Ce sunt bazele de date

O baza de date este o colectie de date sau de informatii organizate astfel incat informatiile sa fie usor de identificat si de regasit Cartea de telefon este un exemplu de baza de date necomputerizata. Cartea de telefon contine nume, adrese si numere de telefon aranjate alfabetic dupa numele de familie astfel incat informatiile referitoare la o anumita persoana sunt usor de identificat.

Important: Cand deschideti un fisier in Access, este posibil sa vedeti o caseta de dialog Avertisment de securitate care anunta ca fisierul poate fi nesigur. Access afiseaza acest avertisment pentru a se asigura ca fisierul pe care il deschideti provine dintr-o sursa de incredere sau cunoscuta. Daca vedeti acest avertisment cand incercati sa deschideti fisiere de practica pentru oricare lectie, faceti clic pe Deschidere pentru a inchide caseta de dialog Avertisment de securitate si a deschide fisierul de practica.

Microsoft^® Access este un sistem de gestionare a bazelor de date (SGDB) pentru crearea si utilizarea bazelor de date computerizate. Un sistem de gestionare a bazelor de date este o colectie integrata de programe cu ajutorul carora se creeaza o baza de date si se gestioneaza informatiile continute. Bazele de date computerizate sunt mult mai puternice decat bazele de date necomputerizate (precum cartea de telefon) deoarece utilizatorii pot reorganiza datele si pot cauta informatii in sute de moduri. De exemplu, daca o carte de telefon este stocata ca baza de date Access, se poate cauta si dupa adresa, numele mic sau numarul de telefon, nu numai dupa numele de familie.

Ca un alt exemplu de avantaj al bazelor de date computerizate, sa luam in considerare Adventure Works, o statiune imaginara de vacanta situata langa Santa Barbara, California. Managerul de marketing al statiunii vrea sa trimita un buletin informativ cu evenimentele din timpul verii catre toti cei care au vizitat statiunea in lunile de vara din ultimii cinci ani. Daca inregistrarile cu vizitele oaspetilor au fost pastrate in registre, acestea ar trebui rasfoite pagina cu pagina pentru a crea o lista cu vizitatorii din vara trecuta. Insa, cu o baza de date computerizata se poate crea in cateva secunde o lista cu toti vizitatorii din verile trecute. Daca managerul de marketing decide ca mai tarziu sa trimita un buletin informativ catre vizitatorii care vin iarna, baza de date computerizata poate crea aceasta noua lista aproape instantaneu.

Pentru a realiza procedurile acestei lectii, va trebui sa utilizati un fisier denumit Baze de date - Notiuni de baza 01 din folderul Baze de date - Notiuni de baza - Practica, care este amplasat pe discul fix. Aceasta baza de date tine evidenta informatiilor cu angajatii, resursele umane, oaspetii, rezervarile si apartamentele din statiunea imaginara Adventure Works.

Pornirea programului Access si deschiderea unei baze de date existente

Pentru a porni Access faceti clic pe butonul Start din bara de activitati Microsoft Windows^®, indicati spre Programe si faceti clic pe Microsoft Access. Ca si alte aplicatii Microsoft Office, Access are o bara de meniuri si una sau mai multe bare de instrumente situate in partea de sus a ferestrei, asa cum se arata in urmatoarea figura. O noutate in programele Microsoft Office XP este panoul de activitate afisat in partea dreapta a acestei ferestre. In Access, apare o versiune diferita a acestui panou de activitate cand faceti clic fie pe Nou sau pe Cautare din meniul Fisier, fie pe Clipboard Office din meniul Editare. Din panoul de activitate, bara de instrumente sau meniul Fisier se poate alege daca se creeaza o baza de date noua sau se deschide o baza de date existenta.

Cand deschideti o baza de date Access 2002, poate aparea un ecran introductiv, denumit splash screen. Inchideti acest ecran. Poata sa apara atunci un ecran panou de comutare si daca inchideti acest ecran, va aparea fereastra Baza de date.

Data de baze existenta se poate deschide si prin cautarea fisierului de pe discul fix si facand dublu clic pe numele fisierului. Access si baza de date se vor deschide in acelasi timp.

