ABC-ul solutiilor de Business Intelligence sau cum sa transformati datele in informatii

ABC-ul solutiilor de Business Intelligence sau cum sa transformati datele in informatii

1.1.1. Ce este Business Intelligence?

Business Intelligence este un termen care se refera la o varietate mai larga de aplicatii software folosite pentru a analiza datele unei organizatii. Ca disciplina, BI este compusa din mai multe activitati inrudite precum data mining, interogare, raportare si procesare analitica online.

Companiile folosesc BI  pentru imbunatatirea procesului de luare a deciziilor, pentru reducerea costurilor si identificarea unor noi oportunitati de afaceri. BI reprezinta mai mult decat un instrument de raportare sau set de unelte pentru extragerea de informatii din cadrul depozitelor de date ale corporatiilor. CIO folosesc BI pentru identificarea proceselor buiness ineficiente si care necesita modificari sau reproiectare.

Uneltele de BI existente ofera angajatilor posibilitatea de a se implica si a incepe analizarea datelor, fara a astepta ca departamentele IT sa furnizeze rapoarte complexe. Aceasta democratizare a accesului la informatie le permite angajatilor sa ia decizii bazate pe date concrete si nu pe flerul personal.

Desi BI promite foarte mult, implementarea poate fi insotita de multe probleme tehnice sau culturale. Persoanele cu putere de decizie trebuie sa se asigure ca datele primite de catre aplicatia BI sunt corecte si consistente, astfel incat utilizatorii sa se poata baza pe rezultatele furnizate.

1.1.2. Ce fel de companii utilizeaza sistemele BI?

In general, lanturile mari de restaurante folosesc, de exemplu, intensiv software BI pentru a lua decizii strategice: ce feluri de mancare sa introduca sau sa scoata din meniuri si ce restaurante care nu functioneaza la parametrii doriti sa inchida. De asemenea, ei folosesc BI pentru decizii precum renegocierea contractelor cu furnizorii si identificarea oportunitatilor de eficientizare a proceselor. Din cauza faptului ca deciziile in lanturile de restaurante depind de evenimente, iar BI ofera centralizarea de care acestea au nevoie pentru a rula la parametrii optimi, lanturile de restaurante sunt companiile care profita cel mai mult de pe urma folosirii BI.

Una dintre componentele BI - business analytics - este esentiala pentru succesul unui numar foarte mare de companii dintr-o gama larga de industii. Business analytics sta la baza succesului unor echipe sportive, care il folosesc atat pentru teren cat si in afara acestuia. Analiza ajuta echipa sa aleaga jucatori sau sa obtina informatii interesante despre alte echipe. In afara terenului, echipa foloseste programe analitice pentru a incerca sa imbunatateasca experienta fanilor. La meciurile jucate acasa exista un numar de oameni care se ocupa de masuratori cantitative legate de mancarea pe stadion, locurile de parcare, personal, curatenia bailor si alti factori.
In domeniul retail, companiile folosesc cantitati impresionante de date si analize de categorii pentru a domina industria. In conditiile schimbarii afacerilor, nu mai exista doar site-uri e-commerce, iar companiile folosesc un model "testeaza si invata" pentru a identifica clientii doriti si a furniza oferte de interes.

1.1.3. Cine ar trebui sa deschida drumul?

Partajarea informatiilor este vitala pentru succesul proiectelor de BI, deoarece toti cei implicati in proces trebuie sa aiba acces deplin la informatii. Proiectele de BI ar trebui sa inceapa cu directorii executivi , iar urmatorii ar trebui sa fie cei din departamentele de vanzari. Obiectivul acestora din urma este cresterea vanzarilor, de multe ori ei fiind recompensati daca reusesc acest lucru. De accea, vor fi mai dornici sa adopte instrumente care ii vor ajuta sa isi atinga scopul - cu conditia ca acestea sa fie usor de folosit si de incredere.

Odata cu introducerea sistemelor BI, angajatii isi modifica modul de actiune individual si in cadrul echipei, acest lucru ducand la performante imbunatatite ale echipelor de vanzari. In momentul in care diferenta de performanta va fi observata la nivelul conducerii, directorii executivi vor face presiuni ca toata lumea sa se alinieze cu folosirea noilor instrumente BI.

