|
|
|
ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL
Complexitatea si multitudinea sistemelor informatice impune efectuarea unor analize prin care se determina principalele disfunctionalitati informationale si consecintele lor manageriale, economice si umane.
Concomitent se evidentiaza si aspectele pozitive ale sistemului informational curent si se evalueaza problemele pe care trebuie sa le rezolve viitorul sistem. In analiza sistemului informational trebuie sa regasim aspectele:
- aria de intinderea a sistemului informational care va deveni sistemul obiect pentru conceperea si realizarea unui sistem informatic.
- reflectarea activitatilor si operatiilor economice specifice sistemului informational
- surprinderea modificarilor ce se impun in organizarea si functionarea unui sistem informatic.
- fundamentarea unei solutii de principiu care sa precizeze activitatea si operatiile ce urmeaza a fi informatizate, costul antecalculat al sistemului.
Etapa de analiza cuprinde 3 tipuri de activitate:
identificarea problemelor de solutionat si determinarea cerintelor sistemului.
Structurarea cerintelor (modelarea proceselor si modelarea conceptuala a datelor)
Generarea si alegerea variantelor de proiectare.
1 IDENTIFICAREA PROBLEMELOR DE SOLUTIONAT SI DETERMINAREA CERINTELOR
E faza de debut a analizei de ale carei rezultate depinde calculul si functionalitatea sistemului.
Analiza isi incepe activitatea prin culegerea si inregistrarea de date si informatii referitoare la componentele sistemului informational.
La analiza si interpretarea acestora au in vedere ca fiecare din componentele sistemului informational au anumite caracteristici:
date:
a) forma de reprezentare letrica sau cifrica
b) natura domeniului la care se refera (fenomene, procese, rezultate,actiuni)
- informatiile sunt valoroase si utile cand li se cunoaste:
a) provenienta
b) destinatia
c) frecventa de generare si utilizare
d) directia vehicularii
e) gradul de prelucrare
f) natura proceselor reflectate
- circuitele informationale sunt conditionate de:
a) scopul informatie (documentare in vederea fundamentarii unei decizii, avertizari asupra modificarii unei anumite stari, sau sunt date istorice).
b) pozitia in structura si natura relatiilor dintre factorii emitatori si receptori (ascendente sau descendente, relatii functionale sau relatii de reprezentare).
c) viteza de prelucrare a informatiilor si capacitatea canalelor de comunicatie (echipamente de prelucrare, resurse umane).
d) structura organizatorica a sistemului de conducere.
- fluxul informational caracterizat prin configuratia si lungimea traseului informational, prin viteza de deplasare a informatiilor, prin volumul informational, calitate, diabilitate, cost.
- proceduri informationale tratate prin aspectele:
a) suportii tehnici utilizati
b) succesiunea operatiilor tratate
c) metode si procedee de culegere, inregistrare, transmitere si prelucrare a informtiei.
d) complexitatea operatiilor impicate
e) formalizarea atributelor.
- mijloacele de tratare a informatiilor abordate ca sistem tehnic al sistemului informational sunt caracterizate prin:
a) costuri
b) tipuri sau categorii
c) performante tehnico-functionale
d) numarul
e) structura
Determinarea cerintelor sistemului
Determinarea cerintelor sistemului este o activitate esentiala in aflarea situatiei existente si a ceea ce se doreste in viitor. Culegerea informatiilor este posibila prin metode traditionale sau moderne.
Metodele traditionale de colectare a cerintelor sistemului sunt :
o interviuri individuale
o anchete realizate prin chestionare
o intervievarea grupurilor de oameni cu interese comune
o observarea personalului in momente bine definite pentru a vedea modul in care sunt folosite informatiile pentru exercitarea sarcinilor de serviciu
o studierea documentatiei firmei pentru a se cunoaste continutul rapoartelor, al politicilor spre care se indreapta prelucrarea datelor
Metodele moderne mai des utilizate sunt:
sesiunile JAD (Joint Application Design)
sistemele de sprijinire a grupurilor de lucru
prototipizarea
RAD (Rapid Application Development)
Intervievarea
Interviul este procesul comunicarii directe de stabilire a unei relatii cu o finalitate precisa, predeterminata, proces conceput pe alternanta rolurilor si care implica formulari de intrebari si obtinerea de raspunsuri.
Cuvantul proces semnifica dinamism, interactiune continua cu multe variabile de lucru, cu actiune inlantuita, dupa un anumit sistem de derulare.
Cuvantul diadic, pornind de la diada, scoate in relief faptul ca interviul este o interactiune persoana-cu-persoana intre doua parti sau doua componente, evitandu-se astfel faptul ca la interviu pot participa mai multe persoane, dar niciodata mai mult de doua parti : cea care ia interviul si cea intervievata.
Cuvantul relatii sugereaza o legatura interpersonala intre partile interviului
Finalitate, precisa predeterminata inseamna ca cel putin o persoana vine de la interviu cu un anumit scop si vrea sa abordeze un anumit subiect.