Daca ati deschis recent o baza de date, aceasta este listata in panoul de activitate in sectiunea Deschidere fisier. Daca este asa, faceti clic pe numele de fisier pentru a deschide baza de date. Daca baza de date nu este listata intre cele mai recente fisiere deschise, faceti clic pe Mai multe fisiere din partea de jos a listei. Se va deschide astfel o caseta de dialog de unde se poate naviga prin unitatile de disc pentru a gasi fisierul si a-l deschide.

Dupa ce ati deschis baza de date, va aparea o fereastra separata, denumita fereastra Baza de date, sub bara de meniuri si bara de instrumente. Fereastra Baza de date se utilizeaza pentru a naviga in Access.

In acest exercitiu, porniti Access si deschideti baza de date Baze de date - Notiuni de baza 01.

Daca Access este deja deschis, deschideti o baza de date existenta facand clic pe butonul Deschidere din bara de instrumente Baza de date, navigand la fisierul dorit si selectandu-l.

1       In bara de activitati Windows, faceti clic pe butonul Start.

2       In meniul Start, indicati spre Programe si faceti clic pe Microsoft Access.

3       Access va porni si panoul de activitate va aparea in partea dreapta a ecranului.

4       Faceti clic pe legatura Mai multe fisiere de langa panoul de activitate. Va aparea caseta de dialog Deschidere.

5       Faceti clic pe sageata in jos din lista Privire in, faceti clic pe pictograma discului fix, apoi faceti dublu clic pe folderul Unlimited Potential.

6       Faceti dublu clic pe folderul Baze de date - Notiuni de baza - Practica. Caseta de dialog Deschidere va afisa o lista cu fisierele stocate in folderul Baze de date - Notiuni de baza - Practica, avand deja selectat Baze de date - Notiuni de baza 01.

7       Faceti clic pe Deschidere.

Va aparea fereastra Baza de date cu Baze de date - Notiuni de baza 01.

Aveti posibilitatea sa alegeti dintr-o diversitate de caractere Asistent Office. Faceti clic cu butonul drept pe Asistentul Office si faceti clic pe Alegere Asistent. Poate fi necesara inserarea CD-ului Microsoft Office 2002 sau Microsoft Access 2002 pentru a instala caracterul Asistent Office ales.

Asistentul Office este un personaj animat care va ajuta sa gasiti raspunsuri la intrebarile pe care le aveti referitoare la Access. La prima pornire a programului Access, va aparea Asistentul Office. Asistentul Office se poate afisa oricand, facand clic pe Afisare Asistent Office din meniul Ajutor. Daca aveti nevoie de ajutor in legatura cu o anumita caracteristica, puneti o intrebare Asistentului Office si va aparea o lista cu raspunsuri posibile.

Asistentul Office este disponibil in toate programele Microsoft Office, dar el furnizeaza raspunsuri specifice programului din care s-a pus intrebarea. De exemplu, daca lucrati in Access si puneti Asistentului Office o intrebare el va da un raspuns specific programului Access, dar daca lucrati in Microsoft Word si puneti Asistentului Office o intrebare el va da un raspuns specific programului Word.

Asistentul Office afiseaza informatiile de ajutor la cererea dvs., dar incearca sa nu va stea in cale in restul timpului mutandu-se intr-o alta parte a ecranului de fiecare data cand se afla calea punctului de insertie sau a tastarii. Asistentul Office poate fi inchis oricand cu un clic pe Ascundere Asistent Office din meniul Ajutor.

Deplasarea in Access

Cand ati deschis baza de date Baze de date - Notiuni de baza 01 in exercitiul anterior, pe ecran a aparut fereastra Baza de date. Bara de instrumente a ferestrei Baza de date apare de-a lungul partii de sus a ferestrei Baza de date si contine butonul Deschidere, butonul Proiectare, butonul Nou, butonul Stergere si optiuni pentru afisarea elementelor listate in fereastra Baza de date.

Bara Obiecte si bara Grupuri apar in partea stanga a ferestrei Baza de date. Bara Obiecte cuprinde partea de sub cuvantul Obiecte a ferestrei Baza de date. Obiect este un termen generic care se refera la orice componenta a unei baze de date Access. Bara Obiecte enumara tipurile majore de obiecte dintr-o baza de date Access: tabele, interogari, formulare, rapoarte, pagini, macrocomenzi si module.

