin consemnarea consoanelor unui cuvant sau abrevierea denumirii elementului codificat ( DJ-pentru judetul Dolj, PC- pentru Personal Computer etc.)
Codurile cu semnificatie descriptiva rezulta din combinarea initialelor elementelor ce se codifica cu caracteristicile tehnico-constructive exprimate in cifre. Sunt mai putin utilizate in procesul de prelucrare automata a datelor pentru ca prezinta un grad de ambiguitate mai ridicat.
Exemplu: calculatorul I.B.M. PC 586 semnifica faptul ca este de tip microcalculator (PC) si are la baza un circuit integrat de tip 80586, cu anumite caracteristici tehnice care il deosebesc de tipul 80386 sau de alte modele.
2. Codurile complexe sunt destinate pentru reprezentarea sau identificarea elementelor ce apartin mai multor multimi distincte.
Codurile ierarhizate se folosesc atunci cand exista relatii de includere intre diferite multimi carora le apartin datele . La randul lor, acestea se impart in doua subcategorii:
coduri liniare simple (exemplu: codurile postale);
coduri zecimale (exemplu: planul de conturi).
Codurile juxtapuse se folosesc pentru elemente ce apartin mai multor multimi si se construiesc prin juxtapunerea tuturor multimilor de simboluri aflate in corespondenta.
Codurile combinate includ relatii logice dintre diferite caracteristici sau proprietati ale elementelor ce urmeaza a fi codificate. La randul lor, se impart in:
codurile matriciale, care se folosesc atunci cand elementele de codificat se caracterizeaza prin doua insusiri, astfel incat printr-o valoare unica a codului unui element se reprezinta simultan doua insusiri;
codurile binare exprima simplu si sugestiv prezenta sau absenta insusirilor ce caracterizeaza elementele de codificat (cu 0 se simbolizeaza lipsa insusirilor, iar cu 1 se atesta existenta insusirilor).
Exista situatii cand lungimea codurilor este destul de mare, astfel incat in aceasta situatie exista posibilitatea mai mare de aparitie a erorilor, atat in ceea ce priveste inscrierea codurilor pe documentele primare, cat si in ceea ce priveste preluarea codurilor de pe aceste documente pe suporturile tehnice de date. In acest fel a aparut necesitatea gasirii unor solutii prin care sa se depisteze erorile strecurate. Aceasta verificare se poate realiza in mod automat de catre calculator. Pentru aceasta este necesara crearea unei proceduri prin intermediul careia sa se repete algoritmii de calcul al unor cifre de control ce insotesc codurile. In momentul in care cifra de control obtinuta de calculator este identica cu cifra de control care insoteste codul, inregistrarea efectiva este validata; in caz contrar ea este inlaturata, ceea ce impune verificarea corectitudinii inscrierii codurilor pe documente primare sau a preluarii codurilor de pe documente primare pe purtatorii tehnici.
Din punct de vedere al modului in care se poate realiza verificarea sau corectarea erorilor de codificare se intalnesc doua categorii de coduri:
coduri autodetectoare de erori;
coduri autocorectoare de erori.
Codurile autodetectoare de erori se bazeaza pe utilizarea unei chei de control care se reprezinta prin una sau mai multe pozitii numerice sau alfabetice. Pentru stabilirea acestei cifre de control se utilizeaza mai multe procedee sau metode:
metoda aritmetica;
metoda geometrica;
metoda literei de control.
Metoda aritmetica consta in stabilirea cifrei de control ca diferenta intre suma produselor obtinute prin inmultirea fiecarei cifre a codului cu o structura de numere conventional alese si cifra zecilor imediat superioare.
Exemplu:
243512 codul
212121 structura de numere
conventional aleasa
----- ----- ----
(2x2)+(1x4)+(2x3)+(1x5)+(2x1)+(1x2)=4+4+6+5+2+2 = 23;
30 - 23 = 7
30 = cifra zecilor imediat urmatoare
7 = cifra de control, care va insoti codul, astfel ca acesta va arata astfel: 243512.7
Aceasta metoda prezinta dezavantajul ca nu sesizeaza erorile de compensare.