Alternanta rolurilor are conotatia impartasirii gandurilor, a simtamintelor si informatiilor printr-o schimbare continua a rolurilor.
Daca numai una dintre parti vorbeste si cealalta asculta se poate vorbi despre un discurs (speech), si nu despre interviu. Se considera ca aproximativ 70% din timpul total al interviului apartine intervievatului si 30% celui ce ia interviul(anchetator). Sunt si tipuri de interviuri in care se pot inversa rolurile, cum ar fi cazul interviurilor pentru oferirea de informatii sau promovarea unei vanzari.
Formularea de intrebari si obtinerea raspunsurilor constituie procesele esentiale ale interviului. Putine sunt interviurile care sa nu necesite o structurare prealabila a intrebarilor.
Chestionarele
Spre deosebire de interviuri, chestionarele sunt mai putin costisitoare si intr-un timp relativ scurt, pot oferi un volum mare de informatii necesare analizei sistemului.
Deoarece conceperea chestionarului este mai mult o arta decat o stiinta, specialistii s-au straduit sa-si prezinte experienta sub forma unor reguli, recomandate indeosebi incepatorilor, cei cu state vechi le pot utiliza drept elemente de comparatie pentru a-si evalua pasii intregii proceduri. Din aceste motive se considera de bun augur descrierea pasilor parcursi pentru conceperea unui chestionar :
- pasul 1 : Ce informatii vor fi cautate ?
In primul pas al chestionarului se stabilesc informatiile care trebuie sa fie obtinute, operatie declansata in faza embrionara a cercetarii de intreprins. Neglijenta manifestata in aceasta etapa va conduce la obtinerea unor informatii nerelevante.
- pasul 2 : Stabilirea tipului de chestionar si a metodei de administrare
Dupa identificarea informatiilor de cautat, cel ce concepe chestionarul trebuie sa specifice modul in care le va obtine. Decizia se va referi la structura si modul de formulare a intrebarii, dupa care se va pune problema administrarii chestionarului. : prin posta, telefonic sau cu operator(o persoana special desemnata pentru aceasta operatiune).
- pasul 3 : Determinarea continutului fiecarei intrebari
- pasul 4 : Stabilirea modului de redactare a raspunsului pentru fiecare intrebare
Daca se merge pe o varianta fixa, proiectantul trebuie sa decida daca va folosi intrebari inchise sau daca va merge pe varianta optiuni multiple, doua optiuni sau a scalei de valori.
- pasul 5 : Formularea intrebarilor
De modul in care sunt formulate intrebarile, practic depinde succesul chestionarului.
- pasul 6 : Stabilirea secventei intrebarilor
- pasul 7: Validarea caracteristicilor tehnice ale chestionarului
- pasul 8 : Reevaluarea pasilor 1-7 si revizuirea lor (daca este cazul).
- Pasul 9 : Efectuarea pretestului si revizuirea finala (daca este cazul).
De regula, chestionarele sunt administrate pe hartie, dar ele pot fi efectuate cu sau fara operator uman, direct, prin telefon, sau chiar pe discheta, sau prin intermediul serviciilor oferite de calculatoare.
Chestionarele, in cea mai mare parte, se bazeaza pe intrebari cu schema fixa de raspuns, iar atunci cand contin intrebari cu o formulare vaga au ca scop aflarea parerilor celor chestionati, pentru a putea fi surprinse cat mau multe cazuri
Esantionarea
Intrucat colectivitatile depasesc intotdeauna numarul celor ce sunt chestionati, o problema esentiala o constituie stabilirea esantionului chestionat. De regula, se folosesc urmatoarele 4 metode sau combinatii ale lor :
1. cei adecvati esantionului : ei pot fi oameni care isi desfasoara activitatea intr-un anumit loc, cei care sunt motivati sa dea raspunsuri sau cei care vor sa dea raspunsuri sau cei care vor sa fie intervievati.
2. un grup aleator :daca exista o lista a utilizatorilor unui sistem simplu, se selecteaza fiecare a n-a persoana, in care n este o ratie de selectie. O alta modalitate consta in selectia persoanelor pe baza ordonarii lor dupa a 2-a, a 3-a litera a numelui sau a prenumelui sau prin generarea aleatoare a numerelor cu ajutorul calculatorului.
3. un esantion precizat: pot fi numai persoanele care indeplinesc anumite criterii.
4. un esantion stratificat: daca sunt mai multe categorii de persoane, din fiecare, dupa criterii aleatoare, vor fi selectati cei esantionati. De exemplu: dintre utilizatori, conducatori, informaticieni.
Observarea directa a utilizatorilor
Nu intotdeauna consultarea persoanelor conduce la obtinerea celor mai bune rezultate, chiar si atunci cand acestea afirma ca ofera cele mai sigure informatii sau au impresia ca detin adevarul absolut asupra sistemului analizat. Parerile sunt subiective.
