Crearea si utilizarea tabelelor

Tabela este o colectie organizata de date despre un anumit subiect, cum ar fi produse, furnizor etc. Folosind o tabela separata pentru fiecare subiect se elimina duplicarea datelor, asigurandu-se astfel utilizarea mai eficienta a spatiului de stocare si reducerea erorilor la introducerea datelor. Tabelele sunt organizate in coloane (numite campuri) si linii (numite articole).

1. Crearea unei tabele

In Microsoft Access exista doua metode de a crea o tabela. Puteti crea o tabela goala (empty) pentru a introduce singuri datele sau puteti crea o tabela folosind datele existente intr-o alta sursa de date.

1.1. Tipuri de date

La alegerea tipului de date pentru un camp se va tine cont de urmatoarele:

Ce tipuri de date vreau sa fie admise in camp? Spre exemplu, nu se va putea memora text intr-un camp cu tipul de date Number.

Cat spatiu doresc sa folosesc pentru memorarea valorilor din camp?

Ce tipuri de operatii doresc sa se execute cu valorile din camp? Spre exemplu, Microsoft Access poate aduna valorile din campurile Number sau Currency, dar nu si valorile din campurile Text sau OLE Object.

Doresc sortarea sau indexarea unui camp? Campurile Memo sau OLE Object nu pot fi sortate sau indexate.

Doresc folosirea unui camp pentru a grupa articolele din cereri si rapoarte? Campurile Memo sau OLE Object nu se pot folosi pentru a grupa articolele.

Cum doresc sa sortez valorile dintr-un camp? Intr-un camp Text, numerele sunt sortate ca siruri de caractere (1, 10, 100, 2, 20, 200 s.a.m.d.), nu ca valori numerice. Pentru a sorta numerele ca valori numerice se folosesc campurile Number sau Currency. De asemenea, multe formate de date calendaristice nu se vor sorta corect daca se introduc intr-un camp Text; pentru a fi sortate corect se introduc numai intr-un camp Date/Time.

Urmatorul tabel listeaza toate tipurile de date admise in Microsoft Access, modul lor de folosire si dimensiunea de memorare.

NotaTipurile de date Number, Date/Time, Currency si Yes/No furnizeaza formate de afisare predefinite. Setati proprietatea Format pentru a alege unul din formatele disponibile pentru fiecare tip de date. De asemenea, puteti stabili un format propriu de afisare pentru toate tipurile de date, exceptand tipul de date OLE Object.

In tabelul urmator sunt prezentate tipurile si marimea valorilor numerice ce pot fi memorate in campurile de tip Number:

1.2. Crearea unei tabele goale

In Microsoft Access exista patru procedee ce se pot folosi la crearea unei tabele goale:

Utilizarea unui Database Wizard pentru a crea intr-o singura operatie toate tabelele, formularele si rapoartele necesare intregii baze de date. Database Wizard creaza o noua baza de date; acesta nu poate fi folosit pentru a adauga noi tabele, formulare sau rapoarte intr-o baza de date existenta.

Utilizarea unui Table Wizard pentru a alege campurile tabelei dvs. dintr-o varietate de tabele predefinite, cum ar fi contacte de afaceri, inventare de casa sau articole medicale.

Introducerea datelor direct intr-o foie de date (datasheet). Cand salvati noua foaie de date Microsoft Access va anailiza datele si automat va atribui tipul de date si formatul pentru fiecare camp.

Utilizarea vederii Design pentru a specifica singuri toate detaliile tabelei.

Indiferent de metoda pe care o folositi pentru crearea unei tabele, puteti utiliza vederea Design pentru personaliza mai mult tabela, prin adaugarea de noi campuri, stabilirea valorilor implicite sau crearea mastilor de introducere.

1.1.1. Crearea unei tabele folosind vederea Design.

Pentru a crea o tabela folosind vederea Design se executa urmatoarele operatii:

1.     Se deschide in fereastra Database baza de date in care vreti sa creati o noua tabela, daca ea nu este deja deschisa. Puteti folosi tasta functionala F11 pentru a comuta in fereastra Database din orice alta fereastra.

