Crearea formularelor si rapoartelor

Crearea formularelor si rapoartelor

1.     Formulare

2.     Rapoarte

1. Formulare

O aplicatie tipica Windows afiseaza unul sau mai multe ecrane pline cu obiecte - meniuri, butoane, liste derulante, casete de editare, etc. - cu care utilizatorul va interactiona pentru a controla evolutia programului.

Obiectele de pe suprafata acestor ecrane vor reactiona intr-un mod specific sub actiunea anumitor evenimente intreprinse de utilizator sau declansate de o anumita sectiune a programului.

Totusi, raspunsul acestor obiecte la actiunea utilizatorului este uneori unul standard pentru tipul de obiect asupra caruie s-a actionat, si chiar inadecvat cerintelor utilizatorului.

Pentru a produce un program de calitate, codul trebuie atasat evenimentului vizat.

De exemplu, evenimentul "Click" al unui buton de comanda ar putea sa contina o singura instructiune VBA: "End".

Atunci cand se va executa un click pe acest buton, va fi declansat codul asociat acestui eveniment astfel incat programarea se va incheia.

O aplicatie Microsoft Access are urmatoarea structura:

Aplicatia: ------→ Formulare (Forms)

I ↓

I → Controale

I-------→ Rapoarte (Reports)

I ↓

I → Controale

I-------→ Ecrane (Screen)

I

I-------→ Comenzi (DoCmd)

In Microsoft Access formularele si rapoartele si controalele alcatuiesc bazele vizuale ale unei aplicatii Windows.

Aspectul si functionalitatea acestor controale pot fi controlate si imbunatatirea proprietatilor (care determina caracteristicile unui obiect) si metodelor (care reprezinta procedurile sau functiile care informeaza un obiect in legatura cu modul de a efectua o anumita actiune).

Modificarea proprietatilor si metodelor unui obiect poate fi modificata cu ajutorul liniilor de cod folosindu-se notatia cu punct.

Proprietatea este un atribut nominalizat al unui obiect programabil; ea defineste caracteristicile unui obiect (dimensiuni, culoare, pozitia pe ecran,.) sau modul in care se comporta un obiect.

Pentru a defini un obiect nu sunt suficiente proprietatile acestuia, deoarece nu sunt singurele sale caracteristici.

Definirea completa a obiectului presupune si enumerarea activitatilor pe care obiectul le poate realiza; metoda este o procedura asociata sau incorporata, un bloc de de instructiuni in cod VBA, care poate fi invocat pentru a asocia o anumita actiune unui anumit obiect (metodele trebuie sa fie asociate unui obiect pentru a se afla intr-un anumit context)

Sintaxa pentru stabilirea proprietatii unui obiect este (notatia cu punct):

Obiect.Proprietate = Valoare

Lucrul in cod presupune lucrul cu foarte multe variabile, proprietati si metode fiind necesare unele reguli pentru numele acestora, astfel incat sa se poata recunoasca rapid tipul obiectului la care se face referire.

Conventia unanim acceptata este aceea de a acorda un prefix din trei litere mici; in felul acesta se stie la ce tip de obiect se face referire:

Obiect VBA Prefix

Formular (Form) -------- ----- ------ ----- Frm

Buton de comanda (Command Button) ------ Cmd, btn

Eticheta (Label) -------- ----- ------ ---- Lbl

Caseta de text (TextBox) ----- ----- --------------- Txt

Bare de derulare (ScrollBar) ----- ----- -------------Hsb, vsb

Meniu (Meniu) -------- ----- ------ ----- Mnu

Butoane de optiuni (OptionButton) ----- ----- ----- Opt

Caseta de validare (CheckBox) ----- ----- ---------- Chk

Caseta de listare (ListBox) ----- ----- --------------- Lst

Caseta combinata (ComboBox) ----- ----- ------------ Cbo

Cadru (Frame) -------- ----- ------ ----------Fra

Imagine (Image) -------- ----- ------ ------- Img

Figura geometrica (Shape) ----- ----- --------- ----- ---- Shp

Linie (Line) -------- ----- ------ ------------ Lin

Orologiu (Timer) -------- ----- ------ ------ Tmr

O metoda foarte buna pentru introducerea datelor in tabele este crearea de formulare. Cu ajutorul unui formular, poti aloca exact atat spatiu cat este necesar pentru fiecare camp si poti introduce informatii in mai multe tabele simultan.