Se poate comuta la fereastra Baza de date din orice alta fereastra din Access apasand F11. Aranjarea pe verticala a barei Obiecte o face mai usor de utilizat.

Fundamentul tuturor celorlalte tipuri de obiecte din Access este tabelul, deoarece tabelele stocheaza datele utilizate de celelalte obiecte pentru a indeplini procedurile si activitatile din Access. Un tabel este alcatuit din campuri si inregistrari afisate intr‑un format rand‑coloana unde campurile sunt coloanele, iar inregistrarile sunt randurile. Un camp poate sa contina contine date despre o persoana, un loc, un produs sau serviciu, un eveniment sau o alta entitate. De exemplu, un camp poate sa contina toate numele de familie sau numerele de telefon dintr‑un tabel. Fiecare camp din tabel are un nume de camp, denumit si eticheta, care apare in capul coloanei. De exemplu, un camp care retine toate numele de familie ale vizitatorilor de la Adventure Works poate fi denumit Nume.

Cand se face referire la campuri individuale dintr-o inregistrare, cuvintele celula si camp pot fi utilizate cu acelasi sens.

O colectie de campuri corelate formeaza o inregistrare. De exemplu, campurile Prenume, Nume, Adresa, Localitate, Judet si CodPostal ale unui vizitator al statiunii pot alcatui o singura inregistrare aferenta vizitatorului, asa cum se arata in urmatoarea ilustratie. In aceasta carte, intersectia dintre o inregistrare (rand) si un camp (coloana) se numeste celula.

Interogarile sunt explicate in detaliu in lectia 4, "Crearea si utilizarea interogarilor".

Tabelele stocheaza toate informatiile dintr-o baza de date, dar daca vreti sa vedeti numai o selectie de campuri si inregistrari din baza de date, folositi o interogare. O interogare extrage anumite date dintr-unul sau mai multe tabele pe baza unor criterii de cautare. De exemplu, se poate crea o interogare pentru tabelul de rezervari la Adventure Works care sa listeze numai inregistrarile cu vizitatorii care au facut rezervari dupa iunie 2000. Interogarea poate lista toate numerele de identificare a oaspetilor (sau ID oaspete), datele rezervarii, numarul de persoane si numarul camerei rezervate.

Formularele sunt explicate in detaliu in lectia 5, "Proiectarea unui formular".

O alta modalitate de a vizualiza informatiile dintr-o baza de date este prin intermediul unui formular, asa cum se arata in ilustratie. Un formular afiseaza pe rand cate o singura inregistrare, intr-un format specificat. De asemenea, formularele pot fi utilizate pentru a adauga informatii noi la o baza de date.

Rapoartele sunt explicate in detaliu in lectia 6, "Proiectarea unui raport".

Daca doriti sa afisati sau sa imprimati date dintr-un tabel sau dintr-o interogare, creati un raport. Spre deosebire de formular, raportul poate fi utilizat pentru a afisa mai multe inregistrari. Desi pare asemanator cu un tabel, raportul poate fi formatat in moduri diferite pentru a face informatiile mai usor de utilizat si mai atractive decat intr-un tabel. De exemplu, se poate crea un raport care contine un titlu formatat, un antet sau un subsol, precum si un fundal atractiv. Rapoartele. la fel ca interogarile, pot fi particularizate pentru a afisa datele numai din anumite campuri dintr-un tabel, nu din toate campurile.

Alaturi de tabele, interogari, rapoarte si formulare, bara Obiecte contine si aceste trei tipuri de obiecte:

Pagini. Un obiect pagina este o comanda rapida catre o pagina de acces la date dintr-o baza de date. O pagina de acces la date afiseaza datele selectate dintr-o baza de date, dar este un fisier HTML (Hypertext Markup Language) care se poate afisa ca pagina Web.

Macrocomenzi. O macrocomanda este o secventa de actiuni care se efectueaza automat.

Module. Un modul este un program scris in Microsoft Visual Basic sau in alt limbaj de programare.