2.     Activati eticheta Tables si apoi executati clic pe butonul New (vezi figura 2).

	Figura 2 Fereastra Database avand activata eticheta Tables

3.    

Figura 3 Caseta de dialog New Table avand selectata optiunea Design View

In caseta de dialog New Table, ce apare pe ecran (vezi figura 3), selectati optiunea Design View si apoi executati clic pe butonul OK.

4.     In fereastra Design View care apare pe ecran (vezi figura 4) se va defini fiecare camp al tabelei.

	Figura 4 Fereastra Design View a unei tabele

5.     Inainte de a salva tabela, definiti o cheie primara.

6.     Atunci cand ati terminat definirea structurii tabelei, executati clic pe butonul Save din bara butoanelor Standard sau selectati optiunea Save din meniul File si apoi tastati un nume pentru tabela.

1.1.2. Definirea campurilor

Pentru a defini campuri in Design View se vor executa, in general urmatoarele operatii:

1.     Daca este necesar sa se adauge un camp in interiorul unei structuri deja definite, atunci se selecteaza linia sub care vreti sa adaugati un nou camp si apoi se executa clic pe butonul Insert Rows din bara instrumentelor Standard sau se selecteaza comanda Rows din meniul Insert. Pentru a adauga campul la sfarsitul structurii se executa clic in coloana Field Name a primei linii goale.

2.     In coloana Field Name se tasteaza numele campului, respectand regulile Microsoft Access pentru denumirea obiectelor[1].

3.     In coloana Data Type, executati clic pe sageata si selectati tipul de data dorit.

4.     In coloana Description se poate introduce o descriere a campului.

5.     In foaia de configurare Field Properties se stabilesc caracteristicile campului (dimensiune, masac de introducere, valoarea implicita, formate de afisare etc.).

Algoritmul prezentat este valabil pentru urmatoarele tipuri de campuri: Text, Memo, Number, Curency, Yes/No, Date/Time, AutoNumber.

In cazul in care pentru un camp s-a ales tipul Lookup Wizard, atunci se lanseaza un wizard prin intermediul caruia putem realiza o lista de examinare care afiseaza datele dintr-o lista de valori prestabilita sau dintr-o tabela (sau interogare) existenta. Acest tip de camp permite selectarea valorilor dintr-o lista afisata, in loc ca ele sa fie tastate.

a. Crearea unui camp pentru examinarea si afisarea unei liste de valori

Pentru a crea o lista de valori se executa urmatoarele operatii:

1.     In coloana Data Type a campului de examinare, se executa clic pe sageata si selecteaza Lookup Wizard din lista afisata (vezi figura 5).

2.     In prima caseta de dialog Lookup Wizard (vezi fihgura 6) se selecteaza optiunea I will type in the values that I want ("voi tasta valorile pe care le doresc") si apoi executati clic pe butonul Next pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog.

3.     In a doua caseta de dialog Lookup Wizard (vezi figura 7) se va stabili numarul de coloane al listei si se vor introduce valorile listei. Se executa clic pe butonul Next pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog.

4.     In a treia caseta de dialog Lookup Wizard (vezi figura 8) se modifica , daca este necesar, numele campului de examinare si caseta de validare Display Help on customizing the lookup column ("afisarea Help-ului la personalizarea coloanei de examinare"). Se executa clic pe butonul Finish pentru a termina crearea campului de examinare.

	Figura 8 Ultima caseta de dialog Lookup Wizard

b. Crearea unui camp pentru examinarea si afisarea valorilor dintr-o tabela

Pentru a crea un camp care sa afiseze valorile dintr-o tabela sau interogare se executa urmatoarele operatii:

1.     In coloana Data Type a campului de examinare, se executa clic pe sageata si selecteaza Lookup Wizard din lista afisata (vezi figura 5).