Desfasurarea operatiunii de observare directa depinde si de acceptul sau bunele intentii ale organizatiei supuse analizei. Uneori, chiar daca exista un astfel de accept, prezenta analistilor printre angajati ii determina pe acestia din urma sa manifeste un comportament anormal, cu scopul de a crea o anumita impresie. Astfel pot fi emotionati, stresati, se pot forta sa efectueze lucrarile mai repede, sa simuleze ocuparea completa a timpului de munca. Alteori, daca au un alt obiectiv ei pot lucra mai incet, pot bruia noul sistem s.a.
Asadar, observarea presupune pentru analisti selectia unei palete foarte largi de probleme.
Analiza procedurilor de lucru si a altor documente
Documentele ce pot fi studiate sunt de o mare diversitate. Dintre documentele mai des solicitate fac parte : declararea misiunii si strategiei organizatiei, cunoasterea obiectivelor acesteia, a planurilor de afaceri, a studiilor de fezabilitate, a structurii organizatorice (organigrama), a regulamentelor de organizare si functionare, a celor de ordine interioara, a normelor interne de fabricatie, a standardelor folosite, a fiselor posturilor, a corespondentei interne si externe, a rapoartelor de analiza rezultate din studii anterioare s.a.
Un prim tip de documente se refera la procedurile de lucru pentru activitatile individuale sau ale grupurilor. Prin ele se descrie modul in care se exercita o anumita activitate, prezentandu-se si datele si/sau informatiile pe care le solicita sau le genereaza.
Un al doilea tip de documente ce este studiat de analistii de sistem il constituie formularele utilizate de catre unitate pentru toate tranzactiile interne si externe care au loc.
Al treilea tip il constituie rapoartele generate de sistemul actual.
Al patrulea tip se regaseste numai in sistemele de prelucrare automata a datelor si se refera la documentatia folosita in sistemul informatic
Ca efect al tendintelor de marire a timpului de analiza a sistemelor existente, in ultimii ani s-a efectuat trecerea spre tehnicile moderne, unele dintre ele care preiau din ce in ce mai putine elemente ale sistemelor existente.
Sesiunile JAD pun laolalta toate fortele interesate in dezvoltarea sistemelor: utilizatorii cheie, managerii si analistii de sistem implicati in analiza sistemului curent. Din acest punct de vedere JAD este similar interviului la nivel de grup. Totusi, in sesiunile JAD ce urmeaza o anumita secventa de derulare a activitatilor pe baza unor roluri bine definite.
Prototipizarea este un proces iterativ prin care analistii si utilizatorii pun in discutie o versiune rudimentara a unui sistem informational, care va fi intr-o continua schimbare, in functie de reactia utilizatorului. Prototipul este vazut si testat de utilizator, avand posibilitatea sa precizeze ce ar mai dori, dar si sa-si genereze aceasta forma noua, firesc, cu ajutorul specialistilor din preajma.
RAD este o metodologie de realizare a sistemelor informationale care promite sisteme mai bune, mai ieftine si realizate mai rapid. O prima explicatie consta in celor mai buni proiectanti de sisteme si a celor mai reprezentativi utilizatori , care, impreuna, in timp real, lucreaza la realizarea sistemului.
Diferenta majora a RAD fata de JAD consta in faptul ca prototipul devine elementul fundamental al noului sistem - ecranele afisate in timpul prototipitarii devin ecrane ale sistemului, si nu modele ale unui posibil sistem.
Plecand de la aceste obiective, suportul hardware si software al noului sistem informatic trebuie sa indeplineasca urmatoarele cerinte:
Asigurarea suportului informational prin crearea si intretinerea unei baze de date sigure si complete:
crearea si actualizarea in timp real a imaginii procesului in memoria interna si accesul transparent pentru utilizatori si aplicatii la aceasta imagine;
crearea si actualizarea in timp real a bazei de date cu evolutia in timp a procesului precum si accesul distribuit la datele inregistrate;
completarea in timp real a bazei de date cu evenimentele din sistem si accesul distribuit la informatii;
arhivarea si intretinerea arhivelor cu istoricul procesului si evenimentelor precum si accesul distribuit la datele din arhiva.
Asigurarea unui flux informational coerent:
circulatia selectiva a informatiilor existente in imaginea interna a procesului catre utilizatori, in functie de specificul activitatilor;
gestiunea automata a fluxului de date pe orizontala si pe verticala(in interiorul si intre nivelele ierarhice) in vederea intretinerii bazelor de date;
gestiunea dinamica a inregistrarilor in baza de date tinand cont de durata de viata impusa pentru acestea.
Prezentarea informatiilor catre utilizatori
Prin intermediul statiilor de lucru, utilizatorul poate avea acces la informatiile din sistem in concordanta cu sarcinile pe care acesta la are in ierarhia de functii. Accesul la sistem se face numai prin identificarea utilizatorului dupa nume si parola de protectie, numai pentru functiile specifice postului sau.
Comunicarea transparenta pentru utilizatori intre echipamentele din sistem
Suportul de comunicatie trebuie astfel conceput incat pentru orice utilizator echipamentele interconectate sa fie vazute ca un singur calculator "urias".