Metoda geometrica consta in stabilirea cifrei de control ca rest al impartirii sumei produselor fiecarei cifre a codului cu puterile crescatoare ale lui 2, la un numar prim, ales in mod conventional. Marimea numarului prim determina numarul de cifre si valoarea maxima a cheii de control: un numar prim mare determina un rest mare, deci o cifra de control formata din mai multe caractere, iar un numar prim mic determina un rest mai mic, respectiv, o cifra de control formata din mai putine caractere.
Exemplu
2 4 3
5 1 2 codul
252423222120
(25x2)+(24x4)+(23x3)+(22x5)+(21x1)+(20x2) = 64 + 64 + 24 + 20 + 2 + 2 = 176
a) se alege un numar prim mare:73
176: 73 = 2 rest 30;
30 = cifra de control. Codul va fi: 243512.30
b) se alege un numar prim mic: 3
176:3 = 58 rest 2;
2 = cifra de control. Codul va fi: 243512.2
Metoda ofera mai multa siguranta decat metoda anterioara. Prezinta insa dezavantajul ca daca se utilizeaza un numar prim mai mare, rezulta o cifra de control din doua sau trei caractere, ceea duce la marirea inutila a codului.
Pentru a se inlatura acest neajuns se utilizeaza cu succes metoda literei de control. Este o varianta a metodei geometrice si se utilizeaza pentru a micsora numarul de caractere ocupat de cifra de control. Pentru a se stabili un dictionar de litere care sa inlocuiasca cheile de control numerice obtinute prin aplicarea metodei geometrice.
Coduri autocorectoare de erori
Exista posibilitatea ca prin intermediul codurilor autocorectoare de erori sa se realizeze si autocorectarea erorilor constatate de calculator. Cu ajutorul acestor coduri se stabileste locul in care s-a strecurat eroarea prin verificarea separata a fiecarei cifre a codului.
Desi aparent e mai avantajoasa, utilizarea codurilor autocorectoare de erori este mai putin intalnita.
Codurile cu bare sunt coduri care se inscriu pe produse sub forma unor bare de grosimi diferite. Aceste bare sunt insotite si de simboluri cifrice. Acest sistem de codificare este preluat din S.U.A., iar in Europa, este intalnit sub numele de cod EAN (European Article Number). Este utilizat in peste 40 de tari din lume si el se inscrie sub aceasta forma pe produse sau pe ambalajele acestora pentru a putea fi identificate cu ajutorul mijloacelor automate de citire (scanere). Numarul mare de cifre din care e compus permite codificarea tuturor caracteristicilor produsului respectiv. Desi are un numar mare de cifre nu este ingreunata preluarea sau prelucrarea pentru ca citirea codurilor se face automat cu periferice specializate.
Este un sistem de codificare universal si permite prelucrarea combinata a datelor referitoare la mai multi producatori ai aceluiasi produs.
Acest cod se prezinta in doua variante de lungime: cu 7 caractere (plus o cifra de control) si cu 12 caractere (plus cifra de control).
Fig. 4.1. Codul EAN cu 7 caractere
Pentru codul din 12 cifre ( plus o cifra de control), repartizarea cifrelor este urmatoarea:
Exemplu: 4012800007116 este codul unui balsam after shave:
Fig. 4.2. Codul EAN cu 12 caractere
primele
doua caractere (40) reprezinta tara de provenienta a
producatorului, iar in cadrul acestei grupe se codifica si
organismul din tara respectiva care se ocupa de realizarea
codificarii ( in exemplu: 40 reprezinta
urmatorele
5 caractere (12800) sunt folosite pentru codificarea producatorului
si adresa acestuia (in exemplu: Hans Schwarzkopf GmbH,
urmatorele 5 caractere (00711) codifica produsul sau articolul (in exemplu: Kaloderma, After Shave Balsam, 100 ml e).
ultimul caracter (6) reprezinta cifra de control, care este determinata dupa un algoritm ce confera codului o siguranta de 99%.
Trebuie mentionat ca mai sunt utilizate si alte sisteme de coduri cu bare (ISSN, ISBN, Pharmacode etc.), unele ajungand sa aiba 70 sau chiar peste 100 de cifre in cod.
Pentru a usura transformarea codurilor numerice in coduri cu bare, ultimele versiuni ale pachetului de programe pentru prelucrare grafica Corel DRAW includ un program BARCODE, destinat acestui scop. Exista, de asemenea, si alte programe destinate editarii si imprimarii codurilor cu bare.