2.     In prima caseta de dialog Lookup Wizard (vezi fihgura 9) se selecteaza optiunea I will the lookup column to look up the values in a table or query ("doresc o coloana de examinare pentru a vizualiza valorile dintr-o tabela sau interogare") si apoi executati clic pe butonul Next pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog.

	Figura 9 Caseta de dialog Lookup Wizard avand selectata optiunea de creare a unei liste din valorile unei tabele (interogari)

3.    

Figura 10 Caseta de dialog Lookup Wizard pentru selectarea tabelei sau interogarii care va sta la baza listei

In a doua caseta de dialog Lookup Wizard (vezi figura 10) se selecteaza tabela (interogarea) care va sta la baza listei de examinare. Se executa clic pe butonul Next pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog.

4.     In a treia caseta de dialog Lookup Wizard se vor selecta campurile din tabela examinata a caror valor se vor afisa in lista de examinare. Lista de examinare va contine campurile ce se gasesc in lista Selected Fields. Pentru a muta un camp din lista Available Fields in lista Selected Field se va selecta campul in lista Available Fields si apoi se va executa clic pe butonul >. Dupa selectarea campurilor pentru lista de examinare se va executa clic pe butonul Next pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog.

	Figura 11 Caseta de dialog Lookup Wizard pentru selectarea campurilor ce se vor include in lista de examinare

5.     In a patra caseta de dialog Lookup Wizard (vezi figura 12) se stabileste aspectul listei de examinare. Se recomanda ca sa se activeze caseta de validare Hide key column pentru ca lista de examinare sa nu afiseze si coloana care contine cheia de legatura. Pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog se executa clic pe butonul Next.

6.     In a sasea caseta de dialog Lookup Wizard (vezi figura 8) se modifica , daca este necesar, numele campului de examinare si caseta de validare Display Help on customizing the lookup column ("afisarea Help-ului la personalizarea coloanei de examinare"). Se executa clic pe butonul Finish pentru a termina crearea campului de examinare.

	Figura 12 Caseta de dialog Lookup Wizard care permite stabilirea aspectului listei de examinare

1.1.3. Proprietatile campurilor

Fiecare camp are un set de proprietati pe care le puteti folosi pentru a personaliza modul in care datele unui camp sunt stocate, manipulate sau afisate. Spre exemplu, puteti controla numarul maxim de caractere ce se pot introduce intr-un camp Text stabilind proprietatea FieldSize a acestuia.

Proprietatile care exista pentru fiecare camp depind de tipul de date pe care l-ati selectat pentru campul respectiv.

Pentru a modifica proprietatile unui camp se executa urmatoarele operatii:

1.     Se deschide tabela in vederea Design.

2.     In partea superioara a ferestrei Design se selecteaza campul ale carei proprietati vreti sa le modificati.

3.     Se selecteaza proprietatea a carei valoare vrem s-o modificam executand clic in linia din dreapta numelui proprietatii.

4.     Se repeta operatiile 2 si 3 pentru toate proprietatile ale caror valori vrem sa le modificam.

5.     Cand ati terminat toate modificarile se inchide fereastra Design.

1.1.4. Crearea unei tabele goale folosind un wizard

Pentru a crea o tabela folosind Table Wizard se vor executa urmatoarele operatii:

1.     In fereastra Database deschideti baza de date in care vreti sa creati o noua tabela.

2.     Selectati eticheta Tables si apoi executati clic pe butonul New.

3.     In caseta de dialog New Table (vezi figura 3 de la pag. 3) selectati optiunea Table Wizard si apoi executati clic pe butonul OK.

4.     In prima caseta de dialog Table Wizard (vezi figura 13) se executa urmatoarele operatii:

t  Se alege tipul de tabel folosind una din optiunile Bussines sau Personal.

t  Din lista Sample Tables se alege un model de tabel.

t  Din lista Sample Fields se aleg campurile ce vor forma structura tabelei (se selecteaza canpul dorit si apoi se executa clic pe butonul >)

t  Daca doriti schimbarea numelui campului, atunci in lista Fields in my new table se selecteaza campul pe care vreti sa-l redenumiti si executati clic pe butonul Rename Field. In caseta de dialog Rename field ce se va afisa tastati noul nume al campului si apoi executati clic pe butonul OK.