Integrarea cu alte aplicatii existente sistemului informational
Utilizarea unor legaturi de comunicatie dedicate, pentru activitatile de conducere operativa.
Accesul la informatii, utilizand serviciile intranet.
Disponibilitatea si functionarea degradata in cazul caderii unor componente si siguranta pastrarii informatiilor
- Posibilitatea de interventie pentru intretinere sau depanare asupra unor componente ale sistemului fara afectarea functionarii de ansamblu.
- Functionarea in regim de rezervare activa a componentelor vitale ale sistemului: canale de comunicatie dublate, servere de baze de date cu mai multe procesoare si memorii externe RAID.
- Replicarea componentelor vitale ale bazei de date in locatii diferite, pentru a evita pierderea datelor in caz de defect.
-Accesul la functiile specifice de la orice statie de lucru in cazul indisponibbilitatii celor destinate implicit pentru functiile respective.
Configurabilitatea si posibilitatea de extindere
Abordarea realizarii sistemului in etape succesive impune existenta unor functii de baza care sa permita:
Extinderea sistemului prin adaugarea de noi componente fizice si logice.
Modificarea interactiva a bazelor de date care descriu componentele logice din sistem
Adaugarea de noi aplicatii care au acces la informatiile din sistem.
2 STRUCTURAREA CERINTELOR SISTEMULUI
Structurarea cerintelor sistemului e etapa cea mai complexa din cadrul analizei si se structureaza pe 2 activitati:
modelarea proceselor;
modelarea datelor.
Etapa de analiza pentru structurarea cerintelor sistemului e o etapa de modelare conceptuala si se poate realiza sub trei aspecte:
structural
dinamic
functional
1.Analiza de sistem
Scopul acestei activitati este de a evidentia cerintele aplicatiei si resursele utilizate (studiul), precum si de a evalua aceste cerinte prin modelare (analiza).
STUDIUL situatiei existente se realizeaza prin:
definirea caracteristicilor generale ale unitatii;
identificarea activitatilor desfasurate;
identificarea resurselor existente (informationale, umane, energetice, echipamente, financiare etc.)a
identificarea necesitatilor de prelucrare.
ANALIZA sistemului existent urmeaza investigarii (studiului) si utilizeaza informatiile obtinute de aceasta.
aliza este o activitate de modelare (conceptuala) si se poate realiza sub trei aspecte: structural, dinamic si functional.
a) Analiza structurala evidentiaza, la nivel conceptual, modul de structurare a datelor si a legaturilor dintre ele. Cea mai utilizata tehnica este entitate-asociere.
Aceasta contine:
1) Identificarea entitatilor: fenomene, procese, obiecte concrete sau abstracte (substantivele din prezentarea activitatii descrise) (exemple de entitati: Persoane, Produse, Beneficiari).
2) Identificarea asocierilor dintre entitati ca fiind legaturile semnificative de un anumit tip (verbele din prezentarea activitatii descrise).
3) Identificarea atributelor ce caracterizeaza fiecare entitate in parte (exemple de atribute: Marca, Nume, Adresa).
4) Stabilirea atributelor de identificare unica a realizarilor entitatii, drept chei.
Rezultatul analizei structurale este modelul static (structural), numit si diagrama entitate-asociere.
b) Analiza dinamica evidentiaza comportamentul elementelor sistemului la anumite evenimente. Una dintre tehnicile utilizate este diagrama stare-tranzitie.
Aceasta presupune:
1) Identificarea starilor in care se pot afla componentele sistemului.
2) Identificarea evenimentelor care determina trecerea unei componente dintr-o stare in alta.
3) Stabilirea tranzitiilor admise intre stari
4) Construirea diagramei stare-tranzitie
Rezultatul analizei dinamice: modelul dinamic
c) Analiza functionala evidentiaza modul de asigurare a cerintelor informationale (fluxul prelucrarilor) din cadrul sistemului, prin care intrarile sunt transformate in iesiri. Cea mai utilizata tehnica este diagrama de flux a datelor.
Conform acestei tehnici se delimiteaza:
1) Aria de cuprindere a sistemului.
2) Se identifica sursele de date.
3) Se identifica modul de circulatie si prelucrare a datelor.
4) Se identifica apoi rezultatele obtinute.
Rezultatul analizei functionale: modelul functional.
Urmare a operatiunii de culegere a cerintelor sistemului este activitatea de structurare a cerintelor prin metode specifice: modelarea proceselor, modelarea logicii proceselor si modelarea conceptuala a datelor.
Indiferent de metodologiile folosite in realizarea unui sistem, toate apeleaza la operatiunea de modelare logica a datelor si prelucrarilor sub forma de diagrame.
Exista mai multe tipuri de diagrame, utilizabile in diverse etape ale ciclului de viata al sistemului sau pentru anumite activitati. In practica, cele mai multe produse apeleaza la doua tehnici de redare a diagramelor fluxurilor de date: Gane & Sarson si Yourdon & DeMarco.