Proiectarea procedurilor
In conditiile prelucrarii automate a datelor, devine necesara precizarea in detaliu a tuturor operatiilor logice si de calcul, pentru elaborarea programelor in vederea obtinerii rezultatelor scontate.
Pentru domeniul ce constituie obiectul aplicatiei informatice, se vor studia procedurile si formulele de calcul folosite in sistemul manual. Activitatea este destul de dificila, deoarece in sistemul manual acestea nu sunt descrise in mod explicit. Dificultatea creste in cazul procedurilor referitoare la luarea deciziilor.
Pentru proiectarea noilor proceduri de lucru, se vor lua in studiu urmatoarele elemente:
1. formulele de calcul (algoritmii);
2. conditiile de aplicare a formulelor;
3. reglementarile administrative ce conditioneaza validitatea anumitor proceduri;
4. frecventa si termenele de executare a procedurilor.
5. Formulele de calcul.
Acestea sunt stabilite prin reglementari normative (legi, decrete, hotarari, ordonante, instructiuni de aplicare a diverselor acte normative etc.).
Pentru a fi cunoscute si aplicate in mod corect, se vor studia actele normative in care acestea sunt prevazute, astfel incat sa nu se dea nastere la interpretari nedorite.
Exista situatii cand formulele de calcul se stabilesc de comun acord cu utilizatorul, datorita faptului ca ele sunt specifice unei anumite profesii sau reprezinta o particularizare a unor procese economice (de exemplu: pentru mijloacele de transport, amortizarea nu se calculeaza pe baza duratei normate, ci a kilometrilor parcursi; in comertul cu produse petroliere, unitatea de masura se exprima in litri si kilograme, iar transformarea dintr-o unitate in alta se face in functie de densitate, care se stabileste in raport de temperatura la care se afla produsele petroliere; in activitatea farmaciilor, pretul unitar al unor substante se exprima in numere cu trei zecimale, deoarece aceste substante se folosesc in cantitati foarte mici si au valori foarte mari etc.).
6. Conditiile de aplicare a formulelor de calcul.
Acestea trebuie cunoscute si aplicate in totalitate, pentru ca de modul in care se aplica, depind exactitatea si corectitudinea rezultatelor prelucrarii automate a datelor.
De exemplu, calculul avansului chenzinal, in cazul in care salariatul a fost prezent intreaga perioada la care se refera chenzina, se va face astfel:
Suma avans =Salariul lunar negociat x 45 %.
In cazul in care salariatul a absentat un anumit numar de zile, calculul avansului chenzinal se va face dupa alta formula:
Suma avans = Salariul zilnic negociat x nr. de zile lucrate x 45 %.
7. Reglementarile administrative
Acestea conditioneaza validitatea unor proceduri. Respectarea acestora este autentificata de semnaturile puse pe documente de catre personalul unitatii. Documentele primare, de exemplu, nu vor putea fi folosite pentru introducerea de date in sistemul de calcul, decat daca au fost semnate de cei in drept (de intocmire, de verificare a legalitatii si oportunitatii operatiei consemnate etc.)
8. Frecventa si termenele de executare a procedurilor.
Aceste elemente sunt stabilite prin acte normative sau a acordului intre parti.
In general, frecventa de executare a procedurilor este mult mai mare dacat in conditiile muncii manuale, din nevoia de a pune la dispozitia decidentilor informatii mult mai operative si care sa influenteze favorabil luarea deciziilor.
Astfel, de exemplu, pentru evidenta cheltuielilor si calculatia costurilor in conditiile prelucrarii automate a datelor, este recomandata metoda normativa, care, prin raportari zilnice sau la perioade de timp foarte scurte, poate evidentia abaterile in plus sau minus constatate. In acest fel, nu mai este necesar sa se astepte inchiderea lunii, pentru a afla situatia exacta a cheltuielilor si costurilor, care, oricum nu mai pot influenta luarea deciziilor pentru abaterile aferente lunii expirate.
In cazul intocmirii statelor de plata a salariilor, executarea procedurilor este conditionata de data la care s-a convenit cu banca sa aiba loc plata salariilor.