In general, fiecare formular afiseaza o singura inregistrare la un moment dat.

Poti crea un formular in trei moduri:

- Autoforms ofera foarte rapid formulare care contin toate campurile intr-un singur tabel.

- Form Wizard te ajuta sa creezi un formular furnizandu-se o serie de casete de dialog din care poti alege campurile si stilul pentru formular.

Creand un formular pornind de la zero, ai la dispozitie o grila de machetare in care plasezi campuri. Este modul cel mai dificil, dar asigura cel mai bun control.

Cel mai simplu mod de a crea un formular se face cu ajutorul caracteristicii AUTOFORM. Acesta pune campurile dintr-un singur tabel intr-un formular; este modul cel mai putin flexibil, dar este foarte convenabil.

Etape:

- Din fereastra DATABASE, executa clic pe tipul de obiect FORMS

- Executa clic pe butonul New

- Pe ecran apare caseta de dialog NEW FORM

- Deschizi lista derulanta de la baza casetei de dialog si alegi tabelul sau interogarea pe care o utilizezi ca sursa a datelor din formular.

- Apesi butonul OK. Apare formularul pentru introducerea datelor.

- In final se salveaza formularul cu numele dorit.

Etape:

-Din fereastra DATABASE, executa clic pe tipul de obiect FORMS

- Executa dublu-clic pe optiunea CREATE FORM USING WIZARD. Apare caseta de dialog Form Wizard

- Din lista derulanta TABLES/QUERIES, alegi un tabel sau o interogare din care sa selectezi campuri (In mod prestabilit este selectat primul tabel in ordine alfabetica)

- Executa clic pe un camp din lista AVAILABLE FIELDS pe care vrei sa il introduci in formular si apoi executa clic pe butonul Next > pentru a muta campul in lista SELECTED FIELDS.

- Repeta pasul anterior pana cand selectezi din acel tabel toate campurile pe care vrei sa le incluzi.

- Executa clic pe NEXT pentru a continua. Ti se cere sa alegi o macheta: Columnar, Tabular, Datasheet sau Justified. Executa clic pe fiecare buton pentru a previzualiza machetele. (Columnar este cea mai uzuala). Dupa ce ai ales macheta dorita apasa NEXT.

Ti se cere sa alegi un stil. Executa clic pe fiecare stil din lista pentru a-l previzualiza; executa clic pe NEXT dupa ce ai ales un stil.

- Introdu un titlu pentru formular in caseta de text din partea de sus a casetei de dialog.

- Executa clic pe butonul FINISH

- In final apare formularul pregatit pentru introducerea datelor.

Cel mai performant, dar si cel mai dificil mod de a crea un formular consta in utilizarea modului de vizualizare FORM DESIGN.

Acest mod iti permite sa stabilesti exact unde anume sa plasezi fiecare camp si cum sa-l formatezi.

Etape:

In fereastra DATABASE, executa clic pe tipul de obiect FORMS

Executa clic NEW. Apare caseta de dialog NEW FORM

-Executa clic pe DESIGN VIEW

- Selecteaza un tabel sau o interogare din lista derulanta de la baza casetei de dialog.

- Apasa OK. Apare o fereastra Form Design

Etape:

- Afiseaza lista FIELDS daca aceasta nu este vizibila prin apasarea pe butonul FIELD LIST sau alege din meniul VIEW optiunea FIELD LIST.

- Trage cu mouse-ul un camp din lista de campuri in zona DETAIL a raportului.

Etape:

- Daca nu esti deja in modul de vizualizare FORM DESIGN, treci in acest mod.