Dupa ce ati terminat definirea structurii tabelei executati clic pe butonul Next pentru a trece la urmatoarea caseta de dialog Table Wizard.

	Figura 13 In aceasta caseta de dialog se stabilesc campurile tabelei

5.     In a doua caseta de dialog Table Wizard (vezi figura 14) se tasteaza numele noii tabele si se stabileste daca Table Wizard va seta o cheie primara sau acest lucru il vom face singuri. Se executa clic pe butonul Next.

	Figura 14 In aceasta caseta de dialog se introduce numele tabelei si se stabileste daca Table Wizard seteaza cheia primara.

6.     In a treia caseta de dialog Table Wizard (vezi figura 15) se stabilesc, daca este posibil relatiile dintre tabela nou creata si celelalte tabele ale bazei de date.

	Figura 15 In aceasta caseta de dialog Table Wizard se stabilesc, daca este posibil,  relatiile dintre noua tabela si celelalte tabele ale bazei de date.

7.     In ultima caseta de dialog Table Wizard (vezi figura 16) se stabileste ce veti face dupa dupa crearea tabelei. Exista trei optiuni si anume:

Modify the table design - determina deschiderea tabelei in vederea Design (vezi figura 17) pentru a modifica structura tabelei.

Enter data directly into the table - va permite introducerea datelor direct in tabela.

Enter data into the table using a form the wizard creates for me - asigura introducerea datelor intr-un formular creat de Table Wizard.

	Figura 16 In ultima caseta de dialog Table Wizard se stabileste ce vreti sa faceti dupa crearea tabelei

	Figura 17 Tabela nou creata deschisa in vederea Design

1.1.5. Crearea unei tabele prin introducerea datelor intr-o foaie de date

Pentru a crea o tabela prin introducerea datelor intr-o foaie de date se executa urmatoarele operatii:

1.     Deschideti baza de date in fereastra Database.

2.     Selectati eticheta Tables si executati clic pe butonul New.

3.     In caseta de dialog New Table (vezi figura 3 de la pag. 3) selectati optiunea Datasheet View si apoi executati clic pe butonul OK. Pe ecran apare o foaie de date goala avand 20 coloane si 30 de linii. Numele implicite ale coloanelor sunt Field1, Field2 etc. (vezi figura 18).

	Figura 18 Foaie de date goala pentru introducerea datelor

4.     Redenumiti fiecare coloana pe care o veti folosi: executati dublu-clic pe numele coloanei, tastati numele coloanei respectand regulile Microsoft Access pentru numele de obiecte si apoi apasati tasta Enter.

5.     Daca aveti nevoie de de mai mult de 20 coloane, puteti insera coloane suplimentare in orice moment: executati clic pe coloana ce se va afla in stanga noi coloane si selectati optiunea Column din meniul Insert. Redenumiti coloana asa cum s-a descris la operatia 4.

6.     Introduceti datele in foaia de calcul (vezi figura 19).

Introduceti fircare tip de data in propria sa coloana (in Microsoft Access fiecare coloana se numeste camp). Spre exemplu, daca introduceti nume, atunci introduceti numele de familie si prenumele in coloane separate. Daca introduceti date calanderastice, timpi sau numere, atunci introduceti-le in acelasi format astfel incat Microsoft Access sa poata crea tipul de date si formatul de afisare corespunzator pentru coloana respectiva. Toate coloanele lasate goale vor fi eliminate atunci cand salvati foaia de date.

7.     Atunci cand ati terminat de adaugat datele in foaia de date executati clic pe butonul Save din bara instrumentelor Standard pentru a salva foaia de date si dati un nume tabelei noi create.

8.     Microsoft Access va intreba daca doriti sa creati o cheie primara. Daca nu aveti introduse date ce pot fi folosite pentru identificarea unica a fiecarei linii din tabela, cum ar fi numerele de partida sau numerele de identificare, atunci este bine sa executati clic pe Yes. Daca aveti introduse date ce pot identifica in mod unic fiecare linie a tabelei, atunci puteti puteti specifica acest camp drept cheie primara.