Prin analiza diagramelor fluxurilor de date se pot reliefa urmatoarele aspecte:
- fluxuri de date redundante, aparute, de regula, prin apelarea la nume diferite pentru acelasi tip de date;
- date care intra in prelucrari dar nu sunt folosite;
- datele ce sunt actualizate identic in mai multe locuri.
Modelarea datelor prin DER prezinta caracteristicile si structura datelor independent de modul in care acestea sunt memorate in calculator. Modelul se creeaza iterativ. De cele mai multe ori, operatiunea are loc la nivel de organizatie, prin apelarea la o categorie foarte larga de date, neglijandu-se detaliile exagerate. Doar in etapele urmatoare cand se trece la definirea proiectului, are loc construirea unui model entitate-relatie, prin care sa se scoata in evidenta aria de intindere a proiectului.
In timpul structurarii cerintelor, un model entitate-relatie reprezinta cerintele conceptuale da date pentru sistemul luat in discutie. Dupa ce sunt descrise complet intrarile si iesirile sistemului in cadrul proiectarii logice, modelul conceptual al datelor, redat sub forma entitate-relatie, este rafinat inainte de a fi trecut intr-un format logic (de regula, un model relational al datelor) din care se definesc bazele de date si are loc proiectarea fizica a acestora.
Diagrama entitate-relatie, dupa cum reiese si din denumirea numelui diagramei, evidentiaza entitatile da date (obiectele despre care se solicita pastrarea datelor) si relatiile ce exista intre ele.
Intotdeauna crearea unei DER presupune gasirea raspunsului la intrebarea: "Care sunt entitatile despre care sunt necesare datele de stocat?" Raspunsul este destul de simplu. Depinde de aria de extindere a sistemului analizat.
Dupa ce se identifica entitatile, se continua cu imperecherea lor, fiecare cu fiecare pentru a descrie ce relatii exista intre ele.
Definirea conceptului de entitate
De regula, entitatile sunt obiecte sau evenimente (fenomene sau procese ). Obiectele se caracterizeaza printr-o existenta de-a lungul timpului, iar evenimentele isi fac simtita prezenta la un moment dat.
Trebuie insa facuta distinctia intre tipurile entitatilor si cazurile/instantele entitatii.
Tipul entitatii, cunoscut si sub numele de clasa entitatii, este o colectie de entitati care au proprietati sau caracteristici comune. Fiecarui tip de entitate i se asociaza un nume. Cat timp numele reprezinta o clasa sau un set de cazuri, el este singular. Si inca o conventie. Cum referirea generala la elementele ce pot fi catalogate ca entitati se face prin notiunea de obiect, referirea la acesta se va realiza printr-un substantiv la singular. Se vor folosi majuscule plasate in interiorul dreptunghiului corespunzator entitatii.
O instantiere a entitatii sau instanta, este o manifestare singulara a unui tip de entitate. Un tip de entitate ce descrie o singura data prin modelul datelor, in timp ce mai multe cazuri ale acelui tip de entitate pot fi reprezentate prin datele stocate in bazele de date.
Atribute
Un atribut se defineste ca fiind o proprietate a unei entitati sau a unei corespondente, caracterizata printr-un nume si un tip. Fiecare atribut care a fost selectionat la definirea continutului unei entitati este o caracteristica semnificativa pentru domeniul studiat.
Ca si numele tipurilor entitatilor, numele atributelor sunt substantive scrise cu majuscule, plasate in interiorul elipselor, legate de entitatea careia i se asociaza.
Cheie candidat si cheie primara
Fiecare tip de entitate trebuie sa aiba un atribut sau un set de atribute prin care sa se efectueze diferentierea unui caz de acelasi tip.
O cheie candidat este un atribut sau o combinatie de atribute prin care se poate identifica in mod unic un caz(o instanta) al tipului entitatii respective.
Sunt entitati care pot avea doua sau mai multe chei-candidat. Atunci cand sunt mai multe chei-candidat, proiectantul trebuie sa decida care din el va fi folosita drept cheie-primara.
O cheie-primara este o cheie candidat care a fost selectata pentru a servi ca identificator de cazuri in cadrul unui tip de entitate.
Selectia cheii-primare trebuie sa se efectueze dupa mai multe proceduri:
Se alege o cheie-candidat care sa nu-si schimbe propria valoare in timpul vietii cazului/instantei entitatii respective.
Se alege acea cheie-candidat care, pentru fiecare caz /instanta al/a entitatii, garanteaza faptul ca atributul sau grupul de atribute are o valoare corecta si nu este nula.
Se vor evita asa-zisele chei-secrete, care preiau in structura lor parti ale unor atribute care semnifica clasificari, locuri, coduri s.a., intrucat ele se pot schimba usor si des.
Se vor prefera formele scurte in locul celor complexe, formate din mai multe atribute, daca este posibil.
In reprezentarile din DER, in elipsa sau elipsele aferente atributului sau atributelor ce formeaza cheia primara, numele respectiv se subliniaza.