- Executa clic pe numele unui control pentru a-l selecta. Apar manere de selectie in jurul lui. Poti selecta mai multe controale, tinand apasata tasta SHIFT in timp ce executi clic pe fiecare.

- Pozitioneaza indicatorul mouse-ului astfel incat acesta sa se transforme intr-o palma.

- Executa clic si tine apasat butonul stang al mouse-ului cat timp vei trage controlul intr-o alta pozitie.

Etape:

- Executa clic pe controlul care vrei sa fie selectat.

- Pozitioneaza indicatorul mouse-ului pe manerul de selectie aflat in partea din stanga sus, astfel incat sa se transforme intr-un deget aratator.

- Trageti controlul intr-o alta pozitie.

Exemplu:

Sa se creeze urmatoarea forma:

Forma va arata astfel:

Pe langa zona DETAIL pe care ai utilizat-o pana acum mai exista si alte zone:

FORM HEADER si FORM FOOTER - sunt zone care se repeta in partea de sus sau de jos a formularului, cum ar fi titlul formularului in partea de sus sau o notita de copyright in partea de jos.

Dupa executare forma va arata astfel:

- PAGE HEADER si PAGE FOOTER - sunt zone care se repeta in partea de sus sau de jos a fiecarei pagini a formularului atunci cand il tiparesti.

Formularul va arata astfel:

Pentru a putea adauga formularului titluri, subtitluri, text explicativ si altele trebuie sa adaugi in formular un obiect care se numeste eticheta.

Etape:

Executa clic pe instrumentul LABEL din caseta de instrumente. Indicatorul mouse-ului se preschimba in litera A cu un semn plus langa ea.

-Traseaza un chenar in interiorul formularului si introdu textul dorit.

-Executa clic oriunde in afara controlului pentru a termina operatia sau apasa ENTER

Dupa ce ai plasat toate informatiile intr-un formular (controalele pe care vrei sa le incluzi si etichetele pentru afisarea oricarui titlu sau text explicativ), urmatorul pas este sa faci formularul mai atragator.

Toate instrumentele de formatare de care ai nevoie sunt pe bara de instrumente Formatting.

Pentru a formata un control, selecteaza-l si apoi executa clic pe instrumentul de formatare adecvat.

Cand introduci date intr-un formular, apasa tasta Tab pentru a te deplasa de la un control la altul, in ordinea in care sunt afisate in formular.

Daca muti si rearanjezi controalele, ordinea de deplasare cu tasta Tab nu se modifica automat.

Pentru a ajusta ordinea de deplasare cu tasta Tab trebuie sa parcurgi urmatorii pasi:

- Alege din meniul VIEW optiunea TAB ORDER. Apare caseta de dialog TAB ORDER

- Alege sectiunea pentru care vrei sa schimbi aceasta ordine.

- Apar controalele in ordinea de deplasare cu tasta Tab. Pentru a modifica ordinea, executa clic pe control si trage-l in sus sau in jos in lista.

- Pentru a stabili rapid ordinea de deplasare pe baza pozitiei curente a controalelor in formular (de sus in jos), executa clic pe butonul Auto Order.

-Executa clic pe OK

2. Rapoarte

Tabelele si formularele furnizeaza diverse cai de introducere si a inregistrarilor in baza de date, iar interogarile permit sortarea si filtrarea datelor din baza de date.

Raportul este un obiect al bazei de date care este proiectat pentru a rezuma datele si a oferi un rezulltat tiparit al infirmatiilor din baza de date - un raport Access.

Se poate crea un raport in mai multe feluri, de la simplu la complex.

Un AutoReport, cea mai simpla posibilitate, ia toate inregistrarile dintr-un tabel si furnizeaza un rezumat gata de a fi tiparit.

Report Wizard, o posibilitate intermediara, este tot simplu de utilizat dar necesita mai multe decizii pentru a selecta campurile si structura raportului.

Cea mai dificila metoda de creare a unuiraport este construirea unui raport pornind de la zero, in modul de vizualizare Report Design.