Definitivarea procedurilor este de competenta utilizatorului.
Este indicat ca in prezentarea procedurilor sa se utilizeze scheme logice, tabele, tabele de decizii etc..
6. Proiectarea documentelor de intrare
In coditiile prelucrarii automate, documentele raman in continuare principalul suport folosit pentru a inregistra datele la locul si momentul desfasurarii proceselor economice. Exista si posibilitatea culegerii lor direct prin intermediul terminalelor, dar aceasta varianta se intalneste doar in cadrul sistemelor complexe, respectiv a sistemelor informatice integrate.
Necesitatea utilizarii documentelor ca principal suport de date, este evidentiata si de caracterul obligatoriu pe care il impune contabilitatea ca orice operatie economica sa fie justificata prin documente.
In aceste conditii se pune problema utilizarii mai rationale si mai eficiente a documentelor primare, astfel incat sa se obtina o simplificare a evidentei si o rationalizare a fluxurilor informationale.
In stransa legatura cu cele doua categorii mari de date care exista ( date permanente si date variabile ), in conditiile prelucrarii automate a datelor exista doua categorii de documente de intrare:
a) documente primare in care se consemneaza operatii economice (documente de tranzactii sau de miscare). Aceste documente sunt asemenatoare cu cele utilizate in sistemul manual de evidenta, cu deosebirea ca vor suferi anumite modificari de forma si continut fata de acestea;
b) documente pentru crearea si actualizarea fisierelor permanente si de stare. Aceste documente sunt proiectate in conformitate cu structura fisierelor pentru care sunt destinate.
Rationalizarea documentelor in conditiile prelucrarii automate a datelor, indiferent de categoria din care fac parte, urmareste stabilirea unei legaturi intre continutul informational si structura fisierelor la baza carora stau.
a) Documentele de miscare
Fata de documentele utilizate in cadrul prelucrarii manuale, acestea vor cunoaste unele adaptari, modificari, simplificari, atat sub aspectul continutului, cat si al formei.
Din punct de vedere al continutului, documentele primare vor cunoaste urmatoarele modificari:
sunt eliminate din continutul lor datele sau informatiile cu circulatie interna, a celor cu caracter permanent (care vor intra in structura fisierelor permanente sau de stare si vor fi preluate in calculator, o singura data, prin intermediul documentelor din cealalalta categorie), precum si a celor care rezulta in urma calculelor.;
are loc o regrupare si o modificare a rubricilor ce contin datele de introdus in sistem, urmarindu-se ca aceste date sa se gaseasca in acelasi loc, in toate documentele care se refera la aceeasi operatie economica;
adaugarea in cadrul documentelor de intrare a unor informatii (date) suplimentare (cum sunt codul operatiei sau al documentului), mai ales atunci cand se intocmeste un singur document pentru reflectarea aceluiasi gen de operatii care in sistemul manual necesitau intocmirea unor documente distincte.
Din punct de vedere al formei se vor opera mai multe modificari:
gruparea in cuprinsul documentelor a tuturor datelor ce urmeaza a fi preluate pe suportul tehnic de date sau introduse in calculator;
evitarea intercalarii datelor care se preiau pe suporturi tehnice cu cele care nu se vor prelua;
scoaterea in evidenta a zonelor cu date ce se preiau pe purtatorii tehnici sau in sistem, prin demarcarea cu linii mai groase sau cu culori diferite (uneori utilizarea culorilor diferite se practica si pentru fiecare exemplar in parte).
tiparirea sau imprimarea pe documentele primare a marimii indicatorilor, in concordanta cu marimea campurilor de date din stuctura fisierelor;
asigurarea unei succesuni logice a datelor (date informative, date de identificare, tarifare, cantitative, valorice);
La nivelul documentelor de miscare se mai pot intalni si alte modificari in conditiile prelucrarii automate a datelor:
reducerea numarului de exemplare in care se intocmesc documentele;
simplificarea circuitului nformational;
modificarea periodicitatii si a termenelor de intocmire.
b) Documentele pentru crearea si actualizarea fisierelor permanente si de stare.
Aceste documente au aparut ca urmare a necesitatii crearii si acualizarii fisierelor permanente si de stare. Este o actiune preliminara prelucrarii automate propriu-zise.