Cand faceti clic pe o pictograma pentru un anumit tip de obiect din bara Obiecte, Access afiseaza o lista de nume ale tuturor obiectelor de acel tip din baza de date. (Campurile si inregistrarile nu au propriile lor pictograme deoarece nu sunt obiecte; campurile si inregistrarile sunt stocate in tabele, care sunt obiecte.)

Bara Grupuri contine grupuri de comenzi rapide la obiecte de diferite tipuri.

Bara Grupuri se afla sub cuvantul Grupuri din fereastra Baza de date si contine unul sau mai multe grupuri. Un grup pastreaza o lista de comenzi rapide la diferite tipuri de obiecte din baza de date. O comanda rapida este o cale mai rapida de a obtine un obiect stocat undeva in baza de date. Comanda rapida la obiect este stocata in grup, in timp ce obiectul insusi este stocat in lista corespunzatoare din bara Obiecte. Grupurile permit pastrarea impreuna a obiectelor inrudite de diferite tipuri. De exemplu, se poate crea un grup care pastreaza comenzi rapide catre toate obiectele din baza de date care au legatura cu vizitatorii de la Adventure Works, cum ar fi tabelul care listeaza informatii despre rezervari, interogarea care extrage rezervarile pentru saptamana urmatoare si formularul care permite introducerea informatiilor despre vizitatorii noi. In bara Grupuri, grupul Preferinte este creat implicit si contine numele obiectelor din baza de date cel mai frecvent utilizate.

Comenzile rapide se pot utiliza in fereastra Baza de date pentru a crea obiecte noi cu un expert sau in Vizualizare proiect.

In acest exercitiu, veti utiliza bara Obiecte pentru a vizualiza diferite tipuri de obiecte din baza de date Baze de date - Notiuni de baza 01.

1       Daca este necesar, faceti clic pe Tabele din bara Obiecte.

Numele tabelelor din Baze de date - Notiuni de baza 01 apar impreuna cu optiunile Creare tabel in modul Vizualizare proiect, Creare tabel utilizand Expertul si Creare tabel prin introducere de date.

2       In bara Obiecte, faceti clic pe Interogari.

Apar optiunile Creare interogare in modul Vizualizare proiect si Creare interogare utilizand Expertul. Nu exista nici o interogare in baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 01.

3       In bara Obiecte, faceti clic pe Formulare.

Apare un nume de formular, frmAngajati, impreuna cu optiunile Creare formular in modul Vizualizare proiect si Creare formular utilizand Expertul.

4       In bara Obiecte, faceti clic pe Rapoarte.

Apar optiunile Creare raport in modul Vizualizare proiect si Creare raport utilizand Expertul. Nu exista nici un raport in baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 01.

5       In bara Obiecte, faceti clic pe Pagini.

Apar optiunile Creare pagina de acces la date in modul Vizualizare proiect, Creare pagina de acces la date utilizand Expertul si Editarea unei pagini Web existente. Nu exista nici o pagina in baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 01.

6       In bara Obiecte, faceti clic pe Macrocomezi.

Nu exista comenzi rapide pentru a crea macrocomenzi sau module.

Nu exista nici o macrocomanda in baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 01.

7       In bara Obiecte, faceti clic pe Module.

Nu exista nici un modul in baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 01.

Navigand prin baza de date din exercitiul anterior, ati remarcat probabil ca numele obiectelor urmeaza o conventie standard. Numele fisierelor utilizate in acest curs urmeaza conventia de denumire Leszynski, care a fost dezvoltata de expertul si creatorul in Access, Stan Leszynski, pentru a incuraja un standard de denumire a obiectelor din bazele de date. Conventia de denumire Leszynski simplifica efectuarea conversiei obiectelor la formate utilizate de alte sisteme de gestionare a bazelor de date fara pierderi de date sau de organizare de date.

Aceasta conventie cere ca fiecare obiect sa fie identificat prin includerea tipului de obiect in numele obiectului.In acest mod, chiar la o prima privire se poate spune daca obiectul este un tabel, o interogare, un formular sau alt tip de obiect. Urmatorul tabel identifica prefixele numelor care sunt utilizate pentru fiecare tip de obiect.

Conventia de denumire Leszynski se extinde la numele campurilor, imaginilor si al tuturor obiectelor utilizate in Access, dar in aceasta carte se utilizeaza numai prefixele listate mai sus. Conform conventiei de denumire Leszynski:

Primele trei litere din numele unui obiect sunt litere mici si identifica tipul obiectului.