CREAREA UNUI RAPORT CU AUTOREPORT

Pentru a crea un raport folosind AutoReport, urmeaza pasii:

- Deschide baza de date care contine tabelul sau interogarea pe baza careia vrei sa creezi raportul.

- Executa clic pe eticheta REPORTS din fereastra DATABASE si apoi pe butonul NEW. Apare caseta de dialog NEW REPORT

- Selecteaza din lista derulanta tabelul sau interogarea pe baza careia vrei sa construiesti raportul.

- Selecteaza AUTOREPORT COLUMNAR sau AUTOREPORT TABULAR

- Executa clic pe OK si raportul apare in modul PRINT PREVIEW. Raportul va arata astfel:

Report Wizard asigura un compromis acceptabil intre usurinta de utilizare si flexibilitate. Cu Report Wizard, poti utiliza mai multe tabele si interogari si poti alege o macheta si un format pentru raportul tau.

Etape:

- Deschizi baza de date care contine tabelul sau interogarea pentru care vrei sa creezi un raport.

- Executa clic pe eticheta Reports din fereastra Database. Pe ecran apare caseta de dialog Report Wizard

- Din lista derulanta Tables/Queries, selecteaza un tabel sau o interogare din care vrei sa incluzi campuri.

- Executa clic pe un camp din lista Available Fields si apoi pe butonul pentru a muta campul in lista Selected Fields. Repeta acest pas pentru a selecta toate campurile dorite sau executa clic pe pentru a muta toate campurile deodata.

- Daca vrei, selecteaza un alt tabel sau o alta interogare din lista Tables/Queries si repeta pasul anterior. Tabelele pe care le alegi trebuie sa aiba relatii intre ele, astfel incat datele sa coincida in raport.

- Cand ai terminat de selectat campurile, executa clic pe NEXT. Apare prima caseta de dialog Report Wizard

- Daca vrei gruparea inregistrarilor dupa oricare din campurile pe care le-ai selectat, executa clic pe camp si apoi pe butonul . Poti selecta mai multe niveluri de grupare, in ordinea pe care o vrei. Apoi executa clic pe Next pentru a trece mai departe.

- Aplicatia Wizard te intreaba ce ordine de sortare vrei sa utilizezi. Daca vrei inregistrari sortate, deschide lista derulanta de sus si selecteaza un camp dupa care vrei ca sortarea sa se efectueze. Selecteaza cel mult patru sortari din listele derulante.

- In mod prestabilit, sortarea este in ordine crescatoare (de la A la Z). Executa clic pe butonul de langa caseta pentru a schimba ordinea de sortare in descrescatoare (de la Z la A), daca vrei.

- In urmatoarea caseta de dialog vei alege o optiune de machetare din sectiunea LAYOUT

- Alege orientarea pentru raportul tiparit din sectiunea ORIENTATION

- Apasa NEXT

- In urmatoarea caseta de dialog a aplicatiei Wizard, alege un stil de raport. Sunt afisate mai multe; executa clic pe unul pentru a vedea o mostra.

- Apasa NEXT cand esti multumit de alegerea facuta.

- Ti se cere un titlu de raport. Vei introduce un titlu in caseta de text Report si executa clic pe FINISH pentru a vedea raportul in modul PRINT PREVIEW.

Cand creezi un raport, fie cu Report Wizard, fie cu Autoreport, acesta apare in modul Print Preview. De aici poti sa-l tiparesti direct, daca esti multumit de rezultat sau poti sa treci in modul de vizualizare Report Design pentru a face modificari.

Daca vrei sa tiparesti raportul si sa specifici diverse optiuni de tiparire, alege din meniul FILE optiunea PRINT.. Pe ecran apare caseta de dialog PRINT

Daca vrei sa obtii rapid o copie tiparita, executa clic pe butonul PRINT de pe bara de instrumente.

Etape:

- Executa clic pe eticheta REPORTS

- Executa clic pe raportul pe care vrei sa-l vizualizezi.