	Figura 19 Foaie de date cu coloane redenumite si date introduse Intr-o linie.

Microsoft Access va atribui tipurile de date fiecarui camp (coloana) pe baza tipului datei introduse in coloana respectiva. Daca doriti sa personalizati in plus definitia unui camp - spre exemplu, sa schimbati tipul de data sau sa definiti o regula de validare - folositi vederea Design (vezi figura 20).

	Figura 20 tabela nou creata deschisa in vederea Design

1.3. Crearea unei tabele din datele existente

Microsoft Access permite folosirea a doua metode pentru crearea unei tabele din datele existente:

Puteti importa sau inlantui date dintr-o alta baza de date Microsoft Access sau date din alte formate de fisiere;

Puteti proiecta o interogare de realiza o tabela pe baza datelor din tabela curenta.

1.3.1. Crearea unei tabele prin importarea sau inlantuirea datelor

Microsoft Access poate importa sau inlantui tabele de date din alte baze de date Microsoft Access (versiunile 1.x, 2.0 si 7.0), precum si date din alte programe si formate de fisiere, cum ar fi Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro sau Paradox. Importarea datelor creaza o copie a acestor informatii in noua tabela din baza dv. de date Microsoft Access. Tabela sau fisierul sursa nu este alterat in acest proces. Inlantuirea datelor permite citirea si actualizarea datelor din sursa externa de date fara a le importa. Formatul sursei externe de date nu este alterat, astfel ca veti putea continua folosirea fisierului cu programul care l-a creat, dar puteti adauga, sterge sau edita datele acestuia folosind Microsoft Access.

Microsoft Access foloseste diferite pictograme pentru a reprezenta tabelele inlantuite si tabelele care sunt stocate in baza de date curenta. Pictograma care reprezinta o tabela inlantuita ramane in fereastra Database impreuna cu tabelele din baza de date curenta, astfel ca puteti redeschide tabela oricand doriti. Microsoft Access afiseaza o pictograma diferita pentru tabelele din fiecare tip al bazei de date sursa. Daca stergeti pictograma pentru o tabela inlantuita, stergeti legatura catre tabela, nu tabela externa insasi.

Cand importati date, nu puteti adauga date la tabelele existente (exceptand importarea foilor de calcul sau fisierele text). Totusi, de indata ce ati importat o tabela, puteti executa o interogare de adaugare pentru a insera datele acesteia intr-o alta tabela.

De asemenea, puteti importa obiecte ale bazei de date altele de cat tabelele, cum ar fi formulare sau rapoarte, dintr-o alta baza de date Microsoft Access. Cand importati obiecte dintr-o alta baza de date Microsoft Access, puteti opta pentru importarea tuturor obiectelor sau numai a unui subset al acestor obiecte intr-o singura operatie.

Daca trebuie sa executati o operatie continua de import, atunci puteti automatiza procesul de importare a datelor folosind macrourile sau Visual Basic pentru codul aplicatiei.

Alegerea metodei de folosire a datelor dintr-o sursa externa

Microsoft Access furnizeaza doua posibilitati de utilizare a datelor dintr-o sursa externa, si anume:

Importarea datelor intr-o noua tabela Microsoft Access din baza de date curenta.

Lasarea datelor in locatia lor curenta si folosirea lor in formatul sau curent fara a le importa - acest procedeu se numeste inlantuire

Sursele de date externe pot fi: tabelele din alte baze de date Microsoft Access localizate intr-o retea si datele din alte programe cum ar fi Microsoft Excel, Microsoft FoxPro, Paradox si Microsoft SQL Server.