Relatiile entitatilor
Relatiile reprezinta liantul intre componentele unei diagrame entitate-relatie.
O relatie este o asociere intre cazurile/instantele uneia sau mai multor tipuri de entitati care prezinta interes pentru organizatie. Ele se pot simboliza printr-un romb. De regula, relatiile sunt redate prin verbe.
Intre entitati, luate doua cate doua, se pot generaliza trei tipuri de relatii: unu-la-unu(1:1), unu-la-multe(1:m) si multe-la-multe (m:m).
Ansamblul datelor de legatura dintre fisiere se determina pe baza asocierilor pe care le impun gruparilor de date prezentate in liste si algoritmul de calcul.
Nu toate datele comune mai multor fisiere pot servi drept date de legatura, pentru ca o data comuna mai multor fisiere sa fie data de legatura, este necesar ca ea sa indeplineasca rolul de identificare pentru cel putin unul din fisiere.
3 ANALIZA DEFICIENTELOR INFORMATIONALE MAJORE
Studiile efectuate asupra sistemelor informationale din cadrul firmelor au reliefat existenta unor deficiente tipice, relativ frecvente, reflectare a unor erori in conceperea si implementarea lor, a caror cunoastere si preintampinare este esentiala.
Distorsiunea - prima dintre deficientele tipice, consta in modificarea partiala neintentionata a continutului, a mesajului unei informatii pe parcursul culegerii, prelucrarii si transmiterii de la emitator la receptor. Dintre cauzele multiple care genereaza distorsiunea mentionam ca foarte frecvente: diferentele in pregatirea persoanelor implicate in vehicularea informatiei, folosirea de suporti informationali necorespunzatori pentru inregistrarea informatiilor, manipularea neglijenta a suportilor de informatii in procesul transmiterii lor beneficiarilor, utilizarea de mijloace necorespunzatoare pentru inregistrarea si transmiterea informatiilor etc.
Filtrajul, a doua deficienta informationala majora, se deosebeste de distorsiune prin aceea ca modificarea partiala sau totala a mesajului sau continutului informatiilor are loc in mod intentionat. Cauza filtrajului este una singura: interventia pe parcursul inregistrarii, transmiterii si prelucrarii informatiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informatiei sa primeasca un mesaj schimbat. Aceasta deficienta cronica a sistemului informational se manifesta in special cand unii manageri sunt incorecti sau nu-si exercita integral atributiile de control.
Efectul negativ atat al distorsiunii, cat si al filtrajului este dezinformarea partiala sau integrala a beneficiarului de informatii. Cand dezinformarea se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflecta in diminuarea calitatii deciziilor. Cand dezinformarea se produce la nivelul executantilor, efectele immediate se resimt pe palnul realizarii proceselor cu caracter operational, impietand asupra cantitatii, calitatii si perioadei de obtinere si furnizare a produselor si serviciilor. In ambele situatii, efectele pe termen lung sunt scaderea eficientei, concomitent cu deteriorarea intr-o anumita masura a climatului de munca, a relatiilor dintre personalul implicat s.a.
Redundanta este o alta deficienta majora tipica a sistemului informational, care consta in inregistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii. Cauza majora a acestei disfunctionalitati informationale o reprezinta absenta coordonarii sau coordonarea defectuoasa a anumitro segmente ale sistemului managerial. Redundanta se produce mai ales cand nu se respecta principiul unitatii de decizie si actiune, cand mai multi manageri se adreseaza nemijlocit cu cereri de informatii unor compartimente, fara ca personalul managerial responsabil nemijlocit de activitatea lor sa fie informat si sa intervina. Efectele redundantei, care se manifesta adesea sub forma cererii acelorasi informatii de catre diferiti beneficiari, dar sub alte forme, constau intr-o apreciabila risipa de timp si adesea de mijloace materiale din partea celor implicati.
In categoria deficentelor majore se inscrie si supraincarcarea circuitelor informationale cu informatii, prin care desemnam vehicularea prin ele a unei cantitati de informatii ce-i depaseste capacitatea de transport, ceea ce duce la blocarea si/sau intarzierea ajungerii unei parti din informatii la adresant. Printre cauzele care o genereaza mentionam - in afara redundantei - nerespectarea caracterului piramidal al sistemului informational. Prin caracter piramidal al sistemului informational intelegem transmiterea si agregarea selectiva a informatiilor pe verticala sistemului de management corespunzator sferei obiectivelor, competentelor si responsabilitatilor circumscrise subdiviziunilor organizatorice. La originea acestei situatii se afla proiectarea defectuoasa a sistemului informational, insuficienta pregatire a unor manageri si executanti, tendinta unora de a-si "umfla" realizarile, de a-si populariza excesiv actiunile etc.
Fara indoiala ca elementele mentionate nu epuizeaza gama deficientelor cronice ale sistemului informational, dar constiuie, de regula, maladiile cele mai frecvente, a caror cunoastere, identificaresi eliminare constituie o componenta de baza a rationalizarii sistemului informational al organizatiilor.