Numele care urmeaza prefixului obiectului incepe cu litera mare.

Spatiile nu sunt utilizate niciodata in numele obiectelor.

Numele obiectelor contin numai litere si numere.

Toate obiectele Access (cum ar fi tabele, interogari, formulare si rapoarte) pot fi deschise in Vizualizare proiect si sunt create in general in aceasta vizualizare.

Sa intelegem Vizualizarea foaie de date si Vizualizarea proiect

Fiecare obiect Access are doua sau mai multe vizualizari. Tabelele sunt cel mai frecvent vizualizate intr-unul sau doua formate sau vizualizari: Vizualizare foaie de date si Vizualizare proiect. Comutati intre cele doua vizualizari facand clic pe butonul Vizualizare din barele de instrumente Proiectare tabel si Foaie de date tabel. Aveti posibilitatea sa alegeti alte vizualizari facand clic pe sageata orientata in jos din dreapta butonului Vizualizare si selectand o vizualizare din lista verticala.

Vizualizarea proiect permite proiectarea structurii unui tabel prin stabilirea campurilor care vor aparea in tabel, particularizarea procesului de introducere a datelor in campuri si stabilirea modului cum vor aparea datele pentru utilizatori. Baza de date Adventure Works cuprinde tblAngajati, un tabel care contine informatii de baza despre angajatii statiunii, cum ar fi adrese si numere de telefon. Iata tblAngajati in Vizualizare proiect:

Utilizarea Vizualizarii proiect pentru a crea si a modifica tabele se explica in lectia 2, "Crearea tabelelor".

Coloana Nume camp contine numele campurilor din tabel. Coloana Tip de date va permite sa decideti ce tip de date (de exemplu, alfabetice sau numerice) pot fi introduse intr-un camp. Partea de jos a ferestrei Vizualizare in mod proiectare tabel permite setarea de proprietati specifice pentru fiecare camp.

Cand afisati tabelul in Vizualizare foaie de date, apar datele reale din tabel. De exemplu, in tblAngajati, numele campurilor, afisate in coloana Nume camp in Vizualizare proiect, apar de la stanga la dreapta in partea de sus a tabelului.

Datele din unele campuri pot aparea ca decupate. Aceasta se datoreaza faptului ca Access nu ajusteaza automat latimea coloanei. Modificarea latimii coloanei este discutata in lectia 4, "Crearea si utilizarea interogarilor".

In acest exercitiu, deschideti tblOaspeti in Vizualizare foaie de date, comutati la Vizualizare proiect, apoi comutati din nou la Vizualizare foaie de date.

1       In bara Obiecte, faceti clic pe Tabele.

2       Faceti clic pe tblOaspeti.

De asemenea, se poate face dublu clic pe numele tabelului pentru a-l deschide in Vizualizare foaie de date.

Access selecteaza tabelul.

3       Din bara de instrumente a ferestrei Baza de date, faceti clic pe Deschidere.

Tabelul apare in Vizualizare foaie de date.

Pentru a deschide un tabel in Vizualizare proiect, faceti clic pe numele tabelului, apoi pe butonul Proiectare din bara de instrumente a ferestrei Baza de date. Cand comutati intre Vizualizarea foaie de date si Vizualizarea proiect, imaginea de pe butonul Vizualizare se modifica pentru a arata in ce vizualizare va aparea obiectul dupa ce se face clic pe buton.

4       Faceti clic pe butonul Vizualizare din bara de instrumente Foaie de date tabel.

Apare tabelul in Vizualizare proiect.

5       In bara de instrumente Proiectare tabel, faceti clic pe butonul Vizualizare.

Tabelul apare in Vizualizare foaie de date.

Pentru a deschide sau a inchide o bara de instrumente, faceti clic cu butonul din dreapta pe orice bara de instrumente, apoi. In meniul care apare, faceti clic pe numele barei de instrumente pe care doriti sa o deschideti sau sa o inchideti.