- Executa clic pe butonul DESIGN. Apare raportul in modul de vizualizare DESIGN

Raportul contine urmatoarele zone:

- REPORT HEADER - contine titlul raportului;

- PAGE HEADER - contine etichetele de coloana ale raportului;

- DETAILS - afiseaza lista campurilor alese pentru a fi tiparite in aceste coloane;

- PAGE FOOTER - contine o formula care va afisa data si ora curenta.

Lucrul cu controalele din raport in modul de vizualizare Report Design este similar cu modul de lucru cu controalele in modul Form Design.

Selectarea controalelor se face executand un clic pe control. In jurul sau apar manere de selectie.

Mutarea obiectelor - se selecteaza obiectul respectiv, apoi pozitioneaza indicatorul mouse-ului deasupra unei laturi a chenarului astfel incat acesta sa se transforme intr-o palma deschisa si neagra. Apoi executa clic si trage controlul in noua pozitie.

Redimensionarea obiectelor - selecteaza obiectul, apoi pozitioneaza indicatorul mouse-ului deasupra unui maner de selectie si trage-l pentru a redimensiona obiectul.

Formarea obiectelor de text - utilizeaza listele derulante Font si Font Size de pe bara cu instrumente pentru a alege fonturi, apoi utilizeaza butoanele Bold, Italic sau Underline de pe bara cu instrumente pentru a aplica anumite atribute. Poti adauga, de asemenea, linii si imagini in rapoarte, la fel ca in formulare.

Etape:

- Daca nu vezi lista Field, vei alege din meniul View optiunea Filed List sau executa clic pe butonul Field List de pe bara de instrumente. Apare o caseta mobila, care afiseaza o lista cu toate campurile din tabelul pe care-l utilizezi.

- Trage orice camp din lista de campuri in raport, unde devine un control - in mod prestabilit, o caseta de text. Plaseaza-l oriunde vrei in zona Detail

Cand adaugi un control in raport, de fapt adaugi doua lucruri - o eticheta si o caseta de text. Aceste doua elemente sunt legate: eticheta descrie caseta de text, iar caseta reprezinta campul care va fi utilizat. Poti modifica textul din eticheta fara sa afectezi caseta de text.

In mod prestabilit, cand muti caseta de text, o urmeaza si eticheta. Daca pozitionezi indicatorul mouse-ului pe chenarul casetei de text si indicatorul se transforma intr-o palma deschisa, acesta este semnalul ca, atunci cand vei trage caseta de text, eticheta o va urma.

In orice caz, poti deplasa si separat caseta de text si eticheta. Vei observa ca in coltul din stanga sus al fiecarui control exista un maner de selectie (patrat) care este mai mare decat celelalte. Cand pozitionezi indicatorul mouse-ului pe acest patrat, cursorul devine o mana cu degetul aratator intins. In acest moment poti sa executi clic si sa tragi fiecare obiect separat de celalalt.

Poti, de asemenea, sa adaugi separat etichete, cu text suplimentar, care nu sunt neaparat asociate cu un anumit camp.

Etape:

- Executa clic pe butonul Label de pe bara de instrumente Toolbox

- Executa clic oriunde in raport si tasteaza textul etichetei.

- Dupa ce ai terminat, executa clic oriunde in afara etichetei.

Chestionar

1. Care este structura aplicatiei Microsoft Access?

2. Ce reprezinta metodele?

3. Cum definim proprietatea?

4. Ce presupune definirea completa a obiectului?

5. Care este rolul formularelor?

6. In cate moduri se poate crea un formular?

7. Care este rolul etichetei?

8. Cum definim raportul?

Bibliografie

Steve Johnson: "Access 2007" , Editura Teora, 2008.

Cornel Ignat, Carmen Petre: "Initiere in Access", Editura Arves, 2002.

Dan Rahmel: "Programarea bazelor de date cu Visual Basic 6, in 24 de ore" Editura Teora, 2000.