4 ANALIZE DE FEZABILITATE
Elaborarea unui sistem poate costa milioane de dolari si se poate realiza pe parcursul a trei pana la sase ani pentru a fi complet. Din aceste motive, este normal ca factorii de conducere sa demareze proiectarea unui sistem dupa ce se efectueaza studii de fezabilitate.
Un studiu de fezabilitate are rolul de a asigura informatiile obiective necesare pentru a cunoaste daca un proiect poate fi demarat sau nu, sau daca un proiect deja inceput mai poate fi continuat. Proportiile si durata studiilor de fezabilitate variaza, in functie de marimea si natura sistemului de implementat.
Echipele de studiu trebuie sa includa atat persoane cu inalte cunostinte tehnice, cat si persoane cu bogate cunostinte si experienta in activitatile unitatii studiate. Daca unitatea nu dispune de personalul adecvat pentru partea tehnica a studiului, atunci va putea angaja din afara specialisti. De asemenea, echipele trebuie sa aiba in structura atat reprezentanti ai conducerii, cat si ai echipelor de control intern sau revizie interna. Nu in ultimul rand, trebuie ca din echipa sa faca parte reprezentantii utilizatorilor.
Cand este propus un proiect, se efectueaza un studiu preliminar de fezabilitate pentru a se stabili daca proiectul atinge obiectivele propuse de unitate. Analiza, in prima ei faza, poate fi oricat de subiectiva, intrucat proiectul nu este prezentat cu lux de amanunte. Insa, indata ce se obtine o situatie mai clara despre sistem, despre natura problemei de rezolvat, precum si despre doleantele utilizatorilor, masurarea preliminara a fezabilitatii poate fi determinata odata cu faza de analiza a sistemului. Cand proiectantii ofera doua sau trei variante de elaborare a sistemului, numai studiile de fezabilitate o pot scoate in relief pe cea optima.
Dupa ce a avut loc proiectarea primara a sistemului, pot fi determinate in detaliu elementele de cost al proiectarii, implementarii si exploatarii. Este ultima sansa a unitatilor de a mai putea renunta la sistem, inaintea implementarii.
De fiecare data, studiile de fezabilitate trebuie sa aiba la baza documentatie completa. Aceasta va contine:
definirea problemei(o scurta descriere a proiectului si explicarea a ceea ce isi propune el sa realizeze);
descrierea cerintelor sistemului;
descrierea solutiilor sistemului propus;
explicatia critica a motivarii studiului intreprins;
cuantificarea tuturor costurilor materialelor si beneficiile aferente;
lista a costurilor si beneficiilor necuantificabile.
Tipurile analizelor de fezabilitate
Se contureaza cateva dimensiuni ale fezabilitatii, care trebuie sa fie evaluate prin studiul de fezabilitate intreprins, incluzand fezabilitatea tehnica, economica, de exploatare(operationala), a legalitatii si a programarii in timp.
Fezabilitatea tehnica. Problema fundamentala este: poate fi implementat sistemul planificat in organizatia respectiva folosind tehnologia existenta Ofera unitatea conditii persoanelor care vor proiecta, implementa si exploata sistemul propus
Fezabilitatea economica trebuie sa raspunde la doua intrebari. Prima: justifica sistemul propus banii, alte resurse si costurile necesare pentru a fi implementat A doua: are unitatea fondurile necesare pentru elaborarea si implementarea sistemului, date fiind cerintele de capital si pentru alte proiecte existente? Pentru a raspunde la aceste intrebari, trebuie sa fie estimate si analizate diverse costuri si beneficii asociate fiecarei variante.
Fezabilitatea exploatarii porneste de la o prima intrebare, si anume: este posibil ca noul sistem sa fie utilizat de catre persoanele carora le este adresat. Raspunsul poate fi dat doar in conditiile din intreprindere, de ceea ce se intampla cu persoanele din sistem inainte de implementarea celui nou, in sensul participarii efective , motivate de realizarea lui, precum si de dorinta lor de transformare. Tot aici intra o multitudine de factori comportamentali.
Fezabilitatea legalitatii urmareste sa determine daca se pot inregistra conflicte intre sistemul propus si posibilitatea organizatiei in care se face implementarea de a nu avea conflicte fata de obligatiile legale. De asemenea, sistemul trebuie sa respecte toate statule, deciziile, regulamentele, legile si alte acte normative si juridice, atat in profil teritorial, cat si national si international.
Fezabilitatea programarii raspunde in primul rand la intrebarea: poate fi proiectat si implementat sistemul in timpul alocat ? Daca raspunsul este nu, sistemul trebuie sa fie modificat sau va fi luata in studiu o alta varianta, sau data implementari va fi schimbata.