In functie de obiectul care se vizualizeaza, bara de instrumente aflata in partea de sus a ferestrei Access are nume diferite si contine butoane diferite. De exemplu, cand lucrati cu un tabel in Vizualizare proiect, bara de instrumente se numeste Proiectare tabel. Cand tabelul se afiseaza in Vizualizare foaie de date, bare de instrumente este denumita Foaie de date tabel. Daca nu este deschis nici un obiect, bara de instrumente este Baza de date.

Pentru a gasi numele barei de instrumente, faceti clic cu butonul din dreapta pe bara de instrumente. In meniul care apare, numele barei de instrumente are inaintea sa o bifa.

Cu exceptia barei de instrumente Baza de date, toate barele de instrumente Access contin butoanele Vizualizare, Salvare, Decupare, Copiere, Lipire si Ajutor Microsoft Access. Fiecare bara de instrumente contine, de asemenea, butoane specifice respectivei bare.

Utilizarea indicatorului mausului pentru a naviga in Vizualizare foaie de date

Multe baze de date contin tabele mari care atunci cand se deschid nu incap pe ecran. De exemplu, cand deschideti tblOaspeti din ultimul exercitiu, pe ecran apar numai informatiile din primele aproximativ 25 de inregistrari de oaspeti, in functie dimensiunea monitorului si fereastra de vizualizare. Pentru a vedea ultima inregistrare, care are numarul 49, trebuie sa navigati in jos prin tabel pentru a afisa inregistrarea pe ecran. Pentru a edita si a vizualiza datele dintr-o baza de date trebuie sa stiti cum se face deplasarea intr-un tabel.

Numarul de inregistrari care se pot vedea la un moment dat depinde de dimensiunea monitorului, rezolutia ecranului si dimensiunea ferestrei tabelului. Un monitor de 15 inci setat la o rezolutie 800 × 600 poate afisa aproximativ 25 de inregistrari.

In Vizualizare foaie de date, se poate utiliza indicatorul mausului pentru a selecta o celula de editat, facand pur si simplu clic pe aceasta celula. Utilizarea indicatorului mausului este deseori cea mai rapida modalitate de navigare daca celula pe care doriti sa o editati este vizibila pe ecran si daca nu este aproape de celula selectata. De asemenea, se poate utiliza indicatorul mausului impreuna cu barele de defilare pentru a va deplasa la parti ale tabelului care nu sunt vizibile pe ecran. Se pot glisa casetele de defilare din barele de defilare sau se poate face clic pe sagetile de defilare.

Alta modalitate de a naviga intr-un tabel este prin utilizarea butoanelor de navigare din coltul din stanga jos al tabelului.

Butoanele de navigare sunt descrise in urmatorul tabel.

Deplasati punctul de inserare la caseta Specific Record apasand F5.

In plus, tastarea unui numar in caseta Specific Record, va muta punctul de inserare la acea inregistrare. De exemplu, daca tastati 5, punctul de inserare se va deplasa la a cincea inregistrare. Aceasta modalitate este utila in tabele de mari dimensiuni cand nu doriti sa pierdeti mult timp facand clic pe butoane pentru a ajunge la inregistrarea dorita.

In acest exercitiu, utilizati indicatorul mausului pentru a selecta o celula din tblOaspeti, apoi utilizati butoanele de navigare si barele de defilare pentru a naviga la diferite locatii din tabel.

1 In campul Adresa al primei inregistrari, faceti clic intre 1000 si Jefferson.

Punctul de inserare apare in camp.

2 In bara de defilare din dreapta tabelului, glisati caseta de defilare pana cand inregistrarea pentru oaspetele ID 49, Kim Ralls, este vizibila.

3 In campul Prenume, faceti clic pe cuvantul Kim.

Punctul de inserare apare dupa cuvantul Kim.

4 In bara de defilare din partea de jos a tabelului, daca este necesar, faceti clic pe butonul sageata de defilare la dreapta pana ce campul ListaPosta devine vizibil.

Tabelul defileaza spre dreapta.

Numarul total de inregistrari din tabel apare la dreapta butoanelor de navigare. In tabelul din ilustratie, sunt 49 de inregistrari.

5 In bara de defilare din partea de jos a tabelului, faceti clic pe butonul sageata de defilare la stanga pana cand apare campul IDOaspete.

Tabelul defileaza spre stanga.