Prin intermediul lor se culeg datele permanente si de stare care se gasesc in diferite nomenclatoare de evidenta operativa.
Exemplu
Pentru intocmirea unui fisier permanent nomenclator ce cuprinde datele privind datele de identificare a materialelor utilizate in intreprindere, se pot folosi fisele de magazie, indiferent daca exista sau nu stocuri de materiale in gestiune, in momentul acela.
Pentru fisierele de personal se utilizeaza fisele de personal de la compartimentul de specialitate.
Structura acestor documente trebuie sa fie in concordanta directa cu structura campurilor de date prezenta in cadrul articolelor din fisierele permanente si de stare. In plus, documentele trebuie sa mai contina o rubrica suplimentara referitoare la tipul operatiei ce se executa in fisierul ce contine aceste date: creare, adaugare, stergere, modificare.
In conditiile prelucrarii automate a datelor, procesul de proiectare a documentelor de miscare, precum si a celor de creare si actualizare a fisierelor permanente si de stare, se face in stransa legatura cu proiectarea fisierelor corespunzatoare, astfel incat procesul devine iterativ, pana cand se realizeaza o concordanta deplina intre structura si marimea campurilor de date din fisiere, cu marimea si natura datelor inscrise in documentele de intrare.
Operatiunea de proiectare a documentelor primare, fiind dificila, trebuie sa se asigure o importanta deosebita perspectivelor viitoare ale unitatii, astfel incat modificarile ulterioare sa nu determine modificari sau inlocuiri de documente deja proiectate. In acest fel se asigura continuitatea procesului de prelucrare, cresterea productivitatii in activitatea de preluare a datelor primare si utilizarea cu usurinta a acestor documente primare.
7. proiectarea fisierelor
Impartirea datelor de intrare in fisiere are ca scop constituirea unor grupe cat mai omogene de date, repartizate in fisiere permanente, de stare si variabile.
Scopul acestei activitati il reprezinta optimizarea stocarii datelor si a accesului la acestea.
Impartirea datelor de intrare in fisiere trebuie sa duca la obtinerea de submultimi disjuncte, pentru ca stocarea acelorasi date in mai multe fisiere duce la risipa de suport, la marirea timpului de prelucrare si ingreunarea procesului de prelucrare prin aparitia informatiilor redondante.
In practica, procesul de disjunctie nu se poate realiza in toatalitate, pentru ca fisierele trebuie sa contina si unele elemente comune, de legatura, care sa permita asocierea lor in procesul de prelucrare.
Exemplu
Se considera fisierele F1 si F2 pe baza carora trebuie obtinut la imprimanta fisierul F3.
Fisier F1 Fisier F2
XX1
XX2
XX4
XX6
XX8
XX1
XX3
XX5
XX7
XX9
Fisier F3
XX1
XX2
XX3
XX4
XX5
XX6
XX7
XX8
XX9
Informatiile care intra in structura situatiei finale se pot obtine numai in masura in care fisierele asociate in procesul de prelucrare contin cel putin un element comun (in exemplu, X1). Acest camp comun permite asocierea fiecarui articol din fisierul F1 cu articolul corespondent din fisierul F2 si regasirea sa in structura fisierului F3.
Determinarea fisierelor permanente si de stare
Datele permanente si de stare sunt memorate de sistem, astfel ca principiul care trebuie sa stea la baza gruparii acestor date in fisiere, il reprezinta procesul stocarii.
Totusi, intre cele doua categorii de date exista o serie de deosebiri:
q datele permanente:
isi pastreaza aceeasi valoare o perioada mare de timp;
modificarea acestor date nu este rezultatul procesului de prelucrare, ci al miscarilor intervenite in starea sistemului la un moment dat, determinate de schimbari de natura legislativa, organizatorica etc.;
ele sunt utilizate in procesul de prelucrare automata pentru identificarea anumitor caracteristici;
modificarea acestor date se produce mai ales la nivel articolelor ci nu la nivelul campurilor de date;
q datele de stare:
sunt efectul prelucrarii datelor variabilelor, ceea ce determina actualizarea acestora dupa prelucrarea datelor variabile;
rescrierea datelor de stare se face dupa fiecare prelucrare a datelor variabile;
modificarea lor se produce mai ales la nivelul campurilor de date.