Fezabilitatea economica: determinarea costurilor si a beneficiilor proiectelor
Deoarece economistii contabili sunt familiarizati cu problema calculatiei costurilor, ei vor avea o contributie majora la o evaluare corecta a acestora. Cadrul de baza il va constitui modelul bugetelor de capital. Un astfel de model presupune estimarea cu o mare rigurozitate a costurilor initiale, a celor din timpul exploatarii, precum si a altor consumatiuni de valori, a economiilor si beneficiilor pentru fiecare an de utilizare a sistemului. Daca sunt prezentate mai multe variante; cei ce se ocupa de viitorul sistem o vor alege pe cea mai valoroasa, prin prisma, termenului de recuperare, a valorii nete prezente.
5 GENERAREA SI ALEGEREA VARIANTELOR DE PROIECTARE
Concluziile la care ajunge echipa de analisti dupa parcurgerea celor 2 etape, de determinare si structurare a cerintelor, se vor regasi in cel putin 2 si maxim 6 variante de solutii pentru problema analizata.
In practica, numarul de solutii propuse de specialisti este de 3, intrucit prin el pot fi surprinse solutii extreme, dar si de mijloc.
Varianta 1 este cea mai simpla si se caracterizeaza astfel:
- e cea mai conservatoare in privinta costurilor, efortului depus si tehnologiilor implicate.
- e puternic orientata spre realizarea pe hartie a fluxului informational sau spre eliminarea redundantelor din procesele curente.
- ofera solutii pentru tot ce a solicitat utilizatorul implicand modificari putine in sistemul informational existent.
Varianta 2, cea mai complexa, ofera multiple solutii pentru problema studiata si se caracterizeaza prin:
ofera cele mai performante sisteme, bazate pe cele mai moderne tehnologii.
sunt orientate spre functionalitate.
resursele umane si financiare sunt incadrate in anumite limite.
utilizatorul primeste toate solutiile posibile pentru rezolvarea problemelor dar nu intotdeauna poate opta pt o astfel de varianta datorita resurselor limitate.
sistemul implementat va fi un sistem deschis
Varianta 3 este cea de compromis intre cele 2:
obiectivul central il constituie functionalitatea de inalt nivel.
restrictiile legate de costuri dispar.
In generarea acestor variante se tine cont conditiilor esentiale ale activitatii:
atingerea functiilor obligatorii ale noului sistem
respectarea restrictiilor impuse,
dar si de unele aspecte practice ca:
a) daca sistemul poate fi realizat cu forte proprii
b) daca selectia pentru implementarea sistemului e optima
c) selectia softului si hardului
d) limitele organizatiei.
Fiecare varianta va contine:
a) prezentarea generala a proiectului din care sa rezulte aria de cuprindere a proiectului, gradul de distributie a sistemului, nivelul lui de automatizare, necesarul de resurse, planificarea calendaristica.
b) descrierea sistemului vizeaza configuratia sistemului determinata de realizarea cerintelor si de restrictiile impuse.
In ceea ce priveste cerintele, acestea pot fi de 2 feluri:functionale si nefunctionale
Cerintele functionale se refera la functiunile pe care sistemul informatic trebuie sa le implementeze, cu precizarea ca , in proportie de 80-90%, se vor implementa functiunile sistemului actual, la care se vor adauga functiuni cerute de beneficiar sau analist pentru asigurarea pervformantelor dorite.
Cerintele nefunctionale tin de caracteristicile tehnice ale sistemului informatic, cum ar fi: tehnologiile de prelucrare, performantele si securitatea sistemuli, siguranta si arhivarea datelor.
In vederea asigurarii acestor cerinte, descrierea sistemului va contine urmatoarele elemente:
- specificarea obiectivelor in functie de performantele urmarite;
- stabilirea functiilor obligatorii ale noului sistem si a restrictiilor impuse;
- stabilirea minimului necesar de informatii solicitate de noul sistemconcretizate in: definirea principalelor intrari/iesiri, definirea solutiilor de organizare a datelor, definirea variantelor tehnologice de prelucrare, definirea restrictiilor informationale si de control;
- prezentarea problemelor legate de de realizarea sistemuli informatic, cum ar fi: precizarea modalitatilor de realizare a sistemului informatic(daca sistemul va fi realizat cu forte proprii), precizarea prioritatilor in realizarea o9biectivelor sistemului informatic, specificarea cerintelor speciale privind flexibilitatea, compatibilitatea cu alte sisteme, gradul de generalizare a sistemului.
c) analiza cost beneficiu presupune estimarea duratei de realizare, a resurselor necesare si efectelor economice directe si indirecte care se vor obtine din exploatarea sistemului. In functie de aceasta analiza se calculeaza indicatorii de eficienta economica si se apreciaza daca este profitabila proiectarea noului sistem informatic.
d) analiza impactului introducerii sistemului prezinta aspecte ale oportunitatii implementarii noului sistem.
Se realizeaza o analiza a modificarilor pe care le aduce in structura organizatorica, deoarece eliminarea unor functiuni ale sistemului actual implica desfiintarea unor posturi de lucru, birouri, servicii, departamente, iar introducerea d enoi functiuni duce la infiintarea de noi posturi. Tot aici este analizat comportamentul organizatoric - daca sistemul implementat poate fi utilizat de persoanele carora le este adresat.