6 In campul IDOaspete, faceti clic in inregistrarea pentru Kim Ralls.

Punctul de inserare apare inaintea numarului 49.

7 Faceti clic pe caseta Specific Record, stergeti numarul existent, tastati 35, apoi apasati pe Enter.

Access selecteaza campul IDOaspete din inregistrarea cu numarul 35.

In tblOaspeti, inregistrarile sunt sortate in ordine pe baza campului IDOaspete. Ca urmare, cand tastati 35 in caseta cu numarul inregistrarii, inregistrarea seelctata este pentru ID‑ul de oaspete 35. Dar daca tabelul ar fi sortat in alt mod. numarul inregistrarii 35 nu ar fi al oaspetelui cu ID 35. De exemplu, inregistrarea 35 ar contine ID de oaspete  B206.

8 Faceti clic pe butonul Inregistrarea anterioara.

Access selecteaza campul IDOaspete din inregistrarea cu numarul 34.

9 Faceti clic pe butonul Inregistrarea urmatoare.

Access selecteaza campul IDOaspete din inregistrarea cu numarul 35.

10 Faceti clic pe butonul Ultima inregistrare.

Access selecteaza campul IDOaspete din inregistrarea cu numarul 49.

Observati ca la trecerea de la o inregistrare la alta, cu ajutorul butoanelor de navigare, campul IDOaspete ramane campul selectat.

11 Faceti clic pe butonul Prima inregistrare.

Access selecteaza campul IDOaspete din inregistrarea cu numarul 1.

Utilizarea tastaturii pentru a naviga in Vizualizare foaie de date

De asemenea, se poate utiliza tastatura pentru a naviga intr-un tabel, apasand tastele denumite taste de comenzi rapide. Cand deveniti mai experimentat cu tastele de comenzi rapide, aceasta abordare poate uneori fi o modalitate de navigare mai rapida decat utilizarea mausului.

Pentru a utiliza tastele de comenzi rapide cum ar fi Shift+Tab sau Ctrl+Home, trebuie sa tineti apasata prima tasta in timp ce apasati pe cea de a doua.

Urmatoarele taste de comenzi rapide pot fi utilizate pentru a naviga intr‑un tabel:

In acest exercitiu, veti utiliza tastele de comenzi rapide pentru a naviga in tblOaspeti.

1 Avand campul IDOaspete selectat in prima inregistrare, apasati pe Tab.

Access selecteaza campul Prenume din prima inregistrare.

2       Apasati pe Enter.

Access selecteaza campul Nume din prima inregistrare.

3       Apasati pe Page Down.

Tabelul se deplaseaza in jos cu un ecran, determinand Access sa selecteze o inregistrare mai jos in tabel.

4       Apasati pe Page Up.

Observati ca acelasi camp, Nume, ramane campul selectat atunci cand apasati Page Down, apoi Page Up.

Tabelul se deplaseaza in sus cu un ecran, determinand Access sa selecteze prima inregistrare.

5       Apasati pe tasta sageata la dreapta.

Access selecteaza campul Adresa din prima inregistrare.

6       Apasati pe tasta sageata la stanga.

Access selecteaza campul Nume din prima inregistrare.

7       Apasati Shift+Tab.

Access selecteaza campul Prenume din prima inregistrare.

8       Apasati pe tasta sageata in jos.

Access selecteaza campul Prenume din a doua inregistrare.

9       Apasati pe tasta sageata in sus.

Access selecteaza campul Prenume din prima inregistrare.

Cand este selectat un camp cu caseta de selectare, muchiile casetei devin crestate.

10     Apasati pe End.

Access selecteaza campul ListaPosta din prima inregistrare.

11     Apasati pe Home.

Access selecteaza campul IDOaspete din prima inregistrare.

12     Apasati CTRL+End.

Access selecteaza campul ListaPosta din ultima inregistrare.

13     Apasati Ctrl+Home

Access selecteaza campul IDOaspete din prima inregistrare.

Un tabel se poate inchide si facand clic pe Inchidere din meniul Fisier.

14     Faceti clic pe butonul Inchidere din coltul din dreapta sus al tabelului tblOaspeti.

Tabelul se inchide.