Cu toate deosebirile mentionate, exista posibilitatea gruparii datelor permanente si de stare, in anumite cazuri, in cadrul aceluiasi fisier.
Gruparea datelor in fisiere permanente si de stare se face in functie de urmatoarele criterii:
frecventa de utilizare sau de actualizare;
acces;
posibilitati de stocare.
Gruparea datelor in acelasi fisier, tinand seama de frecventa de utilizare sau actualizare usureaza procesul de prelucrare automata.
Obiectivele sistemului pot impune prelucrarea frecventa a unor date pentru care timpul de acces reprezinta un element important restrictiv (in cazul sistemelor interactive).
Din punct de vedere al frecventei pot sa existe doua solutii:
a) gruparea datelor permanente si de stare intr-un singur fisier;
b) gruparea datelor permanente si de stare in mai multe fisiere.
a) Prima solutie de grupare are urmatoarele avantaje:
utilizarea unui singur periferic ceea ce presupune existenta unei singure operatii de inchidere / deschidere a fisierelor;
stocarea impreuna duce la reducerea volumului fisierelor prin eliminarea elementlor de legatura. Aceasta solutie este recomandata in cazul in care volumul datelor este redus sau domeniul de referinta este comun rezultand date omogene.
b) A doua solutie de grupare are ca avantaje:
exista posibilitatea separarii datelor permanente de cale de stare, ceea ce permite ca actualizarea datelor sa se faca cu mai multa usurinta si in mod selectiv;
exista posibilitatea integrarii fisierelor intr-o baza de date cu mai multa usurinta.
Inregistrarea separata a datelor permanente si a datelor de stare in fisiere se face dupa doua criterii:
1. dupa modul de utilizare in timpul prelucrarii;
2. dupa apartenenta la acelasi domeniu de referinta.
Ambele variante de organizare a fisierelor prezinta particularitati legate de specificul activitatii unitatii, ceea ce impune ca organizarea acestui tip de fisiere sa se faca in functie de experienta analistilor in proiectarea sistemelor informatice.
Determinarea fisierelor variabile
Datele variabile se afla stocate in fisiere mari si ele sunt introduse in sistem cu ocazia fiecarei prelucrari.
Pentru ca prelucra datelor sa decurga in conditii corespunzatoare e necesar ca toate datele variabile, care intra in structura fisierelor variabile, sa fie disponibile in acelasi timp si in acelasi loc, in vederea prelucrarii lor unitare.
}i in cazul datelor variabile exista posibilitatea gruparii acestora:
- intr-un singur fisier cu date variabile;
- in mai multe fisiere variabile.
Prima solutie se utilizeaza in cazul in care pentru aceeasi operatie economica se pot intocmi mai multe documente de intrare (de exemplu, evidenta materialelor presupune existenta mai multor cai de intrare/iesire a materialelor, ceea implica intocmirea unor documente diferite pentru fiecare cale de intrare/iesire ).
In aceasta situatie, toate datele referitoare la aceeasi operatie economica se vor inregistra intr-un singur fisier de intrare, avand ca rezultat cresterea gradului de specializare a fisierelor.
In cadrul celei de-a doua solutii este posibila intocmirea mai multor fisiere variabile atunci cand intre colectiile de date exista un numar mai mare de deosebiri. Totusi, in aceasta varianta, poate aparea fenomenul de redondanta, prin existenta unui numar mare de elemente de legatura, atat intre fisierele variabile, cat si intre acestea si fisierele de stare si permanente.
Stabilirea unui volum minim de date de legatura pe care sa le contina fisierele variabile se poate face numai dupa ce a fost definitivat continutul fisierelor permanente si de stare si s-a intocmit dictionarul de date.
Utilizarea fisierelor variabile ridica probleme suplimentare legate de controlul datelor de intrare, care trebuie efectuat cu ocazia fiecarei introduceri a datelor in sistem.
Ori de cate ori exista posibilitatea ca datele sa fie introduse manual sau automat in sistem, se va opta pentru varianta introducerii automate. Pe langa viteza mare si timpul mic necesare introducerii acestor date, exista posibilitatea eliminarii, intr-o masura foarte mare, a erorilor de introducere a acestor date.