In plus, avand oameni din vanzari care folosesc BI, acestia vor actiona ca predicatori, explicand tuturor avantajele sistemelor BI  si cum acestea ajuta la imbunatatirea activitatii.

1.1.4. Cum ar trebui implementat un sistem BI?

In primul rand companiile ar trebui sa analizeze modul in care se iau deciziile si sa determine informatiile de care conducerea are nevoie pentru a lua decizii mai rapid. De asemenea, trebuie determinat sub ce forma doresc acestia informatiile (rapoarte, grafice, online). Aceste intrebari vor determina care sunt informatiile pe care companiile trebuie sa le adune, analizeze si publice in sistemele lor BI.

Sistemele bune de BI au nevoie si de context. Nu este suficient sa se specifice ca in ziua precedenta au fost X vanzari, iar in ziua precedenta anul trecut au fos Y vanzari. Trebuie precizati si factorii care au influentat vanzarile din ziua, respectiv anul precedent.

Precum multe alte tehnologii, BI nu va aduce rezultatele dorite daca utilizatorii se simt amenintati de ea, sunt sceptici si refuza sa o foloseasca. In conditiile in care BI-ul este implementat strategic, ar trebui sa schimbe in mod fundamental modul in care companiile lucreaza si felul in care se iau decizii. De aceea CIO trebuie sa fie foarte atenti la parerile utilizatorilor despre noul produs.

Rezistenta utilizatorilor la schimbare este una dintre cele mai mari bariere care pot impiedica succesul BI. O alta ar fi cautarea nesfarsita prin volume imense de date irelevante sau de slaba calitate.

Datele sunt componenta fundamentala a oricarui sistem BI. Pentru a obtine rezultate utile, companiile trebuie sa isi ordoneze si curete depozitele de date inainte de a incepe cautarea. Altfel, datele ar putea fi inconsistente, rezultatele vor fi astfel incorecte si deciziile luate pe baza lor vor fi evident gresite.

O alta problema pentru BI o reprezinta chiar uneltele. Desi ele sunt mai scalabile si mai prietenoase  din punct de vedere al utilizatorului  decat obisnuiau sa fie cu ceva timp in urma, baza sistemelor BI inca o reprezinta raportarea si nu managementul proceselor. Desi acest lucru este pe cale sa se schimbe, fiti atenti sa nu confundati business intelligence cu business analytics.

Al treilea impediment in utilizarea BI pentru transformarea proceselor business este faptul ca majoritatea companiilor nu inteleg propriile procese business suficient de bine pentru a determina cum sa le imbunatateasca. De asemenea companiile trebuie sa fie atente ce procese aleg, daca acestea nu au un impact direct asupra veniturilor, intreaga operatiune de implementare a BI ar putea esua. Companiile trebuie sa inteleaga activitatile care alcatuiesc un proces business, fluxul de date si informatii din cadrul proceselor, cum sunt datele transferate intre diversi utilizatori, si cum isi executa fiecare din acestia partea lui din proces. Toate aceste trebuiesc intelese inainte de a incepe un proiect BI daca se doreste o imbunatatire a felului in care angajatii isi fac treaba.

1.1.5. Care sunt beneficiile BI-ului?

Multe companii au realizat cu aplicatii BI un ROI spectaculos. Business Intelligence a fost folosit pentru identificarea ideilor care reduc costurile, descoperirea de noi oportunitati de afaceri, transpunerea datelor ERP in rapoarte accesibile, actionare rapida la cererea pietei si optimizarea preturilor.

Pe langa avantajul de a avea rapoarte accesibile, software-ul BI poate oferi companiilor mai multa flexibilitate in timpul negocierilor usurand cuantificarea valorii relatiilor cu furnizorii si clientii.

In cadrul intreprinderilor, exista numeroase oportunitati de reducere a costurilor prin optimizarea proceselor si a luarii deciziilor. BI a fost folosit cu rezultate semnificative pentru gasirea punctelor slabe ale proceselor si remedierea acestora.