De asemenea, daca datele pe care doriti sa le folositi sunt actualizate printr-un alt program diferit de Microsoft Access, atunci trebuie sa le inlantuiti. Folosind acest procedeu, metodele curente de actualizare, manipulare si distribuire a datelor pot ramane la loc, iar dv. puteti folosi Microsoft Access pentru a lucra cu datele respective. Spre exemplu, puteti crea interogari, formulare si rapoarte care sa foloseasca datele externe, combina datele externe cu datele din tabelele Microsoft Access si chiar vizualiza si edita datele externe in timp ce ele sunt folosite de catre alti utilizatori in programele lor originale.

De asemenea, puteti inlantui tabele din alte baze de date Microsoft Access. Spre exemplu, este posibil sa vreti sa folositi o tabela dintr-o alta baza de date Microsoft Access, care este distribuita pe retea. Aceasta este utila in special daca doriti sa stocati toate tabelele intr-o singura baza de date pe un server de retea, in timp ce formularele, rapoartele si alte obiecte le pastrati intr-o baza de date separata care va fi copiata tuturor utilizatorilor bazei de date distribuite. Divizareunei baze de date existente in doua baze de date se poate realiza usor folosind comanda Database Splitter a optiunii Add-ins din meniul Tools.

Importarea sau inlantuirea datelor din alte programe si formate de fisiere

Microsoft Access poate importa din urmatoarele formate de fisiere:

Daca aveti datele in oricare dintre aceste programe sau formate, atunci puteti importa sau inlantui aceste fisiere. Daca aveti un program al caror date nu sunt memorate in unul dintre aceste formate, dar programul poate exporta sau converti datele sale in unul dintre aceste formate, atunci veti puteti importa aceste date.

1.3.2. Importarea sau inlantuirea unei foi de calcul

Puteti importa sau inlantui date din foaia de calcul Microsoft Excel (versiunile 2.x, 3.0, 4.0, 5.0 si 7.0). Din foaia de calcul Lotus (1-2-3 sau 1-2-3/W) puteti numai importa. In ambele cazuri, datele din foaia de calcul trebuie sa fie aranjate intr-un format tabular corespunzator. Inainte de procesare, asigurati-va ca foaia de calcul are acelasi tip de date in fiecare camp (coloana) si aceleasi campuri in fiecare linie.

Puteti importa sau inlantui datele dintr-o foaie de calcul sau doar datele dintr-un interval de celule. Desi in mod normal dv. creati o noua tabela in Microsoft Access, puteti, de asemenea, sa adaugati date intr-o tabela deja existenta atata timp cat antetele coloanelor foii dv. de calcul corespund cu numele campurilor tabelei sau ordinea coloanelor este aceasi.

Algoritmul de importare sau inlantuire a unei foi de calcul este:

1.     Se deschide o baza de date sau se comuta in fereastra Database pentru o baza de date deja deschisa.

2.     Pentru a importa o foaie de calcul, in meniul File se indica Get External Data si apoi se executa clic pe Import. Pentru a inlantui o foaie de calcul, in meniul File se indica Get External Data si apoi se executa clic pe Link.

3.     In caseta Files Of Type a casetei de dialog Import (sau Link) se selecteaza Microsoft Excel sau Lotus 1-2-3. Daca in pasul 2 ati executat clic pe Link, atunci Lotus 1-2-3 nu este accesibil; nu puteti inlantui foi de calcul Lotus 1-2-3.

4.     Se executa clic pe sageata din dreapta casetei Look In, se selecteaza unitatea si dosarul unde se gaseste fisierul foii de calcul si apoi se executa dublu-clic pe pictograma acestuia.

5.     Urmati instructiunile din casetele de dialog Import Spreadsheet Wizard. Daca importati dintr-un dosar de lucru (workbook) Microsoft Excel versiunea 5.0 sau 7.0, puteti importa dintr-o foaie de lucru a dosarului de lucru. Nu puteti importa din orice alte fisiere de foi de calcul multiple, cum ar fi dosarele de lucru din Microsoft Excel versiunea 4.0 sau din notebook-urile Lotus. Pentru a imprta din aceste fisiere trebuie sa salvati, mai intai, fiecare foaie de calcul intr-un fisier individual.