Datele permanente si de stare au fost stocate in cadrul fisierelor corespunzatoare si actualizate inainte de prelucrarea propriu-zisa. Cu aceasta ocazie, validarea datelor certifica exactitatea lor, ceea ce elimina aparitia de erori la introducere, indiferent de cate ori se folosesc in procesul de prelucrare. Datele variabile trebuie validate cu ocazia fiecarei introduceri in sistem, ceea ce duce la cresterea timpului de prelucrare si creaza premizele aparitiei de erori la introducerea de date.
In timpul procesului de prelucrare este necesara stabilirea unei legaturi itre cele trei categorii de fisiere, ceea ce se poate realiza prin intermediul unor tabele de corespondenta. Elementele de legatura intre aceste fisiere sunt datele de legatura si pentru ca aceasta data comuna sa reprezinte un element de legatura este necesar ca ea sa indeplineasca rolul de identificator pentru cel putin doua fisiere din cele mai multe care se vor asocia in prelucrare.
8. Organizarea prelucrarii datelor in conditiile proiectarii generale
Proiectarea fluxului general al prelucrarii datelor din noul sistem trebuie sa urmareasca doua obiective:
a) verificarea consistentei datelor;
b) structurarea sistemului in componente.
a) Verificarea consistentei datelor.
Aceasta presupune verificarea modului in care se pot obtine informatii de iesire pe baza datelor de intrare existente in fisierele permanente, variabile si de stare care au fost proiectate, prin aplicarea algoritmilor de calcul proiectati.
Pentru aceasta, se parcurge integral ciclul de prelucrare, pornind de la fisierele de intrare spre listele de iesire. Cu aceasta ocazie ocazie se verifica daca informatiile din listele de iesire proiectate se pot obtine pe baza datelor din fisierele de intrare, fie prin preluare, fie prin aplicarea algoritmilor de calcul. De asemenea, se urmareste in ce masura e posibila asocierea fisierelor de intrare in vederea obtinerii datelor de iesire.
b) Structurarea sistemului in componente.
Realizarea acestui obiectiv apare necesara datorita urmatoarelor consideratii:
existenta unui grad de complexitate ridicat al aplicatiilor;
logica prelucrarii presupune parcurgerea problemelor intr-o anumita succesiune;
utilizatorul poate formula anumite prioritati privind ordinea de obtinere a situatiilor finale;
proiectarea noului
sistem necesita dezvoltarea muncii de proictare pe genuri de
activitati, ceea ce impune
impartirea obiectivelor in subobiective.
Intre componentele sistemului informatic si componentele sistemului obiect (intreprinderea) exista o stransa legatura, in functie de obiectivele specifice.
Indiferent de marimea intreprinderii sau de gradul de complexitate al activitatii, aplicatia informatica ramane elementul structural de baza care mai dispune de un grad de independenta.
De asemenea din cadrul aplicatiilor nu pot lipsi procedurile (unitatile de prelucrare sau unitatile de tratare).
Organizarea unui SI pe mai multe niveluri presupune urmatoarele:
1) primul nivel corespunde sistemului informatic care trebuie sa rezolve obiectivele generale ale sistemului obiect, fiind destinate realizarii conducerii de ansamblua unitatii;
2) al doilea nivel, al subsistemelor, corespunde subsistemelor informatice create la nivelul agentului economic, indiferent daca aceste subsisteme sunt create in raport de functiile intreprinderii sau in raport de alte criterii;
3) separarea la al treilea nivel presupune crearea acestor aplicatii in functie de activitatile desfasurate in cadrul subsistemului. Ele reprezinta ultima veriga independenta de tratare si abordare informatica.
4) al 4-lea nivel presupune defalcarea aplicatiilor complexe care lucreaza cu un volum mare de date pe module, ceea ce presupune utilizarea unui mare numar de interfete;
5) al 5-lea nivel corespunzator procedurilor.Acestea reprezinta rezultatul trecerii prin calculator a datelor prin utilizarea unui program distinct. Procedurile corespund situatiilor finale sau activitatilor de creare, actualizare a fisierelor.