Access este o aplicatie de baze de date relationale. Prin intermediul unei baze de date relationale se pot combina date din diferite tabele. O relatie intre mai multe tabele se creeaza prin legarea unui nume de camp dintr-unul dintre tabele cu un nume de camp dintr-unul sau din mai multe alte tabele.

Bazele de date relationale au multe avantaje-cum ar fi reducerea timpului de tastare a datelor si reducerea volumului de spatiu pe disc necesar-deoarece informatiile pot fi stocate intr-un singur tabel, nu in mai multe. Bazele de date relationale se actualizeaza mai rapid deoarece informatiile depasite sau incorecte trebuie corectate numai intr-un singur tabel, nu in mai multe.

Concluziile lectiei

Aceasta lectie abordeaza subiecte privind pornirea Access, deschiderea unei baze de date existente, navigarea in fereastra Baza de date, deschiderea si inchiderea unui tabel si navigarea intr-un tabel.

Daca veti continua cu urmatoarea lectie:

Faceti clic pe butonul Inchidere din coltul dreapta sus al ferestrei Baza de date.

Baza de date a cursului Baze de date - Notiuni de baza 01 se inchide.

Daca nu veti continua cu urmatoarea lectie:

Pentru a inchide Access acum, faceti clic pe butonul Inchidere din coltul din dreapta sus al ferestrei Access.

Access si Baze de date - Notiuni de baza 01 se inchid.

Testare rapida

1       Cum se poate naviga spre diferite obiecte dintr-o baza de date?

2       Cum se porneste Access?

3       Ce este Asistentul Office?

4       De ce sunt tabelele fundamentul pentru toate celelalte obiecte ale bazei de date?

5       De ce este un avantaj posibilitatea de legare a tabelelor intr-o baza de date relationala?

6       Care sunt cele trei modalitati de navigare intr-un tabel din Access?

7       Cum se poate vedea o lista a tuturor numelor de formulare dintr-o baza de date Access?

8       Care sunt cele doua moduri disponibile pentru un tabel in Vizualizare foaie de date si prin ce difera ele?

9       Cum deschideti un tabel in Vizualizare proiect?

10     Cum schimbati vizualizarea unui tabel din Vizualizare proiect in Vizualizare foaie de date?

Recapitulare

Exercitiul 1: In bara Obiecte, faceti clic pe Formulare si deschideti frmAngajati. Intrebati Asistentul Office Ce este nou in Access 2002?, inchideti Asistentul Office, apoi inchideti frmAngajati.

Exercitiul 2: In bara Obiecte, faceti clic pe Formulare si deschideti frmAngajati. Priviti tabelul in Vizualizare proiect, apoi in Vizualizare foaie de date. Utilizand tastele de comenzi rapide, navigati la ultimul camp din ultima inregistrare. Utilizand caseta Specific Record, deplasati-va la inregistrarea cu numarul 18. Utilizand tastele de comenzi rapide, navigati la ultimul camp IDAngajat din inregistrarea 18. Utilizand butoanele de navigare, deplasati-va la prima inregistrare si inchideti tabelul.

Exercitiul 3: In bara Obiecte, faceti clic pe Tabele si deschideti tblRezervari. Priviti tabelul in Vizualizare proiect, apoi in Vizualizare foaie de date. Dupa examinare campurilor definite pentru acest tabel, va ganditi la alte campuri care ar fi utile in acest tabel? Vedeti vreun camp care poate fi eliminat din tabel fara a avea efect asupra activitatii statiunii turistice?

Exercitiul 4: In bara Obiecte, faceti clic pe Tabele si deschideti tblRezervari. Priviti tabelul in Vizualizare foaie de date. Apasati pe tasta F11 pentru a accesa fereastra Baza de date, apoi faceti clic pe tabelul tblApartamente pentru a-l deschide. Vizualizati tabelul in vizualizare Foaie de date. Deoarece Access este o baza de date relationala, este posibil sa legati un tabel la altul. Ce campuri ati utiliza pentru a lega tabelul tblApartamente de tabelul tblRezervari, creand o relatie intre aceste tabele?

Exercitiul 5: Aceasta lectie v-a aratat cum pot fi activate si dezactivate barele de instrumente. Aveti in minte vreun motiv care v-ar determina sa dezactivati o bara de instrumente care este afisata acum?