Cele mai intalnite criterii care stau la baza structurarii SI in componente sunt:
1) Principalele activitati desfasurate sau compartimentele existente
Se poate proiecta un subsistem pentru fiecare activitate sau compartimant functional. Ca avantaj: exista posibilitati nelimitate de extindere a sistemelor informatice prin adaugarea unor noi compartimente informatice. Ca dezavantaj: compartimentele informatice sunt eterogene din punt de vedere al functionarii si se realizeaza deci o ordonare dificila a operatiilor de prelucrare;
2) Frecventa sau data de executie a procedurilor
Din punct de vedere al exploatarii, daca unele programe trebuie executate la o anumita data calendaristica, iar alte procedurila alta data calendaristica, este preferabil ca ele sa fie grupate in subsisteme distincte;
3) Ciclul de functionare al sistemului
Componentele informatice se diferentiaza in functie de natura prelucrarilor ce se pot efectua. Astfel exista doua categorii de componente:
- subsisteme de prelucrare preliminara in care se includ operatii de creare a fisierelor permanente si de stare etc.
- subsisteme de prelucrare propriu-zisa in cadrul carora se obtin situatii finale sau informatii solicitate de utilizator.
Acest criteriu este utilizat in cadrul sistemelor informatice mai putin complexe.
4) Numarul de interfete.
Prin interfata se intelege un ansamblu de date ce asigura comunicarea intre doua sau mai multe componente informatice sau intre doua prelucrari succesive.
Interfetele intre doua subsisteme sunt reprezentate de fisiere, astfel incat fisierele de iesire dintr-un subsistem pot deveni fisiere de intrare in alt subsistem. (Ex: aplicatia privind calculatia costurilor devine eficienta numai in masura in care au fost proiectate: aplicatia privind evidenta materialelor-in acest caz interfeta e asigurata de fisierul privind consumul de materiale ; aplicatia privind calculul salariilor - interfata e asigurata de fisierul privind consumul de manopera ; aplicatia privind evidenta mijloacelor fixe si calculul amortizarii - interfata e asigurata de fisierle de amortizare etc.). Interfata intre doua prelucrari succesive este data de algoritmii de calcul utilizati care necesita astfel de date de stare.
Divizarea sistemului in componente dupa acest criteriu nu trebuie sa fie rigida si, mai ales, nu trebuie sa duca la obtinerea unui numar mare de componente informatice, deoarece existenta unui numar mare de interfete devine o restrictie importanta atat in proiectare cat si in programare.
In general e bine ca divizarea SI in componente sa se faca tinand seama de toate cele patru criterii si trebuie sa satisfaca doua restrictii:
existenta unui numar mare de componente duce la faramitarea sistemului si implicit la pierderea conceptiei de sistem;
existenta unui numar prea mic de componente informatice poate avea ca efect necuprinderea in totalitate a elementelor specifice ficarei componente.
9. Documentatia proiectarii generale
In finalul etapei de proiectare generale obiectivul de proiectare va consemna rezultatul acestei activitati intr-o documentatie specifica in cadrul careia se prezinta intr-o forma sistemica si sintetica cat mai clar solutii sau variante de solutii la care s-a ajuns.
Lucrarile specifice acestei documentatii sunt elaborate pe baza unor formulare impuse de metodologia de proiectare utilizata. In general, structura acestei parti de documentatie e asemanatoare cu cea a actualizarii SI existent, continutul insa reprezentand noua conceptie informationala a sistemului.
In cadrul acestei documentatii sunt incluse urmatoarele lucrari:
1) Organigrama structurii organizatorice in noul sistem;
2) Locul aplicatiei informatice in cadrul SI;
3) Macheta situatiilor de iesire;
4) Macheta documentelor de intrare;
5) Lista procedurilor manuale si a procedurilor automate ce compun noul sistem;
6) Organigrama prelucrarii datelor in cadrul noului sistem;
7) Studiul documentelor de intrare - iesire;
8) Studiul algoritmilor de calcul;
9) Codificarea datelor;
10) Configuratia HARDWARE-lui necesara noului sistem;
11) Configuratia SOFTWARE a noului sistem.
In concluzie, cunoasterea cat mai detaliata a acestor aspecte usureaza si scurteaza durata activitatii de proiectare de detaliu si, implicit, a celei de elaborare a programelor pentru noul sistem.
